mô tả công việc của trưởng phòng sản xuất

Quản lý bộ phận sản xuất, trưởng phòng sản xuất phải làm việc sao cho các sản phẩm đảm bảo được yêu cầu trong các mối quan hệ với các phòng ban khác và đảm bảo được yêu cầu của công ty v

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế ngày nay, để tồn tại trong một môi trường hết sức khốc liệt mỗi doanh nghiệp phải tạo cho mình một đặc tính cạnh tranh so với đối thủ Thông thường một doanh nghiệp thường có hai cách để tăng tính cạnh tranh trên thị trường Cách thứ nhất doanh nghiệp tập trung chú trọng vào tăng cường giảm chi phí để giảm giá sản phẩm thúc đẩy nhu cầu thị trường Cách thứ hai là doanh nghiệp phải tạo cho sản phẩm của mình những đặc tính riêng biệt vượt trội so với các sản phẩm khác Tuy nhiên doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai cách cùng lúc Trong hai cách nói trên dù là cách nào thì doanh nghiệp cũng cần phải tập trung vào sản phẩm của mình và điều đó làm cho bộ phận sản xuất của doanh nghiệp trở nên vô cùng quan trọng

Sản xuất là quá trình biến đầu vào thành đầu ra, là bước hiện thực hóa các ý tưởng của doanh nghiệp về sản phẩm Bộ phận sản xuất là một phần quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp nào Nếu marketing xây dựng nên hình ảnh của các sản phẩm, thì sản xuất tạo nên cái cốt lõi cho sản phẩm đó và tạo nên uy tín cho doanh nghiệp Nếu không có sự quan tâm và đầu tư cần thiết vào bộ phận sản xuất thì những hình ảnh do doanh nghiệp xây dựng chỉ là ban đầu và nhất thời, không đứng vững trong tâm trí của khách hàng, không mang đến sự trung thành của khách hàng

và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Quản lý bộ phận sản xuất, trưởng phòng sản xuất phải làm việc sao cho các sản phẩm đảm bảo được yêu cầu trong các mối quan hệ với các phòng ban khác và đảm bảo được yêu cầu của công ty về

số lượng, chất lượng, hình thức, hình ảnh bao bì…Để đáp ứng được các yêu cầu công việc đó, trưởng phòng sản xuất phải bắt đầu từ nguồn nhân lực, vì nguồn nhân lực là yếu tố đảm bảo cho sự bền vững và phát triển lâu dài Ngoài việc lựa chọn và

bố trí nhân lực đúng người đúng việc để mang lại hiệu quả cao trong công việc, trưởng phòng sản xuất còn phải kiểm tra và đánh giá kết quả hoàn thành công việc của mỗi nhân viên Do vậy, chúng ta có thể nói trưởng phòng sản xuất đóng một vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp(sản xuất sản phẩm hữu hình) Ý thức được tầm quan trọng của một trưởng phòng sản xuất, chúng tôi thực hiện đề tài “Mô tả công việc của trưởng phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina” để có thể hiểu rõ hơn các công việc mà một nhà quản lý ở bộ phận sản xuất phải thực hiện

2 MỤC TIÊU THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Tìm hiểu quy trình làm việc tại bộ phận sản xuất Công ty TNHH Danu Vina

Mô tả chi tiết công việc của trưởng phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina, qua

đó đưa ra những nhận xét và những giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc của trưởng phòng sản xuất tại đây

3 ĐỐI TƯỢNG – PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: chức năng, nhiệm vụ và các loại công việc của trưởng phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina

Phạm vi nghiên cứu: Phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phỏng vấn trực tiếp để thu thập thông tin về công việc thực tế mà Trưởng phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina đang làm

Thu thập và phân tích thông tin thứ cấp từ bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của trưởng phòng sản xuất Công ty TNHH Danu Vina

5 BỐ CỤC ĐỀ TÀI

Kết cấu của đề tài gốm có 2 phần chính:

Chương 1: Mô tả công việc và bản mô tả công việc của Trưởng phòng sản xuất Chương 2: Phòng Sản xuất và bản mô tả công việc của Trưởng phòng sản xuất tại công ty TNHH Danu Vina

[KẾT CẤU BÀI VIẾT CÒN THIẾU VÌ ÍT QUÁ]

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT

1.1 KHÁI NIỆM MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Mô tả công việc là miêu tả những yêu cầu chính của một công việc hay một

vị trí công việc Mô tả công việc được xây dựng trên cơ sở phân tích cụ thể về công việc: những nhiệm vụ chính nhân viên sẽ đảm nhiệm, phương pháp thực thi công việc, mục tiêu và trách nhiệm của nhân viên, mối liên hệ với các nhân viên khác trong tổ chức, những kỹ năng cần thiết cho công việc

1.2 Ý NGHĨA CỦA VIỆC MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Mô tả công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc định hướng và đánh giá mức độ hoàn thành công việc Nó giúp người thực hiện công việc thêm dễ dàng và

sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty

Mô tả công việc còn công ty lựa chọn được người phù hợp với yêu cầu công việc ngay từ lúc tuyển dụng Như vậy sẽ rút ngắn thời gian đào tạo lại Đây là cơ sở

để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết Tránh tình trạng tuyển nhân viên đại trà, không đúng chuyên môn Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích công việc giúp tổ chức xác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực

Trong một công ty hay doanh nghiệp, việc mô tả công việc được cụ thể hóa qua bản mô tả công việc Bảng mô tả công việc càng rõ ràng chi tiết thì người thực hiện càng dễ dàng và công tác đánh giá sẽ chính xác, nhanh chóng và công bằng hơn Mỗi bản mô tả công việc có thể được đánh giá và quy ra điểm số Điểm số của

từng bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và tính phúc lợi xã hội cho vị trí công việc đó Ngược lại nếu công việc được mô tả một cách chung chung thì người hoàn thành nó sẽ rất khó khăn trong việc xác định ranh giới với các công việc khác Điều này rất dễ dẫn đến việc đùng đẩy công việc giữa các phòng ban hay các nhân viên trong công ty

Mô tả công việc còn giúp công ty lựa chọn được người phù hợp với yêu cầu công việc ngay từ lúc tuyển dụng Như vậy sẽ rút ngắn thời gian đào tạo lại Đây là

cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của

vị trí khuyết Tránh tình trạng tuyển nhân viên đại trà, không đúng chuyên môn Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích công việc giúp tổ chức xác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực

1.3 NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT

Đầu tiên phải kể đến chức danh công việc Nếu không có chức danh thì người đọc lẫn người thực hiện công việc sẽ không biết mình đang được đánh giá cho vị trí nào, vị trí đó là cao hay thấp và mức độ quan trọng của nó trong công ty

Kế đến bản mô tả công việc của trưởng phòng sản xuất phải nêu rõ các mục tiêu của công việc: tóm tắt về những mục tiêu cụ thể đặt ra đối với chức danh công việc này để có thể xác định được đâu là mục tiêu quan trọng nhất và mục tiêu chung Để trưởng phòng có thể điều chỉnh thời gian sản xuất, lập trình phối hợp với các bộ phận khác sao cho phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức hay của doanh nghiệp

Một điều quan trọng không thể thiếu trong bản mô tả công việc là phải liệt kê các nhiệm vụ công việc cụ thể, trách nhiệm chính của người nắm chức danh công việc này Phần liệt kê này cũng là những căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện và năng lực của trưởng phòng sản xuất

Mô tả mối liên hệ của trưởng phòng sản xuất với các nhân viên khác trong tổ chức như : báo cáo trực tiếp cho ai, quản lý trực tiếp những ai, phối hợp công việc với ai, bộ phận nào

Trong trường hợp tuyển dụng nhân viên mới, bản mô tả công việc cần đề cập thêm một số nội dung sau:

• Tiêu chuẩn công việc và yêu cầu đối với trưởng phòng sản xuất mới: những yêu cầu tối thiểu về khả năng( trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm, kỹ năng yêu cầu )

• Nơi làm việc: việc này sẽ giới hạn khu vực ảnh hưởng của từng nhân viên trong công ty với các bộ phận khác Nhất là nhân viên quản lý các bộ phận khác nhau trong tổ chức

• Trang bị cần thiết cho công việc: Ví dụ máy tính, máy ảnh, xe máy

1.4 TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÒNG SẢN XUẤT VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÒNG SẢN XUẤT TRONG DOANH

NGHIỆP

Khi nói đến chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong các ngành sản xuất, mọi người thường quan tâm các lĩnh vực phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường, với những kế hoạch marketing tốn kém; nhưng ít ai đặt câu hỏi cái

gì tạo ra thương hiệu, cái gì sẽ cung cấp cho thị trường đã mở rộng mà nếu không

có chúng, mọi chi phí để tạo dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trở nên lãng phí

Đó chính là những sản phẩm được sản xuất với một chi phí tốt nhất, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đáp ứng được thời hạn giao hàng Do vậy có thể nói phòng sản xuất là một trong những bộ phận quan trọng góp phần trực tiếp trong việc tạo ra sản phẩm để nuôi sống doanh nghiệp

Nhưng trên thực tế cho thấy các doanh nghiệp phần lớn chưa có sự quan tâm đúng đắn đến bộ phận này Việc phát hiện ra các lãng phí trong sản xuất và đưa ra giải pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí Muốn như vậy thì các nguồn lực vật chất trong sản xuất phải được các doanh nghiệp hoạch định và sử dụng có hiệu quả Qua đó nhằm nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng suất cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Để giải quyết được các tồn tại nêu trên, thiết nghĩ doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn vào việc nâng cao năng lực quản lý cho cán bộ quản lý sản xuất, cũng như cho các cán bộ nghiệp vụ liên quan, nhất là cán bộ trực tiếp trông coi bộ phận này Cần trang bị và hỗ trợ cho cán bộ quản lý kiến thức cũng như cơ sở vật chất để ứng dụng những phương pháp quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, năng lực của doanh nghiệp Năng lực của cán bộ quản lý có được nâng lên, doanh nghiệp sẽ sản xuất hiệu quả hơn, có nghĩa là sẽ đạt lợi thế cạnh tranh tốt hơn

1.4.2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg, nhà quản trị phải đảm đương 10 vai trò khác nhau Các vai trò này được chia thành ba nhóm:

Thứ nhất là vai trò quan hệ với con người: Tổ chức mạnh khi nhiều người trong

tổ chức đó đều hoạt động hướng đến mục tiêu chung Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp

• Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức

• Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới; tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên hoàn thành công việc tốt

• Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao

và giúp đỡ cơ quan, phòng ban khác hoàn thành công việc cho đơn vị của họ Thứ hai là vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản

lý thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển vượt bậc thì thông tin luôn là một lĩnh vực khó để kiểm soát và quản lý Vì vậy nhà quản trị thông tin cần hết sức chú ý cẩn thận để những thông tin bảo mật của công ty không bị rò rỉ ra ngoài gây bất lợi cho hoạt động của công ty

• Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức

• Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

• Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp

Thứ ba là vai trò quyết định:

• Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng

• Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định Đồng thời nhà quản trị giỏi phải biết ngăn ngừa xáo trộn trước khi nó gây hại đến

tổ chức

• Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu

• Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với bên ngoài Do vậy nhà quản trị cần có những kỹ năng mềm tốt

để thực hiện hiệu quả vai trò này

1.4.3 NHÀ QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

Để phòng sản xuất hoạt động có hiệu quả thì vai trò của người chịu trách nhiệm bộ phận này là rất quan trọng Họ cần có những kỹ năng chuyên môn về lĩnh vực ngành nghề sản xuất cũng như kỹ năng quản lý để có thể giảm thiểu chi phí đầu vào và tăng sản lượng đầu ra Làm cho hoạt động sản xuất có hiệu quả nhất

Bên cạnh đó nhà quản trị sản xuất cần phải biết cách phối hợp công việc của các nhân viên trong bộ phận, động viên và tạo môi trường làm việc tốt nhất cho họ Hơn nữa họ cần có một tư duy tốt để có thể sắp xếp công việc tốt nhất Nghĩa là phải sản xuất sao cho kịp với tất cả các đơn đặt hàng

Do vậy việc nâng cao trình độ của cán bộ sản xuất là luôn cần thiết Việc học hỏi các phương pháp sản xuất mới có hiệu quả phải được cập nhật thường xuyên và lâu dài

[ VẬY MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÓ Ý NGHĨA GI?CÓ SỰ KHÁC BIỆT GÌ SO VỚI CÁC BỘ PHẬN KHÁC? HÃY BỔ SUNG!]

CHƯƠNG 2: PHÒNG SẢN XUẤT VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH DANU VINA

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DANU VINA

Công ty TNHH Danu Vina là một thành viên trong tập đoàn Danu (Danu Corporation) của Hàn Quốc, bao gồm có:

• Danu USA, Danu Korea

• Plush Factory 1, 2, 3, 4 (Thượng Hải, Trung Quốc)

• Plush Factory 5/ Danu Vina (Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam)

• Plush Factory 6/C.F Danu Vina (Bình Dương)

• Danu Trading Company ( Hong Kong)

Danu Vina Co.,Ltd là một công ty TNHH có 100% vốn đầu tư nước ngoài,

cụ thể là Hàn Quốc Công ty được định vị ở khu chế xuất Linh Trung 1, quận Thủ Đức Khu chế xuất Linh Trung là dự án liên doanh giữa Việt Nam và Trung Quốc Đây được xem là một trong những khu công nghiệp thành công nhất tại Việt Nam,

có danh tiếng trong giới đầu tư khu vực Châu Á

Danu Vina bắt đầu kinh doanh từ năm 1997 là một công ty chuyên sản xuất

đồ chơi xuất khẩu sang châu Âu, Mỹ…Là một trong những nhà cung cấp lớn nhất của Ikea Thụy Điển, Walt Disney, Công ty cà phê Starbucks, Mothercare…và nhiều công ty khác

Với tiêu chí là luôn cải tiến để mang đến hạnh phúc cho khách hàng và nhân viên Hơn 15 năm qua Danu Vina đã dần trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong công nghiệp Plush Và được trao tặng chứng nhận ISO 9001:2000 dựa trên tiêu chuẩn quốc tế về đảm bảo chất lượng

2.2.1 NHIỆM VỤ

• Đảm bảo tất cả các đơn hàng xuất khẩu đúng hẹn và đủ chất lượng cũng như số lượng theo yêu cầu của khách hàng

• Lập kế hoạch sản xuất cho tất cả các đơn hàng dựa trên khả năng sản xuất của công ty

• Truyền đạt những mục tiêu, nhiệm vụ ngắn hạn và dài hạn của công ty tới các cấp dưới (trưởng các bộ phận hoàn tất, nguyên liệu, cắt, kiểm soát hàng bên ngoài, công nhân)

• Chịu trách nhiệm trong trường hợp không có hàng xuất đúng hạn

• Phân phối nguồn lực hợp lý để việc sản xuất thông suốt

• Đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm với chất lượng cao với chi phí thấp nhất

• Giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra liên quan đến sản xuất sản phẩm

• Sắp xếp nhân công làm tăng ca nếu có yêu cầu

• Đảm bảo các nguyên phụ liệu thu mua phù hợp với chất lượng, yêu cầu đã được xác định bởi công ty

• Tham gia giám sát và đánh giá nhân viên

2.2.2 QUYỀN HẠN

• Từ chối đơn hàng trong trường hợp quá tải trong sản xuất

• Liên hệ với các phòng ban liên quan để nhân được sự giúp đỡ và hỗ trợ

• Cập nhật các báo cáo và thông tin từ các phòng ban khác để có kế hoạch sản xuất phù hợp