Bài giảng quản trị hành chánh văn phòng

Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. - Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM

Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT



BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ

HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

(45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD)

Biên soạn: - Võ Thiện Chín

Quảng Nam, tháng 7 năm 2010

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

1- Khái niệm

Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui địnhchức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệmvăn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây:

- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan

trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơquan

Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quankhác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao,

cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND cáccấp đều lập Văn phòng

Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnhviện, trường học, Viện nghiên cứu lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hànhchính - Quản trị) Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi làphòng Tổ chức Hành chính - Quản trị

- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan Ở đó hàng

ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan Trong đó

diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việcliên quan đến công tác văn thư

- Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công

việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan

Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơquan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thôngtin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật chohoạt động chung của toàn cơ quan

2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

2.1 Chức năng:

Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đápứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảođảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiêncứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điềuhành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

- Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho

cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đềxuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnhđạo cho ý kiến phê duyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan

Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đềunhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

2.2 Nhiệm vụ:

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó

có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung Văn phòng

có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kếhoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Vănphòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầuquản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan

- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quanban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị

đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hànhđược thống nhất

- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơquan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vịtrong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hộithảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp,cuộc làm việc đó

- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ

ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư:

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư,đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào

cơ quan

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm

cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xeôtô, các loại trang thiết bị khác )

Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn cónhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản

lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan

Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trungương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi làTrung tâm Lưu trữ

3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng

Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây:

- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng

Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Vănphòng, là thủ trưởng của Văn phòng Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng

là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng

- Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khốinghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan.Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theothủ tục hành chính

Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụlàm việc theo chế độ thủ trưởng Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòngchỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng

4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng

- Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địaphương Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệthống ngành dọc từ trung ương đến địa phương

- Trong phạm vi cơ quan:

 Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếpmọi mặt công tác của Văn phòng

 Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải làđơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác Mối quan hệ củaVăn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác

5- Các phương pháp bố trí văn phòng

- Những yêu cầu chung:

 Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan

 Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Văn phòng cùng với các đơn

vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vịchuyên trách công tác Văn phòng)

Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của

Thủ trưởng cơ quan

Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chungcủa cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điềuhành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã

đề ra

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động

Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thườngxuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức vàcông dân Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Vănphòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở

Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơquan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt độngchung của cơ quan./

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan?Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác

trong cùng một cơ quan

Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan

Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của

Văn phòng

Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY

Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc Trong số các đơn vị đó

có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng)

Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộngsản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ Ở huyện có Vănphòng Huyện uỷ Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã

1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ

Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp làgiúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo củaĐảng Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:

- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnhđạo, chỉ đạo của cấp uỷ Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷkhông đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chínhsách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề ánCông việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy

- Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàngngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp

uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác củacấp ủy Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông

Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mậtthiết với nhau Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu

2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng

Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khácnhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau

Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ

Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng củaBan chấp hành Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy Chương trình hoạtđộng chuyên đề

- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo:

 Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thựchiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ;

 Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên;

 Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới;

 Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác

- Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyếtđịnh của cấp ủy Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết địnhlãnh đạo của cấp uỷ là:

 Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thựchiện tiến độ theo kế hoạch;

 Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành;

- Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tạichỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân Nội dung công tác này gồm có:

 Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đếncấp uỷ;

 Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị,khiếu nại, tố cáo;

 Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩmquyền giải quyết;

 Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quyđịnh của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệĐảng, quy định của cấp uỷ;

 Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy

- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

 Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhànước;

 Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ;

 Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với cácđơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùngcấp và cấp dưới

- Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan

- Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng:

 Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quảntrị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó đểđảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động

 Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Vănphòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng

 Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụngkinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc.

3 Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ

Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Vănphòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổchức thành các phòng hoặc bộ phận công tác Các phòng hoặc các bộ phận côngtác thuộc Văn phòng thường có:

- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp

- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ

- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị

II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung

Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nướcđược phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây:

- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung

- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng

Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có

chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trênphạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ Các cơ quan đó gồm:Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã)

Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng:

 Chính phủ có Văn phòng Chính phủ,

 Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh,

 Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện,

 Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã

Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo cácvăn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện

có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau:

1- Chức năng

Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, cóchức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặtcủa Uỷ ban nhân dân

2- Nhiệm vụ

- Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thôngtin và sử lý thông tin Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tìnhhình các mặt công tác của địa phương Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của

Uỷ ban nhân dân

- Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhândân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dânquản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhândân và Hội đồng nhân dân

- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn

bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịpthời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện

pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị

Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương củaĐảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban

- Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, cáccấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó

- Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ công tác giữa Uỷ ban nhândân và các đoàn thể nhân dân

- Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểuHội đồng nhân dân hoạt động

- Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo củanhân dân

- Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của

Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tácnói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước

- Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chấtcho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động

- Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng

3- Tổ chức bộ máy

Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Vănphòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng Văn phòng Uỷban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo.Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cánhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân Các bộ phận công tác trong Văn phòng có:

3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp.

Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác.Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặcnhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác sau:

+ Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm côngtác thông tin báo cáo

+ Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chếthanh tra

+ Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng + Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất,giao thông vận tải, bưu điện

+ Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷvăn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư

+ Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoahọc kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi

3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức:

Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòngquản lý và thực hiện các công việc về:

+ Công tác văn thư;

+ Giao thông liên lạc;

+ Tổng đài điện thoại;

+ Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan);

+ Tổ chức nhân sự;

3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ:

Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản

lý và thực hiện các công tác việc về:

4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng

- Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp

Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Vănphòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, phó Chủ tịch phụ tráchtừng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việcchung

- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ

+ Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷcùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và cấp Uỷ trongtừng thời gian

+ Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ để có sự phân công mỗibên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩmquyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thựchiện nhiệm vụ

- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ bannhân dân cấp dưới:

+ Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quanchuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt độngtrong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dướithực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định

+ Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp côngtác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suốt

+ Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Vănphòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tácVăn phòng

III Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng

Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chứcnăng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực Các cơ quan đó gồm:Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân các cấp

Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều cóVăn phòng Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quankhác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộmáy như sau:

1 - Chức năng của Văn phòng Bộ

Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ

- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhcủa Thủ trưởng

- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng banhành hoặc trình cấp trên ban hành

- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việcthực hiện các quyết định của Bộ trưởng

- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính, lễ tân

- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan

- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan

3- Tổ chức của Văn phòng Bộ

Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụthể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách.Các đơn vị đó có thể là:

+ Phòng Tổng hợp;

+ Phòng Hành chính;

+ Phòng Quản trị;

+ Phòng Lưu trữ;

Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ

(Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp)

Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dântỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòngthường do một đơn vị đảm nhiệm Đơn vị đó là: Phòng Hành chính - Quản trị

Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhậncông tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Các đơn vị đó có thể là:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Phòng Quản trị - Tài vụ

IV - Văn phòng doanh nghiệp

Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp Căn cứ đặc điểm quyền sở hữutài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dướiđây:

- Doanh nghiệp Nhà nước;

- Doanh nghiệp Hợp tác xã;

- Công ty trách nhiệm hữu hạn;

- Công ty cổ phần;

- Công ty hợp doanh;

- Doanh nghiệp tư nhân;

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

1 Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

- Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chứcđộc lập trong hệ thống chính trị ở nước ta Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổchức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanhnghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị:

 Văn phòng doanh nghiệp;

 Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp;

- Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước,độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy củaDoanh nghiệp có các đơn vị dưới đây:

 Hội đồng Quản trị;

 Ban kiểm soát;

 Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc;

 Văn phòng doanh nghiệp;

 Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiệp

2 - Văn phòng doanh nghiệp

2.1 Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp

- Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị,

- Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp

2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp

Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụchủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi,đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắpxếp lịch công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp

- Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khácđược Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao

- Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báocác Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và ngườilao động của doanh nghiệp

- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụviệc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc

- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạodoanh nghiệp ban hành

- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp.

- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đicông tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổchức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làmviệc đó

- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết,thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quandoanh nghiệp làm viêc

- Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thựchiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp

Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm củadoanh nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây:

- Công tác thi đua khen thưởng;

- Công tác pháp chế văn bản;

- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp

2.3 Tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng

mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ,

tổ chức của Văn phòng gồm có:

Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị Giúp việc choChánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặcChuyên viên Hành chính quản trị./

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đảng

Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính

nhà nước có thẩm quyền chung

Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính

nhà nước có thẩm quyền riêng

Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp

Câu 5 : Các loại hình văn phòng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhau

Đúng hay sai? Vì sao?

Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng

1 Khái niệm Quản trị

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất

là khái niệm sau đây:

“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi trường luôn biến động”.

Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:

- Làm việc với và thông qua người khác:

Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đờihoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động củanhiều người Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyếtđịnh Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện Nếu nhà quản trịkhông giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc thì ý định của người lãnhđạo không được biến thành hiện thực Sản phẩm hoặc công việc không được hoànthành Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếpthực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Tập thể đó có thể tạo ra thuậnlợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị Như vậy,quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác

- Mục tiêu của tổ chức:

Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được Mỗi cơ quan, tổ chức đều có mộtmục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao Mục tiêu của cá nhânchủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được Còn mục tiêu của cơ quan,của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùngthực hiện Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình Mỗiđơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc đượcgiao Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan,của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn Mục tiêu được thực hiện Sự phấn đấu của mỗingười, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý,

tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị

+ Kết quả là những sản phẩm cụ thể Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổchức đề ra các chỉ tiêu cụ thể Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoànthành Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặccủa cả tổ chức trong từng khoản thời gian Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quanthực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt độngđạt kết quả

+ Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mụctiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra

Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải cógiải pháp tổ chức Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động Điều đóthuộc trách nhiệm của nhà quản trị.

- Các nguồn tài nguyên hạn chế:

Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinhdoanh thì cũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể Nguồn tài nguyên

ở đây được hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực,tài lực (con người, vật chất và tiền bạc)

Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyêntrong quá trình hoạt động Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theopháp luật của Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa

có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên Trách nhiệm đó thuộc vềtập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quảntrị Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này

- Môi trường luôn thay đổi:

Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể Môitrường đó luôn biến đổi Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức,một doanh nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xãhội, thông tin, chính trị, đạo đức Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môitrường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, công nghệ, chính trị, sinh thái,quốc tế

Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi,từng lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ởthời gian nào, trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu

sự tác động của môi trường luôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trịphải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyếtđịnh đúng đắn

Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩanhư sau:

- “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức:Ban quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị

- “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chếđộ: Phòng Quản trị

Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô

Quản trị trung gian Middle Management

Quản trị cấp cơ sở first line Management

2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management)

Quản trị hành chính Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ quan

Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:

- Lãnh đạo Văn phòng:

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Văn phòng có chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng Người đứng đầu Văn phòng làChánh Văn phòng Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành,kiểm tra của Chánh Văn phòng Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Vănphòng, là hoạt động quản trị Văn phòng

- Quản lý công tác Văn phòng:

Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau Ngoài chức năng, nhiệm vụchính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong

đó có công việc Văn phòng Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơquan Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất Hoạt động quản lý,chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng

II Thư kí văn phòng và nhà quản trị hành chánh văn phòng

1 Thư kí văn phòng

1.1 Khái niệm

Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh vănphòng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểmtra trực tiếp Có óc phán đoán, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm viquyền hạn của mình

Thư kí văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn

bộ công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như Quản

lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổchức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơquan

1.2 Nhiệm vụ

- Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giaophụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan

- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu

- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan

- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chấtcho hoạt động của cơ quan

1.3 Những phẩm chất cần thiết của thư kí

- Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề

- Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành ), tự giác (chủ động trong côngviệc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc

- Cẩn thận và chu đáo

- Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộngcác mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơquan) và biết tự kìm chế khi cần thiết.

- Kín đáo

Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phòng với người kháctrong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thốngbảo mật trên máy tính

- Năng động và linh hoạt

- Tương trợ và đoàn kết

1.4 Các yêu cầu về trình độ, khả năng của thư kí

- Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến

- Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng

- Tiếp khách nghệ thuật

- Lên lịch công tác khoa học

- Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo

- Có kiến thức tổng quát về mọi mặt

- Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọicông việc trong tầm kiểm soát

2 Nhà quản trị hành chánh văn phòng

1.1 Khái niệm

Nhà quản trị hành chánh văn phòng là nhà quản trị, tức là phải hoàn thành 4chức năng: Hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực (lãnh đạo) và kiểm tra bộphận hành chính của mình

1.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh văn phòng

Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hayAdmisnistrative manager) hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hànhchính (Administrative assistant), Trưởng phòng xử lý văn bản (Word processingsupervisor/ manager), Trưởng phòng hồ sơ hoặc thông tin (Records or informationmanager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn những Thư ký chuyênnghiệp

Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản

trị hành chính văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây:

- Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạtđộng quản trị hành chính văn phòng

- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm,quyền hành

- Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trongtoàn cơ quan

- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới,phải luôn bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu

về quản trị hành chính văn phòng, tham dự hội thảo đơn giản hoá công việc hànhchính văn phòng

- Phải có tính gần gũi, phải biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng vànhững vấn đề của nhân viên Từ đó mới có thể tạo bầu không khí thân thiện trongtoàn cơ quan.

- Phải có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn

Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vô giá Nhưng nóiđùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vìbạn không thể tiên đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào

- Phong cách phải lịch sự và ngoại giao Sự thành công tuỳ thuộc vào việc

họ có nhận được sự ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay không

- Phải biết cách kiểm soát cảm xúc Bộ phận hành chính văn phòng là bộphận làm dâu trăm họ, do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai

- Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng

- Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống

- Có có phán đoán Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thuthập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hổ trợ các bộ phận khác

- Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dướichấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mới

Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải làngười có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạongười khác

III Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Là người lãnh đạo Văn phòng, chánh Văn phòng là nhà quản trị Chính vìvậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung

đó là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra

Trong một cơ quan, công tác Văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực côngtác của cơ quan Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng

Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phòngcũng có những nội dung riêng, cụ thể

1 Chức năng hoạch định (Planning)

1.1 Khái niệm

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạtmục tiêu ấy

Có hai loại hoạch định:

- Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện

pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định

Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trongnhiều năm

Về phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vựccông tác của tổ chức

- Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ

thể mà tổ chức phải thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược

Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiếnthuật, hoạch định lĩnh vực Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trìnhđưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược.

1.2 Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trịVăn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng

- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo

cơ quan

- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v

1.3 Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng

- Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt độngquản trị Văn phòng Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới cócăn cứ để triển khai công việc cụ thể Các chức năng khác của quản trị Văn phòngphải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện

- Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trongcông tác của Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung

- Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểmcông tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị

và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng

1.4 Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng

- Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự:

 Xác định mục đích, yêu cầu;

 Khảo sát đánh giá tình hình hiện tại;

 Xác định nội dung công việc;

 Xác định điều kiện thực hiện;

 Tổ chức thực hiện;

 Đánh giá kết quả

- Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định

rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ailàm? Làm ở đâu? Bao giờ làm?

- Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứcác lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưngnhìn chung hoạch định có các công cụ sau:

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan

hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mụctiêu của tổ chức

2.2 Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc

- Xác định chức năng của tổ chức;

- Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;

- Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động;

- Xác định các cơ cấu của tổ chức;

- Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu;

- Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu;

2.3 Nội dung tổ chức trong quản trị Văn phòng

- Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng:

Khi cơ quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác Vănphòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quangọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức

Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Vănphòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm

Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hànhchính - Quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng(hoặc phòng Hành chính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không Nếu có thìgồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: Trong Vănphòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào? Trong phòngHành chính - Quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?

- Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng

Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác địnhđầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn

vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng Kết quả củaviệc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trongquá trình quản trị

- Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng.

Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộcquyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng Trên cơ sở chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu,

đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Vănphòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao độngthuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyênmôn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v

- Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng.

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biênchế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổnguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp

Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phảiđảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ

phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn

vị nào, người nào đảm nhận Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo rasức mạnh chung của cả Văn phòng

3 Chức năng quản trị nhân lực

3.1 Khái niệm

Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đốivới lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan

3.2 Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng

- Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báonhu cầu nhân lực trong tương lai

- Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm.thi, tuyển nhân lực vào các vị trí công táccòn thiếu người đảm nhiệm Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyểnđược người mới

- Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích,đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức

- Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng caokhả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng

Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị Vănphòng Bởi vì tập thể con người của Văn phòng là lực lượng quyết định nhất sựthành công hay thất bại của công tác Văn phòng Lực lượng lao động trong Vănphòng muốn phát huy được sức mạnh nhất thiết phải thông qua vai trò của nhàquản trị Văn phòng

Một nhà quản trị học cho rằng: Điều quyết định cho sự tồn tại và phát triểncủa công tác là những con người mà Công ty đang có Đó phải là những con người

có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo đức, có văn hoá và biết cách làm việc cóhiệu quả

4 Chức năng kiểm tra

4.1 Khái niệm

Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh,đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kếtquả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra

4.2 Nội dung kiểm tra trong quản trị Văn phòng

- Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính Có nghĩa là kiểm tra việc đề ramục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chấtcủa việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị

- Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc Căn cứ vào chương trình, kế hoạch,chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vựccông tác của Văn phòng

- Nội dung tứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thựchiện các quy chế làm việc trong Văn phòng Đánh giá khả năng chuyên môn củacán bộ công nhân viên Văn phòng

4.3 Phương pháp kiểm tra

Công tác kiểm tra muốn đạt kết quả phải có “Thước đo” để làm chuẩn mực

“Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định

mức, của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của Vănphòng đã đề ra

Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của Văn phòng vớichuẩn mực

Đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cảVăn phòng

4.4 Tác dụng của kiểm tra trong quản trị Văn phòng

Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị

Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như:Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực

Thông qua kiểm tra, đánh giá tình hình của Văn phòng, uốn nắn sai lệch đểtiếp tục nâng chất lượng công tác Văn phòng lên bước cao hơn

Như vậy kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch Kiểm tra

để uốn nắn Kiểm tra để phát triển

IV Công tác văn thư

1 Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến

1.1 Nguyên tắc quản lí văn bản đến

- Các văn bản đến đều qua văn thư của cơ quan để đăng kí vào sổ thốngnhất

- Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặctrưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơi vị, cá nhân giải quyết

- Khi nhận được văn bản phải kí vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viênvăn thư

- Văn bản đến phải xử lí nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo quy địnhcủa nhà nước

1.2 Quy trình xử lí văn bản đến

- Tiếp nhận đăng kí văn bản đến (đóng dấu đến, ghi vào sổ ngày đến )

- Trình, chuyển giao văn bản đến (giao đúng người, yêu cầu kí nhận)

- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2 Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi

1.2 Quy trình phát hành văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật; ghi sổ, kí hiệu và ngày tháng củavăn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (mật, tối mật, tuyệt mật); Vănbản phải có chữ kí của người có thẩm quyền mới được đóng dấu Không đóng dấuvào giấy trắng, đóng dấu phải rõ ràng, đúng quy định

- Đăng kí vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng theo mẫu văn bản đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi

- Lưu văn bản đi.

3 Quản lí sử dụng con dấu

+ Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóngdấu tại cơ quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền,

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ kí của người

có thẩm quyền,

- Không được đóng dấu khống chỉ

+ Đóng dấu:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ kí phải đóng trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái

- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản do người kí văn bản quyếtđịnh, và dấu được đóng lên dầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan

- Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành đượcthực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lí ngành

V Công tác lưu trữ

1 Tài liệu lưu trữ

- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, có giá trị được bảo quản trong kho lưu trữ đểkhai thác, phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử của toàn xã hội

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao

2 Phân loại tài liệu lưu trữ

- Phân loại theo phông lưu trữ quốc gia: Do trung ương thực hiện phân chiatài liệu lưu trữ thành hệ thống các kho hoặc trung tâm, ví dụ:

 Kho lưu trữ của công an, quân đội, tài chính, ngân hàng

 Kho tư liệu của tỉnh, huyện,

 Kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm,

- Phân loại trong các kho: Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp,

3 Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc thực hiện nhằm giữgìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn phòng lưu trữ

- Nội dung công tác bảo quản tài liệu:

 Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ

 Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lí, hóa của tài liệu

 Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, thực hiện nghiêm túcquy chế xuất nhập tài liệu

 Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng

 Có bìa kẹp, tủ, giá để tài liệu và các dụng cụ chống cháy, chống ẩmmốc, côn trùng

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1 Trình bày khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng

Câu 2 Vẽ sơ đồ mô tả chức năng, nhiệm vụ của các cấp quản trị

Câu 3 Trình bày các tiêu chuẩn của nhà quản trị

Câu 4 Trình bày các chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Câu 5 Công tác văn thư

Câu 6 Công tác lưu trữ

Chương IV THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC

CỦA CƠ QUAN

I Thông tin

1 Vị trí tác dụng của công tác thông tin

- Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giảiquyết công việc của người lãnh đạo

- Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý

- Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng

- Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn

- Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giảiquyết công việc Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứngđược nhu cầu công tác

2 Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo

- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác

Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược Muốn có những thông tin này,Văn phòng phải căn cứ vào:

 Chức năng của cơ quan

 Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm

 Phạm vi hoạt động của cơ quan

Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải tích luỹ dần.Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện của Đảng,các nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên Từ tình hình kinh tế - xã hội củađất nước ở thời điểm đề ra chủ trương Cũng có khi phải xuất phát từ tình hìnhquốc tế có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan

- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan

Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành Sau khi đề ra chủ trương, banhành các quyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Trong quátrình đó cần nắm được sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượngliên quan, công dân và cán bộ công nhân viên chức Thấy được những khó khăn,thuận lợi trong quá trình thực hiện Phát hiện những điểm tồn tại và hạn chế hoặcnhững điển hình làm tốt Loại thông tin này thường phải đi cơ sở, thông qua kiểmtra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác

- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàngngày của lãnh đạo cơ quan

Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu Theo chương trình công tác

và lịch công tác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khaithực hiện nhiệm vụ được giao Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề Trongkhi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, Văn phòng cầnnhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để thủtrưởng cơ quan chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời

3 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo

- Thông tin phải được xử lý sơ bộ.

Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn Những thông tin

đó là cần có Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo.Trước khi chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin.Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin Tránh quá tải, nhiễu tin Giảmthời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin

là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổnghợüp tin Sau đó báo cáo để thủ trưởng cơ quan phân phối tin Trong thực tếï, cũng

có những thông tin được chuyển toàn văn cho thủ trưởng Song những trường hợp

ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc

- Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng

Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người cótrách nhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới Thông tin được chuyểnđến đúng đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng

có sự phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Chuyển thôngtin đến đúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và pháthuy được tác dụng của tin Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác Vìvậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc

- Phải đảm bảo chất lượng thông tin

Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trungthực, chính xác, kịp thời, đầy đủ Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ

để lãnh đạo cơ quan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc Khi cung cấp tinphải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng Nội dung thông tinphải phản ánh đúng đắn, khách quan Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho ngườilãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện Trong thựctiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kếtluận được Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định.Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc Khi sự việc đã được kết luận,thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tácdụng

4 Thu nhận và xử lý tin

4.1.Thu nhận tin

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽdẫn đến loạn tin Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan Đây là cơ sở để định hướngtrong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin

Thông thường thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn: Thôngtin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ýkiến Ngoài ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơquan được biết

Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị,

đề nghị của cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình

Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng,Nhà nước, đoàn thể các cấp Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chấtquan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc.

Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân vềnhững việc thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viêncủa cơ quan

Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến

Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệthông tin hai chiều Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trênvới Văn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc Quan hệ thông tingiữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênhthông tin ngang Ở mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hìnhnhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhậncông tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động Đồng thời trao đổi kinhnghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biêntập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin

4.2 Xử lý thông tin

Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung:

Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được Khi có thông tin,

ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trịVăn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin Có nghĩa là phải tổchức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chínhxác của thông tin Phải xác định nguồn gốc của thông tin Trường hợp cần thiếtphải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh

4.4 Tổng hợp thông tin

Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra,xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định Chủ đề đó có thể là theothời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác Thông tin có thể được sắp xếptheo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụngtin của lãnh đạo cơ quan

4.5 Kiến nghị giải quyết thông tin

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đềxuất ý kiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra

Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng.Nội dung đề xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thếnào Có hai loại thông tin nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nộidung và tính chất của từng loại tin

Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc banhành các quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết Ý kiến

đề nghị giải quyết của Văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản

dự thảo các văn bản về chủ trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyếtđịnh quản lý

Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giảiquyết công việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nộidung, biện pháp, hình thức giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định

4.6 Xác định đối tượng và truyền tin

Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, nhà quản trị Văn phòng xácđịnh cụ thể những thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúcnào Việc gửi cho ai phải căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành củatừng đồng chí lãnh đạo Việc gửi tin đi bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặcđiểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay tính riêng biệt của tin đối vớitừng đồng chí lãnh đạo; mức độ bí mật; độ dài ngắn của thông tin Về thời giantruyền tin: có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gianquy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay

để đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc

II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan

1 Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác

1.1 Khái niệm

Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảngthời gian nhất định, là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việcđược chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc cáccông việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu đã đề ra

1.2 Ý nghĩa và tác dụng

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học,thể hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng

cơ quan nói riêng

Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt độngđược thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, pháthuy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc,biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện phápquan trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý Nó giúp cho lãnh đạo cơ quanphân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bốtrí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịpnhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.

Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trongVăn phòng như Quản trị, Văn thư, Hành chính v.v đảm bảo cơ sơ vật chất vàphương tiện làm việc (kinh phí, xe ôtô, địa điểm ) được chủ động, thuận lợi

2 Yêu cầu và nội dung chương trình công tác

- Các loại chương trình công tác:

Hiện nay, ở các cơ quan thường có các loại chương trình công tác dưới đây:+ Chương trình công tác cả năm;

+ Chương trình công tác một quý;

+ Chương trình công tác nhiệm kỳ;

+ Chương trình công tác 6 tháng đầu năm;

+ Chương trình công tác 6 tháng cuối năm

- Nội dung chương trình công tác:

+ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1 năm, 6 tháng, quý, thángthường gồm có hai phần chính dưới đây:

 Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọngtâm công tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủyếu để thực hiện

 Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hộihọp để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đềđó

+ Yêu cầu của chương trình công tác:

 Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các côngtác chính trong từng thời gian Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất

cả các lĩnh vực công tác của cơ quan

 Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc Xác định vấn đề nàothuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ýkiến cấp trên trước khi quyết định

 Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án Đối với đề

án liên quan nhiều đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án vàthời gian hoàn thành đề án

 Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án,tránh chủ quan duy ý chí

 Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiệnđược Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng

những việc đột xuất Cần tính toán, dành thời gian đi cơ sở, kiểm tra,chỉ đạo.

 Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trùnh của cấp uỷ đảng cùngcấp với chương trình của cơ quan Bảo đảm tính hệ thống giữachương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần, để thực hiện

có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm

 Chương trình cả năm và 6 tháng, nêu lên những vấn đề lớn, quantrọng.Phải bao quát toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan Chú

ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính chất chiến lược Xác địnhnhững đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định

 Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng

và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác địnhcác trọng tâm công tác, các nhiệm vụ cụ thể trong quý, trong tháng

 Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khảnăng tiến độ chuẩn bị các đề án và những công việc phải xử lý mà đề

ra lịch họp, hoặc lịch đi cơ sở cho phù hợp

- Căn cứ để xây dựng chương trình công tác

+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan Căn cứ này có tácdụng đảm bảo cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc tráchnhiệm, thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quanđúng với pháp luật

+ Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chínhsách, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan trong từng thời kỳ

+ Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơquan cấp trên trực tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình

+ Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới

+ Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vựccông tác Trong đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang + Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng côngviệc sẽ đề ra (kinh phí, phương tiện làm việc )

+ Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1tháng v.v.)

+ Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thờigian thực hiện chương trình

3 Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác

- Trình tự xây dựng chương trình

Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độthời gian, việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường đượctiến hành theo trình tự:

+ Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị nhưng thuộc thẩm quyềngiải quyết của thủ trưởng cơ quan Những việc này cần thiết phải đua vào chươngtrình công tác chung của cơ quan

+ Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhậnđược, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan.

+ Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản dự thảo đến các đơn vị để lấy ýkiến đóng góp

+ Sau khi có ý kién đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh bản dựthảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành

- Thời gian xây dựng chương trình công tác

+ Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước

+ Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quýtrước

+ Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước

4 Bổ sung, thay thế chương trình công tác

Ở thời điểm xây dựng chương trình công tác, có việc đang diễn ra, có việcchưa diễn ra Sau khi xây dựng xong chương trình có thể có nhiều việc sẽ nảy sinhđột xuất Vì vậy trong quá trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào chuơng trình

đã đề ra là tất yếu Trong truòng hợp phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý:

Đơn vị nào có việc bổ sung, thay đổi thì đơn vị đó phải đề nghị Trường hợpcần thiết, phải đề nghị bằng văn bản (đề án, tờ trình) Trong văn bản, nói rõ mụcđích, nội dung công việc Thủ trưởng cơ quan là người quyết định cho thay đổichương trình công tác đã ban hành Văn phòng là đơn vị hoàn tất văn bản để thủtrưởng cơ quan ký ban hành chương trình công tác thay đổi đó

Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ ápdụng đối với chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủtrưởng cơ quan là những người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lạibận công việc khác, không thể chủ trì được công việc đã đề ra

5 Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác

Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chứccủa cơ quan có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộcđơn vị mình

Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có tráchnhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị khác

Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đônđốc tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan

Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng

và khó khăn đối với Văn phòng Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việckhi thực hiện đã không tuân thủ theo chương trình, không bám sát chương trình,thay đổi chương trình Việc đó làm cho các đơn vị bị động Nguyên nhân làm việckhông theo chương trình là do chương trình không sát thực tê, không dự kiến hếtdiễn biến tình hình v.v

Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Vănphòng có trách nhiệm

- Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướngmắc, Văn phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyếtkịp thời