Phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2

Phát triển, hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương , công ty Xây dựng số 2

LỜI NÓI ĐẦU

Chuyên đề thực tập này hoàn thành được là do sự chỉ bảo , hướng dẫntận tình của các thầy , các cô trong khoa Tin học Kinh tế- Trường Đại họcKinh tế Quốc Dân , của tất cả các cô chú trong Công ty Xây dựng số 2thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) , củatoàn thể các bạn bè – những người đã mang đến sự hỗ trợ liên tục trong suốtthời gian thực tập

Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáotrong khoa Tin học Kinh tế – Trường Đại học kinh tế Quốc Dân về sự chỉ dạy

và hướng dẫn tận tình

Tôi xin vô cùng cám ơn thầy giáo Hàn Viết Thuận đã tận tình giúp

đỡ , đã dùng hết cả tâm huyết của một nhà giáo , để hướng dẫn , truyền đạt ,chỉ bảo tất cả các vấn đề cốt lõi , tư tưởng chủ đạo và cách thức triển khai khinghiên cứu đề tài Nhờ đó mà tôi có đủ điều kiện để hoàn thành tốt chuyên đềnày

Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô , cácchú trong Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng ViệtNam ( Vinaconex) đã quan tâm giúp đỡ , chỉ bảo tận tình , cung cấp tài liệucho việc hoàn thiện chuyên đề này Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn tới bácĐào Minh Chiến – Trưởng phòng Tổ chức của Công ty đã tận tình chỉ bảogiúp đỡ tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong chuyên đề

Cuối cùng tôi xin được cảm ơn tất cả các bạn bè , tất cả những người đãquan tâm giúp đỡ tôi thực hiện chuyên đề

Chuyên đề này được viết với kiến thức , kinh nghiệm và thời gian cóhạn tất sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về nội dungcũng như trình bày Vì vậy , tôi rất mong nhận được những chỉ bảo , đónggóp ý kiến phê bình quí báu từ các thầy , các cô và toàn thể bạn bè với mongmuốn rút ra những bài học kinh nghiệm quí báu cho bản thân và ngày cànghoàn thiện chuyên đề hơn

Hà Nội , tháng 4 năm 2002

Sinh viên

Phạm Quang Huy

LỜI NÓI ĐẦU

Sự phát triển vũ bão của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ bavới việc đặt công nghệ thông tin , tự động hoá lên vị trí hàng đầu đã đưa toànnhân loại bước vào ngưỡng cửa của nền kinh tế tri thức Tin học hoá , tựđộng hoá đã và đang là phương tiện chủ chốt trang bị cho toàn thế giới bướcvào kỷ nguyên mới với những bước tiến mới Một xã hội thông tin đang hìnhthành và phát triển đã đem lại cho con người những thành tựu đáng kể về mọi

mặt , hai chữ thông tin ngày càng đóng vai trò chủ đạo hơn cần thiết hơn

trong cuộc sống của con người Đúng như Richard Mason – giáo sư về côngnghệ thông tin và là nhà tư vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada đã nhận xét: “ Ngày nay trong xã hội chúng ta , có nhiều nhân viên thu nhập xử lý vàphân phối thông tin hơn bất kỳ một nghề nào khác Hàng triệu máy tính đượclắp đặt trên khắp thế giới và nhiều triệu Km cáp quang , dây dẫn và sóng sóngđiện từ kết nối con người Máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tinkhác làm con người xích lại với nhau Xã hội của chúng ta thực sự là xã hộithông tin , thời đại của chúng ta là thời đại thông tin “

Đối với Việt Nam do sự phát triển tất yếu của lịch sử , Công nghệthông tin đang là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu Sự phát triển của công nghệthông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới , chonhững mục tiêu mới , đã trở thành một trong những phương tiện để đất nước

ta có thể “đi tắt , đón đầu “ theo kịp các nước phát triển , hoà nhịp cùng cơn

lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại Việc đưa tin học vào mục tiêu quản lýcủa các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã

và đang đạt được những thành tựu đáng kể Cùng với quá trình mở cửa nềnkinh tế , nền kinh tế đất nước theo cơ chế thị trường , với nhiều thành phầnkinh tế , có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đãngày càng được kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thôngqua cơ sở lý thuyết cũng như thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nước

Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góptrực tiếp và gián tiếp của công nghệ thông tin Hơn bao giờ hết , trong giaiđoạn này hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thốngthông tin dựa trên máy tính Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về các hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những mục tiêu sốngcòn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệptrong cơ chế mới Để đạt được điều đó , các doanh nghiệp cần xây dựng hệthống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho nhữngquyết định quản trị Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụcho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý

Như vậy , ngày nay thông tin trở thành vấn đề sống còn đối với mọilĩnh vực trong đời sống kinh tế-xã hội đặc biệt là trong quản lý kinh tế Nóquyết định sự thành công của các doanh nghiệp trên thương trường nếu họ

biết sử dụng thông tin như thế nào cho hiệu quả nhất Sử dụng , xử lý , lưutrữ thông tin như thế nào cho có hiệu quả nhất đang là bài toán đặt ra cho tất

cả các doanh nghiệp hiện nay

Công ty Xây dựng số 2 thuộc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựngViệt Nam ( Vinaconex) cũng như các đơn vị , tổ chức doanh nghiệp kháctrong cả nước Quá trình đưa hệ thống tin học vào trong mục tiêu quản lýdiễn ra chậm nhưng đã mang lại những thành tựu đáng kể nó góp phần lớnvào thành công chung của doanh nghiệp Ngoài phòng xử lý nghiệp vụ trênmáy tính , doanh nghiệp còn có hệ thống tin học trực tiếp cho yêu cầu xử lýlưu trữ dữ liệu của các phòng ban Tuy nhiên hệ thống tin học tại công ty xâydựng số 2 còn thiếu tính hệ thống giữa Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựngViệt Nam ( Vinaconex ) và công ty , đồng thời còn thiếu mối liên hệ đồng bộgiữa các bộ phận trong công ty , còn tồn đọng nhiều trong vấn đề xử lý dữliệu dựa trên máy tính

Với tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong Công ty xâydựng số 2 nói riêng và trong mọi tổ chức doang nghiệp nói chung đặc biệt là

hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương , cùng với những kiến thức và

kinh nghiệm đã và đang được trang bị em xin đề xuất đề tài :“ Phát triển hệ

thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2 “

nhằm đề xuất thêm một phương án mới , một cách nhìn nhận mới trong quátrình ứng dụng tin học vào quá trình lưu trữ , xử lý dữ liệu trong quá trìnhquản lý lao động tiền lương nói riêng cũng như hệ thống thông tin quản lý nóichung , với mục đích cốt lõi là ngày càng xử lý tốt hơn quá trình biến đổi dữliệu thành thông tin trong quá trình quản lý lao động – tiền lương lại công ty

Đề tài gồm các phần chính sau :

Chương I : Tổng quan chung

Bao gồm : Tổng quan về công ty xây dựng số 2 , tổng quan về phòng tổchức của công ty , tổng quan chung về công tác lao động tiền lương tại công

ty , tổng quan chung về công tác lao động tiền lương v.v.v

Chương II : Phương pháp luận cơ bản

Bao gồm : Từ thực tiễn khách quan và từ yêu cầu của nội tại công ty ,đồng thời từ lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý cùng các bước phântích , thiết kế , cài đặt hệ thống thông tin quản lý nói chung

Chương III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương

Bao gồm : Mục đích của phân tích hệ thống , hệ thống thông tin vào ra của hệthống , mô hình hoá dữ liệu , sơ đồ luồng thông tin , sơ đồ luồng dữ liệu , sơ

đồ cấu trúc dữ liệu v.vv

Chương IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương

Bao gồm : Phương pháp thiết kế , lựa chọn ngôn ngữ lập trình , thiết kếcác File dữ liệu , thiết kế các query , thiết kế các Form , thiết kế các Report

Chương V: Chương này trình bày quá trình triển khai , bảo trì và nâng

cấp hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương cho phù hợp với tình hìnhmới và điều kiện hiện tại của công ty

Chuyên đề được hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hướng dẫn của thầy giáoHàn Viết Thuận cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộtrong Công ty Xây dựng Việt Nam Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệmcòn ít ỏi , cùng với sự hạn chế về mặt thời gian nên chương trình chắc chắncòn mắc nhiều sai sót em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các

cô trong khoa các cán bộ hướng dẫn cùng toàn thể các bạn và những ngườiquan tâm khác để em hoàn thành đề án được tốt hơn

CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG

1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 2 – TỔNG

CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG VIỆT NAM

(VINACONEX) 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 – Vinaconco – Tổng công tyXNKXDVN – Bộ xây dựng

- Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rấtnhiều tên gọi khác nhau như : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 … chođến ngày 9/6/1995 Bộ trưởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ

về việc đổi tên Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công tyXNKXD Việt nam thành công ty xây dựng số 2 ngày nay

- Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội

- Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên

+ Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội

+ XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc.+ Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - VĩnhPhúc

- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I ,trang trí nội thất cao

- Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp

- Xây lắp đường dây và trạm biến thế tới 35KV

- Thi công mặt đường thâm nhập nhựa

- Thi công hệ thống mương máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi

- Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng

- Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại

- Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

Với quy mô hoạt động trong cả nước và liên doanh với nước ngoài

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dưới banlãnh đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm :

Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2

Kế hoạch

kỹ thuật thi công

Lao động tiền lương

Đấu thầu

và QLDA xây dựng

Giám đốc công ty

Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hànhchính quản trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty :Chuẩn bị và thẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về cácphương án quyết định… trước khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốccông ty trình cấp trên phê chuẩn, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữgiữ gìn bảo quản …

1.2.2 Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công

Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụtổng hợp và tham mưu giúp cho giám đốc công ty Để đáp ứng với vai trò

là phòng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với

cơ chế thị trường , lập kế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạchđược tổng công ty giao cho , lập hồ sơ , dự án tham gia đấu thầu các côngtrình , tổ chức thi công có hiệu quả các công trình do công ty quản lý , quản lýtốt các phương tiện xe máy phục vụ cho công tác thi công

1.2.3 Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng

Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trongcông tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lưới cán

bộ chuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu tư

để từ đó cùng với ban lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu Tổ chức thực hiệncông tác tổ chức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công tytrúng thầu giao cho các đơn vị thành viên thực hiện Tổ chức theo dõi nắmbắt cập nhật thông tin về các dự án xây dựng từ giai đoạn hình thành dự ánđến giai đoạn khả thi Thực hiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấuthầu thắng thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho công tác đấuthầu và quản lý dự án Tổ chức thanh toán công trình Lập và chỉ đạo cácbiện pháp công đặc biệt Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công

ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động

1.2.4 Phòng tổ chức lao động tiền lương

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là lập phương

án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việcthành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theophân cấp được tổng công ty duyệt Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về

số lượng và chất lượng theo phân cấp quản lý giữa tổng công ty – công ty vàcác đơn vị trực thuộc Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhànước về công tác lao động tiền lương , xây dựng quỹ tiền lương và báo cáothực hiện kế hoạch quỹ tiền lương theo yêu cầu của công ty Giải quyết thanhtra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về công tác hợptác lao động nước ngoài …

1.2.5 Phòng kế toán tài chính

Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lýkinh tế , kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức côngtác hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nước Quản lý tậptrung nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợtheo nhiệm vụ thi công được ký kết hợp đồng kinh tế Hướng dẫn kiểm trađôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xétduyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyết toán của các đơn vị trực thuộc …

Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạtđược những bước tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển củacông ty , tuy nhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầukhách quan của từng phòng ban trong công ty , chưa mang tính đồng bộ vàmang tính hệ thống giữa công ty và tổng công ty , giữa lãnh đạo và các phòngban , giữa các phòng ban với nhau Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn

là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình quản lý , quá trình lao độngsản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác

2 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

2.1 Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lương

Phòng tổ chức lao động tiền lương là phòng chuyên giúp việc chogiám đốc công ty

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là

+ Lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốccông ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chứccủa công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt Tổ chức triển khai thựchiện các quyết định của tổng công ty và giám đốc công ty Chủ trì phối hợpvới các đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm

vụ chế độ trách nhiệm , mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức

Công ty Quản lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của công tytrên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quả quản lý

+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lượng , chấtlượng theo phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc.Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dưỡng , đề bạt , phân côngcông tác , xếp lương , nâng lương , khen thưởng , kỷ luật v.v.v Chủ trì phốihợp các bộ phận có liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bộ Nghiên cứuthực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sửdụng cán bộ Thực hiện việc thống kê nhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuấtvới Tổng công ty- công ty với cơ quan đảng nhà nước có liên quan Tham giavới các phòng , đơn vị trong công tác giải quyết khen thưởng , thi đua đơn vịtập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinh doanh Tổ chức đào tạo độingũ cán bộ công nhân viên chức trong công ty

+ Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước vềcông tác lao đông tiền lương Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo

kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty Tổ chức đào tạo độingũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc Tổchức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công tyduyệt Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khenthưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điềuđộng v.v Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thíchhợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chínhsách , tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra Thanh tra

và giải quyết đơn thư khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vicông ty giải quyết Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độchính sách đối với người lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc Thực hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng + Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài

2.2 Tổng quan chung về công tác lao động tiền lương

- Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lươngtheo từng yêu cầu của công ty

- Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụhoặc theo công việc

- Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốccông ty duyệt

- Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khenthưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận ,điều động v.v

- Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợptheo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG : 3.1 Áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng

số 2

Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác độngđến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh

tế , công nghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phương tiện để tất

cả các nghành các lĩnh vực tạo được sự ổn định và tạo bước nhảy vọt Công ty xây dựng số 2-Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam( Vinaconex ) sớm ứng dụng tin học vào quá trình sản xuất kinh doanh củamình đặc biệt là trong quá trình quản lý kinh tế Việc ứng dụng hệ thống tinhọc vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thông tin nhằm phục

vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò không nhỏ trong quá trìnhphát triển của công ty

3.2 Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương :

Cũng như các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đưa tinhọc trực tiếp vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vàotrong quá trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương đãđược triển khai từ rất sớm trong đó có hệ thống thông tin quản lý lao độngtiền lương

3.2.1 Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương đối với Công ty xây dựng số 2 :

Nền kinh tế đất nước đang bước vào một thời kỳ mới , thời kỳ công

nghệ thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phươngtiện để ta có thể “ chạy tắt , đón đầu “ hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế củatoàn nhân loại Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xâydựng số 2 đòi hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lưu trữ , xử lý và phânphối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp Bởi vậy ,việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào trong quá trình quản lý doanhnghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lương

có tầm quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lương mà nó cònliên quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp Có hệ thốngthông tin quản lý lao động tiền lương ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ ,thích hợp , dễ hiểu , được bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất

3.2.2 Lựa chọn các phương án tối ưu

Trước tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiềnlương các phương án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là :

a.Xử lý thủ công

Phương án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơbản duy trì công tác theo dõi , quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng xuấtlao động của bộ phận tổ chức lao động tiền lương Phương án này chỉ có thểgiải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khókhăn trong theo dõi và quản lý công tác lao động tiền lương trong dài hạn ,đặc biệt là khi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xuhướng mở rộng Như vậy phương án này chi phí thấp nhưng có rất nhiều hạnchế

b Bố trí bộ phận chuyên trách

Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công như hiện tại ,nhưng sẽ bố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này Điều đó sẽ tạomột cơ cấu cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương Bên cạnh đókhối lượng thông tin lao động tiền lương phát sinh ngày càng tăng thì khó cóthể giaỉ quyết được vấn đề Phương án này khó có khả năng thực hiện được

do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức

c Chuyển xử lý toàn bộ trên máy

Đây là phương án mà doanh nghiệp đang bước đầu áp dụng , nó đòihỏi một khoản đầu tư cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhấtcho dài hạn Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộtrong bộ phận tổ chức lao động tiền lương khi đội ngũ cán bộ hầu hết lànhững người có tuổi là hết sức khó khăn đối với công ty Bên cạnh đó vốnlớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao động cần giải quyết công ăn việc làmnên phương án này rất khó cho quá trình thực thi

d Tự viết và thực hiện chương trình

Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao

động tiền lương tại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xéttrong điều kiện hiện tại cuả doanh nghiệp :

- Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi dưỡng cho cán bộ lập chươngtrình , không cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm

- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất làtận dụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán

bộ công nhân viên

- Khả năng ứng dụng cao ; chương trình viết ra phù hợp với điều kiện thực

tế của đơn vị , giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiềnlương

- Nâng cao từng bước trình độ lao động , là bước đệm khi có điều kiện đểchuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy

Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phương án tối ưu nhất đối với điều

hiện tại của doanh nghiệp

3.3 Lên kế hoạch phát triển hệ thống

Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiệnchương trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng

Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống

Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu

Tháng 4: Viết chương trình , chạy thử , sửa lỗi

Tháng 5 : Đưa vào ứng dụng , hướng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức ,

bảo trì và nâng cấp

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN CHO QUÁ TRÌNH

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

I XUẤT PHÁT TỪ THỰC TIỄN KHÁCH QUAN TỪ HỆ THỐNG

THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ

1 Khái niệm hệ thống thông tin

Nguồn thông tin

Thu thập thông tin

Xử lý - lưu trữ thông tin

Phân phát thông tin

Nơi nhận thông tin

Kho dữ liệu

Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin

1.2 Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức Một cáchlấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấynghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

1.2.1 Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra

Thì hệ thống thông tin được chia làm năm loại.

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) :Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phùhợp với đầu ra của doanh nghiệp Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệthống tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệthống thông tin phục vụ cho công tác quản lý

- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial DecisionSupport System ) : Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thôngtin của các giám đốc Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúpcho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúphiệu quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũngnhư trợ giúp mối liên hệ giữa những người ra quyết định

- Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trítuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo

- Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạtđộng quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể được sử dụngnhư một trợ giúp chiến lược

1.2.2 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

Gồm có các loại hệ thống sau:

- Hệ thống thông tin tài chính

- Hệ thống thông tin Marketing

- Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực

- Hệ thống thông tin quản lý sản xuất

- Hệ thống thông tin văn phòng

1.3 Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Để mô tả hệ thống thông tin người ta dùng các mô hình sau:

1.3.1 Mô hình logic

Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm như : Hệ thốnglàm gì ? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kếtquả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sảnsinh ra … Tóm lại mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụngcũng như địa điểm hay thời điểm dữ liệu được xử lý mà những cái cần quantâm lại xuất phát từ góc độ quản lý

1.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức củađầu vào và đầu ra , phương tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng được sửdụng

Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau Môhình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý Mô hình vật lý ngoài là kết quảcủa góc nhìn người sử dụng Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹthuật Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hìnhlogíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất

2 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.1 Phương pháp Top Down Design

Đây là phương pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từtổng quát tới tổng thể Nội dung của phương pháp này trước hết người ta xácđịnh tổng quát việc thiết kế phần mềm Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chianhỏ hơn ngày càng chi tiết và mục tiêu cuối cùng thường được tương đươngvới một Modul chương trình

- Ưu điểm : của phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc

theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả

- Nhược điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần

thiết

2.2 Phương pháp Bootom Up Design

Trong phương pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảologíc toán học cho hệ thống sau đó xây dựng các chương trình làm việc vàthiết lập các mảng làm việc cho chương trình

- Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm

3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phảitrải qua bốn bước sau:

Bước 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm

khoảng 10% lượng công việc Ở bước này cần làm những công việc sau :

- Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhược điểm của nó đểđưa ra các biện pháp khắc phục

- Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hướng cho các giai đoạn sau

Bước 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và

cần làm những công việc sau

- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng

- Dựa trên các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hànhxây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới

Bước 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc Công

việc cụ thể cần làm

- Thiết kế tổng thể :

+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công.+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

- Thiết kế chi tiết :

+ thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trước khi đưa vào xử lý bằngmáy tính

+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra

+ Thiết kế các phương thức thu thập , xử lý thông tin cho máy

Bước 4 : Cài đặt hệ thống mới Chiếm 15 % khối lượng công việc,bước này

cần làm các công việc sau:

- Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu , các giao diện cho người sử dụng

- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới

4.Các bước phân tích thiết kế hệ thống

4.1.Khảo sát thực tế

Nhằm để thực hiện mục đích hoạt động của hệ thống những mục tiêucần tự động hoá cũng như vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật

4.1.1 Khoả sát sơ bộ

Ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ được đặt ra là:

- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức,người sử duịng và hệ thống thông tin?

- Xác định phạm vi của bài toán

- Xác định tập thể người sử dụng – những người sẽ bị chi phối bởi sự pháttriển của hệ thống

- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có được cáinhìn bao quát , đầy đủ dưới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tụcchuyển sang giai đoạn sau.

4.1.2 Khảo sát chi tiết

Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng địnhnhững lợi ích cần đạt được

ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm

để bản thân chúng ta và những người khác đều có khái niệm rõ ràng về giớihạn công việc (những gì làm được, những gì chưa làm được và những gì đãvượt ra ngoài phạm vi vấn đề) Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất làchức năng công việc Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng

đó hoặc sử dụng những thông tin được cung cấp bởi các chức năng đó

4.1.3 Một số phương pháp thường dùng để khảo sát hiện trạng:

- Nhược điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu như không chuẩn bị kỹ nội dung

phỏng vấn cũng như dễ bị thất bại, lạc hướng nếu như không có quan hệtốt với người phỏng vấn

b Phương pháp mẫu bản ghi

Phương pháp này dựa trên các bảng tường thuật và theo kinh nghiệmcủa mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đưa ra quyết định trực tiếp

- Ưu điểm: Quyết định được đưa ra nhanh chóng.

- Nhược điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.

- Nhược điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công

việc đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt được đối với những ngườithiếu kinh nghiệm

- Ưu điểm: Dễ thực hiện.

- Nhược điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho người bị quan sát, nhiều

khi nhiễu do chủ quan cũng như khác quan

 Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã có thứ bậcđơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu Mỗi chức năngđược ghi trong một khung và nếu cần có thể phân rã thành các chức năngcon, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

- Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

- Để giúp tăng cường cách tiếp cận logíc tới việc phân tích hệ thống Cácchức năng này được xác định ở đây sẽ được dùng trong nhiều mô hình saunày

- Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

 Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ được coi là đầy đủ bao gồm :

- Tên chức năng

- Các mô tả có tính chất tường thuật

- Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu )

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

4.2.2 Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ).

Bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn vềthông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những thôngtin cung cấp để thực hiện chúng Công cụ mô hình được sử dụng cho mụcđích này là sơ đồ dòng dữ liệu DFD

 Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng

sơ đồ các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc

Điều đáng lưu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từchức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ranhững thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay quátrình

 Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốnhoạt động chính của nhà phân tích

- Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế : Nó được dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phương án chonhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

- Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễhiểu của nó đối với người phân tích và người dùng

- Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế

hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấpnhận những tài liệu như vậy

- Kho dữ liệu :

- Tác nhân ngoài : La một người , một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoàilĩnh vực nghiên cứu hệ thống nhưng có một số các hình thức tiếp xúc với

hệ thống Tên của các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ

- Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thốngđược mô tả ở dạng khác của mô hình

 Các phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu

- Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ

đồ BFD được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiếntrình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD

- Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phương pháp không dùng sơ đồ chứcnăng nghiệp vụ, người ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầuquá trình xây dựng một DFD Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thường được

bố trí trên một trang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểuthị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ) , được bao quanh bởi các tácnhân ngoài của hệ thống Các liên kết chỉ ra thông tin được truyền vào và

ra khỏi hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầucủa quá trình phân tích và được dùng để vạch danh giới hệ thống , buộcngười phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài của hệ thống Cóthể dùng sơ đồ này như DFD ở mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mưc

0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữcảnh

4.2.3 Phân tích mô hình dữ liệu

 Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng

- Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống

 Các thành phần của một mô hình dữ liệu :

- Thực thể : Là một nhóm người , đồ vật , sự kiện , hiện tượng hay kháiniệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực

Tên kho dữ liệu

thể có vẽ vật chất chẳng hạn như : Sinh viên , máy móc, vật tư, hoá đơn Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm như : Tài khoản ,

dự án , nhiệm vụ công tác

- Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại Nghĩa là mô

tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin Để ghi chép

dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy người ta sử dụng các bảng

- Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể

- Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽgọi là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tửthông tin tách biệt và không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần

mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng ta cần lưu trữ Thôngthường , thuộc tính được thể hiện ra là các trường hay các cột của bảng

Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể

có thuộc tính trong ba kiểu này Các kiểu đó là:

- Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thểcho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể

- Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều cóthể là mô tả Đây là thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể Đối với thuộc tính mô

tả cần lưu ý là mỗi thuộc tính như vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ mộtbảng mà thôi

- Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệgiữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác Thuộc tínhkết nối rất giống với thuộc tính mô tả , thông thường trong bản thân thựcthể chứa nó như ng ở một thực thể khác thì nó lại là khoá

- Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc cáckiểu khác nhau Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sửdụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ Có ba kiểu quan hệ sauđây

+ Quan hệ một – một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng

( Có liên quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngược lại

+ Quan hệ một - Nhiều : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng

với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng ngựơc lại mỗi dòng trong bảngthực thể B chỉ tương ứng với một dòng duy nhất trong nhất trong bảng A

+ Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với

nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngược lại với mỗi dòng trong bảng thựcthể B sẽ tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A

 Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:

- Xác định các kiểu thực thể

- Đưa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vựcnghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau

- Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể Nghĩa là phải tìm

ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dướidạng quan hệ một – nhiều

 Các căn cứ để xác định các quan hệ

- Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thựcthể này về thực thể kia Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bảnchất của quan hệ

- Trong mối quan hệ một – nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo địnhnghĩa nằm ở phía nhiều

- Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua

4.2.4 Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp chotừng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu

 Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng

và làm tối ưu mô hình đã xây dựng

 Các bước để xây dựng một mô hình quan hệ :

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc saochép và tránh dư thừa (Quá trình chuẩn hoá )

- Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã đượcthiết lập cho từng kiểu thực thể Điều này được thực hiện bằng cách ghi ranhững thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối

Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng như quan hệ đã biết cóthể xây dựng nên một sơ đồ cùng kiểu như mô hình dữ liệu trực giác Khi đó

ta có thể đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra được từ việc so sánh đómột mô hình duy nhất có chứa các đặc trưng tốt nhất của cả hai Tuy nhiên

việc ước lượng về khối lượng thực thể cho từng bảng cũng cần phải được ghilại trong mô hình

5 Thiết kế hệ thống

5.1 Xác định hệ thống máy tính

- Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộphận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng máy tính, phần nào dongười dùng xử lý

- Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD ,người ta chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý Một

số trong chúng có thể được đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác dongười dùng đảm nhiệm

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ

sở dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứngnhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển Đồng thời ta phảilàm thế nào để việc duy trì bảo dưỡng chương trình đỡ gây tốn kém cho người

sử dụng Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu :

Bước 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu

Đây là bước khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tíchchọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị ,Trong giai đoạn này người thiết kế phải tìm hiểu và hỏi người dùng cơ sở dữliệu trong tương lai xem họ cần trích, rút những dữ liệu nào, dưới dạng báocáo như thế nào và sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cáinhìn tổng quát trước khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

Bước 2 : Nhận diện những thực thể

Sau khi đã tìm hiểu được các tiến trình xử lý thì lúc này người thiết kế cầnphải nhận diện được những thực thể nào sẽ làm việc Nghĩa là phải phác hoạhình thành bên trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộctính , để cơ sở dữ liệu đạt được mục đích đề ra ở đây mỗi thực thể phải đượcxem như là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt Những thực thể này cóthể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở bảng dữ liệu Khi cầnthiết có thể thêm thông tin vào những bảng này hoặc có thể tách rời thực thể

ra làm nhiều bảng dữ liệu khác

Bước 3 : Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể

Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì côngviệc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , đểsau này dựa vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau ,trích , rút , kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng được nhanh chóng nhu cầu củangười sử dụng.

Bước 4 : Xác định khoá chính

Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong mộtbảng đòi hỏi ta phải nhận diện một trường hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt, tức là khoá chính của bảng Trong trường hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phảichọn ra trường nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh Đôi khi ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoáchính

Bước 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai.

Khoá này yêu cầu là một trường trên bảng dữ liệu này nhưng giá trị của

nó phải khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kếtkia Xong khoá này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhấtcủa các bản ghi trong bảng dữ liệu

Bước 6 : Thêm vào các trường không phải là khoá.

Yêu cầu của bước này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho cáctrường trong bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trênbảng Sau đó cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùnglặp về dữ liệu , giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhauđảm bảo không mất thông tin

Bước 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu

Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để

có thể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn Từ đó có thể phát hiện racác sai sót để kịp thời sữa chửa

Bước 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trường

Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu Trong bướcnày phải xác định được kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của cáctrường

5.3 Thiết kế giao diện người - máy

 Mục đích của việc thiết kế giao diện người- máy : Nhằm tạo ra giao diệnlàm công cụ cho việc giao tiếp giữa người với máy được thuận lợi hơn

 các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện người - máy là :

- Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những người thiếu kinh nghiệm.

- về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định củacác bước thao tác , nhấn phím cũng như thời gian trả lời

- Phải kiểm soát được chương trình nghĩa là đảm bảo cho người sử dụngthực hiện hoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại

- Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả

 Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp vớinhững người sử dụng, người sẽ tham gia đối thoại với máy Hai là phảiphù hợp với nhiệm vụ được giao

 Một số loại giao diện cơ bản

- Máy hỏi - người đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với người mới

sử dụng và ít kinh nghiệm Các câu hỏi và đáp thường là ngắn và lượngthông tin thường là tương đối nhỏ

- Ngôn ngữ lệnh : Thường là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơngiản nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp Đối vớikiểu giao diện này chỉ phù hợp với người sử dụng ở mức chuyên gia cònđối với người sử dụng bình thường thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viếtcâu lệnh

- Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay được dùng nhất đối với xử lý

dữ liệu cũng như sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo Kiểugiao diện như vậy rất gần gũi với người sử dụng và việc thao tác trênchúng lại được tự giải nghĩa cho đến khi mẫu đã được nạp đầy đủ thông tin

Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế song không phải cáinào cũng sử dụng được trong mọi hệ thống Nhà phân tích phải dùng cáchđánh giá của mình để giải quyết chính xác xem nên dùng những kỹ thuật nào

và áp dụng chúng ở mức độ nào để làm cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thốngquá nghèo nàn hoặt ngược lại nguy cơ hệ thống quá rắc rối

II XUẤT PHÁT TỪ YÊU CẦU NỘI TẠI

bước phát triển mới , cho những mục tiêu mới , đã trở thành một trong những

phương tiện để đất nước ta có thể “đi tắt , đón đầu “ theo kịp các nước phát

triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại Việc đưa tinhọc vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tếtuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể Cùngvới quá trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nước theo cơ chế thịtrường , với nhiều thành phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nước theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa đã ngày càng được kiểm nghiệm sự đúng đắn vớihiện thực khách quan thông qua cơ sở lý thuyết cũng như thực tiễn sự đổithay từng ngày của đất nước Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc khôngthể không nhắc tới sự đóng góp trực tiếp và gián tiếp của công nghệ thôngtin Hơn bao giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quả quản lý của các doanhnghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính Quản lý có hiệuquả cơ sở dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làmột trong những mục tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sựthành bại của doanh nghiệp trong cơ chế mới Để đạt được điều đó , cácdoanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác, kịp thời làm cơ sở cho những quyết định quản trị Một trong những nguồnthông tin quan trọng phục vụ cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệthống thông tin quản lý

Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng ViệtNam ( Vinaconex) cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nướcđang dẫn từng bước tiếp cận , đưa tin học vào trong quá trinh sản xuất kinhdoanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế Trong quá trình phát triển đilên của doanh nghiệp không thể phủ nhận sự đóng góp trực tiếp cũng nhưgián tiếp của một hệ thống thông tin quản lý đủ mạnh Song song với hoạtđộng sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng , thì đòi hỏi một hệ thống thôngtin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp Bởi vậy , việcnguyên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương nóiriêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là yêu cầu phù hợp với yêu cầunội tại của doanh nghiệp

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

TIỀN LƯƠNG

I. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đangtồn tại , thiết kế một hệ thống mới và thực hiện việc cài đặt nó Phân tích một

hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra mộtchuẩn đoán về tình hình thực tế nhằm đưa ra một sự đánh giá chính xác nhất

về tình hình hiện tại của hệ thốn Việc phân tích một hệ thống thông tinnhằm tìm ra các nguyên nhân nội tại dẫn đến sự trì trệ của hệ thống đó là cácvấn đề về quản lý , các bộ luật mới được ban hành , việc ký kết một hiệp tácmới , đa dạng hoá hoạt động của doanh nghiệp , những yêu cầu mới của nhàquản lý , Sự thay đổi của công nghệ , sự thay đổi sách lược chính trị v.v.v đểxác định chính xác các vấn đề tồn tại của hệ thống để có thể phát triển bổsung vào một hệ thống mới ưu việt hơn , có khả năng đáp ứng được yêu cầunội tại của hệ thống

II. CÁC THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG

1 CÁC THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG

1.1.Thông tin phục vụ cho việc nhập hồ sơ ban đầu bao gồm các thông tin

2 CÁC THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG :

Các thông tin đầu ra được trình bày dưới dạng các báo cáo bao gồm cácloại :

- Báo cáo chấm công

- Báo cáo hồ sơ từng đơn vị

- Báo cáo lương chi tiết

- Báo cáo lương

Các báo cáo :

Báo cáo chấm công Báo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo lương chi tiết Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp Báo cáo lương

Các chứng từ ,

hoá đơn khác Các báo cáo liên

quan khác

Quản lý lao động tiền lương

Vào

Ra

III. MÔ HÌNH HOÁ DỮ LIỆU ( ERD ) :

IV SƠ ĐỒ LUỒNG THÔNG TIN ( BFD ) :

Thời điểm Phòng tổ chức lao động Hệ thống xử lý Lãnh đạo và các bộ phận khác Phát sinh

Tiền lương

In ra các báo cáo

In ra các báo cáoCác hoá đơn

chứng từ

Yêu cầu

của lãnh

đạo phòng

và đơn vị

V SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU ( DFD ) :

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh :

Nhìn vào sơ đồ ngữ cảnh ta thấy mỗi cơ quan thành lập đều phải

có đủ các thành viên từ lãnh đạo đến nhân viên tạo thành một hệ thống xuyênsuốt Mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có đầy đủ cácthông tin về cá nhân cũng như các thông tin về tiền lương

Bộ phận quản lý lao đông tiền lương sẽ cập nhập các thông tin vềlao động tiền lương một cách đầy đủ chính xác Ngược lại sẽ huỷ bỏ thốngtin về lao động tiền lương của một cá nhân hoặc đơn vị khi có yêu cầu Khilãnh đạo hoặc các bộ phận khác yêu cầu được biết thông tin về một thành viênnào đó hay bản báo cáo tổng hợp chung của toàn doanh nghiệp trong lĩnh vực

BAN LÃNH ĐẠO

QUẢN LÝ LƯƠNG

lao động tiền lương hoặc một thông tin gì khác liên quan thì cán bộ phòng tổchức cần tra cứu xem xét và gửi báo cáo cho cấp trên

Sơ đồ luồng ngữ cảnh ngư trên chỉ là tổng quát , khi có các vấn đềkhác phát sinh đặt ra thì sơ đồ ngữ cảnh như trên chưa vạch ra được chi tiếtvấn đề Bởi vậy , yêu cầu đặt ra cần phải có một sơ đồ ngữ cảnh mức 1 vàdưới 1

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:

Sơ đồ ngữ cảnh mức 1 gồm các chức năng :

- Chức năng cập nhập thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên về nhậncông tác hoặc thiên chuyển công tác , nhập hồ sơ mới hoặc huỷ hồ sơ

- Chức năng cập nhập thông tin về tiền lương , tiền tạm ứng , nâng lương ,

hệ số lương , ngày công , BHYT, BHXH và các vấn đề khác liên quan đếntiền lương

- Chức năng tìm kiếm thông tin liên quan đến một cá nhân trong lĩnh vựclao động tiền lương

- Chức năng tổng hợp , thống kê và báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ chínhxác

Nhân viên

1.0 Cập nhập

hồ sơ

2.0 Cập nhập thông tin

Các file dữ liệu

Dữ liệu qua xử lý

3.0 Tìm kiếm

4.0 Tổng hợp thống kê

Lãnh đạo

VI SƠ ĐỒ CẤU TRÚC DỮ LIỆU ( DSD )

1 Tiến hành xác định các kiểu thực thể và các thuộc tính của thực thể :

Căn cứ vào các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống ta xét tạmthời các kiểu thực thể sau :

* Kiểu thực thể Hồ sơ gốc bao gồm các thuộc tính :

CHƯƠNG IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

TIỀN LƯƠNG

I KHÁI NIỆM VỀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ TOP DOWN DESIGN

Là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên nguyên tắc modulehoá Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyếtbài toán yêu cầu , bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm

vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn , tức là chuyển dần từmodule chính đến các module con từ trên xuống dưới

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN TRONG HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

Giai đoạn thiết kế là giai đoạn xác định một cách chi tiết và chính xácnhững gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được mục tiêu thiết lập từ giaiđoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường

Có nhiều kiểu thiết kế đã được tạo ra nhằm phục vụ cho giao diện ngườimáy Mỗi kiểu đều có những tính năng và khả năng khác nhau Song điềuquan trọng nhất là phải phù hợp với nhiệm vụ được giao và với người sử dụng– người sẽ trực tiếp đối thoại với máy Các chỉ tiêu quan trọng để đánh giátrong khi thiết kế giao diện người máy là :

- Dễ đọc : các giao diện và các chức năng phải dễ đọc Tức là các lệnh vàcác chức năng phải chặt chẽ với thuật ngữ , quy trình thủ tục và dạng thức

- Mức độ tinh vi : Phạm vi của chức năng được hạn định

- Kiểm soát : Người sử dụng phải luôn luôn kiểm soát được hoạt động của

hệ thống Tức là phải biết và can thiệp được vào hệ thống đang làm , cóthể ra lệnh

- Dễ phát triển : Phải đạt được kết quả như mong muốn khi phát triển cácyêu cầu

- Kỹ thuật : Phải đảm bảo hệ thống được che khuất phần kỹ thuật ở bêntrong

- Mức độ hiển thị thông tin : Phải cung cấp được những thông tin , tư liệutrơn giúp được trên màn hình song cũng cần phải giảm thiểu được khốilượng thông tin người dùng cần phải ghi nhớ khi sử dụng hệ thống

- Các quy ước đồ hoạ : Cần phải tuân thủ các quy ước , quy định về đồ hoạ ,đối tượng trên màn hình , trên giấy

Đối với người sử dụng chương trình thông thường giao tiếp với máy tínhthông qua thiết bị vào ra như sau :

- Thiết bị vào : Bàn phím , chuột

- Thiết bị ra : Màn hình , máy in

Trong đó , phần giao tiếp quan trọng nhất đối với các thiết bị vào ra đó chính

là màn hình và bàn phím

1 Thiết kế màn hình :

Thiết kế màn hình nhằm đảm bảo các yêu cầu :

- Phải kiểm soát được các thông tin ra màn hình

- Hạn chế hoặc mở rộng các thông tin trên màn hình

- Khi thiết kế nên đưa ra các danh sách một cách chi tiết giúp cho ngườidùng có được sự lựa chọn dễ dàng

Màn hình chính của chương trình này đáp ứng được các yêu cầu cơ bản đặt rakhi thiết kế màn hình Giao diện màn hình thiết kế gồm các màn hình sau :

- Màn hình Logo giới thiệu chương trình với các nút lệnh đăng nhập hayhuỷ bỏ

- Màn hình chính chính của chương trình , đây là cửa sổ lớn để chứa toàn bộmàn hình dùng để chứa các màn hình con về nhập liệu , tìm kiếm , sửa đổi

số liệu Việc sử dụng màn hình chính của chương trình có thuận lợi làgiúp cho người sử dụng có thể lựa chọn hoặc mở nhiều cửa sổ con mộtcách đồng thời Các cửa sổ con đều hiện bên trong cửa sổ chính và chỉmất đi khi người dùng thối kích hoạt nó hạc đóng màn hình chính điều đócho phép người sử dụng có thể lựa chọn cửa sổ làm việc một cách linhhoạt và nhanh chóng

- Các cửa sổ con được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính theo từngchức năng nhỏ của hệ thống Các màn hình con được sử dụng với cácchức năng khác nhau nhưng lại có cách bố trí , trình bày giống nhau , đồngthời chúng có mối quan hệ thống nhất xuyên suốt về mặt chức năng

- Ngoài ra khi thiết kế màn hình giao diện các nguyên tắc thiết kế đầu ra củamàn hình cũng được áp dụng Mỗi màn hình đều có một tên tiêu đề Cácphần tử thông tin được sắp xếp theo một trật tự nhất định giúp cho ngườidùng dễ dàng truy nhập , sử dụng cũng như thoát khỏi màn hình Mỗi màn

hỡnh đều được trỡnh bày một cỏch khoa học dễ nhỡn , dễ phõn biệt từng đốitượng

2 Thiết kế bàn phớm :

Bàn phớm sử dụng trong phần mềm vẫn tuõn thủ cỏc nguyờn tắc như sửdụng cỏc phần mềm thụng dụng nhất Đú là việc thiết kế theo loại bàn phớmWindows cú trờn một trăm phớm chức năng

Trong chương trỡnh quản lý lao động tiền lương thực đơn được thiết

kế theo nhiều cấp như sau :

- Cỏc mục chọn ngang của chương trỡnh gồm cú :

Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tra cứu thụng tin In ấn Hệ thống Phần trợ giỳp

- Thực đơn quản lý hồ sơ lại chứa một mục chọn dọc theo màn hình gồm :