ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT VÀI BIỆN PHÁP QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT CÔNG VĂN ĐI – ĐẾN PHẦN MỞ ĐẦU I/ BỐI CẢNH CỦA ĐỂ TÀI: - Trong thời đại khoa học kỹ thuật hiện nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành, các lĩnh vực, công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý nhà nước. - Công tác văn thư có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, bộ máy quản lý trong văn phòng. Như vậy công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của cơ quan, đảm bảo một cách kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan, giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất làm việc cao, chất lượng đạt hiệu quả, đúng chính sách, nguyên tắc, chế độ,. . . . giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà Nước góp phần giữ gìn hồ sơ, tài liệu cần thiết. - Công tác văn thư còn góp phần gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt và tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ về nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ Quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các đơn vị được nộp vào lưu trữ cơ quan. II/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: - Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, Văn phòng Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý nhà nước. Do tính công việc văn phòng trường phải sắp xếp, bố trí trong văn phòng cho hợp lý, có khoa học, sẵn sàng phục vụ đảm bảo tính thường xuyên, liên tục đặc biệt là mối quan hệ giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan của thủ trưởng. Ngoài ra văn phòng trường còn giữ vị trí là chiếc cầu nối liên hệ cơ quan cấp trên, cấp dưới và phụ huynh học sinh. Nếu bộ phận này chỉ cần lơ là thiếu trách nhiệm trong nghiệp vụ của mình thì sẽ dẫn đến tác hại không tốt. Dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin ( Văn bản, chỉ thị, thông tư, thông báo…) của các cấp ban hành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi ( Báo cáo, thông báo…) lại quá trình hoạt động của đơn vị mình. - Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, là trụ sở của cơ quan nới cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng đơn vị, văn phòng, tổ hành chính là bộ phận giúp việc, là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn thư chuyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện đôn đốc để thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra văn phòng còn là bộ phận của cơ quan, nơi giải quyết công việc với cơ quan khác, là cầu nói giữa trường với học sinh. - Sau nhiều năm công tác, và được đào tạo qua lớp văn thư bản thân tôi đầu tư tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu công tác văn phòng và hiểu rằng: Muốn quản lý và bảo Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 1 quản tốt công văn đi đến của trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn. Do đó tôi xin đưa ra một vài biện pháp nghiên cứu của đề tài: “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi và đến” của Trường Mẫu giáo Mỹ Đức để chúng ta cùng tham khảo. III/ PHẠM VI NGHIÊN CỨU: - Dựa vào những yếu tố Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là một đơn vị nhỏ nên không có thẩm quyền và ban hành văn bản quy định pháp luật về văn bản quy định của nhà nước. Vì vậy: Trường chỉ được phép sử dụng những văn bản mang tính chất công việc của trường như: Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Biên Bản ,. . . - Trường Mẫu giáo Mỹ Đức thực hiện công tác văn thư thống nhất, tất cả công văn đi, công văn đến đều thống nhất đăng ký, phân phối chuyển giao ở văn phòng (bộ phận văn thư). - Tất cả văn bản đi đều giữ lại một bản và sắp xếp theo thứ tự thời gian ban hành văn bản lưu ở bộ phân chuyên trách. - Toàn bộ công văn đến cơ quan do Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng phân phối, những văn bản quan trọng liên quan đến tổ chuyên môn hoặc cá nhân được photo gửi cho tổ và cá nhân đó. IV/ ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU: - Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin qua hệ thống hộp thư điện tử. - Việc chuyển giao văn bản từ Phòng GDĐT về các đơn vị được thực hiện qua hệ thống thư điện tử. - Việc chuyển giao văn bản qua văn thư cụm đã thực hiện tiết kiệm ngân sách của nhà nước. - Các đơn vị được kết nối qua hộp thư điện tử nên việc thông tin đến các đơn vị nhanh chóng, chính xác. - Thực hiện các phần mền quản lý về chuyên môn, quản lý học sinh rất thuận tiện ( EMIS, … ) - Quản lý văn bản đi và đến bằng ứng dụng Execl (thuận tiện trong việc tra cứu văn bản). PHỤ LỤC 1 Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 2 PHẦN NỘI DUNG I/ CƠ SỞ LÝ LUẬN: - Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là đơn vị sự nghiệp Nhà Nước trực thuộc Phòng GD&ĐT Châu Phú, trường được hình thành năm 2010 đến nay. - Nhà trường có trách nhiệm tiếp nhận và đào tạo các em học sinh trong độ tuổi 4-5 tuổi theo quy chế do Bộ Giáo Dục và Đào Tạo ban hành. Trường Mẫu giáo Mỹ Đức có đội ngũ giáo viên có tay nghề cao, 70% được đào tạo trình độ Đại học. - Hiện nay đội ngũ làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ luôn thể hiện tính năng động sáng tạo trong công việc của mình, sẵn sàng trao đổi tiếp thu, học hỏi những điều hay, đồng thời truyền đạt những kinh nghiệm sẵn có cho cán bộ kế thừa để hoàn thành tốt công việc được giao. - Nhân viên làm công tác văn phòng trường là 01 nhân viên và kiêm nhiệm luôn cả công tác lưu trữ. - Riêng cán bộ văn phòng kiêm công tác lưu trữ hiện nay đã hoàn thành cơ bản nghiệp vụ trung cấp văn thư. Đã có nghiệp vụ chuyên môn, thêm vào đó là kinh nghiệm sẵn có làm công tác văn phòng trên ba năm nay, nói chung về hoạt động có tinh thần cao đối với tổ chức. Do đó, công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua được tổ chức tốt, có nề nếp, góp phần nâng cao hiệu lực nhà nước. II/ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ: * Thực trạng những năm qua: - Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là một trường thuộc vùng nông thôn gặp nhiều khó khăn, nên cơ sở vật chất, phượng tiện làm việc còn thiếu thốn. Nhưng bên cạnh đó cơ chế phòng làm việc cho thư viên – thiết bị, phòng Ban giám hiệu còn dùng chung cho tất cả các hoạt động của nhà trường. - Cơ sở vật chất còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác giáo dục trong tình hình mới. - Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của nhà trường còn thiếu. - Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập. - Sắp xếp việc lưu trữ các loại văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ công chưa có khoa học. - Việc quản lý công tác văn thư, văn phòng chưa nắm vững nội dung của công tác văn thư là: + Nhận công văn – đăng ký vào sổ công văn đến. + Chuyển giao văn bản đến đúng bộ phận để giải quyết, theo dõi việc giải quyết công văn đến. + Nghiên cứu và dự thảo công văn. + Thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo. + Đánh máy công văn. + Thủ trưởng xem lại, ký tên và khi nào có chữ ký mới được đóng dấu. Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 3 + Vào sổ và gửi công văn đi. + Làm các loại hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. + Làm các loại biên bản. + Bảo quản con dấu. + Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. - Việc thực hiện phân loại hồ sơ các công văn chỉ được lưu vào một sơ mi dây. Không có danh mục, phụ lục để tra tìm văn bản, chỉ dựa vào sổ đăng ký công văn Đến – Đi nên rất khó khăn trong việc tra tìm và sử dụng văn bản. - Từ ngày được thành lập (2010) đến nay nhận thấy được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách…Một cách hiệu quả và mang tính khoa học. Hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác văn thư nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không khoa học và chưa ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2010 ở Trường Mẫu giáo Mỹ Đức cho đến nay. Với tâm quyết của mình sau những năm công tác và học tập qua nghiệp vụ, đúc kết, học hỏi kinh nghiệm ở các bộ phận, những đơn vị khác. Nhất là ở đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức. Bản thân tôi rút ra được một vài biện pháp để làm tốt công việc “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi – đến” của Trường Mẫu giáo Mỹ Đức. III/ CÁC BIỆN PHÁP TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1/ Một số giải pháp khắc phục khó khăn: - Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng phải là người hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng hiệu quả, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho thủ trưởng cơ quan giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian. Được bố trí làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái. Khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. - Công việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của nhà trường nên khi nhận công tác tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn, khó khăn. Từ đó tôi đã áp dụng lý thuyết đã học, kinh nghiệm của bản thân, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động và tìm ra giải pháp tốt nhất từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau: 2/ Tổ chức quản lý công văn đến theo đổi mới: - Từ chổ nắm được những nội dung cũng như những yêu cầu cơ bản của công tác văn thư tôi mạnh dang áp dụng vào thực tiễn công việc hằng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau: Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 4 - Văn phòng Trường Mẫu giáo Mỹ Đức tiếp nhận văn bản đến qua hộp thư điện tử và chuyển trực tiếp từ cán bộ văn thư cụm gửi đến. Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại cơ quan được thực hiện đúng theo quy định. - Văn thư thường xuyên cập nhật các thông tin trên hệ thống hộp thư điện tử để kịp thời báo cáo cho thủ trưởng đơn vị thực hiện nhanh chóng công việc của cơ quan. * Kiểm tra: - Khi tiếp nhận công văn, giấy tờ đến cơ quan thì tôi trực tiếp nhận công văn, giấy tờ đó kiểm tra ngay xem có đúng gửi cho cơ quan mình không, số lượng công văn (số lượng bì công văn) có đủ không nếu thấy thiếu thì phải hỏi ngay người đưa công văn cho mình. Kiểm tra phong bì công văn có dấu hiệu bị bóc, bị rách, bị mất công văn giấy tờ trong phong bì không, nếu có thì báo cho người Tổ trưởng tổ Hành chánh của cơ quan biết và lập biên bản đối với người đưa công văn giấy tờ đến. Đối với văn bản khẩn thì ưu tiên làm thủ tục trước và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì tôi đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi tra lại cho nơi gửi văn bản. * Phân loại hồ sơ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản tôi thực hiện phân loại như sau (loại đăng ký và loại không đăng ký) - Loại đăng ký: Bao gồm tất cả công văn, giấy tờ đến cơ quan (ghi tên cơ quan, các đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi cho thủ trưởng cơ quan những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ) - Loại không đăng ký: Bao gồm tổ chức Đảng và các Đoàn thể như Công đoàn, văn bản gửi đích danh người nhận, thư từ riêng, sách, báo, tạp chí, bản tin … Văn bản, giấy tờ gửi. Nếu văn bản gửi đích danh người nhận nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn văn bản có trách nhiệm chuyển qua lại cho văn thư để đăng ký. * Bóc bì văn bản & chuyển công văn: - Sau khi kiểm tra số lượng và phân loại công văn theo quy định của cơ quan thì tôi tiến hành bóc bì tất cả các công văn gửi cho cơ quan những văn bản ngoài bì có dấu hiệu chỉ hỏa tốc khẩn, thượng khẩn phải được mở ngay sau khi nhận văn bản để giải quyết kịp thời. Những văn bản ngoài bì thư có ghi họ tên chức danh và tên người nhận, tên các phòng ban hoặc tổ chức đoàn thể và các thư mật, tuyệt mật, tối mật thì tôi không được phép mở. - Các công văn khác thì tiến hành bóc bì bình thường, trước khi cắt văn bản thì phải dồn văn bản (bên trong bì) về phía trái rồi tiến hành cắt bì (bên phài) để khởi làm mất số ký hiệu của cơ quan gửi ghi ngoài bì (tránh làm mất dấu bưu điện). - Khi bóc bì xong, văn thư được đóng dấu đến về phía bên trái rồi cho số đến, ngày đến rồi đăng ký vào sổ đăng ký rồi trình cho hiệu trưởng trường cho chỉ đạo và phân phối công văn. - Khi tiếp nhận văn bản xong tôi đăng ký vào số công văn đến theo mẫu: Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 5 SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Số đến Ngày đến Nơi gởi công văn Số ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung Lưu hồ sơ số Nơi nhân hoặc người nhận công văn Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 * Trình xin ý kiến phân phối văn bản: - Sau khi tôi đăng ký công văn và chuyển đến hiệu trưởng, ý kiến hiệu trưởng chỉ đạo được ghi lên góc trái văn bản và sau đó tất cả được tiến hành chuyển giao cho các tổ và cá nhân theo ý kiến chỉ đạo. Cơ quan không có phiếu giải quyết văn bản đến. * Chuyển giao văn bản đến: - Sau khi đã có ý kiến phân phối của hiệu trưởng, tôi sẽ chuyển đến các tổ chuyên môn, cán bộ cá nhân mà hiệu trưởng yêu cầu giải quyết. Công việc chuyển giao văn bản được nhân viên văn thư cho ký nhận cùng sổ văn bản đến. Theo như lý thuyết đã học thì việc chuyển giao phải có sổ riêng nhưng thực tế thì ở cơ quan không có. - Được trình bày như sau: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Ngày chuyển Số và ký hiệu Ngày, tháng văn bản Trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 - Khi thực hiện việc đăng ký văn bản vào sổ. Tôi theo dõi và sắp xếp văn bản theo Công văn hướng 155/HD-GD. Ngày 21/12/2003.Về việc Hướng dẫn thực hiện công tác Văn Thư – Lưu trữ: ( xếp theo 12 loại ) 3/ Tổ chức quản lý công văn đi: - Công văn đi là các văn bản, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình… được cơ đơn vị phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình và gởi đến cơn quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. - Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của cơ quan. Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 6 - Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra về mặt thể thức và thủ tục. - Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. - Công văn được chuyển đi qua hộp thư điện tử nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn đi phải ký nhận vào sổ. - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thệu, giấy xác nhận… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu… - Công văn đi phải được lưu ở hai bộ nơi: Ở văn thư và nơi thảo ra công văn. - Được thực hiện theo mẫu sau: SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung Nơi nhận công văn Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày chuyển Số và ký hiệu Ngày, tháng văn bản Trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 7 IV/ HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: - Qua thời gian thực nhiệm vụ được phân công làm công việc văn thư của Trường Mẫu giáo Mỹ Đức từ năm 2010 đến nay. - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc được trôi chảy không còn bở ngỡ. - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc. Thực hiện đúng theo công văn hướng dẫn số Về việc Hướng dẫn thực hiện công tác Văn Thư – Lưu trữ: ( xếp theo 12 loại ) 1/ Tài Liệu tổng hợp. 2/ Tài liệu về hành chính, Văn thư – Lưu trữ. 3/ Tài liệu về tổ chức và cán bộ. 4/ Tài liệu về kế hoạch thống kê. 5/ Tài liệu về tài chính. 6/ Tài liệu về thi đua khen thưởng. 7/ Tài liệu Đảng và các tổ chức Đoàn thể. 8/ Tài liệu xây dựng cơ bản. 9/ Tài liệu về hoạt động khoa học công nghệ. 10/ Tài liệu về công tác thanh tra. 11/ Tài liệu về công tác chuyên môn. 12/ Tài liệu về công tác thi cử. + Các tài liệu lưu trữ đều có mục lục, danh mục của từng loại rất thuận tiện cho việc tra tìm các văn bản khi cần sử dụng. + Ngoài việc thực hiện lưu trữ các văn bản trên hộp thư điện tử. Tôi đã thực hiện việc cập nhật sổ đăng ký công văn Đến – Đi đều trên máy vi tính không còn thực hiện thủ công như trước. - Tiếp nhận các thông tin từ hộp thư điện tử các văn bản có liên quan đến để tuyên truyền cho cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường học tập và nghiên cứu các văn bản trang bị cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dài, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn lực để vững bước tiến lên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới. - Tham mưu với Ban giám hiệu xin ý kiến được họp cùng với các tổ để giúp các tổ chuyên môn thực hiện đúng các phần báo cáo đúng về thể thức của văn bản. Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 8 PHẦN KẾT LUẬN I/ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM: - Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Việc trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư cần phải học tập không ngừng nghiên cứu, tìm hiểu và học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Cần biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, không ngần ngại hay e dè trong công việc khi được phân công mặc dù gặp nhiều khó khăn. Có ý chí trong công việc thì công việc lúc nào cũng thực hiện được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. - Đặc biệt là người làm công tác văn thư phải thật sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ theo kế hoạch đã đề ra. II/ Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: - Việc thực hiện quản lý, bảo quản tốt công văn Đi – Đến của Trường Mẫu giáo Mỹ Đức. Bằng kinh nghiệm và nghiệp vụ mà bản thân tôi đã nghiên cứu và học hỏi từ những đồng nghiệp, ở những đơn vị khác. Nhất là Ban giám hiệu đã đạo điều kiện cho bản thân tôi hoàn thành được công việc một cách hiệu quả và có nhiều sáng tạo. + Ví dụ: Năm 2010 khi tôi được phân công đảm nhận công tác Văn thư kiêm Lưu trữ. Bản thân không biết gì về công tác Văn thư. Chỉ nhờ vào Ban giám hiệu để thực hiện. Trong quá trình thực hiện tôi gặp nhiều bất cập, lúng túng trong công việc, không nắm được thể thức về văn bản, kể cả việc đóng dấu còn sai. Chính từ những việc mình không nắm được. Bản thân tôi luôn tìm hiểu và với lòng yêu nghề “Tất cả vì học sinh thân yêu”. Giáo dục là Quốc sách hàng đầu. Đã tạo cho tôi thói quen nghiên cứu và học hỏi thêm. Nhưng việc trước tiên là bản thân tôi phải hiểu và biết được thế nào là công tác Văn thư. Sau nhiều năm công tác và được đào tạo qua lớp Văn thư – Lưu trữ. Bản thân đã thực hiện một cách hiệu quả và sáng tạo. Từ những việc không nhỏ đến việc lớn khi làm việc tôi điều có sổ tay theo dõi công việc. - Hiện nay việc thực hiện các văn bản ở các bộ phận của cơ quan, đều thực hiện tốt đúng theo mẫu do ngành quy định. III/ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TRIỂN KHAI: - Kết quả đạt được ở đơn vị: Ban giám hiệu rất an tâm trong công việc Văn thư mà tôi được phân công. Các bộ phận cá nhân việc ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị đạt hiệu quả rất cao, các cá nhân đều trang bị cho mình được máy vi tính. Từ đó tôi đã khai thác tạo cho mỗi cá nhân có địa chỉ riêng để liên hệ và trao đổi kinh nghiệm qua lại để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhanh chóng và chính xác. + Ví dụ: Ở đơn vị tôi thực hiện lưu công văn và sắp xếp theo công văn Hướng dẫn số 155/HD-GD. Ngày 21/12/2003 của ngành. Khi Ban giám hiệu hay cá nhân các bộ phận chuyên môn cần đến thì chỉ vài phút là tôi đã có văn bản để Ban giám hiệu, cá nhân có được để nghiên cứu thực hiện công việc của mình. Không chỉ ở đơn vị mà tôi còn kết nối với các đơn vị ở ngành giáo dục trong và ngoài huyện qua hệ thống thư điện tử của Phòng, Sở để giao lưu học hỏi trao đổi kinh nghiệm của mình. - Từ kết quả đạt được của bản thân với sự quan tâm của Ban giám hiệu, các bộ phận chuyên môn, cá nhân cùng với các bạn đồng nghiệp ở các đơn vị khác. Đó là một Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 9 động lực, là một hành trang vững bền cho tôi. Để tôi tiếp tục nghiên cứu trong việc: “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi và đến” cho những năm tiếp theo. IV/ NHỮNG KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh Đạo cần nghiên cứu về chế độ ngộ đãi và hợp lý hơn. Vì người làm công tác này chỉ hưởng chế độ theo lương không có phụ cấp. - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn. - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự phát triển không ngừng của khoa học trong giai đoạn hiện nay. - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ. Có phần mền việc quản lý văn bản. - Quy định thời gian để chỉnh lý văn bản vì hiện tại ở trường cũng những các đơn vị chỉ chuyển vào lưu hiện hành, vì thế khối lượng văn bản lưu nhiều mà không có tủ lưu và các biện pháp chống tác nhân bên ngoài làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ lưu. - Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của việc “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi – đến” mà bản thân tôi đã đúc kết qua nhiều năm làm công tác “Văn thư” xây dựng và có cái sáng tạo nên. - Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và trình bày sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy được. Rất mong được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn đồng nghiệp các cấp là cơ sở để tôi hoàn thiện công tác “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi – đến” ngày càng đạt hiệu quả cao hơn./. - Xin chân thành cảm ơn! Mỹ Đức, ngày 20 tháng 12 năm 2013 Người viết Hầu Thế Hòa Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 10 . ra được một vài biện pháp để làm tốt công việc Quản lý, bảo quản tốt công văn đi – đến của Trường Mẫu giáo Mỹ Đức. III/ CÁC BIỆN PHÁP TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1/ Một số giải pháp khắc. Trang 1 quản tốt công văn đi đến của trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn. Do đó tôi xin đưa ra một vài biện pháp nghiên cứu của đề tài: Quản lý, bảo quản tốt công văn đi và đến của. vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. - Công văn được chuyển đi qua hộp thư đi n tử nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn đi phải ký