kiểm soát bao gồm các hoạt động thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn trên cơ sở khái niệm kiểm soát quản lý và nội dung của kiểm soát quản lý, đặc tính của kiểm soát quản lý được phân tích, sự phân biệt kiểm soát quản lý và kiểm soát tác nghiệp và các tiêu chí của một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả
10/30/20 14 1 Management Control Systems (MCS) Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan KIỂM SOÁT QUẢN LÝ 1HCE H.A.T Nội dung chương trình học Chương Nội dung Số tiết 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát 02 2 Gắn kết hành vi trong doanh nghiệp 02 3 Thiết kế các trung tâm trách nhiệm 04 4 Kiểm soát tính giá chuyển giao 04 5 Lập kế hoạch thực hiện chiến lược trong kiểm soát quản lý 04 6 Lập dự toán trong hoạt động kiểm soát quản lý 04 7 Phân tích báo cáo hoạt động trong kiểm soát quản lý 05 8 Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động trong kiểm soát quản lý 05 2 HCE H.A.T Tài liệu môn học • Tài liệu bắt buộc TS. Nguyễn Thị Phương Hoa. 2011. Giáo trình Kiểm soát Quản lý (Tái bản lần thứ nhất). NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân • Tài liệu tham khảo - Giáo trình Kế toán Quản trị - Giáo trình Quản lý tài chính công - Giáo trình Quản trị học - Giáo trình Quản trị chiến lược HCE H.A.T 3 10/30/20 14 2 Cấu trúc Đánh giá học phần • Điểm chuyên cần: 10% • Bài tập cá nhân + nhóm : 40% • Thi cuối kỳ: 50% HCE H.A.T 4 BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan CHƯƠNG 01 5H.A.THCE Mục tiêu học tập 1. Hiểu rõ bản chất của hệ thống kiểm soát quản lý 2. Phân biệt giữa “kiểm soát quản lý” với “lập kế hoạch chiến lược”, với “kiểm soát hoạt động” 3. Hiểu rõ trình tự chung kiểm soát quản lý 6HCE H.A.T 10/30/20 14 3 Kiểm soát và Quản lý • Kiểm soát là gì? – Theo Aplin & etc (1998) ; Jones & George (2003) • Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn • Kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức – Theo Từ điển Tiếng Việt • kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định. 7HCE H.A.T Kiểm soát và Quản lý (tt) • Kiểm soát là gì? (tt) – Kiểm soát trong tổ chức là một tiểu quá trình (bao gồm đo lường, đánh giá, tác động) nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả. • Tác dụng của kiểm soát? – Giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu 8HCE H.A.T Ví dụ về kiểm soát trong tổ chức • Mục tiêu của mua hàng? – Mua đúng, đủ, với chi phí thấp nhất (quan hệ với chất lượng) • Kiểm soát mua hàng như thế nào? – Xác định yêu cầu kỹ thuật đối với NVL cần mua và thực hiện kiểm soát vật liệu mua theo tiêu chuẩn: • Chi tiết trên Hợp đồng mua • Nhận: Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn 9HCE H.A.T 10/30/20 14 4 Phân loại kiểm soát *Tiêu chí phân loại: • Theo mức độ ảnh hưởng • Theo nội dung • Theo thời điểm hoạt động • Theo đối tượng 10HCE H.A.T Phân loại kiểm soát (tt) • Theo mức độ ảnh hưởng: – Kiểm soát trực tiếp: xây dựng dựa trên cơ sở đánh giá các yếu tố các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. • Bao gồm: + Kiểm soát hành vi: Ngăn ngừa và phát hiện sai phạm + Kiểm soát xử lý: Công nhân, phân loại, ghi chép tổng hợp và báo cáo các giao dịch + Kiểm soát bảo vệ Bảo đảm sự an toàn của tài sản và thông tin 11HCE H.A.T Phân loại kiểm soát (tt) • Theo mức độ ảnh hưởng (tt): – Kiểm soát tổng quát: là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. 12HCE H.A.T 10/30/20 14 5 Phân loại kiểm soát (tt) • Theo nội dung: – Kiểm soát tổ chức • Đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả hiệu lực của tổ chức đối với các chính sách, các kế hoạch và các qui định pháp luật hiện hành. • Đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo các mục tiêu quản lý • Đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng đến các hoạt động nhân sự, về tổ chức bộ máy, về chất lượng, về công nghệ cũng như hoạt động nghiên cứu triển khai. 13HCE H.A.T Phân loại kiểm soát (tt) • Theo nội dung (tt): – Kiểm soát kế toán • Đảm bảo độ tin cậy, xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ Kiểm soát kế toán hướng tới các hoạt động tài chính của đơn vị 14HCE H.A.T Phân loại kiểm soát (tt) • Theo thời điểm – Kiểm soát trước • Diễn ra trước khi đối tượng kiểm soát thực hiện hoạt động (Ví dụ: Phê duyệt tạm ứng…) • Đảm bảo ngăn ngừa sai phạm xảy ra. – Kiểm soát trong • Thực hiện khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động • Đảm bảo thu thập thông tin phản hồi nhằm có biện pháp can thiệp kịp thời. – Kiểm soát sau • Sau kết thúc hoạt động • Mục đích để xem xét, rút kinh nghiệm. 15HCE H.A.T 10/30/20 14 6 Phân loại kiểm soát (tt) • Theo đối tượng – Kiểm soát đầu ra • 03 tiêu chí đánh giá hoạt động đầu ra: – Các thước đo tài chính đối với hoạt động – Mục tiêu của tổ chức – Dự toán hoạt động – Kiểm soát hành vi • Giám sát trực tiếp • Quản lý theo mục tiêu • Kiểm soát hành chính H.A.T-HCE 16HCE H.A.T Quản lý và Kiểm soát • Quản lý là gì? Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý được coi là một chuỗi các quá trình có liên hệ chặt chẽ với nhau 17HCE H.A.T Các giai đoạn của quản lý • Lập kế hoạch • Cung cấp nguồn lực – Gồm việc mua sắm các yếu tố đầu vào, máy móc thiết bị, vật tư, nhân sự • Tổ chức • Điều hành 18HCE H.A.T 10/30/20 14 7 Kiểm soát quản lý là gì? • Kiểm soát quản lý – Là quá trình theo đó các nhà quản lý đảm bảo các nguồn tài nguyên được thu nhận và sử dụng một cách hiệu năng và hiệu quả để hoàn thành mục tiêu của tổ chức 19HCE H.A.T Các yếu tố của hệ thống kiểm soát quản lý Cách thức kiểm soát Thực thể được kiểm soát Yếu tố hiệu ứng: Sự điều chỉnh hành vi Đánh giá: So sánh với tiêu chuẩn Chủ thể kiểm soát: Thông tin về những gì đang xảy ra 20HCE H.A.T Đặc tính của Kiểm soát quản lý – Dự đoán các điều kiện, sự kiện có thể phát sinh trong tương lai – Thông tin trong Hệ thống KSQL bao gồm: Dữ liệu kế hoạch và Dữ liệu thực tế – Hệ thống KSQL là một hệ thống toàn diện, phối hợp thống nhất – Hệ thống KSQL giúp BGĐ thực hiện Kế hoạch – Hệ thống KSQL được xây dựng dựa trên một cấu trúc tài chính – Chỉ tiêu tài chính và phi tài chính được sử dụng trong hệ thống KSQL 21HCE H.A.T 10/30/20 14 8 Phân định ranh giới trong kiểm soát quản lý • Kiểm soát hoạt động – Lập kế hoạch chiến lược: – Phối hợp với nhau – Lập kế hoạch chiến lược tập trung vào các hoạt động dài hạn, kiểm soát hoạt động tập trung vào các hoạt động trong ngắn hạn • Kiểm soát quản lý– Lập kế hoạch chiến lược – Kiểm soát hoạt động – Lập kế hoạch chiến lược sử dụng những dự toán trong tương lai – Kiểm soát hoạt động dựa vào những dữ liệu chính xác – Kiểm soát quản lý thể hiện mối liên hệ giữa hai quá trình này 22HCE H.A.T Kiểm soát quản lý và lập kế hoạch chiến lược Lập kế hoạch chiến lược Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Mục tiêu, chiến lược và chính sách Thực hiện chiến lược Hiệu quả, hiệu năng gắn với nhiệm vụ cụ thể 23HCE H.A.T Phân biệt kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động Chỉ tiêu Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Trọng tâm hoạt động Toàn bộ hoạt động Nhiệm vụ hoặc giao dịch riêng rẽ Phán đoán Tương đối nhiều; những quyết định chủ quan Tương đối ít; chủ yếu dựa vào quy định Bản chất thông tin Hợp nhất; dữ liệu tài chính chiếm phần lớn; những ước tính có thể chấp nhận; mang tính tương lai và quá khứ Thiết kế cụ thể cho từng hoạt động ; thường phi tiền tệ; chính xác; thường xảy ra ở thời điểm hiện tại Những người liên quan Quản lý Những người giám sát Hoạt động trí óc Quản trị; mang tính chất thuyết phục Tuân theo chỉ dẫn Loại chi phí Tùy ý Kỹ thuật 24 HCE H.A.T 10/30/20 14 9 Trình tự thực hiện kiểm soát quản lý 1. Triển khai các mục tiêu 2. Đo lường các kết quả 3. So sánh thực tế với các mục tiêu 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch 5. Xác định hành động quản lý thích hợp 6. Hành động 7. Tiếp tục đánh giá lại 25HCE H.A.T Triển khai các mục tiêu • Mục tiêu xác định cần: – Cụ thể: dựa vào số liệu quá khứ, những nhân tố mới trong tình hình hiện tại, phạm vi nhiệm vụ – Khả năng lượng hóa tối đa – Định rõ những mốc thời gian – Dự đoán giai đoạn đo lường 26HCE H.A.T Đo lường các kết quả • Sau khi mục tiêu đã xác định thì công việc tiếp theo là đo lường • Vấn đề đặt ra khi đo lường: – Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu – Chính xác – Định thời gian – Sử dụng những cách tính toán sơ bộ – Phân phối 27HCE H.A.T 10/30/20 14 10 So sánh thực tế với mục tiêu • So sánh số liệu thực tế với những mục tiêu đã xây dựng trước và xác định chênh lệch • Có thể vừa so sánh với kỳ hiện hành và những kỳ trước cộng dồn • Thường được kết hợp với báo cáo kết quả hoạt động – Lưu ý: Trình bày, điều chỉnh trong các chuẩn mực, sử dụng các dự kiến trong tương lai 28HCE H.A.T Phân tích nguyên nhân chênh lệch • Xem xét để biết những nhân tố gây ra chênh lệch và để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố • Công việc này có thể do nhà quản lý thực hiện, kiểm toán viên nội bộ cũng thực hiện • Vấn đề đặc biệt có liên quan: – Phạm vi công việc phân tích – Định thời gian phân tích – Nhận biết những nguyên nhân có thể kiểm soát 29HCE H.A.T Xác định hành động quản lý thích hợp • Phân tích các số chênh lệch có phần dẫn đến việc xác định hành động thích hợp của quản lý • Trách nhiệm phân tích và quyết định hành động quản lý phù hợp là của người quản lý đương nhiệm và của các nhà quản lý cấp cao hơn 30HCE H.A.T [...]... biệt của giai đoạn: – Yêu cầu về thái độ học tập – Chuẩn bị thông tin phản hồi HCE H.A.T 32 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý - Qui mô tổ chức Vị trí và mức độ trong tổ chức Sự phân quyền trong tổ chức Văn hóa doanh nghiệp Tầm quan trọng của hoạt động HCE H.A.T 33 11 10/30/2014 KẾT THÚC CHƯƠNG 01 Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan... trình độ của nhân viên thừa hành và tính phức tạp của những hành động sẽ được đưa ra • Kết quả của hành động có thể rất khác nhau, có thể không đạt kết quả HCE H.A.T 31 Tiếp tục đánh giá lại • Việc kiểm tra tiếp sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó • Thể hiện sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau • Vấn đề đặc biệt của giai . mua theo tiêu chuẩn: • Chi tiết trên Hợp đồng mua • Nhận: Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn 9HCE H.A.T 10/30/20 14 4 Phân loại kiểm soát *Tiêu chí phân loại: • Theo mức độ ảnh hưởng • Theo nội. trong Hệ thống KSQL bao gồm: Dữ liệu kế hoạch và Dữ liệu thực tế – Hệ thống KSQL là một hệ thống toàn diện, phối hợp thống nhất – Hệ thống KSQL giúp BGĐ thực hiện Kế hoạch – Hệ thống KSQL được xây. chí phân loại: • Theo mức độ ảnh hưởng • Theo nội dung • Theo thời điểm hoạt động • Theo đối tượng 10HCE H.A.T Phân loại kiểm soát (tt) • Theo mức độ ảnh hưởng: – Kiểm soát trực tiếp: xây dựng dựa