Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm tại phòng tài nguyên và môi trường huyện tân yên tỉnh bắc giang

Bản mô tả công việc và khung năng lực là một công cụ quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, giúp các tổ chức tuyển chọn được nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của công việc; là cơ sở

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ YẾN

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC

VỊ TRÍ VIỆC LÀM TẠI PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ

MÔI TRƯỜNG HUYỆN TÂN YÊN TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI -2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ YẾN

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC

VỊ TRÍ VIỆC LÀM TẠI PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ

MÔI TRƯỜNG HUYỆN TÂN YÊN TỈNH BẮC GIANG

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Khoa học quản lý

Mã số: Thí điểm

Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Văn Luân

Hà Nội-2016

LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của các nhà khoa học, các thầy, cô giáo và sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan, đồng nghiệp

Nhân dịp này tôi xin được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc nhất tới Giảng viên - Tiến sỹ Hoàng Văn Luân người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn sự góp ý chân thành của các thầy, cô giáo Khoa Khoa học quản lý Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, tập thể Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Tân Yên, các phòng, ban, cán bộ trong huyện Tân Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài và hoàn thành cuốn luận văn này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới gia đình, người thân, cán bộ đồng nghiệp và bạn bè đã tạo điều kiện về mọi mặt cho tôi trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn mọi sự giúp đỡ vô cùng quý báu đó

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Yến

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Phạm vi nghiên cứu 6

5 Mẫu khảo sát 6

6 Câu hỏi nghiên cứu 6

7 Giả thuyết nghiên cứu 6

8 Phương pháp nghiên cứu 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỊ TRÍ VIỆC LÀM, BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC 8

1.1 Vị trí việc làm 8

1.1.1 Khái niệm Vị trí việc làm 8

1.1.2 Nội dung Vị trí việc làm 10

1.1.3 Vai trò của việc xác định vị trí việc làm 10

1.2 Bản mô tả công việc 11

1.2.1 Khái niệm Bản mô tả công việc 11

1.2.2 Nội dung Bản mô tả công việc 12

1.2.3 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm 14

1.2.4 Vai trò của Bản mô tả công việc 27

1.3 Khung năng lực 28

1.3.1 Khái niệm Khung năng lực 28

1.3.2 Nội dung khung năng lực 30

1.3.3 Quy trình xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK 33

1.3.4 Vai trò của khung năng lực trong tổ chức 40

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

VÀ KHUNG NĂNG LỰC VỊ TRÍ VIỆC LÀM TẠI PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG, HUYỆN TÂN YÊN, TỈNH BẮC GIANG 42 2.1 Huyện Tân Yên và Phòng Tài nguyên và Môi trường 42

2.1.1 Tình hình kinh tế - xã hội Huyện Tân Yên 42 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài nguyên và Môi trường, Huyện Tân Yên 44 2.1.3 Đặc điểm nguồn nhân lực tại Phòng Tài nguyên và Môi trường, Huyện Tân Yên 47

2.2 Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực theo

Đề án xác định vị trí việc làm tại Phòng Tài nguyên và Môi trường, Huyện Tân Yên 49

2.2.1 Cơ sở pháp lý liên quan bản mô tả công việc, khung năng lực và

vị trí việc làm 49 2.2.2 Quá trình thực hiện đề án vị trí việc làm 51

2.2.3 Đánh giá 61

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC CHO VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG, HUYỆN TÂN YÊN, TỈNH BẮC GIANG 63 3.1 Xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng Tài nguyên

và Môi trường, huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang 63 3.2 Xây dựng khung năng lực cho vị trí Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Tân Yên tỉnh Bắc Giang 74 KẾT LUẬN 102 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Hình 1.1 Mô hình công vụ việc làm 14

Hình 1.2 Mô hình công vụ chức nghiệp 16

Hình 1.3 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc 21

Hình 1.4 Mô hình năng lực ASK 33

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nguồn nhân lực được xem là nguồn lực then chốt cho sự phát triển của quốc gia nói chung và các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể nói riêng Luận điểm này được khái quát từ quan điểm con người vừa là động lực vừa là mục tiêu của sự phát triển Hơn nữa, để nguồn nhân lực phát huy được vai trò của nó, mỗi tổ chức, quốc gia cần có chính sách đầu tư và quản lý hiệu quả nguồn lực này Thiết kế và

tổ chức lao động một cách khoa học là yêu cầu chung đối với mọi loại hình tổ chức nhằm tăng cường hiệu suất lao động và tiết kiệm chi phí cho bộ máy làm việc của mình Trong đó, xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm phù hợp được xem là bước đi cơ bản nhưng thiết thực và quan trọng trong việc thiết kế và tổ chức lao động một cách khoa học

Bản mô tả công việc và khung năng lực là một công cụ quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, giúp các tổ chức tuyển chọn được nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của công việc; là cơ sở để sắp xếp, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá người lao động một cách chính xác, khách quan, công bằng;

là cơ sở để trả lương, thưởng phù hợp với công việc đó Đồng thời, nó góp phần đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc trong một tổ chức, tạo được sự phân công công việc phù hợp, tránh sự chồng chéo trong chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức Do đó, xây dựng Bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm được nhiều tổ chức quan tâm, trong đó có các tổ chức thuộc khu vực Nhà nước Trong nhiệm vụ đổi mới phương thức quản lý cán bộ, công chức, nhằm hướng tới xây dựng một nền công vụ “chuyên nghiệp, trách nhiệm, năng động, minh bạch, hiệu quả”, có thể khẳng định việc xây dựng bản

mô tả công việc và khung năng lực trong hệ thống vị trí việc làm là bước cơ bản

và quan trọng nhất được Đảng và Nhà nước quan tâm phát triển

Phòng Tài nguyên và Môi trường thuộc huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang là phòng chức năng có vai trò trọng trong quá trình quản lý nhà nước về đất đai, góp phần không nhỏ vào phát triển kinh tế xã hội của huyện Tân Yên là huyện

miền núi, có diện tích tương đối rộng “20.554,41 ha, địa hình bán sơn địa (vùng đồi thấp, vùng trung, vùng thấp)” [22; 33], tiếp giáp với nhiều huyện có địa hình

phức tạp, đòi hỏi phòng Tài nguyên và Môi trường phải đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn và tương đối khó khăn Để thực hiện có hiệu quả khối lượng công việc này, phòng Tài nguyên và Môi trường cần có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất đạo đức tốt Do đó, việc xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực cho từng vị trí chức danh là việc làm cấp thiết để sàng lọc, đánh giá chất lượng nhân lực, nhất là đối với vị trí lãnh đạo Hiện nay, phòng Tài nguyên và Môi trường đang trong quá trình xây dựng

đề án xác định vị trí việc làm Bên cạnh những mặt đạt được như đã xác định được mục tiêu của đề án yêu cầu; phân công công việc cụ thể cho từng vị trí chức danh; tiến hành khảo sát thực tế từng vị trí, quá trình thực hiện còn nhiều khó khăn và bất cập như: chưa có bước nhận phản hồi từ các cấp thực hiện; quá trình phối hợp của các bộ phận chức năng chưa hiệu quả; các quy định hướng dẫn của pháp luật hiện hành vẫn chưa chi tiết, rõ ràng và khó thực hiện; hệ thống vị trí việc làm còn chưa hiệu quả, có những vị trí còn kiêm nhiệm nhiều việc; Những tồn tại trên là nguyên nhân cơ bản ảnh hưởng đến kết quả và tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực tại tổ chức, đặc biệt, đối với vị trí Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường, vị trí có ý nghĩa then chốt trong tổ chức Ngoài việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý cán bộ tại phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Tân Yên, những vấn đề bất cập của phòng cũng là những vấn đề mà nhiều phòng ban khác trong huyện, tỉnh Bắc Giang gặp phải

Do vậy giải quyết tốt những bất cập trên sẽ mang lại những bài học có giá trị cả

về lý luận và thực tiễn cho các phòng ban khác tham khảo, học tập

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, cũng như hiệu quả của tiến trình chuyển đổi

từ mô hình chức nghiệp sang mô hình công vụ việc làm và những ứng dụng của

mô hình năng lực ASK trong quản lý nguồn nhân lực, đã gợi ý cho tác giả lựa

chọn đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm tại Phòng Tài Nguyên và Môi Trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang” làm đề tài luận văn tốt nghiệp

Hướng nghiên cứu này, sẽ góp phần làm phong phú hệ thống tri thức về bản mô tả công việc, khung năng lực, đồng thời chỉ ra tính ưu việt và tầm quan trọng của mô hình công vụ việc làm và mô hình năng lực ASK trong quản lý

nhân lực Kết quả nghiên cứu của đề tài có ý nghĩa thực tiễn vì đó là bản mô tả công việc và khung năng lực cho vị trí Trưởng phòng – vị trí có ý nghĩa then chốt trong quá trình quản lý và vận hành tổ chức, góp phần xây dựng một tổ chức lao động khoa học của phòng Tài nguyên và Môi trường nói riêng, huyện Tân Yên nói chung

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Bản mô tả công việc và khung năng lực trong vị trí việc làm là một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nguồn nhân lực của tổ chức Với vai trò quan trọng, bản mô tả công việc và khung năng lực đã được sử dụng từ lâu tại các nước Châu Âu và trong các doanh nghiệp của Việt Nam với mục đích tăng cường chất lượng quản lý nguồn nhân lực Tại Việt Nam, đã có nhiều công trình nghiên cứu về bản mô tả công việc, tiêu biểu như cuốn sách

“Mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn và các tiêu chuẩn hoàn thành công việc”

của tác giả Vũ Văn Tuấn trong chương trình phát triển dự án MeKong dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ xuất bản năm 2001 Cuốn sách đã trình bày về khái niệm, vai trò và các đặc tính của bản mô tả công việc, cùng các ví dụ và bài tập

để người đọc dễ hình dung và áp dụng trong thực tế Tuy nhiên, tác phẩm viết còn sơ sài, chưa đi sâu phân tích các khía cạnh đặc điểm của bản mô tả công việc Ngoài ra, có nhiều công trình nghiên cứu tại các trường có tên tuổi tại Việt Nam

như “Giáo trình Quản trị nhân lực” của Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (Trường Đại học Kinh tế quốc dân), “Giáo trình Kế hoạch nhân lực” của Nguyễn Tiệp (Trường Đại học Lao động – Xã hội), “Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công” của Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân (Trường Đại học Kinh tế quốc dân), “Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực” của Trần Xuân Hải

và Trần Đức Lộc (Trường Học viện Tài Chính) Các nghiên cứu này đã sơ bộ đưa ra các khái niệm, vai trò và quy trình xây dựng một bản mô tả công việc, song chưa có cách hiểu chung nhất giữa các tác giả, đây cũng là một trở ngại khi

tổ chức muốn tham khảo để xây dựng bản mô tả công việc Bên cạnh đó, các chuyên gia về hành chính công, những người đang trực tiếp làm việc trong các cơ quan nhà nước về lĩnh vực này cũng đã công bố các bài viết ngắn, tiếp cận chủ đề

này theo hướng chuyển đổi mô hình công vụ tại Việt Nam như: Một số ý kiến về

việc tiếp tục cải cách chế độ công vụ, công chức ở Việt Nam hiện nay của tác giả Trần Tuấn Anh, Bộ Nội Vụ; Ưu điểm của mô hình công vụ việc làm và hoàn thiện thể chế công vụ, Bộ Nội vụ của tác giả Trần Quốc Hải, Bộ Nội Vụ; Lựa chọn ưu điểm phù hợp của mô hình chức nghiệp và việc làm cho nền công vụ Việt Nam của Nguyễn Thị Hồng Hải, Học viện Hành chính Hầu hết các tác

phẩm đều đưa ra những ưu điểm của mô hình công vụ việc làm và sự cần thiết chuyển đổi từ mô hình công vụ chức nghiệp sang mô hình công vụ việc làm của nền công vụ Việt Nam

Việc xây dựng và sử dụng khung năng lực trong quản lý, phát triển nguồn nhân lực tuy còn là hoạt động mới mẻ ở Việt Nam, song đã được các doanh

nghiệp quan tâm và ứng dụng Tiêu biểu như Bộ 36 năng lực cốt lõi của FPT vừa

được Tập đoàn FPT nghiên cứu, xây dựng và áp dụng trong FPT “Bộ 36 năng lực cốt lõi” là là Bộ từ điển năng lực nhằm xác định năng lực cốt lõi của các thành viên trong tổ chức Đó chính là tiền đề để FPT định hướng đào tạo và phát triển năng lực cốt lõi của nhân viên nhằm phục vụ tốt nhất cho mục tiêu kinh doanh Mới đây nhất, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra thông tư 01/2014/TT-

BGDĐT ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam, được

coi là quy chuẩn ngoại ngữ để giảng dậy trong các trường học Khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam được phát triển trên cơ sở tham chiếu, ứng dụng CEFR và một số khung trình độ tiếng Anh của các nước, kết hợp với tình hình và điều kiện thực tế dạy, học và sử dụng ngoại ngữ ở Việt Nam Năng lực ngoại ngữ Việt Nam được chia làm 3 cấp (Sơ cấp, Trung cấp và Cao cấp) và 6 bậc (từ Bậc 1 đến Bậc 6 và tương thích với các bậc từ A1 đến C2 trong CEFR) Việc ban hành Khung năng lực ngoại ngữ để làm căn cứ cho giáo viên, giảng viên lựa chọn và triển khai nội dung, cách thức giảng dạy, kiểm tra, đánh giá để người học đạt được yêu cầu của chương trình đào tạo Ngoài ra, giúp người học hiểu được nội dung, yêu cầu đối với từng trình độ năng lực ngoại ngữ và tự đánh giá năng lực của mình.Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác, trao đổi giáo dục, công nhận văn bằng, chứng chỉ với các quốc gia ứng dụng Khung tham chiếu chung châu

Âu (CEFR) Đây là những tín hiệu đáng mừng cho Việt Nam nói chung và các tổ chức áp dụng phương pháp này nói riêng Bởi lẽ việc áp dụng khung năng lực

vào quản lý nhân lực có vai trò quan trọng, đây là một phương pháp tổng hợp nhằm hỗ trợ cho công tác tuyển dụng, xây dựng chương trình đào tạo, phát triển quản lý và lãnh đạo, xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ

Trên thực tế, xây dựng bản mô công việc và khung năng lực trong vị trí việc làm đã được quy định bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật cũng như được

đề cập, nghiên cứu trong nhiều công trình khoa học Tuy nhiên, đến thời điểm này, quy trình xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vẫn có nhiều điểm khác biệt và số lượng đưa vào thực tế còn ít, cũng như chưa có công trình nghiên cứu nào được thực hiện ở UBND Huyện Tân Yên Bởi vậy, đề tài luận

văn “Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang” của tác giả sẽ đảm

bảo được tính khách quan, độc lập trong nghiên cứu

Tuy nhiên, xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực cho từng vị trí việc làm là một công việc phức tạp, nhiều nội dung; đề án xây dựng vị trí việc làm ở Việt Nam còn mới đối với các cơ quan Việt Nam, nên luận văn xin giới hạn ở phạm vi vị trí việc làm của một vị trí: Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề lí luận về bản mô tả công việc, khung năng lực, vị trí việc làm, đề tài khảo sát thực trạng xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực theo đề án vị trí việc làm tại phòng Tài nguyên và Môi trường, huyện Tân Yên, đồng thời, xây dựng quy trình bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm và khung năng lực theo mô hình ASK cho vị trí Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường, huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt mục tiêu trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa những vấn đề lí luận về bản mô tả công việc, khung năng lực và vị trí việc làm;

- Thực trạng xây dựng Bản mô tả công việc và Khung năng lực theo đề án

vị trí việc làm tại phòng Tài nguyên và Môi trường, huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang;

- Xây dựng Bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm và Khung năng lực theo mô hình năng lực ASK cho vị trí Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang

Phạm vi không gian: Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thị trấn Cao

Thượng, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang

5 Mẫu khảo sát

Khảo sát các vị trí việc làm tại phòng Tài nguyên và Môi trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang

6 Câu hỏi nghiên cứu

Bản mô tả công việc và Khung năng lực vị trí việc làm được xây dựng theo Đề án vị trí việc làm như thế nào?

Bản mô tả công việc và khung năng lực của vị trí Trưởng phòng Tài nguyên

và Môi trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang nên xây dựng theo mô hình nào?

7 Giả thuyết nghiên cứu

Quá trình xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm tại phòng Tài Nguyên và Môi trường, bên cạnh những kết quả đạt được, còn tồn tại một số hạn chế, ảnh hưởng đến tiến độ xây dựng và chất lượng của Đề án vị trí việc làm

Bản mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng được xây dựng theo mô hình công vụ việc làm;

Khung năng lực của vị trí Trưởng phòng được xây dựng theo mô hình năng lực ASK

8 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thông tin, dữ liệu thu được trong quá

trình nghiên cứu, khảo sát sẽ được phân tích và tổng hợp để khái quát và hệ thống hóa thành những luận điểm chính của luận văn

Phương pháp quan sát: Quan sát tác phong, thái độ, cử chỉ làm việc của

vị trí Trưởng phòng, đặc biệt là quá trình tương tác với các đối tượng khác nhau trong công việc

Phương pháp thống kê: Dựa trên những số liệu của Phòng Tài nguyên và

Môi trường tiến hành thống kê, phân tích, đánh giá quá trình xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm, đồng thời chứng minh giả thuyết đưa

ra

Phương pháp điều tra bảng hỏi: Tác giả tiến hành khảo sát, điều tra bằng

bảng hỏi đối với cán bộ, nhân viên phòng Tài nguyên và Môi trường Dựa trên kết quả các bảng hỏi thu thập được tác giả tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng bản mô tả và khung năng lực, và làm căn cứ để chứng minh giả thuyết thứ 2

Phương pháp phỏng vấn sâu: Vị trí Trưởng phòng Tài nguyên và Môi

trường, Huyện Tân Yên được phỏng vấn sâu để xác định thực tế công việc và những yêu cầu, tiêu chuẩn đối với công việc, là cơ sở để xây dựng bản mô tả và khung năng lực cho vị trí Trưởng phòng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỊ TRÍ VIỆC LÀM, BẢN MÔ TẢ

CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC 1.1 Vị trí việc làm

Xác định vị trí việc làm là đòi hỏi tất yếu của một cơ quan, đơn vị để định hình tổ chức bộ máy và đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn nhân lực phù hợp với từng

vị trí Cấu trúc vị trí việc làm bao gồm bản mô tả công việc và khung năng lực

1.1.1 Khái niệm Vị trí việc làm

Khái niệm vị trí việc làm được tiếp cận nghiên cứu với các góc độ khác nhau

Thứ nhất, vị trí việc làm là một chế độ công vụ (chế độ công vụ việc làm -

Job System), khi nghiên cứu ở góc độ này, nó không thuần túy chỉ là các quy định mà là một chỉnh thể với nhiều nội dung từ quy định đến thực tế quản lý, sử dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ… Với cách tiếp cận này, lịch sử phát triển công

vụ thế giới cho đến nay đã có các chế độ công vụ khác nhau như: nha lại, chức nghiệp, cán bộ, việc làm, phối hợp Sự khác biệt cơ bản giữa chế độ công vụ việc làm với các chế độ công vụ khác thể hiện ở chỗ đòi hỏi người làm việc phải có các năng lực thực tế để đảm nhận được vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm theo khung năng lực chung của vị trí việc làm đó; không bắt buộc người làm việc phải gắn với công việc mà họ đảm nhiệm như một chức nghiệp - cả đời làm công chức

và cũng vì điều này mà chế độ vị trí việc làm còn được gọi là chế độ công vụ mở

để phân biệt với chế độ chức nghiệp, cán bộ

Thứ hai, vị trí việc làm là một trong số các nguyên tắc của pháp luật công chức, công vụ, nó được thể hiện trong các quy định chung của pháp luật công

chức, công vụ với nội hàm và ý nghĩa là cơ sở để quản lý, sử dụng công chức Nghiên cứu pháp luật công chức, công vụ của các nước theo chế độ công vụ việc làm như Hoa Kỳ, Canađa… cho thấy có các quy định về nguyên tắc quản lý vị trí việc làm của hệ thống công chức, công vụ liên bang như việc làm thường xuyên, việc làm trong một thời hạn nhất định, việc làm thời vụ Trong Luật Cán bộ, công chức (khoản 2 điều 5) và Luật Viên chức (khoản 3 điều 6) của Việt Nam quy định nguyên tắc quản lý công chức, viên chức trên cơ sở vị trí việc làm như sau:

- Kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế

- Việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý, đánh giá viên chức được thực hiện trên

cơ sở tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, vị trí việc làm và căn cứ vào hợp đồng làm việc

Thứ ba, khi xem xét vị trí việc làm là một quy phạm pháp luật, thì nội dung

của nó được thể hiện rõ trong Luật Cán bộ, công chức năm 2008 và Luật Viên

chức năm 2012 Tại khoản 3 điều 7 Luật Cán bộ, công chức giải thích: “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị” [13; điều 7] Luật Viên chức, tại điều 7 giải thích: “Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm

vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng,

sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập” [14; điều 7]

Theo đó vị trí việc làm là công việc gắn với chức vụ, chức danh để thực hiện quản lý, sử dụng công chức, viên chức Với ý nghĩa như vậy vị trí việc làm khác với người làm việc (nhất là trong trường hợp vị trí việc làm do nhiều người đảm nhiệm); vị trí việc làm không phải là chức vụ, chức danh vì chức vụ, chức danh

là “tên gọi cụ thể” người đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau theo vị trí việc làm khác nhau Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng là chức vụ của người đảm nhiệm vị trí việc làm là người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp,… là chức danh của người đảm nhiệm vị trí việc

làm thực thi, thừa hành trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập

Trong nghiên cứu này, tác giả tiếp cận vị trí việc làm là một chế độ công vụ

và sử dụng khái niệm của Luật Cán bộ, công chức “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và

bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị” [13; điều 7] Hay, nói cách

khác, mỗi vị trí việc làm, với những chức năng, nhiệm vụ đi kèm, cũng như mức

độ phức tạp của chức năng nhiệm vụ này, sẽ tương đương với một chức danh, chức vụ quy định trong ngạch công chức Vị trí việc làm là căn cứ để xác định biên chế và bố trí công chức, chứ không phải dựa vào số lượng biên chế (định trước) để xác định vị trí việc làm tương đương

Tóm lại, vị trí việc làm là “công việc” chứ không phải “người thực hiện công việc” Do đó, khi xác định vị trí việc làm là xác định nhóm (hay tập hợp) những chức năng, nhiệm vụ tạo thành một “công việc”, chứ không phải xác định

chức năng, nhiệm vụ của một “cá nhân” Xác định vị trí việc làm là quá trình thu

thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc, xác định tập hợp các nhiệm vụ phải thực hiện, cũng như trình độ năng lực cần có của người sẽ thực hiện công việc nhằm bảo đảm thực hiện công việc một cách thành công

1.1.2 Nội dung Vị trí việc làm

- Tên gọi vị trí việc làm (chức vị);

- Nhiệm vụ và quyền hạn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải thực hiện (chức trách);

- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng chuyên môn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải đáp ứng (tiêu chuẩn);

- Tiền lương (theo lý thuyết về vị trí việc làm thì tiền lương được trả tương xứng với chức vị, chức trách, tiêu chuẩn của người đảm nhiệm công việc Điều này thể hiện rõ nét trong khu vực kinh doanh, do vậy tiền lương được xác định là

bộ phận chính của vị trí việc làm)

Ngoài các bộ phận trên, còn có các bộ phận hợp thành khác như chế độ áp dụng đối với những vị trí việc làm đặc biệt (yêu cầu chức trách, tiêu chuẩn và phụ cấp được hưởng) hoặc các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ (nơi làm việc, trang thiết bị, phối hợp thực hiện,…)

1.1.3 Vai trò của việc xác định vị trí việc làm

Xác định được các vị trí việc làm giúp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý,

sử dụng nhân lực có thể xác định được số lượng, cơ cấu, chất lượng nhân lực đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình Ngoài mục đích, ý nghĩa nêu trên, vị trí việc làm còn giúp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực bao gồm việc trả lương, áp dụng các biện pháp đảm bảo kỷ luật lao động, khen thưởng,…

Xác định vị trí việc làm có vai trò, ý nghĩa quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau từ tuyển dụng, quản lý, sử dụng đến đào tạo, bỗi dưỡng… Ngoài

ra áp dụng tốt chế độ vị trí việc làm còn có ý nghĩa trong việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, tránh lãng phí nhân lực góp phần tiết kiệm chi phí công

Vai trò đối với công tác tuyển dụng: Xác định vị trí việc làm sẽ chỉ ra các

công việc chi tiết, cụ thể, và số lượng nhân sự phù hợp với công việc đó Đây sẽ

là căn cứ để tổ chức nhận biết, thiếu hay thừa nhân sự ở vị trí nào để đưa ra phương án tuyển dụng

Vai trò đối với công tác đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương:

Căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ của công việc… để đánh giá, so sánh và phân tích nhóm lao động Những chức danh

có cùng giá trị công việc được sắp xếp vào cùng một nhóm lương Mọi thay đổi

về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương

Vai trò đối với công tác tổ chức đào tạo và định biên: Thông qua quá trình

xác định vị trí việc làm, người quản lý có thể nhận biết được sự chồng chéo, trùng lặp trong công việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động

so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiếu hụt nhân lực đối với từng vị trí việc làm Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân lực (xác định số lượng biên chế), và lập kế hoạch đào tạo Trong công tác tổ chức đào tạo, nó chính là cơ sở để người quản lý khẳng định những yêu cầu của đào tạo và đạo tạo cái gì? Trong công tác định biên, giúp người quản lý giao việc phù hợp với năng lực, chuyên môn, phẩm chất của nhân viên, là cơ sở để tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt và cho thôi việc

1.2 Bản mô tả công việc

1.2.1 Khái niệm Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc có vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý nhân lực nói chung và trong xác định tiêu chuẩn, năng lực làm việc của từng vị trí việc làm nói riêng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong từng tổ chức

Nguyễn Văn Điềm và Nguyễn Ngọc Quân định nghĩa: “Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể” [6; 49] Theo quan

điểm này, khái niệm bản mô tả công việc được hiểu là văn bản giải thích cụ thể

về những yêu cầu của công việc, tuy nhiên nó chưa chỉ ra được các tiêu chuẩn

cần đạt được của công việc

Trong giáo trình Kế hoạch nhân lực, Nguyễn Tiệp đã đưa ra một khái niệm

khá chi tiết và rõ ràng về một bản mô tả công việc: “Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ tiến hành công việc, điều kiện làm việc, các tiêu chuẩn cần đạt được của công việc, nội dung kiểm tra, giám sát công việc Bản mô tả công việc phản ánh các nội dung, yêu cầu của công việc và quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc” [19; 44] Như vậy, Nguyễn Tiệp

đã chỉ ra một bản mô tả công việc bao gồm 3 vấn đề lớn: Phần mô tả chi tiết công việc (các chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm), phần tiêu chuẩn thực hiện công việc và phần các yêu cầu công việc đối với người thực hiện

Kế thừa các quan điểm trên, tác giả đưa ra định nghĩa về bản mô tả công

việc như sau: Bản mô tả công việc là bản tập hợp những nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, trình độ đối với người đảm nhận công việc, và các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc đó Nói cách khác, bản

mô tả công việc chỉ rõ công việc đó cần làm gì, tại sao lại làm việc đó, làm việc

đó ở đâu và nêu một cách ngắn gọn việc đó được làm như thế nào?

1.2.2 Nội dung Bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc thông thường gồm những nội dung chính sau:

- Nhận diện công việc (tên vị trí việc làm): cung cấp các thông tin về tên vị trí việc làm, mã vị trí việc làm; đơn vị chủ quản, địa chỉ

- Tóm tắt công việc tại vị trí (mục tiêu của vị trí công việc) đó Đây là phần

mô tả gắn gọn về công việc, trách nhiệm chung và các vấn đề giúp phân biệt công việc này với những công việc khác

- Nhiệm vụ, trách nhiệm tại vị trí việc làm: Nhiệm vụ cần thực hiện, quyền hạn được thực hiện, trách nhiệm tới đâu đối với từng công việc (tham mưu, quyết định, tổng hợp, báo cáo )

- Xác định các mối quan hệ tại vị trí việc làm

- Điều kiện và môi trường làm việc Bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (máy móc, công cụ,…); thời gian làm việc; vệ sinh, an toàn lao động; những phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan

- Kết quả, sản phẩm công việc tại vị trí việc làm

- Tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành công việc Chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được những tiêu chuẩn, chỉ tiêu nào về số lượng, chất lượng

- Tiêu chuẩn đối với người thực hiện Bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm, năng lực và các phẩm chất cần có để thực hiện công viêc

Mục đích của việc xây dựng bản mô tả công việc

Làm rõ bản chất và nội dung của một công việc cụ thể, làm cơ sở cho việc đánh giá thực hiện công việc và quản lý hiệu quả làm việc

Chỉ rõ những nhiệm vụ và trách nhiệm chính của người đảm trách công việc đó

Tổng hợp các kỹ năng, tiêu chuẩn về trình độ học vấn, năng lực chuyên môn cần có để hoàn thành được công việc

Làm cơ sở cho việc sử dụng và phân bổ hiệu quả nguồn nhân lực

Là cơ sở để thiết kế lại công việc cho từng vị trí việc làm hợp lý, hiệu quả hơn

Là căn cứ để phục vụ chính sách tạo động lực (thưởng, kỷ luật, hay đề bạt, ); để bảo vệ về mặt luật pháp, hạn chế các tranh chấp, khiếu nại

Tóm lại, bản mô tả công việc có vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình

quản lý nguồn nhân lực Dựa trên bản mô tả công việc, nhà quản lý sẽ có thông tin cơ bản và cơ sở để tiến hành các bước trong toàn bộ quy trình: tuyển mộ và tuyển chọn; đánh giá kết quả thực hiện công việc; xác định thù lao lao động và các phúc lợi; đào tạo và phát triển Ngoài ra, bản mô tả công việc cũng sẽ xây dựng một khung nền cơ bản, kết hợp với các thông tin về đặc điểm nhân lực để xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân lực cho tổ chức, giúp tăng tốc độ nắm bắt, xử lý thông tin với các trường hợp liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức

1.2.3 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm

Xây dựng bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm ngày càng chứng minh tính ưu việt trong quá trình quản lý và phát triển nguồn nhân lực Bởi vậy, trong xu thế cải cách công vụ, nhiều nước có nền công vụ chức nghiệp

đang dịch chuyển sang nền công vụ việc làm với các mức độ khác nhau

a Mô hình công vụ việc làm

Mô hình công vụ việc làm xuất hiện đầu tiên tại Mỹ, Anh kể từ giữa thập kỷ

80 của thế kỷ XX, khi phong trào cải cách công vụ mang tên “Sáng kiến quản lý tài chính” và “Các bước tiếp theo” được đẩy mạnh dưới sự lãnh đạo của Thủ tướng Anh Margaret Thatcher và được một số nước áp dụng như Mỹ, Hà Lan, Đan Mạch, Anh, Thụy Điển…

Hình 1.1 Mô hình công vụ việc làm

(Nguồn: Các mô hình công vụ điển hình trên Thế Giới [18; 59])

Mô hình công vụ việc làm có thể gọi là “mô hình công việc bàn cờ hay ma trận và tương ứng với một ô vuông của ma trận có một người hoặc vài người đảm nhận tùy theo cường độ, khối lượng ở công việc đó” [16; 77]

Mô hình công vụ việc làm thực chất là “một hệ thống tiền lương được thiết lập dựa trên cơ sở đánh giá công việc, do đó coi trọng công việc hơn là đặc điểm

cá nhân của người nắm giữ công việc” [7; 2] Hay nói cách khác, mỗi một người

làm việc cụ thể trong suốt cuộc đời của họ với một mức lương nhất định Tổ chức chia hệ thống hoạt động của tổ chức thành rất nhiều công việc cụ thể và mỗi một nhân sự trong tổ chức được giao một công việc

Vị trí 1

Vị trí 2

Vị vị trí n

b Đặc điểm của mô hình công vụ việc làm

Công việc theo mô hình công vụ việc làm được sắp xếp theo một trật tự thứ bậc trên cơ sở phân tích một cách hệ thống nội dung các công việc đó Các vị trí công việc khác nhau được xếp vào các mức (level) khác nhau căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc Hệ thống công việc dựa vào tiêu chuẩn năng lực, tài năng là chính, không quan tâm đến một số tiêu chuẩn đầu vào, như chức vụ, bằng cấp, thâm niên

Việc tuyển dụng căn cứ vào năng lực thực tế theo yêu cầu cụ thể của vị trí công việc Khi tuyển dụng bên cạnh bằng cấp đào tạo của ứng viên, người ta còn tìm hiểu kinh nghiệm đã qua, thậm chí cả đặc điểm tính cách để đảm bảo một mức độ hoàn thành công việc nhất định ngay từ đầu Thông thường sẽ có giai đoạn thử việc để đánh giá mức độ đáp ứng và kết quả công việc của công chức đảm nhân công việc

Mô hình công vụ việc làm thường được coi là một mô hình “mở” vì nó tạo điều kiện cho tất cả những ai quan tâm đều có thể tiếp cận đến các vị trí công việc và cho phép dự tuyển vào công vụ bất cứ khi nào có vị trí công việc trống Trong mô hình này, người ta quan tâm đến việc chọn được người phù hợp nhất cho mỗi vị trí, mà không quan tâm đến việc người đó được chọn thông qua tuyển chọn nội bộ hay từ bên ngoài Muốn đảm nhận các vị trí công việc ở mức cao hơn, các công chức phải thực thi tốt công việc hiện tại để chứng minh mình có thể hoàn thành các công việc phức tạp hơn Trong công tác tuyển dụng nói riêng

và các hoạt động quản lý nguồn nhân lực nói chung thường được phân cấp Theo

đó, “các nhà quản lý có nhiều quyền hơn trong việc tuyển chọn hay thuê người vào làm việc, thậm chí được phép trả lương theo cơ chế thị trường và cho phép

ký các hợp đồng ngắn hạn để lựa chọn được người giỏi” [7;3]

Theo mô hình công vụ việc làm, công chức không phải là một nghề ổn định suốt đời Cơ quan nhà nước có thể thay đổi vị trí công việc của công chức căn cứ theo yêu cầu nhiệm vụ và theo tài năng, công tích của mỗi người Vì vậy hạn chế được tính quan liêu cứng nhắc, an phận thủ đường, bảo thủ, thiếu linh hoạt, sáng tạo của công chức trong chế độ chức nghiệp

Vấn đề được quan tâm nhất trong mô hình này là đảm bảo việc trả lương công bằng theo các vị trí công việc Đánh giá công việc và phân loại công việc thường được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia mang tính chuyên môn cao

c Nền công vụ Việt Nam và sự cần thiết áp dụng mô hình công vụ việc làm

Nghiên cứu nền công vụ ở nước ta có thể thấy rõ những đặc trưng cơ bản của mô hình công vụ chức nghiệp

Hình 1.2 Mô hình công vụ chức nghiệp

(Nguồn: Các mô hình công vụ điển hình trên Thế Giới [18; 58])

Trong mô hình này, công chức được phân loại theo trình độ đào tạo để làm

cơ sở cho việc xếp ngạch Mỗi một ngạch lại bao gồm nhiều bậc khác nhau (mỗi ngạch, bậc cho biết chức năng, nhiệm vụ của công chức ở ngạch đó nhưng không gắn liền với vị trí mà công chức đảm nhiệm) Mỗi một bậc tương ứng với một chỉ

số tiền lương Các chỉ số tiền lương tăng dần theo chiều tăng của bậc và không gắn liền với vị trí hay nội dung công việc mà công chức đảm nhận Hình thức trả lương dựa trên cơ sở bằng cấp Do đó, những người có thâm niên công tác bằng nhau, ai có bằng cấp cao hơn sẽ được trả lương cao hơn Cán bộ công chức sẽ làm việc suốt đời nếu không bị kỷ luật buộc thôi việc Tuyển dụng công chức dựa

Ngành chuyên môn

Bậc 8

Bậc 7 Ngạch

Bậc 6 Ngành

Bậc 5 Ngành

chuyên môn

Ngạch

Bậc 3 Ngành

chuyên môn

Ngạch

Bậc 2 Ngạch

Bậc 1 Ngành

chuyên môn

theo ngành hay lĩnh vực chuyên môn và đây cũng chính là căn cứ để bổ nhiệm công chức vào ngạch và phân công công việc Bổ nhiệm công chức cấp cao thường phải tuân theo các quy trình, thủ tục chặt chẽ và mang tính tập trung cao

Mô hình công vụ chức nghiệp được bắt nguồn từ Pháp, sau đó được áp dụng rộng rãi ở Đức, Tây-Ban-Nha, Bun-ga-ri, Ru-ma-ni

So sánh với mô hình công vụ việc làm, mô hình công vụ chức nghiệp ngày càng trở lên bất cập và hạn chế trong quá trình phát triển như hiện nay Bên cạnh

ưu điểm là tạo ra sự ổn định, người công chức được đào tạo bài bản, thì mô hình công vụ chức nghiệp lại quá chú trọng đến văn bằng, chứng chỉ và thâm niên công tác làm mất đi tính linh hoạt, năng động của các công chức Với đội ngũ công chức chia ra nhiều ngạch, bậc theo văn bằng, chứng chỉ được đào tạo nên thường trì trệ, khó thích ứng với nhu cầu thay đổi của môi trường, đặc biệt là môi trường chính trị, kinh tế - xã hội ngày nay Người công chức thường có tâm lý an phận, ít phấn đấu vươn lên vì họ được nâng bậc lương chủ yếu là do thâm niên

làm việc “Nền công vụ chức nghiệp tự bản thân nó hình thành chế độ đẳng cấp

về chuyên môn nên không phát huy được năng lực thực tế của các công chức trẻ, trong khi đó nền công vụ việc làm tuy không tạo ra sự ổn định nhân lực (tất nhiên không phải là mất ổn định) cho bộ máy nhà nước, do đội ngũ công chức nhà nước có những thay đổi, nhưng có ưu điểm vượt hẳn ở tính năng động, hiệu suất cao do tận dụng được hết khả năng của người công chức thông qua môi trường cạnh tranh trong và ngoài công vụ” [8; 1] Nền công vụ việc làm có ưu

điểm nổi bật là cho phép thể chế hóa và lượng hóa các tiêu chí của quy trình công

vụ như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả công việc, trả lương… của công chức trong thực thi công vụ vì tất cả xuất phát từ việc phân tích, mô tả các vị trí công việc Ðiều này ngày càng tỏ ra thích ứng với nền công vụ hiện đại ngày nay

vì nó bám sát với thực tiễn công vụ và đáp ứng một cách nhanh chóng với các thay đổi của nền kinh tế thị trường mà nó phục vụ

Mang những đặc điểm của mô hình công vụ chức nghiệp, nền công vụ Việt Nam, do ảnh hưởng của nền kinh tế nhỏ, cơ chế quản lý tập trung, quan liêu bao cấp, cho nên hệ thống công vụ còn nhiều hạn chế, không theo kịp được nhu cầu phát triển và hiệu quả chưa cao Mặc dù trong thời gian gần đây chúng ta đã ban

hành nhiều quy định, nhiều văn bản pháp luật để điều chỉnh hoạt động công vụ cũng như đội ngũ công chức, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế Trong hoạt động quản lý nhân sự, chưa có một sự thay đổi mạnh mẽ về tư duy nên vẫn còn lúng túng trong việc xây dựng và thực hiện các chính sách nhân sự Tiêu biểu như:

- Các quy định về nhiệm vụ của công chức ở các ngạch còn quá chung chung và áp dụng cho tất cả các công chức cùng ngạch nhưng làm việc ở các cơ quan, tổ chức khác nhau, đảm nhận các vị trí công việc khác nhau

- Sự phân biệt giữa những người cùng một ngạch nhưng làm việc ở trung ương và địa phương cũng không rõ ràng Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến hiện tượng là người có trình độ chuyên môn cao thì làm việc thấp và ngược lại; hoặc những người làm các công việc phức tạp, trách nhiệm đòi hỏi cao hơn nhưng lương lại được trả thấp hơn những người làm công việc đơn giản hơn, trách nhiệm thấp hơn, do đó tính khách quan, công bằng trong việc trả lương và các chế độ đãi ngộ không được đảm bảo

- Việc đánh giá công chức cũng chỉ mang tính hình thức vì thực chất các tiêu chí đánh giá chưa “gắn với công việc” Các phương pháp đánh giá thiếu tính khoa học Các yếu tố chủ quan còn chi phối hoạt động đánh giá do các tiêu chí đánh giá không rõ ràng Các quy trình thủ tục trong hoạt động tuyển dụng vẫn chưa đảm bảo tính minh bạch

Những nhược điểm trên là nguyên nhân chính làm giảm hiệu lực và hiệu quả của nền công vụ, ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình cải cách hành chính nhà nước đang được thực hiện Áp dụng mô hình công vụ việc làm sẽ góp phần khắc phục được những hạn chế của nền công vụ, tạo ra sự thay đổi mạnh mẽ trong đội ngũ công chức không chỉ về chất lượng mà cả ở tư duy làm việc, cách thức làm việc, và do đó hiệu quả làm việc cũng sẽ được cải thiện Phân tích những đặc điểm của hai mô hình chức nghiệp và việc làm cho thấy mô hình việc làm có nhiều ưu điểm nổi hơn so với mô hình chức nghiệp, đồng thời khả năng phù hợp của nó với nền kinh tế thị trường cũng cao hơn Áp dụng mô hình này sẽ tạo điều kiện để xây dựng một nền công vụ hiệu quả, mang tính chuyên môn hóa cao

d Một số vấn đề đặt ra khi áp dụng mô hình công vụ việc làm

Đối với mỗi quốc gia, khi chuyển đổi từ một mô hình cũ sang một mô hình mới cần đảm bảo giải quyết được những tồn tại của mô hình cũ và không tạo thêm những khó khăn hay vấn đề mới cần phải giải quyết Cần nhận thức rằng, việc chuyển đổi sang mô hình việc làm không chỉ đơn giản là chú trọng đến các yếu tố cạnh tranh trong tuyển dụng hay thực hiện trả lương theo công việc mà để đảm bảo mô hình này thực sự hoạt động có hiệu quả Do vậy, cần chú ý đến một

số vấn đề sau:

Thứ nhất, cần phải phân tích, thiết kế công việc một cách hệ thống để có thể

so sánh được mức độ khó hay dễ, phức tạp hay đơn giản của từng loại công việc

ở trong cùng một cơ quan, tổ chức hay các cơ quan, tổ chức khác nhau Dựa vào

đó, việc tuyển dụng hay đánh giá công chức có thể đảm bảo được yếu tố công bằng và khách quan hơn

Thứ hai, Trong nền công vụ việc làm, việc tuyển chọn nhằm mục đích chọn người phù hợp nhất cho công việc chứ không phải chọn được người có bằng cấp phù hợp với yêu cầu của ngạch bậc.Vì vậy, cần chú ý tới các công tác chuẩn bị nội dung thi, hình thức thi tuyển để đảm bảo chọn được phù hợp, cũng cần đảm bảo loại bỏ được yếu tố chủ quan, đảm bảo công bằng Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp thi trắc nghiệm cũng chưa chắc khắc phục được các trường hợp “may rủi”

Thứ ba, năng lực thực thi công vụ của công chức được đề cao trong nền công vụ việc làm, nhưng làm thế nào xác định các tiêu chuẩn năng lực cũng là một vấn đề không phải đơn giản Mặt khác, muốn đánh giá được năng lực thực tiễn của công chức cũng đòi hỏi phải có các tiêu chí đánh giá khoa học, hợp lý Thứ tư, việc trả lương trong mô hình công vụ việc làm hoàn toàn theo vị trí công việc chứ không căn cứ vào kết quả thực thi công việc hay bằng cấp Vì vậy, cần có cơ chế giám sát quá trình thực hiện công việc của công chức để đảm bảo

họ thực hiện tốt nhất, hiệu quả nhất các yêu cầu công việc đã đặt ra

Thứ năm, cần thực hiện phân cấp trong quản lý công chức, bởi mô hình việc làm đòi hỏi các nhà quản lý phải được trao quyền nhiều hơn trong các hoạt động quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đánh giá đến trả lương…

Thứ sáu, cần thay đổi tư duy, nhận thức và cách làm việc của công chức nói chung và của những người làm công tác quản lý nhân sự nói riêng, cho phù hợp với các giá trị của mô hình việc làm Để thay đổi được điều này đòi hỏi phải có thời gian, có sự chuẩn bị các yếu tố cần thiết, bao gồm cả việc ban hành quy định, thể chế, các cơ chế giám sát cũng như các biện pháp chế tài đối với hoạt động của công chức trong từng lĩnh vực cụ thể

Mô hình công vụ việc làm bên cạnh những yêu điểm vượt trội so với mô hình chức nghiệp thì cũng cần nhận định rằng, việc áp dụng mô hình này vào nền hành chính Việt Nam còn gặp rất nhiều khó khăn, tuy nhiên nếu ta mạnh rạn đổi mới, tiến hành cải cách hành chính thì mục tiêu “Xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc của nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng; xây dựng đội ngũ công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển đất nước” là có thể đạt được

Khi xây dựng bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm cần tuân theo các đặc điểm, ưu điểm và hạn chế các khuyết điểm của mô hình công vụ việc làm để có được một bản mô tả công việc hiệu quả và thiết thực

e Quy trình xây dựng bản mô tả công việc theo mô hình công vụ việc làm

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc cho một vị trí việc làm bao gồm các bước sau:

Hình 1.3 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc

theo mô hình công vụ việc làm

(Nguồn: Theo ý kiến tác giả) Bước 1: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng của tổ chức

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng của tổ chức là cách tiếp cận từ trên xuống, nhằm có cái nhìn tổng quan, mang tính chiến lược về

cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, vừa đảm bảo rằng tổ chức hướng tới thực hiện những nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu của xã hội, đồng thời cũng đảm bảo tránh sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng là một trong những vấn đề quan trọng của công cuộc cải cách hành chính hiện nay Bên cạnh các văn bản hướng dẫn, quy định về vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn; và

cơ cấu tổ chức, thì các cơ quan, đơn vị thông qua thực tế công việc có thể đề xuất

để bổ sung số lượng biên chế, những chức năng, nhiệm vụ cần thiết để đảm bảo

Bước 4: Sắp xếp khối lượng công việc cho từng vị trí

Bước 3: Thu

thập thông tin

liên quan

Bước 6: Phê duyệt, ban hành

thực hiện hiệu quả công việc Qúa trình này cần có sự tham mưu của thủ trưởng

cơ quan; quản lý các đơn vị, phòng ban; phòng tổ chức cán bộ, phòng nội vụ, để xem xét đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nếu có sự thay đổi

Để hoàn thiện bước này cần trả lời câu hỏi sau:

- Cơ cấu tổ chức đã phản ánh đầy đủ chiến lược và định hướng hoạt động, phạm vi và đối tượng quản lý, phục vụ,… không? Cơ quan, tổ chức có cần điều chỉnh cơ cấu của mình không?

- Các chức năng, nhiệm vụ được xác định có phản ánh đầy đủ chiến lược và định hướng hoạt động, phạm vi và đối tượng quản lý… trong tổ chức không?

- Chức năng, nhiệm vụ nào cần thêm mới (chưa có trong văn bản pháp quy)

mà quá trình thực hiện công việc lại xuất hiện? Chức năng, nhiệm vụ nào không còn phù hợp với nhu cầu thực tế?

Bước 2: Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

Theo mô hình công vụ, các vị trí việc làm khác nhau là do căn cứ vào mức

độ phức tạp và khối lượng của công việc Bởi vậy, quá trình phân tích công việc cần làm rõ các đặc điểm, tính chất của công việc, các yêu cầu cụ thể đối với người lao động và các tiêu chuẩn của công việc

Có thể tiến hành phân tích như sau:

- Nhiệm vụ

đầu ra

Số lượng sản phẩm đầu ra bình quân năm

Thời gian thực hiện

- Kinh nghiệm, bằng cấp, chứng chỉ công tác cần thiết cho vị trí này?

- Những kỹ năng cần thiết cho vị trí đang đảm nhận

Bước 3: Thu thập các thông tin liên quan đến vị trí việc làm

Để xây dựng một bản mô tả công việc hiệu quả, khách quan, bước thu thập các thông tin liên quan đến công việc đóng một vai trò quan trọng Trong quá trình thu thập thông tin, tùy từng vị trí việc làm mà có các phương pháp thu thập khác nhau, thông thường có các phương pháp sau: quan sát, phỏng vấn, lập phiếu điều tra, viết nhật ký công việc

Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế, quá trình thu thập thông tin phải lựa chọn những phương pháp thực hiện một cách hợp lý nhằm cung cấp các thông tin về công việc có khoa học và chính xác

Bước 4: Sắp xếp khối lượng công việc cho từng vị trí việc làm

Trong bước này tiến hành tổng hợp thông tin từ các bước trước đó, xử lý các thông tin thu thập được, kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc đó, qua lãnh đạo hoặc những người giám sát thực hiện công việc

Sau khi phân tích và xử lý số liệu, tiến hành phân chia, sắp xếp lại khối lượng công việc cho từng vị trí một cách hợp lý

Bước 5: Viết bản mô tả công việc

Tác giả đề xuất một mẫu bản mô tả công việc và hướng dẫn ghi chép cụ thể như sau:

Tên vị trí việc làm:……… Mã Vị trí việc làm:………

Ngày bắt đầu thực hiện:……… Đơn vị công tác:……… Huyện (Quận), Tỉnh (TP):………

Thẩm quyền ra quyết định: Tần suất của việc ra quyết định:

Ít ra quyết định

Thường ra quyết định

Phải ra nhiều quyết định

Mức độ phức tạp của việc ra quyết định:

Đơn giản Phức tạp Rất phức tạp

Thẩm quyền tài chính (nếu có):………

Số cán bộ thuộc quyền quản lý (nếu có):………

Mối quan

hệ

Quản lý trực tiếp:……… Quản lý chức năng:……… Các quan hệ công việc khác liên quan đến VTVL này:………

Điều kiện

làm việc

Chỗ làm việc:……… Thiết bị:……… Các điều kiện khác (nếu có):………

Trình độ chuyên môn:………

Kinh nghiệm công tác:………

Yêu cầu năng lực:………

Các bằng cấp, chứng chỉ và kiến thức khác cần cho VTVL này:………

Các yếu tố liên quan khác (nếu có):………

Hướng dẫn ghi chép bản mô tả công việc:

- Tên vị trí việc làm: điền đúng chức danh công việc theo quy định, không

sử dụng các chức danh không có trong hệ thống chức của đơn vị

- Mã vị trí việc làm: Mỗi vị trí việc làm sẽ được cung cấp một mã tương ứng, có thể do cán bộ tổ chức điền theo quy định

- Ngày bắt đầu thực hiện công việc: là ngày vị trí việc làm này bắt đầu có hiệu lực

- Đơn vị công tác: điền theo quy tắc cơ quan quản lý/phòng, ban

- Các nhiệm vụ chính: Khi điền thông tin cho phần này, yêu cầu nêu đúng,

đủ những nhiệm vụ quan trọng nhất của vị trí công việc Mô tả công việc chính cần đảm bảo trả lời được câu hỏi: Làm cái gì để đem lại kết quả như thế nào?

- Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc: Là các sản phẩm được hoàn thành thông qua các nhiệm vụ được thực hiện trong tỷ trọng thời gian phân bổ hợp lý

Có thể viết các tiêu chí về số lượng sản phẩm hoàn thành, thời gian, chất lượng, mức độ hoàn thành, tính hiệu quả và đạt kết quả, tác động của từng nhiệm vụ Tiêu chí hoàn thành công việc cho biết làm “thế nào” để biết các nhiệm vụ được thực hiện thành công hay không và ở mức độ nào

- Thẩm quyền ra quyết định: Vị trí việc làm này có thẩm quyền ra quyết định hay không? Nếu có là những quyết định gì?

Để hiểu rõ một công việc, cần làm rõ hai vấn đề liên quan tới hoạt động ra quyết định: tần suất ra quyết và mức độ phức tạp của việc ra quyết định

- Thẩm quyền tài chính: là thẩm quyền quyết định liên quan đến tài chính của bộ phận, tổ chức, hoặc do được thủ trưởng đơn vị ủy quyền (nếu có)

- Số lượng cán bộ thuộc quyền quản lý: là tổng số cán bộ dưới quyền quản

lý của vị trí việc làm này

- Mối quan hệ công việc:

Quản lý trực tiếp: Vị trí việc làm của cấp trên trực tiếp

Quản lý chức năng: Vị trí việc làm của cấp quản lý chức năng

Các vị trí công việc khác liên quan trực tiếp đến vị trí này: Bao gồm cả các

vị trí công việc trong nội bộ tổ chức và bên ngoài tổ chức

- Điều kiện làm việc: Liệt kê trang thiết bị và các điều kiện liên quan đến công việc

- Trình độ chuyên môn: Là yêu cầu về trình độ chuyên môn cần thiết để đảm bảo có đủ kiến thức chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ ở vị trí việc làm này

Tùy từng vị trí công việc có yêu cầu về trình độ chuyên môn tương ứng (trung cấp, cao đẳng, đại học, trên đại học)

- Yêu cầu kinh nghiệm: Mục này nhằm cung cấp thông tin về việc để thực hiện được công việc này người đảm trách công việc cần phải có tối thiểu bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn và các lĩnh vực có liên quan Đây là yêu cầu thuần túy do công việc đặt ra, không phải là các thông tin phản ánh năng lực cá nhân của người hiện tại đang đảm trách công việc đó

- Yêu cầu năng lực: Là các năng lực cần thiết để thực hiện hiệu quả vị trí việc làm này

- Các bằng cấp, chứng chỉ và kiến thức khác liên quan đến vị trí việc làm: ngoại ngữ, tin học…

- Các yếu tố có liên quan khác: ngoài các thông tin nêu ở trên, còn thấy bất

kỳ thông tin nào khác muốn bổ sung để có thể làm rõ hơn về bản chất và/hoặc nội dung và/hoặc môi trường công việc hay không? Nếu có, liệt kê đầy đủ trong mục này

- Mục tiêu vị trí công việc: Trong mẫu mô tả công việc, phần thông tin này xuất hiện ngay sau phần thông tin chung, tuy nhiên, điều này không có nghĩa là

nó được viết trước các phần khác Theo khuyến nghị của các chuyên gia tư vấn, nên viết phần này cuối cùng Lý do, là để xác định được mục tiêu/mục đích của công việc cần phải tham khảo tất cả các thông tin ở các phần khác, từ đó nắm được một bức tranh tổng thể về công việc

Phần này cần nói rõ mục tiêu cơ bản của công việc thông qua việc nêu ra những kết quả cuối cùng mà người thực hiện công việc được kỳ vọng sẽ đạt được Một công việc chỉ có một mục tiêu cơ bản Để viết được phần này cần trả lời câu hỏi sau: Tại sao lại cần công việc này? Đâu là lý do quan trọng nhất để công việc tồn tại? Sự đóng góp riêng của công việc là gì? Điều gì sẽ xảy ra nếu không có công việc này? Hậu quả của việc không hoàn thành công việc là gì?

Bước 6: Phê duyệt, ban hành, áp dụng chính thức

Sau khi bản mô tả công việc hoàn thành, trình các cấp có thẩm quyền để phê duyệt, đồng thời tham khảo ý kiến tại vị trí công việc được xây dựng, tiếp đó

là ban hành và đưa vào áp dụng chính thức

1.2.4 Vai trò của Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một công cụ quản lý nguồn nhân lực hữu hiệu Tất

cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác

Đối với nhà quản lý: bản mô tả công việc giúp cho người quản lý trong

việc tổ chức công việc, tránh được sự chồng chéo hay bỏ sót công việc để giao nhiệm vụ cho từng nhân viên, đồng thời làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân cũng như mối quan hệ của họ trong tổ chức, để kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên, để huấn luyện nhân viên và xác định phương tiện cần thiết

Đối với nhân viên: Bản mô tả công việc chỉ cho nhân viên biết rõ nhiệm

vụ của mình, tự đánh giá được sự hoàn thành nhiệm vụ thông qua sự đối chiếu công việc cần thực thi và những năng lực cần có để thực hiện công việc

Đối với công tác tuyển dụng: Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng

giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên, biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người ứng tuyển cũng “tự xem xét” điều kiện phù hợp và khả năng đáp ứng của mình đối với vị trí đăng tuyển để có thể quyết định nộp đơn xin việc hay không Do đó, giúp công tác tuyển dụng được thuận tiện và sàng lọc được các ứng viên như mong đợi

Đối với công tác phân công, thực hiện công việc: Bản mô tả công việc chỉ

rõ những nhiệm vụ và trách nhiệm chính của người đảm trách công việc đó, đảm bảo tính logic, khoa học tránh sự chồng chéo trong phân công công việc Làm cơ

sở cho việc sử dụng và phân bổ hiệu quả nguồn nhân lực, thiết kế lại công việc cho từng vị trí việc làm hợp lý, hiệu quả hơn

Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc: Trên cơ sở các

nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức,

kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết

thực hiện cụ thể Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương

và đề bạt cán bộ Là căn cứ để phục vụ chính sách tạo động lực (thưởng, kỷ luật, hay đề bạt, ); để bảo vệ về mặt luật pháp, hạn chế các tranh chấp, khiếu nại Tóm lại, bản mô tả công việc có vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình quản lý nguồn nhân lực Dựa trên bản mô tả công việc, nhà quản lý sẽ có thông tin cơ bản và cơ sở để tiến hành các bước trong toàn bộ quy trình: tuyển mộ và tuyển chọn; đánh giá kết quả thực hiện công việc; xác định thù lao lao động và các phúc lợi; đào tạo và phát triển Ngoài ra, bản mô tả công việc cũng sẽ xây dựng một khung nền cơ bản, kết hợp với các thông tin về đặc điểm nhân lực để xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân lực cho tổ chức, giúp tăng tốc độ nắm bắt, xử lý thông tin với các trường hợp liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức

1.3 Khung năng lực

1.3.1 Khái niệm Khung năng lực

Hiện nay, khái niệm năng lực còn nhiều ý kiến chưa thống nhất trong lĩnh

vực quản lý nguồn nhân lực “Năng lực vừa có thể nhìn nhận ở góc độ cá nhân – được gọi là năng lực cá nhân (Mc Clelland, 1970; Lucia và Lepsinger, 1999; Parry, 1996), nhưng cũng vừa có thể nhìn nhận ở góc độ tổ chức - năng lực tổ chức (Prahalad và Hamel, 1990)” [10; 4] Tuy nhiên theo cách hiểu thông

thường nhất thì năng lực được hiểu là các đặc điểm của một cá nhân để hoàn

thành tốt công việc nào đó

Khi nghiên cứu năng lực ở góc độ cá nhân, các nhà tâm lý học Macxit cho

rằng “Năng lực là một tổ hợp các thuộc tính độc đáo của cá nhân, phù hợp với những yêu cầu của một hoạt động nhất định, đảm bảo cho hoạt động đó có hiệu quả Con người sinh ra không có sẵn năng lực với một hoạt động nhất định nào

đó mà chỉ có tư chất nhất định Năng lực của mỗi người dựa trên cơ sở tư chất, nhưng điều chủ yếu là năng lực hình thành, phát triển và thể hiện trong hoạt động tích cực của con người dưới sự tác động của rèn luyện, dạy học và giáo dục” [23; 178]

Các tác giả của Bộ từ điển Năng lực của Đại học Harvard đã đưa ra định

nghĩa “năng lực bao gồm những hành vi liên quan đến việc làm, động cơ, kỹ

năng, nghề nghiệp của một người cần thực hiện trong công việc, nhiệm vụ và có vai trò của mình” [7; 10]

Theo Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, “Năng lực làm việc gồm kiến thức,

kỹ năng và hành vi, thái độ cần huy động để có thể thực hiện đúng đắn các hoạt động riêng của từng vị trí việc làm Năng lực của một cá nhân tương ứng với kiến thức, kỹ năng, hành vi, thái độ mà họ thực sự nắm vững và có khả năng áp dụng vào các tình huống cụ thể để hoàn thành công việc” [17; 36]

Như vậy, có nhiều định nghĩa khác nhau về năng lực, song nhìn chung đều tiếp cận năng lực ở góc độ cá nhân và năng lực được xem như những đặc tính sở

hữu của cá nhân Theo đó, năng lực được hiểu là tổng hợp những yếu tố của một

cá nhân bao gồm kiến thức, kỹ năng, phẩm chất (thái độ) để đáp ứng các yêu cầu của công việc và đảm bảo thực hiện tốt công việc đó

Năng lực có vai trò thiết yếu để hoàn thành công việc, nhiệm vụ mà người đảm nhận nó cần phải có, phải biết và phải hành xử, tuân thủ theo những quy định, đòi hỏi; nó tạo ra sự khác biệt về hiệu quả đạt được giữa các cá nhân Thực chất, khái niệm về khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa về năng lực Tuy nhiên, đây vẫn là khái niệm khá mới mẻ ở Việt Nam

Theo Ngô Quý Nhâm thì “mỗi công việc sẽ yêu cầu một tập hợp các năng lực – các kiến thức, kỹ năng và đặc điểm cá nhân cần để hoàn thành tốt một vai trò/công việc và tập hợp này gọi là khung năng lực” [11; 3]

Cùng quan điểm với Ngô Quý Nhâm, tại hội thảo thường niên về Khung

năng lực (2015) có định nghĩa: “Khung năng lực (competency model) là một công cụ mô tả trong đó xác định các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng, thái độ, hành vi và các đặc điểm cá nhân khác để thực hiện các nhiệm vụ trong một vị trí, một công việc hay một ngành nghề Khung năng lực thực chất là một

tổ hợp các năng lực đồng thời quyết định đến khả năng hoàn thành một vị trí hay công việc.” [10; 6]

Tại Điều 7, Thông tư số 05/2013 của Bộ Nội vụ định nghĩa “khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm các năng lực và kỹ năng phải có

để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm” [3; điều 7]

Có thể nói, khung năng lực phản ánh toàn bộ năng lực mà một cá nhân cần

có để đảm nhiệm một vị trí hay vai trò nào đó trong tổ chức Khi khung năng lực được tổ chức xây dựng một cách hiệu quả sẽ là một phương pháp quản lý nguồn nhân lực hữu hiệu để phát huy tối đa các nguồn lực trong tổ chức, những kiến thức, kỹ năng, thái độ của nhân viên sẽ được đào tạo và phát triển nhằm hoàn thành tốt công việc của mình

Như vậy, theo tác giả “khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự tổng hợp về năng lực theo vị trí việc làm để hoàn thành các công việc và các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc”

Việc quản lý nguồn nhân lực dựa trên khung năng lực là một xu hướng quản lý hiện đại được áp dụng nhiều trên thế giới Rất nhiều công ty lớn trên thế giới như Microsoft, HP, WHO đã sử dụng khung năng lực để định hướng hành vi, hoạt động của các thành viên trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

đã đặt ra Tuy nhiên, ở Việt Nam, phương pháp quản lý nguồn nhân lực dựa trên khung năng lực còn khá mới mẻ và số lượng áp dụng hạn chế (như đã trình bày ở phần tổng quan nghiên cứu)

1.3.2 Nội dung khung năng lực

Mỗi một khung năng lực sẽ bao gồm những yếu tố cấu thành như kiến thức,

kỹ năng, phẩm chất, thái độ… Đồng thời, trong khung năng lực còn có các năng lực cần thiết và mức độ của năng lực Do đó, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ xác định những năng lực cần thiết mà mình cần có để thực hiện công việc, từ đó có thể tự đánh giá và định hướng năng lực của mình và tổ chức cũng có định hướng phát triển năng lực của mình phù hợp với mục tiêu, chiến lược của tổ chức

Khung năng lực chuyển tải cách nhìn thống nhất về công việc, là công cụ cho phép các nhà quản lý và các chuyên gia tư vấn về quản lý nguồn nhân lực có khung tham chiếu chung với kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, thái độ để thực hiện

có hiệu quả các hoạt động liên quan đến quản lý dự báo đối với nhân lực cũng như các hoạt động tạo nguồn, tuyển dụng, sử dụng nhân lực, phát triển nhân lực, quản lý hiệu suất lao động Khung năng lực cho phép đánh giá mức độ phù hợp giữa việc làm và người làm việc Bởi vậy, một mặt có thể xác định những năng

lực cần có để đảm trách một vị trí việc làm, mặt khác, có thể đánh giá năng lực thực sự của một cá nhân

Khung năng lực là một công cụ biến đổi không ngừng, bởi vì những thay đổi trong tổ chức, trong xã hội, đặc biệt là việc áp dụng công nghệ mới có thể tác động tới năng lực cần phát triển để đáp ứng những yêu cầu mới gắn với những thay đổi này Nó thể hiện sự lựa chọn gắn với hệ thống giá trị của tổ chức Do vậy, khung năng lực của tổ chức ở các thời kỳ phát triển khác nhau sẽ khác nhau

vì quá trình phát triển không ngừng của xã hội sẽ yêu cầu các cấp độ năng lực khác nhau

Cấu trúc và cấp độ của khung năng lực

Khung năng lực được chia thành nhiều loại khác nhau: khung năng lực cho toàn bộ nền công vụ, khung năng lực có thể do một tổ chức xây dựng áp dụng cho toàn bộ tổ chức (khung năng lực của tổ chức), hoặc khung năng lực cho một

vị trí việc làm (khung năng lực của vị trí việc làm) Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, chỉ nghiên cứu khung năng lực theo vị trí việc làm Để quản lý hiệu quả chất lượng nguồn nhân lực nói chung và nâng cao năng lực quản lý nói riêng, mỗi vị trí quản lý hoặc lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức sẽ có một khung năng lực

Cấu trúc của khung năng lực theo vị trí việc làm thường bao gồm: năng lực

chung, năng lực chuyên môn và năng lực quản lý

- Năng lực chung: là năng lực mà mỗi cá nhân dù đảm nhiệm vị trí nào cũng cần phải có để thực hiện tốt công việc của mình

- Năng lực chuyên môn là năng lực mà các cá nhân cần phải có để đảm nhiệm và hoàn thành tốt vị trí công việc cụ thể nào đó Hay nói cách khác là các năng lực gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn

- Năng lực quản lý: là năng lực gắn với các vị trí lãnh đạo, quản lý Nhóm quản lý theo vai trò bao gồm năng lực điều hành, ra quyết định, hoạch định chính sách, tư duy chiến lược, tầm nhìn

Có thể nói, năng lực chung là điều kiện cần để mỗi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ tại vị trí công việc của mình; năng lực chuyên môn là điều kiện đủ để

quyết định chất lượng công việc được giao; còn năng lực quản lý là nhân tố quan trọng mà thông qua nó để biết tổ chức được duy trì và phát triển như thế nào Chính vì vậy, các loại năng lực này đóng vai trò chủ đạo trong khung năng lực tại các vị trí công việc trong tổ chức

Mỗi năng lực cụ thể sẽ có những cấp độ cụ thể, mỗi cấp độ sẽ được mô tả

cụ thể dưới tập hợp các hành vi khác nhau, cấp độ sau bao gồm những năng lực của cấp độ trước đó Có nghĩa là năng lực trước là tiền đề cho các năng lực sau

Số lượng các mức độ tùy thuộc vào từng hành vi khác nhau Mỗi năng lực có tối thiểu là 3 cấp độ và tối đa là bảy cấp độ Thông thường các cấp độ của năng lực được chia như sau:

Cấp độ 1: Cá nhân ở cấp độ này nếu được hướng dẫn thì có thể vận dụng

được năng lực trong một số trường hợp đơn giản Hay nói cách khác, cá nhân có thể nhận ra, nêu lên những thông tin, thuật ngữ, những vấn đề, hiện tượng, nguyên nhân mà họ trải qua, được học tập và ứng dụng trong công việc một cách đơn giản Những hoạt động liên quan đến cấp độ này là nhận dạng, đối chiếu, chỉ ra…

Cấp độ 2: Cá nhân ở cấp độ này nếu được hướng dẫn thì có thể vận dụng

được năng lực trong các trường hợp có đôi chút khó khăn nhất định, nhưng chủ yếu vẫn là các trường hợp thường gặp Các hoạt động gắn liền là diễn giải, mô tả,

kể lại, viết lại, tổng kết, lấy ví dụ minh họa…

Cấp độ 3: Cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong phần

lớn các trường hợp thường gặp mà không cần hướng dẫn, và đưa ra cách nhìn nhận vấn đề, so sánh, phê phán, chọn lọc, quyết định và đánh giá trên cơ sở các tiêu chí đã xác định

Cấp độ 4: Cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong các

trường hợp mới hay có sự thay đổi và ngoài ra có thể hướng dẫn người khác thực thi công việc Hay nói cách khác ở mức độ này cá nhân có các kỹ năng, thông tin, kiến thức cần thiết để giải quyết các vấn đề, tình huống khác nhau trong tổ chức

Cấp độ 5: Biểu thị các năng lực ở mức độ chuyên gia Cá nhân ở cấp độ này

có thể vận dụng được năng lực trong hầu hết các tình huống phức tạp khác nhau,

có thể xây dựng và phát triển các phương pháp tiếp cận, cách thức tiến hành hay

chính sách mới trong lĩnh vực liên quan Cá nhân này được thừa nhận với tư cách chuyên gia cả trong và ngoài tổ chức; có thể chủ trì hay định hướng việc hướng dẫn người khác

Như vậy, năm cấp độ năng lực có ý nghĩa quan trọng, là cơ sở cho việc xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng vị trí công việc, là bảng chỉ cấp độ thành thạo công việc hay mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi vị trí

1.3.3 Quy trình xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK

Ở Việt Nam hiện nay, mô hình năng lực ASK cũng đã bắt đầu nhận được

sự quan tâm và được sử dụng để phát triển nguồn nhân lực trong xu thế mở cửa hội nhập của đất nước Mô hình năng lực ASK là một mô hình phổ biến để thể hiện năng lực cá nhân của một con người

a Mô hình năng lực ASK

ASK là mô hình được sử dụng rất phổ biến trong quản lý nhân lực nhằm đào tạo và phát triển năng lực cá nhân Benjamin Bloom (1956) được coi là người đưa ra những phát triển bước đầu về mô hình năng lực ASK Mô hình này đưa ra các tiêu chuẩn nghề nghiệp cho các chức danh công việc trong tổ chức dựa trên ba nhóm năng lực chính bao gồm: Phẩm chất hay thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skills) và Kiến thức (Knowledges)

Hình 1.4 Mô hình năng lực ASK

Kỹ năng (Skills)

Nói cách khác, nó chính là quan điểm, ý thức, tính cách của mỗi người, là đạo đức, là văn hóa của con người, là cái làm nên giá trị riêng của mỗi con người

Theo Harrow (1972) thì “các phẩm chất và hành vi thể hiện thái độ của cá nhân với công việc, động cơ, cũng như những tố chất cần có để đảm nhận tốt công việc” Như vậy, phẩm chất quy định tính phù hợp và thành công trong công việc

của cá nhân

Phẩm chất của một cá nhân thường được nhìn nhận ở các góc độ: phẩm chất chính trị, phẩm chất về đạo đức (đức) và phẩm chất về năng lực (tài) Với mỗi vị trí công việc cụ thể, năng lực về phẩm chất sẽ được xây dựng tương ứng trong khung năng lực

Kỹ năng (Skills): Là khả năng của con người thực hiện một hoạt động bất

kỳ nào đó hay các hành động trên cơ sở kinh nghiệm cũ; là khả năng áp dụng kiến thức vào thực tiễn Như vậy, kỹ năng là nhằm nhấn mạnh đến khả năng một chủ thể có thể làm được gì với những kiến thức (lý thuyết) đã có Kỹ năng học được do quá trình lặp đi lặp lại một hành động nào đó Kỹ năng luôn có chủ đích

và định hướng rõ ràng Có thể nói, kỹ năng là năng lực của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở kiến thức đã có nhằm tạo ra

kết quả mong đợi Theo Dave (1975) thông thường kỹ năng được chia thành các cấp độ chính như: bắt chước (quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng (thực hiện một số hành động bằng cách làm theo hướng dẫn), vận dụng (chính xác hơn với mỗi hoàn cảnh), vận dụng sáng tạo (trở thành phản xạ tự nhiên)

Như vậy, kỹ năng là khả năng thực hiện thành thạo một công việc xác định của một chủ thể Tuy nhiên, cần nhận thức rõ, nếu một chủ thể chỉ có tri thức về công việc thôi thì chưa đủ Tri thức, tự nó chưa chuyển thành kỹ năng dù nó là cơ

sở đầu tiên của kỹ năng (bao gồm cả kinh nghiệm) Khả năng hành động/ giải quyết một công việc thành thạo đã bao hàm cả việc nắm bắt bản chất, xu hướng vận động của công việc đó Như thế, kỹ năng bao gồm những bộ phận cơ bản sau: tri thức về công việc, phương pháp thực hiện công việc (trình tự, những thủ tục, công cụ, vấn đề liên quan để giải quyết thành công việc đó) và khả năng thực hiện các thao tác đó với thời gian, chi phí thấp nhất có thể hoặc theo yêu cầu xác định Việc hình thành kỹ năng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chủ thể có thể