1. M c tiêu ụ
- T ch c l i b máy g n nh , khoa h c, úng ch c n ng.ổ ứ ạ ộ ọ ẹ ọ đ ứ ă
- T ng bừ ước công ngh hóa công tác v n phòng.ệ ă
- T o ti n ạ ề đềđể phát tri n cho m i c quan, t ch c. ể ỗ ơ ổ ứ
- Gi m th i gian lãng phí và nh ng ách t c trong ti p nh n, x lí, chuy n t iả ờ ữ ắ ế ậ ử ể ả
thông tin ph c v cho ho t ụ ụ ạ động c a c quan, t ch c.ủ ơ ổ ứ
- Nâng cao n ng su t lao ă ấ động c a c quan, t ch c, giúp nhà qu n lí thoátủ ơ ổ ứ ả
kh i nh ng công vi c hành chánh mang tính s v , t o i u ki n phát huy tínhỏ ữ ệ ự ụ ạ đ ề ệ
sáng t o c a m i ngạ ủ ỗ ười trong v n phòng.ă
- Th c hi n ti t ki m chi phí cho công tác v n phòng.ự ệ ế ệ ă
2. N i dungộ
2.1. V trang thi t b k thu t.ề ế ị ỹ ậ
- Trang thi t b k thu t trong V n phòng là thành ph n “cách m ng” nh t vàế ị ỹ ậ ă ầ ạ ấ
d ễ đưa vào V n phòng nh t vì ngày càng ă ấ đượ ả ếc c i ti n, sáng ch v i nhi u ch ngế ớ ề ủ
lo i h t s c a d ng, phong phú và giá thành r . ạ ế ứ đ ạ ẻ
Các phương ti n k thu t làm v n b n nh máy ánh ch ã nhanh chóngệ ỹ ậ ă ả ư đ ữ đ
th h máy tính i n t ế ệ đ ệ ử đổ đời i liên t c hàng n m v i s c nh tranh gay g t c aụ ă ớ ự ạ ắ ủ
nhi u hãng s n xu t trên th gi i. Máy tính i n t ề ả ấ ế ớ đ ệ ử đượ ức ng d ng ngày càng r ngụ ộ
rãi trong công tác V n phòng t o ra nh ng kh n ng, nh ng thu n l i r t to l nă ạ ữ ả ă ữ ậ ợ ấ ớ
trong các khâu so n th o v n b n, l u t , h th ng hoá và tra tìm các d li u, làmạ ả ă ả ư ữ ệ ố ữ ệ
cho ho t ạ động x lý thông tin c a V n phòng ử ủ ă đạ ệt hi u qu ngày càng cao.ả
- Các phương ti n thi t b truy n tin, truy n v n b n nh telex, fax và caoệ ế ị ề ề ă ả ư
h n n a là Internet...cùng các thi t b vi n thông ơ ữ ế ị ễ đượ ử ục x d ng r ng rãi giúp choộ
vi c n i m ng thông tin c c b , toàn qu c và toàn c u ệ ố ạ ụ ộ ố ầ đượ ễc d dàng, thu n l i.ậ ợ
- Các v t d ng thông thậ ụ ường trong V n phòng t bút vi t, bìa c p, ghim k pă ừ ế ặ ẹ
n các giá k h s ...ngày càng ti n d ng và c bày bán y p trong các c a
đế ệ ồ ơ ệ ụ đượ đầ ắ ủ
hàng thi t b V n phòng v i hình th c m u mã ế ị ă ớ ứ ẫ đẹp, giá c thích h p.ả ợ
- Các ngành khoa h c - công ngh mà m i nh n là tin h c, k thu t máyọ ệ ũ ọ ọ ỹ ậ
tính, k thu t vi n thông ã giúp cho V n phòng th c hi n các ho t ỹ ậ ễ đ ă ự ệ ạ động x lýử
thông tin, l u tr và truy n thông tin trong ph m vi m t c quan, m t a phư ữ ề ạ ộ ơ ộ đị ương, m t ngành, c nộ ả ước và gi a các qu c gia v i nhau m t cách nhanh chóng, thu nữ ố ớ ộ ậ
l i, chính xác.ợ
- C i ti n bàn làm vi c hình ch nh t thành bàn hình ch L ho c ch U cùngả ế ệ ữ ậ ữ ặ ữ
v i gh xoay, m t nhân viên V n phòng có th ng i m t ch v n thao tác thu n l iớ ế ộ ă ể ồ ộ ỗ ẫ ậ ợ
khi làm các công vi c x lý gi y t , s d ng các thi t b V n phòng ệ ử ấ ờ ử ụ ế ị ă để ạ so n th oả
v n b n, ánh máy v n b n, truy n v n b n, các thi t b vi n thông...Môi tră ả đ ă ả ề ă ả ế ị ễ ường V n phòng ă được thi t k v i nhi t ế ế ớ ệ độ, ánh sáng, độồ n, màu tường...thích h p. ợ
- M t b ng V n phòng ặ ằ ă đượ ả ế ừc c i ti n t nh ng c n phòng khép kín v i r tữ ă ớ ấ
nhi u nhề ượ đ ểc i m sang mô hình V n phòng m t b ng m (open plan office) v iă ặ ằ ở ớ
di n tích kho ng 60 - 80 m2, ệ ả đủ ỗ ch cho kho ng 20 v trí làm vi c. V n phòng m tả ị ệ ă ặ
b ng m có nhi u u i m nh :ằ ở ề ư đ ể ư
• T o i u ki n cho dây chuy n công vi c, s liên k t thông tin gi a cácạ đ ề ệ ề ệ ự ế ữ
khâu trong x lý thông tin c a V n phòng ử ủ ă được liên t c; ụ
• Người lãnh đạo V n phòng ki m soát công vi c V n phòng ă ể ệ ă đượ ễc d dàng;
• Gi m kinh phí ả đầ ưu t xây d ng m t b ng và trang thi t b cho V nự ặ ằ ế ị ă
phòng;
• D b trí l i các v trí làm vi c trong V n phòng khi ngễ ố ạ ị ệ ă ười lãnh đạo V n phòng có nh ng sáng ki n m i v.v...ă ữ ế ớ
2.2. Con người làm V n phòng.ă
Con người làm vi c trong V n phòng là nhân v t trung tâm, là ch th c aệ ă ậ ủ ể ủ
V n phòng. ă
Trong V n phòng hi n ă ệ đại, nhân t con ngố ườ đượi c coi tr ng h n bao giọ ơ ờ
h t. Lao ế động trong V n phòng ă được coi là lao động thông tin v i tính sáng t o vàớ ạ
trí tu ngày càng t ng. Do ó, ngệ ă đ ười lao động V n phòng ă đượ đc ào t o ạ đạ đết n trình độ cao, theo hướ đ ăng a n ng, toàn di n v nghi p v , k thu t, k n ng giaoệ ề ệ ụ ỹ ậ ỹ ă
Theo hướng ào t o ó, ngđ ạ đ ười lao động bi t làm nhi u vi c và th c hi nế ề ệ ự ệ
thành th o nhi m v công tác ạ ệ ụ được giao, t o i u ki n cho h d dàng thích ngạ đ ề ệ ọ ễ ứ
khi ph i chuy n ả ể đổi công tác, d dàng ào t o l i ễ đ ạ ạ đểđ ứ áp ng nh ng yêu c u caoữ ầ
h n, phù h p v i nh ng òi h i ngày càng cao và ang bi n ơ ợ ớ ữ đ ỏ đ ế động hàng ngày c aủ
th trị ường s c lao ứ động.
Nhóm ngành khoa h c giao ti p - ng x v i các ngành khoa h c nh tâm lýọ ế ứ ử ớ ọ ư
h c, xã h i h c, dân t c h c, m h c v.v...giúp ngọ ộ ọ ộ ọ ỹ ọ ười lao động có kh n ng kh ngả ă ẳ
nh v trí c a mình trong c ng ng, trong ê kíp làm vi c t ó t o ra ng c ,
đị ị ủ ộ đồ ệ để ừ đ ạ độ ơ
ý chí vươn lên và xây d ng hoài bão ngh nghi p. Các ngành khoa h c này c ngự ề ệ ọ ũ
giúp người lao động bi t cách phòng tránh các tình hu ng c ng th ng trong quáế ố ă ẳ
trình làm vi c (stress), bi t trang i m làm t ng v ệ ế đ ể ă ẻ đẹp, tính h p d n c a con ngấ ẫ ủ ười và b m t V n phòng, bi t giao ti p v n minh, l ch s , t o ộ ặ ă ế ế ă ị ự ạ được tin c y ậ đố ới v i khách hàng v.v...
2.3. Các nghi p v hành chính V n phòng.ệ ụ ă
Các nghi p v hành chính v n phòng ngày nay ệ ụ ă được xây d ng ự đầ đủy , hoàn ch nh có s h tr c a trang thi t b hi n ỉ ự ỗ ợ ủ ế ị ệ đại giúp cho công vi c hành chính V nệ ă
phòng đượ ậc v n hành trôi ch y, thông su t theo nh ng quy t c, quy trình th ngả ố ữ ắ ố
nh t, h p lý. Có trang thi t b hi n ấ ợ ế ị ệ đại, có con người làm vi c trong V n phòngệ ă
c ào t o t trình cao c ng s là lãng phí khi các V n phòng không có c
đượ đ ạ đạ độ ũ ẽ ă đượ
nh ng quy t c, quy trình nghi p v chu n m c và mang tính khoa h c cao.ữ ắ ệ ụ ẩ ự ọ
M i công vi c trong V n phòng nh xây d ng chỗ ệ ă ư ự ương trình công tác, xây d ng và ban hành v n b n, t ch c m t cu c h i ngh , m t chuy n i công tác,ự ă ả ổ ứ ộ ộ ộ ị ộ ế đ
phân lo i s p x p m t kh i h s tài li u, tu b tài li u l u tr v.v... ạ ắ ế ộ ố ồ ơ ệ ổ ệ ư ữ đều ph i ả đưa ra nh ng quy nh nghi p v úng ữ đị ệ ụ đ đắn, nh ng quy trình t ch c th c hi n h p lý.ữ ổ ứ ự ệ ợ
Các nghi p v hành chính V n phòng có vai trò k t n i các thi t b k thu tệ ụ ă ế ố ế ị ỹ ậ
v i con ngớ ười làm V n phòng làm cho c u trúc ba m t c b n c a V n phòng tră ấ ặ ơ ả ủ ă ở
nên hài hoà, bi n các ti m n ng V n phòng thành hi u qu thi t th c, c th .ế ề ă ă ệ ả ế ự ụ ể
CÂU H I ÔN T PỎ Ậ
Câu 1: Trình bày v s ra ề ự đờ ủi c a V n phòng hi n ă ệ đại? Câu 2: C u trúc ba m t c b n c a V n phòng hi n ấ ặ ơ ả ủ ă ệ đại? Câu 3: V n ấ đề ệ đạ hi n i hoá V n phòng nă ở ước ta hi n nay?ệ