Xây dựng và phân tích chu trình chi phí trong doanh nghiệp thương mại

MỤC LỤC Trang Lời mở đầu: Phần : Giới thiệu chung phần mềm kế toán : Phần mềm MISA SME : Phần mềm FAST: Phần 2: Xây dựng phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thương mại: 14 Mô tả chức năng:… 14 1.1 Chức quản lý đặt hàng: 14 1.2 Chức nhận hàng nhập kho: 14 1.3 Chức chấp nhận hóa đơn: 14 1.4 Chức toán: 14 Sơ đồ phân cấp chức năng: .15 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống: 16 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh: .17 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh: .18 5.1 Sơ đồ chức quản lý đặt hàng: 18 5.2 Sơ đồ chức nhận hàng nhập kho: 19 5.3 Sơ đồ chức chấp nhận hóa đơn: 20 5.4 Sơ đồ chức toán : .21 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý yếu tố quan trọng thiếu chiến lược phát triển doanh nghiệp ….với ưu điểm lợi mà công nghệ thông tin mang lại như: quản lý thơng tin doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí tính hiệu xác cao….Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu sản phẩm phần mềm tin học thiết kế nhằm phù hợp với doanh nghiệp cho hiệu nhất, từ phần mềm quản lý hành chính, hồ sơ tài liệu, bán hàng,…đến phần mềm kế toán, quản trị Thực tế cho thấy, áp dụng phần mềm tin học, hoạt động doanh nghiệp ngày nhẹ nhàng, xác hiệu đem lại thành cơng lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp lại phụ thuộc nhiều vào trình xây dựng hệ thống thơng tin doanh nghiệp Quản lý chu trình chi phí hoạt động khơng thể thiếu q trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, việc xây dựng xác chu trình chi phí giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình có chiến lược phát triển phù hợp Chính nhóm chúng em thực đề tài: " Xây dựng phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thương mại" Nội dung thảo luận chúng em chia làm phần: Phần 1: Tìm hiểu loại phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần 2: Chu trình sơ đồ chu trình chi phí Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TỐN Phần mền kế tốn mét chương trình lập trình theo giải thuật kế tốn quy định chặt chẽ chế độ kÕ toán hành để thực cơng tác kế tốn máy vi tính Hiện Việt Nam có nhiều phần mền kế toán đơn vị cá nhân nước lập ra, số phần mềm tiêu biểu thông dụng như: Kế toán Việt Nam, Fast Accounting, Misa, Acsoft, Tony… MISA- SME MISA-SME phiên 7.9 phần mềm kế toán cho doanh nghiệp Phần mềm thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với tạo thành hệ thống quản trị tài chặt chẽ MISA-SME phiên 7.9 chạy máy tính cá nhân mạng cục cho phép nhiều người chia sẻ tệp liệu Với nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực phát triển triển khai phần mềm kế toán Việt Nam, sản phẩm Công ty Cổ phần MISA liên tục đạt giải thưởng khoa học có uy tín để thoả mãn lòng tự hào doanh nghiệp sở hữu sử dụng có hiệu phần mềm kế tốn MISA Các chức hệ thống: • Menu tệp • Menu soạn thảo • Menu hệ thống • Menu nghiệp vụ bao gồm phân hệ nghiệp vụ: • Phân hệ bán hàng • Phân hệ mua hàng • Phân hệ quản lý kho • Phân hệ quản lý quỹ • Phân hệ ngân hàng • Phân hệ tiền lương • Phân hệ TSCĐ • Phân hệ thuế • Phân hệ giá thành • Phân hệ hợp đồng • Phân hệ sổ • Menu báo cáo • • Menu cửa sổ Menu trợ giúp Fast Accounting Fast Accounting phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ Fast Accounting phát triển liên tục hoàn thiện từ năm 1997, có 3.000 khách hàng đạt nhiều giải thưởng khác BIT CUP, Sản phẩm nhiều người sử dụng, CUP CNTT… * Các phân hệ nghiệp vụ: • Kế tốn tiền mặt tiền gửi ngân hang • Kế tốn tổng hợp • Kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu • Kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả • Kế tốn hàng tồn kho • Kế tốn TSCĐ • Kế tốn CCLĐ • Kế tốn giá thành sản phẩm sản xuất liên tục.Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng • Kế tốn giá thành cơng trình, vụ việc Báo cáo khoản mục chi phÝ • Báo cáo quản trị • Báo cáo thuế Sơ đồ tổ chức phân hệ: * Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế tốn tổng hợp đóng vai trò trung tâm tiếp nhận liệu từ tất phân hệ Phân hệ cho phép người sử dụng cập nhật phiếu kế toán tổng quát, bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, bút tốn định kỳ bút tốn điều chỉnh Ngồi thực tổng hợp số liệu từ tất phân hệ khác, lên sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế Menu phân hệ kế tốn tổng hợp • Ví dụ hình nhập chứng từ “Phiếu kế toán” * Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng dùng để theo dõi thu chi toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền vay Phân hệ cho phép cập nhật phiếu thu tiền bán hàng, toán cho nhà cung cấp, toán chi phí thu chi khác Các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào cung cấp phân hệ • Menu phân hệ kế toán vốn tiền Ví dụ hình “Giấy báo có (thu) ngân hàng” * Phân hệ kế toán bán hàng cơng nợ phải thu Phân hệ kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu quản lý hóa đơn bán hàng (hàng hóa, dịch vụ), phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền thu cho hóa đơn Phân hệ cho phép lên báo cáo doanh thu bán hàng (theo mặt hàng, khách hàng, nhân viên/phòng ban kinh doanh ), cơng nợ phải thu (theo khách hàng, theo hóa đơn) • Menu phân hệ kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu Ví dụ hình nhập “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” * Phân hệ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả Phân hệ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả quản lý phiếu nhập mua hàng (hàng hóa, dịch vụ), phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền trả cho hóa đơn Phân hệ cho phép lên báo cáo hàng nhập mua (tổng hợp chi tiết), công nợ phải thu (theo nhà cung cấp, theo hóa đơn) • Menu phân hệ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả • Đầu vào • Phiếu nhập mua • Phiếu nhập • Phiếu nhập xuất thẳng • Phiếu nhập chi phí mua hàng • Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp • Hóa đơn mua hàng dịch vụ • Phiếu tốn tạm ứng • Chứng từ phải trả khác • Phân bổ trả tiền hàng cho hóa đơn • Báo cáo hàng nhập mua • Bảng kê phiếu nhập • Bảng kê hóa đơn dịch vụ • Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua • Phân tích hàng nhập mua nhóm theo tiêu khác • Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp • Sổ chi tiết cơng nợ NCC • Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản • Báo cáo cơng nợ theo hóa đơn • Bảng kê cơng nợ phải trả theo hóa đơn • Bảng kê chi tiết trả tiền cho hóa đơn • Bảng kê cơng nợ hóa đơn theo hạn tốn • Báo cáo thực hợp đồng, đơn hàng • Bảng kê chứng từ phát sinh theo hợp đồng • Sổ chi tiết hợp đồng * Phân hệ kế toán hàng tồn kho Phân hệ kế toán hàng tồn kho quản lý phiếu nhập, phiếu xuất phiếu xuất điều chuyển kho, thực tính cập nhật giá hàng tồn kho Phân hệ cho phép lên báo cáo hàng nhập, hàng xuất (tổng hợp chi tiết) theo mặt hàng, vụ việc ; lên báo cáo tồn kho (tổng hợp chi tiết theo kho) • Menu phân hệ kế tốn hàng tồn kho Ví dụ hình nhập chứng từ “Phiếu xuất kho” * Phân hệ kế toán TSCĐ Phân hệ kế tốn tài sản cố định lưu giữ thơng tin cần thiết tài sản cố định từ thời điểm mua đến lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sử dụng tài sản cố định công ty giá trị khấu hao tài sản thời điểm • Menu phân hệ kế tốn TSCĐ Ví dụ hình nhập Thông tin tài sản cố định Phần 2: Xây dựng phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thương mại Mơ tả phân tích hoạt động chu trình chi phí Chu trình chi phí bao gồm nghiệp vụ kế tốn ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa dịch vụ tốn cho nhà cung cấp Có hoạt động diễn chu trình chi phí nói chung: + Quản lý đặt hàng + Nhận hàng nhập kho + Chấp nhận hóa đơn + Thanh tốn Cụ thể chức sau: 1.1 Mô tả hoạt động chu trình chi phí: 1.1.1 Chức quản lý đặt hàng: Là quản lý yêu cầu mua hàng, bổ xung hàng từ phận doanh nghiệp gửi tới phận mua hàng Khi nhận lưu trữ thơng tin nhu cầu hàng hóa gửi tới, chức xem xét kiểm tra nhu cầu phận có xác cần thiết khơng.Tìm kiếm thơng tin nhà cung cấp mặt hàng nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp phù hợp sau gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp 1.1.2 Chức nhận hàng nhập kho: Khi yêu cầu mua hàng doanh nghiệp nhà cung cấp chấp nhận nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp theo hợp đồng Khi nhận số hàng hóa mà đặt mua phận kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa sau cho nhập kho ghi nhận thông tin hàng nhập kho gửi thông báo tới phận chủ yếu đưa yêu cầu đặt hàng phòng ban khác 1.1.3 Chức chấp nhận hóa đơn : Sau nhận hàng, nhà cung cấp đưa hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp Kế toán kiểm tra đối chiếu với hóa đơn với chứng từ có liên quan Khi thấy hóa đơn hợp lệ kế tốn chấp nhận hóa đơn lưu giữ thơng tin hóa đơn chứng từ hợp lệ liên quan tới việc mua hàng, theo dõi khoản phải trả cho người bán 1.1.4 Chức toán: Khi doanh nghiệp nhận đủ hàng hợp đồng doanh nghiệp có nghĩa vụ tốn tiền hàng cho nhà cung cấp Khi kế toán nhận lệnh toán, kế toán thực toán cho nhà cung cấp lưu giữ thông tin khoản toán với nhà cung cấp sau chuyển chứng từ chi tiền cho phận khác có liên quan 1.2 Phân tích chu trình chi phí *Chức 1: Đặt hàng Khái niệm : Đặt hàng hiểu yêu cầu mua hàng,bổ sung hàng từ phận DN từ phận mua hàng cần phải có trách nhiệm liên lạc với nhà cung cấp đặt hàng theo yêu cầu số lượng chất lượng Trong chức lại phân rã thành3 chức năng:  Chọn nhà cung cấp - Mô tả: đăng nhập, lưu giữ thông tin nhà cung cấp mặt hàng nhà cung cấp - Thông tin vào: thông tin nhà cung cấp, mặt hàng nhà cung cấp - Thông tin ra: thông tin nhà cung cấp, mặt hàng nhà cung cấp - Các kiện: thay đổi thơng tin nhà cung cấp địa chỉ, số điện thoại, mặt hàng nhà cung cấp, bổ sung nhà cung cấp  Gửi đơn đặt hàng - Mô tả: cung cấp lưu trữ thông tin mặt hàng cần mua, cần dự trữ - Thông tin vào: thông tin mặt hàng cần mua tên hàng hóa, dịch vụ, chủng loại hàng… - Thông tin ra: thông tin chất lượng, giá cả, hãng sản xuất mặt hàng cần mua - Các kiện: có thay đổi số lượng, hãng sản xuất, giá cả, nhà cung cấp, bổ sung thêm mặt hàng cần mua * Thông báo tới phận liên quan - Các phận chủ yếu đưa yêu cầu đặt hnàg như: Kho, phận sản xuất, có phòng ban - Thơng tin vào: Thông tin vế số lượng, tên hàng cần mua tới phận mua hàng - Thông tin ra: Gửi thông tin phản hồi đơn hàng yêu cầu mua tới phận liên quan *Chức 2: Nhận hàng Khái niệm: Nhận hàng hiểu yêu cầu mua hàng DN nhà cung cấp chấp nhận nhà cung cấp giao hàng cho DN theo hợp đồng DN nhận số hàng hoá mà đặt mua sau kiểm tra số lượng chất lượng hàng hoá Chức lại phân rã thành chức năng:  Nhận hàng kiểm tra: - Mô tả: cung cấp lưu giữ thông tin việc mua hàng, q trình nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, trả lại cho nhà cung cấp - Thông tin vào: thông tin mặt hàng nhập kho, phiếu kiểm nhận hàng hóa Hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng thương mại… - Thông tin ra: phiếu nhập kho, biên kiểm nhận hàng hóa, hóa đơn GTGT (của hàng trả lại nhà cung cấp) - Các kiện: có kiện thay đổi mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng nhập kho…  Nhập kho: - Mô tả: đăng nhập luu giữ thông tin mặt hàng nhập kho - Thông tin vào: thông tin mặt hàng nhập kho: tên, số lượng, chủng loại - Thông tin ra: thông tin mặt hàng nhập kho: tên, số lượng, chủng loại… - Các kiện: thay đổi số lượng mặt hàng kho (bổ sung thêm mặt hàng mới) *Chức 3: Chấp nhận hoá đơn Khái niệm: Chấp nhận hoá đơn việc sau nhận hàng nhà cung cấp đưa hợp đồng cho DN kế tốn DN có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu hợp lý hoá đơn Chức phân rã thành chức năng:  Nhận đối chiếu HĐ (với chứng từ gốc) - Mô tả: cung cấp lưu trữ thơng tin hợp lý, xác tên hàng, số lượng, chủng loại,chất lượng hàng hóa - Thơng tin vào: thơng tin hóa đơn bán hàng, chứng từ gốc - Thơng tin ra: hóa đơn bán hàng, chứng từ gốc - Các kiện: thay đổi nội dung HĐBH so với chứng từ gốc  Chấp nhận hoá đơn theo dõi phải trả - Mô tả: cung cấp lưu giữ thông tin khoản phải trả nhà cung cấp - Thông tin vào: thông tin khoản phải trả nhà cung cấp - Thông tin ra: thông tin khoản phải trả nhà cung cấp - Sự kiện: thay đổi khoản phải trả NCC: chiết khấu, giảm giá *Chức 4: Thanh toán Khái niệm: Thanh toán hiểu là việc DN nhận đủ hàng hợp đồng DN có nghĩa vụ tốn tiền hàng cho nhà cung cấp Chức phân rã chức  Thanh tốn tiền cho nhà cung cấp: - Mơ tả: đăng nhập lưu giữ thông tin khoản tốn cho nhà cung cấp - Thơng tin vào: thơng tin khoản tốn với nhà cung cấp - Thông tin ra: thông tin khoản toán với nhà cung cấp - Các kiện: thay đổi khoản phải trả thời hạn toán, chiết khấu, giảm giá…  Ghi sổ kế toán tài khoản liên quan - Mô tả: cung cấp lưu trữ thông tin tình hình mua hàng, thơng tin cẩn thiết mặt hàng mua, nhà cung cấp, xuất xứ hàng mua, tiền trả… - Thơng tin vào: Hóa đơn mua, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng kho, đơn đặt hàng mua, phiếu chi, giấy tạm ứng, sổ chi tiết TK 331, 111, 112… - Thông tin ra: Báo cáo tình hình hàng mua - Các kiện: thông tin thay đổi nhà cung cấp, số lượng, mẫu mã, xuất xứ mặt hàng Sơ đồ phân cấp chức Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 5.1 Chức quản lý đặt hàng Phiếu yêu cầu Yêu cầu chấp nhận Hợp đồng cung cấp TT nhà cung cấp hàng cung cấp Mặt Đơn đặt hàng 5.2 Chức nhận hàng nhập kho: Hàng hoá TT phản hồi Kiểm tra hàng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Hàng ktra TT hàng hoá TT hàng hoá TT hàng TT hàng Chu trình doanh thu TT hàng Bộ phận khác Ghi nhận thông tin nhận hàng Nhập kho Hàng nhập Thông tin kho hàng Phiếu nhập kho Thơng tin hàng hố Gửi thơng báo nhận hàng cho phận Kiểm sốt hàng tồn kho Chu trình chuyển đổi TT hàng 5.3 Chức chấp nhận hoá đơn Hoá đơn bán hàng Nhà cung cấp Hoá đơn TT phản hồi Hoá đơn TT phải trả Sổ báo cáo Chấp nhận Hoá đơn HĐ Hoá đơn bán lẻ 5.4 Chức toán Lệnh toán Ban lãnh đạo Lệnh toán Nhà cung cấp Lệnh t.toán tiền Phiếu chi TK phải trả Tiền Sổ báo cáo Phiếu chi ( ctừ) Chứng từ Bộ phận khác Ctừ toán Chứng từ CTỪ Chứng từ Kiểm soát hàng tồn kho Chu trình chuyển đổi Chứng từ Chu trình doanh thu Kết luận Thông qua trình tìm hiều chu trình chi phí giúp hình dung đợc hoạt động nghiệp vụ diễn doanh nghiệp Đồng thời giúp hoàn thiện công tác kế toán công ty Nhờ có hệ thống thông tin kế toán mà doanh nghiệp phản ánh nghiệp vụ cách dễ dàng, đơn giản nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế Trên trình phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thơng mại Chu trình đợc tin học hoá biểu thành sơ đồ cụ thể giúp hình dung đợc trình hạch toán nghiệp vụ chi phÝ cđa doanh nghiƯp ... Menu phân hệ kế tốn TSCĐ Ví dụ hình nhập Thơng tin tài sản cố định Phần 2: Xây dựng phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thương mại Mơ tả phân tích hoạt động chu trình chi phí Chu trình chi phí. .. tài: " Xây dựng phân tích chu trình chi phí doanh nghiệp thương mại" Nội dung thảo luận chúng em chia làm phần: Phần 1: Tìm hiểu loại phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần 2: Chu trình sơ đồ chu trình. .. Quản lý chu trình chi phí hoạt động khơng thể thiếu q trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, việc xây dựng xác chu trình chi phí giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình có chi n lược phát