phân tích chu trình doanh thu tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất hương thủy, chi nhánh thành phố hồ chí minh

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng.. Chu trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Khoá : 37

Hệ : Đại học chính quy

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4, năm 2015

-  -

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……….………

XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

-  -

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

LỜI CẢM ƠN

-  -

Sau gần bốn năm học tập và nghiên cứu, đến giai đoạn này người viết đã tích lũy được một số kiến thức và viết nên khóa luận tốt nghiệp này Người viết rất biết ơn tập thể giảng viên trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, các thầy cô khoa

Kế toán-Kiểm toán đã tận tụy truyền đạt nguồn kiến thức quý báu trong suốt thời gian qua

Người viết cũng xin chân thành thầy Nguyễn Hữu Bình, người đã tận tâm hướng dẫn từ lúc chuẩn bị cho tới khi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Người viết xin gửi đến Ban giám đốc công ty cổ phần thương mại-dịch vụ-sản xuất Hương Thủy cùng các anh chị kế toán viên trong công ty lời cảm ơn sâu sắc vì sự nhiệt tình hỗ trợ, chỉ dẫn của các anh chị trong suốt thời gian thực tập tại công ty

Xin chân thành cảm ơn!

Tp Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2015

Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Huong Thuy CORP : Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất Hương Thủy

DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 2.1: Hoạt động kiểm soát trong chu trình

Bảng 3.1: Tổ chức hệ thống báo cáo hoạt động tại công ty

Bảng 3.2: Tổ chức hệ thống báo cáo phân tích hoạt động

Bảng 3.3: Tổ chức hệ thống bảng kê/danh mục các đối tượng/nguồn lựcBảng 3.4: Tổ chức hệ thống báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lựcBảng 3.5: Hoạt động kiểm soát trong chu trình

Bảng 3.6: Bảng mô tả kiểm soát quá trình nhập liệu tại công ty

DANH SÁCH CÁC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ

Hình 2.1: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hình 2.4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền

Hình 3.1: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hình 3.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

Hình 3.4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thu tiền

Hình 3.5: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động đặt hàng

Hình 3.6: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hình 3.7: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

Hình 3.8: Màn hình nhập liệu Hóa đơn bán hàng công ty Hương Thủy

Hình 3.9: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền

Hình 3.10: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền (tiếp theo)

Hình 3.11: Màn hình nhập liệu Phiếu thu của công ty Hương Thủy

Hình 3.12: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền (khách hàng thanh toán qua ngân hàng)

Hình 3.13: Màn hình đăng nhập truy cập hệ thống của công ty

Hình 4.1: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

4 Phạm vi và hạn chế của đề tài 1

CHƯƠNG1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT HƯƠNG THỦY 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.1.1 Giới thiệu chung 2

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 2

1.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp 3

1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động 3

1.2.2 Định hướng phát triển của doanh nghiệp 3

1.3 Đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh 3

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 3

1.3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp 3

1.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 5

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp 6

1.3.2.1 Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp 6

1.3.2.2 Chính sách kế toán chủ yếu của doanh nghiệp 9

1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm 10

CHƯƠNG2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU 12

2.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 12

2.1.1 Hoạt động nhận đơn đặt hàng 13

2.1.2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 14

2.1.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ 15

2.1.4 Hoạt động thu tiền 16

2.2.2 Tổ chức sử dụng chứng từ trong chu trình doanh thu 18

2.2.2.1 Hoạt động đặt hàng 18

2.2.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ 18

2.2.2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng 19

2.2.2.4 Hoạt động thu tiền 19

2.2.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu 19

2.2.3.1 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng 19

2.2.3.2 Quản lý nợ phải thu chi tiết từng chứng từ 19

2.2.4 Hệ thống các loại báo cáo có liên quan 19

2.2.4.1 Báo cáo hoạt động kinh doanh 19

2.2.4.2 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia 20

2.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 21

2.3.1 Kiểm soát hoạt động 21

2.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin 24

2.3.2.1 Kiểm soát chung 24

2.3.2.2 Kiểm soát nhập liệu 24

CHƯƠNG3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT HƯƠNG THỦY, CHI NHÁNH TPHCM 26

3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty 26

3.1.1 Đặc điểm sản phẩm, hàng hóa cung ứng cho thị trường của công ty 26

3.1.2 Hệ thống phân phối của công ty 26

3.1.3 Phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty 26

3.2 Hoạt động xử lý thông tin trong chu trình 27

3.3 Tổ chức kế toán trong chu trình của công ty 31

3.3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 31

3.3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình tại công ty 32 3.3.2.1 Hoạt động đặt hàng 32

3.3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ 33

3.3.2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng 35

3.3.2.4 Hoạt động thu tiền 36

3.3.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu của công ty 40

3.3.4 Hệ thống các loại báo cáo có liên quan 41

3.3.4.1 Báo cáo hoạt động kinh doanh 41

3.4 Hoạt động kiểm soát trong chu trình của công ty 45

3.4.1 Kiểm soát hoạt động 45

3.4.2 Kiểm soát hệ thống thông tin 47

3.4.2.1 Kiểm soát chung 47

3.4.2.2 Kiểm soát nhập liệu 48

CHƯƠNG4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 52

4.1 Nhận xét và kiến nghị chung về công ty Hương Thủy 52

4.1.1 Ưu điểm và thuận lợi của công ty Hương Thủy 52

4.1.2 Hạn chế 53

4.2 Nhận xét về chu trình doanh thu tại công ty 53

4.2.1 Ưu điểm và thuận lợi 53

4.2.2 Hạn chế 55

4.3 Kiến nghị 55

4.3.1 Kiến nghị chung 55

4.3.2 Kiến nghị về chu trình doanh thu 56

KẾT LUẬN 58

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp luôn cạnh tranh với nhau để tồn tại và phát triển Đặc biệt, với sự hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta cùng với nền kinh tế chung của thế giới đã làm cho môi trường kinh doanh của Việt Nam trở nên náo nhiệt và sôi động hơn

Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng góp phần tạo nên sự phát triển của nền kinh tế Hoạt động có hiệu quả của các doanh nghiệp được phản ánh trong nhiều chỉ tiêu

về kết quả kinh doanh, khả năng thanh toán… thể hiện một phần chu trình doanh thu của đơn

vị Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là khoản mục trọng yếu và thể hiện rõ nét tình hình hoạt động cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp Ngoài ra, doanh thu có quan hệ mật thiết với kết quả lãi lỗ và là cơ sở để đánh giá kết quả hoặc thành tích của doanh nghiệp Chu trình doanh thu đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, nó góp phần giúp cho doanh nghiệp thu hồi được vốn đã đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh và trên hết, tạo ra lợi nhuận để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh Thêm vào đó, chu trình doanh thu liên quan tới rất nhiều khoản mục trên Báo cáo tài chính Vì thế, xây dựng một chu trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược và kiểm soát tốt, tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mô tả chu trình doanh thu tại công ty Hương Thủy

- Mô tả việc luân chuyển chứng từ, các loại báo cáo có liên quan tới doanh thu của công ty Hương Thủy

- Đánh giá ưu, nhược điểm của chu trình; so sánh với cơ sở lý thuyết và đưa ra kiến nghị

3 Phương pháp nghiên cứu

- Quan sát và thu thập tài liệu có liên quan tới chu trình doanh thu

- Nghiên cứu tài liệu từ phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất Hương Thủy

có liên quan tới các kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nên việc đánh giá dựa trên lý thuyết giả định

CHƯƠNG1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN

XUẤT HƯƠNG THỦY

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên Công ty: Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất Hương Thủy

Tên tiếng anh: Huong Thuy manufacture service tranding corporation

Tên viết tắt: Huong Thuy CORP

Logo:

Mã số thuế: 0304898593

Mã số doanh nghiệp/Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 0304898593

Địa chỉ trụ sở chính: 606 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 5, TP HCM

Điện thoại: (84.8) 3855 4265 (5 lines)

Fax: (84.8) 3857 7809

Email: info@huongthuy.com.vn

Website: http://www.huongthuy.com hoặc http://www.huongthuy.com.vn

Chủ tịch HĐQT: Hoàng Thu Hường

Hoạt động kinh doanh chính: kinh doanh lương thực thực phẩm

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Tháng 6/1994, công ty TNHH thương mại Hương Thủy được thành lập với vốn điều lệ ban đầu 600.000.000 VND và 10 nhân viên, do gia đình ông, bà Đào Lý và Hoàng Thu Hường sở hữu 100% vốn theo giấy phép kinh doanh số 0301318741 tại phòng đăng ký kinh doanh TP HCM, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh 04/06/1994

Năm 1998, thành lập công ty TNHH Hương Bình, theo giấy phép kinh doanh số 0400126286 tại phòng đăng ký kinh doanh Đà Nẵng, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh là 06/05/1998 với vốn điều lệ 200.000.000 VND tại Đà Nẵng, với chức năng phân phối trực tiếp các sản phẩm nhập khẩu của Hương Thủy tại Đà Nẵng và thị trường miền Trung Năm 2003, tăng vốn điều

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu Trang 3

Dương, với hệ thống kho hiện đại, sức chứa 4000 pallets đáp ứng nhu cầu nhập, bảo quản tốt hàng hóa của Hương Thủy và làm dịch vụ hậu cần cho khách hàng Tháng 1/2007, do nhu cầu

mở rộng đầu tư, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 27.000.000.000 VND

Năm 2007-13 năm sau ngày thành lập, công ty TNHH Hương Thủy đã là một trong những nhà nhập khẩu hàng thực phẩm tiêu dùng lớn và uy tín tại thị trường Việt Nam Với mục tiêu phát triển kinh doanh bền vững, trong bối cảnh hòa nhập quốc tế tháng 6/2007, công ty TNHH Hương Thủy đã chuyển thành công ty Cổ phần TM-DV-SX Hương Thủy, vốn điều lệ 18.000.000.000 VND, với đội ngũ nhân viên gần 500 người, có trụ sở, hệ thống kho, bãi và hệ thống phân phối hoàn chỉnh tại 3 thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng và TP HCM, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về nhập khẩu và phân phối các mặt hàng thực phẩm tiêu dùng của các công

ty quốc tế tại thị trường Việt Nam

Năm 2008, tập đoàn Sojitz hợp tác cùng Công ty Hương Thủy Cũng trong năm này, hai chi nhánh của Công ty Hương Thủy tại Cần Thơ và Đồng Nai được thành lập nhằm mở rộng mạng lưới phân phối

Năm 2012, tập đoàn Sojitz tăng cổ phần lên 51% và công ty Kokubu-Nhật Bản gia nhập công

ty Hương Thủy với 19% cổ phần

1.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Hiện nay công ty đang hoạt động trên lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng thực phẩm công nghệ: Sữa Anlene, Anmum, Fomage bò cười, bánh kẹo Lotte, bánh gạo Kobana, bánh Meiji, Meiji Chocolate, sữa Meiji, Lee kum kee, kẹo indo, nước giải khát pokka, bánh Beng Beng, đồ hộp Century, xà bông harmony, thuốc xịt muỗi Mortein… cho hệ thống siêu thị, nhà hàng, khách sạn, chợ và các cửa hiệu Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa

Công ty hoạt động theo phương châm: “Lấy chất lượng sản phẩm làm hàng đầu và ngày càng đa dạng hóa sản phẩm”

Tiến hành xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với chính sách nhà nước

Quản lý và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất

Thực hiện đúng các quy định chính sách, chế độ kế toán của Bộ tài chính quy định

1.3 Đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh

1.3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần TM-DV-SX HƯƠNG THỦY

Thư ký

Chủ tịch Hội đồng quản trị

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

1.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

 Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những đối tượng trên

 Trình các báo cáo quyết toán tài chính hằng năm và duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp cho Đại hội đồng cổ đông

Giám đốc điều hành (CEO)

 Nghiên cứu những quy định về mặt tài chính của nhà nước ban hành

 Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định thông tư liên quan đến ngành

 Tham mưu cho Tổng giám đốc việc điều hành vốn trong công ty

 Nghiên cứu các biện pháp giảm chi phí trong công ty

 Thẩm định các bản quyết toán lãi, lỗ hàng quý, hàng năm

 Xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành trong toàn công ty

Phòng kho vận

 Lập kế hoạch nhập, xuất, tiêu thụ hàng hóa trong ngày và chuyển hóa đơn, chứng từ bán hàng, mua hàng cho bộ phận kế toán để kịp thời cập nhập số liệu vào sổ sách kế toán

 Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa cho phòng kinh doanh và phòng cung ứng

để có kế hoạch đặt hàng cụ thể

Phòng phát triển kinh doanh

 Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm và dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt

 Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty

 Tìm kiếm nhà đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của công ty

 Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty

 Thu thập, quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định Phòng hành chính nhân sự

 Lưu trữ theo dõi toàn bộ hồ sơ lý lịch gốc của nhân viên

 Quản lý việc tuyển dụng lao động, sa thải, kỷ luật… theo đúng quy định nhà nước và quy chế của công ty

 Theo dõi các khoản trợ cấp, bảo hiểm cho người lao động

 Quản lý số ngày nghỉ phép trong năm của nhân viên, văn phòng phẩm và đồng phục cho nhân viên

 Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên

Phòng cung ứng

 Nhận và phân tích số dự báo bán hàng hàng tháng từ bộ phận kinh doanh

 Lập hợp đồng mua bán với nhà cung cấp

 Theo dõi thời hạn hợp đồng trước khi hết hạn

 Làm các thủ tục hải quan để thông qua hàng hóa

 Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất-nhập khẩu

 Tham mưu cho Tổng giám đốc về quan hệ đối ngoại, chính sách xuất-nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế

 Giúp Tổng giám đốc trong các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài

 Thực hiện các thủ tục nhập-xuất khẩu hàng hóa

 Quyết toán kết quả sản xuất kinh doanh

 Cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho ban lãnh đạo, phối hợp với các phòng ban trong công tác quản lý và công tác kiểm tra định kỳ

 Quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp

1.3.2.1 Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Hình thức tổ chức kế toán trong công ty theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán Công ty gồm có phòng KT trung tâm của DN đặt tại trụ sở chính và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán

ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác Phòng KT trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn DN và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng KT trung tâm Các nhân viên kế toán ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng KT trung tâm

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Chức năng, nhiệm vụ các nhân viên kế toán

- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán-thống kê, thông tin kinh tế

- Cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan bên trong lẫn bên ngoài đơn

vị

- Đối chiếu số liệu phát sinh khi khóa sổ hàng tháng với các kế toán viên của phòng

- Điều chỉnh, bổ sung các bút toán, hạch toán kế toán

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng nguồn kinh phí, từng mục, khoản mục

- Lập chứng từ ghi sổ, kết chuyển xử lý các nguồn chi phí

Kế toántrưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán kho

Kế toán công nợ

Kế toán tiền lương

Kế toán ngân hàng

Kế toán

tiền mặt

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty

- Lập sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hàng tháng

 Kế toán tiền mặt

- Mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tính số tồn quỹ tại mọi thời điểm

- Quản lý và hạch toán các khoản tiền mặt do DN khác và cá nhân ký quỹ, ký cược tại công ty

 Kế toán công nợ

- Theo dõi công nợ, thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng, hoàn ứng cho CBCNV trong toàn công ty

- Thực hiện báo cáo công nợ theo định kỳ (tháng, quý, năm)

- Nhắc nhở cán bộ viên chức thuộc công ty thanh toán các khoản tạm ứng đến hạn

- Kiểm tra, xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán hoàn ứng

- Nhắc nhở người tạm ứng: tiền giao tạm ứng cho mục đích nào phải sử dụng đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác

- Mọi khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết cho từng chủ nợ theo số nợ phải trả, số nợ đã trả và số nợ còn lại phải trả

- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả Các khoản nợ phải trả phải được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả

 Kế toán ngân hàng

- Theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng, kho bạc

- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng, kho bạc gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa

số liệu thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng, kho bạc để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời

- Mở số chi tiết từng khoản mục, tiểu mục tại kho bạc

- Thông báo cho các đơn vị (cá nhân) có liên quan về nguồn tiền đã về, đã chuyển

- Định kỳ (tháng, quý, năm) lập báo cáo trình lãnh đạo phòng

 Kế toán kho

- Thực hiện việc lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ nhập-xuất vật tư, hàng hóa… khi có nghiệp vụ phát sinh

- Theo dõi công nợ nhập-xuất vật tư, lập biên bản xác minh công nợ theo định

kỳ (hoặc khi có yêu cầu) nộp về phòng kế toán-tài vụ

- Tính giá nhập-xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập-xuất và chuyển cho bộ phận liên quan

- Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ các nhà cung ứng, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt vật tư, hàng hóa theo quy định

- Theo dõi chặt chẽ lượng nhập-xuất-tồn vật tư ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống sản xuất, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dự trữ hàng hóa… đảm bảo quá trình thương mại không bị gián đoạn

- Trực tiếp tham gia kiểm, đếm số lượng hàng nhập-xuất kho cùng thủ kho nếu hàng nhập-xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền

- Phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tư là hóa chất dễ cháy nổ, dễ hư hỏng…

 Kế toán tiền lương

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động

- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao động

- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- Lập các báo cáo và tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, đề xuất biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động Đấu tranh những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương

1.3.2.2 Chính sách kế toán chủ yếu của doanh nghiệp

Công ty tổ chức kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết

kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán “Nhật ký chung” nên sẽ có các loại sổ của hình thức

kế toán này

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty

 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái

và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan)

 Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa

sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy

 Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Công ty lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” khi thiết kế phần mềm vì khi sử dụng hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái và sổ chi tiết theo từng nghiệp vụ phát sinh Bên cạnh đó, hình thức Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ áp dụng Công ty Cổ phần TM-DV-SX Hương Thủy có qui mô lớn, có đội ngũ kế toán đông và năng lực chuyên môn cao nên việc công ty tổ chức hình thức kế toán theo hình thức Nhật ký chung có thể phát huy những ưu điểm vốn có của hình thức này

Chính sách kế toán tại công ty

- Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên

- Phương pháp đánh giá: Nhập trước-Xuất trước (FIFO)

 Phương pháp đánh giá ngoại tệ

Công ty sử dụng ngoại tệ phần lớn là tiền USD, áp dụng phương pháp đánh giá ngoại tệ cuối năm tính theo tỷ giá trung bình các ngân hàng công ty có mở tài khoản

 Phương thức nhập khẩu hàng hóa

Hàng hóa được nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu trực tiếp

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và công

ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua

 Nguyên tắc ghi nhận chi phí

Chi phí được ghi nhận theo thực tế phát sinh, trên nguyên tắc phù hợp với doanh thu trong kỳ

 Thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm là thuế thu nhập hiện hành được tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm với thuế suất áp dụng tại ngày kết thúc năm tài chính Thu nhập chịu thuế chênh lệch căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế Tuy nhiên, những qui định này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tùy thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền

Công ty sử dụng hai hệ thống phần mềm máy tính để hỗ trợ cho việc kế toán Phần mềm Lạc Việt sử dụng cho bộ phận KT trung tâm và hệ thống phần mềm TTSOFT sử dụng cho bộ phận kho TTSOFT được sử dụng để theo dõi hàng hóa, thông tin chi tiết về bán hàng, nhập và xuất đơn hàng Bên cạnh đó, phần mềm còn theo dõi việc thu, chi, kiểm kê và quản lý đơn hàng…

Từ những đơn hàng trên TTSOFT, phần mềm này sẽ xuất hóa đơn cho phần mềm Lạc Việt

Bộ phận KT trung tâm dựa vào những hóa đơn nhận được từ bộ phận kho, tiến hành truy xuất, theo dõi và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán

Việc sử dụng hệ thống phần mềm máy tính để hỗ trợ cho công việc kế toán đã mang lại hiệu quả cao, rút ngắn thời gian sắp xếp cũng như đối chiếu, kiểm tra số liệu, và hạn chế không gian lưu trữ dữ liệu cũng như sổ sách

CHƯƠNG2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU

Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh Các hoạt động trong chu trình diễn ra theo trình tự và được lặp đi lặp lại (Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, 2006), bao gồm:

Chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng Chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng và hệ thống bên ngoài (Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, 2006), bao gồm:

Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp

Hãng vận tải: giao hàng hoặc thực hiện các dịch vụ cho khách hàng

Chu trình chi phí, chu trình sản xuất: cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần phải được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng Chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Ngân hàng: cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng

Hệ thống lương: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực Đồng thời, kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu thập của người lao động

Hệ thống kế toán, hệ thống xử lý, sổ cái và lập báo cáo: ghi nhận và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

2.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Marshall B.Romney, Paul John Steinbart (2006) cho rằng “Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) Thu tiền” Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin,

dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện những chức năng đó

Khách hàng

Ngân hàng

Hệ thống kế toán tổng hợp/lập báo cáo Hệ thống lương

Chu trình chi phí/ chu trình sản xuất

Thu tiền 4.0

Đặt hàng 1.0

Cung cấp hàng hóa/

dịch vụ 2.0 Lập hóa

đơn, theo dõi công

Yêu cầu hàng hóa/thành phẩm

Đặt hàng được chấp thuận Đặt hàng được chấp thuận

Đặt hàng đã thực hiện

Hình 2.1: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP HCM

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đơn đặt hàng Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực

về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng

Căn cứ vào dòng dữ liệu đi vào, hoạt động đặt hàng sẽ thực hiện các nội dung sau:

(1.1) Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ của khách hàng thông qua việc truy xuất các thông tin về tình trạng hàng hóa, dịch vụ, khả năng hiện có của hàng hoá, dịch vụ có thể cung ứng

(1.2) Xem xét tình trạng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của doanh nghiệp như điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về luật pháp Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông tin lưu trữ về khách hàng (danh mục khách hàng, tình trạng nợ của khách hàng…)

(1.3) Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng là chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện, hoạt động đặt hàng với các nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng hợp lệ được cho phép thực hiện

Thông báo kết quả 1.3

Xử lý lập hóa đơn 3.0

Chu trình chi phí/chu trình sản xuất

Kiểm tra khách hàng 1.2

ĐH được chấp nhận

ĐH được chấp nhận

Đặt hàng

Dữ liệu hàng hóa

Dữ liệu khách hàng

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP HCM

Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ thông qua bộ phận kho và bộ phận giao nhận hàng/bộ phận gửi hàng

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho

sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung:

(2.1) Thực hiện xuất kho

(2.2) Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Tới xử lý lập hóa đơn

3.0

Từ xử lý đặt hàng 1.0

Khách hàng

Xuất kho hàng hóa 2.1

Giao hàng 2.2

Xuất hàng

Giao hàng

Xác nhận khách hàng Giao hàng

ĐH được chấp thuận Đặt hàng chấp thuận Xuất kho

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP HCM

Bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kế toán sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch

vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hiện nghiệp vụ này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến

Các nội dung của hoạt động:

(3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng

(3.2) Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện (3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại hàng, giảm giá hàng bán), theo dõi nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

Đối chiếu xác nhận 3.1

Lập hóa đơn bán hàng 3.2

Theo dõi nợ 3.3

Đặt hàng chấp thuận

Dữ liệu Bán hàng hoàn thành (Hóa đơn)

Bán hàng hoàn thành

Bán hàng

Sổ kế toán

Hình 2.4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP HCM

Yêu cầu của hoạt động này là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng thông qua các bộ phận chức năng có liên quan (bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận tín dụng, bộ phận kho, bộ phận giao nhận, thủ quỹ, kế toán…)

Các nội dung của hoạt động thu tiền:

(4.1) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

(4.2) Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng

(4.3) Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng

(4.4) Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

Khách hàng

Ngân hàng

Lựa chọn thanh toán 4.1

Xác nhận thu tiền 4.3

Ghi nhận nội dung 4.4

Lập chứng

từ 4.2

Nợ phải thu khách hàng

Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP HCM

2.2 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

Một hệ thống kế toán tốt phải đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp cần những thông tin liên quan để thực hiện trong chu trình và thông tin để đánh giá các hoạt động đó

Thông tin thực hiện hoạt động

Một hoạt động muốn thực hiện phải có các nguồn lực, trên cơ sở các đối tượng, khoản mục hợp lệ (cho phép liên quan) Do đó, thông tin để thực hiện hoạt động chính là thông tin về các đối tượng, nguồn lực, khoản mục liên quan đến hoạt động Thông tin này phải cho biết đối tượng, nguồn lực, khoản mục nào được (hoặc không được) khi liên quan đến hoạt động và những nội dung quản lý của các nguồn lực, đối tượng đó làm cơ sở cho việc thực hiện hoạt động Thông tin này sẽ bao gồm:

 Thông tin mô tả đối tượng, nguồn lực, khoản mục: mã đối tượng, nguồn lực, khoản mục sẽ có thông tin mô tả là tên và mã (ví dụ tên hàng, mã hàng, tên khách hàng, mã khách hàng…)

 Thông tin quản lý về đối tượng, nguồn lực, khoản mục: nội dung thông tin thể hiện yêu cầu quản lý của DN đối với các đối tượng, nguồn lực, khoản mục (ví

dụ: quản lý hàng hóa theo mặt hàng, chủng loại, quản lý khách hàng theo thị trường, khu vực…)

Thông tin đánh giá hoạt động

Thông tin cung cấp nội dung các hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình thực hiện trao đổi nguồn lực và đánh giá việc thực hiện các hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan Bao gồm:

 Thông tin tổng hợp (liệt kê) các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình trao đổi nguồn lực

 Thông tin phân tích các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện theo đối tượng, nguồn lực và các nội dung quản lý của đối tượng, nguồn lực liên quan

Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan Việc tổ chức thu thập dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng các bộ phận trong doanh nghiệp

2.2.2.1 Hoạt động đặt hàng

Nội dung của thu thập cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

 Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu của khách hàng sẽ được thực hiện

 Thông tin về khách hàng yêu cầu

 Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện

Nội dung này được thu thập qua các chứng từ sau:

 Đơn đặt hàng được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện

 Lệnh bán hàng: thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng

 Hợp đồng mua bán hàng hóa: có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng, được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép

2.2.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua các chứng từ:

 Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

 Phiếu giao hàng đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng

 Hóa đơn GTGT: thông tin khách hàng, hàng hóa, kho hàng đã cung cấp

 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng

2.2.2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

Hợp đồng này xác nhận nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp và khách hàng Các chứng từ sử dụng trong hoạt động này:

 Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện

 Bảng kê xuất kho theo từng kho hàng, mặt hàng: theo dõi chi tiết thông tin về

số lượng hàng đã xuất theo mã kho, mã hàng cho khách hàng

 Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

2.2.2.4 Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phản ánh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp Các chứng từ sử dụng:

 Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

 Các chứng từ thanh toán: sổ chi tiết các khoản phải thu, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận đã thu tiền

2.2.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện bán chịu cho khách hàng Việc tổ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách:

2.2.3.1 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lý chi tiết cho từng khách hàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của khách hàng Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho từng khách hàng và giá trị mỗi giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, khách hàng có thể tổng hợp để thanh toán một lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng

2.2.3.2 Quản lý nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều theo dõi chi tiết cho từng nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu theo từng hóa đơn của từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn Cách này thường áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng, phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng giao dịch để xử lý chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán hàng đã thỏa thuận theo điều khoản thanh toán

2.2.4 Hệ thống các loại báo cáo có liên quan

2.2.4.1 Báo cáo hoạt động kinh doanh

Báo cáo hoạt động kinh doanh là báo cáo giúp cho các nhà quản trị đánh giá và quản lý quá trình thực hiện và xử lý các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ Nội dung của các báo cáo hoạt động có thể cung cấp các thông tin tổng hợp về

việc thực hiện các hoạt động theo các nội dung quản lý của hoạt động đó trong một thời gian thực hiện nhất định Có hai nhóm báo cáo:

Báo cáo hoạt động

Báo cáo hoạt động là báo cáo tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện một loại hoạt động trong kỳ theo trình tự thời gian Mỗi một hoạt động mà hệ thống kế toán có thể thu thập và ghi nhận nội dung sẽ được tổng hợp và liệt kê các nghiệp vụ trong bảng kê các hoạt động đó Trong hoạt động xuất kho sẽ có các báo cáo liên quan đến các hoạt động xuất kho, bán hàng, thu tiền:

- Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho

- Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê hóa đơn…

- Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán

- Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã được xử lý

- Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ

Báo cáo phân tích hoạt động

Báo cáo phân tích hoạt động đánh giá phân tích việc thực hiện các hoạt động theo các nội dung cần quản lý trong một thời kỳ Thông thường, nhà quản trị sẽ đánh giá và phân tích các hoạt động theo sự vận động của các nguồn lực có liên quan đến thực hiện hoạt động đó (hàng hóa, tiền) hoặc sự tham gia của các đối tượng cần quản lý theo hoạt động đó như khách hàng, nhân viên, kho…

Theo từng hoạt động, đối tượng và nguồn lực liên quan đến chu trình doanh thu sẽ có các báo cáo phân tích sau:

 Hoạt động xuất kho

- Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng (nguồn lực)

- Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng (đối tượng)

- Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng khách hàng nhận hàng (đối tượng)

 Hoạt động bán hàng

- Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng (nguồn lực)

- Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng (đối tượng)

- Báo cáo phân tích bán hàng theo nhân viên bán hàng (đối tượng)

 Hoạt động thu tiền

- Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán (đối tượng)

- Báo cáo phân tích thu tiền theo ngân hàng thanh toán (đối tượng)

- Báo cáo phân tích thu tiền theo từng loại tiền, phương thức thu tiền (nguồn lực)

2.2.4.2 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia

Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia cung cấp thông tin về các đối tượng, nguồn lực liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, bao gồm các nội dung thông tin về các đối tượng, nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động, và thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực được sử dụng, được tham gia quá trình thực hiện các hoạt động Vì vậy, nhóm báo cáo này sẽ hỗ trợ các đối tượng sử dụng thông tin trong việc xem xét,

xử lý và xét duyệt khả năng thực hiện các hoạt động Có hai loại báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia:

Bảng kê/danh mục các đối tượng/nguồn lực

Hệ thống kế toán sẽ cung cấp danh mục các nguồn lực như hàng hóa, dịch vụ, loại tiền… hoặc các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên… được (không được) liên quan đến việc thực hiện các hoạt động Nhóm bảng kê/danh mục này sẽ giúp xem xét cho hoạt động có được thực hiện hay không

Một số bảng kê/danh mục sử dụng:

- Bảng kê danh mục khách hàng

- Danh mục hàng hóa, kho hàng

- Bảng kê các khoản tạm ứng của nhân viên

Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực

Nhóm báo cáo này cung cấp thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trình thực hiện các hoạt động; đánh giá khả năng thực hiện các hoạt động ở mức độ nào cũng như ảnh hưởng của việc thực hiện các hoạt động đến khả năng của các đối tượng, nguồn lực

Một số báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:

- Báo cáo tồn kho từng mặt hàng, theo kho

- Báo cáo tồn quỹ

- Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng, nhà cung cấp (chi tiết, tổng hợp tình trạng nợ, phân tích tuổi nợ của khách hàng, nhà cung cấp, tạm ứng của nhân viên…)

2.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình

Nội dung thực hiện các hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu là nguồn dữ liệu cho

hệ thống thông tin kế toán Tổ chức kiểm soát các nghiệp vụ là kiểm soát những rủi ro liên quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với các mục tiêu:

Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình đã được xét duyệt đúng đắn

Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình được phản ánh trên cơ sở phát sinh Các hoạt động đã xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải phản ánh đầy đủ, chính xác Một số rủi ro, ảnh hưởng và các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ có thể tổ chức trong chu trình doanh thu

Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Hoạt động kiểm soát

Nhận đặt

hàng của

khách hàng

Bán được hàng, tăng doanh thu bán hàng, đảm bảo bảo toàn tài chính

- Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý

- Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán

- Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

- Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng

- Xây dựng quy trình

ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng

- Cập nhật chính xác

và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho, các khoản thanh toán và công nợ khách hàng

hàng/hợp đồng kinh

tế

- An toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Xuất kho giao hàng sai

số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng

- Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng (nếu có điều kiện)

- Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng

từ trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Chứng từ cần đánh

số trước

- Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho và giao hàng

- Đến, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, kiểm

kê kho hàng

Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Hoạt động kiểm soát

- Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ công

nợ khách hàng

- Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng

- Lập khống hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn lập sai

- Chuyển dữ liệu công

nợ sai, không kịp thời

- Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng

từ bán hàng với chức năng xuất kho, giao hàng

- Chỉ lập hóa đơn khi

có chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng

- Nên có bảng giá hàng

- Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hóa đơn bán hàng Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao hàng

- Chuyển dữ liệu/sổ chi tiết phải thu kịp thời, hàng ngày

- Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ

Thu tiền - Ghi chép thu tiền kịp

thời, chính xác, đầy

đủ

- An toàn tiền

nhiệm giữ tiền, ghi chép và theo dõi thu tiền

- Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán

- Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

Bảng 2.1: Hoạt động kiểm soát trong chu trình

2.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin

2.3.2.1 Kiểm soát chung

Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử dụng các

dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng

Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan tới một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tượng quản lý của hoạt động (như khách hàng, hàng hóa, nhân viên bán hàng, ngân hàng) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống

2.3.2.2 Kiểm soát nhập liệu

Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là để đảm bảo các nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán

Kiểm soát nguồn dữ liệu

Để đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ sẽ có một số thủ tục kiểm soát:

- Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc

- Sử dụng các chứng từ luân chuyển

- Đánh dấu chứng từ sau khi ghi sổ, nhập liệu hay xử lý

- Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu

- Tạo số kiểm tra

- Chuẩn y và phê duyệt

Kiểm soát quá trình nhập liệu

Để đánh giá các tính năng kiểm soát quá trình nhập liệu trên một phần mềm, cần phân tích và xác định các dữ liệu cần thu thập cho từng nghiệp vụ kinh tế hay nhóm nghiệp vụ cùng loại, xác định các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu cho từng dữ liệu nhập bao gồm:

- Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định

- Kiểm tra vùng dữ liệu: dữ liệu được nhập sẽ được sử dụng cho nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập phải theo đúng loại đã khai báo Khi nhập số tiền, số lượng phải không nhập được dữ liệu kiểu chữ

- Kiểm tra dấu (>0 hay <0): hệ thống phải kiểm tra dấu của dữ liệu nhập, đơn giá của một mặt hàng, tỷ giá của một loại ngoại tệ phải luôn lớn hơn 0

- Kiểm tra tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số của hóa đơn bán hàng không được trùng lắp với các nghiệp vụ bán hàng khác nhau, ngày bán hàng phải trước ngày nhập liệu

- Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: kiểm tra tính có thực về mã số khách hàng có trong danh mục, tính có thực của mặt hàng tồn kho

- Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu

- Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng quan trọng nào được để trống

- Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: khi bán hàng, chỉ cần nhập mã hàng, còn tên, địa chỉ, giới hạn tín dụng của khách hàng không cần nhập mà hệ thống

sẽ truy xuất từ danh mục

- Kiểm tra dung lượng vùng dữ liệu: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký tự không thể nhập con số 1.000.000.000

- Số tổng kiểm soát: tổng số chứng từ hay mẫu tin được xử lý hoặc kết quả tổng cộng của các dữ liệu tài chính

- Định dạng trước khi nhập liệu: các ô dữ liệu kiểu số, kiểu ngày hay kiểu chữ phải được tổ chức theo cùng kiểu định dạng

- Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi

- Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động: số chứng từ nên được tạo tự động Giá trị mặc định và tạo số tự động giúp cho nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn

CHƯƠNG3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT HƯƠNG THỦY, CHI NHÁNH TPHCM

3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty

Các mặt hàng công ty TM-DV-SX Hương Thủy chủ yếu là những mặt hàng thực phẩm công nghệ, bao gồm:

Các loại phômai La Vache Qui nhãn hiệu con bò cười của hãng Bel-Pháp

Sữa Anline và Anmum nhập của tập đoàn Foterra-New Zealand

Ngũ cốc ăn sáng, bánh quy, sữa ăn kiêng của Kellog-Thái Lan và Mỹ

Dầu hào, nước tương, sốt ướp…của Lee Kum Kee-Hồng Kông

Nước uống Pokka, bánh gạo Kobana, bánh Lotte custard, kẹo Lotte Anytime, kẹo trái cây

Sữa bột Meiji, sữa chua, xốt và các loại sốt chấm Kewpie

Bột uống thanh nhiệt Sensa Cools, xúc xích Oji, bia Sapporo, mỳ ăn liền Nissin

…

Để việc quản lý hệ thống kênh phân phối hiệu quả hơn, với yêu cầu sản phẩm cung ứng trong thị trường nội địa là sản phẩm chất lượng cao, công ty đã xây dựng cấu trúc hệ thống kênh phân phối phù hợp với sản phẩm cũng như xu hướng thị trường Tại những nơi có chi nhánh của công ty như Hà Nội, Đà Nẵng, TP HCM, Cần Thơ, hàng hóa được đưa trực tiếp từ các kho hàng của công ty đến các nhà bán sỉ và bán lẻ Còn những nơi khác trên toàn quốc, thì công ty có một đến hai nhà phân phối phụ ở các tỉnh phụ trách việc chuyển giao hàng Sản phẩm của Hương Thủy được đưa đến người tiêu dùng thông qua các kênh như:

Kênh hiện đại MT (Modern Trade): sản phẩm hàng tiêu dùng của Hương Thủy đến tay người tiêu dùng thông qua hệ thống các siêu thị như Co.op Mart, Metro, Big C, Lotte Mart, Maximart, Citimart, Aeon, Vinatex… và chuỗi các cửa hàng tiện lợi như Familymart, Circle K, B’s mart, Shop & Go… Hệ thống siêu thị đã góp phần giới thiệu sản phẩm của Hương Thủy tới tay người tiêu dùng một cách phổ biến và nhanh chóng hơn

Kênh truyền thống GT (General Trade): với chính sách giá hợp lý, cộng với những chương trình khuyến mãi đặc biệt, Hương Thủy đã phân phối cho hầu hết các nhà bán

sỉ và nhà bán lẻ ở nhiều khu vực trên toàn quốc

Kênh Horeca (Hotel-Restaurant-Catering): Hương Thủy chuyên cung cấp thực phẩm

và đồ uống cho ngành nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ ăn uống khác Công ty sẽ nhận đơn đặt hàng qua mạng hoặc điện thoại từ khách hàng, vận chuyển bằng xe máy nếu trong khu vực TP HCM, và có thể vận chuyển đến kho trung chuyển để phân phối

đi các tỉnh xa

Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng và phương thức bán lẻ Với phương thức bán buôn, người mua thường thanh toán bằng chuyển khoản, còn với phương

đó là đầy đủ phương tiện về vận tải, đội ngũ giao nhận chuyên nghiệp đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến các nhà bán sỉ, các trung tâm mua bán, siêu thị, các nhà bán lẻ một cách nhanh chóng và với chi phí hợp lý nhất

3.2 Hoạt động xử lý thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ và thu tiền tại công ty Hương Thủy bao gồm bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) Thu tiền

Hoạt động nhận đơn đặt hàng

Căn cứ dòng dữ liệu đi vào, hoạt động bao gồm các nội dung sau:

 (1.1) Kiểm tra hàng tồn đọng trong kho, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng của khách hàng

 (1.2) Xem xét khả năng của khách hàng, giới hạn nợ cũng như thanh toán của khách hàng

 (1.3) Chấp thuận yêu cầu đặt hàng của khách hàng dựa trên cơ sở hợp lý, đồng thời lập lệnh bán hàng và chuyển cho các bộ phận chức năng có liên quan

Khách hàng Kiểm tra hàng

tồn kho 1.1

Kiểm tra nợ khách hàng 1.2

Lập lệnh bán hàng 1.3

Bộ phận giao

nhận

Bộ phận lập hóa đơn

Bộ phận mua hàng

Dữ liệu hàng hóa

Dữ liệu khách hàng

Lệnh bán

hàng

Đặt hàng

Dữ liệu kiểm tra

Dữ liệu kiểm tra

Dữ liệu khách hàng Chấp nhận đơn hàng

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung:

 (2.1) Kiểm tra và ghi nhận hàng xuất

 (2.2) Thực hiện xuất kho

 (2.3) Thực hiện việc giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Đồng thời lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng

Từ xử lý đặt hàng

1.0

Kiểm tra và ghi nhận hàng xuất 2.1

Xuất kho hàng hóa 2.2

Giao hàng 2.3 Lập phiếu xuất

kho, phiếu giao hàng 2.3

Từ xử lý lập hóa đơn

3.0

Xuất hàng Giao hàng

Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Nguồn: Minh họa từ người viết Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Các nội dung của hoạt động:

 (3.1) Xác nhận việc bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa công ty với khách hàng

 (3.2) Lập hóa đơn bán hàng

 (3.3) Cập nhật hàng tồn kho, giá vốn và doanh thu

 (3.4) Theo dõi nghiệp vụ bán hàng

Từ xử lý đặt hàng

1.0

Đối chiếu xác nhận 3.1

Từ xử lý xuất kho,

cung cấp hàng 2.0

Lập hóa đơn bán hàng 3.2

Khách hàng

Ghi chi tiết hàng tồn kho, giá vốn 3.3

Hình 3.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

Nguồn: Minh họa từ người viết Hoạt động thu tiền

Hoạt động thu tiền sẽ thực hiện các nội dung sau:

 (4.1) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

 (4.2) Lập phiếu thu tiền khách hàng

 (4.3) Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng

 (4.4) Ghi giảm nợ phải thu khi khách hàng tiến hành thanh toán