Xây dựng bản mô tả công việc bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một số chức danh tại công ty cổ phần khu công nghiệp hiệp phước

VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 2.1- Vai trò của phân tích công việc Các tài liệu về bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là

Trang 1

Mở đầu Trang 0

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ PHÁT TRIỂN

oOo

-CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

& BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC MỘT SỐ CHỨC DANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC

Giáo viên hướng dẫn : Thầy VŨ HẢI ANH

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THANH DUY

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2011

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Đối với sinh viên văn bằng 2 thì đây là lần thứ hai ngồi lại ghế giảng đường Không còn sự rụt rè của một sinh viên mới bước vào giảng đường đại học Thầy cô giờ đây như những người anh, người chị luôn hết lòng chia sẻ và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm trong công việc thực tế Với lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng tri ân đến Ban Giám Hiệu và Quý thầy cô Khoa Kinh tế Phát triển - Trường Đại

học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh Đặc biệt là thầy Nguyễn Trần Minh Thành đã

hết lòng truyền đạt những kiến thức cơ bản trong suốt thời gian học tập tại trường và

thầy Vũ Hải Anh đã trực tiếp, tận tình hướng dẫn, góp ý để tôi có thể hoàn thành

chuyên đề đạt kết quả tốt nhất.

Thông qua chuyên đề thực tập, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể

cán bộ nhân viên Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước đã hết lòng tạo

điều kiện cho tôi thu thập số liệu cũng như tiếp xúc làm quen với thực tế, chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt thời gian thực tập Xin được biết ơn đến những người thân, bạn bè đã động viên, khích lệ, ủng hộ và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp này.

Tuy đã cố gắng để hoàn thành tốt nhất khóa luận này nhưng do sự hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm về ngành quản trị nhân sự nên khóa luận tốt nghiệp này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong sự cảm thông và đóng góp ý kiến của bạn bè, cùng sự chỉ dẫn thêm của Quý thầy cô.

Xin chân thành cảm ơn.

SV Nguyễn Thanh Duy

Trang 3

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC

Địa chỉ : Khu B, đường số 1, Khu công nghiệp Hiệp Phước – Xã Hiệp

Phước, huyện Nhà Bè, Tp.Hồ Chí Minh

Điện thoại : (08) 37800345

Nhận xét:

Tp.Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2011

CÔNG TY CP KHU CÔNG NGHIỆP

HIỆP PHƯỚC

Trang 4

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Tp.Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2011

Giáo viên hướng dẫn

Vũ Hải Anh

Trang 5

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3

1 KHÁI NIỆM 3

1.1-Bản mô tả công việc 3

1.2-Bản tiêu chuẩn công việc 3

2 VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 4

2.1-Vai trò của phân tích công việc 4

2.1.1- Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết 4

2.1.2- Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự 4

2.1.3- Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển 4

2.1.4- Căn cứ để đánh giá kết quả làm việc 5

2.1.5- Cơ sở xác định mức lương, thưởng 5

2.2-Ý nghĩa của phân tích công việc 6

2.3-Tầm quan trọng của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc 6 3 NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 7

3.1-Bản mô tả công việc 7

3.2-Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 8

3.2.1- Phần yêu cầu về chuyên môn công việc: 8

3.2.2- Phần tiêu chuẩn kết quả công việc: 8

4 QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 9

1.1-Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc 9

1.2-Các phương pháp thu thập thông tin 12

1.2.1- Thực hiện mẫu 12

1.2.2- Quan sát 12

1.2.3- Phỏng vấn 13

1.2.4- Nhật ký các trường hợp sai lỗi 14

1.2.5- Bảng câu hỏi 14

CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC 15

1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 15

Trang 6

1.1-Thông tin chung 15

1.2-Khái quát về quá trình hình thành công ty 15

1.3-Chức năng nhiệm vụ của công ty 15

1.4-Phương hướng phát triển công ty 16

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 17 2.1-Cơ cấu tổ chức quản lý và chức năng 17

2.1.1- Cơ cấu tổ chức quản lý: 17

2.1.2- Chức năng các phòng ban, đội/ trạm: 18

2.2-Thực trạng về nguồn nhân lực của Công ty 20

1.1.1- Quy mô nguồn nhân lực: 20

1.1.2- Chất lượng nguồn nhân lực: 21

2.3-Công tác quản lý, đánh giá nhân lực 26

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC 27

1 CƠ SỞ THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 27

1.1-Quy chế tổ chức và hoạt động các bộ phận 27

1.1.1- Phạm vi trách nhiệm và quyền hạn: 27

1.1.2- Mối quan hệ công tác: 32

1.2-Bản mô tả công việc một số chức danh tại Công ty 34

2 BẢN MÔ TẢ CHỨC VỤ MỘT SỐ CHỨC DANH TIÊU BIỂU 36

3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 47

3.1-Tổ chức thực hiện phân tích công việc 47

3.1.1- Ưu điểm: 47

3.1.2- Nhược điểm : 48

3.2-Hình thức bản mô tả công việc 48

3.2.1- Ưu điểm: 48

3.2.2- Nhược điểm: 48

CHƯƠNG IV: CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MỘT SỐ CHỨC DANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC 50

1 MỤC TIÊU KHẢO SÁT 50

2 ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT 50

3 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 51

Trang 7

4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 53

4.1-Thông tin cần thu thập 53

4.2-Phương pháp thực hiện 53

4.2.1- Lập bảng câu hỏi khảo sát: 53

4.2.2- Phương pháp chuyên gia: 55

5 KẾT QUẢ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 55

5.1-Mẫu bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc 55

5.2-Xây dựng bản mô tả công việc một số chức danh ở HIPC 57

KẾT LUẬN 64

PHỤ LỤC 1: TRÍCH TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC 65

PHỤ LỤC 2: BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

Trang 8

DANH MỤC BẢNG

Số

hiệu

bảng

DANH MỤC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ

Số

hiệu

hình

1.1 Ứng dụng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong quản

trị nguồn nhân lực

5

2.1 Vị trí chiến lược Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước 162.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Khu công

nghiệp Hiệp Phước

18

2.3 Biểu đồ cơ cấu giới tính theo thành phần chức năng 212.4 Biểu đồ tỷ lệ lao động theo thành phần chức năng 222.5 Biểu đồ tỷ lệ lao động theo độ tuổi 232.6 Biểu đồ tỷ lệ lao động theo trình độ học vấn 244.1 Sơ đồ tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực

hiện công việc

52

Trang 9

CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG

TGĐ/ BTGĐ Tổng Giám đốc/ Ban Tổng Giám đốc

TNMT Tài nguyên Môi trường

Trang 10

Phần mở đầu Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh Việt Nam đang chuyển mình, hối hả cho hội nhập kinh tế quốc tếthì nguồn nhân lực chất lượng cao, hơn bao giờ hết đang là mối quan tâm hàng đầu củaNhà nước, xã hội, mà sâu sát hơn là công việc của những nhà hoạt động chính sách,chiến lược, những chuyên gia, nhà phân tích

Theo khảo sát của PTI, tại nhiều công ty Việt Nam “tầm cỡ”, do dành quá nhiềuthời gian cho các vấn đề sự vụ, Ban lãnh đạo đã quên đi vai trò quan trọng của mình là

“chỉ dẫn kèm cặp nhân viên” và “đào tạo đội ngũ kế thừa” Điều đó dẫn đến việc BanGiám đốc không có nhân sự giỏi để giao việc, và vì vậy ngày càng phải tham gia nhiềuvào các vấn đề sự vụ của cấp dưới Càng phải tham gia nhiều vào các vấn đề sự vụ lạicàng không có thời gian đào tạo nhân viên, vì vậy lại càng không thể có nhân sự giỏi

Do đó hơn ai hết cấp lãnh đạo cao nhất càng phải nhận thực được việc phát triển nguồnnhân lực là một trong những công việc quan trọng nhất của mình để có thể giành thờigian cho công việc này một cách đúng mức

“Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm

và quan trọng nhất, vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công củaquản trị con người”

Để thực hiện những chức năng quản trị nguồn nhân lực một cách có hiệu quả thìphân tích công việc có một tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn như cung cấp tài liệu, kiếnthức quản lý cơ bản để quản trị con người một cách thành công Các thông tin từ bảnphân tích công việc được sử dụng để:

Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên

Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên

Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khảnăng làm việc lâu dài cho nhân viên

Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo.Phân tích công việc rõ ràng, mang tính cập nhật và dễ hiểu, sẽ tạo ra một lợi thếcạnh tranh cho mỗi doanh nghiệp sử dụng chúng Những tài liệu phân tích công việc sẽ

hỗ trợ cho chức năng quản trị nguồn nhân lực trong toàn bộ doanh nghiệp, và bảo đảm

Trang 11

Nhân sự Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng

bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc một số chức danh tại Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước” làm chuyên đề tốt nghiệp.

 Phương pháp nghiên cứu:

 Phương pháp thống kê mô tả;

Nội dung chuyên đề xây dựng tài liệu phân tích công việc gồm 4 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc;

 Chương 2: Tổng quan về Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước;

 Chương 3: Thực trạng công tác phân tích công việc các chức danh chủ yếutại Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước;

 Chương 4: Các biện pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc một sốchức danh tại Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước

Trang 12

Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc Trang 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1 KHÁI NIỆM

Có nhiều cách hiểu về phân tích công việc Có ý kiến cho rằng phân tích côngviệc là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hànhcác nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và phẩm chất kỹ năngnhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc

Tuy nhiên, trong đề tài này chúng ta sẽ thống nhất về khái niệm phân tích côngviệc như sau:

 Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việcmột cách có hệ thống;

 Phân tích công việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vicông việc đó và các kỹ năng, năng lực, trách nhiệm cụ thể cần có để thực hiệncông việc đó một cách thành công

Một điều cần lưu ý là phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin cóliên quan đến công việc được phân tích chứ không phải vào đặc điểm của các cá nhânngười thực hiện công việc đó (vì đó là công việc của nhà tuyển dụng, sử dụng và giữchân nhân viên) Do đó, phân tích công việc chỉ tìm hiểu tính chất công việc và các kỹnăng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc mà không phân tích đặc điểm tính cáchcủa người thực hiện công việc đó

Sau khi hoàn thành việc thu thập và xử lý các thông tin về công việc, cần xâydựng hai tài liệu cơ bản là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc

1.1- Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệtrong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩncần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nộidung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện côngviệc

1.2- Bản tiêu chuẩn công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhânnhư trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năngkhác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn công việcgiúp chúng ta hiểu được Công ty cần những nhân viên như thế nào để thực hiện côngviệc tốt nhất

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm hai phần: yêu cầu về chuyên môn côngviệc và tiêu chuẩn kết quả công việc

Trang 13

Yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về kiến thức, các

kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hoàn thành tốt công việc

Tiêu chuẩn kết quả công việc là các thước đo trên cơ sở những kỳ vọng về kếtquả thực hiện một công việc cụ thể

2 VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

2.1- Vai trò của phân tích công việc

Các tài liệu về bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là các tài liệu nềntảng cơ bản không thể thiếu để thực hiện những chức năng quản trị nguồn nhân lực mộtcách có hiệu quả, cụ thể đối với từng chức năng nhân sự như sau:

2.1.1- Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết

Lập kế hoạch nhân sự là quá trình mà nhờ đó doanh nghiệp có thể bảo đảm đủ sốlượng và loại lao động cho từng công việc cụ thể trong một thời gian nhất định để đạthiệu quả kinh tế cao nhất

Mặc dù doanh nghiệp hiểu được lợi ích của việc lập kế hoạch nhân sự nhưng ítkhi thực hiện phân tích công việc cần thiết để xác định nhu cầu nhân sự, dẫn tới dự báokhông chính xác về nhu cầu nhân sự Việc dự báo nhiều quá hay ít quá so với nhu cầuthực tế sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp hoặc bất ổn về nguồn nhân lực, từ đó ảnhhưởng đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Khi lập kế hoạch nhân sự trước hết cần phải căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, cácmục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lại (2-5 năm) để dựbáo những công việc cần thực hiện Tiếp đó sẽ phân tích các công việc này để xác địnhnhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong thời gian tới

2.1.2- Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự

Căn cứ vào những yêu cầu chuyên môn trong bản tiêu chuẩn công việc, nhà tuyểndụng chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn, và các phương thức đánh giá kiến thức, kỹ năng

và kinh nghiệm các ứng viên để lựa chọn người thích hợp cho công việc cần tuyển.Căn cứ vào bản tiêu chuẩn công việc để người quản lý hoặc người giám sát côngviệc sẽ trao đổi và thống nhất với người được tuyển dụng về những kết quả công việccần đạt được

2.1.3- Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển

Phân tích công việc sẽ làm tài liệu cho doanh nghiệp căn cứ để thực hiện hoạtđộng đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn:

 Xác định mục đích của đào tạo và phát triển là giúp người thực hiện công việc phải

có đủ khả năng để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả công việc;

Trang 14

 Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị kiến thức và kỹ năng đáp ứngcác yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc;

 Xác định kết quả đào tạo và phát triển người thực hiện công việc phải đạt đượcnhững kết quả mong muốn nêu trong bản mô tả công việc

2.1.4- Căn cứ để đánh giá kết quả làm việc

Nhiều doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cáchkhông hiệu quả Có nhiều nguyên nhân nhưng một nguyên nhân thường gặp là do doanhnghiệp không có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, dễ rơi vào tình trạng đánh giá chungchung chỉ dựa trên việc có mặt trong thời gian làm việc, hoặc có thẻ chấm công đầy đủ,trong khi kết quả làm việc chưa chắc đã đạt kết quả

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ để xác định tiêuchuẩn đánh giá kết quả làm việc của nhân viên

2.1.5- Cơ sở xác định mức lương, thưởng

Kết quả phân tích công việc sẽ cung cấp cơ sở để doanh nghiệp xác định chế độlương, thưởng công bằng, phù hợp; xác định chế độ trả lương theo thời gian hoặc trảtheo sản phẩm

 Trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc là cơ sở xác định mức lương;

 Tiêu chuẩn kết quả công việc làm căn cứ để xác định mức khen thưởng;

 Điều kiện làm việc làm căn cứ để tính phụ cấp

Sơ đồ 1.1: Ứng dụng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong quản trị

nguồn nhân lực

Công việc

Bản mô tả công việc

và tiêu chuẩn thựchiện công việc

Dự báo số lượng, chất lượnglao động cần thiết

Cung cấp thông tin chotuyển dụng nhân sự

Xác định các kỹ năng cần đàotạo và phát triển

Căn cứ để đánh giá kết quảthực hiện công việc

Cơ sở xác định mức lương,thưởng cho nhân viên

Trang 15

Ngoài ra, các thông tin từ bản phân tích công việc còn giúp doanh nghiệp hoànthiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việclâu dài cho nhân viên

2.2- Ý nghĩa của phân tích công việc

Sau khi hoàn thành việc thu thập và xử lý thông tin một cách có hệ thống về côngviệc, việc cuối cùng là viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung yêu cầu của công việc

và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiệc công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cầntiêu chuẩn nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất

2.3- Tầm quan trọng của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc

Mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng và cập nhật sẽ vạch racác yêu cầu cho việc thực hiện công việc, phạm vi và mức độ của nó

Mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đúng đắn rõ giúp cho việctuyển dụng, thuê nhân viên bởi vì thông qua bản yêu cầu về trình độ công việc ngườiquản lý có thể xác định một cách chính xác các tính chất, tiêu chuẩn đào tạo, kỹ năng vàkinh nghiệm của người xin việc cần có để hoàn thành xuất sắc công việc Nó cũng giúpcho nhà quản lý có được các bản câu hỏi cần thiết khi thực hiện phỏng vấn trực tiệp

Mô tả công việc rất có ích cho hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực bằng cách

so sánh những yêu cầu hiện có với các kỹ năng và công việc cần thiết trong tương lai.Mặt khác nó cũng có ích trong hoạt động đào tạo và phát triển vì chất lượng của ngườilàm công việc hiện tại có thể được đem so sánh với mức lý tưởng và khoảng cách giữachúng sẽ được sử dụng để thiết kế chương trình đào tạo Mô tả công việc cũng giúp choviệc xác định các định mức kết quả công việc, đo lường kết quả công việc so với địnhmức sẽ là cơ sở cho việc đánh giá kết quả công việc một cách định kỳ

Như vậy, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là công cụ cơbản nhất trong mọi giai đoạn quản trị nhân lực: hoạch định; đánh giá; tuyển chọn tuyểnmộ; đào tạo; phát triển; đánh giá hoàn thành công việc; lương bổng – phúc lợi; an toàn

và y tế; quan hệ lao động; quan hệ nhân sự và tuyển dụng bình đẳng

Đặc biệt hơn nữa là: Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc làcông cụ rất hữu hiệu giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập, đang cần có sựcải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sảnxuất kinh doanh

Trang 16

Tóm lại: Chúng ta hãy bảo đảm rằng các tài liệu về phân tích công việc cần:

 Được xác định và áp dụng một cách nhất quán đối với mỗi công việc trong phạm

vi doanh nghiệp;

 Được xác định cho một vị trí công việc cụ thể chứ không phải cho một người cụthể;

 Luôn được hoàn chỉnh và cập nhật;

 Được sử dụng một cách hữu ích cho chức năng quản trị nguồn nhân lực trongdoanh nghiệp

3 NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

3.1- Bản mô tả công việc

Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và domục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thốngnhất cho bản mô tả công việc Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường có nội dungchủ yếu sau đây:

 Nhận diện công việc gồm có: tên công việc, mã số công việc, cấp bập công việc,nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiệncông việc, mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc, người thực hiện

là người phê duyệt bản mộ tả công việc

 Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì

 Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên nêu rõ mối quan hệ của ngườithực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp

 Chức năng, trách nhiệm trong doanh nghiệp: nên liệt kê từng chức năng nhiệm

vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm

vụ, trách nhiệm chính đó Một trong số những nhiệm vụ của trưởng phòng nhân

sự là “chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới” sẽ đượcgiải thích như sau:

+ Phát triển tinh thần hợp tác và hiểu biết trong công việc

+ Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầucầu cần thiết của công việc

+ Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm cả giảng dạy, hướng dẫn và cố vấn cho nhânviện cấp dưới

 Quyền hành của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi hay giới hạnhay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự

 Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ ngườithực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về khối lượng sản phẩm hay

Trang 17

khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán, mức tiêu haonguyên vất liệu, chất lượng sản phẩm, v.v…

 Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba,thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc, v.v…

Đặc điểm của một bản mô tả công việc tốt:

 Các nhiệm vụ được liệt kê theo mức độ quan trọng, bắt đầu bằng nhiệm vụ đòihỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhất;

 Các nhiệm vụ chính phải được liệt kê đầy đủ;

 Các nhiệm vụ chính cần phải được cập nhật và linh hoạt Nên kết thúc danh sách

liệt kê các nhiệm vụ chính với câu: “thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác

theo yêu cầu”;

 Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt rõ ràng và ngắn gọn;

 Người thực hiện được khuyến khích được phát huy khả năng;

 Mô tả công việc chứ không phải mô tả người thực hiện;

 Công việc mô tả một cách khách quan và chính xác

3.2- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

3.2.1- Phần yêu cầu về chuyên môn công việc:

Do công việc rất đa dạng nên yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện côngviệc cũng rất đa dạng Những yếu tố chính thường đề cập trong bản yêu cầu chuyênmôn công việc là:

 Tuổi tác, thể lực và khả năng thích ứng đối với điều kiện làm việc;

 Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực,khả năng hoà đồng với mọi người, tham vọng sở thích, nguyện vọng cá nhân…

Lưu ý: Các yêu cầu liệt kê là ở mức độ thiết yếu đối với công việc Nếu yêu cầu cao hơn

mức cần thiết sẽ ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đề bạt, tính toán tiền lương và thù lao

3.2.2- Phần tiêu chuẩn kết quả công việc:

Tiêu chuẩn kết quả công việc được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thànhcông việc thực tế so với kỳ vọng Nói cách khác các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kếtquả mong muốn đạt được nếu người thực hiện công việc hoàn thành tốt công việc

Trang 18

Đối với hầu hết các vị trí công việc, kết quả công việc được đánh giá ở ba khía cạnh:

 Tiêu chuẩn về số lượng;

 Tiêu chuẩn về chất lượng hoặc năng suất lao động;

 Tiêu chuẩn về thời gian

Đối với những tiêu chuẩn khó có thể có những thước đo cụ thể, chúng ta nên gắnchúng với những quy định hoặc yêu cầu của quy trình thực hiện

Tóm lại: Các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, mang

tính cập nhật và dễ hiểu sẽ giúp chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý nhân sự dễ dàngthực hiện các chức năng quản trị nhân sự như:

 Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết;

 Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự;

 Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển;

 Làm căn cứ để đánh giá kết quả làm việc;

 Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng

Nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng này sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanhnghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển bền vững

4 QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1.1- Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc là hai nội dung chính trong quátrình phân tích công việc Do đó, để xây dựng được bản mô tả công việc và tiêu chuẩncông việc chúng ta phải dựa trên trình tự của quá trình phân tích công việc

Để tiến hành phân tích công việc thì thành phần chính tham gia vào phân tích tốithiểu phải có nhà phân tích, nhân viên và cấp quản trị trực tiếp Trong các tổ chức lớn,thường có một hay nhiều nhà phân tích lớn, nhưng đối với cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc

Trang 19

chịu trách nhiệm việc phân tích này Các công ty thiếu chuyên viên có thể nhờ cácchuyên viên từ bên ngoài giúp

Trước khi thực hiện phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ côngviệc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các cá nhânquen thuộc với công việc đó Trước khi bắt đầu, giám đốc hay các trưởng phòng nêngiới thiệu chuyên viên phân tích với nhân viên, và giải thích lý do của phân tích côngviệc Mặc dầu thái độ của nhân viên không ảnh hưởng gì đến nhà phân tích, nhưng nhàphân tích cố gắng tạo một mối tin tưởng hỗ trợ với nhân viên Thất bại trong việc này dễlàm trì trệ công việc

Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhautrong các doanh nghiệp, công ty Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việcgồm các bước sau:

Sơ đồ 1.2: Các bước phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc

Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc chúng ta cần phải xác định thôngtin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? (Trả lời câu hỏi: Tại saochúng ta phải phân tích công việc?)

Xác định mục đích sử dụng thông tin

phân tích công việc

Thu thập thông tin

cơ bản

Lực chọn các công

việc tiêu biểu

Thu thập thông tin PTCV

Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc

Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Trang 20

Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc sẽ giúp chúng ta xác định nhữngthông tin cần thu thập về công việc, hình thức thu thập thông tin và thiết kế mẫu thuthập thông tin phù hợp

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản

Thông tin cơ bản đầu tiên cần thu thập là sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, giúpchúng ta hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nhìn thấy các công việc trong tổ chức

có mối quan hệ với nhau như thế nào

Nếu doanh nghiệp chưa lập sơ đồ tổ chức, chúng ta có thể tự xây dựng theo nhu cầu

và cơ cấu của tổ chức Cụ thể:

 Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc;

 Nhóm các vị trí công việc có cùng nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm côngviệc;

 Vẽ các đường nối giữa các nhóm để chỉ ra mỗi nhóm báo cáo với ai, mối quan hệvới các vị trí chức danh, bộ phận khác

Việc kiểm tra lại sơ đồ tổ chức có thể giúp phát hiện sự thiếu nhất quán trong hệthống báo cáo của doanh nghiệp Khi các đường biểu thị không rõ ràng, trao đổi thôngtin sẽ gặp khó khăn, và các chỉ thị này sẽ gây nhầm lẫn, thiếu hiệu quả đối với nhânviên

Ngoài sơ đồ tổ chức chúng ta cũng cần xem xét các thông tin phân tích công việctrước đây, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cũ (nếu có) Điều này sẽgiúp chúng ta tiết kiệm thời gian, không phải tiến hành công tác phân tích công việc lại

từ đầu mà có thể chỉ cần cập nhật lại thông tin công việc cần thiết

Bước 3: Lựa chọn các công việc, đối tượng tiêu biểu để phân tích

Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện công việc nhằmlàm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc tương tự như nhau.Xác định chọn ai để thu thập thông tin phân tích công việc? Một nguyên tắc cần lưu

ý là: phân tích công việc nhằm thu thập những nhu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng

và năng lực cần có để thực hiện công việc Do vậy, ta cần chọn những người thực hiệncông việc ở mức đạt yêu cầu, không nên chọn những người thực hiện xuất sắc

Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tuỳtheo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loạihình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kếthợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn; bảncâu hỏi và quan sát…

Trang 21

Bước này cần thực hiện:

 Xác định các thông tin về công việc cần thu thập;

 Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin;

 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin;

 Tiến hành khảo sát, thu thập thông tin phân tích

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin

Chúng ta cần phải thẩm định lại những thông tin thu thập được với những ngườithực hiện khác và người quản lý hay giám sát công việc Việc thẩm định sẽ giúp chúngta:

 Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;

 Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch

 Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và những kết luậnphân tích công việc

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.

1.2- Các phương pháp thu thập thông tin

Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để tiến hành xây dựng bản mô tả côngviệc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Tuy nhiên các nghiên cứu chỉ ra rằng không cóphương pháp nào thu thập đủ thông tin cho quá trình xây dựng bản mô tả công việc vàtiêu chuẩn thực hiện công việc Vì lẽ đó, nên kết hợp vài phương pháp để thu thập thôngtin, nhằm có thông tin đầy đủ hơn về tính chốt công việc cũng như các yếu tố về quan

hệ nội bộ, bên ngoài và các yêu cầu về môi trường của công việc Sau đây là một sốphương pháp thông thường để thu thập thông tin cho quá trình xây dựng bản mô tả côngviệc và tiêu chuẩn thực hiện công việc

Trang 22

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

 Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật

 Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh

 Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điềuchưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát

1.2.3- Phỏng vấn

Phỏng vấn thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thựchiện công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thựchiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lựcthực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị côngviệc Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mội quan

hệ quan trọng trong xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc màcác phương pháp khác không thể tìm ra Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội đổgiải thích các yêu cầu và chức năng của công việc

Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn là người bị phỏng vấn có thể cung cấpthông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn.Nhân viên thường cảm thấy rằng việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thựchiện công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảmbiên chế, nâng cao định mức, v.v… do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao tráchnhiệm và những khó khăn trong công việc của mình, ngược lại, giảm thấp mức độ vàtầm quan trọng công việc của người khác Thêm vào đó phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thuthập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm với từng nhân viên

Để khắc phục những nhược điểm trên thì nên chú ý:

 Nghiên cứu công việc trước khi thự hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúngcác câu hỏi cần thiết

 Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tảquyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất

 Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bị phỏng vấn và giải thích cho

họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn

 Đặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vẫn dễ trả lời

 Cơ cấu các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không sótnhững thông tin quan trọng

 Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn

Trang 23

1.2.4- Nhật ký các trường hợp sai lỗi

Phương pháp này nhằm thống kê, phân tích và chỉ ra sai sót làm ảnh hưởng đếnthái độ làm việc của nhân viên Khi một số lượng lớn sai lầm thu thập được sẽ chỉ rarằng công việc đó đòi hỏi phải thực hịên chính xác như thế nào Tuy nhiên phương phápnày khó có thể hoàn thành tốt Vì khó có đủ lượng thông tin

1.2.5- Bảng câu hỏi

Đây là phương pháp được đánh giá là hữu hiệu nhất để thu thập thông tin choquá trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản câu hỏiliệt kê đầy đủ những thông tin liên quan đến thao tác thực hiện công vịêc, thái độ làmviệc Danh sách các thao tác thực hiện tập trung vào các nhiệm vụ phải hoàn thành nên

là phương pháp tiếp cận hướng về công việc

Trái lại, thái độ làm việc lại tập trung vào công việc được hình thành như thếnào, đó lại là cách tiếp cận theo bản thân người thực hiện công việc

Bản câu hỏi mô tả công việc thông thường được thự hiện theo phương pháp câuhỏi định vị mộ tả công việc, tập trung chủ yếu vào thông tin sau:

 Thông tin đầu vào: người nhân viên nhân lệnh thực hiện công việc ở đâu và nhưthế nào

 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công việc đó như thế nào

 Thực hiện công việc: thể lực, kỹ năng sử dụng công việc và thao tác

Trang 24

Chương II: Khái quát về Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước Trang 15

CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG

NGHIỆP HIỆP PHƯỚC

1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

1.1- Thông tin chung

- Tên công ty: Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước

(HIPC)

- Trụ sở: Khu B, Đường số 1, Khu công nghiệp Hiệp Phước –

Xã Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, Tp.Hồ Chí Minh

1.2- Khái quát về quá trình hình thành công ty

Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) làdoanh nghiệp Nhà nước được Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh giao nhiệm

vụ đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng Khu công nghiệp Hiệp Phước thuộcđịa bàn hai xã Long Thới và Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh.Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước (HIPC) chính thức được thành lậpvào tháng 6/2007 từ một bộ phận trực thuộc dự án KCN Hiệp Phước của Công tyTNHH một thành viên Phát triển công nghiệp Tân Thuận, kế thừa mọi nghĩa vụ vàquyền lợi của IPC đối với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động của khucông nghiệp Hiệp Phước giai đoạn 1 – 332 ha từ trước đến nay

Công ty được thành lập bởi 02 cổ đông chính có uy tín và quy mô lớn là:

 Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC)

 Quỹ đầu tư Jaccar của Pháp

1.3- Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước (HIPC) được thành lập với mụctiêu đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng Khu công nghiệp Hiệp Phước, đápứng yêu cầu:

Trang 25

+ Một khu công nghiệp đa ngành nghề với cơ sở hạ tầng hiện đại, đồng bộ vàcác dịch vụ tiện ích phong phú, đa dạng

+ Một hệ thống cảng biển có thể đón nhận tàu có trọng tải trên 50.000 DWT,công suất thông qua khoảng 130 triệu tấn hàng hóa mỗi năm

+ Một hệ thống kho bãi, dịch vụ hậu cần chuyên nghiệp, hiệu quả luôn đáp ứngkịp thời các nhu cầu của khách hàng

1.4- Phương hướng phát triển công ty

Khu công nghiệp Hiệp Phước có tổng diện tích quy hoạch là 2.000 ha, được chialàm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 (311,4ha), Giai đoạn 2 (597ha) và Giai đoạn 3 (hơn1.000ha)

Bên cạnh đó, khoảng 1.600ha cũng sẽ được quy hoạch và xây dựng thành khu đôthị cảng – tạo nên một phức hợp Khu công nghiệp và Khu đô thị lớn nhất thành phố

Hồ Chí Minh

Nằm ở xã Long Thới và Hiệp Phước, Huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh

So với các khu công nghiệp khác tại TP HCM cũng như ở các tỉnh lân cận, Khu côngnghiệp Hiệp Phước có vị trí hết sức thuận lợi:

Hình 2.1: Vị trí chiến lược Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước

Khu công nghiệp Hiệp Phước giai đoạn I có tổng diện tích 311,4 ha đã hoànchỉnh cơ sở hạ tầng với đầy đủ các dịch vụ tiện ích

Trang 26

Khu công nghiệp Hiệp Phước giai đoạn 2 với tổng diện tích 597ha đang đượcđầu tư xây dựng Theo quy hoạch, sẽ thu hút đầu tư các ngành công nghiệp, dịch vụphục vụ cảng sử dụng công nghệ cao, công nghệ sạch, không gây ô nhiễm môi trường

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 2.1- Cơ cấu tổ chức quản lý và chức năng

2.1.1- Cơ cấu tổ chức quản lý:

Như đã trình bày ở trên, Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước làdoanh nghiệp cổ phần vốn Nhà nước (61%) hạch toán độc lập, đơn vị thành viên(công ty con) của Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận(IPC)

Để dễ dàng cho việc điều hành, kiểm soát cũng như phản ánh được các hoạtđộng sản xuất, phát huy tối đa chức năng từng khâu trong điều hành, Công ty đã xây

dựng bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng và gồm 2 cấp: Cấp quản lý công ty và cấp quản lý đội trạm.

 Chủ sở hữu của Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước: Công ty

TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC)

 Mô hình tổ chức quản lý: Mô hình Chủ tịch Công ty.

 Cơ cấu tổ chức của công ty gồm:

+ Hội đồng Quản trị gồm 05 thành viên Đứng đầu là Chủ tịch Công ty do Hộiđồng quản trị Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận bổnhiệm

+ Bộ máy quản lý Công ty gồm: Tổng Giám đốc Công ty do Chủ tịch Công ty

bổ nhiệm, 01 Phó Tổng Giám đốc, 01 Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng và

09 phòng ban chức năng nghiệp vụ

+ Các đơn vị trực thuộc: 04 Đội/ Trạm; 01 đơn vị hành chính sự nghiệp là Trạm

y tế KCN Hiệp Phước; 01 Trung tâm Sinh hoạt công nhân KCN Hiệp Phước; 01 Nhàlưu trú công nhân

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Khu công nghiệp

Hiệp Phước:

Trang 27

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Khu công nghiệp

Hiệp Phước

2.1.2- Chức năng các phòng ban, đội/ trạm:

 Phòng Hành chánh – Nhân sự: Tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám

đốc trong các lĩnh vực

- Quản lý hoạt động quản trị, nhân sự, lao động tiền lương, thi đua – khenthưởng – kỷ luật

- Quản lý tốt hoạt động Hành chánh đảm bảo hậu cần, sẵn sàng, kịp thời phục

vụ các yêu cầu công tác của Công ty

- Quản lý, kiểm soát hoạt động của Trạm y tế

 Phòng Kinh doanh – Tiếp thị: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám

đốc trong lĩnh vực Quản lý hoạt động kinh doanh tiếp thị

 Phòng Chăm sóc khách hàng: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám

đốc trong lĩnh vực Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng

Trang 28

 Phòng Quản lý chất lượng: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc

trong các lĩnh vực

- Xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng (QLCL)

- Xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý môi trường (QLMT)

 Phòng Tài chính Kế toán: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc

- Quản lý, kiểm soát tốt công tác tài chính, kế toán

- Theo dõi các khoản đầu tư của Công ty, hoạt động tài chính của các đơn vịtrực thuộc

 Phòng Đầu tư Xây dựng: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc

trong lĩnh vực Quản lý hoạt động đầu tư xây dựng của Công ty

 Phòng Quản lý công trình: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc

- Quản lý cơ sở hạ tầng kỹ thuật, cây xanh và các bất động sản của KCN HiệpPhước

- Quản lý hoạt động xây dựng cơ bản của các nhà đầu tư

 Phòng Quản lý Môi trường: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc

- Quản lý Môi trường trong khu công nghiệp;

- Giám sát hoạt động của Trạm Thu gom, phân loại, trung chuyển chất thảirắn;

- Giám sát hoạt động của Trạm xử lý nước thải tập trung của KCN;

- Hỗ trợ, tư vấn về kiểm soát ô nhiễm môi trường cho các dự án xử lý ô nhiễmmôi trường trong KCN;

- Triển khai các dịch vụ về môi trường đối với doanh nghiệp trong KCN

 Đội Bảo vệ - PCCC:

- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc Công ty Cổ Phần KCN Hiệp Phước,Công an địa phương về kế hoạch chương trình, phương án bảo vệ - PCCC,các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn những hành vi vi phạm an ninh,trật tự

an toàn xã hội và PCCC trong KCN;

- Bảo vệ tài sản, cơ sở hạ tầng của Công ty

- Thực hiện quy chế phối hợp bảo vệ ANTT và PCCC với lực lượng Công anHuyện Nhà Bè, Công an Xã Long Thới, Hiệp Phước, Phòng Cảnh sát PCCC,Trạm Biên Phòng cửa khẩu Hiệp Phước và các doanh nghiệp trong KCNHiệp Phước

Trang 29

 Đội Duy tu: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc trong lĩnh vực

duy tu, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng của Công ty

 Trạm Xử lý nước thải: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc trong

- Hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp vận hành hệ thống XLNT;

 Trạm Cấp nước: tham mưu và tác nghiệp giúp Ban Tổng Giám đốc trong các

2.2- Thực trạng về nguồn nhân lực của Công ty

1.1.1- Quy mô nguồn nhân lực:

Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước là một doanh nghiệp cổ phầnvốn nhà nước (61%) Tính đến tháng 01/2011, Công ty cổ phần Khu công nghiệpHiệp Phước có 187 người (nữ là 30 người, chiếm 16%)

 Phân loại theo hợp đồng lao động

- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn 136 người;

- Hợp đồng lao động có thời hạn (12-36 tháng) có 26 người

- Hợp đồng khoán: 25 người

 Phân loại theo cơ cấu lao động

- Lao động văn phòng (định biên) 64 người, chiếm 34,2% tổng số lao độngcủa công ty;

- Lao động các Đội/ Trạm 123 người, chiếm 65,8% tổng số lao động của côngty

Trang 30

1.1.2- Chất lượng nguồn nhân lực:

Theo đánh giá, Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước có một lực lượnglao động đông đảo, song chất lượng lao động chưa cao chỉ xếp hạng trung bình Điều

đó được thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu sau đây

 Cơ cấu lao động theo giới tính

Bảng 2.1: Cơ cấu giới tính

(Nguồn: Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước)

Thành phần chức năng Tổng

số (ng)

Sốngười

Cơ cấu(%)

Sốngười

Cơ cấu(%)

Trang 31

Hình 2.4: Biểu đồ tỷ lệ lao động theo thành phần chức năng

 Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Bảng 2.2: Cơ cấu tuổi đời của CNVC

(Nguồn: Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước)TT

Chức danh

Sốlượng(ng)

Cơcấu(%)

Tuổi đờiDưới

30 31-45 46-55

56 trởlên

2 Nhân viên quản lý 33 17,65 5,35 12,30

3 Nhân viên đội, trạm 85 45,45 11,76 26,20 7,49

4 Lao động phổ thông 20 10,70 2,67 7,49 0,53

Trang 32

Từ bảng số liệu ta có biểu đồ:

Hình 2.5: Biểu đồ tỷ lệ lao động theo độ tuổi

Nhận xét: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước có

cơ cấu trẻ, số người có tuổi đời dưới 45 là 167 người (chiếm 89,3% tổng số lao độngcủa Công ty), nên có nhiều ưu thế cả về trình độ văn hoá, chuyên môn cũng như thể lực,

có sức khoẻ tốt, có thể tiếp thu nhanh những kiến thức mới là điều kiện quan trọng nângcao chất lượng nhân lực, là một lợi thế cho quá trình phát triển sản xuất kinh doanh củacông ty

Mặt khác, người lao động với độ tuổi sung sức, nếu có sự động viên, khuyến khíchvật chất và tinh thần hợp lý sẽ phát huy khả năng của họ ở mức cao nhất Tuy nhiên,những người này có nhược điểm là kinh nghiệm nghề nghiệp chưa cao, do vậy công tycần phải có sự đầu tư vào công tác đào tạo thường xuyên

 Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn

(Nguồn: Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước)STT Trình độ học vấn Số lượng lao động Tỷ lệ %

Trang 33

Hình 2.6: Biểu đồ tỷ lệ lao động theo trình độ học vấn

- Số lao động chưa qua đào tạo nghề là 114 người, chiếm 61% tổng số lao độngcủa công ty; họ được tuyển dụng vào doanh nghiệp thông qua các hình thức: để giảiquyết nguồn lao động của địa phương Đây là khó khăn đối với doanh nghiệp trong việc

sử dụng lao động, tăng năng suất lao động, ứng dụng công nghệ mới trong sản xuất kinhdoanh

 Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn và nghề nghiệp của nguồn nhân lực là một chỉ tiêu trực tiếp,

có tính quyết định sự thành công của quá trình phát triển KT-XH của công ty theohướng công nghiệp hóa (CNH), hiện đại hóa (HĐH)

Trong những năm gần đây lực lượng lao động của Công ty cổ phần Khu côngnghiệp Hiệp Phước phát triển theo hướng trẻ hoá; trình độ học vấn và chuyên môn kỹthuật ngày càng được nâng cao, nhưng vẫn ở mức thấp, phần lớn là lao động phổ thông

Trang 34

chưa qua đào tạo, nên sẽ không thích ứng trước đòi hỏi của nền kinh tế thị trường, sựphát triển của khoa học kỹ thuật (KHKT) hiện đại

Đây là một trở ngại đối với việc tiếp cận KHKT, để phát triển sản xuất kinh doanh

Để thực hiện thành công chủ trương CNH, HĐH thì không thể thiếu yếu tố tác động củalực lượng lao động có trình độ, hiểu biết về nghiệp vụ, nắm bắt được KHKT Nhưng sựtăng lên của chất lượng nguồn nhân lực của công ty ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ làthành tích đáng khích lệ

Bởi vì, những người được đào tạo mới là những người được trang bị kiến thức mớiphù hợp với sự chuyển đổi cơ chế quản lý và những vấn đề kỹ thuật hiện đại Họ có thểphát huy có hiệu quả những tri thức tiếp thu được trong các nhà trường nếu họ được bốtrí phù hợp và có sự quan tâm đúng mức

Đánh giá chung:

Thứ nhất, do xa trung tâm thành phố cho nên việc thu hút nhân lực có chất lượng

cao gặp rất nhiều khó khăn Đa phần lao động được tuyển dụng tại địa phương xa trungtâm thành phố, chưa có nhiều trường đại học chính quy để đào tạo tại chỗ nên việc ýthức tự nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của CB-CNV công ty chưa cao

Thứ hai, về tình hình thu hút và sử dụng lao động nhất là lao động có trình độ

chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ cao (kỹ sư tài năng, người quản lý giỏi ) chưa đượcquan tâm đúng mức về các chế độ như: nhà ở tự túc, thủ tục tiếp nhận chưa được giảmnhẹ, cơ hội thăng tiến không rõ ràng

Những lý do đó đã làm hạn chế cơ hội nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ảnhhưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của CBNV trong công ty

Ngoài ra, một nét đặc thù của công ty quản lý – đầu tư – kinh doanh cơ sở hạ tầngkhu công nghiệp là đòi hỏi có rất nhiều bộ phận chức năng, tính chất công việc vì thế vôcùng đa dạng và nhiều khi đan xen lẫn nhau Đây sẽ là một khó khăn rất lớn cho côngtác quản trị nguồn nhân lực, mà trước hết là công tác phân tích xây dựng bản mô tảcông việc cho tất cả các vị trí chức danh

Trang 35

2.3- Công tác quản lý, đánh giá nhân lực

Dây truyền sản xuất khép kín từ đầu tư xây dựng, kinh doanh tiếp thị, quản lýcông trình, duy tu bão dưỡng, quản lý môi trường, chăm sóc khách hàng và hậumãi… Do vậy chủng loại lao động rất đa dạng, đòi hỏi trình độ rất phong phú và ởnhiều cấp độ khác nhau, phần lớn lao động được đào tạo ở các trường kỹ thuậtchuyên về xây dựng, cầu đường, môi trường, cấp thoát nước, quản trị kinh doanhquốc tế

Công ty giao cho Phòng Hành chánh - Nhân sự quản lý, tham mưu về việc điềuđộng, bố trí, sắp xếp lao động Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc được giao quyềnquản lý, bố trí lao động thuộc đơn vị mình quản lý, hàng ngày kiểm tra và giám sáttình hình lao động đi làm trong ca, số vắng mặt, kết quả hoạt động của từng ngườilao động Công ty định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra công tác quản lý lao động ở cácđơn vị, trên cơ sở đó có biện pháp chấn chỉnh để các đơn vị thực hiện ngày càng tốthơn

Hàng quý, thông qua sổ sách theo dõi lao động làm việc trong ca; khối lượngcông việc thực hiện, mức độ hoàn thành, chỉ tiêu đạt được; năng suất lao động; doanh

số thực hiện; hiệu quả kinh tế – xã hội để đánh giá thành tích, kết quả lao động vàtrả lương người lao động

Trang 36

Chương III: Thực trạng công tác phân tích công việc ở HIPC Trang 27

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG

NGHIỆP HIỆP PHƯỚC

1 CƠ SỞ THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1- Quy chế tổ chức và hoạt động các bộ phận

Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của trưởng các bộ phận (Giámđốc phòng, Trạm trưởng, Đội trưởng), đơn vị và các chức danh trực thuộc trong bộmáy quản lý của Công ty được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động củatừng bộ phận phòng ban, đội/ trạm trực thuộc công ty Cụ thể:

- Kiểm soát mọi hoạt động chuyên môn của Phòng;

- Quản lý, thông tin, phổ biến kịp thời cho nhân viên thuộc Phòng thực hiệnnội quy lao động của Công ty, quy định của Nhà nước hiện hành, quy trìnhnghiệp vụ, chỉ đạo và các quy định khác do Ban TGĐ ban hành;

- Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban TGĐ tình hình công tác thuộc phạm viđược phân công Đề xuất các giải pháp cần thiết đối với các vấn đề liên quanđến nghiệp vụ của Phòng

- Quản lý toàn bộ tài sản, nhân sự, các phương tiện được giao cho Phòng

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban TGĐ

 Quyền hạn:

- Tổ chức, điều hành, giám sát mọi hoạt động chuyên môn của phòng;

- Phân công nhiệm vụ cho Phó giám đốc và các nhân viên trong phòng; Đồngthời quản lý, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của từngnhân viên trong phòng;

- Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của phòng, đánh giá nănglực chuyên môn, ý thức kỷ luật của từng nhân viên trong phòng nhằm tham

Trang 37

mưu cho Ban TGĐ có biện pháp khen thưởng động viên hoặc xử lý kỷ luậtkịp thời;

- Đề xuất với Ban TGĐ về điều kiện và phương tiện làm việc, công tác đào tạonhân viên và các biện pháp cải tiến nghiệp vụ để không ngừng nâng cao chấtlượng nghiệp vụ của phòng;

- Được đề nghị trang bị phương tiện làm việc, kinh phí nghiên cứu và thu thập

tư liệu và các khoản chi phí giao dịch, thông tin cần thiết khác;

- Các quyền khác theo phân cấp và ủy quyền của Ban TGĐ

 Phó Giám đốc phòng

 Trách nhiệm:

- Trợ giúp cho Giám đốc trong công tác chỉ đạo, điều hành và thực hiện một

số mặt công tác của phòng theo sự phân công của Giám đốc;

- Quản lý nhân sự và điều phối công việc các nhân viên thuộc phạm vi đượcphân công;

- Báo cáo kịp thời và đầy đủ các công việc thực hiện cho Giám đốc để kịp thờichỉ đạo giải quyết;

- Báo cáo định kỳ và đột xuất các công việc do Giám đốc phân công;

- Chịu trách nhiệm liên đới trước Ban TGĐ về các công việc đã được Giámđốc phân công

- Thực hiện các công việc khác do Ban TGĐ và Giám đốc phân công

- Các quyền khác theo phân cấp và ủy quyền của Ban TGĐ và Giám đốc

 Nhân viên thuộc quyền

 Trách nhiệm:

- Thực hiện các công việc do Giám đốc phân công phụ trách theo chức năng,nhiệm vụ của phòng;

Trang 38

- Báo cáo đầy đủ, chính xác và chịu trách nhiệm các công việc thực hiện choGiám đốc theo sự phân công để kịp thời nhận chỉ đạo giải quyết;

- Quản lý và lưu giữ hồ sơ thuộc cá nhân phụ trách cẩn mật, an toàn;

- Kiểm tra hiện trường, thu thập thông tin, nghiên cứu, đề xuất các biện pháp

xử lý trong phạm vi công việc được phân công cũng như trong nhiệm vụ củaPhòng

- Kiểm soát mọi hoạt động chuyên môn của Đội;

- Quản lý, thông tin, phổ biến kịp thời cho Đội viên thuộc Đội thực hiện nộiquy lao động của Công ty, quy định của Nhà nước hiện hành, quy trìnhnghiệp vụ, chỉ đạo và các quy định khác do Ban TGĐ ban hành;

- Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban TGĐ tình hình công tác thuộc phạm viđược phân công Đề xuất các giải pháp cần thiết đối với các vấn đề liên quanđến nghiệp vụ của Đội

- Quản lý toàn bộ tài sản, nhân sự, các phương tiện được giao cho Đội

- Tổ chức, điều hành, giám sát mọi hoạt động chuyên môn của Đội;

- Phân công nhiệm vụ cho các Đội viên trong Đội; Đồng thời quản lý, phổbiến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của từng Đội viên trongĐội;

Trang 39

- Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của Đội, đánh giá năng lựcchuyên môn, ý thức kỷ luật của từng Đội viên trong Đội nhằm tham mưucho Ban TGĐ có biện pháp khen thưởng động viên hoặc xử lý kỷ luật kịpthời;

- Đề xuất với Ban TGĐ về điều kiện và phương tiện làm việc, công tác đào tạoĐội viên và các biện pháp cải tiến nghiệp vụ để không ngừng nâng cao chấtlượng nghiệp vụ của Đội;

- Được đề nghị trang bị phương tiện làm việc, kinh phí nghiên cứu và thu thập

tư liệu và các khoản chi phí giao dịch, thông tin cần thiết khác;

- Các quyền khác theo phân cấp và ủy quyền của Ban TGĐ

 Trưởng trạm xử lý nước thải

- Kiểm soát mọi hoạt động chuyên môn của Trạm;

- Quản lý, thông tin, phổ biến kịp thời cho nhân viên thuộc Trạm thực hiện nộiquy lao động của Công ty, quy định của Nhà nước hiện hành, quy trìnhnghiệp vụ, chỉ đạo và các quy định khác do Tổng Giám đốc ban hành;

- Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Giám đốc tình hình công tác thuộc phạm viđược phân công của Trạm Đề xuất các giải pháp cần thiết đối với các vấn đềliên quan đến nghiệp vụ của Trạm

- Quản lý toàn bộ tài sản, nhân sự, các phương tiện được giao trong Trạm

- Tổ chức, điều hành, giám sát mọi hoạt động chuyên môn của Trạm;

- Phân công nhiệm vụ cho Phó TrưởngTrạm và các nhân viên trong Trạm.Đồng thời quản lý, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụcủa từng nhân viên trong Trạm;

- Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của Trạm, đánh giá nănglực chuyên môn, ý thức kỷ luật của từng nhân viên trong Trạm nhằm thammưu cho Tổng Giám đốc có biện pháp khen thưởng động viên hoặc xử lý kỷluật kịp thời;

Trang 40

- Đề xuất với Giám đốc Môi trường về điều kiện và phương tiện làm việc,công tác đào tạo nhân viên và các biện pháp cải tiến nghiệp vụ để khôngngừng nâng cao chất lượng nghiệp vụ của Trạm;

- Được đề nghị trang bị phương tiện làm việc, bảo hộ lao động, kinh phínghiên cứu và thu thập tư liệu và các khoản chi phí giao dịch, thông tin cầnthiết khác;

- Thực hiện các quyền khác theo sự phân công của Giám đốc

- Kiểm soát mọi hoạt động chuyên môn của Trạm;

- Quản lý, thông tin, phổ biến kịp thời cho nhân viên thuộc Trạm thực hiện nộiquy lao động của Công ty, quy định của Nhà nước hiện hành, quy trìnhnghiệp vụ, chỉ đạo và các quy định khác do Ban TGĐ ban hành;

- Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban TGĐ tình hình công tác thuộc phạm viđược phân công Đề xuất các giải pháp cần thiết đối với các vấn đề liên quanđến nghiệp vụ của Trạm

- Quản lý toàn bộ tài sản, nhân sự, các phương tiện được giao trong Trạm

- Tổ chức, điều hành, giám sát mọi hoạt động chuyên môn của Trạm;

- Phân công nhiệm vụ cho Phó Trưởng Trạm và các nhân viên trong Trạm;Đồng thời quản lý, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụcủa từng nhân viên trong Trạm;

- Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của Trạm, đánh giá nănglực chuyên môn, ý thức kỷ luật của từng nhân viên trong Trạm nhằm thammưu cho Ban TGĐ có biện pháp khen thưởng động viên hoặc xử lý kỷ luậtkịp thời;

- Đề xuất với Ban TGĐ về điều kiện và phương tiện làm việc, công tác đào tạonhân viên và các biện pháp cải tiến nghiệp vụ để không ngừng nâng cao chấtlượng nghiệp vụ của Trạm;

Định dạng
Số trang	85
Dung lượng	3,61 MB