quản trị văn phòng

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Lê Hồng Lam 2 DẪN NHẬP NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Quản trị viên văn phòng cũng như các nhân viên văn phòng phải thấu hiểu các vấn đề quản trị doanh nghiệp. Sự hiểu biết các vấn đề đó, cả về kiến thức và thực tiễn, có tác dụng gắn bó công việc của tập thể văn phòng với sự phát triển chung của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác. I / VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ: 1. Mọi tổ chức đều cần đến quản trị. Doanh nghiệp - nằm ở trọng tâm của hệ thống kinh tế - càng cần đến công việc quản trị. Quản trị doanh nghiệp là một quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin,…) nhằm đạt tới mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất. Quá trình quản trị tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố đó lại và thúc đẩy các yếu tố đó hoạt động. Trước hết nó liên kết con người, vốn dĩ rất tản mạn về nhu cầu và lợi ích thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. 2. Ngày nay thực tiễn quản trị rất sôi động. Sôi động vì doanh nghiệp đứng trước nhiều cơ hội làm ăn mới, đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao hơn của môi trường xã hội, phải chấp nhận nhiều thách thức ngày càng gay gắt hơn. Trong thời đại ngày nay, để dành được chỗ đứng và sự phát triển - các nhà quản trị doanh nghiệp phải gấp rút đề ra và mạnh dạn vận dụng nhiếu lí thuyết mới về quản trị doanh nghiệp II / XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP: Quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị doanh nghiệp là xác định các mục tiêu. Ngày nay, người ta không thể chỉ đóng khung trong một mục tiêu duy nhất là làm sao tạo ra nhiều lợi nhuận. Để thành đạt, doanh nghiệp phải hướng hoạt động kinh tế xã hội của mình theo bốn nhóm mục tiêu và phải biết cách kết hợp chặt chẽ bốn mục tiêu đó lại:  Mục tiêu kinh tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phấn đấu đạt được 3 mục tiêu: + Lợi nhuận, + Phát triển doanh nghiệp, + Mục tiêu sản xuất hàng hóa dịch vụ tối đa thoả mãn nhu cầu thị trường. Đây là mục tiêu vừa là phương tiện để đạt được hai mục tiêu trước.  Mục tiêu xã hội: Bảo vệ và thoả mãn nhu cầu của thành viên trong doanh nghiệp: thu nhập, ổn định công việc, thăng tiến, …bảo vệ quyền lợi của bạn hàng, người tiêu dùng, nghĩa vụ với Nhà Nước, thể hiện công tác từ thiện an ninh.  Bảo vệ môi trường: sử dụng hiệu quả của nguồn tài nguyên thiên nhiên.  Mục tiêu giáo dục chính trị - tư tưởng: có ý thức kỉ luật cao, tác phong công nghiệp, tinh thần trách nhiệm đối với tập thể với công ty. III / XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC: Một khi đã xác định được các mục tiêu doanh nghiệp phải bắt tay vào vị trí xác định cơ cấu -tổ chức. cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. IV / TRIỂN KHAI QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ: Quá trình quản trị bao gồm bốn chức năng: h oạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. V / VẬN DỤNG CÁC KĨ NĂNG QUẢN TRỊ: Cả ba cấp quản trị viên đều phải nắm được một số kĩ năng quản trị cần thiết gồm ba loại kĩ năng sau: kĩ năng chuyên môn kĩ thuật, nhân sự, tư duy -chiến lược. Tuỳ theo những cấp quản trị khác nhau thì yêu cầu về các kĩ năng này khác nhau thí dụ quản trị cấp cao thì chức năng tư duy chiến lược tập trung nhiều hơn quản trị cấp trung; còn đối với cấp quản trị cấp trung thì kĩ năng chuyên môn kĩ thuật được tập trung nhiều hơn. VI. XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG KHỦNG HOẢNG VÀ ĐỔI THAY Câu 1: Tại sao quản trị lại cần thiết cho các doanh nghiệp? 3 Câu 2: Có người cho rằng “ Các doanh nghiệp ngày nay chỉ có mục tiêu duy nhất là tối đa hóa lợi nhuận” Anh (chị ) đồng ý hay không? Tại sao? 4 Chủ đề 1 VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG: 1.1. Khái niệm: Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào có tổ chức làm việc đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng. Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ khá nhiều. Từ khi cách mạng khoa học -công nghệ tiến như vũ bão, giao lưu thương mại mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ tại doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng, thậm chí có nguy cơ ùn tắc. Nếu không kịp thời xử lý nó sẽ cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, các nhà nghiên cứu về quản trị học quan tâm nhiều hơn tới văn phòng doanh nghiệp. Từ đó, xuất hiện một số lý thuyết quản trị văn phòng doanh nghiệp. Chúng ta phải bắt tay ngay vào nghiên cứu và vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết quản trị văn phòng doanh nghiệp. 1.2. Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp (Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa): 1.2.1 Chức năng Chức năng cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm trợ hành chính. Công việc giấy tờ văn phòng theo thuật ngữ hiện đại được gọi là thu thập và xử lý thông tin. Thực ra trong xã hội nói chung cũng như trong doanh nghiệp nói riêng chỗ nào có quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thông tin. Xử lý thông tin không phải là chức năng riêng và đặc thù của văn phòng mà là xử lý thông tin yểm trợ. Vậy thế nào là thông tin yểm trợ? Là loại thông tin khó tính được giá trị đưa vào giá thành sản phẩm không trực tiếp tạo ra doanh thu mà chỉ làm cho việc thực hiện doanh thu trôi chảy. Ví dụ: Phòng kế toán, nhân viên “tài khản phải thu” nếu không làm tốt thì tiền vốn bị chiếm dụng, công việc đó không trực tiếp tạo ra doanh thu, mà làm công việc doanh thu trôi chảy. Quản trị viên làm tốt các báo cáo định kỳ với nhiều phát hiện chiều sâu và nhiều kiến nghị giải quyết, điều đó không trực tiếp làm tăng doanh thu, nhưng lại là những thông tin hành chính rất quan trọng để yểm trở cho các nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh. Chức năng xử lý thông tin hành chính yểm trợ của văn phòng được nhiều nhà quản trị học ví như bốn bánh của một chiếc xe hơi. Chiếc xe có động cơ để xe chạy và chuyên chở, bốn bánh không trực tiếp tạo ra động lực mà yểm trở cho việc chuyên trở được thực hiện trôi chảy, thuận lợi hơn. Thực ra vai trò quan trọng nhất của thông tin hành chính yểm trợ là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị, tức là tác động hữu hiệu tới tay lái chiếc xe. Có thể nói, thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩ tư vấn – tham mưu. Những thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của doanh nghiệp để nhà quản trị đưa ra những quyết định nhằm sản xuất kinh doanh tốt hơn. 1.2.2 Nhiệm vụ Để thực hiện được chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính, văn phòng của doanh nghiệp phải làm các nhiệm vụ sau đây: 1. Công tác kế toán. 2. Công tác tài chính. 3. Công tác kế hoạch –thống kê. 4. Công tác viễn thông. 5. Công tác in ấn. 6. Công tác quản trị hành chính. 7. Công tác xử lý văn bản. 8. Công tác xử lý dữ liệu. 9. Công tác quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ tài liệu 5 10. Công tác tổng hợp 11. Công tác nhân sự. Các nhiệm vụ trên được thường được chia làm 3 nhóm: Nhóm thứ nhất: Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn như: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch – thống kê. Nhóm thứ hai: Nhóm các nhiệm vụ thuộc về quy trình xử lý thông tin như: xử lý văn bản, dữ liệu, viễn thông, in ấn, bảo quản công văn tài liệu Nhóm thứ ba: Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp - hành chính- nhân sự. Cả ba loại nhóm nhiệm vụ được tổ chức thành hệ thống hành chính yểm trợ mà mục tiêu thống nhất là: cung cấp các thông tin hành chính yểm trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản trị ra quyết định kinh doanh, thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn bộ hệ thống thì kết quả sẽ sút kém, mục tiêu không đạt. 1.2. QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNG: 1.2.1. Các luồng thông tin trong văn phòng: Văn phòng chính là cửa sổ các luồng thông tin. Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối nhiều loại thông tin khác nhau. Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, nhà quản trị văn phòng phải nhận biết rõ các luồng thông tin căn bản: Thông thường ở các văn phòng, có các luồng thông tin như sau:  Các luồng thông tin bên trong: nhân sự, tài chính, kế toán, …  Các luồng thông tin bên ngoài: chính trị, pháp luật, kinh tế, khoa học công nghệ, điều kiện tự nhiên, … Các luồng thông tin này được thể hiện thông qua các hình thức sau: - Thông tin dưới dạng văn bản: Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin từ các sự việc, các hiện tượng và diễn tả suy nghĩ, quyết định của con người. Văn bản được coi là công cụ truyền tin chính xác và hợp pháp mà các cấp lãnh đạo, những người làm công tác quản trị cần phải biết sử dụng. - Thông tin truyền đạt qua hội họp: Thông tin truyền đạt qua hội nghị chính là nội dung các báo cáo, các bài phát biểu, các nghị quyết, các biên bản,… được phổ biến tới các đối tượng cần thiết. - Thông tin ghi nhận qua dư luận: Đây là loại thông tin thường bị nhiễu nhiều nhất và bị biến dạng qua truyền đạt. Tuy nhiên đây cũng là một trong luồng thông tin quan trọng vì đôi khi nó sẽ giúp phát giác nhiều vấn đề quan trọng trong đời sống an ninh ở doanh nghiệp. - Thông tin dự báo: Đây là loại thông tin được hình thành bởi tư duy dự đoán và khả năng tổng hợp của các nhà quản trị. 1.2.2. Xử lý thông tin: * Yêu cầu của quá trình xử lý thông tin: Từng loại thông tin, từng luồng thông tin đều có những yêu cầu xử lý khác nhau, đòi hỏi có cách xử lý phù hợp, có khi đòi hỏi người xử lý phải được đào tạo chuyên sâu. Tuy vậy, các loại thông tin đều đặt ra năm yêu cầu cho quá trình xử lý: - Thu thập đầy đủ: Yêu cầu đầu tiên, và cũng là khâu đầu tiên, là phải thu thập thông tin hành chính yểm trợ cho đầy đủ, không được bỏ sót, phải được thực hiện chặt chẽ các thủ tục ghi chép ban đầu, sổ sách chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định. Hơn nữa, có loại thông tin phải qua tổ chức điều tra nghiên cứu mới có được, như trong việc phân tích và xử lý thông tin thị trường. Lại có loại thông tin kinh tế - xã hội, được đăng tản mạn trên nhiều loại báo chí và trên đài phát thanh, truyền hình,… mà sự thu thập cho đầy đủ vừa đòi hỏi đọc nhiều, nghe nhiều, nhưng quan trọng hơn cả là sự nhạy bén, giỏi vận dụng kỹ năng tư duy của nhà quản trị văn phòng. - Sự phân loại và chọn lựa: Sự phân loại và chọn lựa là điều tất yếu, bởi vì trong thời đại bùng nổ thông tin, quá trình xử lý đều mang ý nghĩa chọn lựa. - Nhanh chóng: 6 - Kịp thời: Yêu cầu nhanh chóng, kịp thời phải được nhấn mạnh, vì ngày nay thời hạn và thời cơ rất quan trọng. Nhà quản trị văn phòng phải thấu hiểu yêu cầu này sẽ biết tập trung sức lực và thời gian cho những loại thông tin có thời hạn. - Có chất lượng: Trong thời đại bùng nổ thông tin như ngày nay quá trình xử lý thông tin mang ý nghĩa chỉ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin chắt lọc, tinh lược, chất lượng cao. * Quy trình xử lý thông tin: Một khi đã nắm vững yêu cầu xử lý thông tin, bây giờ cần triển khai quy trình xử lý thông tin. Bao gồm sáu bước: Bước 1: Thu thập và phân loại thông tin đầu vào. Bước 2: Quá trình biến đổi, xử lý. Bước 3: Đầu ra, tạo thành thông tin sử dụng. Bước 4: In ấn, phân phối, tổ chức sử dụng có hiệu quả. Bước 5: Bảo quản hồ sơ, tài liệu, đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh. Bước 6: Tiêu huỷ hồ sơ hoặc lưu trữ dài hạn. Sáu bước nối tiếp nhau này được gọi là vòng đời của thông tin hành chính yểm trợ. Nét mới nổi lên gần đây là nhờ các trang thiết bị điện tử hiện đại, nhất là các máy vi tính xử lý dữ liệu, xử lý văn bản, được nối mạng,…đã làm cho các bước tuần tự nối tiếp ấy đan kết vào nhau. Ví dụ, khi nhập dữ liệu vào, ta làm luôn việc lưu trữ vừa nhanh chóng, vừa chính xác hơn,…nhờ đó tạo thêm khả năng mới đẩy lùi áp lực ngày càng tăng thêm của sự bùng nổ thông tin. * Trong văn phòng doanh nghiệp hiện đại, việc xử lý thông tin theo sáu bước trên được triển khai thông qua sự kết hợp ba mặt: - Trang bị văn phòng hiện đại - Các nghiệp vụ văn phòng không ngừng được cải tiến - Nhân viên văn phòng nhiệt tình và gắn bó công việc. Sự kết hợp ba mặt đó mang ý nghĩa bản chất của quá trình đổi mới văn phòng doanh nghiệp. 1.3. QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: Quá trình quản trị văn phòng về cơ bản bao gồm sáu nhóm công việc: - Lập kế hoạch công việc văn phòng. - Triển khai các nhiệm vụ tổ chức công việc. - Tạo động cơ thúc đẩy trong cán bộ nhân viên văn phòng, giỏi quản lý con người văn phòng, để họ phát huy tính sáng tạo - Triển khai công việc văn phòng với tinh thần tiết kiệm thời gian, công sức, hiệu quả cao. - Bám sát và phục vụ công việc chung của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ trong hệ thống hành chính - yểm trợ, làm thật tốt công tác thông tin nội bộ. - Rà soát, kiểm tra, tạo thông tin phản hồi, bảo đảm bảo sự điều hành hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.3. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: Căn cứ vào chức năng yểm trợ hành chính- xử lý thông tin và những nhiệm vụ, công việc phải làm của văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, có thể có các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác nhau phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. 1.3.1. Mô hình văn phòng Tùy theo qui mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có 3 kiểu mô hình khác nhau 1.3.2. Các kiểu mô hình văn phòng a) Mô hình kiểu tập trung: - Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức năng xử lý thông tin yểm trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận, các phòng ban của văn phòng được phân công phụ trách từng nhiệm vụ đã được thống kê hay theo từng nhóm nhiệm vụ. - Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn b) Mô hình kiểu phân tán: 7 - Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ thuộc chức năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc doanh nghiệp thực hiện. - Kiểu tổ chức phân tán này hiện đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. c) Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung: - Đặc trưng của mô hình này là nhiệm vụ có tính chuyên môn được tách ra thành phòng, ban chức năng riêng như: Phòng kế toán-tài vụ, Phòng kế hoạch- thống kê, Phòng tổ chức- nhân sự Các nhiệm vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp- quản trị làm thành Phòng hành chính- quản trị. - Loại mô hình này được áp dụng cho các doanh nghiệp loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. Còn Phòng hành chính- quản trị chỉ giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính- công văn giấy tờ. CÂU HỎI ÔN TẬP: 1. Khái niệm văn phòng? 2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng? 3. Yêu cầu và quy trình xử lý thông tin ? 4. Quá trình quản trị văn phòng ? 5. Các mô hình tổ chức văn phòng? 6. Tại sao ngày nay các nhà quản trị lại chuyển dịch trọng tâm quản trị sang quản trị văn phòng ? 7. Bình luận câu: “Văn phòng là nơi tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp” ? 8 Chủ đề 2 NHÂN TỐ CON NGƯỜI TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Một khi các cấp quản trị doanh nghiệp và khoa quản trị doanh nghiệp chuyển dịch một trọng tâm quản trị sang công việc văn phòng, thì để thực hiện được sự chuyển dịch đó, vấn đề then chốt quyết định là nhân tố con người ở văn phòng. Nhân lực văn phòng được phân làm hai loại: - Lực lượng thư ký. - Các quản trị viên văn phòng 2.1. NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG: 2.1.1 Ngày nay, thư ký văn phòng là một nghề, mà phạm vi tay nghề khá phức tạp. Không còn thời kì chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít là làm được thư ký văn phòng Phạm vi tay nghề chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát mười một nhiệm vụ: kế toán, tài chính, xử lý văn phòng, xử lý dữ liệu, in ấn, bưu tín, viễn thông, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị và được thể hiện thành mười bốn nhiệm vụ. - Xử lý bưu tín ( văn thư đến-đi); - Nhận và nói điện thoại; - Biên tập các văn thư thông thường; - Chuẩn bị các thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo; - Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp; - Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và dịch ra; - Thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp và nạp vào máy tính; - Đánh máy, sao in tài liệu và chuẩn bị phát hành; - Phân phối thông tin và truyền đạt công việc cho người khác; - Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ; - Chuẩn bị các cuộc họp: Chương trình cuộc họp, các tài liệu, lập biên bản cuộc họp; - Chuẩn bị các chuyến đi: hành trình, tài liệu, các khoản chi; - Làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, dịch vụ nhà đất, luật sư và toà án; - Hỗ trợ công tác quản lý; 2.1.2 Phần giao cho mỗi thư ký thường khác nhau, mặc dù họ được đào tạo cơ bản giống nhau, có những năng lực nghiệp vụ thư ký giống nhau, với những hiểu biết về hành chính sự nghiệp và kinh doanh giống nhau. 2.1.3 Vị trí cụ thể của mỗi thư ký thường rất khác nhau: - Nhân viên phòng hồ sơ-lưu trữ; - Thư ký đánh máy; - Thư ký xử lý văn bản; - Thư ký kế toán; - Trợ lý giám đốc; - Thư ký điều hành. Nhưng họ đều cùng nhau thực hiện chức năng xử lý thông tin, góp phần tham mưu cho cấp quản trị, có quan hệ giao tiếp ứng xử với nhiều người. 2.1.4 Tay nghề thư ký văn phòng phải được đào tạo có hệ thống. Số thư ký trước đây chưa qua đào tạo, nay cần được sắp xếp cho đi bồi dưỡng đạt trình độ quy định. Nội dung đào tạo phải bám sát các đòi hỏi của doanh nghiệp trên bốn mặt sau đây: * Trước hết là các kỹ năng cơ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán và năng lực suy đoán. Đây là những kỹ năng thu nhận từ những năm phổ thông, nay cần được tinh luyện và năng cao hơn nữa. * Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký: Phải đáp ứng mười bốn nhiệm vụ nêu trên và nhấn mạnh một số tiêu chuẩn: 9 - Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ một phút ( tiếng anh đạt 50 wpm ). - Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ một phút ( tiếng anh đạt 80 wpm ). - Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý dữ liệu. - Trình bày ( bản đánh máy, bản viết, bản in từ máy tính ) hấp dẫn, đẹp. - Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fax. - Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng. - Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh. - Biết và sử dụng được ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký. Tất cả các kỹ năng đó đều phải được cập nhật hóa theo kịp những đổi mới không ngừng diễn ra. * Các hiểu biết và năng lực về kinh tế: - Có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về: kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. - Nhanh chóng nắm bắt được và hiểu sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. * Các phẩm chất cá nhân. Đây là mặt mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm nhưng lại khó nắm bắt chính xác. Chính đây cũng là nhiệm vụ nặng nhất của công tác đào tạo đồng thời cũng là mặt phấn đấu gay go của các học viên. Bởi lẽ: - Người thư ký phải là người tin cậy, vì người thư ký, nhất là thư ký giám đốc, biết mọi việc một cách cặn kẽ. ( She knows everything about everything ). - Người thư ký phải rất năng động, giỏi hợp tác, giỏi giao tiếp mới làm tốt công việc. - Người thư ký giỏi, cũng là đối tượng mà cấp quản trị nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Vị trí ngưòi thư ký càng cao trên nấc thang nghề nghiệp thì đòi hỏi về phẩm chất cá nhân càng cao. Đồng thời có xu hướng các đòi hỏi về phẩm chất cá nhân người thư ký ở các vị trí thấp hơn cũng được nâng cao dần lên. Do nội dung các yêu cầu có nhiều, xin được đề cập sâu 3 điểm sau đây: 2.1.4 Ba mức yêu cầu về phẩm chất cá nhân a) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình thường. Có 7 điểm: - Thẳng thắn, chân thành, trung thực. - Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo. - Thấu hiểu công việc được giao một cách chính xác, có mức độ linh hoạt khi được giao thêm việc. - Có ý thức kỷ luật, ý thức hoàn thành công việc một cách tốt nhất. - Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ nhau. - Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm sức làm việc. - Ăn mặc, đi đứng, giao tiếp đúng mức. b) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người thư ký trong văn phòng hiện đại: Người thư ký cần có mười tính cách và phẩm chất sau đây: - Cao vọng nghề nghiệp, phấn đấu vươn lên không ngừng. - Ý thức tôn trọng nhau và hợp tác với nhau tạo thành ý thức đồng đội, êkíp. - Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc. - Tạo được sự tin cậy nhau, dựa vào nhau. - Ý thức làm việc tích cực, cần cù, hiệu quả. - Ý thức giữ kín loại tin tức không được tiết lộ. - Sự chín chắn. - Sự tự trọng. - Sự phấn đấu bền bỉ. - Năng lực sử dụng quản lý thời giờ hợp lý, hiệu quả. c) Những yêu cầu càng cao hơn khi người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao: Đó là cao vọng nghề nghiệp, được các doanh nghiệp khuyến khích, được trường lớp đào tạo sớm nêu ra để người thư ký tương lai nuôi dưỡng và rèn luyện: Có mười yêu cầu theo hướng đó: - Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực. 10 - Tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc. - Tài năng tổ chức trong xây dựng chương trình, triển khai công việc, đảm bảo tính thời gian. - Năng lực thích nghi nhanh chóng và vững chắc với sự thay đổi. - Chủ động và sáng tạo. - Tự tin, hài hoà, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử. - Năng lực diễn đạt đúng cả trong thông tin nói và viết. - Tài năng phân tích, dự báo và suy đoán. - Năng lực quan hệ, làm việc tốt với mọi người - đồng cấp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. - Năng lực sử dụng tính vui vẻ, hoà nhã pha chút khôi hài đúng lúc trong giao tiếp - ứng xử. Vì thư ký cấp cao được xếp cùng nhóm với quản trị viên hạng trung, nên những yêu cầu trên đây rõ ràng là cao hơn một mức so với những yêu cầu nêu ở điểm (b) dành cho thư ký ở bậc khởi điểm và thư ký hạng trung. 2.2. NGHỀ LÀM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: Những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là các quản trị viên văn phòng. Được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng. Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc. Quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, nội dung đào tạo phải phản ánh sát đúng các tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng. Các tiêu chuẩn gồm bốn điểm sau: 2.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị: a) Như ta đã biết có bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra. Cả ba cấp quản trị đều cần nắm bốn chức năng ấy, nhưng với mức độ có khác nhau. Cấp cao tập trung nhiều hơn vào chức năng hoạch định và tổ chức; Cấp trung và sơ cấp cơ sở dồn sức nhiều hơn cho chức năng điều khiển và kiểm tra. b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng mức độ am hiểu và vận dụng cả bốn chức năng ấy phải sâu sắc bởi vì văn phòng có chức năng xử lý thông tin cả trên bốn mặt ấy, cung cấp thông tin và tư vấn, tham mưu cho cấp quản trị để xem xét để ra quyết định cả trên bốn mặt ấy. c) Với sự am hiểu cả bốn chức năng ấy càng sâu sắc thì quản trị viên văn phòng càng có kiến thức năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đi sâu, đi sát điều hành công việc văn phòng. 2.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị a) Như ta đã biết có ba loại kỹ năng mà các cấp quản trị viên đều nắm được: Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng tư duy chiến lược. Tuy nhiên ba cấp quản trị cần nắm ba loại kỹ năng ấy với mức độ khác nhau. Cấp cao cần tập trung sức vào vận dụng kỹ năng tư duy chiến lược. Cấp cơ sở phải giỏi kỹ năng kỹ thuật. Cấp trung là cầu nối cấp trên với cấp cơ sở cần hiểu biết và vận dụng được ba kỹ năng ấy. b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng, mức độ am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đó phải đủ phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lý thông tin đạt cả năm yêu cầu đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. c) Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị viên văn phòng càng triển khai tốt công việc điều hành. [...]... HẤP KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT) KỸ NĂNG NHÂN SỰ KỸ NĂNG TƯ DUY 2.2.3 Quản trị viên văn phòng phải giỏi điều hành cơng việc văn phòng Một khi am hiểu cơng việc văn phòng và vận dụng các chức năng và kỹ năng quản trị, quản trị viên văn phòng phải đủ sức thực hiện bảy nhiệm vụ sau đây: - Tổ chức, sắp xếp tốt chỗ làm việc của văn phòng - Điều hành tốt các thơng tin - Điều hành tốt cơng tác nhân sự -... ký? 3 Quản trị viên văn phòng? Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng ? 4 Phong thái cần thiết của quản trị viên văn phòng ? 13 Chủ đề 3 TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC 3.1 MỤC ĐÍCH Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp Nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chun mơn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí…Trong việc tổ chức phòng làm việc thì phòng. .. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Số ký hiệu Ngày tháng Trích yếu nội Nơi nhận Đơn vị hoặc người cơng văn cơng văn dung cơng văn cơng văn nhận bản lưu 1 2 3 4 5 Ghi chú 6 Cột 1: Số và ký hiệu cơng văn: Ghi số và ký hiệu của văn thư Cột 2: Ngày tháng của cơng văn: Là ngày ký và gửi văn thư đi Cột 3: Trích yếu nội dung cơng văn: Ghi tên loại và nội dung văn thư Cột 4: Nơi nhận cơng văn: Ghi nơi văn thư được gửi... suất lao động? Câu 6: Tại sao ngày nay, khi bố trí văn phòng xu hướng chung là khơng gian mở với văn phòng sử dụng vách ngăn? Câu 7: Nguồn gốc của 5S? 5S là gì? Ý nghĩa của 5S trong việc tổ chức sắp xếp văn phòng? 19 Chủ đề 4 QUẢN TRỊ THỜI GIAN "Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả " (Lénine ) 4.1 TẠI SAO PHẢI QUẢN TRỊ THỜI GIAN ? Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức,... đời của tài liệu - Điều hành tốt một ngày làm việc ở văn phòng - Làm tốt cơng tác kiểm tra 2.2.4 Những u cầu và phẩm chất cá nhân: 11 Cả hai mươi bảy u cầu đề ra cho thư ký, từ thư ký ở bậc khởi điểm đến thư ký hạng cao (được xếp vào nhóm quản trị viên cấp trung ) đều áp dụng cho quản trị viên văn phòng Tuy nhiên, riêng đối với quản trị viên văn phòng còn cần nhấn mạnh tám điểm phẩm chất sau đây: -... thương mại CÂU HỎI ƠN TẬP Câu 1: Văn bản là gì? Câu 2: Thế nào là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt và văn bản hành chính thơng thường? Ví dụ? Câu 3: Thể thức văn bản? Câu 4: Quy chế pháp lý về chữ ký, con dấu và ngun tắc ra văn bản? Câu 5: Cách thức soạn thảo một số loại văn bản? Hãy soạn thảo một văn bản cụ thể nào đó? Tài liệu tham khảo 1 Quản trị hành chính văn phòng - NXB Thống Kê 2009 -... ghi bên lề văn thư Cột 9: Ký nhận: Người nhận cơng văn phải ký tên vào cột này để chứng tỏ mình đã nhận và chịu hồn tồn trách nhiệm về văn thư này 6) Chuyển giao văn bản đến 7) Theo dõi việc giải quyết văn bản (Xem tài liệu) 3 Trách nhiệm của thư ký trong việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến (Xem tài liệu) 5.3 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI Trong tiến trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi... hoặc mâu thuẫn với văn bản ra trước có cùng nội dung Văn bản cấp dưới khơng được trái với văn bản của cấp trên, khơng trái với văn bản pháp lý cao hơn (trừ trường hợp văn bản ra sau để bãi bỏ, bổ sung hoặc sửa đổi văn bản trước đó) 6.4 Cách thức soạn thảo một số loại văn bản 6.4.1 Cách thức soản thảo văn bản hành chính 6.4.2 Soạn thảo văn bản hành chính thơng thường 6.4.3 Soạn thảo văn diễn thuyết 6.4.4... Câu 4: Các mẫu sổ văn bản đến, văn bản đi – cách ghi chép? 28 Chủ đề 6 PHÂN LOẠI VÀ CÁCH SOẠN THẢO VĂN BẢN “ Một người thư ký hay một nhà quản trị mà khơng biết thế nào là văn bản pháp quy, văn bản hành chính và ý nghĩa của từng loại văn bản đó, thì người đó khơng nên làm những ngành nghề phải cầm giấy bút tại các cơ quan tổ chức!” 6.1 PHÂN LOẠI VĂN BẢN Định nghĩa văn bản: Văn bản là phương tiện ghi nhận... thủ trưởng đến nhân viên khi nhận văn bản đều phải ký vào sổ chuyển văn bản 2 Nghiệp vụ xử lý văn bản đến 1) Nhận văn bản đến: Mọi văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo, tạp chí,…do nhân viên bưu điện, liên lạc cơ quan đem đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan tiếp nhận Khi nhận văn bản đến, nhân viên văn thư phải thực hiện các bước sau đây: - Xem nhanh một lượt, văn bản nào gửi khơng đúng cơ quan . QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: Những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là các quản trị viên văn phòng. Được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn. 2.2.3 Quản trị viên văn phòng phải giỏi điều hành cơng việc văn phòng. Một khi am hiểu cơng việc văn phòng và vận dụng các chức năng và kỹ năng quản trị, quản trị viên văn phòng phải đủ. phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng. Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành,