Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1:

ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HĂNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I HĂNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hănh chính văn phòng lă một nghề có tính câch chuyín nghiệp nhưng đồng thời cũng lă một loại hoạt động mă bất cứ cấp quản trị năo cũng phải thực hiện ở một mức độ năo đó Nhă quản trị muốn thănh công phải biết quản trị hănh chính văn phòng của bộ phận chuyín môn của mình Người thư ký chuyín nghiệp muốn thănh công phải biít quản trị HCVP, mă nhă quản trị muốn thănh công phải có những thư ký biết câch lăm việc một câch có khoa học Đi sđu văo ngănh nghề năy chúng ta có câc cấp quản trị chuyín về công việc HCVP

Chúng ta cần có một câi nhìn tổng quât về HCVP từ cấp thấp đến cấp cao vă nói lín tầm quan trọng của câc thư ký, nhất lă thư ký giâm đốc Muốn hiểu rõ quản trị HCVP lă gì chúng ta phải hiểu quản trị lă gì Quản trị lă sự phối hợp tất cả câc tăi nguyín thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lênh đạo vă kiểm tra nhằm đạt được những mục tiíu đê đề ra một câch có hiệu quả Vă quản trị HCVP lă việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiíu chuẩn hoâ, vă giâm sât câc hoạt động xử lý thông tin

Bất cứ cấp quản trị năo cũng cần phải biết quản trị HCVP Tuy nhiín câc tổ chức hănh chính muốn thănh công cần phải có nhă quản trị HCVP Ông ta lă người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiíu chuẩn hoâ vă giâm sât tất cả câc hoạt động xử lý thông tin trong toăn công ty sao cho thống nhất vă có hiệu quả Muốn vậy ông hay bă ta phải hội

đủ câc tiíu chuẩn của một thư ký chuyín nghiệp cộng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề Ngoăi ra họ phải hội đủ 12 tiíu chuẩn đê đề ra

Tại câc công ty lớn có nhiều cấp quản trị quản lý công việc HCVP Đó lă nhă quản trị hănh chính (nghĩa lă trưởng phòng hoặc giâm đốc hănh chính), trợ lý hănh chânh, trưởng phòng xử lý văn bản, trưởng phòng hồ sơ hay trưởng phòng thông tin

Ngoăi ra câc cơ quan tổ chức đều cần có câc nhđn viín vă thư ký lăm câc công việc HCVP chuyín nghiệp nhất đó lă thư ký Thư ký lă một trợ lý của cấp quản trị, lă người nắm vửng câc nghiệp vụ HCVP, có khả năng nhận trâch nhiệm mă không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phân đoân, óc sâng kiến, vă đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Để đạt được điều trín họ phải đạt được một số kiến thức vă kỹ năng cơ bản, hội đủ 12 tiíu chuẩn đê đề ra

Vă sau cùng giúp việc đắc lực nhất cho giâm đốc lă câc thư kí giâm đốc Sự thănh công của câc giâm đốc phần lớn nhờ sự giúp việc của câc thư ký giâm đốc Họ giúp cho giâm đốc khỏi phải vướng bận văo câc công việc HCVP vụn vặt để có thời gian dănh cho công việc quản trị của mình Để đạt được chức danh thư ký giâm đốc, họ phải lăm tròn

12 loại trâch nhiệm, vă hội đủ câc tiíu chuẩn đê đề ra

II.QUẢN TRỊ HĂNH CH ÍNH V ĂN PHÒNG:

Hănh chính văn phòng lă nơi đạt để câc cơ chế kiểm soât kinh doanh, nghĩa lă nơi sạon thảo, sử dụng vă tổ chức câc hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mực đích kiểm tra thông tin sao cho câc hoạt động có hiệu quả Như vậy công việc HCVP hiện diện khắp mọi nơi

Từ câc nhđn viín hănh chânh sự nghiệp đến tất cả câc cấp quản trị , mọi gnười đều ít nhiều lăm công việc hănh chính văn phòng

Có 4 loại công việc hănh chânh: soạn thảo, duy trì-ghi nhớ, tính toân vă truyền

thông Công việc hănh chânh căng ngăy căng nhiều khi công ty phât triển Nhưng phần

lớn câc phòng ban đều có khuynh hướng tuyển thím người không phải vì nhu cầu, mă vì yếu tố tđm lý, muốn tăng thím uy thế của phòng ban mình

Chúng ta cần phải phđn biệt công việc hănh chânh vă công việc quản trị Nhă quản trị thực hiện công việc quản trị, nghĩa lă hoạch định, tổ chức, lênh đạo vă kiểm tra

Họ lăm việc bằng tư tưởng vă với con người Còn nhđn viín HCVP thì lăm công việc HCVP Họ lăm việc bằng tay chđn với câc dụng cụ HCVP

Nhă quản trị hănh chânh phải có trâch nhiệm tạo ra một cơ cấu tổ chức hănh chânh tốt, hoạch định công việc hănh chânh, vă kiểm soât công việc hănh chânh Ngoăi

ra, vị trí của nhă quản trị HC tuỳ thuộc văo từng quy mô của cơ quan Họ có thể lă trưởng phòng, giâm đốc, hoặc phó tổng giâm đốc Dù ở bất cứ cương vị năo, nhă quản trị HCVP phải biít quản trị HCVP một câch có khoa học

III CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Chức năng hoạch định

Hoạch định lă một chức năng của quản trị bao gồm câc hoạt động xâc định ra câc mục tiíu cho tương lai vă câc phương tiện thích hợp để hăon thănh câc mục tiíu đó Kết quả của hoạch định lă một bản kế hoạch - nghĩa lă một tăi liệu được viết ra xâc định rõ câc chuỗi hoạt động mă công ty hay tổ chức sẽ thực hiện

Có hai loại hoạch định: hoạch định chiến lược vă hoạch định tâc vụ Hoạch định chiến lược lă đề ra chiến lược tổng thể cho toăn công ty Còn hoạch định tâc vụ lă đề ra câc kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh- dịch vụ trong đó có hoạch định HCVP

Bất cứ cấp quản trị năo cũng phải hoạch định Hoạch định bao gồm việc xâc định

ra câc mục tiíu vă đề ra câc biện phâp để hoăn thănh câc mục tiíu đó bằng câch níu ra 6

chữ W sau đđy: What = phải lăm những gì? How = lăm như thế năo? Where = lăm ở đđu?

When = lăm khi năo? Who = ai lăm? vă Why = tại sao phải lăm công việc đó, tại sao chọn

nơi đó, tại sao chọn người đó?tại sao chọn thời điểm đó? vă tại sao phải lăm như thế? Trong hoạch định HCVP thì cần cẩm nang về tổ chức, chính sâch vă thủ tục, câc bảng hưóng dẫn cụ thể, câc bảng ghi nhớ, lịch công tâc…đều lă câc công cụ để đạt được câc mục tiíu đê đề ra

Hoạch định rất cần thiết vă quan trọng Không có nó công ty sẽ lêng phí nhđn lực vă vật lực, công việc sẽ bị dẫm chđn lín nhau, câi đâng thực hiện lại không thực hiện, vă tất cả những gì tệ hại nhất

Muốn đạt được mục tiíu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động vă uyển chuyển Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng cho một doanh nghiệp Chính vì thế mă quản trị HCVP phải tổ chức bộ mây HCVP nhằm giúp cho câc bộ phận phòng ban hoăn thănh nhiệm vụ của mình Thế nhưng tổ chức HCVP nín tập trung hay phđn tân? thông tin lă cả một hệ thống cực kỳ quan trọng, do đó không thể phđn tân được Vậy HCVP cần phải tập trung Có hai loại tập trung: tập trung văo một địa băn vă tập trung theo chức năng Mỗi loại có ưu điểm vă nhược điểm của nó Doanh nghiệp nhỏ nín tập trung theo địa băn, vă doanh nghiệp lớn nín tập trung theo chức năng Cơ cấu của bộ phận dịch vụ HCVP tuỳ thuộc văo quy mô của công ty xí nghiệp

Để có một cơ cấu tổ chức HCVP có hiệu quả, nhă HCVP nín theo tiến trình năm bước vă nắm vững 33 nguyín tắc tở chức HCVP Ngoăi ra nhă QTHC cần phải nắm vững

vă phât huy bốn mối quan hệ sau đđy: mối quan hệ nội bộ, mối quan hệ liín bộ phận, mối quan hệ với khâch hăng, vă mối quan hệ nghề nghiệp

2.Chức năng kiểm tra

Kiểm tra lă một tiến trình quy định câc hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoăn thănh trong thực tế phù hợp với câc tiíu chuẩn vă mục tiíu kỳ vọng (mong đợi) của

tổ chức Bởi vì hầu hết câc hoạt động đều tuỳ thuộc văo hănh vi ứng xử của con người, kiểm tra sẽ khuyến khích câc hănh vi phù hợp, ngăn cản câc hănh vi không thích hợp

Kiểm tra đóng vai trò rất quan trọng bởi vì nó gắn liền với 3 chức năng của quản trị bao gồm hoạch định, tổ chức vă lênh đạo Nó xđy dựng chủ yếu dựa trín chức năng hoạch định bằng câch cung cấp câc phương tiện giâm sât vă đề ra câc điều chỉnh uốn nắn nhằm đạt được chỉ tiíu kế hoạch Kiểm tra cũng hỗ trợ câc chức năng tổ chức vă lênh đạo bằng câch giúp bảo đảm rằng câc tăi nguyín của cơ quan đều được tổ chức hướng tới câc mục tiíu của cơ quan tổ chức

Kiểm tra giúp cho câc cấp quản trị đối phó với năm thâch đố sau đđy: đối phó với bất trắc, khâm phâ ra những câc bất thưòng, xâc định câc cơ hội, xử lý những tình huống phức tạp, vă giúp cho việc phđn quyền có hiệu quả hơn

Chúng ta có ba mức độ kiểm tra: Kiểm tra chiến lược, kiểm tra chiến thuật, vă

kiểm tra tâc vụ Cấp cao chịu trâch nhiệm kiểm tra chiến lược trong toăn cơ quan vă có

tính câch dăi hạn Cấp trung kiểm tra chiến thuật trong phạm vi bộ phận chuyín môn của mình vă có tính câch trung hạn Cấp thấp kiểm tra tâc vụ trong phạm vi đơn vị nhỏ vă có tính câch ngắn hạn

Có hai loại kiểm tra: Kiểm tra hănh chânh vă kiểm tra hoạt động tâc vụ Kiểm tra hănh chânh lă kiểm tra qua hồ sơ công văn giấy tờ Kiểm tra tâc vụ lă kiểm tra câc hoạt động chuyín môn Ở đđy chúng ta chỉ đề cập đến kiểm tra hănh chính Chúng ta có thể liệt kí 11 phương phâp kiểm tra có hiệu quả sau đđy: thanh tra, kiểm tra ngđn sâch, kiểm

tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra chính sách, kiểm tra thủ tục, kiểm tra qua hồ sơ văn bản, kiểm tra qua các bảng tường trình, kiểm tra bằng tiêu chuẩn, và sau cùng là kiểm tra bằng lịch công tác

Muốn đạt được kết quả tốt đẹp các cấp quản trị cần phải theo một tiến trình kiểm

tra khoa học Tiến trình kiểm tra tổng quát bao gồm sáu bước sau: 1 Xác định khu vực/

phạm vi kiểm tra 2 thiết lập các tiêu chuẩn 3 đo lường kết quả hoàn thành công tác trong thực tế 4 So sánh kết quả hoàn thành với tiêu chuẩn 5a Công nhận kết quả hoàn thành nếu đạt hoặc vượt tiêu chuẩn 5b Tiến hành hoạt động sửa sai nếu không đạt được tiêu chuẩn; và sau cùng 6 Điều chỉnh các tiêu chuẩn và các đơn vị đo lường khi cần thiết.

Trong lãnh vực kiểm tra hành chánh, chúng ta có thể áp dụng tiến trình kiểm tra tám bươc sau đây theo thứ tự: 1 lập kế hoạch, 2 lên lịch công tác, 3 chuẩn bị vật tư, công cụ và nhân sự 4 phân công công tác 5 điều hành 6 đánh giá kết quả; 7 so sánh đối chiếu kết quả, so với chỉ tiêu kế hoạch; 8a sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu; 8b công nhận thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu

Đo lường công việc hành chánh rất cần thiết để xác định được hiệu quả của nhân viên HCVP Muốn đo lường công việc HC cần phải có một số tiêu chuẩn đánh giá Có 4 loại tiêu chuẩn sau đây: 1 kích thước hay đặc tính (dinmen-sion/indentity) 2 Chất lượng (quality) 3 Số lượng (quantity); và 4 Thời gian

Để đo lường đánh giá hiệu quả công tác, các nhà quản trị thường dùng các công

cụ sau đây

- Bảng chia thời biểu hay lịch công tác

- Thẻ hồ sơ dễ truy tìm

- Bảng treo tường

Ngoài ra các cấp quản trị thường sử dụng các phương tiện kiểm soát phổ biến, đó

là các bảng tường trình báo cáo và các cẩm nang Đó là tất cả các vấn đề được trình bày trong chương này

CHƯƠNG 2:

QUAÍN TRË HAÌNH CHÊNH VÀN PHOÌNG MÄÜT CẠCH

KHOA HOÜC

I Âån giaín hoạ thuí tủc haình chênh

Để tránh trùng lắp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu và tiền bạc và đồng thời

để cho hoạt động hành chánh đạt được hiệu quả cao cần phải quản trị bằng các hệ thống thủ tục

Hệ thống là một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hồn thành một giai đoạn nào đĩ của tồn bộ hoạt động của một doanh nghiệp Và thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đĩ Nĩi một cách cụ thể hơn, mỗi doanh nghiệp cĩ nhiều hệ thống như hệ thống tài chính, marketing…Trong các

hệ thống này cĩ các tiểu hệ thống và trong các tiểu hệ thống đều cĩ các thủ tục

Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng các hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thơng suốt, khơng bị tắt nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất cao Nhà quản trị sử dung 2 cơng cụ sau đây để quản trị

bằng hệ thống và thủ tục: sơ đồ phân phối cơng việc và lưu chuyển đồ Sơ đồ phân phối

cơng việc là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể các cơng việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phịng ban phân theo từng cá nhân Lưu chuyển đồ là một biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển cơng việc, hay nhân lực, hoặc biểu mẫu một cách cĩ hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất

Muốn đơn giản hố cơng việc hành chính, nhà quản trị cần phải huấn luyện nhân viên mình áp dụng một số nguyên tắc cơ bản sau:

1- Quy tắc cố gắng tối thiểu

2- Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng

3- Quy tắc sử dụng khỗng trống và dụng cụ

Ngồi ra các biểu mẫu hồ sơ cũng cần phải đơn giản hố bằng cách loại bỏ một số chi tiết dư thừa đồng thời thiết kết thêm một số chi tiết cần thiết cho việc kiểm sốt Để tiết kiệm thời gian, hố đơn chứng từ nên được phân bản bằng cách để dấu than

Sắp xếp tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để cĩ một tiện nghi tối đa cho nhân viên; và sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn để dễ dàng kiểm sốt và tiết kiệm thời gian Nhà quản trị cần phải vẻ sơ đồ trước khi sắp xếp bàn ghế và phịng làm việc Khi bố trí chỗ làm việc nhà quản trị cần phải lưu ý đến các yếu tố sau đây:

1- Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phịng ban

2- Bố trí phịng ban hoặc bàn làm việc theo luồng cơng việc

3- Hạn chế sử dụng phòng riíng

4- Sử dụng vâch ngăn

5- Bố trí phòng của cấp lênh đạo

6- Bố trí phòng họp chung

Khung cảnh văn phòng rất quan trọng trong việc tạo sự hứng thú vă thoải mâi cho nhđn viín lăm việc Sự thoải mâi hứng thú năy giúp cho nhđn viín không bị mệt mỏi năng suất lao động cao hơn Câc cấp quản trị cần phải chú trọng đến câc yếu tố môi trường sau đđy:

1- Tạo một bầu không khí mât mẻ, không lanh, không nóng

2- Tạo một khung cảnh lăm việc yín tĩnh

3- Tạo một khung cảnh có mău sắc hăi hoă, hấp dẫn vă lôi cuốn, tạo sự hứng thú khi lăm việc

4- Tạo một khung cảnh có đầy dủ ânh sâng cho từng loại công việc

II Quản trị thời gian

Việt Nam chúng ta có câu “Thời giờ là vàng bạc” và Tây phương có câu “Thời gian là tiền bạc” (Time is money) Mọi

người trong chúng ta đều có một khoảng thời gian giống nhau, nhưng không phải ai cũng biết sử dụng nó có hiệu quả Thời gian là nhan tố không suy suyễn và không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta Đúng như Peter Drucker, một học giả, một giáo sư và nhà cố vấn về quản trị nổi tiếng trên thế giới đã nói: “Thời gian là thứ hiếm nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được già cả” Chính thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là cái quý nhất của một doanh nghiệp Nhưng hình như thời gian là thứ tài sản được hiểu biết ít nhất và được kiểm soát tồi nhất Hầu như chúng ta không hoạch định và cũng không kiểm tra loại tài sản vô giá này, cứ để nó trôi dạt theo dòng đời may rủi của cuộc đời

Nói một cách chính xác, chúng ta không thể điều khiển được thời gian vì cây kim đồng hồ dù sao cũng nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta và thời gian vẫn cứ trôi theo một tốc độ muôn thuở Điều mà chúng ta cần phải làm không phải là kiểm soát cái đồng hồ mà là tự kiểm soát chính mình trong mối tương quan với thời gian Vậy quản trị thời gian là gì, và làm cách nào để kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vố giá của mình một cách có hiệu quả

Muốn quản trị thời gian phải biết các nguyên nhân làm cho bạn phí phmạ thời gian Đó là các nguyên nhân sau đây (1) các cuộc gọi điện thoại, (2) các cuộc thăm viếng xã giao, (3) các câu hỏi của nhân viên, (4) các sự cố nhỏ, trả lời thư tín, (5) các

cuộc họp kéo dài, (6) bàn giấy ngổn ngang, (7) đọc tài liệu quá chậm, (8) khung cảnh làm việc gây ra sự chia trí lo ra

Hiểu được các nguyên nhân, chúng ta cần phải áp dụng các phương pháp quản trị được thời gian một cách có hiệu quả Trước hết bạn cần phải biết sử dụng các công cụ hoạch định thời biểu sau đây: (1) Lịch thời biểu công tác hàng ngày, (2) ghi vào sổ tay, nhật ký và lịch để trên bàn các cuộc hẹn, các việc cần phải làm; đối với những việc quan trọng, cần bố trí lúc nào thực hiện chúng có hiệu quả nhất; (3) sử dụng các bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký theo thứ tự từng ngày trong tháng

Thứ đến, bạn cần tiết kiệm thời gian trong việc xử lý thư từ giao dịch Là nhà quản trị, bạn không nên tự mình xử lý tất cả các loại thư từ Bạn có thể tận dụng thời gian chết khi ngồi trên xe hoặc máy bay để giải quyết thư từ

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, bạn nên sử dụng máy đọc, máy ghi âm để ghi lại những việc mà thư ký cần phải thực hiện Sử dụng phương tiện này bạn tiết kiệm đựơc thời gian của chính mình và của thư ký Đọc tài liệu nhanh là phương pháp thứ tư để tiết kiệm thời gian Làm như vậy bạn sẽ tiết kiệm được bốn hay năm lần thời gian bạn đọc chậm

Phương pháp thư năm để tiết kiệm thời gian là biết cách tiếp khách Bạn hãy làm củ việc tiếp khách bằng cách đến chỗ làm việc của cấp dưới; đôi khi cần tiếp khách ở ngoài phòng làm việc hoặc đứng để tiếp khách; quy định thời gian tiếp khách và sau cùng là tiếp xúc cấp dưới tại phòng ăn cũng là cách tiếp khách tiết kiệm thời gian nhất

Phương pháp thứ sáu để tiết kiệm thời gian là biết cách bố trí thời gian thuận tiện để gọi và trả lời điện thoại Bạn phải có thư lý khéo léo và tế nhị giúp bạn không phải trả lời điện thoại lúc bạn đang tập trung làm việc, hoặc đối với công việc mà người khác trả lời thích hợp hơn Thư ký sẽ giúp bạn gọi điện thoại ra ngoài lúc bạn không phải tập trung cao Bạn phải học cách kết thúc điện thoại một cách khéo léo và tế nhị

Hội họp là một trong những nguyên nhân làm mất thời gian của bạn nhất Bạn phải tránh các cuộc họp vô ích, và chỉ tổ chức các cuộc họp ngắn gọn đi vào nội dung chính Và sau cùng, bạn phải biết tổ chức sắp xếp chỗ làm việc khoa học Một bản giao hưởng cái màu sắc sẽ giúp bạn làm việc thoải mái, để tập trung năng suất cao Bạn phải tránh cái

“hội chứng của cái bàn ngập giấy” Hễ bàn giấy ngổn ngang thì đầu óc bạn cũng ngổn ngang Chúng ta sẽ kết luận chương này bằng một số câu danh ngôn sau đây:

“Một tiếng đồng hồ ngày hôm nay đáng giá hơn hai tiếng đồng hồ ngày mai”

T Fuller Thời gian càng trôi qua càng làm tăng giá thành sản phẩm

Herbert N Casson

Thời gian làm kế hoạch là thời gian tiết kiệm

Alec Mackenzie Hễ bàn giấy ngổn ngang tì đầu óc cũng ngổn ngang.

Khuyết danh Phí phạm thời gian còn tồi tệ hơn là phí phạm tiền bạc

Kim Woo Choong Thời gian là thư hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả.

Peter Drucker

III Quản trị hệ thống thông tin

Thông tin là cả một hệ thống bao gồm cả thông tin đầu vào, thông tin nội bộ và thông tin đầu ra Mỗi hệ thống thông tin này cần phải được quản trị thành hệ thống nhằm cung cấp cơ sở dữ liệu (data base) để các cấp quản trị đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp Quản trị hệ thống thông tin là việc hoạch định, tổ chức -phối hợp, điều hành và kiểm soát có hiệu quả các hệ thống thông tin sao cho nó có hiệu quả

Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Thủ tướng Chính phủ đã quy định rõ nôi dung nhiệm vụcủa công tác văn thư, xử lý công văn đi đến, giữ gìn bí mật của tài liệu và việc quản lý hồ sơ Nghị định số 62-CP ngày 22-9-1993 của Phủ thủ tướng Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu Rõ ràng là công tác văn thư rất quan trọng trong các cơ quan Nhà nước

Đối với công văn đến bằng thư từ qua bưu điện các bạn phải biết xử lý một cách khoa học Đây là cả một tiến trình theo trình tự sau đây: 1 Phân loại văn thư, 2 Mở bao thư, 3 Lấy phần văn thư ra, 4 Đóng dấu ngày giờ, 5 Đọc và ghi chú bao gồm việ ghi vào sổ công văn đến, 6 Đưa cho cấp trên duyệt, 7 Soạn phiếu luân chuyển tài liệu, và sau cùng 8 phân phối văn thư

Khi thủ trưởng của bạn vắng mặt trong các chuyến đi công tác xa lâu ngày hoặc nghỉ hè, bạn phải sắp xếp với các

vị đó cách giải quyết văn thư đến, bạn phải ghi lại bản lưu nếu bạn phải trả lời thư tín Trong trường hợp khẩn phải giải quyết vấn đề gì đó ngay, bạn phải ghi vào văn thư gốc hoặc bản sao là bạn đã làm gì Nếu thủ trưởng của bạn yêu cầu

bạn phải chuyển thư tín, thì bạn phải cần xác định rõ loại gì cần phải chuyển

Đối với công văn đi gửi qua bưu điện hoặc người phụ trách chuyển văn thư tay đi, bạn phải làm các công việc sau đây: 1 Bạn phải kiểm tra xem văn thư đã đề ngày tháng năm chưa, địa chỉ có chính xác không, địa chỉ bên trong có phù hợp với bên ngoài không, văn thư đã ký tên chưa, và phần đính kèm đã bỏ vào bao thư chưa, 2 Gấp và bỏ vào bao tư Bạn phải biết cách gấp và xếp thư từ theo tiêu chuẩn quốc tế; 3 Cân và dán tem cho phù hợp với quy định của bưu điện, 4 Và sau cùng bạn vào sổ công văn đi

Trên đây là cách quản trị/ xử lý văn thư bằng giấy tờ hoặc văn thư tay hoặc qua đường bưu điện Tuy nhiên, ngày nay hầu hết các công ty thế giới đều có các loại văn thư điện tử (electronic mail) Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, sự kiện hình ảnh và cả bằng tiếng nói Việc truyền thông này được truyền từ máy này sang máy kia Nó được truyền và nhận qua máy điện báo (teleprinter), máy Fax (facsimile), trạm truyền đạt văn bản (Communicating word processcor) máy vi tính (mainframe computer) và kể cả trên màn hình để phục vụ trong các hội nghị từ xa (teleconference) Các thiết bị nêu trên có thể truyền qua đường giây điện thoại, qua vệ tinh qua hệ thống viba (hệ thống làn sóng ngắn) hoặc qua sợi giây quang học Nhờ các loại thiết bị này mà con người ở khắp nơi trên thế giới truyền thông được với nhau chỉ trong chốc lát, thậm chí còn hội họp với nhau được dù ở cách xa nhau hàng chục ngàn cây số

Một loại thư điện tử mà ngày nay người ta thường goi là E.mail là loại thư đựơc truyền từ computer này đến computer khác Loại thư điện tử này giúp cho các cơ quan trao đổi thư từ với nhau chỉ trong giây lát, ngày cũng như đêm Thư được truyền qua hộp thư điện tử (Email box) lưu trữ trong computer Người nhận chỉ cần mở hộp thư này giống như như bạn mở hộp thư ở nhà ra vậy Kể từ năm 1996, các cơ quan tại Việt Nam bắt đầu ứng dụng loại Email này thậm chí còn sử dụng Tin điện tử (E.News) được truyền qua computer Việc truyền và nhận loại thư điện tử này giúp cho cơ quan tiết kiệm được hàng tấn giấy, chi phí lại thấp hơn, và nhanh hơn gấp bội lần

Trước lưu lượng thông tin điện tử phong phú và đa dạng như vậy, bạn phải nhanh chóng xử lý thông tin với các hoạt động kinh doanh đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt

CHƯƠNG 3

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I Quản trị hồ sơ

Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc Và quản trị hồ sơ là việc hoạch định (lên kế hoạch), tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng lúc đúng nơi và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả tốt nhất

Tiến trình quản trị hồ sơ bắt đầu từ phân loại hồ sơ, lên lịch lưu trữ, lưu chuyển hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ, và chụp phim hồ sơ Trước hết nói về phân loại hồ sơ Trước khi quyết định cần lưu giữ loại hồ sơ nào, các bạn cần phải phân loại hồ

sơ ra làm 4 loại: Hồ sơ tối cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ cần sử dụng (thường sử dụng), hồ sơ không cần thiết cần hủy bỏ

Sau khi phân loại hồ sơ, bạn phải lên lịch lưu trữ hồ sơ, nghĩa là hồ sơ nào được lưu trữ trong bộ hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động (active flies) và được lưu trữ trong bao lâu; hồ sơ nào được lưu trữ trong bộ hồ sơ không còn hoạt động (inactive flies) Hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động là các hồ sơ hiện đang tiến hành mà nhân viên cần tham khảo thường xuyên Hồ sơ không còn hoạt động là các hồ sơ văn bản đã hình thành từ sáu thâng đến một năm rồi mà nhân viên thỉnh thoảng mới cần tham khảo

Bước thứ ba cần phải làm là lưu chuyển hồ sơ Bởi vì khoảng trống dành cho văn phòng làm việc rất tốn kém, cho nên các hồ sơ không thường xuyên sử dụng nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ không còn hoạt động Bạn nên kiểm tra thường xuyên xem hồ sơ nào nên thiêu hủy và hồ sơ nào càn chuyển vào kho hồ sơ không còn hoạt động Có hai phương pháp lưu chuyển hồ sơ: phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn, và phương pháp lưu chuyển theo định kỳ

Phương pháp lưu chuyển hồ sơ vĩnh viễn là phương pháp lưu chuyển các tài liệu hay hồ sơ đã hoàn tất vào kho hồ sơ không còn hoat động Phương pháp lưu chuyển định kỳ là phương pháp lưu chuyển tài liệu vào hồ sơ không còn sử dụng theo khoảng cách thời gian nhất định theo ba kế hoạch sau đây: kế hoạch một giai đoạn, kế hoạch hai giai đoạn, kế hoạch giai đoạn tối đa-tối thiểu

Đối với các văn bản hồ sơ không cần thiết, bạn phải thiêu huỷ bằng máy hoặc bằng tay hoặc vứt bỏ vào sọt rác Tuy nhiên có nhiều tài liệu quan trọng, nhưng lại choán quá nhiều chỗ, nhiều công ty lưu trữ bằng cách chụp thành vi