Quy trình mô tả công việc của trưởng phòng công nghệ sản xuất của nhà máy đạm phú mỹ

Muốn vậy, mỗi tổ chức hay doanh nghiệp cầnphải thực hiện cho tốt việc phân tích công việc để có thể tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, đồng thời để đánh giá ch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



ĐỀ TÀI MÔN HỌC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG CÔNG NGHỆ SẢN

3 Nguyễn Thị Kiều Oanh K104071223

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã đượcmọi người, mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lýnhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người là yếu tốmang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọinguồn lực” Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồnnhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định

sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề rathì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chấtlượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tácquản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềmnăng, lợi thế của nguồn nhân lực Muốn vậy, mỗi tổ chức hay doanh nghiệp cầnphải thực hiện cho tốt việc phân tích công việc để có thể tạo ra sự đồng bộ giữa các

bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, đồng thời để đánh giá chính xác yêu cầu côngviệc cũng như đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên

Hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải thích nghi với sự biến động khôngngừng của thị trường, từ khâu sản xuất, nguồn hàng, giá thành sản phẩm,… đến độingũ lao động luôn đặt trong tình trạng cấp thiết Trong cơ chế sản xuất của cácdoanh nghiệp Việt Nam hiện nay, vẫn phụ thuộc rất nhiều vào chính nguồn lực từchính doanh nghiệp, trong đó yếu tố quan trọng chính là con người, đặc biệt là độingũ quản lý sản xuất trực tiếp Do đó, vai trò của những nhân viên sản xuất là rấtquan trọng, đặc biệt là trưởng phòng sản xuất Để có thể hiểu tìm hiểu rõ hơn vềcông việc, trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng sản xuất cũng như những vấn

đề khác liên quan đến vị trí này, nhóm chúng tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Quy trình

mô tả công việc của Trưởng phòng Công nghệ Sản xuất của Nhà máy Đạm Phú Mỹ”.

Chương 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ LÝ THUYẾT MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1.1 Phân tích công việc

1.1.1 Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xácđịnh điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiệncông việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiệntốt công việc

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu chính đó là bản

mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc mà nội dung cụ thể sẽ dược chúngtôi trình bày bên dưới

1.1.2 Ý nghĩa

Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu,đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện,thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nàocần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồngnghiệp trong thực hiện công việc Không biết phân tích công việc, nhà quản trị

sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanhnghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, do đó khôngthể tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc, không thể đánh giá đúng nănglực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể trả lương, kích thích

 Xây dựng hai tài liệu cơ bản là Bản mô tả công việc và Tiêu chuẩn

nghiệp vụ nhân viên

• Bản mô tả công việc:

- Nội dung chính của bản này chính là liệt kê các chức năng, nhiệm

vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêucầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được trước khithực hiện công việc

- Mục đích: Hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểuđược quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

• Bản tiêu chuẩn công việc:

- Bản này liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độhọc vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹnăng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc

- Mục đích: Để doanh nghiệp hiểu được dạng nhân viên nào cần đểthực hiện công việc tốt nhất

 Biết được xu hướng của phân tích công việc trong quản trị nhân sự hiện

đại

 Xác định được chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban,

bộ phận trong bộ máy quản lý

1.2 Mô tả công việc

1.2.1 Khái niệm

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, cácmối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu, kiểm tra, giámsát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả côngviệc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các côngviệc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó

Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanhnghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không

có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc Tuy nhiên, các bản mô tảcông việc thường có các nội dung chính sau:

- Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, người, cán bộ cấpbậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, người giám sát và phê duyệtbản mô tả công việc

- Tóm tắt công việc: tóm tắt thực chất là công việc gì

- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: là các mối quan hệ của ngườithực hiện công việc với những người khác ở cả trong và ngoài doanhnghiệp.

- Chức năng trách nhiệm trong công việc: nên ghi rõ ràng từng chức năng,nhiệm vụ chính và giải thích cụ thể công việc cần thực hiện

- Thẩm quyền của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi quyềnhành trong các quyết định về tài chính và nhân sự

- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: chỉ rõ côngviệc thực hiện cần đạt các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩmtrong đơn vị thời gian Ví dụ như doanh số bán hàng, chi phí tiêu haonguyên vật liệu…

- Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc đặc biệt như ca ba,thêm giờ, ô nhiễm, may rủi trong công việc

1.2.2 Ý nghĩa

Bản mô tả công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lýnguồn nhân lực ở các đơn vị doanh nghiệp Nó không chỉ dùng cho người sửdụng lao động mà còn dùng cho người lao động Bản mô tả công việc giúpchúng ta hiểu được nội dung yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn,trách nhiệm khi thực hiện công việc Đây là công cụ cơ bản để đáp ứng mộtloạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giáhiệu quả làm việc, đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc, đánh giá lại

cơ cấu tổ chức bộ máy, lương và phúc lợi

Ngoài ra, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tinliên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để cónhững biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhânviên Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành Luật Laođộng trong doanh nghiệp Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vàoviệc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mangtính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãinhiệm

1.2.3 Quy trình mô tả công việc

Quy trình mô tả công việc là một quy trình hết sức phức tạp, đòi hỏi sựphối hợp chặt chẽ và ăn ý của Phòng nhân sự và các phòng ban liên quan Để

có được một bản mô tả công việc hoàn chỉnh, phục vụ tốt cho nhu cầu tuyểndụng của công ty, đó là tìm đúng người cho đúng công việc, đảm bảo năngsuất làm việc được cao nhất và đồng thời tiết kiệm chi phí cho chính doanhnghiệp, thì các công ty Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân lựa chọn vàthiết lập cho mình một bản mô tả công việc phù hợp Tuy nhiên để quá trìnhphân tích công việc và bản mô tả công việc được hoàn chỉnh và đầy đủ nhữngthông tin căn bản thì nhìn chung các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đềudựa vào một số chuẩn nhất định Một số văn bản, tài liệu quan trọng do Nhànước ban hành có liên quan đến nội dung phân tích công việc và lập bản mô tảcông việc là:

- Bản phân loại ngành nghề

- Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức Nhà nước

- Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việc

- Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân

Qua tham khảo một số công ty và nguồn thông tin trên các website, đồng thời dựa trên tiêu chí khả thi, đơn giản và hiệu quả, nhóm chúng tôi xin đưa ra quy trình mô tả công việc chung, được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay như sau:

Bước 1: Xác định mục đích

Xác định mục đích của phân tích công việc để từ đó xác định các hình thức thuthập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có

Các thông tin dựa trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích,yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc

sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt

Chọn các công việc đặc trưng để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảmbớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tựnhư nhau.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin

Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập,tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể

sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích côngviệc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát

Bước 5: Kiểm tra

Các thông tin thu thập cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủthông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo giámsát thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc

Sau bước kiểm tra kỹ càng các thông tin và nhận được sự chấp nhận của cấptrên và các phòng ban liên quan thì Phòng Nhân sự sẽ trực tiếp xây dựng bản

mô tả công việc

Sau khi phác thảo bản mô tả công việc có thể phát cho nhân viên đang trựctiếp đảm nhận chức danh để lấy ý kiến bổ sung những vấn đề còn chưa chínhxác hoặc thiếu sót để hoàn thiện bản mô tả công việc

Sau khi thu thập các phản hồi, những người có chức năng họp lại để chỉnh sửa

và thống nhất nội dung chính thức của bản mô tả công việc

Trình lên Ban Giám đốc thông qua và ban hành thực hiện trong đơn vị, doanhnghiệp

Chương 2: QUY TRÌNH MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT – NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ

2.1 Giới thiệu chung về Nhà máy Đạm Phú Mỹ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Nhằm đảm bảo sự ổn định và chủ động cung cấp nguồn phân đạm chophát triển nông nghiệp, mang lại những hiệu quả tích cực trong nhiều phươngdiện kinh tế, xã hội, chính trị góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa

và hiện đại hóa đất nước, ngày 20/2/2001 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định

số 166/QĐ-TTg v/v phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư nhàmáy sản xuất phân đạm Phú Mỹ và triển khai thực hiện dự án nhà máy sảnxuất phân đạm Phú Mỹ (công văn số 529/CP-CN ngày 14/6/2001)

Chủ đầu tư dự án là Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam (Petrovietnam).Ban Quản lý dự án nhà máy Đạm Phú Mỹ được thành lập, thay mặt cho Chủđầu tư quản lý thực hiện dự án và chuẩn bị vận hành nhà máy đúng tiến độ vàđảm bảo chất lượng

Dự án xây dựng nhà máy sản xuất phân đạm Phú Mỹ được thực hiệntheo hình thức “Hợp đồng chìa khóa trao tay” EPCC được ký kết giữaPetrovietnam với Tổ hợp Nhà thầu Technip Italy S.p.A (Ý) và SamsungEngineering (Hàn Quốc) (tổng thầu thiết kế, mua sắm, xây lắp và chạy thử nhàmáy, do Technip đứng đầu) Với Tư vấn trợ giúp quản lý dự án là đơn vị SNC– Lavalin Europe và Cơ quan cấp chứng chỉ Quốc tế là Bureau Veritas

Quy mô và công suất của Nhà máy :

 Dự án được thực hiện theo hình thức tự đầu tư để xây dựngmới nhà máy sản xuất phân đạm trên tổng diện tích đất sử dụng là 63 ha(trong đó diện tích xây dựng đợt 1 là 35 ha)

 Sản phẩm chính của nhà máy là Urea, ngoài ra còn có thêm Ammonia lỏng, chất lượng nhà máy đạt tiêu chuẩn Quốc tế.

 Nguyên liệu chính dùng cho nhà máy là khí đồng hành Bạch

Hổ, Rạng Đông…, sau đó nguồn khí bổ sung là khí thiên nhiên từ bồntrũng Nam Côn Sơn và các bể khác thuộc thềm lục địa phía Nam

 Nhà máy được thiết kế với công suất 2.200 tấn Urea/ngày(tương đương 740.000 tấn/năm) và 1.350 tấn Ammonia/ngày (tươngđương 422.598 tấn/năm)

 Công nghệ: sản xuất Urea của Snamprogetti, Ý, sản xuấtAmmonia của Haldo-Topsoe, Đan Mạch

 Thiết bị: nhập khẩu

Nhà máy Đạm Phú Mỹ được đầu tư với tổng mức đầu tư là 445 triệuUSD, trong đó:

 Vốn tự có: 216 triệu USD

 Vốn vay: 229 triệu USD (nguồn trong nước)

Thời gian thực hiện: dự án xây dựng nhà máy Đạm Phú Mỹ được triểnkhai từ tháng 8/2001 và đến ngày 21/9/2004 hoàn thành chạy thử và bàn giaocho Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí trực tiếp quản lý

Các mốc phát triển:

- 12/03/2001: Khởi công xây dựng Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- 01/01/2004: Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí chính thức đi vào hoạt

động, với chức năng và nhiệm vụ ban đầu là quản lý và tham gia điều hànhNhà máy Đạm Phú Mỹ cùng tổ hợp nhà thầu Technip-Samsung

- 21/9/2004: Tổ hợp nhà thầu technip-Samsung bàn giao Nhà máy Đạm Phú Mỹ

cho Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí

- Quý IV/2004: Lô hàng đầu tiên được đưa ra thị trường.

- 15/12/2004: Khánh thành Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- 31/08/2007: Chuyển thành Công ty Cổ phần Phân đạm và Hóa chất Dầu khí

Ban Giám đốc Nhà máy

Tổ công nghệ, nghiên cứu phát triển

Bộ phận điều độ

Ban Lãnh đạo Phòng CNSX

Tổ định mức, thống kê – kế hoạch & đào tạo

- 05/11/2007: Cổ phiếu của PVFCCo chính thức được niêm yết và giao dịch trên

Sàn Giao dịch Chứng khoán TP HCM với mã chứng khoán DPM

- 5/05/2008: PVFCCo chính thức chuyển đổi thành Tổng Công ty Phân bón và

được các nhiệm vụ chủ yếu gồm quản lý - điều hành, trực tiếp sản xuất,

bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy Qua đó sơ đồ cũng thể hiện được mối

quan hệ hữu cơ giữa các phòng ban với nhau, giữa bộ phận này với bộ

phận kia

Giám đốc Nhà máy

Phó phòng Công nghệPhó phòng điều độ

chất Dầu khí - cty cổ phần, tham mưu cho Giám đốc là Phó Giám đốc nội

chính, Phó Giám đốc vận hành sản xuất, Phó Giám đốc bảo dưỡng và Kế

toán trưởng

Cơ cấu tổ chức Nhà máy Đạm Phú Mỹ bao gồm 18 đơn vị trực thuộc,

trong đó : 09 phòng, 01 Đội và 08 phân xưởng

Phân công công việc

Lập bản hỏi phân tích công việc

Lập bản mô tả chức danh công việc

Bước 1: Phân công công việc

Giám đốc nhà máy dựa vào ma trận phân tích chức năng nhiệm vụ của đơn vịmình để gửi bản phân công công việc đến Trưởng phòng CNSX

Mục đích của bản phân công công việc là giúp xác định nhiệm vụ, chức năng,khối lượng công việc của Trưởng phòng CNSX

Bước 2: Lập bảng hỏi phân tích công việc

Trưởng phòng CNSX có trách nhiệm liệt kê, phân tích công việc của vị trímình đang đảm nhận vào bảng hỏi phân tích công việc và chuyển gửi đến PhóGiám đốc sản xuất (cấp trên quản lý trực tiếp của Trưởng phòng CNSX) để ràsoát kiểm tra

Bảng hỏi phân tích công việc là một biểu mẫu được công ty xây dựng nhằmmục đích thu thập thông tin từ nhân viên để phân tích công việc

Bước 3: Lập bản mô tả chức danh công việc

Phó Giám đốc sản xuất có trách nhiệm kiểm tra bảng hỏi phân tích công việc

và thảo luận trực tiếp với Trưởng phòng CNSX để thống nhất các nội dungphân tích công việc và tiến đến lập bản dự thảo Mô tả chức danh công việc.Phó Giám đốc sản xuất báo cáo kết quả bản dự thảo Mô tả chức danh côngviệc cho Giám đốc nhà máy để xem xét, đánh giá:

• Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc chưa đạt yêu cầu thì Giámđốc nhà máy yêu cầu Phó Giám đốc sản xuất điều chỉnh, bổ sung lạibản dự thảo Mô tả chức danh công việc

• Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc đạt yêu cầu thì Giám đốcnhà máy chuyển bản dự thảo Mô tả chức danh công việc cho bộ phậnnhân sự

Bước 4: Kiểm tra

Bộ phận nhân sự thực hiện rà soát, kiểm tra lần cuối nội dung đầu vào của bản

dự thảo Mô tả chức danh công việc: