Giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thành Đạt

Trong bất kể nền kinh tế nào, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại muốn sản xuất kinh doanh luôn luôn cần một lượng vật tư hàng hóa dự trữ tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra bình thường. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và có hiệu quả, tạo ra được lợi nhuận thì quản lý tốt hàng tồn kho được doanh nghiệp chú trọng hàng đầu. Quản lý vật tư hàng hóa dự trữ tồn kho rất quan trọng vì vật tư hàng hóa dự trữ tồn kho là một trong những bước đệm cần thiết và quan trọng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn thì luôn phải đảm bảo đủ vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa cho các quá trình, các công đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đến đâu, mua hàng đến đó mà phải có dự trữ. Vì vậy việc đảm bảo tồn kho dự trữ hợp lý là rất quan trọng. Dự trữ tồn kho hợp lý đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, tránh gây lãng phí cho việc bảo quản bảo quản và quản lý hàng tồn kho. Vật tư hàng hóa tồn kho tồn tại ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và bao gồm nhiều loại. Vì vậy mà quản lý hàng tồn kho là một công việc rất phức tạp. Nhà quản lý luôn luôn phải tính toán kỹ càng để có được một lượng tồn kho hợp lý.

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Khái quát về tài sản của doanh nghiệp: 3

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp, phân loại doanh nghiệp: 3

1.1.2 Tài sản của doanh nghiệp: 7

1.2 Hàng tồn kho của doanh nghiệp: 9

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho: 9

1.2.2 Đặc điểm của hàng tồn kho: 10

1.2.3 Vai trò của hàng tồn kho: 12

1.2.4 Phân loại hàng tồn kho: 12

1.3 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp: 20

1.3.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho: 20

1.3.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác quản lý hàng tồn kho: 20

1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho: 21

1.3.4 Nội dung của quản lý hàng tồn kho: 22

1.3.5 Các mô hình quản lý hàng tồn kho: 27

1.3.6 Xác định giá trị hàng tồn kho: 37

1.3.7 Các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho: 38

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng tồn kho: 41

1.4.1 Nhân tố chủ quan: 41

1.4.2 Nhân tố khách quan: 42

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT 44

2.1 Khái quát về công ty TNHH Thành Đạt: 44

2.1.1 Lịch sử ra đời, quá trình hình thành và phát triển công ty: 44

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thành Đạt: 45

2.1.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thành Đạt: 47

2.2 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thành Đạt: 52

2.2.1 Thực trạng hàng tồn kho của công ty: 52

2.2.2 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thành Đạt: 53

2.3 Đánh giá hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho: 59

2.3.1 Kết quả đạt được: 59

2.3.2 Hạn chế còn tồn tại: 60

3.1.Định hướng hoạt động cảu công ty TNHH Thành Đạt: 61

3.2 Giải pháp tăng cường quản lý hàng tồn kho: 61

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” 18

Bảng 2: Tỷ lệ nhóm chi phí so với giá trị dự trữ 25

Bảng 3: Các bộ phận của chi phí tồn kho 27

Bảng 4: doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty 49

Bảng 5: các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh 50

Bảng 6: tình hình tồn kho của công ty TNHH Thành Đạt 52

Bảng 7: các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hàng tồn kho 55

Bảng 8: Một số mặt hàng công ty đang kinh doanh 57

Bảng 9: Bảng cân đối kế toán 3 năm gần đây của công ty 65

Bảng 10: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của công ty 65

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bất kể nền kinh tế nào, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường nhưhiện nay, dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại muốnsản xuất kinh doanh luôn luôn cần một lượng vật tư hàng hóa dự trữ tồn kho

để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra bình thường Để hoạt độngsản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và có hiệu quả, tạo ra được lợi nhuậnthì quản lý tốt hàng tồn kho được doanh nghiệp chú trọng hàng đầu

Quản lý vật tư hàng hóa dự trữ tồn kho rất quan trọng vì vật tư hàng hóa

dự trữ tồn kho là một trong những bước đệm cần thiết và quan trọng cho quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệpmuốn hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn thìluôn phải đảm bảo đủ vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa cho các quá trình, cáccông đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp không thểtiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đến đâu, mua hàng đến đó mà phải

có dự trữ Vì vậy việc đảm bảo tồn kho dự trữ hợp lý là rất quan trọng Dự trữtồn kho hợp lý đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn rabình thường, tránh gây lãng phí cho việc bảo quản bảo quản và quản lý hàngtồn kho

Vật tư hàng hóa tồn kho tồn tại ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp và bao gồm nhiều loại Vì vậy mà quản lý hàngtồn kho là một công việc rất phức tạp Nhà quản lý luôn luôn phải tính toán kỹcàng để có được một lượng tồn kho hợp lý

Với tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho đối với hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công tyTNHH Thành Đạt, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của ban lãnh đạo và cán

bộ nhân viên trong công ty em đã tiến hành nghiên cứu và tìm hiểu hoạt động

quản lý hàng tồn kho của công ty, từ đó thấy được những ưu điểm và nhữnghạn chế cần khắc phục của hoạt động này tai công ty Đồng thời đưa ra nhữnggiải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của công tác quản lý hàng tồn kho tạicông ty TNHH Thành Đạt.

Nội dung của chuyên đề được trình bày thành các phần chính sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng về quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thành Đạt.

Chương 3: Giải pháp tăng cường hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công

ty TNHH Thành Đạt.

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sựgiúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.s Lương Thị Thu Hằng, giám đốccông ty và các anh chị trong phòng kế toán tài chính của công ty TNHHThành Đạt Trong bài viết này em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp

để em có thể khắc phục được những hạn chế, nhược điểm

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG

TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Khái quát về tài sản của doanh nghiệp:

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp, phân loại doanh nghiệp:

1.1.1.1 Khái niệm:

 Đi từ khái niệm xí nghiệp:

Khái niệm doanh nghiệp thường được làm rõ thông qua phạm trù xínghiệp Người ta hiểu “xí nghiệp là một đơn vị kinh tế được tổ chức một cách

có kế hoạch để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm (dịch vụ)” Xí nghiệp được coi

là một hệ thống có các đặc trưng cơ bản là vừa phụ thuộc, lại vừa không phụthuộc vào cơ chế kinh tế

Với tư cách là hệ thống không phụ thuộc vào cơ chế kinh tế cụ thể, xínghiệp mang ba đặc trưng cơ bản: sự kết hợp các yếu tố sản xuất để tạo ra sảnphẩm (dịch vụ), nguyên tắc cân bằng tài chính và nguyên tắc hiệu quả

Với tư cách là hệ thống phụ thuộc vào cơ chế kinh tế cụ thể sẽ có xínghiệp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hóa tập chung và trong cơ chế thịtrường

Từ đó định nghĩa “Doanh nghiệp là một xí nghiệp hoạt động trong cơ chếthị trường”

 Đi từ khái niệm tổ chức:

Tổ chức là một nhóm có tối thiểu từ 2 người trở lên, cùng hoạt động với nhaumột cách quy củ theo những nguyên tắc, thể chế và các tiêu chuẩn nhất địnhnhằm đặt ra và thực hiện các mục tiêu chung

Từ đó có thể hiểu doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế hoạt động trong cơchế thị trường.

 Đi từ luật doanh nghiệp:

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằmmục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

1.1.1.2 Đặc điểm của doanh nghiệp:

 Doanh nghiệp là một cách thức tổ chức hoạt động kinh tế của nhiều cánhân Có nhiều hoạt động kinh tế chỉ có thể thực hiện được bởi các doanhnghiệp

 Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên thị trường nhằm làm tăng giátrị của chủ sở hữu

 Doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường, có tài sản và trụ sở giaodịch ổn định, đã được đăng ký kinh doanh và được hoạt động kinh doanh

1.1.1.3 Phân loại doanh nghiệp:

Căn cứ vào hình thức pháp lý:

Hợp tác xã: là tổ chức kinh tế tự chủ do những người lao động có nhu cầu,lợi ích chung, tự nguyện cùng góp vốn, góp sức lập ra theo quy định của phápluật để phát huy sức mạnh của tập thể và của từng xã viên nhằm giúp nhauthực hiện có hiệu quả hơn các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và cảithiện đời sống, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

 Doanh nghiệp nhà nước:

Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do Nhà nước sở hữu toàn bộvốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức dưới hình thức

công ty nhà nước, công ty cổ phần nhà nước, công ty TNHH nhà nước Theoquy định hiện hành thì doanh nghiệp nhà nước cũng hoạt động theo LuậtDoanh nghiệp.

 Doanh nghiệp tư nhân: là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tựchịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanhnghiệp Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoánnào Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân

Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định về mọi hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp, là đại diện pháp luật của doanh nghiệp Chủdoanh nghiệp tư nhân có thể tự thực hiện công việc quản trị hoặc thuê ngườikhác làm thay mình Doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật doanh nghiệp

 Công ty trách nhiệm hữu hạn:

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp, trong

đó thành viên có thể là tổ chức, cá nhân với số lượng không vượt quá nămmươi Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản kháccủa công ty trong phạm vi số vốn cam kết đóng góp Phần vốn góp của thànhviên chỉ được chuyển nhượng theo quy định công ty trách nhiệm hữu hạn có

tư cách pháp nhân và không được quyền phát hành cổ phần

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp có một tổchức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu Chủ sở hữu của công ty chịu tráchnhiệm về các khoản nợ và các tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốnđiều lệ của công ty Công ty có tư các pháp nhân và không có quyền pháthành cổ phần Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theoluật doanh nghiệp

 Công ty cổ phần:

Công ty cổ phần là doanh nghiệp Trong đó, vốn điều lệ được chia thànhnhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Cổ đông có thể là cá nhân hay tổ chứcvới số lượng tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa Cổ đông chỉchịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trongphạm vi số vốn họ đã góp Cổ dông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phầncho người khác Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân và có quyền phát hànhchứng khoán các loại để huy động vốn

 Công ty hợp danh:

Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên làchủ sở hữu chung, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thànhviên hợp danh), ngoài ra còn có thể có thành viên góp vốn Thành viên hợpdanh là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa

vụ của công ty Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ củacông ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty Công ty hợp danh có tưcách pháp nhân và không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào Công

ty hợp danh hoạt động theo Luật Doanh nghiệp

 Nhóm công ty: là tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dàivới nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanhkhác Nhóm công ty bao gồm các hình thức : công ty mẹ - công ty con, tậpđoàn kinh tế và các hình thức khác

 Doanh nghiệp liên doanh là doanh nghiệp do hai bên hoặc nhiều bênhợp tác thành lập

 Doanh nghiệp nước ngoài là doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài

Căn cứ vào mục tiêu hoạt động chủ yếu:

 Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động trong cơ chế kinh tế thị trường đềunhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận ròng

 Doanh nghiệp công ích được hình thành và tồn tại trong nền kinh tếnhằm vào mục tiêu tối đa hóa lợi ích xã hội, thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xãhội do nhà nước giao Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa mục tiêu này càng cần được chú trọng

Căn cứ vào chức năng hoạt động:

 Doanh nghiệp sản xuất thực hiện sự kết hợp các nguồn lực sản xuất đểtạo ra các sản phẩm cung cấp cho thị trường

 Doanh nghiệp dịch vụ là doanh nghiệp thực hiện sự kết hợp các nguồnlực để tạo ra dịch vụ cung cấp cho khách hàng Dịch vụ là một hoạt động haymột lợi ích thường không cụ thể có thể phục vụ trực tiếp khách hàng hay bánkèm theo sản phẩm Đa số dịch vụ có đặc điểm cơ bản là phi vật chất, không

dự trữ được nên quá trình hình thành và cung cấp dịch vụ thường diễn ra đồngthời Quá trình tạo ra và cung cấp dịch vụ thường gắn với sự hiện diện củakhách hàng

 Doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ là doanh nghiệp vừa thực hiện chứcnăng sản xuất vừa thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ

1.1.2 Tài sản của doanh nghiệp:

1.1.2.1 Khái niệm:

Tài sản là của cải vật chất dùng vào mục đích sản xuất hoặc tiêu dùng Tàisản là các nguồn lực được kiểm soát bởi đơn vị như là kết quả của các sự kiệntrong quá khứ và từ các lợi ích tiềm tang mà đơn vị có thể thu được

Trên thực tế tài sản tồn tại ở nhiều dạng khác nhau Mỗi loại tài sản lại cómột đặc tính, đặc điểm riêng biệt

1.1.2.2 Phân loại:

1 Tài sản ngắn hạn:

Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu

và quản lý của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốntrong một kỳ kinh doanh hoặc trong một năm Tài sản ngắn hạn của doanhnghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền, hiện vật (vật tư, hàng hóa), dưới dạngđầu tư ngắn hạn và các khoản nợ phải thu Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệpbao gồm: vốn bằng tiền; các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn; các khoản phảithu; hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác

Đối với doanh nghiệp kinh doanh sản xuất thì giá trị của các tài sản ngắnhạn thường chiếm tỷ trọng lớn từ 25% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanhnghiệp

Tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

 Tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cao nên đáp ứng khả năng thanhtoán nhanh của doanh nghiệp

 Tài sản ngắn hạn là một bộ phận của vốn sản xuất nên nó vận động vàluân chuyển không ngừng trong mọi giai doaanj của quá trình sản xuất kinhdoanh

 Tài sản ngắn hạn có thể dễ dàng chuyển hóa từ dạng vật chất sang tiền

tệ nên cũng vận động rất phức tạp và khó quản lý

2 Tài sản dài hạn:

Tài sản dài hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu vàquản lý của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốntrong nhiều chu kì kinh doanh hoặc hơn một năm tài chính và có giá trị lớnhơn hoặc bằng mười triệu đồng Tài sản dài hạn bao gồm: tài sản cố định

(TSCĐ) hữu hình,TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, bất động sản đầu tư,đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư góp vốn liêndoanh, đầu tư dài hạn khác và đầu tư xây dựng cơ bản ở doanh nghiêp, chi phítrả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại.

Đặc điểm của tài sản dài hạn:

 Tính thanh khoản thấp hơn tài sản ngắn hạn

 Có giá trị từ mười triệu đồng trở lên và tham gia vào nhiều chu kỳ sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Hàng tồn kho của doanh nghiệp:

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là một loại tài sản ngắn hạn dự trữ chosản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp và thường được bán đi trong vòng một năm hay một chu kỳ sản xuấtkinh doanh Hàng tồn kho là một phần quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong tàisản ngắn hạn và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ

và lưu thông của doanh nghiệp Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồmnguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hànghóa (gọi tắt là vật tư, hàng hóa) Ngoài ra hàng đã mua đang trên đường đichưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưngchưa bán cũng là hàng tồn kho của doanh nghiệp

Như vậy, tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ lại để sử dụngtrong tương lai Bất kỳ lúc nào ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp cócác nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sang thì đó tồn kho sẽ xuất hiện.Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường.

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà các dạng tồn kho sẽ khác nhau và cónội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vôhình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồnkho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện kỹ thuật dùng vào hoạtđộng của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho cótính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ tích lũy trong nănglực và kiến thức của nhân viên làm công việc đó

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng hóa để bán kiếm lờithì hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng hóa mua về, hàng chuẩn bị đến tayngười tiêu dùng Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ làbán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua mộtquá trình chế biến lâu dài để biến nguyên vật liệu thành sản phẩm làm ra cuốicùng thì hàng tồn kho bào gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu đến bánthành phẩm trên dây chuyền sản xuất và bán thành phẩm cuối cùng trước khiđến tay người tiêu dùng

1.2.2 Đặc điểm của hàng tồn kho:

Hàng tồn kho của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều loại, có vai trò,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, đòi hỏicông tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc

thù riêng Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơbản sau:

- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp vàchiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp Việcquản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khácnhau với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Xác địnhđúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phầntính toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm

cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ

- Hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, vìvậy hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thànhnhững tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm…

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặcđiểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy,hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tựnhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý Vì thế dễ dẫnđến xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàngtồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn

- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là côngviệc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại vàxác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ,kim khí quý…

1.2.3 Vai trò của hàng tồn kho:

Đối với doanh nghiệp hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong côngtác quản trị doanh nghiệp Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưuthông hàng hóa Hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản củadoanh nghiệp (thường chiếm 40%-50%) Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệpnào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệutiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điểmnào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh Chính vì vậy việc quản

lý, kiểm soát hàng tồn kho vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quátrình sản xuất được diễn ra bình thường, liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lựclượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thườngxuyên liên tục và đồng bộ Lượng tồn kho và trình độ quản lý có ảnh hưởngtrực tiếp đến tất cả các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp Vì vậy để nângcao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phảinghiên cứu các biện pháp, tìm phương án xác định điểm cân bằng giữa mức

độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được do thỏa mãn nhu cầu sản xuất

và nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quản lý hàng tồn kho đóng vai tròquan trọng, với đặc điểm có tính cơ động cao, quản lý hàng tồn kho đảm bảocho quá trình kinh doanh thương mại được tiến hành liên tục, thông suốt và cóhiệu quả, đồng thời góp phần làm ổn định thị trường hàng hóa Lượng tồn khotrong lưu thông được kết hợp với lượng tồn kho quốc gia góp phần điều tiết vĩ

mô nền kinh tế

1.2.4 Phân loại hàng tồn kho:

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủngloại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản,

nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuấtkinh doanh Vì vậy, quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng, tính đủ giá gốc hàngtồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định.

1.2.4.1 Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sửdụng và công dụng được xếp chung vào một nhóm, không phân biệt chúngđược hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,… Theo đó, hàngtồn kho của doanh nghiệp được chia thành:

 Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ

để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vậtliệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang

 Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được

dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thànhphẩm,…

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích,đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý trong quá trình xây dựng kếhoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồnkho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quảnthấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.4.2 Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành:

Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được phân thành:

 Hàng tồn kho được mua vào, bao gồm:

- Hàng mua từ bên ngoài là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệpmua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanhnghiệp.

- Hàng mua nội bộ là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từcác nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp nhưmua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty,…

 Hàng tồn kho tự gia công là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệpsản xuất gia công tạo thành

 Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác như hàng tồn kho đượcnhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng …

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giágốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từngnguồn hình thành Qua đó giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn địnhcủa nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho.Đồng thời việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàngtồn kho mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho củadoanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất

1.2.4.3 Phân loại theo yêu cầu sử dụng:

Theo tiêu thức này hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh phản ánh giá trị hàngtồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đượctiến hành bình thường

 Hàng tồn kho chưa cần sử dụng phản ánh giá trị của hàng tồn kho được

dự trữ cao hơn mức hợp lý

 Hàng tồn kho không cần sử dụng phản ánh giá trị hàng tồn kho kémhoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý cảu hàng tồn kho, xácđịnh đối tượng cần lập dự phòng và mức giảm giá hàng tồn kho cần lập.

1.2.4.4 Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ:

Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn kho dự trữ an toàn phản ánh hàng tồn kho dự trữ an toàn đểhoạt động kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục

 Hàng tồn kho dự trữ thực tế

Cách phân loại này giúp nhà quản lý xác định được mức dự trữ

an toàn phù hợp, đồng thời xác định điểm mua hàng hợp lý

1.2.4.5 Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất:

Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho

mà hàng tồn kho được chia thành:

số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đông thời giúp doanh nghiệp có

kế hoạch mua vào, bán ra hợp lý

1.2.4.6 Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản:

 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đangđược bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụdụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,…

 Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp phản ánh toàn bộ hàng tồn khođang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp nhưhàng gửi bán, hàng đang đi đường.

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liênquan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt,mất mát trong quá trình bảo quản

1.2.4.7 Theo chuẩn mực kế toán 02- hàng tồn kho được chia thành:

 Nguyên liệu, vật liệu:

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao độngmua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu bao gồm:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệuchính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thựcthể sản phẩm Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sảnphẩm mới

- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăngchất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản

lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nênthực thể sản phẩm

- Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, côngtác quản lý … Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, hay thể khí

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc,thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật tư được sử dụng chocông việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết

bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắpđặt cho công trình xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác loại vật liệu khô: là các ng được xếp vào các loại trên.Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như phế liệu, vật liệu thuhồi do thanh lý TSCĐ…

Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài

- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến gia công

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chiathành:

- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho quá trình sản xuất kinh doanh

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác

 Công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn củaTSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy định hiện hành,những tư liệu lao đông sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụngvẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho côngtác xây lắp

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dầngiá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản: Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ; Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; Quần áo, giày dép chuyêndùng để làm việc

 Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm

hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trìnhsản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu

nằm tại các công đoạn của dây chuyền sản xuất Dây chuyền sản xuất càngdài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang

sẽ càng nhiều

 Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kỳ nhấtđịnh Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanhnghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiềunguyên nhân gây ra hiện tượng này Phần thì do có “độ trễ” nhất định giữasản xuất và tiêu thụ, phần do phải có đủ lô hàng mới xuất được… Nhữngdoanh nghiệp mà sản xuất mang tính thời vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiềuthời gian thì dự trữ tồn kho sản phẩm sẽ là rất lớn

 Hàng hóa mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp

thương mại) bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hànggửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán

số lượng, giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu, dựa trên vai trò và công dụngcủa nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết từng loại nguyênvật liệu Từ đó hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ này xácđịnh thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toáncủa từng danh điểm nguyên vật liệu

Bảng 1: Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”

quy cách NVL

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán

Ghi chú Nhó

m

Danh điểm

NVL

Nguyên vật liệu được nhập xuất kho thường xuyên nên đã phát sinh yêucầu quản lý nguyên vật liệu xuất nhập kho ở các doanh nghiệp Mỗi daonhnghiệp lại có phương thức kiểm kê khác nhau Dưới đây là hai phương pháptổng hợp để kiểm kê nguyên liệu, vật liệu:

Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): là phương pháp theo dõi,phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật

tư hàng hóa trên sổ sách kế toán Tình hình biến động tăng giảm vật tư hànghóa được thể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất kể thời điểm nào trong

kỳ hạch toán đều có thể nắm bắt được Cuối kỳ hạch toán căn cứ vào số liệukiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn khotrên sổ sách kế toán ta xác định được số vật tư, hàng hóa thừa thiếu Từ đó tìm

ra nguyên nhân để có thể giải quyết kịp thời Phương pháp này được áp dụngtrong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cá mặt hàng có giá trị lớn

Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK): là phường pháp hạch toán căn cứvào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ

kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hóa đã xuất trong kỳ theocông thức:

+

Trị giá vật tư, hàng hoá tồn đầu

kì

-Trị giá vật tư, hàng hoá tồn cuối kìTheo phương pháp kiểm kê định kỳ mọi biến động của nguyên vật liệu sẽkhông được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho Giá trị vật tư, hànghóa mua và nhập kho được phản ánh trên tài khoản “mua hàng”

Phương pháp này thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp vàđược xuất thường xuyên Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt công việc

hạch toán, nhưng độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đíchkhác nhau phụ thuộc và chất lượng của công tác quản lý tại kho, bến bãi.

1.3 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp:

1.3.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho:

Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kếhoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sửdụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu củadoanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn khothông qua chuỗi giá trị từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối

1.3.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác quản lý hàng tồn kho:

Vai trò của công tác quản lý hàng tồn kho:

 Đảm bảo cung ứng, dự trữ, dử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tácđộng mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp được diễn ra bình thường, theo đúng kế hoạch

 Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, cóhiệu quả và tiết kiệm chi phí

 Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hìnhsản xuất, kinh doanh và tình hình kho tang để kịp thời báo cáo cho bộ phận humua có biện pháp khắc phục kịp thời

 Đảm bảo có đủ hàng hóa, thành phẩm để cung ứng cho thị trường

Ý nghĩa của công tác quản lý hàng tồn kho:

 Công tác quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Muốn cho các

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liêntục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về sốlượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất chất lượng Do vậy,quản lý tốt hàng tồn kho có thể giải quyết vấn đề đó.

 Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được

Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư, năng lượng cho sản xuất là một yếu tố kháchquan, một điều kiện chung của mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

 Đối với các doanh nghiệp thương mại đảm bảo có đủ hàng hóa để ucngứng cho thị trường và xã hội thì mới tồn tại và phát triển được

1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho:

 Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụthuộc vào:

- Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất củadoanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp thườnggồm 3 loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ

- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường

- Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứngnguyên vật liệu với doanh nghiệp

- Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanhnghiệp

- Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng

 Đối với mức dự trữ tồn kho bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, cácnhân tố ảnh hưởng bao gồm:

- Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạosản phẩm

- Độ dài thời gian cảu chu kỳ sản xuât sản phẩm

- Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp

 Đối với mức dự trữ thành phẩm thường chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố:

- Sự phối hợp giữa khâu tiêu thụ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng

- Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm củadoanh nghiệp

1.3.4 Nội dung của quản lý hàng tồn kho:

Quản lý hàng tồn kho là tính lượng tồn kho tối ưu sao cho chi phí tồn kho

là nhỏ nhất Vì vậy hoạt động quản lý hàng tồn kho được đặt trên cơ sở bốncâu hỏi lớn:

 Lượng đặt hàng là bao nhiêu vào thời điểm quy định;

 Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;

 Loại tồn kho nào được chú ý;

 Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không

Để trả lời được bốn câu hỏi này chúng ta cần hiểu rõ luồng dịch chuyểnvật chất trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, đặc điểm của từng loại vật

tư, hàng hóa, các chi phí tồn kho liên quan Đồng thời sử dụng các mô hìnhquản lý hàng tồn kho để nghiên cứu và tìm ra giải pháp

1.3.4.1 Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất:

Hàng tồn kho thường xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên nghiêncứu luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất, kinh doanh để thấyđược sự hiện diện của hàng tồn kho và các loại hàng tồn kho trong từng côngđoạn của quy trình sản xuất kinh doanh

Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa của các đầu vào quacác phương tiện kỹ thuật chuyển hóa thành đầu ra Xét trong hệ thống sảnxuất chế tạo, các đầu vào sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa có thể

Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo

Qua sơ đồ có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất,biểu hiện của nó là các nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm

1.3.4.2 Các chi phí liên quan đến tồn kho:

Tại cùng một thời điểm khi một doanh nghiệp được hưởng lợi ích từviệc sử dụng hàng tồn kho thì các chi phí liên quan cũng phát sinh tươngứng, bao gồm:

 Chi phí tồn trữ (Carrying costs):

Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa trong khotrong một khoảng thời gian xác định trước Chi phí tồn trữ được tính bằngđơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phầntrăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ Các chi phí thành phần củachi phí lưu kho gồm: chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng vàchi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chiphí đầu tư

Chi phí lưu giữ và bảo quản bao gồm trong đó chi phí kho hàng Nếudoanh nghiệp thuê kho thì chi phí này doanh nghiệp phải trả bằng với tiềnthuê phải trả Nếu nhà kho này thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí nàybằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này Ngoài ra chi phí lưu giữ và bảoquản cũng bao gồm chi phí khấu hao các thiết bị hỗ trợ cho hoạt động củakho, chi phí tiền lương trả cho nhân viên coi kho và nhân viên điều hành.Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng tồn kho do tiến bộkhoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả các hoạt động này làm chohàng tồn kho trở nên khó có thể bán đi Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giátrị của hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như là chất lượng hàng hóa bị biếnđổi, gãy, vỡ

Các thành phần khác của chi phí tồn trữ như là chi phí bảo hiểm tồn khotrước các hiểm họa như mất cắp, hỏa hoạn, và các thảm họa tự nhiên khác.Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho được đo lường bằng tỷ suất sinh lợi yêucầu cảu nguồn vốn này Việc đầu tư vào hàng tồn kho được xem như có rủi rotrung bình nên chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp được sử dụng

để xác định chi phí của nguồn vốn sử dụng đầu tư vào hàng tồn kho Nếu một

doanh nghiệp hiện tại cho rằng đầu tư vào hàng tồn kho có rủi ro cao hơnhoặc thấp hơn mức trung bình thì cần phải có sự điều chỉnh trong chi phí sửdụng vốn bình quân cảu nguồn vốn đầu tư để phù hợp với mức độ rủi ro khácbiệt này.

Bảng dưới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:

Bảng 2: Tỷ lệ nhóm chi phí so với giá trị dự trữ

Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ

1 Chi phí về nhà cửa và kho tang

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tang

- Chi phí cho thuê nhà đất

2 Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ thiết bị

- Chi phí năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị

3 Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý

4 Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ

- Thuế đánh vào hàng dự trữ

- Chi phí cho việc vay mượn

- Bảo hiểm cho hàng dự trữ

5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng, không sử

 Chi phí đặt hàng (Ordering cost):

Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chiphí giao nhận hàng Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗilần đặt hàng Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên

ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, chi phílập đơn hàng, thương lượng, chi phí nhận, kiểm tra hàng hóa, chi phí vậnchuyển và chi phí trong thanh toán Khi đơn đặt hàng phát sinh từ trong nội

bộ thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm chi phí sản xuất, những chi phí phát sinhkhi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất

Trên thực tế thì chi phí đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định vàchi phí biến đổi, có một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận,kiểm tra thường biến động theo số lượng đặ hàng mua Vì vậy trong nhiều môhình quản lý hàng tồn kho đơn giản như mô hình EOQ người ta sẽ giả địnhchi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và độc lập với số đơn vị hàng mua.Nếu gọi D là toàn bộ lượng hàng hóa cần sử dụng trong một đơn vị thờigian (năm, tháng, quý) thì số lượng lần cung ứng hàng hóa sẽ là D/Q Gọi C2

là chi phí mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng sẽ là:

C2 × Q DTổng chi phí đặt hàng tăng nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm

Gọi TC là tổng chi phí tồn trữ hàng hóa, sẽ có:

Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minhhọa sau với các số liệu giả định:

Bảng 3: Các bộ phận của chi phí tồn kho

1.3.5 Các mô hình quản lý hàng tồn kho:

1.3.5.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity):

 Tổng quan về EOQ:

Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm

1915 và cho đến nay mô hình này vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sửdụng Kiểm soát theo mô hình này có ưu điểm là rất dễ áp dụng

Mô hình quản lý hàng tồn kho dự trữ trên cơ sở tối thiểu hóa tổng chi phítồn kho dự trữ được gọi là mô hình tổng chi phí tối thiểu Nội dung cơ bảncủa mô hình này là xác định được mức đặt hàng kinh tế để với mức đặt hàngnày thì tổng chi phí tồn kho dự trữ là nhỏ nhất.

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Economics Order Quantity Model)

là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được sử dụng

để xác định mức tồn kho tối ưu của doanh nghiệp trên cơ sở 2 loại chi phí: chiphí đặt hàng và chi phí tồn trữ hàng tồn kho Hai loại chi phí này có mốitương quan tỷ lệ ngịch với nhau Nếu số lượng hàng hóa hay nguyên vật liệutăng lên cho mỗi lần đặt hàng thì chi phí đặt hàng sẽ giảm xuống nhưng chiphí tồn trữ sẽ tăng lên Mục tiêu của mô hình EOQ là lụa chọn mức tồn khosao cho ở đó tổng hai loại chi phí này là nhỏ nhất

Khi sử dụng mô hình này người ta thường dựa vào những giả thiết quantrọng sau:

 Nhu cầu phải biết trước và không đổi

 Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng

và thời gian đó không đổi

 Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng

và được thực hiện ở một thời điểm đã được định trước

 Chỉ có duy nhất hai loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ

 Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàngđược thực hiện đúng thời gian

Lượng đặt hàng tối ưu:

Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của công ty TNHH Thành Đạt như sau:

số hàng hóa cần sử dụng trong năm là 1600 hộp Pond’s/năm, chi phí mỗi lầnđặt hàng là 1 nghìn đồng, chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa là 0,5nghìn đồng Lượng hàng hóa mỗi lần cung ứng tối ưu là:

Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu

Khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng

T = Số ngày làm việc trong năm

Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)Trong đó:

Xác định thời điểm đặt hàng mới

Về mặt lý thuyết người ta có thể giả định là khi nào lượng hàng kỳ trướchết mới nhập kho lượng hàng mới

Trong thực tiễn hoạt động hầu như không có doanh nghiệp nào để đến khinguyên vật liệu, hàng hóa hết mới rồi mới đặt hàng Nếu đặt hàng quá sớm sẽlàm tăng lượng tồn kho Do vậy, các doanh nghiệp cần phải xác định thờiđiểm đặt hàng mới

Thời điểm đặt hàng mới được xác định bằng số lượng nguyên vật liệu sửdụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng

Giả sử:

ROP: Điểm đặt hàng lại

L: thời gian vận chuyển của đơn hàng

d: nhu cầu hàng ngày về tồn kho

Q*

Lượng hàng tồn kho

Thời điểm đặt hàng mới là : ROP = d × L

d = Số ngày sản xuất trong năm D

Thời điểm đặt hàng được thể hiện qua đồ thị sau:

Lượng dự trữ an toàn

Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinhdoanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theothời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường Tính khôngxác định của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặthàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sunghàng đặt đến nơi Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trìlượng hàng tồn kho dự trữ an toàn Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưuđộng biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càngcần thiết hơn

Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm baloại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạmthời Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) đượcxác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn Thành phần của

NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chitiêu ngoài dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồnkho Vì thế, lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tàisản lưu động ròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh củadoanh nghiệp

Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vàolượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng

Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổnthất do thiếu hàng Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đápứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàngmới nhập kho Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độtồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao Vì thế, các doanh nghiệpcần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàngtồn kho dự phòng

Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoáchi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm làcần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên cơ sở môhình này người ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất(POQ), nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong mộtkhoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho cácđơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễncho mô hình EOQ