Công tác quản lí tại Bưu điện tỉnh Hưng Yên
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt được các công việc, qui trình thực tế tại các Bưu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập tại tỉnh Hưng Yên. Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng với các cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 . cùng với những kiến thức em đã học được ở trường do các thầy cô trong khoa giảng dạy em đã hiểu biết thêm được rất nhiều về quy trình khai thác các dịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cũng như cách thức tổ chức sản xuất của các đơn vị. Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổ ích, em được trực tiếp theo dõi và tham gia vào làm việc như một giao dịch viên và được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từ đó em có thể kết hợp với các môn học khác như Maketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT . áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bưu điện tỉnh Hưng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có được chuyến thực tập bổ ích này. Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế của mình: 1 1 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính -Viễn thông Việt Nam được phê chuẩn tại Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính Phủ , là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt dộng của Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ Bưu Chính - Viễn Thông liên hoàn thống nhất cả nước , có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới lợi ích kinh tế, tài chính ,phát triển dịch vụ Bưu chính - Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện. Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên. Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu chính – Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh . BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại + Công ty Bưu chính và PHBC + 9 Bưu điện huyện: 2 2 1) Bưu điện huyện Văn Giang • Có 24 công nhân viên • Có 2 trạm tổng đài và 2 bưu cục 2) Bưu điện huyện Văn Lâm • Có 36 công nhân viên • Có 3 trạm tổng đài và 4 bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ • Có 36 công nhân viên • Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 4) Bưu điện huyện Phù Cừ • Có 33 công nhân viên • Có 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động •Có 36 công nhân viên •Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi • Có 35 công nhân viên • Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 7) Bưu điện huyện Yên Mỹ •Có 27 công nhân viên •Có 2 trạm tổng đài và 3 bưu cục 8) Bưu điện huyện Khoái Châu 3 3 •Có 51 công nhân viên •Có 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bưu cục 9) Bưu điện huyện Mỹ Hào •Có 32 công nhân viên •Có 2 trạm tổng đài và 4 bưu cục ! • Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới Bưu chính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty trực tiếp giao . Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và các nơi khác theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch được giao. • Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc. • Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính – viễn thông. • Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao . "#$%&' Giám đốc và bộ máy giúp việc • Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc . Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định. 4 4 • Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởng kỷ luật là người giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công . • Kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. • Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc được giao. • Tập thể người lao động trong bưu điện Tỉnh Hưng Yên. • Các đơn vị trực thuộc của bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp. • Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY , có con dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đuợc quy định. • Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấu theo tên gọi, được Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể. • Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởng có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lượng lao động. 5 5 2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Bưu chính PHBC. Công ty Bưu chính của PHBC là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bưu điện tỉnh Hưng Yên-đơn vị thành viên thuộcTổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Tỉnh Hưng Yên. ( • Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới Bưu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hưng Yên , là đầu mối trung tâm khai thác Bưu chính – PHBC của tỉnh . Tổ chức điều hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụ đối với các bưu điện huyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnh vực bưu chính – PHBC • Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phối và thanh toán báo chí với các bưu điện huyện thị , Công ty phát hành báo chí Trung ương, các nhà xuất bản Trung ương và địa phương nếu có. Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng và điều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bưu điện . • Công ty Bưu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ được giám đốc Bưu điện tỉnh giao. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thị xã Hưng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bưu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch được giao. 6 6 • Thiết kế mạng Bưu chính (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên và mạng hòm thư). • Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính – Viễn thông và văn hoá phẩm. • Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác được giám đốc Bưu điện tỉnh giao. Công ty Bưu chính và PHBC có tổng số là 40 công nhân viên, có 39 Bưu cục trực thuộc Chia thành 7 tổ sản xuất: 1 tổ khai thác. 1 tổ quản lý. 1 tổ bưu tá. 4 tổ giao dịch ")*+&,,( - Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã. Đồng thời là đầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho các huyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bưu cục, phân hướng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành. Tập hợp tất cả các sản phẩm đi của các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình. - Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độ đại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2% - Sản lượng đến nhiều hơn sản lượng đi. -.&/%0&12.345667 7 7 1) Bưu chính: 8 8 a) Khối lượng phục vụ tại Thị xã Hưng Yên : Tên chỉ tiêu ĐI Đến Ghi số 9800 cái 1191 cái Bưu kiện 584 cái 913 cái TCT, ĐCT, CTN 3612 cái 3962 cái EMS 4091 cái 6301 cái BCUT 8 kiện 522 kiện Phát thư, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg Điện thoại 149101 cuộc ~447303 phút Điện hoa 129 91 Điện báo 94101 w 166300 w Fax 3684 bức 2987 bức b) Khối lượng phục vụ qua: Tên nghiệp vụ Đi Đến Bưu kiện 7222 cáI 7235 cái Ghi số 115104 cái 111628 cái EMS 9857 cáI 12978 cái TCT, ĐCT 60959 cáI 58372 cái Công văn hệ 1 28119 cái Bưu phẩm các loại 14386kg~ 2157900 cái 18757 kg~2813550 cái Fax 1322 bức 1372 bức 2) Công tác PHBC: 9 9 Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhân vận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả mới. Do đó tổng sản lượng các loại báo phát hành trong năm 2001 đạt 890123 tờ. 3) Công tác tiết kiệm Bưu điện Thực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999. Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2. Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đã nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng số tiền gửi là 1415707150 đồng. Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐ ngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp .) 3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Điện báo Điện thoại ! • Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bưu điện tỉnh giao. • Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông. • Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ương , giữa tỉnh với huyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi. • Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông của Bưu điện, để tổ chức kinh doanh và phục vụ theo phân cấp của Bưu điện tỉnh. • Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT. 10 10 [...]... ghi điện báo bên phần nhận điện: loại điện, số nhẩy trong sổ, số thứ tự của bức điện ,bưu cục gốc, giờ nhận Khi nhận điện báo từ các huyện qua máy Fax cũng làm như vậy chỉ khác không ghi kí hiệu của máy nhận điện mà ghi tên BC gốc của bức điện, số thứ tự của bức điện, giờ nhận, kí tên điện báo viên nhận điện Khi gửi điện báo: Gửi điện liên tỉnh qua máy gentex Gửi diện nội tỉnh qua may FAX Khi gửi điện. .. điện liên tỉnh điện báo viên cần ghi STT của bức điện, tên bưu cục nhận ở bên phải bức điện, sau khi gửi xong máy có giấy báo OK thì ghi giờ chuyển bức điện căn cứ vào giấy báo và ký tên lên bức điện Khi gửi điện cho các huyện trong tỉnh cũng làm tương tự như vậy Chuyển xong bức điện cũng phải ghi vào bên chuyển của sổ ghi điện báo về loại điện, STT của bức điện, bưu cục gốc của bức điện, bưu cục nhận,... thư báo tại cơ sở thực tế đúng với quy trình tuy nhiên trình tự có một số bước được làm tắt do vậy công việc đơn giản hơn 27 27 D.TẠI ĐÀI ĐIỆN BÁO Đài điện báo của tỉnh Hưng Yên có hai máy Gentex là Y và Z và có 3 máy Fax Lượng điện báo chủ yếu là A, CR, ĐBT, ĐCT, OBS, AĐK, còn lại TĐ, CĐ và điện khẩn rất ít Hiện nay chiếm nhiều nhất là ĐCT Đài điện báo Hưng Yên có nhiệm vụ nhận và chuyển điện trực... chuyển thư với số lượng túi gói bưu phẩm bưu 24 24 kiện thực nhận Nếu có bưu phẩm bưu kiện đi trong thì phải cân khối lượng và so với bản kê liên quan + Khi mở túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện phải tìm phiếu chuyển BĐ3(BĐ27 cũ) để đối chiếu với số bưu phẩm bưu kiện có thực + Sau đó cân bưu phẩm bưu kiện,ghi khối lượng mình cân lên bưu phẩm bưu kiện để đối chiếu với số lượng của bưu cục gốc + Nhân viên mở túi... tiếp đi các tỉnh và xuống các huyện Các bức điện liên tỉnh thì đựơc chuyển qua hai mạng Gentex, còn điện báo từ các huyện gửi lên và gửi xuống các huyện thì dùng máy Fax Khi có điện báo các tỉnh khác gửi đến, ĐBV nhận điện và ghi kí hiệu mã nhận, số thứ tự của bức điện và giờ nhận điện, kí tên trên bức điện Nếu nhận điện thì các dấu hiệu này ghi bên trái bức điện và kiểm soát lại bức điện về số mào... viên Phát điện b áo: Qui trình phát: 23 23 Kiểm soát lại bức điện Đếm lại tiếng thực tế trong bức điện Xem lại cách trình bày bức điện Vào sổ ĐB3/4(sổ tiếp phát ĐB) Lập phiếu kí nhận điện ĐB23 Xử lý các nghiệp vụ đặc biệt nếu có C.TẠI BỘ PHẬN KHAI THÁC BƯ U CHÍNH PHÁT HÀNH BÁO CHÍ: Sau một tuần làm thực tế tại bộ khai thác của công ty PHBC Hưng Yên em đã được trực tiếp làm các công việc... Tham gia xây dựng những công trình viễn thông • Thực hiện hạch toán kinh doanh theo phân cấp của Bưu điện tỉnh Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 công nhân viên Chia thành 9 tổ sản xuất: Tổ tổng đài, tổ dây máy, tổ vi ba, tổ kỹ thuật, tổ quản lý, tổ nguồn, tổ điện báo, tổ 108 - 116, tổ thu nợ b Đặc điểm tình hình: Thuận lợi: • Đơn vị ổn định về nhân lực, năng lực cán bộ công nhân viên có nhiều... kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm nghề nghiệm tốt hơn • Mặt bằng quy hoạch của thị xã, tỉnh đã dần ổn định, thuận tiện cho việc phát triển mạng lưới viễn thông • Đầu tư của bưu điện tỉnh đã đồng bộ về chuyển mạch, truyền dẫn và các thiết bị phụ trợ khác • Các phòng ban chuyên môn chỉ đạo thường xuyên kịp thời, lãnh đạo bưu điện tỉnh có chủ trương sát thực với sản xuất Khó khăn: • Trình độ chuyên môn... rất lớn, một giao dịch viên có khi phải nghe 2 máy điện thoại cùng một lúc Các giao dịch viên luôn phải tìm tin tức hàng ngày trên báo chí, đài phát thanh truyền hình để nắm được thông tin đáp ứng nhu cầu của khách hàng 29 29 KẾT LUẬN Sau khi được thành lập (năm 1997 sau khi tỉnh Hải Hưng được tách thành hai là Hải Dương và Hưng Yên) Bưu Điện tỉnh Hưng Yên gặp nhiều khó khăn với mạng lưới BCVT chưa đồng... nữa công tác chăm sóc khách hàng, tuyên truyền, giới thiệu, vận động khách hàng sử dụng các dịch vụ như điện thoại di động, Internet, điện hoa,CPN, EMS, BCUT - Chú trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ tay nghề nhằm nâng cao năng suất lao động và đáp ứng yêu cầu của sản xuất 31 31 - Chú trọng công tác quản lý - Đẩy mạnh công tác thi đua phát huy sáng kiến cải tiến . P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên. Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên về chấp hành pháp luật, các. nhiệm vụ, cơ cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính –Viễn