phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

Môc Lôc Lêi më ®Çu I. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI 1.1. NỘI DUNG ĐỀ TÀI 1.2. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 1.2.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 1.2.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh 1.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. CÁC KHÁI NIỆM 2.1.1. Khái niệm chu trình 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu 2.2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.2.1. Khảo sát hiện trạng 2.2.2. Liệt kê các chức năng của hệ thống mới 2.2.3. Phân tích hệ thống mới 2.2.3.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 2.2.3.2 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (các mức) 2.2.3.2.1. Xác định tác nhân ngoài của hệ thống 2.2.3.2.2. Xác định các chức năng xử lý của từng mức 2.2.3.2.3. Xác định các kho chứa dữ liệu 2.2.3.2.4. Xác định các luồng thông tin vào/ra hệ thống 2.2.3.2.5 Sơ đồ dòng dữ liệu các mức 2.3. XÂY DỰNG MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 2.3.1. Xác định các loại thực thể và thuộc tính của từng loại thực thể 2.3.2. Mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể KÕt luËn LỜI MỞ ĐẦU 1 ền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thị trường tức là chúng ta đã chấp nhận sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng hóa.Sự khắc nghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức tỉnh táo trong kinh doanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu. Và chấp nhận cơ chế thị trường tức là chấp nhận sự khắc nghiệt của nó. Bên cạnh đó, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) và các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính là thách thức nếu các doanh nghiệp không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó. Để đứng vững và tồn tại trên thị trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức là mang lại lợi nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chi phí, doanh thu… ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận, đối t ượng nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn. N Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp một cách chính xác và nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm tra rất đa dạng và phổ biến, trong đó không thể thiếu ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ thống quản lý bằng cách thiết kế các kết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trinh sản xuất… Để nghiên cứu và đánh giá rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu và phân tích chu trình doanh thu mà một doanh nghiệp nào tiến hàn sản xuất kinh doanh cũng phải có. Môn học này cung cấp các kiến thức liên quan đến quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống, các kiến thức về chu trình kinh doanh phục vụ cho các doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh hiệu quả,chất lượng và đảm bảo tính khách quan trong nội bộ và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. I. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI 2 1.1. NỘI DUNG ĐỀ TÀI Hệ thống kế toán chu trình doanh thu. 1.2. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 1.2.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng Yêu cầu: - Liệt kê đầy đủ chức năng và diễn giải kỹ từng chức năng của hệ thống (mô tả, thông tin vào/ra, sự kiện) - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng (các mức) 1.2.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh Yêu cầu: - Xác định tác nhân ngoài, trong (nếu có) của hệ thống - Xác định rõ các chức năng xử lý của từng mức - Xác định các kho chứa dữ liệu - Xác định rõ các thông tin, cần ghi rõ tên luồng thông tin - Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu các mức 1.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết Yêu cầu: - Xác định rõ các loại thực thể - Xác định rõ thuộc tính của từng loại thực thể (khóa, mô tả, kết nối) - Xây dựng mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. CÁC KHÁI NIỆM 2.1.1. Khái niệm chu trình Chu trình là việc lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định. 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu Hệ thống kế toán chu trình doanh thu là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ với khách hàng. 2.2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3 2.2.1. Khảo sát hiện trạng - Hệ thống kế toán chu trình doanh thu có 5 sự kiện + Nhận và xử lý đơn đặt hàng + Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng + Nhận hàng khách trả + Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền + Nhận tiền thanh toán Sơ đồ hệ thống thông tin kế tóan trong môi trường tin học: 4 Xây dựng biểu đồ Chức năng 1: Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách - Nhận đơn hàng của khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại; thay đổi thông tin về mặt hàng khách mua: Số lượng, chủng loại hàng, ; Bổ sung thêm khách hàng mới;… - Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán: + Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua + Thông tin ra: Các thông tin về giá bán, số lượng các mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể thay đổi về mặt hàng khách mua như số lượng, chủng loại,… Các dữ liệu liên quan đến họat động Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Các tập tin lưu trữ dữ liệu Báo cáo Truy xuất thông tin theo yêu cầu 4 SƠ DỒ DÒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CN1. Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách Phòng Kinh Doanh Nhận đơn hàng của khách 1.1 Xét duyệt và lập lệnh bán 1.2 Tệp đơn mua DM khách hàng Khách hàng Kho hàng Lệnh bán T.tin, QĐ, chỉ thi bán hàng Đơn không hợp lệ Đơn mua hàng Giấy giao hàng Tệp lệnh bán hàng 5 Chức năng 2 : Xuất và chuyển hàng cho khách hàng - Xuất hàng khỏi kho: + Mô tả: Lưu giữ các thông tin chung về các mặt hàng bán và xuất cho khách hàng theo lệnh bán hàng + Thông tin vào: Thông tin về các mặt hàng bán cho khách theo lệnh bán hàng + Thông tin ra: Thông tin về các mặt hàng xuất cho khách theo lệnh bán hàng + Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại hàng - Chuyển hàng cho khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về việc chuyển hàng cho khách theo lệnh bán. + Thông tin vào: Thông tin về địa điểm của giao hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian chuyển hàng,… + Thông tin ra: Thông tin về địa điểm của khách hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian giao hàng… + Sự kiện: Có những thay đổi về địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,… 6 CN2. Xuất và chuyển hàng cho khách t.tin hàng kho Xuất hàng khỏi kho 2.1 Chuyển hàng cho khách 2.2 Tệp lệnh bán hàng Khách hàng Hàng + phiếu xuất kho DM khách hàng Phiếu xuất kho Kho hàng Hàng + Phiếu XK T.tin, QĐ, chỉ thi kho hàng Phòng Kinh Doanh 7 Chức năng 3: Nhận hàng bị khách trả lại - Nhận hàng khách trả về: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng trả lại và mặt hàng khách trả + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng trả lại, số lượng, chủng loại mặt hàng bị trả lại + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại và hàng bị trả lại + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng bị trả lại, bổ sung khách hàng trả lại mới,… - Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả + Mô tả: Cung cáp các thông tin về mặt hàng bị trả lại nhập kho + Thông tin vào: thông tin về hàng bị trả lại như: số lượng, chủng loại,… + Thông tin ra: Thông tin về hàng bị trả lại nhập kho + Sự kiện: Có thể thay đổi về số lượng, chủng loại,… hàng bị trả lại 8 CN3. Nhận hàng bị trả lại Nhận hàng khách trả về 3.1 Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả 3.2 Khách hàng Hàng trả lại Tệp đơn mua hàng Kho hàng Hàng trả lại + Phiếu NK Tệp DM hàng bán bị trả lại Biên bản trả lại hàng Phiếu nhập kho 9 Chức năng 4: Tính thuế VAT và lập hoá đơn bán hàng - Tính thuế VAT: + Mô tả: Cung cấp thông tin về việc xác định thuế VAT + Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT + Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về số lượng hàng hoá tính thuế, thay đổi viêc tính thuế và thuế VAT đầu ra - Lập hoá đơn bán hàng: + Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn + Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hoá đơn + Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán 10 [...]... hàng trong kỳ để lập các báo cáo thống kê phân tích tình hình bán hàng, tình hình thực hiện kế hoạch xuất, + Thông tin vào: Báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo hàng tồn kho + Thông tin ra: Báo cáo phân tích tình hình bán hàng, báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất + Sự kiện: Thay đổi thông tin trong báo cáo bán hàng, thay đổi thông tin trong báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch... Mô tả: Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với từng khách hàng của DN + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, số phải thu của khách hàng, số đã thu và số khách hàng nợ + Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách còn nợ và số tiền đã thu của khách hàng + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số tiền phải thu của khách hàng như chiết khấu thanh toán, nợ khó đòi, sự thay đổi thông tin về khách hàng,... cấp thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu của khách hàng, tiền doanh. .. thu VAT và lập hóa đơn bán hàng Lệnh bán hàng Phòng KTTC Tệp đơn mua hàng T tin về thu Tính thu VAT 4.1 Kho t .tin về thu Lập hóa đơn bán hàng 4.2 DM khách hàng Hóa đơn bán Khách hàng Tệp hóa đơn bán 11 Chức năng 5: Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán - Thanh toán với khách hàng: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng theo hoá đơn + Thông tin vào: Thông. .. Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về tình hình kho hàng như số lượng hàng trong kho, chủng loại, mẫu mã, của hàng hóa trong kho + Thông tin vào: Thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn từng hàng hóa trong kho của DN + Thông tin ra: Báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tình hình kho + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về hàng hóa trong kho như thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa trong kho, sự thay đổi về... đổi về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, có bổ sung thêm khách hàng thanh toán, thay đổi về số tiền, loại tiền khách trả… - Ghi sổ cái: + Mô tả: Cung cấp và lưu giữ các thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt... hàng xuất bán, số tiền khách thanh toán, tiền bán hàng + Thông tin vào: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiền phải thu của khách, số thực trả và số còn nợ, loại tiền khách trả… + Thông tin ra: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiền phải thu của khách, số thực trả và số... hình thực hiện kế hoạch xuất - Lập tra cứu báo cáo bán hàng + Mô tả: Cung cấp và lưu trữ thông tin liên quan đến doanh thu bán hàng theo từng người mua, tưng chủng loại hàng bán + Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng mặt hàng, từng khách hàng + Thông tin ra: Thông tin về doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng khách hàng + Sự kiện: Những thay đổi mặt hàng bán cho... trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp bán hàng cho khách Các thu c tính: Số lệnh bán hàng * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán -… (12) Dòng lệnh bán hàng: Dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về mặt hàng doanh nghiệp bán Các thu c tính: Số dòng lệnh bán hàng * Mã hàng * Số lệnh bán hàng - Số lượng … (13) Phiếu xuất kho: Dùng để lưu trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp... lượng tồn cuối kỳ,… (9) Nợ phải thu (TK131): Dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các khoản thanh toán cụ thể với từng khách hàng Các thu c tính: Mã số thu * SH hoá đơn bán - Dư đầu kỳ, dư cuối kỳ - Phát sinh nợ, phát sinh có -… (10) Nợ thu (TK 131): Dùng để lưu trữ các thông tin tổng hợp về việc khách hàng trả nợ doanh nghiệp Các thu c tính: SH dòng nợ thu * Mã số thu 18 * Mã khách - Nợ đầu kỳ, có . niệm chu trình Chu trình là việc lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định. 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu Hệ thống kế toán chu trình doanh thu là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán. quan đến quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống, các. biến, trong đó không thể thiếu ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ thống quản lý bằng cách thiết kế các kết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi phí, chu trình doanh thu,