nghiên cứu, đánh giá, phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

nghiên cứu, đánh giá, phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

1 Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại học thương mại Hà Nội --------------------------------------------- Bài thảo luận Đề tài : Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá, phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán. Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên: Lớp: Mục Lục Lời mở đầu I. NI DUNG V YấU CU C TH CA TI 1.1. NI DUNG TI 1.2. YấU CU CA TI 1.2.1. Xõy dng s phõn cp chc nng 1.2.2. Xõy dng s lung d liu: Mc khung cnh, mc nh v mc di nh 1.2.3. Xõy dng mụ hỡnh thc th liờn kt II. PHN TCH H THNG 2.1. CC KHI NIM 2.1.1. Khỏi nim chu trỡnh 2.1.2. Khỏi nim chu trỡnh doanh thu 2.2. KHO ST H THNG 2.2.1. Kho sỏt hin trng 2.2.2. Lit kờ cỏc chc nng ca h thng mi 2.2.3. Phõn tớch h thng mi 2.2.3.1. Xõy dng s phõn cp chc nng 2.2.3.2 Xõy dng s dũng d liu (cỏc mc) 2.2.3.2.1. Xỏc nh tỏc nhõn ngoi ca h thng 2.2.3.2.2. Xỏc nh cỏc chc nng x lý ca tng mc 2.2.3.2.3. Xỏc nh cỏc kho cha d liu 2.2.3.2.4. Xỏc nh cỏc lung thụng tin vo/ra h thng 2.2.3.2.5 S dũng d liu cỏc mc 2.3. XY DNG Mễ HèNH LIấN KT THC TH 2.3.1. Xỏc nh cỏc loi thc th v thuc tớnh ca tng loi thc th 2.3.2. Mụ hỡnh thc th liờn kt gia cỏc thc th Kết luận 2 LỜI MỞ ĐẦU ền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thị trường tức là chúng ta đã chấp nhận sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng hóa.Sự khắc nghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức tỉnh táo trong kinh doanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu. Và chấp nhận cơ chế thị trường tức là chấp nhận sự khắc nghiệt của nó. Bên cạnh đó, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) và các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính là thách thức nếu các doanh nghiệp không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó. Để đứng vững và tồn tại trên thị trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức là mang lại lợi nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chi phí, doanh thu… ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận, đối t ượng nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn. N Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp một cách chính xác và nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm tra rất đa dạng và phổ biến, trong đó không thể thiếu ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ thống quản lý bằng cách thiết kế các kết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trinh sản xuất… Để nghiên cứu và đánh giá rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu và phân tích chu trình doanh thu mà một doanh nghiệp nào tiến hàn sản xuất kinh doanh cũng phải có. Môn học này cung cấp các kiến thức liên quan đến quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống, các kiến thức về chu trình kinh doanh phục vụ cho các doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh hiệu quả,chất lượng và đảm bảo tính khách quan trong nội bộ và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. 3 I. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI 1.1. NỘI DUNG ĐỀ TÀI Hệ thống kế toán chu trình doanh thu. 1.2. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 1.2.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng Yêu cầu: - Liệt kê đầy đủ chức năng và diễn giải kỹ từng chức năng của hệ thống (mô tả, thông tin vào/ra, sự kiện) - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng (các mức) 1.2.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh Yêu cầu: - Xác định tác nhân ngoài, trong (nếu có) của hệ thống - Xác định rõ các chức năng xử lý của từng mức - Xác định các kho chứa dữ liệu - Xác định rõ các thông tin, cần ghi rõ tên luồng thông tin - Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu các mức 1.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết Yêu cầu: - Xác định rõ các loại thực thể - Xác định rõ thuộc tính của từng loại thực thể (khóa, mô tả, kết nối) - Xây dựng mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. CÁC KHÁI NIỆM 2.1.1. Khái niệm chu trình Chu trình là việc lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định. 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu Hệ thống kế toán chu trình doanh thu là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ với khách hàng. 4 2.2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.2.1. Khảo sát hiện trạng - Hệ thống kế toán chu trình doanh thu có 5 sự kiện + Nhận và xử lý đơn đặt hàng + Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng + Nhận hàng khách trả + Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền + Nhận tiền thanh toán Sơ đồ hệ thống thông tin kế tóan trong môi trường tin học: 2.2.2. Liệt kê các chức năng của hệ thống mới - Các chức năng của hệ thống mới: + Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách + Xuất và chuyển hàng cho khách + Nhận hàng bị khách trả lại + Tính thuế GTGT và lập hóa đơn bán + Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán + Kế toán tổng hợp và lập các báo cáo - Các thông tin vào của hệ thống: + Thông tin khách hàng và mặt hàng khách yêu cầu + Thông tin chấp nhận thanh toán và thanh toán của khách hàng + Thông tin về tiền của doanh nghiệp + Thông tin quyết định, chỉ thị về bán hàng - Các thông tin ra của hệ thống: + Thông tin chi tiết và tổng hợp về khách hàng + Thông tin theo dõi tiền của doanh nghiệp Các dữ liệu liên quan đến họat động Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Các tập tin lưu trữ dữ liệu Báo cáo Truy xuất thông tin theo yêu cầu 5 + Các báo cáo tổng hợp, các báo cáo tài chính. 2.2.3. Phân tích hệ thống mới 2.2.3.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng ( sơ đồ 1) Chức năng 1: Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách - Nhận đơn hàng của khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại; thay đổi thông tin về mặt hàng khách mua: Số lượng, chủng loại hàng, .; Bổ sung thêm khách hàng mới;… - Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán: + Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua + Thông tin ra: Các thông tin về giá bán, số lượng các mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể thay đổi về mặt hàng khách mua như số lượng, chủng loại,… 6 SƠ DỒ DÒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CN1. Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách Nhận đơn hàng của khách 1.1 Xét duyệt và lập lệnh bán 1.2 Tệp đơn mua DM khách hàng Khách hàng Phòng kinh doanh Kho hàng Lệnh bán T.tin, QĐ, chỉ thi bán hàng Đơn không hợp lệ Đơn mua hàng Giấy chào hàng Tệp lệnh bán hàng 7 Chức năng 2 : Xuất và chuyển hàng cho khách - Xuất hàng khỏi kho: + Mô tả: Lưu giữ các thông tin chung về các mặt hàng bán và xuất cho khách hàng theo lệnh bán hàng + Thông tin vào: Thông tin về các mặt hàng bán cho khách theo lệnh bán hàng + Thông tin ra: Thông tin về các mặt hàng xuất cho khách theo lệnh bán hàng + Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại hàng - Chuyển hàng cho khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về việc chuyển hàng cho khách theo lệnh bán. + Thông tin vào: Thông tin về địa điểm của giao hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian chuyển hàng,… + Thông tin ra: Thông tin về địa điểm của khách hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian giao hàng… + Sự kiện: Có những thay đổi về địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,… 8 CN2. Xuất và chuyển hàng cho khách Kho t.tin hàng kho Xuất hàng khỏi kho 2.1 Chuyển hàng cho khách 2.2 Tệp lệnh bán hàng Khách hàng Hàng + vận đơn DM khách hàng Phiếu xuất kho Kho hàng Hàng + Phiếu XK Phòng kinh doanh T.tin, QĐ, chỉ thi kho hàng 9 Chức năng 3: Nhận hàng bị khách trả lại - Nhận hàng khách trả về: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng trả lại và mặt hàng khách trả + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng trả lại, số lượng, chủng loại mặt hàng bị trả lại + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại và hàng bị trả lại + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng bị trả lại, bổ sung khách hàng trả lại mới,… - Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả + Mô tả: Cung cáp các thông tin về mặt hàng bị trả lại nhập kho + Thông tin vào: thông tin về hàng bị trả lại như: số lượng, chủng loại,… + Thông tin ra: Thông tin về hàng bị trả lại nhập kho + Sự kiện: Có thể thay đổi về số lượng, chủng loại,… hàng bị trả lại 10 [...]... Kho thông tin hàng kho 2.2.3.2.4 Xác định các luồng thông tin vào/ra hệ thống - Thông tin vào: + Thông tin khách hàng và mặt hàng khách yêu cầu + Thông tin chấp nhận thanh toán và thanh toán của khách hàng + Thông tin về tiền của doanh nghiệp + Thông tin quyết định, chỉ thị về bán hàng - Các thông tin ra của hệ thống: + Thông tin chi tiết và tổng hợp về khách hàng + Thông tin theo dõi tiền của doanh. .. Tính thu VAT và lập hoá đơn bán hàng - Tính thu VAT: + Mô tả: Cung cấp thông tin về việc xác định thu VAT + Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá tính thu và thu VAT + Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá tính thu và thu VAT + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về số lượng hàng hoá tính thu , thay đổi viêc tính thu và thu VAT đầu ra - Lập hoá đơn bán hàng: + Mô tả: Cung cấp các thông tin. .. xuất, + Thông tin vào: Báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo hàng tồn kho + Thông tin ra: Báo cáo phân tích tình hình bán hàng, báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất + Sự kiện: Thay đổi thông tin trong báo cáo bán hàng, thay đổi thông tin trong báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất - Lập tra cứu báo cáo bán hàng + Mô tả: Cung cấp và lưu trữ thông tin liên quan đến doanh thu bán... cấp thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu của khách hàng, tiền doanh. .. Mô tả: Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với từng khách hàng của DN + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, số phải thu của khách hàng, số đã thu và số khách hàng nợ + Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách còn nợ và số tiền đã thu của khách hàng + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số tiền phải thu của khách hàng như chiết khấu thanh toán, nợ khó đòi, sự thay đổi thông tin về khách hàng,... 4.2 DM khách hàng Hóa đơn bán Kho t .tin về thu Khách hàng Tệp hóa đơn bán 13 Chức năng 5: Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán - Thanh toán với khách hàng: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng theo hoá đơn + Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng số tiền bán theo hoá đơn + Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách phải trả theo hoá đơn,... + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn + Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hoá đơn + Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán 12 CN4 Tính thu VAT và lập hóa đơn bán hàng Phòng tài chính kế toán Lệnh bán hàng Tệp đơn mua hàng T tin về thu Tính thu VAT 4.1 Lập hóa đơn bán hàng 4.2 DM khách hàng Hóa đơn bán Kho t .tin. .. Tiền thu bán gửi NH Hàng + vận đơn + Hóa đơn bán KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ CHU TRÌNH DOANH THU Hàng trả lại Tiền trả Giấy chấp nhận thanh toán T .tin y/c về tiền của DN + T .tin y/c kiểm tra tiền của DN Hàng trả lại + Phiếu nhập kho Hàng + Phiếu xuất kho Lệnh bán Giấy đòi nợ Tiền trả nợ T .tin được yêu cầu TC-BC T .tin Yêu cầu TC-BC KHO HÀNG T .tin về thu phiếu thu bán Tiền bán + chứng từ bán PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN... Cung cấp và lưu giữ các thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp… + Sự kiện: Có những thay đổi về mặt hàng như số lượng, chủng loại,…; thay đổi thông tin về khách hàng, bổ sung... tài chính kế toán Ghi sổ cái 5.3 Tiền thu nợ Tệp DM khách nợ Tệp nợ phải thu 15 Tệp thu nợ Sổ chi tiết TK 333 Sổ chi tiết TK 111,112 Chức năng 6: Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu, báo cáo - Lập báo cáo thống kê: + Mô tả: Cập nhật và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt đông bán hàng trong kỳ để lập các báo cáo thống kê phân tích tình hình bán hàng, tình hình thực hiện kế hoạch . --------------------------------------------- Bài thảo luận Đề tài : Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá, phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán. Giáo viên hướng dẫn: . thống thông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống,