quan tri hanh chanh van phong

1.1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGVăn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu

GIÁO TRÌNH

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Văn Thâm,Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà

nước (TB lần 3), NXB Chính trị Quốc gia, H., 2003

2 Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn bản (dùng cho các cơ quan

chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế), NXB Chính trị Quốc gia, H., 2003

3 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn

thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Lao động

xã hội, 2006

4 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị

hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, 2005

1.1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.

1.1.2 CHỨC NĂNG

Văn phòng có 2 chức năng :

- Chức năng tham mưu (văn bản), tổng hợp (thông tin)

- Chức năng hậu cần

1.1.3 NHIỆM VỤ

Văn phòng có các nhiệm vụ sau :

- Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

- Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

- Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài sản của cơ quan.

1.1.4 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng :

* Văn phòng điện tử

* Văn phòng không giấy

* Văn phòng tự động hóa

* Văn phòng của thế kỉ 21

Phương pháp hiện đại hóa :

- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng

- Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng nội

bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng WAN (wide area network)

- Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…)

- Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành

chính…

1.2 QUẢN TRỊ

1.2.1 KHÁI NIỆM

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Tài nguyên bao gồm :

- Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thông tin…

- Tài nguyên vô hình : trình độ quản lí, …

Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp

để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ

về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

- LÃNH ĐẠO (LEADING)

Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt

được mục tiêu của tổ chức.

- KIỂM SOÁT (CONTROLLING)

Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.

1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.3.1 KHÁI NIỆM

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin.

1.3.2 CHỨC NĂNG

- Hoạch định công việc hành chính

- Tổ chức công việc hành chính văn phòng

- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

- Dịch vụ công việc hành chính văn phòng

Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe

ô tô, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4

bánh xe.

1.3.3 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ

CÁC CẤP QUẢN TRỊ PHỔ BIẾN TRONG CÁC CÔNG

TI LỚN VÀ VỪA (THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ)

* Cấp QTCC (Top) :

Chủ tịch HĐQT Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc

CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)

1.3.4 PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ

 CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ

Công việc quản trị do nhà quản

trị thực hiện, họ làm công việc

hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra Họ làm việc với con

người và với các ý tưởng.

Mối tương quan của công việc

hành chính văn phòng và công

việc quản trị tùy thuộc vào các

cấp quản trị khác nhau Cấp QT

càng cao thì hầu hết công việc

thuộc về lãnh vực QT và ngược lại

công việc của cấp QT càng thấp là

hoạt động chuyên môn, thực tiễn.

 CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Công việc hành chính có mặt

ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp Tất cả các nhân viên hành chính, các cấp quản trị, tất cả mọi người ở mức độ khác nhau đầu làm công việc hành chính Cụ thể :

- Điện thoại

- Soạn thảo văn bản

- Xử lí công văn đến/ đi…

CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.3.5 NHÀ QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 Khái niệm nhà quản trị

Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ

nỗ lực đạt được mục tiêu Nhà quản trị là người điều khiển , giám sát công việc của những người khác Đó là người ra quyết định và tổ

chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp.

 Nhà quản trị HCVP

Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.

1.3.6 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau :

- Là 1 nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng

- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể CBNV trong công ti

- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và

phương pháp làm việc mới

- Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên

- Có óc khôi hài , giúp làm việc và dịu đi những tình huống khó khăn

1.3.7 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

 Trợ lí hành chính

 Trưởng phòng hành chính/ Trưởng phòng xử lí văn bản / Trưởng phòng hồ sơ

 Giám đốc hành chính

 Phó Tổng Giám đốc hành chính

2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

PHÒNG

2.1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (1 tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ti/ tổ chức phải thực hiện).

2.1.2 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập các thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động

2.1.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

 Hoạch định chiến lược (Strategic planning) / dài hạn

Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ti, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện Thời gian thực hiện trên 5 năm.

 Hoạch định chiến thuật (Tactical planning)/ trung hạn

Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có tính chất trung hạn, do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.

 Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp (Operational planning)/ngắn hạn

Là đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện Thời gian dưới 1 năm.

2.1.4 CÁC CĂN CỨ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH

 Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, các quyết định của cấp trên trực tiếp.

 Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của

cơ quan, doanh nghiệp.

 Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp.

 Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển của thời đại

– Theo mùa (khô/ mưa…)

– Theo lễ (Tết/ các ngày lễ lớn…).

2.1.5 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH

 Công cụ hoạch định HCVP bao gồm các dự án lớn, dự án nhỏ khác nhau Một số công cụ ai cũng phải dùng để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày :

- Lịch thời gian biểu công tác:

+ Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay +Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

+ Thời gian biểu công tác cho GĐ và thư kí…

- Sổ tay / sổ nhật kí

- Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí

- Lịch để bàn / lịch treo tường

2.2 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

(Công việc của các cấp quản trị)

2.2.1 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

Kiểm tra giúp nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn tại, hỗ trợ họ đối phó với 5 thách đố :

2.2.2 KHÁI NIỆM KIỂM TRA

 Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động

tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kì vọng của tổ chức

 Kiểm tra để :

– Khuyến khích các hành vi phù hợp

– Ngăn cản các hành vi không phù hợp

2.2.3 MỨC ĐỘ KIỂM TRA

 Kiểm tra chiến lược (Strategic control)

Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch

HĐQT, TGĐ…) thực hiện Thời gian thực hiện: hàng quý, hàng 6 tháng, hàng năm.

 Kiểm tra chiến thuật (Tactical control)

Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn có liên quan đến các mục tiêu, chương trình… Giám sát các kết quả theo định kì và sửa sai khi cần thiết Do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện Thời gian thực hiện: hàng tuần, hàng tháng.

 Kiểm tra tác vụ/ tác nghiệp (Operational control)

Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu Do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện

2.2.4 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

- Kiểm tra hành chính (administrative control)

Là kiểm tra các công văn giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

- Kiểm tra công việc tác vụ/ tác nghiệp (operative

control)

Là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như : sắp xếp hồ

sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính trong cơ quan/ doanh nghiệp theo đúng tiêu chuẩn và thủ tục.

• CÁC PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA HÀNH CHÍNH

(1) Thanh tra (xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình)

(2) Kiểm tra ngân sách

(3) Kiểm tra tập trung (về 1 vấn đề cụ thể)

(4) Kiểm tra biểu mẫu (forms)

(5) Kiểm tra bằng máy móc (có tính khách quan)

(6) Kiểm tra chính sách (các cam kết với nhân viên, DN)

(7) Kiểm tra thủ tục

(8) Kiểm tra hồ sơ văn bản

(9) Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo

(10) Kiểm tra bằng tiêu chuẩn

(11) Kiểm tra bằng lịch công tác

•TIẾN TRÌNH KIỂM TRA HÀNH CHÍNH

•TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

- Đo lường công việc hành chính

Đo lường công việc là việc cần thiết để xác định hiệu quả của nhân viên hành chính và đánh giá khả năng của nhân

viên một cách khách quan Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn.

- Tiêu chuẩn

(1) Kích thước hay đặc tính (2) Chất lượng

(3) Số lượng (4) Thời gian hoàn thành công việc

CHƯƠNG 2

CÔNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1.1 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc

về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lí văn bản trong các cơ quan , doanh nghiệp

1.2 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Nhanh chóng

- Chính xác

- Bảo mật

- Đúng pháp luật

1.3 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

 Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc

 Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của

 Góp phần giữ gìn bí mật

 Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí, lưu trữ văn bản

2 TỔ CHỨC QUẢN LÍ,

GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

2.1 GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

2.1.1 KHÁI NIỆM

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến

bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu

quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện… được gọi chung là văn bản đến

2.1.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ

- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng kí.

- Trước khi VB được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng

xem xét.

- Người nhận VB phải kí vào sổ.

- VB đến phải được tổ chức, giải quyết kịp

thời.

2.1.3 QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

Bước 1: Kiểm tra và phân loại

- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải gửi trả lại nơi gửi

- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiến của người

đưa công văn

- Phân loại sơ bộ văn bản :

+ Loại phải vào sổ đăng kí : Là những công văn gửi

cơ quan, thủ trưởng hoặc những người giữ chức vụ lãnh đạo.

+ Loại không phải vào sổ đăng kí : Thư riêng, sách, báo

+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật

+ Loại không bóc bì : Chỉ vào sổ nhưng không bóc

bì, chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, các đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.

 Bước 2 : Mở phong bì văn bản (những VB được

phép)

Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định cụ thể của mỗi cơ quan, song vẫn phải bảo đảm các nội dung sau :

- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”

cần được bóc bì trước

- Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần lưu ý : Phòng HC không mở những tài liệu có ghi

rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên

mở bì”, mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay VB đến người có tên Những bì tài liệu có dấu “Tuyệt mật” do Chánh VP hoặc người được ủy quyền

trực tiếp mở bì

- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, Cần soát lại

bì xem thử đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót

- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của VB trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan

gửi

- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB.

- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc

VB cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả

phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này

* Đối với công văn có dấu “MẬT”

- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.

- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi.

- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu

“Chỉ người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận.

- Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến người nhận, đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi.

- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “thu hồi” (kiểm tra, đối chiếu

và xóa sổ).

•Bước 3 : Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

- Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số VB đến

- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu (của CV) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu Nếu là CV mật, đóng dấu đến lên bì thư

- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm Có thể ghi số đến theo từng loại VB.

MẪU ĐÓNG DẤU NGÀY, GIỜ VÀ SỐ CÔNG VĂN ĐẾN (Kích thước 30 – 50 mm)

TÊN CƠ QUAN

CÔNG VĂN ĐẾN Số : ………

Ngày : ………

Chuyển : …………

Lưu : ………

•Bước 4 : Trình xem

- Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét, cho ý kiến phân phối.

- Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các đơn vị,

người có trách nhiệm giải quyết.

- Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại

trước mức độ quan trọng, khẩn của CV, bỏ vào trong một bìa hồ sơ có ghi nhãn : CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý

KIẾN.