Mô tả công việc của trưởng phòng công ty TNHH thương mại DV nam minh long

MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Mô tả công việc .4 1.1.1 Định nghĩa mô tả công việc .4 1.1.2 Ý nghĩa của mô tả công việc 1.1.3 Nội dung bản mô tả công việc 1.2 Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sư 1.2.1 Nhận diện công việc 1.2.2 Tóm tắt công việc .5 1.2.3 Các mối quan hệ công việc 1.2.4 Chức năng, trách nhiệm công việc .5 1.2.5 Thẩm quyền của trưởng phòng nhân sư 1.2.6 Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc hiện công việc .6 1.2.7 Điều kiện làm việc CHƯƠNG 2: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH VÀ DỊCH VỤ NAM MINH LONG .7 2.1 Giới thiệu sơ lươc về công ty TNHH và dịch vụ Nam Minh Long 2.2 Thưc trạng về vai trò của người quản trị nhân sư ở Việt Nam 2.3 Mô tả công việc trưởng phòng nhân sư của công ty Nam Minh Long .9 2.3.1 Nhận diện công việc 2.3.2 Tóm tắt công việc .9 2.3.3 Các mối quan hệ công việc 10 2.3.4 Chức năng, trách nhiệm của người thưc hiện công việc .13 2.3.5 Quyền hành của trưởng phòng nhân sư công ty NML .15 2.3.6 Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc hiện công việc 17 2.3.7 Điều kiện làm việc 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ .20 3.1 Ưu điểm 20 3.2 Nhươc điểm 21 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO .32 MỞ ĐẦU Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp Con người yếu tố cốt lỏi, trung tâm phát triển, không hoạt động doanh nghiệp tiến hành khơng có người Việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ cho tổ chức, doanh nghiệp quan tâm hàng đầu Một doanh nghiệp dù có nguồn tài dồi dào, nguồn tài ngun vật liệu phong phú, hệ thống thiết bị đại trở nên vơ ích khơng biết cách quản trị tài nguyên nhân Một công ty phát triển nguồn lực tốt mà thiếu người làm cơng tác nhân tốt Do đó, vai trò nhân viên nhân đặc biệt trưởng phòng nhân quan trọng Vì vậy, cơng việc trưởng phòng nhân cần quan tâm, xem xét Đó lý nhóm chọn đề tài: “ Mơ tả cơng việc trưởng phòng cơng ty TNHH TM & DV Nam Minh Long” CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Mô tả công việc 1.1.1 Định nghĩa mô tả công việc Mô tả công việc văn liệt kê chức năng, quyền hạn, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt công việc người thực cơng việc 1.1.2 Ý nghĩa mơ tả công việc Việc mô tả công việc rõ ràng tránh tượng nhọc nhằng công việc thành viên, người hiểu rõ trách nhiệm quyền hạn riêng để hồn thành tốt công việc theo tiêu chuẩn mục tiêu đề ra, từ đó, tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu suất công việc Mô tả công việc cơng cụ hữu ích giúp cho doanh nghiệp việc tuyển dụng người, việc, đánh giá lực làm việc nhân viên, tạo phối hợp đồng phận doanh nghiệp, từ đó, có biện pháp thích hợp để nâng cao chất lượng làm việc nhân viên góp phần hồn thiện sách nhân cơng ty 1.1.3 Nội dung mô tả công việc Do đặc thù khác doanh nghiệp nên nội dung mô tả công việc doanh nghiệp khác nhau, nhiên, mô tả công việc phải đảm bảo nội dung sau : - Nhận diện cơng việc Tóm tắt cơng việc Các mối quan hệ thực công việc Chức năng, trách nhiệm công việc Quyền hành người thực công việc Tiêu chuẩn mẫu đánh giá nhân viên thực công việc Điều kiện làm việc Mỗi chức danh cơng việc có thơng tin khác cho nội dung 1.2 Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sư Mô tả công việc trưởng phòng nhân khái quát dựa nội dung sau: 1.2.1 Nhận diện cơng việc Chức danh: Trưởng phòng Nhân Mã số cơng việc: tùy vào cơng ty khác mà có mã cơng việc khác Người thực hiện: họ tên Trưởng phòng Nhân 1.2.2 Tóm tắt cơng việc Cơng việc trưởng phòng nhân : Chịu trách nhiệm quản lí tồn vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự; tham mưu cho cấp để đưa giải pháp sách phát triển nguồn nhân lực cho công ty 1.2.3 Các mối quan hệ cơng việc Có hai mối quan hệ xoay quanh trưởng phòng nhân mối quan hệ bên tổ chức mối quan hệ bên tổ chức Tùy vào công ty tùy vào trưởng phòng nhân mà số lượng quy mơ mối quan hệ họ khác 1.2.4 Chức năng, trách nhiệm công việc  Lập kế hoạch tuyển dụng : Đảm bảo đủ số lượng nhân viên với trình độ, kỹ năng, phẩm chất phù hợp với công việc nhằm đạt hiệu cao nhất, bao gồm việc chuẩn bị tài liệu cần thiết, lựa chọn người tiến hành tuyển dụng, lựa chọn hình thức tuyển dụng phù hợp Để thực tốt nhiệm vụ này, người trưởng phòng nhân cần phối hợp với phòng ban khác việc theo dõi hoạt động doanh nghiệp phân tích nhu cầu sử dụng lao động  Đào tạo phát triển : Trưởng phòng nhân phải thường xuyên rà soát, đánh giá, cập nhật yêu cầu phát triển kiến thức, kỹ nhân viên từ đưa chương trình đào tạo hiệu Bên cạnh đó, trưởng phòng nhân cần hiểu rõ nguyện vọng nhu cầu nhân viên để đưa sách phát triển nhân viên hợp lí  Duy trì quản lý nguồn nhân lực : Là chức hướng đến phát huy tối đa khả làm việc nhân viên đồng thời tạo gắn bó trung thành với tổ chức Các sách liên quan đến động viên đắn góp phần nâng cao tinh thần nhiệt tình cho nhân viên Để làm tốt nhiệm vụ này, trưởng phòng nhân cần quan tâm đến vấn đề đánh giá nhân viên, trả công nhân viên mối quan hệ nhân viên  Cập nhật thông tin nhân : Trưởng phòng nhân cần nắm bắt thông tin nhân công ty cách nhanh chóng, truyền tin hiệu để tất thông điệp lãnh đạo công ty phải chuyển đến nhân viên cách rõ ràng Bên cạnh đó, trưởng phòng nhân cần lưu trữ đầy đủ thơng tin nhân viên để sử dụng cần thiết 1.2.5 Thẩm quyền trưởng phòng nhân sư Người trưởng phòng nhân có quyền giải cơng việc phận mình, vấn đề liên quan đến nhân công ty Tuy nhiên, quyền họ phải nằm kiểm soát ban giám đốc 1.2.6 Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc công việc Ở công ty, tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực cơng việc trưởng phòng nhân khác nhau, tùy thuộc vào quy mô công ty, lĩnh vực hoạt động, chu kì- giai đoạn phát triển, chiến lược phát triển hay lí thuyết quản trị cơng ty Nhưng nhìn chung, hầu hết tiêu chuẩn dựa trình độ lực nhân viên, chế độ sách cho cơng nhân viên công ty, tỉ lệ người nghỉ việc, tinh thần, khơng khí, văn hóa làm việc cơng ty, suất lao động… Trong tiêu chuẩn mẫu nên rõ người thực công việc cần đạt tiêu chuẩn số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực đơn vị thời gian 1.2.7 Điều kiện làm việc Đối với hầu hết công ty nay, điều kiện làm việc trưởng phòng nhân nhìn chung bao gồm: ngày làm việc / tuần hành chính; cung cấp phương tiện làm việc : Điện thoại, máy vi tính, văn phòng phẩm chế độ hỗ trợ khác theo sách cơng ty CHƯƠNG 2: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH VÀ DỊCH VỤ NAM MINH LONG 2.1 Giới thiệu sơ lươc về công ty TNHH và dịch vụ Nam Minh Long Tên công ty: Công ty TNHH TM DV Nam Minh Long Địa chỉ: 61 – 63 Võ Văn Tần, Phường 26, Quận Công ty TNHH TM DV Nam Minh Long thành lập vào ngày 26/03/2004 Là nhà phân phối thức Việt Nam với sản phẩm gia dụng thương hiệu tiếng như: Philips, Black & Decker, Stiebel, Tescoma Trong năm qua, công ty đã mang lại hiểu tối đa cho đầu tư cổ đông phát triển bền vững công ty Sứ mệnh Công ty: - Mang lại hiệu hợp tác lâu dài cổ đông - Nâng cao chất lượng sống phát triển bền vững Phương châm kinh doanh: - Nền tảng kinh doanh Nam Minh Long đặt tiêu chí sau: - Lòng trung thành khách hàng/ đối tác - Hoàn thiện hội nhập vào phát triển toàn cầu - Dịch vụ thân thiện chuyên nghiệp 2.2 Thưc trạng về vai trò của người quản trị nhân sư ở Việt Nam Ngày nay, cụm từ “ quản trị nguồn nhân lực” nhắc đến nhiều phương tiện thông tin đại chúng Các trường đại học bắt đầu mở khóa đào tạo chuyện sâu lĩnh vực quản trị nhân Tuy nhiên, vai trò nhà quản trị nhân Việt Nam lại có khái niệm mơ hồ.Trong thực tế, hoạt động quản trị nhân phong phú, chia hoạt động quản trị nhân làm ba nhóm chính: Nhóm hoạt động quản lí: bao gồm hoạt động thiết kế tổ chức thiết kế công việc, hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn bố trí nhân lực, theo dõi, quản lí cơng việc Nhóm hoạt động phát triển: bao gồm hoạt động đào tạo phát triển, phát triển tổ chức phát triên công danh Nhóm hỗ trợ: bao gồm hoạt động xây dựng sách lương, thưởng, chế độ phúc lợi, tư vấn cho người lao động, quan hệ lao động nghiên cứu, hệ thống thông tin nguồn lực Thực tế cho thấy, Việt Nam doanh nghiệp vừa nhỏ, tồn hai vấn đề sau đây: Thứ nhất, doanh nghiệp nhỏ thường có nhân viên, quy mô hoạt động hạn chế, để tiết kiệm chi phí nguồn lực , trưởng phòng nhân thường giữ nhiều vai trò lúc như: nhân sự, hành chính,kinh doanh, điều gây nên nhọc nhằng, không rõ ràng, gây hạn chế việc phát huy vai trò trưởng phòng nhân Thứ hai, ngành nhân mẻ số doanh nghiệp, người đánh giá tầm quan trọng hoạt động quản trị phát triển nguồn nhân lực chất nó, hoạt động liên quan đến hoạt động quản trị khác, có ảnh hưởng đến mối quan hệ tổ chức, doanh nghiệp với người lao động Nhiều người nhìn nhận hoạt động quản trị nhân bao gồm tuyển dụng nhân làm việc cho tổ chức trả lương cho nhân viên, cách nhìn phiếm diện mà đa số doanh nghiệp Việt Nam gặp phải Tháng 7/2012, Anphabe - cộng đồng doanh nhân Việt Nam thành lập với tiêu chí “share to succeed”, đã cung cấp kết khảo sát online họ thưc vòng tuần từ ngày 26/6 đến ngày 3/7/2012 vai trò nhân Việt Nam Theo số thống kế khảo sát, nhiều doanh nghiệp tổ chức, phận nhân đóng vai trò thi hành phần cơng việc hành nhân sự: chấm cơng, tính lương, làm chế độ bảo hiểm, tuyển dụng, thừa hành yêu cầu nhân bên đề không thực vai trò “đối tác chiến lược” cho nhà quản lí Cơng việc phần lớn cán việc hành cho cơng tác nhân nhiều hơn: soạn thảo qui định, thủ tục tiếp nhận, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, thủ tục chế độc, sách cho người lao động - BHYT,BHXH, trợ cấp việc… Hầu hết công ty vừa nhỏ việt nam nay, nhận thức quản trị nhân phần nhiều theo quan niệm truyền thống, cách làm ăn theo kiểu chụp giật, hướng đến trước mắt nhiều nhà lãnh đạo khơng hiểu hết vai trò người quản trị nhân Thơng qua cơng tác tuyển dụng thấy thực trạng hầu hết công ty vừa nhỏ Việt Nam “ trưởng phòng nhân ” tuyển dụng “trưởng phòng hành nhân sự” Đó nói đến vai trò người trưởng phòng nhân thực hầu hết công việc nhân sự, thực bao quát công việc nhân Khác với quan niệm nhân bao gồm nhiều mảng quản lý nhân phụ trách mảng, chuyên gia mảng nhân (mảng tính lương, mảng tuyển dụng,…) Hoặc chưa có đề cao vai trò người quản trị nhân cơng tác tham mưu, hoạch định , tổ chức chiến lược nhân cho công ty 2.3 Mô tả công việc trưởng phòng nhân sư của công ty Nam Minh Long 2.3.1 Nhận diện cơng việc Chức vụ: Trưởng phòng nhân Bộ phận: Nhân Báo cáo: Tổng Giám Đốc 2.3.2 Tóm tắt cơng việc Cơng việc trưởng phòng nhân cơng ty Nam Minh Long là: Quản trị nguồn nhân lực – xây dựng hệ thống, sách hoạt động chức thu hút, đào tạo, phát triển trì người tổ chức nhằm đạt kết tối ưu cho tổ chức lẫn nhân viên công ty 2.3.3 Các mối quan hệ công việc  Mối quan hệ bên tổ chức  Tổng giám đốc : Trưởng phòng nhân cơng ty Nam Minh Long chịu quản lí giám sát trực tiếp Tổng giám đốc Báo cáo định kì cơng việc hàng tháng chịu trách nhiệm toàn hoạt động nhân cơng ty Bên cạnh , trưởng phòng nhân tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến tổ chức áp dụng chế quản lí nhân cơng ty  Nhân viên phận công ty: Với vai trò người kết nối tồn nhân viên công ty thể thống nhất, trưởng phòng nhân cơng ty Nam Minh Long phối hợp với trưởng phòng phòng ban khác bao gồm: phòng kế tốn, phòng kinh doanh, phòng marketing nhằm giải vấn đề : Thứ nhất, cơng tác tuyển dụng, phòng ban đưa vị trí cần tuyển dụng cho phòng nhân với yêu cầu : Học vấn, kĩ giao tiếp, kĩ mềm, trình độ ngoại ngữ,… Trưởng phòng nhân xem xét dựa số lượng cơng việc sách nhân công ty để đưa kế hoạch tuyển dụng Bản kế hoạch sau đồng ý Tổng giám đốc, trưởng phòng nhân trưởng phòng có nhu cầu tuyển dụng thực quy trình tuyển dụng để tuyển người phù hợp với u cầu Bên cạnh đó, trưởng phòng nhân chịu trách nhiệm sa thải nhân viên cũ thuyên chuyển nhân viên phòng ban Việc sa thải nhân viên cũ phải dựa vào ý kiến Tổng giám đốc phòng ban khác đưa định, xem xét khía cạnh đó, người đóng góp cho cơng ty, trưởng phòng nhân đề bạt thuyên chuyển họ đến phận khác phù hợp với lực Thứ hai, trưởng phòng nhân chịu trách nhiệm phổ biến đôn đốc nhân viên tồn cơng ty thực hiên sách nhân đề ra, phát triển trì nhân viên thông qua công tác đào tạo , lương thưởng, phúc lợi, khảo sát ý kiến nhân viên đánh giá hiệu làm việc Thứ ba, trưởng phòng nhân Nam Minh Long có quan hệ phòng ban khác số vấn đề liên quan đến cơng tác hành cơng ty: kiểm sốt việc sử dụng tài sản phòng ban, cung cấp tài liệu cho phòng ban khác cần thiết  Mối quan hệ với nhân viên phòng nhân sự: Tất nhân viên phòng nhân chịu giám sát đánh giá trực tiếp trưởng phòng nhân sự, định phòng phải thơng qua ý kiến trưởng phòng nhân Trong phòng nhân sự, nhân viên chịu trách nhiệm công việc khác nhau: Về tuyển dụng, cơng tác hành – giấy tờ, công tác đánh giá nhân viên…  Mối quan hệ bên tổ chức       cơng việc cho nhân viên phòng: Điều giúp trưởng phòng nhân điều phối quản lí nhân viên tiến độ, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn phòng cơng ty.Được quyền định tuyển dụng nhân viên cho Phòng nhân yêu cầu tuyển dụng duyệt: Thẩm quyền giúp trưởng phòng tuyển nhân viên mà cơng ty cần, có trưởng phòng nhân người thực hiểu công ty thực cần có đủ khả để tìm ứng viên thích hợp, đồng thời nâng cao tính trách nhiệm trưởng phòng hiệu làm việc phòng lực lượng nhân công ty Được quyền định ký HĐLĐ hay khơng ký HĐLĐ nhân viên phòng nhân thời gian thử việc: Điều giúp giảm thiểu tối đa tình trạng tuyển nhầm nhân công ty việc hạn chế trao quyền, quyền kí hợp đồng với nhân viên thử việc quyền rộng rãi nhân viên phòng nhân sự, tổ chức trở nên vô kỉ luật tình trang tuyển nhầm, tuyển nhờ quen biết, tuyển tư lợi cá nhân xảy ra, ứng viên thực có lực vơ tình khơng trọng dụng, từ làm nguồn nhân lực giỏi mà cơng ty đáng có, đồng thời làm môi trường làm việc trở nên không lành mạnh thiếu công Duyệt ngày phép nhân viên từ ngày trở xuống làm thêm 24 giờ: Trong trường hợp bất trắc điều kiện khẩn cấp, nhân viên tạm nghỉ, nhiên, có trưởng phòng có thầm quyền duyệt để loại trừ trường hợp nghỉ với lí khơng đáng, gây ảnh hưởng đến công việc chung phòng Tuy nhiên, số cơng ty khác có quy định trưởng phòng nhân quyền thu, chi để thực hoạt động phạm vi chức cơng tác hành chính, nhân sự, quyền hạn cần thiết để trưởng phòng nhân làm việc hiệu quả, rõ ràng minh bạch hơn, tập đoàn Nam Minh Long nên xem xét để đưa thêm mục Phạm vi công ty Được quyền duyệt đề xuất, đề nghị phận phù hợp với quy định, quy trình sách cơng ty: Đây đề xuất kế hoạch tuyển dụng nhân kế hoạch đào tạo, khen thưởng, kỉ luật nhân phận, phòng ban Tuy nhiên, nên giới hạn mức độ đó, vấn đề lớn, nghiêm trọng hay mang tính chất phức tạp Trưởng phận phòng nhân nên bàn bạc với ban giám đốc để có hướng giải thỏa đáng Được quyền kiểm tra, chất vấn Trưởng phận có liên quan phát sinh vấn đề có ảnh hưởng đến thiệt hại Cơng ty: Nếu có vấn đề nảy sinh liên quan đến nhân sự, thái độ làm việc nhân viên ảnh hưởng, gây thiệt hại đến lợi ích cơng ty Trưởng phòng nhân có quyền chất vấn để đánh giá lực, thái độ nhân viên, từ có sách khen thưởng hay kỉ luật thích hợp  Được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến công việc giao: Trong q trình làm việc, trưởng phòng nhân chắc chắn cần đến hỗ trợ thông tin từ phòng ban khác để đạt hiệu công việc cao, việc quy định thẩm quyền trưởng phòng nhân giúp trưởng phòng nhân có nhiều thuận lợi để hồn thành cơng việc tốt  Tham gia vào hội đồng kỷ luật khen thưởng Công ty: Khen thưởng kỉ luật việc làm khơng thể thiếu công ty nào, làm việc tốt đề xuất khen thưởng, trái lại, làm không tốt, chắc chắn phải kỉ luật để cải thiện suất công việc, nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Do vậy, phải khen thưởng, kỉ luật người, tội Muốn làm vậy, cần có nhìn tổng quan ý kiến nhìn nhận đóng góp từ nhiều phía, mà trưởng phòng nhân nhân vật thiếu, điều tránh thiên vị, bảo vệ, bao che cho nhân viên thuộc phận ban giám đốc khơng thể sâu sát hết phận công ty 2.3.6 Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc công việc Đối với trách nhiệm, nhiệm vụ cơng ty Nam Minh Long hầu hết có tương ứng với tiêu chuẩn mẫu để đánh giá công việc trưởng phòng nhân cơng ty Cụ thể sau:                    Chịu trách nhiệm tổ chức tuyển dụng nguồn nhân lực kịp thời phát triển kinh doanh Quy trình tuyển dụng Số lượng hồ sơ ứng viên dự tuyển Bảng kế hoạch tuyển dụng Đáp ứng đủ số lượng yêu cầu Quy trình hướng dẫn hội nhập Chịu trách nhiệm đào tạo đánh giá Quy trình đào tạo quy trình đánh giá Bảng kế hoạch đào tạo Kết đánh giá nhân viên Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực Đánh giá kết phát triển nguồn nhân lực Chịu trách nhiệm quản lí trì nguồn lực Chính sách nhân Quy chế khen thưởng Cơ cấu tổ chức phòng hành chính, nhân Tính cơng cạnh tranh sách lương bổng, phúc lợi Mức độ hài lòng cam kết gắn bó nhân viên Quản trị chiến lược     Hiệu kế hoạch quản lí kế nhiệm Kết đánh giá thực trạng, tổ chức Tính xác thực chiến lược tổ chức, người Bảng kế hoạch ngân sách năm 2.3.7 Điều kiện làm việc Tại công ty Nam Minh Long, cơng việc ngày trưởng phòng nhân tương đối di chuyển ngoại trừ việc định kỳ ghé thăm nhân viên kinh doanh khu vực công tác xa theo yêu cầu cơng ty Tuy nhiên, trưởng phòng nhân cơng ty đảm nhiệm nhiều cơng việc, cần có hỗ trợ điều kiện làm việc cho trưởng phòng nhân sự: Thứ máy tính để bàn để trưởng phòng tác nghiệp nhanh chóng tiện lợi công việc ngày như: lưu trữ hồ sơ, báo cáo, lập kế hoạch Thứ hai bàn ghế riêng để trưởng phòng làm việc thuận tiện tiếp nhân viên công ty, trưởng phận khách ghé thăm có yêu cầu Thứ ba, điện thoại bàn để trưởng phòng nhân dễ dàng liên lạc với phận cơng việc có việc phát sinh Thứ tư, hệ thống phòng ốc cần phải đảm bảo ln thoải mái, mát mẻ bố trí tủ đựng hồ sơ đủ lớn để trưởng phòng nhân sư đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ Thứ năm, có chế độ quản lí thời gian động phúc lợi phù hợp để trưởng phòng nhân đảm bảo tốt cơng tác trì mối quan hệ bên ngồi có lợi chung cho công ty Thứ sáu, số ngày làm việc tuần: 06 ngày (từ thứ đến thứ hàng tuần).Thời gian làm việc ngày sau: + Sáng từ 08 đến 12 + Chiều từ 13 30 đến 17 30 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ 3.1 Ưu điểm           Nhận diện công việc Chỉ chức vụ phận cụ thể mà người trưởng phòng làm việc Chỉ đơn vị quản lí trưởng phòng nhân Tóm tắt cơng việc Phần tóm tắt cơng việc cơng ty Nam Minh Long đã nêu cụ thể chi tiết cơng việc mà trưởng phòng nhân phải thực Chức năng, trách nhiệm Bản mô tả cơng việc trưởng phòng nhân tập đồn Nam Minh Long đã nêu lên đầy đủ chi tiết nhiệm vụ cụ thể người trưởng phòng nhân Các nhiệm vụ chức liệt kê tuân theo quy trình thực từ bước xây dựng chiến lược, đến bước lập kế hoạch, thực hiện, giám sát Chức quản trị chiến lược trưởng phòng nhân ưu điểm công ty Đánh giá chức năng, nhiệm vụ người trưởng phòng nhân Quyền hành người thưc công việc  Công ty đã phân định rõ quyền hạn, trưởng phòng làm không chi tiết, cụ thể, từ tăng cường tính minh bạch xác định trách nhiệm hiệu hoạt động phòng nhân nói riêng cơng ty nói chung  Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc công việc  Hầu hết ứng với nhiệm vụ có tương ứng tiêu ch̉n mẫu, yếu tố thuận lợi để đánh giá kết nhân viên công việc tương ứng thực  Ở mô tả công việc có tiêu ch̉n khơng nằm khn mẫu, giúp tạo điều kiện để phát huy tính linh hoạt tính phù hợp trưởng phòng nhân sự, công ty Chẳng hạn như: - Tiêu chuẩn: “Đáp ứng đủ số lượng tuyển dụng theo nhu cầu”, không đưa số tuyển dụng cụ thể Điều thể tính linh hoạt, kịp thời, phù hợp theo giao đoạn phát triển nhu cầu công ty - Tiêu chuẩn: “Tính cơng cạnh tranh sách lương bổng, phúc lợi” Lương, phúc lợi vấn đề nhạy cảm lĩnh vực nhân Do cần phải có linh hoạt vấn đề Qua tiêu chuẩn mô tả công việc cơng ty thể tiêu chí 3.2 Nhươc điểm  Nhận diện công việc         Khơng có mã số cơng việc Không cung cấp họ tên người thực công việc Chức năng, trách nhiệm Bản mô tả công việc chưa đề cập đến chức thông tin hoạt động nhân Trưởng phòng nhân Đây nhiệm vụ quan trọng người Trưởng phòng nhân Trưởng phòng nhân cầu nối ban giám đốc, phòng ban khác với nhân viên thuộc phận nhân Họ phải nắm bắt thông tin nhân từ cấp trên, từ bên để truyền đạt lại cho nhân viên cách nhanh chóng rõ ràng Đồng thời, người trưởng phòng nhân phải nắm bắt kịp thời đưa hướng giải cho mâu thuẩn nội công ty, hay bên tổ chức Nhiệm vụ “ Xây dựng quy trình hội nhập cho nhân viên mới” nên nằm chức đào tạo phát triển nhân phù hợp thuộc chức tuyển dụng nhân Nhiệm vụ “Chịu trách nhiệm quản lý công tác hành chánh” thuộc phần trách nhiệm trưởng phòng hành chánh Cơng việc trưởng phòng nhân cơng ty đảm nhân khiến cho cơng việc trưởng phòng nhân trở nên nặng nề hơn, làm giảm suất làm việc trưởng phòng nhân Quyền hành người thưc công việc  Quy định quyền hạn tài trưởng phòng chưa nêu rõ mơ tả cơng việc  Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc cơng việc  Chưa có tiêu ch̉n mẫu để đánh giá cho nhiệm vụ: - Triển khai giám sát việc áp dụng - Rà soát đưa đề xuất/ giải pháp thích hợp  Một số tiêu ch̉n đưa chưa có tính cụ thể rõ ràng mô tả công việc Cụ thể: - Trong tiêu chuẩn công ty Nam Minh Long chưa nêu tiêu chuẩn mẫu công tác tuyển dụng nhân viên Tiêu chuẩn cơng ty q chung chung - Tiêu chí đánh giá phát triển nguồn nhân lực chưa đưa tiêu đánh giá cho tiêu chuẩn Ví dụ như: tiêu tài chính, dịch vụ khách hàng, tiêu liên quan tới quy trình, tiêu liên quan tới học hỏi phát triển, tiêu theo thẻ điểm công - Một số tiểu chuẩn mẫu cơng ty chưa có phù hợp tương ứng với phần nhiệm vụ cần thực mô tả công việc  Đối với nhiệm vụ “Xây dựng quy trình sách tuyển dụng”, có quy trình tuyển dụng mà khơng có sách tuyển dụng Tương tự nhiệm vụ “Lập kế hoạch đào tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên”, có bảng kế hoạch đào tạo mà chưa có bảng phát triển nhân viên  Đối với nhiệm vụ “Thu hút, chiêu mộ ứng viên”, phần tiêu chuẩn nêu lên số lượng hồ sơ ứng viên dự tuyển mà không nêu lên số lượng Điều dẫn đến tình trạng tải, tràn lan cơng tác nhân trưởng phòng nhân không rõ ràng công việc đánh giá sau  Điều kiện làm việc  Phần điều kiện làm việc chưa đưa vào mô tả công việc Điều gây khó khăn việc đánh giá chất lượng điều kiện làm việc trưởng phòng nhân cơng ty, bên cạnh trưởng phòng nhân rõ điêu kiện làm việc để thực cho đảm bảo quyền lợi CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP Dựa vào ưu điểm khuyết điểm đã phân tích trên, xin đưa số giải pháp để hồn thiện mơ tả cơng việc trưởng phòng nhân tập đồn Nam Minh Long sau:  Nhận diện công việc  Bổ sung phần mã số công việc cung cấp họ tên người thực công việc Điều giúp cho mô tả công việc đầy đủ rõ ràng  Chức năng, trách nhiệm  Trưởng phòng nhân công ty Nam Minh Long nên thay chức quản trị chiến lược chức thông tin Việc giúp trưởng phòng nhân nắm bắt thông tin nhân công ty cách nhanh chóng, truyền tin hiệu Từ có thống chia sẻ ban lãnh đạo nhân viên Việc bỏ chức quản trị chiến lược giúp trưởng phòng nhân tập trung vào cơng việc hơn, giúp tăng hiệu làm việc  Công ty nên tách biệt hoạt động nhân với hoạt động hành chánh Như vậy, khả hoạt động chuyên sâu phận nâng cao, tránh tiêu tốn thời gian giảm áp lực cơng việc cho trưởng phòng nhân  Qùn hành của người thưc hiện công việc  Công ty nên quy định quyền hạn tài trưởng phòng để mơ tả cơng việc hồn thiện nâng cao hiệu kinh doanh công ty  Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thưc hiện công việc  Xây dựng tiêu chuẩn mẫu để đánh giá cho nhiệm vụ: - Triển khai giám sát việc áp dụng - Rà soát đưa đề xuất/ giải pháp thích hợp  Xây dựng tiêu chí đánh giá cụ thể cho tiêu chuẩn phù hợp với phần nhiệm vụ cần thực mô tả công việc  Điều kiện làm việc  Dựa vào điều kiện làm việc thực tế công ty, bổ sung vào phần điều kiện làm việc cho trưởng phòng nhân mô tả công việc Điều giúp cho người đọc hiểu rõ điều kiện làm việc công ty KẾT LUẬN Ngày nay, đất nước bước vào hội nhập kinh tế, quản trị nhân ngày trở nên trọng Nguồn lực người đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp hay tổ chức, việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp xã hội vấn đề quan trọng việc quản lí tổ chức Quản trị nhân áp dụng cho lĩnh vực, khơng riêng sản xuất kinh doanh Tùy vào quy mô, quan niệm công ty mà công việc trưởng phòng nhân tổ chức theo hình thức khác Dù cấp độ cơng tác nhân sự, trưởng phòng nhân phải người lãnh đạo nhân viên giúp trì mơi trường làm việc hiệu với chất lượng phục vụ cao, phát triển kế hoạch dài hạn mục tiêu ngắn hạn Một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh doanh nghiệp cần có phận nhân mạnh Trong việc xây dựng mơ tả cơng việc cho trưởng phòng nhân rõ ràng, chi tiết sở cho hoạt động khác cơng ty, bên cạnh trưởng phòng nhân xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn; đồng thời công ty xác định phẩm chất, kỹ nhân viên cần có cho cơng việc với mục đích cuối đem lại hiệu hoạt động công ty xây dựng cấu nhân mạnh Ở tiểu luận “ mơ tả cơng việc trường phòng nhân sự” mà cụ thể công ty TNHH TM&DV Nam Minh Long, đã cho thấy thực tế quan niệm, vai trò quản trị nhân Việt Nam nhiều hạn chế Trong tương lai, để đánh giá vai trò đó, đòi hỏi phải có thay đổi nhận thức từ cán quản lý lãnh đạo cấp cao Do hạn chế nguồn số liệu, mặt kiến thức Mặt dù đã cố gắng tìm hiểu lý thuyết thực tế công ty, nhiên tiểu luận nhiều thiếu sốt Nhóm mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy để tiểu luận hồn thiện PHỤ LỤC BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CỦA TẬP ĐOÀN NAM MINH LONG BẢN MÔ TẢ CƠNG VIỆC Chức vụ: Trưởng phòng nhân sư Bợ phận: Nhân Tổng Giám đốc Báo cáo: Mục đích công việc: Quản trị nguồn nhân lực Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính: Trách nhiệm Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm Xây dựng quy trình tổ chức tuyển sách tuyển dụng Thu hút, chiêu mộ ứng viên dụng nguồn nhân Lên kế hoạch tuyển dụng lực kịp thời theo Triển khai tổ chức công tác nhu cầu phát triển tuyển dụng kinh doanh Xây dựng thực quy trình hướng dẫn hội nhập cho nhân viên Chịu trách nhiệm Xây dựng quy trình đào tạo đào tạo quy trình đánh giá Lập kế hoạch đào tạo, phát phát triển triển nghề nghiệp cho nhân viên Tổ chức đánh giá, tư vấn phát triển nghề nghiệp Phản hồi cho nhân viên lực làm việc Lập kế hoạch kiểm soát việc thực kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (mở rộng công việc, làm giàu công việc) Chịu trách nhiệm Xây dựng sách nhân sự, Quản lý quy chế lương, thưởng Kết quả đầu Quy trình tuyển dụng Số lượng hồ sơ ứng viên dự tuyển Bảng kế hoạch tuyển dụng Đáp ứng đủ số lượng tuyển dụng theo nhu cầu Quy trình hướng dẫn hội nhập Quy trình đào tạo quy trình đánh giá Bảng kế hoạch đào tạo Kết đánh giá nhân viên Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực Đánh giá kết phát triển nguồn nhân lực Chính sách nhân Quy chế khen thưởng trì nguồn nhân lực Chịu trách nhiệm quản lý công tác hành chánh Xây dựng cấu tổ chức Triển khai giám sát việc áp dụng Rà soát đưa đề xuất/giải pháp thích hợp Tổ chức thực việc xét nâng bậc lương theo định kỳ Công ty Xây dựng môi trường hoạt động văn hóa doanh nghiệp Soạn thảo quy trình liên quan đến quản trị hành chánh Cơ cấu tổ chức P.NS Tính cơng cạnh tranh sách lương bổng, phúc lợi Mức độ hài lòng cam kết gắn bó nhân viên Quy trình kiểm soát tài liệu; QT tiếp nhận xử lý thông tin, QT cấp phát VPP… Cập nhật, phổ biến, cung cấp Các giấy tờ, hồ sơ/tài liệu, giấy văn pháp luật cần thiết phép công ty thời kỳ phù hợp với ngành nghề kinh doanh cơng ty Kiểm sốt việc thực Các thủ tục thực thủ tục hành chánh/pháp lý quy trình, Pháp Luật & kịp theo nhu cầu hoạt động thời công ty yêu cầu BLĐ Kiểm soát việc sử dụng tài sản, Tài sản, trang thiết bị sử dụng mục đích & trang thiết bị cơng ty phương pháp Kiểm sốt việc thực an Khơng có trường hợp cháy, nổ, tồn lao động, cơng tác phòng xâm phạm bất hợp pháp, tài cháy chữa cháy, an toàn, an sản, liệu ninh … Lên kế hoạch tổ chức hoạt Mọi nhân viên khám sức động liên hoan, tham quan, khỏe theo quy chế nghỉ mát vào dịp lễ tết Tiệc tất niên vào cuối năm kiện công ty thực Đại diện làm việc với Cơ quan, Ban ngành Nhà nước liên quan đến hoạt động hành quản trị Cơng ty Quản trị chiến lược Tham mưu cho BTĐ Hiệu kế hoạch quản lý kế trình xây dựng chiến lược kinh nhiệm doanh, chiến lược tổ chức người nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh ngắn dài hạn Lên kế hoạch ngân sách hoạt động cho phận Nhân Kết đánh giá thực trạng tổ chức Tính xác thực chiến lược tổ chức người Bảng Kế hoạch ngân sách nhân hàng năm Thẩm quyền: 3.1 Phạm vi bợ phận: - Quản lý tồn nhân viên thuộc Phòng HCNS - Sắp xếp kế hoạch làm việc phân cơng cơng việc cho nhân viên phòng - Được quyền định tuyển dụng nhân viên cho Phòng HCNS yêu cầu tuyển dụng duyệt - Được quyền định ký HĐLĐ hay không ký HĐLĐ nhân viên phòng HCNS thời gian thử việc - Duyệt ngày phép nhân viên từ ngày trở xuống làm thêm 24 3.2 Phạm vi công ty: - Được quyền duyệt đề xuất, đề nghị phận phù hợp với quy định, quy trình sách cơng ty - Được quyền kiểm tra, chất vấn Trưởng phận có liên quan phát sinh vấn đề có ảnh hưởng đến thiệt hại Công ty - Được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến công việc giao - Tham gia vào hội đồng kỷ luật khen thưởng Công ty Quan hệ công việc: Yêu cầu lưc: 5.1 Yêu cầu chung: Trình độ: Kinh nghiệm: Yêu cầu khác: Tốt nghiệp Đại học trở lên Bằng QT NNL Trưởng phòng NS năm kinh nghiệm vị trí tương đương Nam/ nữ 32 – 40 Chấp nhận làm ngồi có cơng việc phát sinh đột xuất Chấp nhận cơng tác bên ngồi tỉnh Tiếng anh giao tiếp 5.2 Yêu cầu lưc cốt lõi: Kiến thức: Quản trị NNL Kiến thức pháp luật Thị trường lao động Kỹ năng: Kỹ quản lý/ Quản trị nhân Xây dựng hệ thống Giải vấn đề định Kiểm sốt q trình thay đổi Lập kế hoạch & phân công công việc Kỹ phân tích, tổng hợp, báo cáo Đào tạo & phát triển nhân viên Kỹ giao tiếp & trình bày Thái đợ/tớ chất: Nhạy bén & tinh tế Có trách nhiệm Có khả chịu áp lực cao công việc Điềm đạm Công Người phê duyệt TỔNG GIÁM ĐỐC (Ngày… tháng….năm… ) TRẦN THỊ YALI TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng môn “Quản trị nguồn nhân lực”- TSKH Phạm Đức Chính “Quản trị nguồn nhân lực” – TS Trần Kim Dung TS Nguyễn Hữu Thân “Quản trị nhân sự” Nhà xuất Lao động - Xã hội, 2012 Các tài liệu trang web công ty TNHH TM DV Nam Minh Long Bản mô tả công việc tập đoàn Nam Minh Long ... thiệu sơ lươc về công ty TNHH và dịch vụ Nam Minh Long Tên công ty: Công ty TNHH TM DV Nam Minh Long Địa chỉ: 61 – 63 Võ Văn Tần, Phường 26, Quận Công ty TNHH TM DV Nam Minh Long thành lập vào... chọn đề tài: “ Mơ tả cơng việc trưởng phòng cơng ty TNHH TM & DV Nam Minh Long CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Mô tả công việc 1.1.1 Định nghĩa mô tả công việc Mô tả công việc văn liệt kê... thiện mơ tả cơng việc trưởng phòng nhân tập đồn Nam Minh Long sau:  Nhận diện công việc  Bổ sung phần mã số công việc cung cấp họ tên người thực công việc Điều giúp cho mô tả công việc đầy