Bài giảng tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 1 MỤC LỤC CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG 3 Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản 3 I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows 3 II. Soạn thảo văn bản 6 Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip 7 I. Mục đích: 7 II. Nén tệp tin, thư mục 7 III. Giải nén tệp tin, thư mục 8 IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar 9 Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM 11 I. Dùng trình duyệt Google Chrome 11 II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) 18 Bài 4: Ghi đĩa CD 30 I. Cách cài đặt: 30 II. Các chức năng của Nero 31 III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu: 36 IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): 39 V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: 40 VI. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): 41 Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font 42 I. Cài đặt thêm font cho hệ thống 42 II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey 42 III. Cài đặt và sử dụng Unikey 44 CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 48 Bài 1: Quản lý công văn 48 I. Thiết lập sổ quản lý công văn 48 II. Nhập dữ liệu và tìm công văn 49 Bài 2: Quản lý nhân sự 50 I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự 50 II. Sắp xếp danh sách nhân sự 55 III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự 56 IV. Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin 58 Bài 3: Quản lý tài sản 60 I. Quản lý thiết bị văn phòng 60 II. Quản lý đồ dùng văn phòng 60 CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM61 Bài 1: Làm việc với phần mềm 61 1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản 61 2. Đăng nhập vào hệ thống 61 3. Ra khỏi hệ thống 64 Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 2 4. Đổi mật khẩu 64 5. Các thao tác quản trị 64 Bài 2: Làm việc với văn bản 69 1. Làm việc với văn bản đến 69 2. Văn bản phát hành 79 Bài 3: Xử lý công việc 80 1. Hồ sơ công việc 80 2. Thiết lập hồ sơ công việc 84 3. Xử lý công việc 88 Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 3 CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows 1. Cấu trúc cây thư mục: - Ổ đĩa vật lý, ổ đĩa logic - Thư mục gốc, thư mục con 2. Tạo thư mục, tệp tin: Tại cửa sổ thư mục cần tạo thư mục con, tệp tin bằng 1 trong 2 cách sau: Cách 1: - Bấm chuột phải vào một vị trí bất kỳ trong cửa sổ. - Chọn New\folder hoặc New \ Tệp tin - Xuất hiện biểu tượng thư mục / tệp tin với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục vào vị trí tên mặc định Cách 2: - Vào File→New→Folder / tệp tin - Xuất hiện biểu tượng với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục/tệp tin vào vị trí tên mặc định. 3. Sao chép các tập tin, thư mục Thao tác: - Chọn đối tượng cần sao chép. - Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Copy hoặc vào Edit →Copy hoặc ấn Ctrl + C - Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác) - Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào Edit →Paste hoặc ấn Ctrl + V Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 4 Chú ý: Nếu thực hiện sao chép thư mục, tập tin trong cùng một cửa sổ ta thực hiện bằng cách: Chọn các đối tượng, giữ phím Ctrl đồng thời ấn và di chuột đến vị trí khác. Khi đó đối tượng được sao chép có tên như đối tượng đầu những có chữ copy ở trước. 4. Di chuyển vị trí các tập tin, thư mục Thao tác: - Chọn các đối tượng cần di chuyển. - Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Cut hoặc vào Edit →Cut hoặc ấn Ctrl + X - Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác) - Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào Edit →Paste hoặc ấn Ctrl + V Chú ý: Có thể di chuyển nhanh bằng cách: Chọn các đối tượng, đồng thời ấn và rê chuột để kéo đến cửa sổ khác cùng đang mở hoặc tên thư mục mà ta muốn chuyển đến. 5. Đổi tên tập tin, thư mục - Chọn đối tượng cần đổi tên. - Vào File → Rename hoặc bấm chuột phải chọn Rename hoặc bấm một lần vào phần tên của đối tượng. - Gõ tên mới và ấn Enter 6. Xoá tập tin, thư mục Cách 1: - Chọn các đối tượng cần xoá. - Vào File→Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete. - Xuất hiện hộp thoại, ta xác nhận Yes hoặc No Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 5 Chú ý: Các đối tượng khi xoá sẽ được đưa vào thùng rác. Khi cần ta vẫn có thể khôi phục lại được. Cách 2: - Chọn các đối tượng cần xoá. - Bấm tổ hợp phím Shift + Delete, các đối tượng cần xoá sẽ mất hẳn không lưu lại trong thùng rác. 7. Hiển thị thông tin của tập tin, thư muc Thông tin của các đối tượng như: Ngày tạo lập, ngày sửa đổi gần nhất, ngày truy cập gần nhất, kích thước, thuộc tính chỉ đọc, thuộc tính ẩn… Thao tác: - Nhắp chuột phải vào đối tượng chọn Properties hoặc vào File→Properties. Khi đó xuất hiện hộp thoại Đồng ý xoá Không xoá Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 6 II. Soạn thảo văn bản 1. Soạn thảo quyết định bổ nhiệm trưởng khoa Công nghệ thông tin cho trường Đại học Hoa Lư 2. Soạn thảo công văn mời họp liên tịch mở rộng của trường ĐHHL 3. Soạn thảo báo cáo tổng kết học kỳ I của lớp C15QTVP. 4. Bạn là nhân viên văn thư của một cơ quan. Hãy tạo thư mục văn thư riêng của bạn, trong đó có các thư mục con để quản lý văn thư. Chẳng hạn thư mục Công văn đến, thư mục công văn đi, thư mục con để quản lý nhân sự, thư mục con để quản lý tài sản…Hãy lưu các văn bản mà bạn soạn thảo ở trên vào thư mục tương ứng. Kiểu Đường dẫn Kích thước Kích thước trên đĩa cứng Các đối tượng con Thời gian tạo lập Thuộc tính chỉ đọc Thuộc tính ẩn Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 7 Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip I. Mục đích: Nén dữ liệu nhằm làm giảm kích thước dữ liệu để dễ dàng vận chuyển trên mạng hay sao chép qua các bộ nhớ trung gian II. Nén tệp tin, thư mục Bước 1: Chọn thư mục, tệp tin cần nén Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Add to archive Bước 3: Nhập tên tệp nén trong ô Archive name, chọn kiểu nén trong Archive format, phương thức nén trong ô Compression method, nhấn OK. Nếu muốn chọn vị trí khác để lưu tệp nén thì nhấn nút Browse để chọn. Chú ý: 1. Nếu muốn nén dữ liệu và gửi email luôn thì nhấn chuột phải ở bước 2 rồi chọn compress and email. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 8 2. Ở ô Compression method: - Store: chỉ tạo file nén .RAR (.ZIP) chứ ko có nén gì cả, dung lượng file ko thay đổi, tốc độ thực hiện nhanh nhất. - Fastest : có nén chút ít, tốc độ thực hiện nhanh. - Fast: nén cao hơn chút nữa, tốc độ cũng tạm. - Normal: nén ở chế độ chuẩn, tốc độ bình thường. - Good: Nén mạnh, tốc độ thực hiện giảm lại. - Best: tỉ lệ nén cao nhất, cho ra kết quả file nén nhỏ nhất, tuy nhiên tốc độ nén chậm nhất nếu nén nhiều 3. Cut file : a, Cut file cho đĩa mềm : WinRar hỗ chợ nén rồi cut các File lớn hơn 1,38M b thành các File 1,38Mb(nên nhớ mỗi đĩa mềm chỉ chứa được cỡ 1,457,664bytes=1,38Mb) vừa 1 đĩa mềm rất tiện cho việc chuyển dữ liệu. Việc cut file làm như sau: Đầu tiên click phải tại file hoặc folder muốn cut rồi chọn Add to Archive sau đó click vào Profiles… chọn Create 1.44MB volumes rồi ấn OK là xong. WinRar sẽ tạo thành các file *.part1, *.part2… số lượng tùy theo dung lượng file cần nén. Khi cần nối lại các bạn chỉ cần giải nén cho 1 trong những File đã cut là WinRar tự động giải nén và nối chúng lại t hành 1 file hoặc folder hoàn chỉnh. b, Cut file tùy dung lượng : Không chỉ cut file cho đĩa mềm mà WinRar còn hỗ trợ các bạn cut file theo dung lượng tùy ý. Sau khi bạn Add to Archive thì ở ô Split to volumes,bytes… bạn gõ dung lượng file muốn cut. Ở đây s ử dụng đơn vị Byte nên 1M = 1,024,000 (chú ý dùng dấu phẩy để chia đơn vị hàng nghìn) nếu bạn chưa rõ thì bật cái calculator lên để chia, rồi OK là xong. III. Giải nén tệp tin, thư mục Bước 1: Nhấn chuột phải lên tệp tin nén, chọn mục Extract files Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 9 Bước 2: Chọn vị trí lưu dữ liệu được giải nén trong mục Destination path. Bước 3: Chọn chế độ cập nhật trong Update mode Bước 4: Chọn chế độ đè trong Overwrite mode, OK. Chú ý: Muốn giải nén ngay tại thư mục chứa tệp thì nhấn chuột phải chọn Extract here. IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar 1. Khởi động Winrar: Start / Programs / WinRAR / WinRAR 2. Menu File: Open Archive: Mở tệp đã nén Set default password: Tạo tệp nén có kèm password Copy / paste tương tự như làm việc với thư mục 3. Menu Edit: Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 10 Add file to archive: Nén tệp Extract to specified folder: Giải nén đến thư mục cụ thể Test archive file: Kiểm tra tệp nén Xem, xóa, đổi tên, in tệp Add archive comment: thêm chú thích cho tệp nén Protech archive from damage: Bảo vệ tệp nén 5. Menu Tools: Scan archive for virus: Quét virus ở tệp nén Convert archive: Chuyển đổi tệp nén sang định dạng khác (zip ) Bài tập: Thực hành nén và giải nén các tệp tin đã soạn thảo trong mục 2. [...]... âm thanh nào… Proxy tab: - 25 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Sử dụng tab này nếu bạn sử dụng proxy server, chọn loại proxy tương ứng Đôi điều về proxy: Có những lúc bạn không vào được những địa chỉ web do không được phép hay không... download 1 file sử dụng 1 kết nối Bài tập: Tìm kiếm trên mạng một số mẫu công văn và download bằng IDM - 29 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Bài 4: Ghi đĩa CD Nero là một trong những chương trình ghi đĩa CD/DVD được sử dụng phổ biến nhất... Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - • Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD) • Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD Audio: Ghi các tập tin âm thanh • Make Audio CD: Tạo đĩa CD nhạc, sử dụng trên đầu máy CD/DVD - 33 Phạm Thị Thanh – môn Tin. .. tập tin phim (Video) 34 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ • Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, s dụng trên đầu máy ử DVD • Make Photo Slide Show (DVD): Tạo đĩa phim DVD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng. .. cài đặt và chiếm gần 70 MB đĩa cứng, biểu tượng của GC có trên màn hình nền, nháy vào biểu tượng GC thì GC sẽ khởi chạy Màn hình ban đầu của GC có dạng: - 11 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - GC sử dụng trong trạng thái không hiển... Categories: Đây là mục để người sử dụng tổ chức và quản lý các file đã download của mình Có thể tắt bằng cách click vào dấu x hoặc vào view\show categories (hoặc hide categories) B có thể xóa, chỉnh sửa, hoặc thêm vào mục mới mà bạn ạn thích 18 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ .. .Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM I Dùng trình duyệt Google Chrome Google Chrome (viết tắt là GC) là trình duyệt chạy các trang web tương tác, các ứng dụng web và JavaScript rất nhanh GC được thiết kế để đạt được hiệu quả và tính dễ sử dụng: tìm kiếm và... Extras: Các chức năng khác - 35 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - • Get System Info: Xem thông tin của hệ thống máy vi tính đang sử dụng • Test Drive: Kiểm tra các ổ đĩa • Erase CD: Xóa đĩa CD cho phép ghi xóa nhiều lần (CD-RW) • Erase... trái cho ta th có bao nhiêu hàng đợi hiện hành) Bạn có thể thay đổi ấy thứ tự download cho 1 hay nhiều file được chọn bằng cách sử dụng mũi tên 28 Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - lên hoặc xuống, hay kéo và thả Bạn cũng có thể xóa nhiệm... Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ - khác" (ở cuối dòng 3 cửa sổ GC), hoặc chọn vào một thư mục khác (trên dòng 3) Tìm kiếm Web Chỉ cần nhập cụm từ tìm kiếm vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ và nhấn Enter để xem các kết quả từ công cụ tìm kiếm mặc định của bạn Bạn có thể sử dụng toán tử lôgic . Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 1 MỤC LỤC CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG. Cài đặt và sử dụng Unikey 44 CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 48 Bài 1: Quản lý công văn 48 I. Thiết lập sổ quản lý công văn 48 II nén và giải nén các tệp tin đã soạn thảo trong mục 2. Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư 11 Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download