phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại;thay đổi thông tin về mặt hàng khách mua: Số lượng, chủng loại hàng,...; Bổ sung thêmkhách hàng mới;…

Môc Lôc

Lêi më ®Çu

I NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI

1.1 NỘI DUNG ĐỀ TÀI

1.2 YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI

1.2.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng1.2.2 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dướiđỉnh

1.2.3 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 CÁC KHÁI NIỆM

2.1.1 Khái niệm chu trình2.1.2 Khái niệm chu trình doanh thu2.2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

2.2.1 Khảo sát hiện trạng2.2.2 Liệt kê các chức năng của hệ thống mới2.2.3 Phân tích hệ thống mới

2.2.3.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

2.2.3.2 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (các mức)

2.2.3.2.1 Xác định tác nhân ngoài của hệ thống 2.2.3.2.2 Xác định các chức năng xử lý của từng mức 2.2.3.2.3 Xác định các kho chứa dữ liệu

2.2.3.2.4 Xác định các luồng thông tin vào/ra hệ thống 2.2.3.2.5 Sơ đồ dòng dữ liệu các mức

2.3 XÂY DỰNG MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ

2.3.1 Xác định các loại thực thể và thuộc tính của từng loại thực thể 2.3.2 Mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể

KÕt luËn

ền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thịtrường tức là chúng ta đã chấp nhận sự chi phối của các quyluật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng hóa.Sự khắcnghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức tỉnh táo trong kinhdoanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu Và chấp nhận cơ chế thị trường tức là chấp nhận

sự khắc nghiệt của nó Bên cạnh đó, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mạiquốc tế (WTO) và các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính làthách thức nếu các doanh nghiệp không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó Để đứngvững và tồn tại trên thị trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức làmang lại lợi nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp của chi phí, doanh thu… ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận, đối tượng nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn

N

Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp,cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp,trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán Những phương pháp màcác doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp một cách chính xác và nhanh nhất đểđáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm tra rất đa dạng và phổ biến, trong đó không thể thiếu ứngdụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ thống quản lý bằng cách thiết kế cáckết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trinh sản xuất…

Để nghiên cứu và đánh giá rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu và phân tích chu trìnhdoanh thu mà một doanh nghiệp nào tiến hàn sản xuất kinh doanh cũng phải có

Môn học này cung cấp các kiến thức liên quan đến quá trình tổ chức một hệ thốngthông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổchức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống, các kiến thức về chu trình kinhdoanh phục vụ cho các doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh hiệu quả,chất lượng vàđảm bảo tính khách quan trong nội bộ và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

I NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI

2

1.1 NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Hệ thống kế toán chu trình doanh thu

1.2 YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI

1.2.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

Yêu cầu:

- Liệt kê đầy đủ chức năng và diễn giải kỹ từng chức năng của hệ thống (mô tả, thôngtin vào/ra, sự kiện)

- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng (các mức)

1.2.2 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh

Yêu cầu:

- Xác định tác nhân ngoài, trong (nếu có) của hệ thống

- Xác định rõ các chức năng xử lý của từng mức

- Xác định các kho chứa dữ liệu

- Xác định rõ các thông tin, cần ghi rõ tên luồng thông tin

- Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu các mức

1.2.3 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

Yêu cầu:

- Xác định rõ các loại thực thể

- Xác định rõ thuộc tính của từng loại thực thể (khóa, mô tả, kết nối)

- Xây dựng mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 CÁC KHÁI NIỆM

2.1.1 Khái niệm chu trình

Chu trình là việc lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định

2.1.2 Khái niệm chu trình doanh thu

Hệ thống kế toán chu trình doanh thu là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghinhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ vớikhách hàng

+ Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

+ Nhận tiền thanh toán

Sơ đồ hệ thống thông tin kế tóan trong môi trường tin học:

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại;thay đổi thông tin về mặt hàng khách mua: Số lượng, chủng loại hàng, ; Bổ sung thêmkhách hàng mới;…

- Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán:

+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua

+ Thông tin ra: Các thông tin về giá bán, số lượng các mặt hàng khách mua

+ Sự kiện: Có thể thay đổi về mặt hàng khách mua như số lượng, chủng loại,…

Các dữ liệu liên quan đến họat động

Sự kiện

kinh tế

Chứng từ gốc

Nhập liệu

Các tập tin lưu trữ

dữ liệu

Báo cáo

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

4

SƠ DỒ DÒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH

CN1 Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách

Phòng Kinh Doanh

Nhận đơn hàng của khách 1.1

Xét duyệt

và lập lệnh bán 1.2

Đơn mua hàng

Chức năng 2 : Xuất và chuyển hàng cho khách hàng

- Xuất hàng khỏi kho:

+ Mô tả: Lưu giữ các thông tin chung về các mặt hàng bán và xuất cho khách hàng theo lệnh bán hàng+ Thông tin vào: Thông tin về các mặt hàng bán cho khách theo lệnh bán hàng

+ Thông tin ra: Thông tin về các mặt hàng xuất cho khách theo lệnh bán hàng

+ Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại hàng

- Chuyển hàng cho khách:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về việc chuyển hàng cho khách theo lệnh bán

+ Thông tin vào: Thông tin về địa điểm của giao hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian chuyển hàng,…+ Thông tin ra: Thông tin về địa điểm của khách hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian giao hàng…+ Sự kiện: Có những thay đổi về địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,…

6

CN2 Xuất và chuyển hàng cho khách

t.tin hàng kho

Xuất hàng khỏi kho 2.1

Chuyển hàng cho khách 2.2

Chức năng 3: Nhận hàng bị khách trả lại

- Nhận hàng khách trả về:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng trả lại và mặt hàng khách trả

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng trả lại, số lượng, chủng loại mặt hàng bị trả lại

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại và hàng bị trả lại

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng bị trả lại, bổ sung khách hàng trả lại mới,…

- Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả

+ Mô tả: Cung cáp các thông tin về mặt hàng bị trả lại nhập kho

+ Thông tin vào: thông tin về hàng bị trả lại như: số lượng, chủng loại,…

+ Thông tin ra: Thông tin về hàng bị trả lại nhập kho

+ Sự kiện: Có thể thay đổi về số lượng, chủng loại,… hàng bị trả lại

8

CN3 Nhận hàng bị trả lại

Nhận hàng khách trả về 3.1

Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả 3.2

Phiếu nhập kho

Chức năng 4: Tính thuế VAT và lập hoá đơn bán hàng

- Tính thuế VAT:

+ Mô tả: Cung cấp thông tin về việc xác định thuế VAT

+ Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT

+ Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về số lượng hàng hoá tính thuế, thay đổi viêc tính thuế và thuế VAT đầu ra

- Lập hoá đơn bán hàng:

+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn

+ Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hoá đơn

+ Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán

10

CN4 Tính thuế VAT và lập hóa đơn bán hàng

DM khách hàng

Tính thuế VAT 4.1

Lập hóa đơn bán hàng 4.2

Chức năng 5: Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán

- Thanh toán với khách hàng:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng theo hoá đơn

+ Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng số tiền bán theo hoá đơn

+ Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách phải trả theo hoá đơn, số tiền khách đã trả và số tiền khách nợ

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về phương thức thanh toán, thay đổi về số tiền khách trả, khách nợ, thời hạn thanh toán, hàngbán bị trả lại, …

- Ghi sổ chi tiết các tài khoản:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng, mặt hàng xuất bán, số tiền khách thanh toán, tiền bán hàng

+ Thông tin vào: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiềnphải thu của khách, số thực trả và số còn nợ, loại tiền khách trả…

+ Thông tin ra: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiền phảithu của khách, số thực trả và số còn nợ, loại tiền khách trả…

+ Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng xuất và nhập lại; thay đổi về phương thức thanh toán, thời hạnthanh toán, có bổ sung thêm khách hàng thanh toán, thay đổi về số tiền, loại tiền khách trả…

- Ghi sổ cái:

+ Mô tả: Cung cấp và lưu giữ các thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp…

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp…

+ Sự kiện: Có những thay đổi về mặt hàng như số lượng, chủng loại,…; thay đổi thông tin về khách hàng, bổ sung khách hàngmới, thay đổi về số tiền thu bán,…

12

CN5 Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán

Phiếu nhập kho

Thanh toán với khách hàng 5.1 Khách hàng

Tệp hóa đơn bán

Ghi

sổ chi tiết 5.2

Ghi

sổ cái 5.3

T.tin, QĐ, chỉ thị công nợ

Tiền trả Giấy chấp nhận thanh toán

Giấy đòi nợ Tiền KH trả nợ

Ngân hàng Giấy báo có

Tiền thu bán NH

Phiếu thu bán Tiền bán + C.từ bán

Tiền nợ + C.từ nợ Tiền thu nợ

Phiếu xuất kho

Chức năng 6: Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu, báo cáo

- Lập báo cáo thống kê:

+ Mô tả: Cập nhật và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt đông bán hàng trong kỳ để lập các báo cáo thống kê phân tíchtình hình bán hàng, tình hình thực hiện kế hoạch xuất,

+ Thông tin vào: Báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo hàng tồn kho

+ Thông tin ra: Báo cáo phân tích tình hình bán hàng, báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất

+ Sự kiện: Thay đổi thông tin trong báo cáo bán hàng, thay đổi thông tin trong báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất

- Lập tra cứu báo cáo bán hàng

+ Mô tả: Cung cấp và lưu trữ thông tin liên quan đến doanh thu bán hàng theo từng người mua, tưng chủng loại hàng bán

+ Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng mặt hàng, từng khách hàng

+ Thông tin ra: Thông tin về doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng khách hàng

+ Sự kiện: Những thay đổi mặt hàng bán cho khách như số lượng, chủng loại, đơn giá, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bịtrả lại, …

- Lập tra cứu báo cáo kho hàng:

+ Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về tình hình kho hàng như số lượng hàng trong kho, chủng loại, mẫu mã, của hàng hóa trong kho.+ Thông tin vào: Thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn từng hàng hóa trong kho của DN

+ Thông tin ra: Báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tình hình kho

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về hàng hóa trong kho như thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa trong kho, sự thay đổi về chủng loại, mãumã,…

- Lập tra cứu báo báo cáo công nợ khách hàng:

+ Mô tả: Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với từng khách hàng của DN

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, số phải thu của khách hàng, số đã thu và số khách hàng nợ

+ Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách còn nợ và số tiền đã thu của khách hàng

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số tiền phải thu của khách hàng như chiết khấu thanh toán, nợ khó đòi, sự thay đổi thông tin về khách hàng,

bố sung thêm khách hàng mới,

14

- Lập danh mục các tra cứu báo cáo:

+ Mô tả: Cung cấp thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp.+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp…

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp…

+ Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu của khách hàng, tiền doanh nghiệp

Phòng tài chính

Kế toán

Lập tra cứu báo cáo kho hàng 6.3

Lập báo cáo thống kê 6.1

Lập tra cứu báo cáo bán hàng 6.2

Lập danh mục tra cứu báo cáo

6.5

Lập tra cứu báo cáo thu nợ

6.4

DM khách nợ

Tệp nợ phải thu

Tệp thu nợ (SCT TK

131)

DM khách hàng

Phòng

Kinh doanh

T.tin yêu cầu TC-BC T.tin được yêu cầu TC-BC

Tệp trường hợp thu Giấy đòi nợ KH Nhật ký thu nợ BC nợ quá hạn BC nợ phải thu

Báo cáo p.tích t.hiên KH xuất hình lưu chuyển HHBáo cáo p.tích tình

Báo cáo tình hình bán hàng khách muaĐơn hàng DM khách hàng

16

2.3 XÂY DỰNG MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ

2.3.1 Xác định các loại thực thể và thuộc tính của từng loại thực thể

(1) Khách hàng: Dùng để lưu trữ các thông tin về từng khách hàng của doanh nghiệp.

(3) Đơn mua hàng: Dùng dể lưu trữ thông tin chung về một khách hàng có đơn mua hàng của doanh nghiệp.

Các thuộc tính: SH đơn mua

* Mã khách

- Ngày nhận đơn

- Phương thức vận chuyển

…

(4) Dòng đơn mua hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về một mặt hàng khách mua của doanh nghiệp được xác định theo đơn mua hàng.

Các thuộc tính: SH dòng đơn mua

- Tổng số tiền

- Thời hạn thanh toán

- …

(6) Dòng hoá đơn bán: Lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặ hàng có trong hoá đơn bán của doanh nghiệp.

Các thuộc tính: SH dòng hoá đơn bán

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, số lượng tồn cuối kỳ,…

(9) Nợ phải thu (TK131): Dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các khoản thanh toán cụ thể với từng khách hàng.

* Mã khách

- Nợ đầu kỳ, có đầu kỳ, phát sinh nợ, phát sinh có, nợ cuối kỳ, có cuối kỳ

(11) Lệnh bán hàng: Dùng để lưu trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp bán hàng cho khách.

(13) Phiếu xuất kho: Dùng để lưu trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp xuất hàng cho khách.

Các thuộc tính: Số phiếu xuất kho

(14) Dòng phiếu xuất kho: Dùng để lưu trữ các thông tin chi tiết về từng mặt hàng có trong phiếu xuất kho.

Các thuộc tính: Số dòng phiếu xuất kho

* Số phiếu xuất kho

* Mã hàng

- Số lượng

…

(15) Mặt hàng - Phiếu xuất kho: Là thực thể trung gian giữa thực thể mặt hàng và phiếu xuất kho.

Các thuộc tính: SH Mặt hàng - Phiếu xuất kho

(17) Tiền thu bán (TK 111, 112,…): Dùng để lưu trữ thông tin về tiền bán hàng

của doanh nghiệp

Các thuộc tính: Số tài khoản

Việc xây dựng hoàn thiện một hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ của mình để đảm bảo thu đủ chi và có lãi, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình với Nhà nước và nâng cao đời sống cán bộ công nhân.

Do kiến thức còn hạn hẹp nên bài thảo luận của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, chỉ bảo của thÇy giáo

Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy

22