quản trị văn phòng

Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, nhà quản trị văn phòng phải nhận biết rõ các luồng thông tin căn bản: Thông thường ở các văn phòng, có các luồng thông tin như sau:  Các luồn

DẪN NHẬP

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Quản trị viên văn phòng cũng như các nhân viên văn phòng phải thấu hiểu các vấn đề quản trị doanh nghiệp Sự hiểu biết các vấn đề đó, cả về kiến thức và thực tiễn, có tác dụng gắn bó công việc của tập thể văn phòng với sự phát triển chung của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác

I / VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ:

1 Mọi tổ chức đều cần đến quản trị

Doanh nghiệp - nằm ở trọng tâm của hệ thống kinh tế - càng cần đến công việc quản trị

Quản trị doanh nghiệp là một quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin,…) nhằm đạt tới mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất

Quá trình quản trị tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố đó lại và thúc đẩy các yếu tố đó hoạt động Trước hết nó liên kết con người, vốn dĩ rất tản mạn về nhu cầu và lợi ích thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho mục tiêu chung của doanh nghiệp

2 Ngày nay thực tiễn quản trị rất sôi động

Sôi động vì doanh nghiệp đứng trước nhiều cơ hội làm ăn mới, đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao hơn của môi trường xã hội, phải chấp nhận nhiều thách thức ngày càng gay gắt hơn Trong thời đại ngày nay, để dành được chỗ đứng và sự phát triển - các nhà quản trị doanh nghiệp phải gấp rút đề ra và mạnh dạn vận dụng nhiếu lí thuyết mới về quản trị doanh nghiệp

II / XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP:

Quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị doanh nghiệp là xác định các mục tiêu Ngày nay, người ta không thể chỉ đóng khung trong một mục tiêu duy nhất là làm sao tạo ra nhiều lợi nhuận

Để thành đạt, doanh nghiệp phải hướng hoạt động kinh tế xã hội của mình theo bốn nhóm mục tiêu

và phải biết cách kết hợp chặt chẽ bốn mục tiêu đó lại:

 Mục tiêu kinh tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phấn đấu đạt được 3 mục tiêu:

+ Lợi nhuận,

+ Phát triển doanh nghiệp,

+ Mục tiêu sản xuất hàng hóa dịch vụ tối đa thoả mãn nhu cầu thị trường Đây là mục tiêu vừa

là phương tiện để đạt được hai mục tiêu trước

 Mục tiêu xã hội: Bảo vệ và thoả mãn nhu cầu của thành viên trong doanh nghiệp: thu nhập,

ổn định công việc, thăng tiến, …bảo vệ quyền lợi của bạn hàng, người tiêu dùng, nghĩa vụ với Nhà Nước, thể hiện công tác từ thiện an ninh

 Bảo vệ môi trường: sử dụng hiệu quả của nguồn tài nguyên thiên nhiên

 Mục tiêu giáo dục chính trị - tư tưởng: có ý thức kỉ luật cao, tác phong công nghiệp, tinh thần trách nhiệm đối với tập thể với công ty

III / XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC:

Một khi đã xác định được các mục tiêu doanh nghiệp phải bắt tay vào vị trí xác định cơ cấu -tổ chức cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp

IV / TRIỂN KHAI QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ:

Quá trình quản trị bao gồm bốn chức năng: h oạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát

V / VẬN DỤNG CÁC KĨ NĂNG QUẢN TRỊ:

Cả ba cấp quản trị viên đều phải nắm được một số kĩ năng quản trị cần thiết gồm ba loại kĩ năng sau: kĩ năng chuyên môn kĩ thuật, nhân sự, tư duy -chiến lược Tuỳ theo những cấp quản trị khác nhau thì yêu cầu về các kĩ năng này khác nhau thí dụ quản trị cấp cao thì chức năng tư duy chiến lược tập trung nhiều hơn quản trị cấp trung; còn đối với cấp quản trị cấp trung thì kĩ năng chuyên môn kĩ thuật được tập trung nhiều hơn

VI XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG KHỦNG HOẢNG VÀ ĐỔI THAY

Câu 1: Tại sao quản trị lại cần thiết cho các doanh nghiệp?

Câu 2: Có người cho rằng “ Các doanh nghiệp ngày nay chỉ có mục tiêu duy nhất là tối đa hóa lợi nhuận” Anh (chị ) đồng ý hay không? Tại sao?

Chủ đề 1 VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1 KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG:

1.1 Khái niệm:

Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào có tổ chức làm việc đều

có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ khá nhiều Từ khi cách mạng khoa học -công nghệ tiến như vũ bão, giao lưu thương mại mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy

tờ tại doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng, thậm chí có nguy cơ ùn tắc Nếu không kịp thời xử lý nó

sẽ cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó, các nhà nghiên cứu về quản trị học quan tâm nhiều hơn tới văn phòng doanh nghiệp Từ đó, xuất hiện một số lý thuyết quản trị văn phòng doanh nghiệp Chúng ta phải bắt tay ngay vào nghiên cứu và vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết quản trị văn phòng doanh nghiệp

1.2 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp (Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa):

1.2.1 Chức năng

Chức năng cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm trợ hành chính

Công việc giấy tờ văn phòng theo thuật ngữ hiện đại được gọi là thu thập và xử lý thông tin Thực ra trong xã hội nói chung cũng như trong doanh nghiệp nói riêng chỗ nào có quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thông tin

Xử lý thông tin không phải là chức năng riêng và đặc thù của văn phòng mà là xử lý thông tin yểm trợ

Vậy thế nào là thông tin yểm trợ? Là loại thông tin khó tính được giá trị đưa vào giá thành sản phẩm không trực tiếp tạo ra doanh thu mà chỉ làm cho việc thực hiện doanh thu trôi chảy

Ví dụ: Phòng kế toán, nhân viên “tài khản phải thu” nếu không làm tốt thì tiền vốn bị chiếm dụng, công việc đó không trực tiếp tạo ra doanh thu, mà làm công việc doanh thu trôi chảy

Quản trị viên làm tốt các báo cáo định kỳ với nhiều phát hiện chiều sâu và nhiều kiến nghị giải quyết, điều đó không trực tiếp làm tăng doanh thu, nhưng lại là những thông tin hành chính rất quan trọng để yểm trở cho các nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh

Chức năng xử lý thông tin hành chính yểm trợ của văn phòng được nhiều nhà quản trị học ví như bốn bánh của một chiếc xe hơi Chiếc xe có động cơ để xe chạy và chuyên chở, bốn bánh không trực tiếp tạo ra động lực mà yểm trở cho việc chuyên trở được thực hiện trôi chảy, thuận lợi hơn

Thực ra vai trò quan trọng nhất của thông tin hành chính yểm trợ là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị, tức là tác động hữu hiệu tới tay lái chiếc xe Có thể nói, thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩ tư vấn – tham mưu Những thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của doanh nghiệp để nhà quản trị đưa ra những quyết định nhằm sản xuất kinh doanh tốt hơn

3 Công tác kế hoạch –thống kê

4 Công tác viễn thông

10 Công tác tổng hợp

11 Công tác nhân sự

Các nhiệm vụ trên được thường được chia làm 3 nhóm:

Nhóm thứ nhất: Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn như: công tác kế toán, công tác tài

chính, công tác kế hoạch – thống kê

Nhóm thứ hai: Nhóm các nhiệm vụ thuộc về quy trình xử lý thông tin như: xử lý văn bản, dữ

liệu, viễn thông, in ấn, bảo quản công văn tài liệu

Nhóm thứ ba: Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp - hành chính- nhân sự

Cả ba loại nhóm nhiệm vụ được tổ chức thành hệ thống hành chính yểm trợ mà mục tiêu thống nhất là: cung cấp các thông tin hành chính yểm trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản trị ra quyết định kinh doanh, thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn bộ hệ thống thì kết quả sẽ sút kém, mục tiêu không đạt

1.2 QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNG:

1.2.1 Các luồng thông tin trong văn phòng:

Văn phòng chính là cửa sổ các luồng thông tin Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối nhiều loại thông tin khác nhau Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, nhà quản trị văn phòng phải nhận biết rõ các luồng thông tin căn bản:

Thông thường ở các văn phòng, có các luồng thông tin như sau:

 Các luồng thông tin bên trong: nhân sự, tài chính, kế toán, …

 Các luồng thông tin bên ngoài: chính trị, pháp luật, kinh tế, khoa học công nghệ, điều kiện tự nhiên, …

Các luồng thông tin này được thể hiện thông qua các hình thức sau:

- Thông tin dưới dạng văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin từ các sự việc, các hiện tượng và diễn tả suy nghĩ, quyết định của con người Văn bản được coi là công cụ truyền tin chính xác và hợp pháp mà các cấp lãnh đạo, những người làm công tác quản trị cần phải biết sử dụng

- Thông tin truyền đạt qua hội họp:

Thông tin truyền đạt qua hội nghị chính là nội dung các báo cáo, các bài phát biểu, các nghị quyết, các biên bản,… được phổ biến tới các đối tượng cần thiết

- Thông tin ghi nhận qua dư luận:

Đây là loại thông tin thường bị nhiễu nhiều nhất và bị biến dạng qua truyền đạt Tuy nhiên đây cũng là một trong luồng thông tin quan trọng vì đôi khi nó sẽ giúp phát giác nhiều vấn đề quan trọng trong đời sống an ninh ở doanh nghiệp

- Thông tin dự báo:

Đây là loại thông tin được hình thành bởi tư duy dự đoán và khả năng tổng hợp của các nhà quản trị

1.2.2 Xử lý thông tin:

* Yêu cầu của quá trình xử lý thông tin:

Từng loại thông tin, từng luồng thông tin đều có những yêu cầu xử lý khác nhau, đòi hỏi có cách xử lý phù hợp, có khi đòi hỏi người xử lý phải được đào tạo chuyên sâu

Tuy vậy, các loại thông tin đều đặt ra năm yêu cầu cho quá trình xử lý:

- Thu thập đầy đủ:

Yêu cầu đầu tiên, và cũng là khâu đầu tiên, là phải thu thập thông tin hành chính yểm trợ cho đầy đủ, không được bỏ sót, phải được thực hiện chặt chẽ các thủ tục ghi chép ban đầu, sổ sách chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định Hơn nữa, có loại thông tin phải qua tổ chức điều tra nghiên cứu mới có được, như trong việc phân tích và xử lý thông tin thị trường Lại có loại thông tin kinh

tế - xã hội, được đăng tản mạn trên nhiều loại báo chí và trên đài phát thanh, truyền hình,… mà sự thu thập cho đầy đủ vừa đòi hỏi đọc nhiều, nghe nhiều, nhưng quan trọng hơn cả là sự nhạy bén, giỏi vận dụng kỹ năng tư duy của nhà quản trị văn phòng

- Sự phân loại và chọn lựa:

Sự phân loại và chọn lựa là điều tất yếu, bởi vì trong thời đại bùng nổ thông tin, quá trình xử

lý đều mang ý nghĩa chọn lựa

- Nhanh chóng:

- Kịp thời:

Yêu cầu nhanh chóng, kịp thời phải được nhấn mạnh, vì ngày nay thời hạn và thời cơ rất quan trọng Nhà quản trị văn phòng phải thấu hiểu yêu cầu này sẽ biết tập trung sức lực và thời gian cho những loại thông tin có thời hạn

- Có chất lượng:

Trong thời đại bùng nổ thông tin như ngày nay quá trình xử lý thông tin mang ý nghĩa chỉ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin chắt lọc, tinh lược, chất lượng cao

* Quy trình xử lý thông tin:

Một khi đã nắm vững yêu cầu xử lý thông tin, bây giờ cần triển khai quy trình xử lý thông tin Bao gồm sáu bước:

Bước 1: Thu thập và phân loại thông tin đầu vào

Bước 2: Quá trình biến đổi, xử lý

Bước 3: Đầu ra, tạo thành thông tin sử dụng

Bước 4: In ấn, phân phối, tổ chức sử dụng có hiệu quả

Bước 5: Bảo quản hồ sơ, tài liệu, đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh

Bước 6: Tiêu huỷ hồ sơ hoặc lưu trữ dài hạn

Sáu bước nối tiếp nhau này được gọi là vòng đời của thông tin hành chính yểm trợ

Nét mới nổi lên gần đây là nhờ các trang thiết bị điện tử hiện đại, nhất là các máy vi tính xử

lý dữ liệu, xử lý văn bản, được nối mạng,…đã làm cho các bước tuần tự nối tiếp ấy đan kết vào nhau

Ví dụ, khi nhập dữ liệu vào, ta làm luôn việc lưu trữ vừa nhanh chóng, vừa chính xác hơn,…nhờ đó tạo thêm khả năng mới đẩy lùi áp lực ngày càng tăng thêm của sự bùng nổ thông tin

* Trong văn phòng doanh nghiệp hiện đại, việc xử lý thông tin theo sáu bước trên được

triển khai thông qua sự kết hợp ba mặt:

- Trang bị văn phòng hiện đại

- Các nghiệp vụ văn phòng không ngừng được cải tiến

- Nhân viên văn phòng nhiệt tình và gắn bó công việc

Sự kết hợp ba mặt đó mang ý nghĩa bản chất của quá trình đổi mới văn phòng doanh nghiệp

1.3 QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:

Quá trình quản trị văn phòng về cơ bản bao gồm sáu nhóm công việc:

- Lập kế hoạch công việc văn phòng

- Triển khai các nhiệm vụ tổ chức công việc

- Tạo động cơ thúc đẩy trong cán bộ nhân viên văn phòng, giỏi quản lý con người văn phòng, để họ phát huy tính sáng tạo

- Triển khai công việc văn phòng với tinh thần tiết kiệm thời gian, công sức, hiệu quả cao

- Bám sát và phục vụ công việc chung của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ trong hệ thống hành chính - yểm trợ, làm thật tốt công tác thông tin nội bộ

- Rà soát, kiểm tra, tạo thông tin phản hồi, bảo đảm bảo sự điều hành hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.3 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP:

Căn cứ vào chức năng yểm trợ hành chính- xử lý thông tin và những nhiệm vụ, công việc phải làm của văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, có thể có các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác nhau phù hợp với quy mô của doanh nghiệp

1.3.1 Mô hình văn phòng

Tùy theo qui mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có 3 kiểu mô hình khác nhau

1.3.2 Các kiểu mô hình văn phòng

a) Mô hình kiểu tập trung:

- Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức năng xử lý thông tin yểm trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng Các bộ phận, các phòng ban của văn phòng được phân công phụ trách từng nhiệm vụ đã được thống kê hay theo từng nhóm nhiệm vụ

- Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn

b) Mô hình kiểu phân tán:

- Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ thuộc chức năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc doanh nghiệp thực hiện

- Kiểu tổ chức phân tán này hiện đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp c) Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung:

- Đặc trưng của mô hình này là nhiệm vụ có tính chuyên môn được tách ra thành phòng, ban chức năng riêng như: Phòng kế toán-tài vụ, Phòng kế hoạch- thống kê, Phòng tổ chức- nhân sự

Các nhiệm vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp- quản trị làm thành Phòng hành chính- quản trị

- Loại mô hình này được áp dụng cho các doanh nghiệp loại nhỏ Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo Còn Phòng hành chính- quản trị chỉ giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính- công văn giấy tờ

CÂU HỎI ÔN TẬP:

1 Khái niệm văn phòng?

2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng?

3 Yêu cầu và quy trình xử lý thông tin ?

4 Quá trình quản trị văn phòng ?

Chủ đề 2 NHÂN TỐ CON NGƯỜI TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Một khi các cấp quản trị doanh nghiệp và khoa quản trị doanh nghiệp chuyển dịch một trọng tâm quản trị sang công việc văn phòng, thì để thực hiện được sự chuyển dịch đó, vấn đề then chốt quyết định là nhân tố con người ở văn phòng

Nhân lực văn phòng được phân làm hai loại:

- Lực lượng thư ký

- Các quản trị viên văn phòng

2.1 NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG:

2.1.1 Ngày nay, thư ký văn phòng là một nghề, mà phạm vi tay nghề khá phức tạp Không còn thời

kì chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít là làm được thư ký văn phòng

Phạm vi tay nghề chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát mười một nhiệm vụ: kế toán, tài chính, xử lý văn phòng, xử lý dữ liệu, in ấn, bưu tín, viễn thông, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị và được thể hiện thành mười bốn nhiệm vụ

- Xử lý bưu tín ( văn thư đến-đi);

- Nhận và nói điện thoại;

- Biên tập các văn thư thông thường;

- Chuẩn bị các thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo;

- Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp;

- Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và dịch ra;

- Thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp và nạp vào máy tính;

- Đánh máy, sao in tài liệu và chuẩn bị phát hành;

- Phân phối thông tin và truyền đạt công việc cho người khác;

- Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ;

- Chuẩn bị các cuộc họp: Chương trình cuộc họp, các tài liệu, lập biên bản cuộc họp;

- Chuẩn bị các chuyến đi: hành trình, tài liệu, các khoản chi;

- Làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, dịch vụ nhà đất, luật sư và toà án;

- Hỗ trợ công tác quản lý;

2.1.2 Phần giao cho mỗi thư ký thường khác nhau, mặc dù họ được đào tạo cơ bản giống nhau, có những năng lực nghiệp vụ thư ký giống nhau, với những hiểu biết về hành chính sự nghiệp và kinh doanh giống nhau

2.1.3 Vị trí cụ thể của mỗi thư ký thường rất khác nhau:

- Nhân viên phòng hồ sơ-lưu trữ;

* Trước hết là các kỹ năng cơ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán và năng lực suy đoán Đây là những kỹ năng thu nhận từ những năm phổ thông, nay cần được tinh luyện và năng cao hơn nữa

* Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký: Phải đáp ứng mười bốn nhiệm vụ nêu trên và nhấn mạnh một số tiêu chuẩn:

- Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ một phút ( tiếng anh đạt 50 wpm )

- Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ một phút ( tiếng anh đạt 80 wpm )

- Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý dữ liệu

- Trình bày ( bản đánh máy, bản viết, bản in từ máy tính ) hấp dẫn, đẹp

- Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fax

- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng

- Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh

- Biết và sử dụng được ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký

Tất cả các kỹ năng đó đều phải được cập nhật hóa theo kịp những đổi mới không ngừng diễn

ra

* Các hiểu biết và năng lực về kinh tế:

- Có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về: kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh

- Người thư ký phải là người tin cậy, vì người thư ký, nhất là thư ký giám đốc, biết mọi việc một cách cặn kẽ ( She knows everything about everything )

- Người thư ký phải rất năng động, giỏi hợp tác, giỏi giao tiếp mới làm tốt công việc

- Người thư ký giỏi, cũng là đối tượng mà cấp quản trị nhắm vào để đề bạt khi cần đến

Vị trí ngưòi thư ký càng cao trên nấc thang nghề nghiệp thì đòi hỏi về phẩm chất cá nhân càng cao Đồng thời có xu hướng các đòi hỏi về phẩm chất cá nhân người thư ký ở các vị trí thấp hơn cũng được nâng cao dần lên

Do nội dung các yêu cầu có nhiều, xin được đề cập sâu 3 điểm sau đây:

2.1.4 Ba mức yêu cầu về phẩm chất cá nhân

a) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình thường Có 7 điểm:

- Thẳng thắn, chân thành, trung thực

- Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo

- Thấu hiểu công việc được giao một cách chính xác, có mức độ linh hoạt khi được giao thêm việc

- Có ý thức kỷ luật, ý thức hoàn thành công việc một cách tốt nhất

- Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ nhau

- Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm sức làm việc

- Ăn mặc, đi đứng, giao tiếp đúng mức

b) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người thư ký trong văn phòng hiện đại: Người thư ký cần có mười tính cách và phẩm chất sau đây:

- Cao vọng nghề nghiệp, phấn đấu vươn lên không ngừng

- Ý thức tôn trọng nhau và hợp tác với nhau tạo thành ý thức đồng đội, êkíp

- Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc

- Tạo được sự tin cậy nhau, dựa vào nhau

- Ý thức làm việc tích cực, cần cù, hiệu quả

- Ý thức giữ kín loại tin tức không được tiết lộ

- Sự chín chắn

- Sự tự trọng

- Sự phấn đấu bền bỉ

- Năng lực sử dụng quản lý thời giờ hợp lý, hiệu quả

c) Những yêu cầu càng cao hơn khi người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao:

Đó là cao vọng nghề nghiệp, được các doanh nghiệp khuyến khích, được trường lớp đào tạo sớm nêu ra để người thư ký tương lai nuôi dưỡng và rèn luyện:

Có mười yêu cầu theo hướng đó:

- Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực

- Tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc

- Tài năng tổ chức trong xây dựng chương trình, triển khai công việc, đảm bảo tính thời gian

- Năng lực thích nghi nhanh chóng và vững chắc với sự thay đổi

- Chủ động và sáng tạo

- Tự tin, hài hoà, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử

- Năng lực diễn đạt đúng cả trong thông tin nói và viết

- Tài năng phân tích, dự báo và suy đoán

- Năng lực quan hệ, làm việc tốt với mọi người - đồng cấp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp

- Năng lực sử dụng tính vui vẻ, hoà nhã pha chút khôi hài đúng lúc trong giao tiếp - ứng xử

Vì thư ký cấp cao được xếp cùng nhóm với quản trị viên hạng trung, nên những yêu cầu trên đây rõ ràng là cao hơn một mức so với những yêu cầu nêu ở điểm (b) dành cho thư ký ở bậc khởi điểm và thư ký hạng trung

2.2 NGHỀ LÀM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP:

Những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là các quản trị viên văn phòng Được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng

Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc

Quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, nội dung đào tạo phải phản ánh sát đúng các tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng Các tiêu chuẩn gồm bốn điểm sau:

2.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị:

a) Như ta đã biết có bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Cả

ba cấp quản trị đều cần nắm bốn chức năng ấy, nhưng với mức độ có khác nhau Cấp cao tập trung nhiều hơn vào chức năng hoạch định và tổ chức; Cấp trung và sơ cấp cơ sở dồn sức nhiều hơn cho chức năng điều khiển và kiểm tra

b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng mức độ am hiểu và vận dụng cả bốn chức năng ấy phải sâu sắc bởi vì văn phòng có chức năng xử lý thông tin cả trên bốn mặt ấy, cung cấp thông tin

và tư vấn, tham mưu cho cấp quản trị để xem xét để ra quyết định cả trên bốn mặt ấy

c) Với sự am hiểu cả bốn chức năng ấy càng sâu sắc thì quản trị viên văn phòng càng có kiến thức năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đi sâu, đi sát điều hành công việc văn phòng

2.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị

a) Như ta đã biết có ba loại kỹ năng mà các cấp quản trị viên đều nắm được:

Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng tư duy chiến lược Tuy nhiên ba cấp quản trị cần nắm ba loại kỹ năng ấy với mức độ khác nhau Cấp cao cần tập trung sức vào vận dụng kỹ năng tư duy chiến lược Cấp cơ sở phải giỏi kỹ năng kỹ thuật Cấp trung là cầu nối cấp trên với cấp cơ sở cần hiểu biết và vận dụng được ba kỹ năng ấy

b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng, mức độ am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đó phải đủ phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lý thông tin đạt cả năm yêu cầu đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng

c) Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị viên văn phòng càng triển khai tốt công việc điều hành

KỸ NĂNG YÊU CẦU

-Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống,

-Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên

- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả, có nghệä thuật giao tiếp tốt

- Quan tâm và chia sẻ đến người khác

2.2.3 Quản trị viên văn phịng phải giỏi điều hành cơng việc văn phịng

Một khi am hiểu cơng việc văn phịng và vận dụng các chức năng và kỹ năng quản trị, quản trị viên văn phịng phải đủ sức thực hiện bảy nhiệm vụ sau đây:

- Tổ chức, sắp xếp tốt chỗ làm việc của văn phịng

- Điều hành tốt các thơng tin

- Điều hành tốt cơng tác nhân sự

- Điều hành tốt việc kết hợp các nghiệp vụ truyền thống với các thiết bị hiện đại

- Điều hành tốt vịng đời của tài liệu

- Điều hành tốt một ngày làm việc ở văn phịng

- Làm tốt cơng tác kiểm tra

2.2.4 Những yêu cầu và phẩm chất cá nhân:

Cả hai mươi bảy yêu cầu đề ra cho thư ký, từ thư ký ở bậc khởi điểm đến thư ký hạng cao (được xếp vào nhóm quản trị viên cấp trung ) đều áp dụng cho quản trị viên văn phòng Tuy nhiên,

riêng đối với quản trị viên văn phòng còn cần nhấn mạnh tám điểm phẩm chất sau đây:

- Thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin

- Tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý

- Nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan

- Xác định chính xác các ưu tiên

- Hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự, với người khác

- Quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp

- Dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm

- Làm nhiều công việc hơn mức quy định

2.3 Phong thái cần thiết của quản trị viên văn phòng

2.3.1 Dáng vẻ bề ngoài: Tạo một ấn tượng tự nhiên, nhã nhặn, giản dị

a) Dáng điệu nên tránh:

- Lưng còng xuống, ngực ưỡn về phía trước (sát cạnh bàn)

- Mắt nhìn đăm đăm phía trước (hoặc vào người đối diện) hoặc ngược lại một cái nhìn cầu khẩn, tha thiết

- Vừa nói vừa “khoa tay múa chân” hoặc bất động như một pho tượng

- Dáng bộ đi hối hả hoặc mệt mỏi

- Dùng ngón tay chỉ vào mặt người đối thoại khi tiếp xúc

b) Trang phục:

- Nghiêm chỉnh, đúng mức, tươm tất nhưng không lập dị (nếu theo thời trang thì phải phù hợp với dáng điệu của mình), quần áo không được nhàu nát, nhăn, nhưng quá chú ý tới dáng vẻ bề ngoài

- Chú ý tới kiểu giầy, tất, và màu sắc của nó phù hợp với quần áo, lứa tuổi

- Chú ý tới dáng ngồi trong trường hợp mặc áo dài, váy, đầm,

c) Mũ đội: Ngay ngắn, đơn giản, cân xứng với khuôn mặt, mái tóc, quần áo đang mặc d) Trang điểm:

- Kín đáo

- Đừng quá lạm dụng son phấn và nước hoa

- Chăm sóc đôi bàn tay, móng tay

2.3.2 Cách nói nên tránh:

- Sỗ sàng, thô tục, cà lăm, nói xui xẻo, nói gây hiểu lầm

- Những giải thích không đúng, nói bóng, nói gió hay đệm tiếng nước ngoài không cần thiết 2.3.3 Cách cư xử:

a) Sự dịu dàng:

- Biểu lộ tình cảm đúng chỗ

- Chế ngự được sự nhút nhát

- Việc làm ngày càng hoàn thiện tạo tin tượng của cấp trên và đồng nghiệp

b) Sự dễ thương: Làm cho mọi người có cảm tình với mình, giúp đỡ mọi người nhưng không nô lệ, khúm núm

c) Lịch sự:

Tuân thủ những nguyên tắc lịch sự đối thoại với các đối tượng khác như:

- Đàn ông hoặc đàn bà

- Người lớn tuổi hay người trẻ tuổi hơn mình

- Lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng, nhân viên của mình

Tất cả các đối tượng này không nên thân mật quá độ

d) Sự chính xác: Tôn trọng giờ giấc, những lời hẹn, hứa

e) Vẻ vui tươi: Vẻ mặt vui tươi trầm tĩnh, tự chủ được mình, sáng suốt đối phó với tình huống khó khăn trong công việc

2.3.4 Phẩm chất: Trật tự, kín đáo, làm việc có phương pháp, có trí nhớ, có sáng kiến chủ động trong công tác, có tinh thần trách nhiệm

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Nhiệm vụ của người thư ký ? Các kỹ năng, nghiệp vụ của người thư ký?

2 Tại sao ngày nay các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng đến phẩm chất cá nhân người thư ký?

3 Quản trị viên văn phòng? Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng ?

4 Phong thái cần thiết của quản trị viên văn phòng ?

ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong đó người thư ký là người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hòa, bố trí phương tiện hợp lý, sạch sẽ, sẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp về doanh nghiệp và bản thân người thư ký

Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đích này hay mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ những mục đích chủ yếu dưới đây:

- Tạo ra môi trường thích hợp cho công việc của giám đốc và thư ký Từ môi trường làm việc thích hợp đó, người giám đốc và người thư ký có thể phát huy được khả năng lao động, hoàn thiện công việc của mình một cách năng suất, chất lượng

- Tạo những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệu quả

- Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hoàn cảnh xuất thân của người thư ký để nâng cao năng suất lao động và yêu thích nơi làm việc của mình

- Bảo đảm những nguyên tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ và những tài liệu, phương tiện khác

3.2 VAI TRÒ CỦA KHÔNG GIAN VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một yêu cầu mà người quản trị cần quan tâm và đáp ứng Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lí làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tuỳ theo lĩnh vực công việc mà cần lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích hợp Nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong môi trường năng động, dễ chịu, thoái mái Ngoài ra, họ cần nơi làm việc có sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm mục đích hỗ trợ cho hiệu quả công việc

Ngày nay, khi nhu cầu làm việc không đơn thuần chỉ là làm việc khi các nhà tâm lý học thấy rằng nhân viên văn phòng là người năng động nhất, linh hoạt nhất nhưng cũng dễ mẫm cảm nhất với tác động của không gian và môi trường làm việc Với một môi trường làm việc tốt, không gian thoáng mát và cung cách làm việc không quá nặng nề sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những quyết định, phương án hoặc cả một chiến lược đúng đắn Vì vậy, việc tổ chức môi trường làm việc cũng cần đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản

3.3 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

Vị trí của văn phòng cũng được chọn tuỳ theo chức năng công việc Chẳng hạn, nếu là văn phòng cung tiêu thì nên bố trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất Các phòng có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì nên sắp xếp ở phía trước, gần cổng Việc cung cấp máy móc, thiết bị cũng cần phù hợp với tính chất công việc và số người thực hiện công việc

3.3.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc:

Trong công việc văn phòng việc sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng hạn chế sự di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh đi xuyên ngang hoặc đi theo đường vòng Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp vụ, người quản trị sẽ có cách thức bố trí, sắp xếp phòng làm việc thích hợp với luồng công việc, bằng cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ, Những bộ phận thực hiện công việc có liên quan thì nên bố trí gần nhau Khi bố trí văn phòng cũng cần lưu ý lối thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa các nguy cơ

3.3.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:

Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoái mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng năng suất làm việc mà đến

cả sức khoẻ và sự an toàn của nhân viên

3.4 CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG

Ai cũng biết trong 24 giờ ngoài số giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, ít nhất ai cũng làm việc 8 giờ/ngày và sống tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này kể ra cũng khá dài Nếu nhân viên có

đủ sự khoan khoái hứng thú trong công việc, họ sẽ cảm thấy thời gian trên rút ngắn lại Khi nhân viên hứng thú trong công việc, năng suất lao động sẽ cao Do đó, trong hoạt động văn phòng cần tạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài

Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đến con người trên hai phương diện tâm lý và sinh lý

+ Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với môi trường thuận tiện thì con người sẽ khỏe mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc thường xuyên với môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm,…thì con người sẽ phát bệnh, ảnh hưởng đến sức công tác

+ Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong môi trường thuận tiện, mát mẻ, sạch sẽ,…thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say

Các yếu tố tác động đến năng suất lao động:

3.4.1 Không khí

Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng Để đảm bảo yếu tố này phòng làm việc phải rộng, không khí trong phòng phải trong sạch và lưu thông Người ta tính rằng, trong 4 giờ làm việc trong phòng, một người cần 7 m3 không khí trong sạch

3.4.2 Nhiệt độ

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người

- Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chống lạnh Khi nhiệt độ bên ngoài hạ xuống thì hoạt động trao đổi nhiệt độ và điều hòa nhiệt của cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lượng tăng lên, khả năng chú ý của con người giảm nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động

- Ở nhiệt độ cao, cơ thể phải mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể bình thường Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều làm giảm lượng muối trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và kết quả lao động giảm xuống

Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa:

+ Mùa đông phải có thiết bị sưởi ấm

+ Mùa hè phải có hệ thống thông gió, quạt điện, máy điều hòa nhiệt độ

Ngoài ra phải sử dụng hợp lý hài hòa màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa sổ, quần áo thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp

Nhiệt độ thích hợp với cơ thể con người là khoảng 18 -24 độ C, để theo dõi nhiệt độ trong phòng ta dùng nhiệt kế để bàn hay treo tường

3.4.3 Âm thanh

Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động

-Âm nhạc ảnh hưởng tốt đến thần kinh con người, một số bản nhạc có thể làm giảm căng thẳng thần kinh, tăng tư duy

- Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí Nếu tiếng động lớn và liên tục có thể gây ra tình trạng rối loạn thần kinh Để do tiếng động, người ta dùng đơn vị deciben, cường độ càng mạnh số deciben càng lớn

Văn phòng trung bình có mức ồn từ 45 -50 deciben Độ ồn trên 90 deciben có thể gây thương tổn cho thích giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khỏe thần kinh Một số biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu cách âm hoặc thẩm âm (trần, tường, tấm ngăn, kính cửa,…); kiểm soát âm thanh của các thiết bị gây ồn ( máy in phun, máy phôtôcopy )bằng cách đặt chúng ở vị trí thích hợp hoặc điều chỉnh âm thanh (máy điện thoại)

3.4.4 Màu sắc

Màu sắc cũng tác động đến tâm lý con người, ảnh hưởng đến năng suất lao động

Màu sắc được chia thành 2 loại chính:

+ Các màu nóng như màu hồng, đỏ, da cam, vàng và độ đậm nhạt chúng thúc đẩy hoạt động, ủng hộ nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời gian ngắn Những người trẻ tuổi và phụ nữ rất ưa thích các màu này

+ Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và độ đậm nhạt của chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất lao động

Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường độ sáng của phòng làm việc và biến đổi cảm giác về không gian Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ không gian Các màu lạnh có cảm giác làm lớn không gian Các phòng quá lớn, trần nhà cao cũng có thể gây cảm giác hạ thấp xuống bằng cách sơn trần nhà với màu nóng

3.4.5 Ánh sáng

Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực Tránh để đèn quá gần hoặc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên

3.4.6 Tiện nghi vệ sinh

Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn phòng sống tại nơi làm việc của mình Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làm việc của mình thì năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt Một trong những điều kiện để bảo đảm cho con người thoải mái là việc bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện, không gây ra những phiền phức, khó chịu

3.4.7 Tư thế và thao tác lao động

Trong lao động của con người trong văn phòng, thường có những động tác thừa, nếu bỏ được những động tác đó, tăng tốc độ với những động tác cần thiết thì sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lượng hao phí trong lao động

Các công trình nghiên cứu đã đưa ra các yêu cầu để cải tiến các tư thế và thao tác lao động như sau :

a) Thay đổi tư thế

b) Tốc độ các thao tác

c) Tính nhịp nhàng trong thao tác

d) Việc sử dụng đồng thời hai tay

e) Tầm với hoạt động của thao tác phù hợp với góc độ và thể chất

f) Giải lao và ăn uống bổ sung

h) Điều chỉnh hoạt động khi công việc không có kết quả

i) Phân bố công việc

j) Sắp xếp trật tự khi kết thúc công việc

( Xem thêm tài liệu)

3.5 Không gian mở của văn phòng:

3.5.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng:

Ngày nay, khi bố trí văn phòng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng phòng riêng cho bộ phận hành chính Nguyên nhân là vì việc sử dụng phòng riêng làm tăng chi phí mặt bằng, điện, nước;chiếm nhiều diện tích; không linh hoạt trong công việc thay đổi công việc và điều quan trọng hơn cả là không gian đóng làm trì trệ luồng công việc và khó kiểm tra Tuy nhiên, thông thường công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho lãnh đạo, cho các bộ phận làm việc cần tập trung hoặc sự sáng tạo và cho các công việc cần bảo mật

3.5.2 Không gian mở với văn phòng sử dụng vách ngăn

Môi trường làm việc công sở có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc và tinh thần làm việc nhóm Vì vậy, các quản trị văn phòng luôn hướng tới một hướng tới một không gian

mở mà ở đó chỉ có những người và máy móc luôn được gắn kết với nhau một cách dễ dàng, hoàn toàn không có cách biệt, ngăn cách Mỗi một không gian đảm bảo riêng tư và tăng tính độc lập nhưng không tách biệt

Một không gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện cảm với mọi người và tạo hiệu quả cao cho công việc Thông thoáng trong văn phòng rất quan trọng vì mật độ người ngồi làm việc thường lớn Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ 0, 8 đến 1, 2 m2 /một người Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện

Khi trang trí nội thất cho văn phòng, dựa theo tính chất của công ty mà phong cách thiết kế sao cho phù hợp Chẳng hạn, nếu công ty mang tính chất sang trọng thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ, thảm

Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu qủa lao động Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu qủa nhất mà vẫn tạo ra ngăn nắp Bàn làm việc của nhân viên của nhân viên là những vách ngăn cao vừa tầm, đủ lượng ánh sáng làm việc Để tiết kiệm điện năng thì thông thường màu sắc của văn phòng là những màu sáng mà không

quá chói

3.6 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phòng:

3.6 1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ không cần thiết

Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ Vận dụng 5S để phân biệt những thứ thiết yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn

Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp phát hiện và loại

bỏ những thứ không cần thiết Nếu không tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn xử lý

Chú ý:

a) Khi sàng lọc, không được quên những gì ở trong ngăn tủ

b) Khi huỷ những thứ thuộc tài sản công ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết

3.6 2 Seiton - Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng và nhanh chóng Khi sắp xếp các đồ vật có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầm với Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng , tài liệu sao cho không mất thời gian tìm kiếm Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả không bỏ qua điều kiện an toàn và chất lượng Như vậy cần phải

bố trí, sắp đặt từng vật theo chức năng sử dụng

Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn được đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên đặt ở trên cùng của tập hồ sơ Mỗi hồ sơ cần dán nhãn, kí hiệu để nhanh chóng nhận diện khi cần thiết Cần thống nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họ tự sử dụng mà không cần hỏi ai Hãy ghi chú