NGUYÊN HỮU THÂN
QUAN TRI
Te ee
VAN P ONG _ Tái Bản Lần Thứ Mười \ §
Trang 2NGUYỄN HỮU THÂN
8 Tiến 5ï Quản Trị Kinh Doanh (U.S.A)
mã Nguyên Giảng Viên Cơ Hữu Trường Quản Trị Kinh Doanh Viện Đại Học Ba Lat 1974 1975
@ Tu nghiệp Quan Tr] Kinh Doanh tai Vancouver, Canada
QUAN TRI
Trang 3LOI TUA
Bất cứ cấp quần trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là Quản Trị hành Chánh Văn Phong: Giáo trình Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng được viết cho sinh viên đang theo học ngành Quản Trị Kinh Doanh Tài liệu này cũng đang được sử dụng cho các khóa Bồi dưỡng Kiến thức Quản Trị Kinh Doanh cho các thư ký và trưởng phó đại điện văn phòng Công ty Nước ngoài tại TP Hồ Chí Minh Đây cũng là một tài
liệu tham khảo giúp cho các nhà kinh doanh, các cấp quản trị, các
chuyên viên, các bác sĩ, các kỹ sư đang làm công việc hành chánh sự vụ tại bất cứ các cơ quan tổ chức hào biết cách Quần Trị Hành Chánh Văn Phòng của bộ phận mình một cách khoa học theo tiêu chuẩn quốc tế uà hiện đại Việt Nam là thành viên của Hiệp Hội
Các Nước Đông Nam Á (ASEAN) từ năm 1995, thành viên của
APEC và đã gia nhập chính thức vào Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO ngày 11-1-2007 Chính vì vậy chúng ta cần phải quản
trị HCVP theo tiêu chuẩn hiện đại mà các nước ASEAN và các
nước công nghiệp phát triển đang áp dụng
Ngoài ra, giáo trình nẩy cũng được sử dung cho sinh viên theo học Chương Trình Đào Tạo Từ Xa ngành Quận Trị Kinh Doanh Sinh viên các ngàn Kinh Tế, Kế Toán, Tài Chánh, Ngân Hàng, Du Lịch và Khách Sạn cũng nên tham khảo tài liệu này để sau này có khả nang làm cộng việc hành chánh sự vụ tại bàn giấy thuộc bất cứ công ty, tổ chức hiện đại nào của nước ngoài tại Việt Nam
Trang 4, Hồng Kông cho phù hợp với thực tiễn của Việt Nam Các văn bản pháp quy như Nghị Định của Văn Phòng Chính Phi về công tác hành chánh đêu được ứng dụng trong tài liệu này
- 'Chân thành cám ơn Đại Học Mở 7P.HCM ủã tạo mọi điều kiện để tác phẩm này ra đời Tác giả cũng chân thành cám ơn các bạn đồng nghiệp Xa gần đã góp ý kiến để tác phẩm được tái bản lần
này được hoàn thiện hơn
Sau cùng, cám ơn cô Nguyễn Thị Thanh Vân đã giúp phần trình bày để tác phẩm này được thẩm mỹ và kịp xuất bán vào đầu năm học 2012
Dù là được tái bản, chắc chấn tác phẩm này không tránh khỏi thiếu sót và nhược điểm Chúng tôi trân trọng những lời đóng góp và phê bình của quí vị độc giả
Sài Gòn Mùa Thu 2012
Trang 5MUC LUC PHAN MOT: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẦN TRỊ.HVP 8 CHUONG 1: HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG: MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP MỤC TIÊU I NHÀ QUẦN TRỊ HC (TRƯỞNG PHÒNG HAY GIÁM ĐỐC HÀNH CHÁNH QUẦN TRỊ) A, Tiêu Chuẩn Của Nhà Quản Trị HC
B Chức Năng Của Nhà Quân Trị Hành Chánh € Chức Vụ Của Các Cấp Quản Trị Hành Chánh II THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP ii 17 A Binh Nghia B Tiêu Chuẩn B.1 Kiến Thức Và Kỹ Năng Cơ Bải B.2 Các Đức Tính Của Thu Ky
ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH ~ BỐI CẢNH
TỪ NHÂN VIÊN HCVP ĐẾN GẤP QUẦN TRỊ HCVP
A Cấp Bậc Nhân Viên Hevp
B Cấp Bậc Thư Ký
C Cấp Bậc Quản Trị
IV MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC GIÁM ĐỐC VÀ THƯ KÝ A Nhiệm Vụ Của Thư Ký Giám Đốc ¬—
Trang 6CHUONG 2: QUAN TRI HANH CHANH VAN PHONG LA Gi ? 41 MỤC TIỂU 222 222211111111221111110111 1 1 + 41 | CHỨC NĂNG CỦA HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG 42
A Hành Chánh Văn Phòng Là GI?
B Phân Loại Công Việc Hành Chánh Văn Phòn:
€: Sự Gia Tăng Công Việc Hành Chanh
II CHỨC NĂNG CỦA CÁC CẤP QUẦN TRỊ : QUẦN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
A Quản Trị Là Gì 2
B- Pham Vi Cia Qun Tr ơ
â Các Chức Năng Của Quản Trị
D Thế Nào Là Quản Trị Hành Chánh ?
E Thế Nào Là Công Việc Quản Trị Và Công Việc HCVPˆ " F, Quan Trị Hành.Chánh Văn Phòng Một Cách Khoa Học 53 "hs CÂU HỎI ÔN TẬP 21a 55 uc 1 55 CHƯƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG „87 MỤC TIỂU Hư I HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
A, Tầm Quan Trọng Của Hoạch Định B Hậu Quả Của Công Việc Có Kế Hoạch Và
Không Có Kế Hoạch
© Các Cơng Cụ Hoạch Định "
II TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
A Hậu Quả Của Một Tổ Chie Kam
B Mối Quan Tâm Của Nhà QTHC Trong Tổ Chức
Trang 7
© Hành Chánh Văn Phòng Nén Tập Trung Hay Phan Tan? D Cơ Cấu Tổ Chức Của Bộ Phận Dịch Vụ HCVP
E Các Bước Đi Để Đạt Được Một Tổ Chức HCVP Có Hiệu Quả ¬ CÁC NGUYÊN TẢO TỔ CHỨC Bối với NHÀ QUẦN TRI 78 A Nguyên Tắc Về Mục Tiêu B Nguyên Tắc Về Chức Năng C Nguyên Tắc Liên Quan Đến Cá Nhân D Nguyên Tắc Về Trách Nhiệm E Nguyên Tắc Về Báo Cáo F Nguyên Tắc Về Quyền Hạn G Nguyên Tắc Về Ủy Quyền
H Nguyên Tắc Về Tầm Hạn Kiểm Soát I Nguyên Tắc Điều Hành Tổ Chức
IV CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QTHC c 83
1 Mối quan hệ nội bộ 2 Mối quan hệ liên bộ phận
3 Mối quan hệ với khách hàng BS 4- M@i quan hé nghé nghiép 1184
TÓM LƯỢC ii „Hee 84
17815616 7 85
TỪ NGỮ CĂN BẢN ii Hee 86 CHUGNG 4: KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH 89
01/ei mm - Nee 89
I KIỂM TRA: MỘT CHỨC NĂNG CỦA QUẦN TRỊ 90 A Tầm Quan Trọng Của Tiến Trình Kiểm Tra
B Vai Trò Của Kiểm Tra € Mức Độ Kiểm Tra
Trang 8II, KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH”
A, Các Phương Pháp Kiểm Tra Hành Chánh
B Tiến Trình Kiểm Tra
B1 Khái Quát Về Tiến Trình Kiểm Tra ¬- B2 Các Bước Trong Tiến Trình Kiểm Tra Hành Chánh Có
Hiệu Quả 10O
lll TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CÔNG VIEC HANH CHANH A, Do Luding Công Việc Hành Chánh 103 B Tiêu Chuẩn 103 iV CÁC CƠNG CỤ KIỂM SỐT CỦA CẤP QUẦN TRỊ: BẰNG KẾ HOẠCH, LỊCH CÔNG TÁC 104 V CÁC PHƯƠNG TIỆN KIỂM SOÁT CỦA CẤP QUẦN TRỊ: CÁC BẢN TƯỜNG TRÌNH VÀ CẨM NANG 109 A Céc Ban Tuéng Trinh 110 B Cẩm Nang (Manuals) 118 TÓM LƯỢC 0 2H H010 rree 115 CÂU HỘI ÔN TẬP HH Heerrrio 117 TỪ NGỮ CĂN BẢN che Ha 118 PHẨN HAI: — QUAN TR] HANH CHANH VAN PHONG MỘT CÁCH KHOA HỤD T?Ũ CHUONG 5: BON GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH 121 MỤC TIÊU 121
| QUAN TRI BANG CÁC HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 122 A Sơ Đồ Phân Phối Công Việc „126 B Lưu Chuyển Đồ 126
II NGUYÊN TẮC TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG 132 A, Quy Tắc Cố Gắng Tối Thiểu c.c.cc , T6
Trang 9
B Quy Tắc Cử Động Đối Xứng Và Nhịp Nhang C Quy Tắc Sử Dụng Khoảng Trống Và Dụng Cụ II ĐƠN GIẢN HÓA VÀ KIỂM SOÁT BIỂU MẪU IV SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC A Chú Ý Đến Mối Tương Quan Giữa Các Bộ Phận Phòng Ban sen B Bố Trí Phòng - Ban Hoặc B Bàn Làm Việc
Theo Luồng Công Việc (Flow Of Work) © Hạn Chế Sử Dụng Phòng Riêng D Sử Dụng Vách Ngăn = E Bố Trí Phòng Của Cp Le Lãnh h Đạo E Bố Trí Phòng Họp Chung V KHUNG CẮNH VĂN PHÒNG cieeeeeeeerrrree 166 A Không Khí B, Am Thanh C Mau Sac 145 146 „181 183 D Anh Sán TÓM LƯỢC CÂU HỒI ÔN TẬP c1 ttreiiiiirrde 177 TỪ NGỮ CĂN BẢN -nririririiririrern „177 CHUONG 6: QUAN TRỊ THỜI GIAN ìoe 179 MỤC TIÊU - 2210222011200 179 I TẠI SAO PHẢI QUẦN TR] THOI GIAN ? 181 II NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN 183 il, GAC BIEN PHAP QUAN TRI THỜI GIAN 190
A Các Công Cụ Hoạch Định Thời Biểu
8 Tiết Kiệm Thời Gian Trong Thư Tín
Trang 10viii
© Tiết Kiệm Thời Gian Bằng Cách Sử Dụng Máy Đọc Hay Ghi Âm
D Tiết Kiệm Thời Gian Bằng Phương Pháp BON Nhanh
E Tiết Kiệm Thời Gian Tiếp Khách
F Tiết Kiệm Thời Gian Gọi Và Trả Lời Điện Thoại G Tiết Kiệm Thời Gian Hội Họp H Sắp Xếp Chỗ Làm Việc Khoa Học TÓM LƯỢC CÂU HỎI ÔN TẬP - TH HH HE 12 1e 231 TỪ NGỮ CĂN BẢN H102 ceree 231 CHUONG7: QUAN TR} THONG TIN .233 MỤC TIÊU
I TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
II KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THỰ THEO QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
A Với Công Văn Ð
B Với Công Văn Đến
C Giữ Gìn Bí Mật Tài Liệu
D Quân Lý Công Văn Tài Liệ
E Quy Định Của Nhà Nước Về Quân Lý Và Sử Dụng Con Dất 240 I XU LY CONG VAN ĐẾN .245 IV XỬ LÝ CÔNG VĂN BỊ 254 CS 1s 9 258
VI VĂN THỰ ĐIỆN TỬ
A, Tram Truyén Dat Van Ban
Trang 11B.2 Thư Điện Tử Quốc Tế ecec.eoou 26B
C Xử Lý Văn Thư Điện Tử 266 TÓM LƯỢC 286 CÂU HỘI ÔN TAP 268 TỪ NGỮ CĂN BẢN 269 CHƯƠNG 8: QUẦN TRỊ HỒ §Ơ neo 273 MUG TEU ` 273 I ĐỊNH NGHĨA HH2 re 274
II TIẾN TRÌNH QUẦN TRỊ HỒ SƠU
A Phân Loại Hồ Sơ Cần Lưu Trữ
B Lên Lịch Lưu Trữ
€ Lưu Chuyển Hồ Sơ
D Hủy Bỏ Hồ Sơ E Chụp Vị Phim
III CÁC CÔNG CỤ LƯU TRỮ ii 288 IV HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ cccccc 0Ó) V THỦ TỤC LƯU TRỮ HỒ SƠ VI LƯU TRỮ HỒ SƠ QUA HỆ THỐNG COMPUTER TOM LUGC CAU HOI ON TAP TỪ NGỮ CĂN BẢN
PHAN SA: NGHIỆP VỤ HÀNH pHÁNH VĂN PHÙNG
CHƯƠNG 9: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP
VÀ CÁC CHUYỂN Đi CÔNG TÁC 30 1
Trang 12I HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 303 A Hoạch Định Các Cuộc Họp Nội Bộ, Bình "hướng Không Nghi Thức B Hoạch ĐINh Các Cuộc Họp Trang Trọng: Theo ‘Nahi Thức 305 € Các Hội Nghị Từ Xa, — \1
D Cách Sắp Xếp Chỗ Š Ngồi Trong Cuộc Họp Và
Tiệc Chiéu Dai 313
II HOẠCH ĐỊNH SẮP x XẾP CÁC CHUYỀN ĐI CONG The A Sắp Xếp, Chuẩn BỊ Ö Trách Nhiệm Của Thư Kỹ Trong Tỉ Thời Gian Thủ ¡ Trưởng Vắng Mặt € Trách Nhiệm Khi Thủ Trưởng Trở Về - - TÓM LƯỢC , LH, 1e 334 CÂU HỎI ÔN TẬP c0 EHreeree 336 TỪ NGỮ CĂN BẢN 0222202221111 ceerrtrerriei 337 GHƯƠNG 10: PHÂN LOẠI, PHÂN CẤP, VÀ SOẠN THẢO
CÁC VĂN BẢN TẠI VIỆT NAM 341 MỤC TIÊU
| PHAN LOAI VAN BAN A Phan Loai Theo Muc Tiéu
B, Phân Loại Theo Bản Chất scseesneeseneesens
(1, PHAN CAP PHAT HANH VĂN BAN PI PHAP QUY 343
Trang 13CÂU HỎI ÔN TAP TỪ NGỮ CĂN BẢN ++ 383 384 GHUONG 11: THU TIN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 387 MỤC TIÊU 387 | CACH TRINH BAY THU TIN THUONG MAI „ 389 A, Thiết Kế Hình Thức Xe 390 B Các Phần Trong Một Lá Thư 395 C Mét Số Điểm Cần Lưu Y Khi Viết Thư Thương Mại 401
D Các Kiểu Loại Thư 405
II CHIẾN THUẬT VIẾT THƯ 408
IIl THU YEU CẦU HOẶC THU CHÀO HÀNG „ 408
IV THƯ KHIẾU NẠI VÀ THƯ YÊU CẦU ĐIỀU CHỈNH 416
V THƯ MỜI, THƯ ĐẶT HÀNG, THƯ ĐẶT CHỖ TRƯỚC 425
VI.THƯ TỪ CHỐII occettrrttirrrrrriirrirrrrrrdir 427
"ác ni 434
TOM LUC viccesscccsssscssssssescseccesessesssssrnesssssssesssnsnsessnsessneeneecennereth 435 CAU HOI ON TAP ciccecssssssssscccssssetsssecsstsccessassessseseesseseecssnaneretsanes 435
TU NGO CAN BAN ccsssssssssccsssesccconssssneentiiseseeessssseeeeesnnananetsensees 436
CHƯỢNG 12: TIẾP KHÁCH VÀ GỌI ĐIỆN THOẠI 437 MỤC TIÊU re 437 I TIẾP KHÁCH TRỰC DIỆN A, Khi Khách Tới 8 Tiếp Kiến ee C Phân Loại Khách .445
1l TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI 447
Trang 14xil
Trang 15DAN NHAP
Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng HOQT Gó nơi sát nhập bộ phận này vào phòng tổ chức nhân sự Trên phạm vi cả nước nói chung và tại TP HCM nói riêng, một số công ty đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thực ra không nhất thiết phải làm như thế Một số công ty chưa thật sự nắm vững về quản trị hành
chánh, cũng như chưa coi trọng đúng mức về môn học này
Stevens L Shee, phó chủ tịch Hiệp hội Quản trị của Mỹ đã phát biểu một câu khá chí lý sau đây:
"Đối uới một xí nghiệp kình doanh ngày nay, nếu không công nhận QTHƠ là một ngành chuyên môn có tính chất chúc năng, thì điều đó coi nhứ một thâm họa
chẳng khác gì uiệc khước từ một quy trình công nghệ mới”
QTHC ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới Các nước phát triển đều có các hiệp hội QTHC Chẳng hạn như tại Mỹ có NOMA tthe National Office Management Association), Hiệp hội Quan trị Hành chánh quốc gia, và SPA (Systems and Procedures
rcs of America), Higp hội Nghiên cứu các Hệ thống và Thú
tục Nước Mỹ Ở Canada, Pháp, Anh hay Nhật cũng vậy
Trang 16môn này hoặc nghĩ rằng đó chỉ là một môn phụ chẳng ích lợi gì vì mình có làm ở phòng HCQT đâu
Thực ra, hành chánh văn phòng biên diện trong bất cứ bộ phận phòng ban nào chứ không phải chỉ riêng bộ phận hành chánh quản trị Bất cứ cơ quan nào cũng có nhiều bộ phận khác nhau, và mỗi bộ phận kể cả phòng kỹ thuật, văn phòng quản đốc phân xưởng đều có công việc hành chánh văn phòng và vì thế cần phải quản trị hành chánh văn phòng Văn phòng luật sư cần phải có thư ký lo công việc HCVP Ngay tại mỗi khoa của một trường Đại học, công việc HCVP nhiều vô kể, và vì thế cần phải quản trị Bất cứ cấp quần trị nào cũng như nhân viên ngồi tại bàn giấy - ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm các công việc HCVP Tất cả đều phải quản trị HCVP của mình sao cho có hiệu quả Bộ phận nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu đự án; cần phải quản trị thông tin, quản trị hổ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo các tương trình và thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách và gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc sao cho vừa thẩm mỹ, vừa quản trị qua các hệ thống và thủ tục, và vừa có hiệu quả Tất cả các hoạt động HCVP nêu trên đây đều phải được thực hiện một cách khoa học theo tiêu chuẩn hiện đại dưới nhãn quan quản trị Như vậy các bạn đều ít nhiều thực hiện các hoạt động
HCVP nêu trên Và như vậy chúng ta phải học tập Sự thành công của các bạn tại các Công ty tổ chức phần lớn nhờ bạn có biết quản
trị HCVP hay không dan Bendeich, một tác gỉa người Úc trong tác
phẩm “Office Skilis - Update” (nghiép vu HCVP - Hién Dai) da phát biểu một câu chí ly sau đây :!
Nhiéu nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đúng đầu một số công ty lớn trên thế giới, trước đây đã bắt đâu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký } Jan Bendeich, Office Skills - Update (Newcastle, Australia : Woodlands
Trang 17Các kỹ năng hay nghiệp uụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư hý hay nhân uiền hành chứnh uăn phòng dã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, tờ cuối cùng đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình,
Trang 18Chúng tôi hy vọng giáo trình này sẽ giúp cho sinh viên và quý vị độc giả nắm vững điều cơ bản nhất của QTHC/VP cũng như nghiệp vụ HCVP với số tiết học trong lớp hạn chế nhất Giáo trình này dù được tái bản lần thứ mười chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi hồn nghênh mọi đóng góp quý báu của sinh viên cũng như của quý vị giáo sư và độc giả nghiên cứu,
Tác giả
Trang 19PHAN MOT
DAI CUONG VE QUAN TRI
HANH CHANH VAN PHONG
Muốn tiến lên cái lớn, hải bắt đầu từ cái nhỏ
Lénine Đối uới một xí nghiệp kính doanh ngày nay nếu không công nhận quản trị hành chánh là một ngành chuyên môn có tính chất chúc năng, thì điều đó coi như một thảm họa chẳng khác gì uiệc khước từ một quy trình công nghệ mới Stevens L, Shee NOI DUNG Chương 1: Hành chánh văn phòng: Một ngành nghề chuyên nghiệp
Chương 2: Quản trị hành chánh văn phòng là gì ?
Trang 20Cương 1 Lành Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Chuyên Ng†iệp CHƯƠNG 1 HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG: MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP
Bất cứ bộ phận phòng ban nào cũng đều có cúc công oiệc hành chánh uăn phòng Vì thế các cấp quản trị phải biết quản trị hành chúnh uăn phòng sao cho có hiệu quả Họ phải biết tuyển chọn, đào tạo, bôi dưỡng, va sử dụng các thư ký như những trợ lý giúp họ lam ˆ tròn chúc năng quản trị của mình
NHT
MỤC TIÊU
Sau khi đọc xong chương này bạn sẽ có khả năng:
1 Định nghĩa quản trị là gì và quần trị hành chánh là gì 2 Mô tả các tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh
3 Liệt kê và mô tả các cấp quản trị hành chánh văn phồng 4 Liệt kê và mô tả phạm vi nghề nghiệp hành chánh văn phòng 5 Hiểu được các tiêu chuẩn chuyên môn tối thiểu mà một nhân
viên HCVP và thư ký cẩn phải có
Trình bày được các đức tính của một thư ký
Hỏi
7: Mô tả được các chức năng nhiệm vụ của nhân viên HƠVP và
Trang 21Phẫn Một: Đại Cương VỀ Quần Trị Hành Chánh Văn Phòng 8 Hiểu được mối quan hệ giữa các cấp quản trị và thư ký của mình 9 Giải thích được tại sao các cấp quản trị cần thiết phải có thư ký biết cách làm việc
Hấu hết các sinh viên Việt Nam tốt nghiệp, ra trường đều làm công việc hành chánh văn phòng tại các bộ phận phòng ban như phòng tài chánh, marketing, nhân sự, kỹ thuật, xuất nhập khẩu Cũng có người lại được tuyến chọn làm việc tại văn phòng hành chánh quản trị Nhưng rất tiếc họ lại ít trang bị cho mình các kiến thức và kỹ năng hành chánh văn phòng (HCVP) Vắ lại, các tổ chức tại Việt Nam cũng chưa đánh giá đúng mức công việc HCVP là một nghề chuyên nghiệp Chúng ta chưa có thư ký chuyên nghiệp (professional secretary) Chính vì vậy mà các hoạt động HƠVP tại các bộ phận phòng ban thường hay bị trì trệ và kém hiệu quả Nhà quản trị cần phải đào tạo họ trở thành thư ký chuyên nghiệp
Ngoài ra, chúng ta thường lắm tưởng rằng chỉ có trưởng phòng hành chánh mới cần phải quản trị HCVP, cho nên thường hay lãng quên nghiệp vụ chuyên môn này Thực ra, bất cứ cấp quản trị nào cũng như bất cưÀ nhân viên ngối tại bán giấy nào cũng có các hoạt động liên quan đến hồ sơ công văn giấy tờ, đến sử lý thông tin, lưu trữ hỗ sơ, phân lịch công tác và vì thế họ phải biết quần trị HCYVP tại bộ phận chuyên môn của mình
Để các hoạt động HCVP trong toàn cơ quan được thống nhất và có hiệu quả, cần phải có những người chuyên nghiệp về HCVP Đó là trươưng phòng / giám đốc hành chánh quản trị và thư ký Nhà quản trị HCVP được sưư dụng trong giáo trình này chỉ về trươưng phòng hoặc giám đốc hành chánh quản trị (administrative manager / director)
Trang 22Chương 1 Hàn Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Cuyên Ngiệp trong tồn cơng ty xí nghiệp Thư ký là người trợ lý các cấp quản trị trong mọi lãnh vực HCVP
Để hiểu rõ những vấn đề đã nêu trên đây, chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu xem thế nào là nhà quản trị HCVP, và thư ký là gì ? Sau đó chúng ta tìm hiểu khái quát các tiêu chuẩn của nhà quần trị HC, của các nhân viên HCVP và các thư ký Và sau cùng chúng ta nghiên cứu mối quan hệ giữa các giám đốc và thư ký
I TRƯỞNG PHÒNG HAY GIÁM ĐỐC HÀNH CHÁNH QUẦN
TRỊ
Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành bốn chức năng nhiệm vụ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình Vấn để này sẽ được trình bày cụ thể trong phân Iï mục A, B và C của chương hai
Ngoài các tiêu chuẩn của nhà quản trị nói chung, nhà quản trị hành chánh phải hội đủ các tiêu chuẩn nào ? Chức năng của nhà quản trị hành chánh ra sao ? Chức vụ của các cấp quản trị HC tại các công ty như thế nào ? Đó là các vấn để được trình bày sau đây
A TIÊU CHUẨN CUA TRƯỞNG PHÒNG HCQT
Trang 23Phần Một: Đã Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
Ngoài các tiêu chuẩn tối thiểu của một thư ký chuyên nghiệp, nhà quần trị HC phải có các tiêu chuẩn sau đây:
Nói một cách tổng quát trưởng phòng hành chánh quản trị phải là người có đầu óc sáng tạo và là một nhà lãnh đạo Ông ta phải có đầu óc sáng tạo bởi vì quản trị hành chánh là một phạm vi của quản trị kinh doanh Ông ta cũng phải biết lãnh đạo Như vậy ông ta phải là một nhà quần trị kinh doanh Ông phải am tường tất cả các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận khác trong cơ quan xí nghiệp để hỗ trợ tất cả các phòng ban khi có nhu cầu Ông ta cần phải có đủ 12 tiêu chuẩn sau đây:
1 Là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát, và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
2 Có khá năng gánh vác công việc và có khả năng ủy thác trách nhiệm ìvà quyển hành
3 Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên HCVP trong tồn cơng ty (thảo luận)
4 Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới Ông ta nên bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hồi và nghiên cứu về quan tri hành chánh, tham dự hội thảo về đơn giản hóa công việc, phân tích phương pháp v.v
5 Tinh gần gũi Nhà quản trị hành chính phải biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn dé của nhân viên Nhờ tính dễ gần gũi mà ông ta sẽ có thông tin bai chiều và tạo bầu không khí thân thiện trong toàn Công ty
6 Óc khôi hài giúp giải quyết và làn dịu đi nhiều tình huống khó khăn Khả năng này cần được thực hiện một cách khéo léo (thảo luận) Me Corrmaack đã phát biểu như sau:
Trang 24Chương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành Nghề Chuyên Nđ}iệp
Trên giấy tờ, sự khôi hai là nguy hiểm boui vi ban khéng thể tiền đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào.”
7 Phong cách lịch sự và ngoại giao Sự thành công của nhà quản trị tùy thuộc vào việc ông ta có giành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác hay khơng
8 Kiểm sốt cảm xúc Bộ phận HCVP là bộ phận làm đâu trăm họ, đo đó dễ bị chỉ trích (thảo luận)
9 Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng (thảo luận)
10 Tự tin Trưởng phòng HCQT phải tỏ ra tự tin trong mọi tình huống 11 Óe phán đoán Trưởng phòng HCQT phải biết cách thu thập dữ
kiện cần thiết, phân tách thông tin để hỗ trợ các bộ phận khác
12 Khả năng nói Trưởng phòng HCQT phải biết ăn nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thú „ tục mới, các phương pháp HCVP mới (thảo luận)
Trên tất cả các năng lực và tiêu chuẩn đó, trưởng phòng HGQT phải là nhà lãnh đạo Thuật lãnh đạo là một quá trình có tính thuyết phục đối với các cá nhân trong một nhóm cùng nhau hợp tác để đạt mục tiêu Lãnh đạo là hòa hợp những mục tiêu riêng vào một mục tiêu chung Sự hòa hợp và thống nhất các quyển lợi đòi héi phải có một trình độ lãnh đạo cao
Theo mức độ nào đó nhà quản trị lãnh đạo trong một hoàn cảnh này có thể lãnh đạo thành cơng trong một hồn cảnh khác Tuy nhiên, nhà quản trị lãnh đạo đã thành công ở nơi này, có thể sẽ hoàn toàn thất bại ở một nơi khác
B CHỨC NĂNG CỦA TRƯỞNG PHÒNG HCQT
Trang 25Phần Một: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
thức đây đủ về sự cần thiết của công tác phối hợp các hoạt động hành chánh văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với những chức năng khác trong tổ chức
Quản trị hành chánh văn phòng là việc ứng dụng những nguyên tắc Quần trị vào việc truyền bá những vấn đề có liên quan đến hề sơ văn thư giấy tờ Quản trị hành chánh văn phòng trên thực tế không thể tách rời khỏi Quản trị tổng quát vì hành chánh văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt Nói một cách khác, quản trị hành chánh văn phòng chỉ là một giai đoạn của quần trị kinh doanh tổng quát, bởi vì những ai chỉ đạo công việc hành chánh văn phòng đều tham gia vào toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp ` Do đó đôi khi quản trị bành chúnh uăn phòng được xem như là một dịch oụ uà là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động khác?
1 Trách nhiệm của trưởng phòng HCQT
Để đạt hiệu quả, trưởng phòng HCQT phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
1.1 Tạo cơ cấu tổ chức hành chánh tốt
Để làm được việc này, ông ta phải thực hiện các việc sau đây: a- Hiểu biết tất eẩ các loại hình công việc HCVP như truyền đạt
thơng tin, tính tốn, soạn thảo hỗ sơ văn thư, lưu trữ, điều hành máy móc, phân loại, đối chiếu và sưu tầm tài liệu
b- Tổ chức một lực lượng hành chánh văn phòng sao cho các đơn vị công tác được xác định rõ ràng, mọi người hiểu được trách nhiệm, và xác định rõ tuyến quyền hạn Sơ đô tổ chức, các bảng mô tả công việc, chức đanh là những cái rất cần thiết
°®' Xem thêm Pemberson and Gibson, Administrative Systems| Management (California: Wadsworth Publishing Company, Inc., 1968), Pi - 10,
Trang 26Chương 1 Lành Cán Văn Phòng Một Ngành NgỀ Chuyên Ngiệp Œ- đ- + g- h-
Cung cấp đây đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chánh và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan Tạp chí, du lịch, hội thảo và các tờ bướm thường được sử dụng cho mục đích này
Bảo đảm mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng xuyên qua việc chọn lọc, phát triển và động viên
Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cân thiết cho công việc hành chánh đạt được kết quả bằng cách bố trí hấp dẫn, ánh sáng đây đủ, thông gió và hệ thống giảm tiếng động có hiệu quả Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị, máy móc và dụng cụ
Phối hợp công việc hành chánh của thư ký với kiểm soát viên Phối hợp các hoạt động hành chánh với các hoạt động HCVP của các bộ phận phòng ban khác
1.8 Hoạch định công uiệc hành chánh
Để làm được việc này, trưởng phòng HCQT phải:
a- Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc Điều này đòi hồi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn thời gianvà những nghiên cứu về thủ tục Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất Điều này bao gồm lên lịch công tác, phân công, và các hướng dẫn đây đủ
Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và dùng máy móc khi cân thiết (Xem cụ thể dư phân II chương ð)
Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên # phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm cử động, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian (Xem cụ thể ou phần II chương ð)
Trang 27Phần Mật: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
1.3 Kiểm soát công oiệc hành chánh
Để kiểm sốt cơng việc hành chánh, trưởng phòng HGQT phải thực hiện các hoạt động sau đây:
a- Điều hành các thủ tục hành chánh và điều hành nhân viên b- Duy trì các đơn vị địch vụ như thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp
tân
©- Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chánh cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu
d- Duy trì lịch huấn luyện để mỗi nhân viên hành chánh có năng lực và trình độ đầy đủ nhất e- Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chánh văn phòng và các đữ kiện khác £ Duy trì lịch theo déi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng khơng
g- Kiếm sốt nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối giao hảo, hợp tác tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, cũng như cố vấn và bảo đảm cho các kênh thông tin được thông suốt trong tồn cơng ty
Trưởng phòng HCQT như vậy có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, giám sát những công việc hành chánh Mỗi trách nhiệm có một số lớn hoạt động đi kèm cần thiết cho việc hoàn thành công tác
C CHỨC VỤ CỦA CÁC CẤP QUẦN TRỊ HÀNH CHÁNH
Như ở phần đầu chúng tôi đã trình bay rằng ở Việt Nam nói chung, cơ quan: nào cũng có phòng hành chánh quản :trị Đây là một điều rất sai lầm và lãng phí Trong quản trị kinh đoanh không
có tổ chức nào được gọi là hoàn hảo cả Tổ chức tốt nhất là một tổ
Trang 28Churong 1 Hành Chám Văn Phòng Một Ng2inh Nghé Cruyén Ngri@e
chức năng động (đynamie), nghĩa là tùy theo tình hình và quy mô của cơ quan xí nghiệp
Trước hết nói về xí nghiệp có quy mô nhỏ, mức độ kinh doanh thấp, khối lượng công văn giấy tờ tương đối ít, chúng ta không nên thành lập phòng HGQT, mà chỉ nên tuyển một hay hai người vừa phụ trách đánh máy, soạn thảo công văn giấy tờ, vừa sử dụng máy vi tính, máy Fax, vừa lưu trữ công văn giấy tờ vừa tiếp khách và trực điện thoại, và một người phụ trách sổ sách kế toán tài vụ là đủ Thủ trưởng đơn vị kiêm nhiệm chức vụ nhà quản trị hành chánh (Office manager)
Nhưng nếu cơ quan, xí nghiệp có quy mô lớn, khối lượng công văn giấy tờ rất nhiều, đoanh thu tương đối lớn thì tùy mức độ mà thành lập phòng HCQT dưới quyển điều hành của trưởng phòng HCQT (không nhất thiết phải có phó phòng) hoặc thành lập bộ phận HCQT đưới quyển điều hành của giám đốc HCQT Thậm chí tại một số công ty rất lớn của Mỹ như công ty IBM, General Motors vì khối lượng xử lý công văn giấy tờ, xử lý các luéng thông tin phức tạp, cần phải có một vị lãnh đạo chóp bu hay cao cấp (top manager) điểu hành, người tạ.đã bổ nhiệm hẳn một phó tổng giám đốc HCQT (administrative vice president)
Tại sao cần phải có các giám đốc HCQT hoặc phó tổng giám đốc công ty phụ trách HCQT Đó là một câu hồi hầu như không bao giờ xuất hiện trong đầu óc của các giám đốc công ty xí nghiệp tại Việt Nam Một công ty có khối lượng thông tin lớn, có cơ sở hạ tầng lớn, cần phải có hẳn một giám đốc HCQT ngang hàng các giám đốc khác Vì là giám đốc HCQT nên vị này được tham dự mọi phiên họp của cấp lãnh đạo công ty Do đó vị này hiểu biết và nắm vững mọi chiến lược và hoạt động của công ty để đễ dàng hỗ trợ khi cần thiết Chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu chức danh hiện đang áp
Trang 29Phin Mat: Bai Cuong V8 Quan Tri Hah Chắch Văn Phòng
dụng tại các công ty lớn ở các nước công nghiệp phát triển và các công ty lớn tại TP.HCM
1 Trợ lý hành chánh
Trợ lý hành chánh (administrative assistant) là người có chức năng thi hành các chính sách và kiểm soát Họ có thể soạn thảo cac đơn đặt hàng hành chánh hoặc các ấn bán cần phát hành, thu thập dữ kiện để điển vào các bảng câu hỏi, soạn thảo các bảng tường trình từ các đữ kiện, thực hiện các chương trình để nghị của nhân viên, tiếp nhận và xử lý các phiếu yêu cầu về mẫu biểu in ấn, xác định các yêu cầu của nhân viên, và phác thảo ước tính chỉ phi HCVP Họ cũng được giám sát công việc của các nhân viên hành chánh khác như nhân viên kế toán, nhân viên đánh máy, và các thư ký chuyên nghiệp
2 Trưởng phòng xử lý văn bản và trưởng phòng hồ sơ Trưởng phòng xử lý văn bản (word processing manager supervisor) va trudng phòng hỗ sơ (records manager) là những người chịu trách nhiệm quản trị một lãnh vực chuyên môn đúng như tên gọi
8 Trưởng phòng / giám đốc hành chánh quản trị
Đây là cấp quản trị thường phụ trách nhiều lãnh vực như quản trị hỗ sơ, xử lý thông tin, thư từ và chuyên chở, in ấn, và liên lạc viễn thông và các vấn đề khác Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải có thư ký làm công việc HCVP cho bộ phận mình Đo đó việc tìm hiểu cặn kẽ về họ là điều hết sức cần thiết được để cập cụ thể dưới đây
Trang 30
Chuong 1 Hàm Chánh Văn Phòng Một Ngành N@Ê Chuyên Ngiệp
II THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP
Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng thư ký là những người ngôi tại bàn giấy làm các công việc lặt vặt như đánh máy, nhận gửi, và lưu trữ công văn giấy tờ, nghe điện thoại, hoặc giữ con đấu, và tiếp khách Để hiểu rõ vấn để này, chúng ta cần tìm hiểu xem thư ký là gì ? Họ phải hội đủ các tiêu chuẩn nào ? Đây là điều rất quan trọng giúp cho các nhà quần trị, nhất là nhà quần trị HCVP tuyển chọn đúng người
A, ĐỊNH NGHĨA
Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (the professional socretaries international - PSD định nghĩa thư ký (secretary) như sou!”
Thư kệ là một trợ lý của cấp quản tri (an executive assistant), la ngudi ndm uững các nghiệp vu hanh chánh vdn phéng (office skills) cd khd nang nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiếm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc súng biến va dua ra các quyết định trong phạm u¡ quyền han cia minh
"Theo định nghĩa này thì mặc dầu nhiều nhân viên hành chánh (office workers) thuc hién một số công việc của thư ký, nhưng không phải tất cả các nhân viên hành chánh đều là thư ký Thư ký (secretary) đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn
Thư ký làm việc khắp mọi nơi - trong các hãng lớn và hãng nhỏ, công cũng như tư, và trong các cơ quan phi lợi nhuận Họ làm việc trong các lãnh vực như ngân hàng, tài chánh, phân phối, sỉ và lẻ, nghiên cứu giáo dục, kế toán, bảo hiểm, sản xuất, hầm mỏ, công trình công cộng, xuất bản, dịch vụ pháp lý, dịch vụ y tế, giao thông, và cơ quan chính quyền
® Bernadine Branchaw et ali, Ibid, p.4
Trang 31Phần Niệt: Đại Cương VỀ Quân Trị Hành Chánh Văn Phòng
Công việc thư ký đòi hỏi họ phải sử dụng nhiều loại tài năng khác nhau, và làm việc với nhiều người khác nhau Là một thư ký
chuyên nghiệp, họ có trách nhiệm tổ chức luồng công việc (the
work flow) sao cho cấp trên cảm thấy mọi việc đều trong tắm hạn kiểm soát cả, và tất cả các dự án đều được hoàn thành khi cần thiết
Họ có thể soạn thảo thư từ, viết điễn văn và đánh máy các bài phát biểu hoặc ghi biên bản các buổi họp Họ có thể tiếp xúc với các nhân viên mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm và có thể được cấp trên yêu cầu phỏng vấn các ứng viên xin việc làm
Khi làm việc cho một bác sĩ, nha sĩ, luật sư, hay nhân viên công tác xã hội, họ cũng có thể đảm nhận việc xoa địu các bệnh nhân và khách hàng Là một thư ký cho bộ phận đối ngoại, hoặc thư ký
trong một doanh nghiệp quốc tế, họ có thể được cấp trên giao cho
việc dịch thư tín nước ngoài
Họ có thể được giao nhiệm vụ lái xe đến phi trường đón một vị khách dự cuộc họp hoặc điển vào hàng đống mẫu đơn, đánh máy và điều chỉnh các cột số
Nói một cách khác công việc thư ký đòi hỏi phải nhiều kinh nghiệm Đây là một công việc quan trọng Thư ký luôn luôn là những người không thể thiếu được trong mọi loại hình tố chức bởi vì họ giúp cho các cấp quản trị khỏi mất thời gian làm các việc chỉ tiết vụn vặt và quan liêu giấy tờ
B TIÊU CHUẨN
Trang 32Cương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành NgỀ Chuyên Ngiệp đến những tiêu chuẩn này để tuyển chọn hoặc đào tạo thư ký của mình đạt được các tiêu chuẩn Chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu từng vấn dé
B.1 KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CƠ BẢN
1 Kỹ năng cơ bản
Thư ký cần phải có các kỹ năng cơ ban, HCVP sau đây: Đánh máy, ghi tốc ký, sử dụng các loại máy HCVE - máy fax, Telex, Computer, các loại máy nhân bản - xử lý thông tin, lưu trữ hổ sơ công văn giấy tờ
2 Kiến thức eơ bản
Ngoài các kỹ năng nghiệp vụ HƠVP nêu trên đây, người thư ký cần được trang bị các kiến thức cơ bản, rất cần thiết cho công việc của họ
© Quản trị Người thư ký cẩn hiểu biết các cơ quan được tổ chức như thế nào Cần hiểu biết về các loại hình kinh doanh để có khả năng giao tiếp với các cấp quản trị của các cơ quan tổ chức đó Cần hiểu biết về kiểm tra chất lượng và kiểm tra chỉ phí để cái tiến năng suất lao động của mình Cẩn hiểu biết về các nguyên tắc quản trị nhân sự để cải tiến kỹ năng quản trị của mình
e Luật Kinh Doanh uà Quy Định của Nhà nước Người thư ký cần
phải hiểu biết về luật kinh doanh và các quy định của nhà nước
để khôi phải làm sai chế độ chính sách Các thư ký về pháp luật cần phải có các chứng chỉ này
Trang 33Phẫn Một: Đại Cương VỀ Quận TH Hành Chánh Văn Phòng
20
thích các bảng tường trình mà các cấp quản trị sử đụng khi đề ra các kế hoạch dai hạn và ngân sách dài hạn, người thư ký cân phải hiểu biết về chu kỳ kinh doanh và các thuật ngữ kinh tế Khả năng giải thích các biểu để hoặc số liệu thống kê sẽ giúp họ tăng cường vai trò trợ lý cho các cấp quản trị
Todn hoc va kế toán Khả năng làm việc với các con số và các đữ kiện định lượng là một trong các đặc tính cơ bản của nhân
viên HCVP Người thư ký cẩn phải thẩm tra các bảng chiết tính bằng con số trong các thư từ giao dịch, bảng ghi nhớ và các
bảng tường trình Là nhà quản trị HCVP tại các doanh nghiệp nhỏ, họ sẽ phải soạn thảo bảng lương và thực hiện các chức
năng kế toán cơ bản
Quản trị HCVP Để trợ giúp và hỗ trợ cấp quần trị trong việc
quản trị HCVP, người thư ký chuyên nghiệp cần phải đưa ra các
để xuất về cách thức lưu trữ, duy trì, và phân phối thông tin trong cơ quan Họ triển khai và thực hiện bảng hướng dẫn cách
lưu giữ hỗ sơ ; soạn thảo ngân sách và sử dựng các tiêu chuẩn
kiểm tra chất lượng và kiểm tra chỉ phí đối với các chỉ phí điện
thoại và các phương tiện truyền thông khác, chỉ phí thư từ,
quảng cáo, và bảo hiểm
Trang 34Cương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Chuyên Ngiệp
Văn học nghệ thuật cũng giúp tăng khả năng đọc sách báo tài liệu
Người thư ký phải có khả năng đọc sách báo, tóm tắt, và viết lời
nhận xét những gì họ đọc
Là thư ký, họ sẽ phải mất ít nhất 50% thời gian mỗi ngày để nói chuyện về công việc Do đó họ nên tham dự lớp học về thuyết trình để giúp họ tự tin, kiểm soát ngữ điệu và cách phát âm
Người thư ký càng hiểu biết về ngoại ngữ, tâm lý học và xã hội học
thì họ càng nhạy bén khi giao tiếp với các đồng nghiệp và với giới
kinh doanh khác nhau
Các môn nghệ thuật tổng quát sẽ kích thích họ có khả năng suy tư
lý luận Âm nhạc và nghệ thuật giúp họ có đầu óc sáng tạo và bớt
căng thẳng
B.2 CÁC ĐỨC TÍNH CỦA THU KY
Các kỹ năng kỹ thuật chuyên môn và các kiến thức nêu trên đây chưa đủ để trở thành một người thư ký Người thư ký còn phải hội đủ các đức tính sau đây 1 Tính trung thực Sự tự tin Lương tâm nghề nghiệp Óc sáng kiến
Tế nhị, khéo léo và lôi cuốn
Trang 35PhẪn Một: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
Ngoài ra Jacguelne Mareuil trong tác phẩm "Cẩm nang của người
thư ký" còn để nghị thêm các đức tinh sau day: 10 Thái độ dứt khoát 11 Tính tự chủ 12 Sự vui tính 13 Tính chịu đựng 14 Tinh thần kỷ luật
II ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH - B61 CẢNH TỪ NHÂN VIÊN HCVP ĐẾN CẤP QUẦN TRỊ HCVP
Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên - nghĩa là cấp bậc
sơ khởi mới vô làm việc (entry - level) cấp bậc thư ký và cấp bậc
quản trị
Việc phân loại thức vụ chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
—_ Tính phức tạp của công việc
— Mức độ trách nhiệm đối với công việc của mình — Mức độ giám sát theo yêu cầu
~ Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- — Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác
Hình 1.1 cho ta thấy bối cảnh chức vụ HCVP một cách tổng quát"
® Jaoqueline Mareuil, Cẩm Nang Của Người Thư Ký, Nguyễn Hoàng Vân dịch
(TP.HCM: Nxb TP.HCM, 1990),-tr 15-17
© Bernadine Branchaw et ali, Op Cit., p.6
Trang 36Gương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành Nghễ Chuyên Ngiệp CHỨC VỤ
Nhân viên Thư ký Cấp quần trị Yêu cầu Gó nghiệp vụ chuyên | Có nghiệp vụ chuyén | C6 ky nang quần trị
môn nhưng có kinh môn cao và / hoặc cộng với kinh nghiệm
nghiệm trong nghể ở | thêm trình độ học và / hoặc có trình độ mức tối thiểu vấn và có kinh học vấn chuyên
nghiệm trong nghề | ngành về công việc
HCVP
Chức vụ * Nhân viên tiếp tân | 7 Thư ký chuyên * Trợ lý hành chánh
và nhân viên HG
(nhân viên thư tín
hoặc nhân viên lưu trữ hồ s0) * Tốc ký viên * Nhân viên đánh máy * Nhân viên điểu hành xử lý thông tin ngành luật, y khoa * Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, cấp trung hoặc cấp ca0) * Ghuyên viên xử lý thông tin: thư ký hành chánh hoặc thư ký thư từ liên lạc 1 (Administrative or (administrative assistant) * Trưởng phòng giám đốc HỆ office manager) * Trưởng phòng thông tin * Trung phòng hồ sd * Trưởng phòng xử lý thông tin Hình 1.1: Bối cảnh chức vụ HCVP
Nguồn: Bernadine Branchaw et ali, Op Cit, p6
Hình 1.2 minh họa cụ thể nấc thang các chức vụ (chức danh) của những người làm công việc HCVP
Trang 37Phân Một: Đại Gương VỀ Quan Trị Hành Chánh Văn Phòng Vice President of Operations Office Automation Manager Office Manager Executive Secretary Junior Secretary Receptionist Office Clerk i] LÌ Hình 1.2: Nấc thang các chức vụ HCVP
Nguén: Olive D Church, Modern Office Procedures for Administrative Support (New Jersey: Prentice Hall, 1989), p 533
Ghi chu: Vice president of Operations: Phé tổng giám đốc điều hanh; Office Automation Manager: Giám đốc hệ thống tự động hóa HCVP; Office Manager: Trưởng phòng hành chánh; Executive secretary: Thư ký cho cấp quần trị cao và trung cấp; Junior secretary: Thư ký cấp thấp (bậc 1)
Trang 38
Cương 1 Hành Cánh Văn Phòng Một Ngành NgÊ Chuyên Ngiệp
Sau khi có một cái nhìn tổng quát về viễn cảnh nghề nghiệp HCVP một cách tổng quát, chúng ta hãy nghiên cứu một cách chỉ tiết hơn
A CAP BẬC NHÂN VIÊN HCVP
Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ HCVP nhưng chỉ cần có kinh nghiệm tối thiểu trong công tác Họ thường là những người đã tốt nghiệp phổ thông trung họ chay tú tài Hộ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hỗ sơ, tiếp tân viên, và nhân viên HCVP tổng quát Họ thực hiện các công việc thường lệ hàng ngày, và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được để
ra Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân
viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho
nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn
8 CAP BAC THU KÝ
Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi phải có đầu óc phân tách tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn, và có đầu óc sáng tạo Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên HCVP, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn và / hoặc có thêm trình độ học vấn (cao đẳng hoặc đại học)
Sau đây là đanh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký Họ không thực hiện tất cả các chức năng nhiệm vụ này, nhưng thực hiện phần lớn các công việc đó Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký téng hop (multifunctional seeretaries) hoặc thư ký chuyên ngành (specialists) Hinh 1.3 sẽ mình họa cụ thể các hoạt động HCVP này
Trang 39PhẪn Một: Đã Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng 1⁄/ Trách nhiệm HCVP Trợ giúp quần đốc, trưởng phòng hoàn thành trách nhiệm quản trị tổng quát Duy trì các hỗ sơ về ngân sách, chỉ phí, và các hồ sơ tài chánh khác Tuy trì các cẩm nang thủ tục HCVP Nghiên cứu và trích dẫn các thông tin đành cho các cuộc họp, các đự án, và các bảng tường trình
Giám sát và huấn luyện các nhân viên HCVP khác; giúp tuyển chọn nhân viên HCVPE
2/ Trách nhiệm tổng quát
Giáp chọn lựa các trang thiết bị HCVP Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp
Tiếp khách
Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến Hoàn thành các nhiệm vụ đo cấp trên yêu câu
Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quần trị
Nhân bản các tài liệu
3/ Trách nhiệm quản trị hồ sơ
Lên lịch thời gian thực hiện các dự án
Tổ chức và đuy trì các hệ thống lưu trữ hỗ sơ
Trang 40
Cương! Hành Chánh Văn Phòng Một, Ngành NgỆ Chuyên N@iệp
4/ Trách nhiệm điện thoại
5/ Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại 'Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến Sắp xếp các cú điện thoạigọi ra ngoài
Đề xuất thiết bị và thủ bục mới _
Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ (menorandums) và các bang tường trình
Cắt xén sửa chữa bản thảo
Ghi chép lại thông tin từ bản ghỉ tốc ký hoặc từ máy Đánh máy thư từ, thông báo nội bộ, các bản tường trình, và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo
khác
Hình 1.3: Danh sách trách nhiệm của thư ký
Nguồn: Như Trên, tr 7
C CẤP BẬC QUẢN TRỊ
Để leo lên chức vụ quần trị như trợ lý hành chánh, trưởng phòng thông tin, trưởng phòng hổ sơ, trưởng phòng / giám đốc hành chánh họ phải có kỹ năng quản trị, có nhiều năm kinh nghiệm (đã từng là thư ký) và phải có bằng đại học Mời các bạn xem lại mục A, B và C trong phần I của chương này