XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001

Một công việc quan trọng cần được thực hiện. Người ta đã đề nghị MỖI NGƯỜI phải chú tâm đến việc này. MỖI NGƯỜI đã chắc chắn là AI ĐÓ sẽ làm việc này. MỘT NGƯỜI NÀO ĐÓ đã có thể lo công việc này nhưng KHÔNG MỘT AI LÀM. AI ĐÓ đã nổi nóng vì cho rằng công việc này là trách nhiệm của MỖI NGƯỜI.

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO

TIÊU CHUẨN ISO 9001

Mỗi người, ai đó, một người nào đó, không một ai

 Một công việc quan trọng cần được thực hiện Người ta đã đề nghị MỖI NGƯỜI phải chú tâm đến việc này.

 MỖI NGƯỜI đã chắc chắn là AI ĐÓ sẽ làm việc này.

 MỘT NGƯỜI NÀO ĐÓ đã có thể lo công việc này nhưng

KHÔNG MỘT AI LÀM.

 AI ĐÓ đã nổi nóng vì cho rằng công việc này là trách nhiệm của MỖI NGƯỜI.

Cuối cùng, MỖI NGƯỜI khiển trách

Các khái niệm

 Vị trí việc làm (position)

Các phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp phỏng vấn

 Để có đầy đủ thông tin thì nên phỏng vấn người

giữ vị trí công việc và kiểm tra lại với người quản

lý

 Các thông tin cần có:

 Tên công việc của người đang đương nhiệm

 Tên công việc của người quản lý người đang đương nhiệm

 Tên công việc và số người báo cáo cho người đương

nhiệm, có thể dùng sơ đồ của tổ chức để nhận biết

 Mô tả một cách ngắn gọn vai trò hay mục đích chung của công việc

 Liệt kê các nhiệm vụ hoặc thao tác chính mà người đương nhiệm thực hiện, có thể nêu cả (i) kết quả mong đợi, (ii) nguồn lực kiểm soát, (iii) thiết bị sử dụng và các mối quan

hệ và (iv) tần suất mà từng thao tác được thực hiện

 Sử dụng thị lực, các thông tin và các giác quan

 Các quyết định kinh doanh và quản lý

 Những mối liên hệ bên trong và bên ngoài tổ chức

 Dự các cuộc họp và điều khiển các cuộc họp

 Các hoạt động thể lực

 Thiết bị, máy móc và các công cụ sử dụng

 Các điều kiện môi trường

 Các tính chất khác

Kết quả của phân tích công việc

 Bản Mô tả công việc

 Bản Mô tả công việc

 Phần xác định công việc

 Phần tóm tắt về các nhiệm vụ, trách nhiệm

 Phần quy định về các điều kiện làm việc

Kết quả của phân tích công việc

 thực hiện công việc

 Hệ thống các chỉ tiêu căn cứ vào các nhiệm vụ quy định trong Bản mô tả công việc

• Các chỉ tiêu về chất lượng

• Các chỉ tiêu về số lượng

 Lưu ý

• Công việc sản xuất trực tiếp

• Công việc quản lý, chuyên môn

Kết quả của phân tích công việc

 Bản Yêu cầu chuyên môn công việc đối với người thực hiện

 Các đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng

 Các đòi hỏi về kinh nghiệm làm việc

 Các đòi hỏi về tinh thần và thể lực

 Các đòi hỏi cụ thể khác…

 Lưu ý:

• Căn cứ vào công việc

• Các đòi hỏi không được mang tính chất phân biệt đối xử

Kết quả của phân tích công việc

Các ứng dụng của Phân tích công việc

c

Thành đạt Được công nhận Công việc Trách nhiệm Thăng tiến Tăng trửong Chính sách công ty và hành chính

Sự giám sát Quan hệ với cấp trên

Điều kiện làm việc

Lương Quan hệ với đồng nghiệp

Đời sống cá nhân Quan hệ với cấp dưới

81 31

Ratio & Percent Các nhân tố tác động thái độ làm việc

c Phân tích công việc

Mô hình RACI/RASCI

 R viết tắt của Responsible (Thực hiện): Đối tượng

thực thi vấn đề/dự án thay đổi

 A viết tắt cả Accountable (Ra quyết định): Đối tượng

của vấn đề phải ký hay đồng ý với công việc trước khi thực hiện

 S viết tắt của Supportive (Giúp đỡ): Có thể cung cấp

các nguồn lực hay đóng vai trò giúp đỡ trong quá

trình thực hiện sự thay đổi

 C viết tắt của Consult (Tham vấn): Có thông tin hay

có khả năng cần thiết để thực thi công tác thay đổi

 I viết tắt của Informed ( Thông báo): Cần được báo

cáo kết qua, tuy vậy không cần tư vấn

Mô hình RASCI

Các bước áp dụng RASCI

 Nhận diện mọi quá trình/hoạt động liên quan

cần thiết đến công tác thay đổi

 Nhận diện mọi chức năng/ nhiệm vụ đính kèm

 Tìm ra ai là người chịu trách nhiệm cho mảng

chữ R,A,S,C,I cho mỗi quá trình

 Mỗi quá trình chỉ nên có một chữ R, như kim

chỉ nam

Các bước áp dụng RASCI

 Nếu như quá trình đó không có chữ R- tức không chỉ

ra được đối tượng thực thi thay đổi- sẽ có khoảng

hụt hẫng trong quá trình, cần điều chỉnh và lấp đầy khoảng hẫng này ngay

 Nếu như có nhiều R cho một quá trình quá, sẽ xẩy

ra tình trạng “cha chung không ai khóc” Cần phải

tinh gọn lại

 Có thể phân chia thành những quá trình nhánh dưới thấp hơn, để tách trách nhiệm cá nhân riêng rẽ ra.

công ty

 Thu thập các thông tin tổng quan về bối cảnh công

việc của công ty

 Liệt kê những nhiệm vụ chính trong công ty theo

cột

 Liệt kê các bộ phận chức năng hiện có trong công

ty theo hàng ngang

 Dùng ký hiệu đánh dấu vào các ô để mô tả mức độ

tham gia thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chức năng

 Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo

và/hoặc thiếu hụt nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng

công ty

Kinh doanh

ng n

ng nh nh

ng Nhân

 Dùng các ký hiệu đánh dấu (RASCI) vào các ô để mô

tả mức độ tham gia thực hiện nhiệm vụ của các chức danh

 Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo và/hoặc

thiếu hụt nhiệm vụ giữa các chức danh trong bộ phận

Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu

 c nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có

để thực hiện công việc

(hiện trạng) và phân tích sửa đổi

mới của Phòng/ban

đặt tên chức danh công việc.

 Mô tả các nhiệm vụ của chức danh công việc dựa vào ma trận

 Thông qua lần cuối các nhiệm vụ của công việc với người đảm

nhận công việc và cán bộ quản lý

 Nhóm các nhiệm vụ cùng lĩnh vực thành các chức năng, xác

định % thời gian cho từng chức năng

 Xác định các kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất cần thiết để

thực hiện được các nhiệm vụ

 Thông qua lần cuối danh mục các kiến thức và kỹ năng cần

thiết với người đảm nhận công việc và cấp quản lý

c

 Không có tiêu chuẩn chung (tham khảo bản mô tả

công việc mẫu)

 Các thành phần chủ yếu gồm:

 Tên công việc

 Các thông tin sơ bộ khác về công việc

 Mục tiêu công việc

 Nhiệm vụ, chức năng

 Mối quan hệ báo cáo

 Mối quan hệ (bên trong, bên ngoài)

 Yêu cầu trình độ năng lực để hoàn thành công việc

 Quyền hạn

 Điều kiện môi trường công việc

 Mối quan hệ với các công việc khác

u bản mô tả công việc

Trong quản lý nhân sự, luôn có sự phân biệt giữa

“chức danh công việc” (hay “vị trí”) và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc

 Bản Mô tả công việc là Bản mô tả những thông tin

liên quan tới “chức danh công việc”:

 Tên chức danh

 Cách thức phối hợp và báo cáo

 Mục tiêu công việc và nhiệm vụ

 Những yêu cầu năng lực để đảm nhận công việc

 Các thông tin hữu ích khác cho người nhận việc và người quản lý

a Bản mô tả công việc

Bản yêu cầu chuyên môn công việc

Là bản liệt kê các điều kiện tối thiểu mà

một cá nhân cần có để có thể hoàn

thành tốt một công việc nhất định nào

đó.

Bản yêu cầu chuyên môn công việc

Không có tiêu chuẩn chung, các nội dung chủ yếu bao gồm:

- Yêu cầu về bằng cấp, đào tạo

- Yêu cầu giấy phép

- Yêu cầu kinh nghiệm

- Yêu cầu kiến thức - kỹ năng

- Điều kiện làm việc

Bản yêu cầu chuyên môn công việc

Mẫu bản yêu cầu chuyên môn công việc

Lưu ý: các yêu cầu ở mức độ thiết yếu đối với công việc

Bản tiêu chuẩn kết quả công việc

Thời hạn

Hàng ngày

Trong vòng hai ngày kể từ khi có yêu cầu

Cập nhật vào cuối tuần

Hàng tuần

Hàng tháng

Hàng quý

Chi phí

Tiết kiệm 10% chi phí

Giảm 15% chi phí cho sản xuất

Key Performance Indocator (KPIs)

• Định nghĩa: KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc

• Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng

• Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó

• Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

• Điều đó do bạn định ra các chỉ số cho từng chức

danh, nhưng một kpi cũng phải đáp ứng được các tiêu chuẩn của một mục tiêu (SMARTER)

• Để thực hiện KPI, công ty nên xây dựng một hệ

thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO,

• Tuy vậy có những công việc khó có thể thiết lập

được các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là phương pháp quản lý

theo quá trình MBP), các chuẩn đó cũng là các KPIs

Thế nào là một KPI?

 Là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện

thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến

lược

 Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn

khi có những đo lường nhận thấy được và chính

xác đi kèm theo

 Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của

công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó

 Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo

những mục đích đo lường được

Các lợi ích của KPI

Các đặc điểm của KPI

 KPI luôn gắn với các mục tiêu của công ty

 Một KPI được quyết định bởi quản lý cấp trung hoặc cao nhất

 KPI luôn gắn với trách nhiệm của một cá nhân

 KPI luôn hướng đến hành động

 KPI có thể không thể hiện bằng con số

 KPI hướng đến những chỉ số thành quả mong muốn của tổ

chức

 Dễ hiểu

 Các KPI phải thống nhất và không được mâu thuẫn với nhau

 Người sử dụng KPI có thể đánh giá sự tiến bộ của mình theo

thời gian

 KPI không có giá trị lâu dài, vì thế cần được xem xét lại và

cập nhật lại thường xuyên.

Một số các KPI cơ bản

1 KPI đánh giá về lương – 4kpi

2 KPI đánh giá về tuyển dụng – 6 kpi

3 KPI đánh giá về an toàn lao động – 4kpi

4 KPI đánh giá hiệu quả đào tạo – 5kpi

5 KPI đánh giá hiệu quả công việc – 4kpi

KPI về đánh giá hiệu quả nhân sự

Một số các KPI cơ bản

6 KPI đánh giá hiệu quả giờ làm việc – 3kpi

7 KPI đánh giá về lòng trung thành – 4kpi

8 KPI đánh giá hiệu quả năng suất nguồn nhân lực –

5kpi

9 KPI đánh giá hiệu quả hoạt động cải tiến – 2 kpi

10 KPI về đánh giá nguồn nhân lực – 3kpi

KPI về đánh giá hiệu quả nhân sự

11 KPI đánh giá hiệu quả quảng cáo – 7 kpi

12 KPI đánh giá hiệu quả khuyến mãi- 4 kpi

13 KPI đánh giá hiệu quả PR – 6kpi

14 KPI đánh giá hiệu quả internet marketing – 14

kpi

Một số các KPI cơ bản

KPI về đánh giá hiệu quả marketing

15 KPI đánh giá hiệu quả tiếp xúc qua điện thoại – 7

kpi

16 KPI đánh giá hiệu quả sale rep (nhân viên KD) – 13

kpi

17 KPI đánh giá hiệu quả cửa hàng – 6 kpi

18 KPI đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng – 4kpi

Một số các KPI cơ bản

KPI về đánh giá hiệu quả bán hàng

19 KPI đánh giá về lòng trung thành – 6kpi

20 KPI đánh giá sự phàn nàn khách hàng – 5kpi

21 KPI đánh giá về thị phần – 3kpi

22 KPI đánh giá sự thoả mãn khách hàng – 5kpi

23 KPI đánh giá khách hàng – 4kpi

Một số các KPI cơ bản

KPI về đánh giá hiệu quả bán hàng

24 KPI đánh giá khả năng thanh toán – 8kpi

25 KPI về quản lý nguồn vốn – 3kpi

26 KPI đánh giá về lợi nhuận – 6kpi

27 KPI đánh giá hiệu quả đầu tư – 7kpi

Một số các KPI cơ bản

KPI về tài chính kế toán

KPI về cung ứng

5.1 KPI đánh giá về vận chuyển – 3kpi

5.2 KPI đánh giá về giao hàng – 3kpi

5.3 KPI đánh giá về hoạt động cung ứng khác – 5kpi

Một số các KPI cơ bản

KPI về sản xuất chất lượng

6.1 KPI về sản phẩm lỗi – 7kpi

6.2 KPI về quản lý nguyên vật liệu – 7kpi6.3 KPI về quản lý đơn hàng – 5kpi

6.4 KPI về năng suất – 4kpi

6.5 KPI về bảo trì – 4kpi

Một số các KPI cơ bản