bản chất của hệ thống kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp

kiểm soát bao gồm các hoạt động thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn trên cơ sở khái niệm kiểm soát quản lý và nội dung của kiểm soát quản lý, đặc tính của kiểm soát quản lý được phân tích, sự phân biệt kiểm soát quản lý và kiểm soát tác nghiệp và các tiêu chí của một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả

Management Control Systems (MCS)

Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan

KIỂM SOÁT QUẢN LÝ

1 HCE

H.A.T

Nội dung chương trình học

1 Bản chất của hệ thống kiểm soát 02

2 Gắn kết hành vi trong doanh nghiệp 02

3 Thiết kế các trung tâm trách nhiệm 04

4 Kiểm soát tính giá chuyển giao 04

5 Lập kế hoạch thực hiện chiến lược trong kiểm soát

6 Lập dự toán trong hoạt động kiểm soát quản lý 04

7 Phân tích báo cáo hoạt động trong kiểm soát quản lý 05

8 Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động trong kiểm

soát quản lý

05

2

• Tài liệu bắt buộc

TS Nguyễn Thị Phương Hoa 2011 Giáo

trìnhKiểm soát Quản lý (Tái bản lần thứ

nhất) NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân

• Tài liệu tham khảo

- Giáo trìnhKế toán Quản trị

- Giáo trìnhQuản lý tài chính công

- Giáo trìnhQuản trị học

- Giáo trìnhQuản trị chiến lược

Cấu trúc Đánh giá học phần

• Điểm chuyên cần: 10%

• Bài tập cá nhân + nhóm : 40%

BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

QUẢN LÝ

Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan

CHƯƠNG 01

5 H.A.T

HCE

Mục tiêu học tập

1 Hiểu rõ bản chất của hệ thống kiểm soát

quản lý

2 Phânbiệt giữa “kiểm soát quản lý” với

“lập kế hoạch chiến lược”, với “kiểm soát

hoạt động”

3 Hiểu rõ trình tự chung kiểm soát quản lý

6

Kiểm soát và Quản lý

• Kiểm soát là gì?

– Theo Aplin & etc (1998) ; Jones & George

(2003)

• Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa

những lệch lạc từ tiêu chuẩn

• Kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và

điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức

và thành viên trong việc thực hiện các hoạt động

nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

– Theo Từ điển Tiếng Việt

• kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn chặn

những gì trái với qui định 7

HCE

H.A.T

Kiểm soát và Quản lý (tt)

• Kiểm soát là gì? (tt)

– Kiểm soát trong tổ chức là một tiểu quá trình

(bao gồm đo lường, đánh giá, tác động) nhằm

đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch của tổ chức

được thực hiện một cách hiệu quả.

• Tác dụng của kiểm soát?

– Giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu

8

Ví dụ về kiểm soát trong tổ chức

• Mục tiêu của mua hàng?

– Mua đúng, đủ, với chi phí thấp nhất (quan hệ

với chất lượng)

• Kiểm soát mua hàng như thế nào?

– Xác định yêu cầu kỹ thuật đối với NVL cần

mua và thực hiện kiểm soát vật liệu mua theo

tiêu chuẩn:

• Chi tiết trên Hợp đồng mua

• Nhận: Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn

9

Phân loại kiểm soát

*Tiêu chí phânloại:

• Theo mức độ ảnh hưởng

• Theo nội dung

• Theo thời điểm hoạt động

• Theo đối tượng

10

• Theo mức độ ảnh hưởng:

– Kiểm soát trực tiếp: xây dựng dựa trên cơ sở

đánh giá các yếu tố các bộ phận cấu thành hệ

thống quản lý

• Bao gồm:

+ Kiểm soát hành vi:

Ngăn ngừa và phát hiện sai phạm

+ Kiểm soát xử lý:

Công nhân, phân loại, ghi chép tổng hợp và báo

cáo các giao dịch

+ Kiểm soát bảo vệ

Bảo đảm sự an toàn của tài sản và thông tin 11

HCE

H.A.T

• Theo mức độ ảnh hưởng (tt):

– Kiểm soát tổng quát: là sự kiểm soát tổng thể

đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác

nhau.

12

Phân loại kiểm soát (tt)

• Theo nội dung:

– Kiểm soát tổ chức

• Đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả hiệu lực của tổ

chức đối với các chính sách, các kế hoạch và các

qui định pháp luật hiện hành.

• Đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo các

mục tiêu quản lý

• Đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và

hiệu quả

Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng đến các hoạt động

nhân sự, về tổ chức bộ máy, về chất lượng, về công nghệ

cũng như hoạt động nghiên cứu triển khai.

13 HCE

H.A.T

• Theo nội dung (tt):

– Kiểm soát kế toán

• Đảm bảo độ tin cậy, xác thực và toàn vẹn của

thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ

 Kiểm soát kế toán hướng tới các hoạt động

tài chínhcủa đơn vị

14

• Theo thời điểm

– Kiểm soát trước

• Diễn ra trước khi đối tượng kiểm soát thực hiện

hoạt động (Ví dụ: Phê duyệt tạm ứng…)

• Đảm bảo ngăn ngừa sai phạm xảy ra.

– Kiểm soát trong

• Thực hiện khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động

• Đảm bảo thu thập thông tin phản hồi nhằm có biện

pháp can thiệp kịp thời.

– Kiểm soát sau

• Sau kết thúc hoạt động

• Mục đích để xem xét, rút kinh nghiệm 15

HCE

H.A.T

Phân loại kiểm soát (tt)

• Theo đối tượng

– Kiểm soát đầu ra

• 03 tiêu chí đánh giá hoạt động đầu ra:

– Các thước đo tài chính đối với hoạt động

– Mục tiêu của tổ chức

– Dự toán hoạt động

– Kiểm soát hành vi

• Giám sát trực tiếp

• Quản lý theo mục tiêu

• Kiểm soát hành chính

H.A.T-HCE

16

Quản lý và Kiểm soát

• Quản lý là gì?

 Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ

thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt

được các mục tiêu chung của tổ chức.

Quản lý được coi là một chuỗi các quá trình

có liên hệ chặt chẽ với nhau

17

• Lập kế hoạch

• Cung cấp nguồn lực – Gồm việc mua sắm

cácyếu tố đầu vào, máy móc thiết bị, vật

tư, nhân sự

• Tổ chức

• Điều hành

18

Kiểm soát quản lý là gì?

• Kiểm soát quản lý

– Là quá trình theo đó các nhà quản lý đảm bảo

các nguồn tài nguyên được thu nhận và sử

dụng một cách hiệu năng và hiệu quả để

hoàn thành mục tiêu của tổ chức

19

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát

quản lý Cách thức kiểm soát

Thực thể được kiểm soát

Yếu tố hiệu ứng:

Sự điều chỉnh hành vi

Đánh giá: So sánh với tiêu chuẩn Chủ thể

kiểm soát:

Thông tin về

những gì

đang xảy ra

20

Đặc tính của Kiểm soát quản lý

– Dự đoán các điều kiện, sự kiện có thể phát sinh

trong tương lai

– Thông tin trong Hệ thống KSQL bao gồm: Dữ liệu

kế hoạch và Dữ liệu thực tế

– Hệ thống KSQL là một hệ thống toàn diện, phối hợp

thống nhất

– Hệ thống KSQL giúp BGĐ thực hiện Kế hoạch

– Hệ thống KSQL được xây dựng dựa trên một cấu

trúc tài chính

– Chỉ tiêu tài chính và phi tài chính được sử dụng

trong hệ thống KSQL

21

Phân định ranh giới trong kiểm soát

quản lý

• Kiểm soát hoạt động – Lập kế hoạch chiến lược:

– Phối hợp với nhau

– Lập kế hoạch chiến lược tập trung vào các hoạt động dài

hạn, kiểm soát hoạt động tập trung vào các hoạt động

trong ngắn hạn

• Kiểm soát quản lý– Lập kế hoạch chiến lược –

Kiểm soát hoạt động

– Lập kế hoạch chiến lược sử dụng những dự toán trong

tương lai

– Kiểm soát hoạt động dựa vào những dữ liệu chính xác

– Kiểm soát quản lý thể hiện mối liên hệ giữa hai quá trình

này

22

Kiểm soát quản lý và lập kế

hoạch chiến lược

Lập kế hoạch

chiến lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt

động

Mục tiêu, chiến lược và chính sách

Thực hiện chiến lược

Hiệu quả, hiệu năng gắn với nhiệm vụ cụ thể

23

Chỉ tiêu Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động

Trọng tâm

hoạt động Toànbộ hoạt động Nhiệm vụ hoặc giao dịch riêngrẽ

Phán đoán Tương đối nhiều; những

quyết định chủ quan Tương đối ít; chủ yếu dựavào quy định

Bản chất

thông tin

Hợp nhất; dữ liệu tài chính

chiếm phần lớn; những ước

tính cóthể chấp nhận; mang

tính tương lai và quá khứ

Thiết kế cụ thể cho từng hoạt động; thường phi tiền tệ;

chính xác; thường xảy ra ở thời điểm hiện tại

Những

người liên

quan

Quản lý Những người giám sát

Hoạt động

trí óc

Quản trị; mang tính chất

thuyết phục

Tuân theo chỉ dẫn

24

Trình tự thực hiện kiểm soát quản lý

1 Triển khai các mục tiêu

2 Đo lường các kết quả

3 So sánhthực tế với các mục tiêu

4 Phân tích nguyên nhân chênhlệch

5 Xácđịnh hành động quản lý thích hợp

6 Hànhđộng

7 Tiếp tục đánh giá lại

25

Triển khai các mục tiêu

• Mục tiêu xác định cần:

– Cụ thể: dựa vào số liệu quá khứ, những nhân

tố mới trong tình hình hiện tại, phạm vi nhiệm

vụ

– Khả năng lượng hóa tối đa

– Định rõ những mốc thời gian

– Dự đoán giai đoạn đo lường

26

Đo lường các kết quả

• Sau khi mục tiêu đã xác định thì công việc

tiếp theo là đo lường

• Vấn đề đặt ra khi đo lường:

– Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu

– Chính xác

– Định thời gian

– Sử dụng những cách tính toán sơ bộ

– Phân phối

27

So sánh thực tế với mục tiêu

• So sánh số liệu thực tế với những mục

tiêuđã xây dựng trước và xác định chênh

lệch

• Có thể vừa so sánh với kỳ hiện hành và

những kỳ trước cộng dồn

• Thường được kết hợp với báo cáo kết quả

hoạt động

– Lưu ý: Trình bày, điều chỉnh trong các chuẩn

mực, sử dụng các dự kiến trong tương lai

28

Phân tích nguyên nhân chênh lệch

• Xem xét để biết những nhân tố gây ra

chênhlệch và để tính toán mức độ ảnh

hưởng của mỗi nhân tố

• Công việc này có thể do nhà quản lý thực

hiện, kiểm toán viên nội bộ cũng thực hiện

• Vấn đề đặc biệt có liên quan:

– Phạm vi công việc phân tích

– Định thời gian phân tích

– Nhận biết những nguyên nhân có thể kiểm

Xác định hành động quản lý thích hợp

• Phân tích các số chênh lệch có phần dẫn

đến việc xác định hành động thích hợp

của quản lý

• Trách nhiệm phân tích và quyết định hành

động quản lý phù hợp là của người quản

lýđương nhiệm và của các nhà quản lý

cấp cao hơn

30

Hành động

• Chỉ thị cần thiết được đưa ra ở một hình

thức có xem xét tới tính cấp bách, trình độ

của nhân viên thừa hành và tính phức tạp

của những hành động sẽ được đưa ra

• Kết quả của hành động có thể rất khác

nhau, cóthể không đạt kết quả

31

Tiếp tục đánh giá lại

• Việc kiểm tra tiếp sự đúng đắn của việc

xácđịnh hành động cần thiết trước đây và

cáchthức tiến hành những hành động đó

• Thể hiện sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát

trước với chu kỳ sau

• Vấn đề đặc biệt của giai đoạn:

– Yêu cầu về thái độ học tập

– Chuẩn bị thông tin phản hồi

32

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc

thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý

- Qui môtổ chức

- Vị trí và mức độ trong tổ chức

- Sự phân quyền trong tổ chức

- Văn hóa doanh nghiệp

- Tầm quan trọng của hoạt động

33

Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan (H.A.T)

KẾT THÚC CHƯƠNG 01

34