Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước được ban hành để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định.
Nghị định của Chính phủ
Nghị định của Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:
1. Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
2. Quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện chính sách kinh tế, xã hội, quốc phịng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tơn giáo, văn hĩa, giáo dục, y tế, khoa học, cơng nghệ, mơi trường, đối ngoại, chế độ cơng vụ, cán bộ, cơng chức, quyền, nghĩa vụ của cơng dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý, điều hành của Chính phủ;
3. Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ;
4. Quy định những vấn đề cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội. Việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:
1. Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
2. Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Thơng tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
Thơng tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:
1. Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
2. Quy định về quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách;
3. Quy định biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề khác do Chính phủ giao.
Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao
Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn các Tịa án áp dụng thống nhất pháp luật.
Thơng tư của Chánh án Tịa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao
1. Thơng tư của Chánh án Tịa án nhân dân tối cao được ban hành để thực hiện việc quản lý các Tịa án nhân dân địa phương và Tịa án quân sự về tổ chức quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chánh án Tịa án nhân dân tối cao.
2. Thơng tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để quy định các biện pháp bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân địa phương, Viện kiểm sát quân sự, quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Quyết định của Tổng Kiểm tốn Nhà nước
Quyết định của Tổng Kiểm tốn Nhà nước được ban hành để quy định, hướng dẫn các chuẩn mực kiểm tốn nhà nước, quy định cụ thể quy trình kiểm tốn, hồ sơ kiểm tốn.
Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch
1. Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội được ban hành để hướng dẫn thi hành những vấn đề khi pháp luật quy định về việc tổ chức chính trị - xã hội đĩ tham gia quản lý nhà nước.
2. Thơng tư liên tịch giữa Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tịa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố tụng và những vấn đề khác liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đĩ.
3. Thơng tư liên tịch giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để hướng dẫn thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ cĩ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ, cơ quan ngang bộ đĩ.
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân được ban hành theo nội dung, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân được ban hành dưới hình thức nghị quyết. Văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân được ban hành dưới hình thức quyết định, chỉ thị
Cần lưu ý rằng, trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, hình thức được sử dụng khá phổ biến là Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị. Nhưng khơng phải mọi Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị đều là văn bản quy phạm pháp luật. Nếu khơng đủ các yếu tố của một văn bản quy phạm pháp luật, thì Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị chỉ là văn bản cá biệt (văn bản áp dụng)
6.1.2 Văn bản cá biệt
Là các văn bản chỉ chứa đựng những quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan ban hành để quyết định một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi khơng gian và thời gian nhất định (cĩ giới hạn)
Văn bản cá biệt như Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động cơng tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ-cơng chức; Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị phát động phong trào thi đua…
6.1.3 Văn bản hành chính thơng thường
Những văn bản cũng do các cơ quan cĩ thẩm quyền ban hành nhưng khơng cĩ đầy đủ các yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật, nhằm để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể, thì được coi là văn bản hành chính thơng thường.
Văn bản hành chính thơng thường nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết những tác nghiệp cụ thể của hoạt động quản lý; thơng tin, báo cáo tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao dịch, liên hệ cơng việc giữa các cơ quan đơn vị; thơng tin, ghi chép những cơng việc thuộc nội bộ cơ quan.
Các văn bản hành chính phổ biến trong các cơ quan, tổ chức gồm: - Quy chế; - Quy định; - Thơng cáo; - Thơng báo; - Hướng dẫn; - Chương trình; - Kế hoạch; - Phương án; - Đề án; - Dự án; - Báo cáo; - Biên bản; - Tờ trình; - Hợp đồng; - Cơng văn; - Cơng điện; - Bản ghi nhớ; - Bản cam kết; - Bản thoả thuận; - Giấy chứng nhận; - Giấy uỷ quyền; - Giấy mời; - Giấy giới thiệu; - Giấy nghỉ phép; - Giấy đi đường; - Giấy biên nhận hồ sơ; - Phiếu gửi;
- Phiếu chuyển; - Thư cơng.
6.2 THỂ THỨC VĂN BẢN
(Theo thơng tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và hình thức trình bày văn bản hành chính ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ)
6.3 Quy chế pháp lý về chữ ký, con dấu và nguyên tắc ra văn bản 6.3.1 Chữ ký 6.3.1 Chữ ký
Theo điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư:
1. Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cĩ thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cĩ thể giao cho cấp phĩ của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân cơng phụ trách.
2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phĩ của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân cơng phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cĩ thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại cho người khác ký.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cĩ thể giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế cơng tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
6.3.2 Hình thức ký văn bản:
Hình thức ký thể hiện thẩm quyền của người ký. Cĩ hình thức sau đây: - T/M (Thay mặt): Áp dụng cho cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. Ví dụ:
- K/T (Ký thay ): Áp dụng cho cấp phĩ khi được cấp trưởng uỷ quyền giải quyết một hoặc một số cơng việc của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ:
- Q (Ký quyền): Áp dụng trong trường hợp một cấp phĩ được cơ quan cĩ thẩm quyền giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tướng cơ quan khi thủ trưởng cơ quan khi thủ tướng cơ quan phải vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phĩ đĩ chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng.
Ví dụ:
- TUQ (Thừa ủy quyền): Áp dụng trong trường hợp đặc biệt khi thủ tướng cơ quan uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản theo luật lệ Thủ trưởng cơ quan phải ký. Ví dụ: T/M UBND HUYỆN K/T CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH K/T GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Q. GIÁM ĐỐC T/M UBND Q. CHỦ TỊTỈCH NH TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH
T/M UBND QUẬN 5
-T/L (Thừa lệnh): Áp dụng trong trường hợp ngoài những văn bản theo luật lệ Thủ tướng phải ký, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ tướng cơ quan một cấp cĩ thể được uỷ nhiệm ký thừa lệnh.
Ví dụ:
6.3.2 Con dấu
6.3.2.1 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được dùng con dấu
(Xem điều 5, điều 6 và điều 7 Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu)
6.3.2.2 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư
(Xem điều 25 và điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư):
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đĩng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư cĩ trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người cĩ thẩm quyền;
b) Phải tự tay đĩng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đĩng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền;
d) Khơng được đĩng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phịng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đĩng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phịng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đĩng dấu của văn phịng hay dấu của đơn vị đĩ.
Điều 26. Đĩng dấu
1. Dấu đĩng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đĩng dấu lên chữ ký thì dấu đĩng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đĩng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đĩng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đĩng dấu giáp lai, đĩng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
6.3.2.3 Hình thức con dấu
(Xem điều 3 và điều 4 Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu)
6.3.3 Nguyên tắc soạn thảo văn bản
Do một văn bản phải đảm bảo đạt được hai yêu cầu: tính hợp pháp và tính hợp lý, vì vậy khi soạn thảo văn bản phải tuân theo những nguyên tắc căn bản sau đây:
1. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền của cơ quan ban hành theo Luật định. 2. Phải xác định được mục đích của văn bản để xác định đối tượng bị tác động, điều chỉnh. Đồng thời căn cứ các quy định của pháp luật, các văn bản và quy định của cơ quan cấp trên.
3. Hình thức văn bản phải đúng theo quy định: thể loại, thể thức, thủ tục, cách viết, văn phong.
4. Nội dung văn bản chỉ nên tập trung giải quyết vấn đề cĩ trọng điểm, trọng tâm. Khơng đưa quá nhiều nội dung, chi tiết vào một văn bản.
T/L HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHỊNG ĐÀO TẠO
T/L GIÁM ĐỐC
5. Các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian thực hiện phải phù hợp điều kiện thực tế để đạt mục đích của văn bản.
6. Văn bản ra sau khơng được trái hoặc mâu thuẫn với văn bản ra trước cĩ cùng nội dung. Văn bản cấp dưới khơng được trái với văn bản của cấp trên, khơng trái với văn bản pháp lý cao hơn (trừ trường hợp văn bản ra sau để bãi bỏ, bổ sung hoặc sửa đổi văn bản trước đĩ)
6.4 Cách thức soạn thảo một số loại văn bản
6.4.1 Cách thức soản thảo văn bản hành chính 6.4.2 Soạn thảo văn bản hành chính thơng thường