II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan
2. Nhi mv ca Vn phòng tham gia t ch chi nghệ ị
2.1. Vn phòng giúp th tr ăủ ưởn gc quan trong công tác chun b hi ộ
nghị
Các cu c h i ngh nói chung, ộ ộ ị đặ ệc bi t là h i ngh l n, có quy mô ngành, ộ ị ớ đơn v ch trì h i ngh thị ủ ộ ị ường ph i l p k ho ch t ch c h i ngh . ả ậ ế ạ ổ ứ ộ ị
C n c vào k ho ch, V n phòng có trách nhi m giúp th tră ứ ế ạ ă ệ ủ ưởng c quanơ
theo dõi, ôn đ đốc các đơ ịn v chu n b t t các công vi c ẩ ị ố ệ được phân công, úng ti nđ ế
th i gian.
độ ờ
Trong h i ngh thộ ị ường có các v n b n nh báo cáo, ă ả ư đề án, d th o v n b nự ả ă ả
quy ph m pháp lu t, tài li u tham kh o... nhà qu n tr V n phòng có trách nhi mạ ậ ệ ả ả ị ă ệ
xu t v i lãnh o c quan phân công cho các n v chu n b các v n b n ó.
Khi các v n b n ã ă ả đ được các đơ ị ự ản v d th o xong, V n phòng ki m tra l iă ể ạ
quy trình biên so n, ạ đảm b o th m quy n ban hành và th th c c a v n b n. ả ẩ ề ể ứ ủ ă ả
Sau khi ki m tra, n u th y úng, V n phòng trình th trể ế ấ đ ă ủ ưởng c quan xétơ
duy t. ệ
Sau khi được duy t, V n phòng th c hi n vi c ánh máy, nhân b n, ghép bệ ă ự ệ ệ đ ả ộ
tài li u. ệ V n b n dùng trong h i ngh ph i ă ả ộ ị ả đảm b o úng n i dung, úng th th c vàả đ ộ đ ể ứ s l ng so v i nhu c u. đủ ố ượ ớ ầ các i bi u n , úng thành ph n và ch ng trong quá trình d h i Để đạ ể đế đủ đ ầ ủ độ ự ộ ngh , V n phòng t ch c vi c chuy n ị ă ổ ứ ệ ể đến các đạ ểi bi u nh ng gi y t , tài li u c nữ ấ ờ ệ ầ thi t nh : ế ư
- Công v n tri u t p h i ngh . Trong công v n tri u t p c n ghi rõ tên h iă ệ ậ ộ ị ă ệ ậ ầ ộ
ngh , thành ph n tham d , th i gian, a i m và nh ng n i dung c n thi t khác ị ầ ự ờ đị đ ể ữ ộ ầ ế để
các đạ ểi bi u chu n b .ẩ ị
- Chương trình h i ngh , ộ ị
- Các báo cáo chính,
- Các báo cáo tham lu n, các d th o v n b n khác (n u có). ậ ự ả ă ả ế
Ngoài các n i dung trên, nhà qu n tr V n phòng còn có trách nhi m ộ ả ị ă ệ đề
ngh v i th trị ớ ủ ưởng c quan v chơ ề ương trình làm vi c, d ki n thành ph n ệ ự ế ầ đạ ểi bi u m i d h i ngh .ờ ự ộ ị
Thu c trách nhi m c a mình, nhà qu n tr V n phòng chu n b ộ ệ ủ ả ị ă ẩ ị đầ đủ ốy , t t nh t c s v t ch t ấ ơ ở ậ ấ đảm b o cho h i ngh . ó là kinh phí, phả ộ ị Đ ương ti n i l i, n iệ đ ạ ơ
n, n i ngh và c cán b nhân viên tr c ti p ph c v t i h i ngh , các ph ng ti n
ă ơ ỉ ử ộ ự ế ụ ụ ạ ộ ị ươ ệ
nghe nhìn.
V n phòng còn ph i s p x p ch ng i. Sau ây là m t s mô hình s p x pă ả ắ ế ổ ồ đ ộ ố ắ ế
Projector
Projector
Projector
Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định