CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU DƯỚI GÓC NHÌN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Lý luận chung về Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán
Khác với các lĩnh vực kế toán phổ biến như Kế toán tài chính và Kế toán quản trị, Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) vẫn chưa được hiểu rõ và thiếu một định nghĩa đầy đủ Bài viết này sẽ khám phá HTTTKT, nhấn mạnh tầm quan trọng của "thông tin" như một nguồn lực quý giá của doanh nghiệp.
Thông tin ngày càng trở thành nguồn lực quan trọng trong việc quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, tương tự như nguyên vật liệu, vốn và nhân lực Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, thông tin tạo thành "dòng chảy thông tin" vào và ra khỏi doanh nghiệp Người sử dụng thông tin bên ngoài, như cổ đông, nhà đầu tư, chính phủ, khách hàng và nhà cung cấp, dựa vào thông tin công khai để đưa ra quyết định Ngược lại, họ cũng cung cấp dữ liệu cho doanh nghiệp để thu thập, xử lý và lưu trữ Bên trong doanh nghiệp, các nhà quản lý và nhân viên thu thập thông tin từ cả bên ngoài và bên trong để đưa ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm của họ.
Mỗi đối tượng sử dụng thông tin đều có mục đích rõ ràng, và thông tin phải trải qua quá trình chọn lọc và xử lý kỹ lưỡng trước khi đến tay người sử dụng Do đó, việc thiết lập một hệ thống quản lý thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin là cần thiết Để hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống này trong việc xử lý thông tin, trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu khái niệm về hệ thống.
Hệ thống là một tập hợp các bộ phận hoạt động tương tác với nhau nhằm cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định
Hệ thống thông tin là một cấu trúc nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động của con người trong tổ chức Trong hệ thống này, các thành phần tương tác qua việc trao đổi thông tin, tạo ra một nguồn thông tin thống nhất phục vụ cho các mục tiêu cụ thể.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ hỗ trợ các chức năng hoạt động của tổ chức, giúp quá trình ra quyết định hiệu quả MIS cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một công cụ quan trọng trong việc thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu tài chính Hệ thống này giúp tạo ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong các tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán là một phần quan trọng của hệ thống thông tin quản lý, tương tác với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống thông tin bán hàng, sản xuất, nhân sự và tài chính Nó có chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý và báo cáo thông tin tài chính, phục vụ lợi ích chung của doanh nghiệp.
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán được phân loại thành hai loại chính dựa trên tiêu chí phương tiện xử lý: Hệ thống thông tin kế toán thủ công và Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
Hệ thống thông tin kế toán thủ công:
Sơ đồ 1.1: Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC
Ghi sổ Nhật ký Sổ
Trong quá trình xử lý thủ công, các sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính (BCTC) của đơn vị sẽ được ghi nhận qua chứng từ Dựa vào các chứng từ này, người có trách nhiệm sẽ ghi chép sự kiện vào sổ nhật ký và sau đó chuyển tiếp lên sổ cái, cả hai đều thực hiện bằng phương pháp thủ công Cuối cùng, thông tin sẽ được tổng hợp và phản ánh trên BCTC.
Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Điểm đầu vào
Xử lý thủ công Chứng từ Dữ liệu đầu ra
Sơ đồ 1.2: Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính
Thông tin theo yêu cầu
Các dữ liệu liên quan đến hoạt động
Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Truy suất thông tin theo yêu cầu Chứng từ
Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính cho phép phản ánh tất cả các sự kiện trong quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm cả những sự kiện không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính (BCTC), thông qua chứng từ Khác với hệ thống kế toán thủ công, chứng từ trong hệ thống máy tính không chỉ bao gồm các tài liệu kế toán mà còn phản ánh các sự kiện phi tài chính như văn bản bổ nhiệm và thay đổi cơ cấu bộ máy kế toán Sau khi các sự kiện được ghi nhận, nhân viên sẽ nhập liệu vào hệ thống, và máy tính sẽ tự động xử lý để lưu trữ dữ liệu Khi cần thông tin, người dùng có thể yêu cầu máy tính truy xuất và hiển thị thông tin qua các báo cáo.
Nhập liệu Tập tin lưu trữ
Xử lý bằng máy tính
Ngày nay, việc áp dụng hệ thống máy tính trong kế toán đang trở nên phổ biến nhờ những ưu điểm vượt trội so với phương pháp thủ công Máy tính giúp kế toán viên chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, từ đó tự động cập nhật và lưu trữ số liệu, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót Hệ thống này cũng tự động hóa các công đoạn tính toán và báo cáo, giúp tiết kiệm nhân sự và chi phí cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc sử dụng máy tính đảm bảo sổ sách được in ấn rõ ràng, nhất quán và chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư.
1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống cần thu thập và lưu trữ dữ liệu liên quan đến các nguồn lực, sự kiện và đối tượng Quá trình này bao gồm việc ghi chép các giao dịch thông qua chứng từ gốc, sau đó phản ánh chúng lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian và chuyển đổi dữ liệu sang sổ cái theo số hiệu tài khoản.
Biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích giúp nhà quản trị ra quyết định về sự kiện, nguồn lực và đối tượng Quá trình này chuyển đổi dữ liệu thu thập được thành thông tin có giá trị, có thể được trình bày dưới dạng sổ sách, báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản lý.
Hệ thống thông tin kế toán cần thiết lập các chốt kiểm soát phù hợp để bảo vệ các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm cả dữ liệu Chức năng này đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin Nhờ đó, thông tin từ hệ thống phải được cập nhật kịp thời và đáng tin cậy, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và bảo toàn giá trị tài sản.
1.1.4 Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu là các sự việc được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi một hệ thống thông tin
Dữ liệu cần được hệ thống thông tin thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ thay vì sử dụng ngay để ra quyết định vì nó thường chỉ mô tả sự kiện mà không đánh giá được tính chất tốt xấu hay tác động của sự kiện đó Việc xử lý dữ liệu thành thông tin là cần thiết để có thể đưa ra các quyết định kinh tế chính xác Thông tin đã được xử lý cho phép truy xuất và phân tích, từ đó giúp đưa ra quyết định có lợi cho đơn vị.
Lý luận chung về chu trình kinh doanh
Trong mỗi doanh nghiệp, hàng ngày có nhiều sự kiện phát sinh, trong đó có những sự kiện liên quan đến nhau tạo thành chuỗi sự kiện Để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, việc quản lý tốt từng chu trình là rất quan trọng Quản lý một chuỗi hệ thống sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với việc quản lý từng sự kiện đơn lẻ Vì vậy, việc tìm hiểu chu trình kinh doanh là cần thiết để liên kết các sự kiện và hoạt động kinh doanh, từ đó giúp quản lý một cách chặt chẽ và hệ thống hơn.
1.2.1 Khái niệm về chu trình kinh doanh
Mọi hoạt động tài chính và quản lý của cải trong doanh nghiệp đều nằm trong chu trình kinh doanh Chu trình kinh doanh được định nghĩa là chuỗi sự kiện liên quan đến quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2 Các loại chu trình kinh doanh
Trong mỗi doanh nghiệp, nhìn chung có 5 nội dung chính tương đương với 5 chu trình kinh doanh, đó là:
Chu trình doanh thu: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền
Chu trình chi phí là một chuỗi các sự kiện và hoạt động liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ, cũng như quá trình thanh toán cho nhà cung cấp.
Chu trình sản xuất: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới quá trình chuyển hóa các yếu tố sản xuất thành sản phẩm hoàn thành
Chu trình nhân sự bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện liên quan đến nhân sự trong công ty, như tuyển dụng, trả lương và thay đổi nhân sự.
Chu trình tài chính: là tập hợp các sự kiện, hoạt động phát sinh liên quan đến việc huy động vốn và phân phối vốn
1.2.3 Mối quan hệ của các chu trình trong doanh nghiệp
Sơ đồ 1.7: Mối liên hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp
Chu trình sản xuất NVL, NC SP hoàn thành
Chu trình doanh thu Bán hàng thu tiền
Chu trình chi phí Mua hàng – trả tiền
Chu trình tài chính Nhận tiền – chi tiền
Chu trình nhân sự Tuyển dụng – trả lương
Hệ thống ghi sổ - lập báo cáo
NVL Dữ liệu Dữ liệu
Các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, với đầu ra của chu trình này trở thành đầu vào của chu trình khác, tạo thành một chuỗi hoạt động liên kết không thể tách rời Đầu ra của chu trình tài chính là tiền, được sử dụng bởi chu trình nhân sự để thuê nhân công và chu trình chi phí để mua nguyên vật liệu cho sản xuất Nhân công và nguyên vật liệu từ hai chu trình này là đầu vào cho chu trình sản xuất, nơi tạo ra sản phẩm Sản phẩm sau đó được bán trong chu trình doanh thu, thu về tiền, cung cấp vốn trở lại cho chu trình tài chính Do đó, hiệu quả hoạt động của từng chu trình ảnh hưởng đến các chu trình khác, vì vậy doanh nghiệp cần phát triển đồng thời các chu trình để nâng cao hiệu quả tổng thể.
Tổ chức dữ liệu trong chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp sản xuất
Mô hình REA mô tả nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, phản ánh các hoạt động diễn ra trong chu trình, các nguồn lực được sử dụng, và các đối tượng liên quan đến chu trình đó.
Việc xây dựng mô hình REA giúp xác định các loại hoạt động, đối tượng và nguồn lực cần thu thập dữ liệu Điều này sẽ định hướng rõ ràng dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực và hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả nghiên cứu tổ chức chu trình.
Sau đây là mô hình REA về chu trình doanh thu:
Sơ đồ 1.8: Mô hình REA tổng quát cho chu trình doanh thu
Tài khoản kế toán Hàng hóa
Nguồn lực (R) Sự kiện (E) Đối tƣợng (A)
Lập hóa đơn theo dõi nợ
Mô hình REA cho phép xác định rõ ràng tác động của mỗi sự kiện đến các nguồn lực và đối tượng tham gia, từ đó xác định nguồn dữ liệu cần thu thập Đối với các sự kiện, dữ liệu thường được thu thập từ chứng từ, trong khi các nguồn lực bị tác động và đối tượng tham gia yêu cầu thu thập dữ liệu từ danh mục quản lý chi tiết và hệ thống tài khoản kế toán.
Trong quá trình xử lý đơn hàng từ khách hàng, có sự tham gia của khách hàng (bên ngoài) và bộ phận bán hàng (bên trong) Dữ liệu được thu thập từ danh mục khách hàng và danh mục nhân viên bán hàng Hoạt động này ảnh hưởng đến nguồn lực hàng hóa, với dữ liệu lấy từ tài khoản hàng hóa và chi tiết từng mặt hàng Các chứng từ cần thiết để thu thập dữ liệu bao gồm Đơn đặt hàng từ khách hàng gửi đến bộ phận bán hàng và Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập Phương pháp xác định nguồn thu thập dữ liệu này cũng áp dụng cho các hoạt động khác.
1.3.1 Các bộ phận tham gia vào chu trình doanh thu (Đối tượng)
Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, đàm phán các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh toán và điều kiện chiết khấu Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện việc xét duyệt tín dụng khách hàng và phản hồi về việc chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng.
Ngoài ra, đây cũng là bộ tiếp nhận và xử lý yêu cầu trả lại hàng hóa từ khách hàng; Có thể kiêm cả nhiệm vụ giao hàng
Bộ phận kho có nhiệm vụ quản lý hàng hóa trong kho, bao gồm việc hạch toán số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho dựa trên các chứng từ liên quan.
Nhân viên lập hóa đơn (HĐ) có trách nhiệm tạo hóa đơn bán hàng dựa trên việc đối chiếu và kiểm tra các chứng từ liên quan đến giao dịch bán hàng, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ nhật ký bán hàng.
- Kế toán kho: Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho qua việc đối chiếu các chứng từ Phiếu xuất kho (PXK) và Phiếu giao hàng (PGH)
- Kế toán phải thu: Theo dõi ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các báo cáo liên quan
- Kế toán tiền: Lập Phiếu thu (PT) và giao tiếp với khách hàng khi khách hàng đến thanh toán
Kế toán tổng hợp là quá trình ghi sổ tổng hợp dựa trên các sổ chi tiết và chứng từ, từ đó lập báo cáo định kỳ.
Bộ phận quỹ: Nhận tiền thanh toán, làm các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng
1.3.2 Các chứng từ sử dụng và hệ thống lưu chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu
Chứng từ kế toán là các tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán Mọi số liệu trên sổ kế toán cần có chứng từ hợp lệ để chứng minh tính chính xác Do đó, chứng từ là yếu tố thiết yếu trong doanh nghiệp, đặc biệt trong chu trình doanh thu.
Đơn đặt hàng (ĐĐH) là tài liệu do khách hàng lập và gửi đến doanh nghiệp, bao gồm các thông tin quan trọng như tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, cùng với chi tiết hàng hóa dịch vụ yêu cầu như mã số hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao nhận và điều kiện giao nhận.
Lệnh bán hàng được tạo ra bởi bộ phận xác nhận Đơn đặt hàng dựa trên Đơn đặt hàng của khách hàng, nhằm làm cơ sở cho các bộ phận liên quan thực hiện quy trình xuất kho và giao hàng cho khách.
Chứng từ chứa thông tin chi tiết về hàng hóa và dịch vụ, bao gồm mã số, tên hàng, số lượng và giá bán, cùng với thông tin khách hàng như tên và địa chỉ.
Lệnh bán hàng đƣợc lập thành nhiều liên để gửi cho các bộ phận liên quan:
- Gửi cho bộ phận kho làm căn cứ xuất kho
- Gửi cho bộ phận kế toán làm căn cứ lập Hóa đơn, ghi sổ, thu tiền
- Gửi cho khách hành để xác nhận chấp nhận Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho được lập dựa trên Đơn đặt hàng đã được phê duyệt và Lệnh bán hàng Phiếu này chứa thông tin quan trọng như ngày xuất, số phiếu, họ tên người nhận hàng, tên và mã số hàng hóa, số lượng thực xuất, cùng chữ ký của thủ kho, người nhận hàng và người xuất.
Phiếu xuất kho cũng đƣợc lập thành nhiều liên để gửi đến các bên liên quan:
- Gửi tới bộ phận giao hàng: làm căn cứ đối chiếu với Lệnh bán hàng và đối chiếu với số lƣợng hàng thực nhận giao
- Gửi tới bộ phận kế toán: làm căn cứ ghi sổ và ghi Hóa đơn
- Gửi tới khách hàng kèm hàng hóa
Phiếu giao hàng được lập bởi bộ phận gửi hàng dựa trên Phiếu xuất kho và Lệnh bán hàng, nhằm xác nhận rằng hàng hóa đã được giao cho khách Trên phiếu ghi rõ tên người giao hàng, số Lệnh bán hàng và các đặc điểm của hàng hóa Phiếu giao hàng sẽ được gửi kèm theo hàng hóa đến khách hàng và đồng thời gửi cho bộ phận lập Hóa đơn.
Hóa đơn vận chuyển (HĐVC):
Chứng từ này do hãng vận tải lập và được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ vận chuyển để giao hàng cho khách
Hóa đơn bán hàng (HĐBH):
Hóa đơn bán hàng được lập dựa trên Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho và Phiếu giao hàng, thể hiện quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua cùng với nghĩa vụ thanh toán Đây là căn cứ quan trọng để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp Hóa đơn bao gồm thông tin chi tiết như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên và mã hàng, đơn giá, thuế, hình thức thanh toán, và chữ ký của người liên quan.
THỰC TRẠNG VỀ CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH CAO SU GIẢI PHÓNG TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA
Khái quát về công ty TNHH cao su Giải Phóng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH cao su Giải Phóng
Công ty TNHH Cao Su Giải Phóng, tiền thân là tổ hợp sản xuất cao su được thành lập vào năm 1972, đã chính thức trở thành công ty vào năm 1992 tại Hà Nội Đến năm 2004, công ty chuyển cơ sở và đầu tư mở rộng nhà máy tại Hưng Yên, với giấy phép đầu tư số 0502008330/GP do Sở KH&ĐT Hưng Yên cấp ngày 18/11/2004 và giấy phép số 090233487/GPDC1 do Sở KH&ĐT Hưng Yên cấp ngày 09/12/2008.
Tên công ty đầy đủ:
“Công ty trách nhiệm hữu hạn cao su Giải Phóng”
Hay: Giai Phong Rubber Company Limited
Tên viết tắt: GPR Đại diện: Chu Trọng Trung
Chức vụ: Giám đốc công ty
Diện tích nhà xưởng: 3.500m2 Địa chỉ: Cụm CN Tân Quang - Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hƣng Yên
Vốn đầu tƣ: 1 triệu USD
Sản phẩm chính: Sản phẩm cao su, nhựa PVC cho xe máy, ôtô và các ngành công nghiệp khác
“PHÙ HỢP YÊU CẦU - HÀI LÕNG KHÁCH HÀNG”
Ngành nghề sản xuất kinh doanh:
Chúng tôi chuyên sản xuất các sản phẩm cao su và nhựa PVC kỹ thuật cho xe máy, ôtô và nhiều ngành công nghiệp khác Ngoài ra, chúng tôi còn thiết kế và chế tạo khuôn ép cao su cũng như ép phun nhựa PVC Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, chúng tôi đã đầu tư vào hệ thống máy móc hiện đại từ Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan, bao gồm máy ép phun cao su dung tích 4.000cc với áp lực 350 tấn, cùng các máy ép cao su từ 50 tấn đến 200 tấn và máy ép phun nhựa từ 50 tấn đến 125 tấn.
Hệ thống máy gia công khuôn mẫu bao gồm nhiều loại thiết bị hiện đại như trung tâm gia công CNC, máy tiện CNC, máy xung điện EDM CNC, máy cắt dây CNC và các máy móc vạn năng khác Các máy này đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất khuôn mẫu, giúp tăng độ chính xác và hiệu suất làm việc Sự kết hợp của các công nghệ CNC tiên tiến đảm bảo quy trình gia công hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
2.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty TNHH cao su Giải Phóng Để phù hợp với chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh và phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy quản lý của Công ty TNHH cao su Giải Phóng đƣợc tổ chức theo mô hình dưới đây:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH cao su Giải Phóng
Trưởng phòng q.lý sản xuất
Phó phòng kế toán – kt tổng hợp – mua hàng
Trưởng phòng thiết kế Quản đốc xưởng CK
NV kt vật tƣ, BTP, TP
NV kiểm soát kiểm tra
Phó phòng phụ trách kế hoạch
Phó phòng phụ trách mua bán
NV vật tƣ & dao cụ
Giám đốc công ty: Chu Trọng Trung
Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, là người đại diện trước pháp luật của doanh nghiệp
Giám đốc điều hành có trách nhiệm quyết định mọi vấn đề của công ty, bao gồm việc đại diện công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, cũng như tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.
Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý phía dưới
Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng là rất quan trọng để hỗ trợ hoạt động quản lý của công ty, đảm bảo phù hợp với kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Giám đốc nhà máy: Lê Anh Đức
Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của nhà máy
Tổ chức lập kế hoạch và triển khai sản xuất đáp ứng tiến độ giao hàng và chất lƣợng sản phẩm
Quản lý và phân bổ các nguồn lực: nhân lực, vật tƣ, thiết bị, hàng hóa, máy móc…
Nghiên cứu cải tiến phương pháp quản lý, sản xuất để nâng cao hiệu quả công việc
Thiết lập các mối quan hệ với các cơ quan chức năng tại địa phương
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về hiệu quả của nhà máy
Phó giám đốc kinh doanh: Đinh Quang Khánh
Tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ
Phân tích thông tin thị trường, phản hồi của khách hàng, tổng hợp thông tin về các đối thủ cạnh tranh cùng các bộ phận có liên quan
Tư vấn cho ban lãnh đạo của công ty để xây dựng, định hướng phát triển kinh doanh dài hạn của công ty
Chịu trách nhiệm báo cáo với Giám đốc công ty về tình hình tài chính và doanh số của nhà máy, đồng thời nỗ lực đạt được mục tiêu doanh số bán hàng và doanh thu.
Định giá, thương lượng giá cả, điều kiện thanh toán, chuẩn bị hợp đồng
Định giá, thương lượng giá cả, điều kiện thanh toán, chuẩn bị hợp đồng
Chịu trách nhiệm kí kết các Đơn đặt hàng, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, nhà phân phối để đạt doanh số bán hàng cao
Kế toán trưởng: Nghiêm Ngọc Thanh
Tổ chức công việc kế toán trong doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm quản lý nhân viên trong bộ phận kế toán, kiểm tra và giám sát việc sử dụng tài sản, tài chính và nguồn nhân lực một cách hiệu quả.
Chịu trách nhiệm lập và trình duyệt kế hoạch công việc, cùng với các mẫu hồ sơ và giấy tờ liên quan đến bộ phận kế toán Tổ chức kiểm kê và giám sát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin kế toán về hoạt động kinh doanh và các khoản thu chi của doanh nghiệp cho lãnh đạo, đồng thời đưa ra ý kiến đóng góp nhằm hỗ trợ lãnh đạo tìm ra phương án giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.
Nghiên cứu và soạn thảo nội quy cùng quy chế tổ chức lao động trong công ty là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, giải quyết các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm và cho thôi việc đối với cán bộ công nhân cũng cần được thực hiện một cách hiệu quả.
Xây dựng định mức đơn giá lao động là rất quan trọng trong việc quản lý quỹ lương và quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng Cần theo dõi và đánh giá hiệu suất của cán bộ, công nhân để có cơ sở đề xuất nâng lương và thưởng hợp lý.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt
Thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin kinh tế, tài chính để theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đồng thời tổng hợp kết quả qua các báo cáo kế toán.
Bộ phận sản xuất và chất lượng:
Lập kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất
Kiểm tra, đánh giá chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra
Kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho, xử lý sản phẩm không phù hợp
Quản lý trang thiết bị sản xuất và giám sát dụng cụ, thiết bị đo lường
Thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm phù hợp yêu cầu khách hàng
Làm khuôn mẫu do bộ phận thiết kế chuyển sang
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán sử dụng tại công ty TNHH cao su Giải Phóng
2.1.3.1 Chính sách kế toán áp dụng
Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tề sử dụng: Việt Nam đồng (VND)
Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ48/BTC ngày 14/09/2006
Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính, hình thức Nhật ký chung
Phần mềm kế toán sử dụng: Fast Accounting
Chính sách với Hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá: ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp tính giá xuất kho: nhập trước – xuất trước
- Phương pháp kế toán Hàng tồn kho: Kiểm kê định kỳ
2.1.3.2 Bộ máy kế toán của công ty TNHH cao su Giải Phóng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận kế toán
& công nợ phải thu phải trả
Thủ kho vật tƣ chính, phụ
Thủ kho TP, dao cụ, dụng cụ cơ khí
Mô tả công việc các vị trí trong phòng:
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu phải trả: Lập Hóa đơn bán hàng, ghi sổ và theo dõi công nợ
Thủ quỹ và kế toán tài chính cần dựa vào phiếu thu, phiếu chi và bảng kê để thực hiện thu chi tiền một cách chính xác và đầy đủ Họ cũng phải ghi sổ quỹ và lập báo cáo định kỳ theo quy định.
Kế toán kho: Thường xuyên theo dõi nhập, xuất, tồn hàng tồn kho để phản ánh vào sổ chi tiết hàng tồn kho căn cứ vào Phiếu xuất kho
Thủ kho vật tư chính, vật tư phụ và CCDC khác cần thực hiện việc viết phiếu xuất - nhập vật tư và sắp xếp vật tư một cách hợp lý Đồng thời, phản ánh biến động kho hàng vào thẻ kho và theo dõi tồn kho vật tư theo từng lô và thời hạn sử dụng để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Thực trạng chu trình doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng
Chu trình sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều sự kiện và hoạt động liên quan đến nội dung của quá trình Để hiểu rõ về chu trình này, trước tiên cần phân tích các hoạt động và sự kiện phát sinh, cũng như trình tự thực hiện của chúng Tiếp theo, cần xác định các đối tượng tham gia, thực hiện và xử lý các hoạt động, cùng với nguồn lực liên quan đến các hoạt động đó.
Dưới đây là mô hình REA của chu trình doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng:
Sơ đồ 2.3: Mô hình REA của chu trình doanh thu tại Công ty TNHH cao su Giải Phóng
Lập Hóa đơn, ghi sổ & theo dõi nợ Giao hàng
Nhận và xét duyệt Đặt hàng
Nguồn lực (R) Sự kiện (E) Đối tƣợng (A)
Bp giao hàng Thủ quỹ
Xuất kho và lập PXK
2.2.1 Các bộ phận tham gia vào chu trình doanh thu (Đối tượng)
Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp, xác nhận tình trạng hàng tồn kho và kiểm tra dƣ nợ khách hàng trong phần mềm Dựa trên thông tin này, bộ phận quyết định chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng và gửi xác nhận bán hàng cho khách Nếu đơn hàng được chấp nhận, sẽ tiến hành lập Lệnh xuất kho và Kế hoạch giao hàng.
Kế toán bán hàng và công nợ: Lập Hóa đơn bán hàng, ghi sổ và theo dõi công nợ
Kế toán kho: Nhận Phiếu xuất kho, ghi sổ chi tiết Hàng tồn kho và lập các báo cáo cần thiết
Kế toán tiền: Lập Phiếu thu khi khách hàng tới thanh toán, phản ánh vào sổ chi tiết khách hàng
Kế toán tổng hợp dựa trên các sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết khách hàng và nhật ký bán hàng để lập các sổ cái tài khoản và tạo ra các báo cáo tài chính.
Nhận lệnh xuất kho và kế hoạch giao hàng từ bộ phận kinh doanh, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho để xác nhận số lượng hàng có sẵn và lập phiếu xuất kho.
Nhận hàng và phiếu xuất kho từ bộ phận kho, cùng với kế hoạch giao hàng và hóa đơn từ kế toán để chuyển cho khách hàng Đảm bảo giao hàng đúng địa điểm và đúng đối tượng, đồng thời bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển Kiểm tra và xác nhận chữ ký của khách hàng sau khi nhận hàng theo kế hoạch giao hàng.
Quản lý tiền mặt bao gồm việc nhận thanh toán từ người mua dựa trên Phiếu thu do bộ phận kế toán tiền cung cấp Người trả tiền cần ký xác nhận thanh toán, và giao dịch này sẽ được ghi chép vào sổ quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
2.2.2 Các chứng từ sử dụng và hệ thống lưu chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu
Đơn đặt hàng từ khách hàng là tài liệu do khách hàng soạn thảo và gửi đến bộ phận kinh doanh Tài liệu này chứa đựng thông tin quan trọng như loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, yêu cầu về ngày giao hàng, và chữ ký của khách hàng.
Kế hoạch giao hàng được lập bởi bộ phận kinh doanh nhằm thông báo cho bộ phận kho về thời gian giao hàng dự kiến, giúp bộ phận kho chủ động chuẩn bị hàng hóa một cách hiệu quả.
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng do bộ phận kho lập ra nhằm xác nhận tính hợp lệ của giao dịch xuất hàng và làm cơ sở để lập hóa đơn bán hàng Phiếu này bao gồm các thông tin như tên vật tư, mã vật tư, đơn vị tính, chữ ký của người xuất kho và chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng do bộ phận kế toán bán hàng và công nợ lập ra, chứa thông tin cần thiết như tên đơn vị bán hàng và mua hàng, mã số thuế, tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán và hình thức thanh toán.
Phiếu thu là chứng từ do bộ phận kế toán tiền lập ra, ghi nhận thông tin về người trả tiền, tên đơn vị trả tiền, lý do thu tiền, số tiền, cùng với chữ ký của thủ quỹ, kế toán và người nộp tiền.
Giấy báo có của ngân hàng là tài liệu quan trọng mà ngân hàng gửi đến đơn vị, thông báo về việc tăng số dư trong tài khoản Trên Giấy báo có, các thông tin cần thiết như tên đơn vị nộp tiền, lý do nộp, số tiền và chữ ký đều được thể hiện rõ ràng.
2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng (Nguồn lực)
- Nhóm tài khoản tiền: TK 111, TK 112 Trong đó TK 112 đƣợc mở chi tiết tới tài khoản cấp 3 theo từng chi nhánh ngân hàng
- Tài khoản phải thu khách hàng 131: chi tiết cho từng khách hàng
- Nhóm tài khoản Hàng tồn kho: TK 155, TK 157 Các tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng
- Tài khoản 333: thuế và các khoản phải nộp nhà nước
- Nhóm tài khoản doanh thu: TK 511, TK 521, TK 531, TK 532
- Tài khoản giá vốn hàng bán: TK 632
Tất cả các tài khoản 511, 521, 531, 532, 632 trong công ty được theo dõi riêng biệt theo từng loại sản phẩm Nhân viên kế toán chỉ cần chọn chỉ tiêu cần theo dõi và mã sản phẩm để dễ dàng truy cập thông tin mong muốn.
2.2.4 Các hoạt động trong chu trình doanh thu (Sự kiện)
Tại công ty TNHH cao su Giải Phóng, chu trình doanh thu bao gồm năm hoạt động chính: nhận và xét duyệt đơn hàng từ khách hàng, xuất kho và lập phiếu xuất kho, lập hóa đơn và theo dõi nợ, giao hàng, và nhận tiền thanh toán.
Mối quan hệ giữa các hoạt động đƣợc thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu:
Sơ đồ 2.4: DFD cấp 1 của chu trình doanh thu của
Công ty TNHH cao su Giải Phóng
Chứng từ, sổ kế toán
Hoạt động 1.0: Nhận và xét duyệt đặt hàng từ khách hàng
Hoạt động 3.0: Lập Hóa đơn, ghi sổ và theo dõi nợ
Hoạt động 5.0: Xử lý thanh toán
2.2.4.1 Hoạt động 1.0 – Nhận và xét duyệt đặt hàng
Đối tƣợng tham gia hoạt động: Phòng kinh doanh
Chứng từ sử dụng: Lệnh xuất kho, Kế hoạch giao hàng, Đơn đặt hàng
Tại bộ phận kinh doanh có 2 hoạt động xảy ra, đó là: xét duyệt yêu cầu mua hàng; lập Phiếu xuất kho và Kế hoạch giao hàng
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận Đơn đặt hàng từ khách hàng qua mail hoặc điện thoại và kiểm tra tình trạng nợ cũng như hàng tồn kho Nếu khách hàng vượt hạn mức nợ hoặc hàng không đủ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi và gửi thông báo từ chối Nếu yêu cầu được chấp nhận, bộ phận sẽ lập Lệnh xuất kho gồm 3 liên và Kế hoạch giao hàng với 1 liên.
- Liên 1 Lệnh xuất kho và Đơn đặt hàng của khách hàng (nếu có) được lưu tại bộ phận kinh doanh
Đánh giá chung về chu trình doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng
Về tổ chức quản lý
Công tác quản lý bán hàng và thu tiền tại công ty được thực hiện một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các phòng ban chức năng, tạo thành một hệ thống thống nhất Các phòng ban có quy mô hợp lý, không quá cồng kềnh, phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, đảm bảo phục vụ tốt và linh hoạt trong quản lý.
Về tổ chức công tác kế toán
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong kế toán hàng tồn kho, một lựa chọn phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị Với quy mô vừa và nhiều loại vật tư hàng hóa có giá trị thấp, phương pháp này giúp theo dõi hiệu quả hàng hóa thường xuyên được xuất dùng cho sản xuất kinh doanh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung mà công ty áp dụng phù hợp với đặc điểm và tổ chức công tác kế toán của công ty, đặc biệt khi sử dụng phần mềm kế toán Fast.
- Về phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán mà công ty TNHH cao su Giải Phóng đang sử dụng là phần mềm Fast Accounting
Phần mềm hạch toán kế toán này đã mang lại hiệu quả cao cho công ty, tối ưu hóa khả năng của kế toán tổng hợp và thuận tiện trong việc xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nó đảm bảo tính chính xác và thống nhất số liệu trong các sổ sách và báo cáo Với các tính năng đa dạng, phần mềm cho phép mở rộng tài khoản chi tiết tối đa, kiểm soát lượng khách hàng lớn mà không gặp sự cố trong quá trình hạch toán Các phân hệ như kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng và công nợ phải thu được tích hợp đầy đủ Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp tính năng bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy cập chi tiết, cùng với giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng sử dụng và đảm bảo quy trình kế toán diễn ra thuận lợi.
Việc doanh nghiệp sử dụng người lập hóa đơn đồng thời làm kế toán công nợ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dẫn đến nguy cơ gian lận Người lập hóa đơn có khả năng tạo ra hóa đơn khống hoặc sai sự thật, đồng thời có quyền điều chỉnh số liệu kế toán, gây ra những rủi ro lớn cho tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính.
Về chứng từ sử dụng và hệ thống lưu chuyển chứng từ
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các quy định kế toán bằng việc sử dụng các chứng từ cần thiết như Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu và Giấy báo có.
- Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ và tuân theo một trình tự nhất định và đƣợc kiểm soát nhiều lớp
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định, công ty cần có một số chứng từ cần thiết để tăng cường tính chặt chẽ cho chu trình doanh thu, chẳng hạn như lệnh xuất kho.
Công ty cho phép khách hàng đặt hàng qua điện thoại, tuy nhiên, điều này có thể làm tăng rủi ro trong chu trình doanh thu do khả năng nhận thông tin không chính xác từ đơn đặt hàng của khách.
Việc lập hóa đơn chỉ dựa vào phiếu xuất kho và lệnh xuất kho mà không có chứng từ từ phía khách hàng có thể tạo ra rủi ro, khi bộ phận kinh doanh có thể thông đồng với bộ phận kho.
Trong quá trình giao hàng, bộ phận giao hàng chỉ dựa vào chữ ký xác nhận của khách hàng trên Kế hoạch giao hàng để theo dõi Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến tình trạng chữ ký giả mạo, làm cho việc xác minh sau này với khách hàng trở nên không đủ tin cậy.
Về tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản công ty được thiết kế chi tiết, cho phép quản lý công nợ theo từng khách hàng và từng mặt hàng Điều này giúp nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát, mang lại sự chặt chẽ và hiệu quả hơn trong quá trình quản lý tài chính.
- Công ty chƣa mở chi tiết tài khoản để có thể quản lý theo từng khu vực tiêu thụ, từng nhân viên bán hàng hay từng hợp đồng…
Công ty chưa áp dụng tài khoản chiết khấu thanh toán vì chưa có chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm.
Về các sổ kế toán và các báo cáo của chu trình doanh thu
Công ty đã duy trì các sổ kế toán và báo cáo cơ bản như sổ nhật ký, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết, sổ quỹ, báo cáo tồn kho, bảng kê hóa đơn bán hàng và báo cáo tổng hợp theo giá bán, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch.
Các báo cáo còn ít, sơ sài, chƣa phục vụ đƣợc nhiều mục đích quản lý
Về các thủ tục kiểm soát của chu trình
- Đã có sự phân công trách nhiệm nhƣ tách biệt giữa bộ phận kho hàng và giao hàng, tách biệt giữa người lập Phiếu thu và người thu tiền
Các chứng từ được lập thành nhiều liên và cần có chữ ký xác nhận để chuyển cho các phòng ban, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ Đồng thời, chúng cũng cung cấp căn cứ cho khách hàng để đối chiếu trong tương lai.
Công ty thực hiện kiểm tra định kỳ sổ sách và gửi biên bản đối chiếu cho khách hàng, đồng thời tiến hành kiểm kê quỹ và hàng tồn kho Điều này giúp phát hiện sớm các chênh lệch để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG
Sự cần thiết và các yêu cầu khi hoàn thiện chu trình doanh thu
3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu và Hệ thống thông tin kế toán là những khái niệm mới mẻ nhưng rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp Chu trình doanh thu bắt đầu từ yêu cầu mua hàng và kết thúc bằng việc thu tiền từ khách hàng, phản ánh sự hợp lý và chặt chẽ trong ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Tính hiệu quả của chu trình này phụ thuộc vào thời gian vận hành, trong khi chính sách tín dụng và xu hướng khách hàng kéo dài thời gian chi trả có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh Việc hoàn thiện chu trình doanh thu giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn quá trình tiêu thụ hàng hóa và tình hình thanh toán, từ đó giảm thiểu tổn thất và tăng khả năng thu hồi vốn, thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Hoàn thiện Chu trình doanh thu không chỉ nâng cao độ chính xác của tài liệu kế toán mà còn giúp các nhà quản trị phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh Điều này cho phép họ đưa ra những quyết định kịp thời và điều chỉnh phù hợp với đặc điểm và biến đổi của môi trường kinh doanh.
Công ty TNHH cao su Giải Phóng đã có sự phát triển ổn định trong những năm gần đây, với lợi nhuận và quy mô doanh thu ngày càng tăng Điều này đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ Chu trình doanh thu, một nhu cầu thiết yếu Tuy nhiên, như đã đề cập ở chương 2, thực trạng Chu trình doanh thu tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục, đòi hỏi các nhà quản lý phải thực hiện những thay đổi cần thiết.
3.1.2 Yêu cầu khi hoàn thiện chu trình doanh thu
Tuân thủ chính sách, chế độ của Nhà nước về kế toán
Trong bối cảnh phát triển kinh tế và đổi mới cơ chế kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện để giải quyết các vấn đề chưa hợp lý trong hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên, bất kể sự hoàn thiện đến đâu, việc tôn trọng và tuân thủ các quy định cũng như chuẩn mực đã được ban hành vẫn là điều cần thiết.
Phù hợp với đặc điểm của đơn vị
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm kinh doanh riêng, dẫn đến nhu cầu quản lý khác nhau Do đó, việc hoàn thiện quy trình quản lý cần phải dựa trên thực trạng và yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
Kế toán có nhiệm vụ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị, từ đó đảm bảo rằng mọi đối tượng nhận được thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đúng đắn Việc hoàn thiện quy trình kế toán là rất quan trọng để đáp ứng yêu cầu này.
Tính thống nhất trong chế độ kế toán là yêu cầu cơ bản để đảm bảo sự đồng bộ trong toàn bộ nền kinh tế và ngành kế toán doanh nghiệp Điều này giúp các quy định về thể lệ và chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và chính xác Để hoàn thiện chu trình bán hàng, cần có sự tập trung quản lý từ lãnh đạo đến các bộ phận chức năng, và doanh nghiệp phải áp dụng chế độ kế toán một cách thống nhất.
Tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả
Tính khả thi của các biện pháp hoàn thiện Chu trình doanh thu là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng những biện pháp này có thể được thực hiện thực tế Đồng thời, tính tiết kiệm yêu cầu các phương án đưa ra phải tối ưu hóa lợi ích trong khi giảm thiểu chi phí Cuối cùng, tính hiệu quả đòi hỏi sự cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, với lợi ích thu được từ việc hoàn thiện phải lớn hơn hoặc ít nhất bằng tổng chi phí phát sinh.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH cao su Giải Phóng, tôi nhận thấy tổ chức chu trình doanh thu của công ty khá hợp lý và đáp ứng kịp thời thông tin cho quản trị Tuy nhiên, để thích ứng với thị trường cạnh tranh và quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, chu trình doanh thu cần được nghiên cứu và hoàn thiện thêm Dưới đây là một số đề xuất của tôi.
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Trong những năm gần đây, quy mô hoạt động bán hàng của doanh nghiệp đã mở rộng đáng kể, với tần suất và khối lượng công việc ngày càng gia tăng Nếu kế toán bán hàng và công nợ vẫn phải vừa lập hóa đơn vừa ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng, thì một người sẽ phải đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ, dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo và khó có thể thực hiện hiệu quả.
Việc kiêm nhiệm giữa nhân viên kế toán bán hàng và công nợ có thể dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp, như lập hóa đơn khống và điều chỉnh số liệu sai lệch Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, công ty nên bổ sung thêm một nhân viên để chia sẻ công việc Một nhân viên sẽ chuyên trách lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nhật ký bán hàng, trong khi nhân viên kế toán công nợ sẽ nhập liệu vào hệ thống và theo dõi công nợ khách hàng Định kỳ, cần thực hiện kiểm tra chéo giữa bảng kê hóa đơn và các bút toán bán hàng để đảm bảo tính chính xác và liên tục của số hiệu chứng từ, đồng thời xử lý hóa đơn hỏng nếu có.
3.2.2 Hoàn thiện chứng từ sử dụng và hệ thống lưu chuyển chứng từ trong Chu trình doanh thu
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là căn cứ để thực hiện và ghi nhận các sự kiện một cách chính xác và hợp lệ Chúng cũng cung cấp bằng chứng về các nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành Để cải thiện chu trình doanh thu, công ty cần thực hiện một số điều chỉnh dựa trên những hạn chế đã được nghiên cứu và phân tích.
Thứ nhất, về Đơn đặt hàng:
Công ty hiện đang nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, nhưng điều này tiềm ẩn rủi ro về tính chính xác của thông tin, dẫn đến sai sót trong hóa đơn Để khắc phục, công ty nên thiết kế Đơn đặt hàng 2 liên, cho phép khách hàng hoàn thiện và gửi trực tuyến qua website Sau khi nhận yêu cầu, phòng kinh doanh sẽ xét duyệt và ghi nhận ý kiến, sau đó thông báo cho khách hàng về quyết định đồng ý hay không Bản sao của đơn đặt hàng sẽ được lưu giữ để làm cơ sở cho việc lập Lệnh xuất kho và Kế hoạch giao hàng nếu yêu cầu được chấp nhận Đơn đặt hàng đã xác nhận sẽ được luân chuyển nội bộ để xử lý.
Mẫu 3.1: Mẫu Đơn đặt hàng gợi ý cho công ty CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-o0o - ĐƠN ĐẶT HÀNG ĐƠN VỊ MUA HÀNG: Đại diện:………chức vụ:……… Địa chỉ: Điện thoại:
Số lƣợng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền
Tổng Ý KIẾN XÉT DUYỆT ĐẶT HÀNG TỪ ĐƠN VỊ BÁN HÀNG:
Ngày …tháng…năm… Đơn vị mua hàng Đơn vị bán hàng
Thứ hai, về xác nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng:
Xác nhận yêu cầu mua hàng chỉ thực hiện qua email mà chưa có chứng từ chính thức, điều này có thể dẫn đến sai sót trong thông tin xét duyệt Nếu ngày hẹn giao hàng trong email quá sớm hoặc quá muộn so với thông tin xét duyệt, công ty có thể gặp khó khăn trong việc sản xuất và giao hàng kịp thời, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng giữ chân khách hàng Hơn nữa, việc thông báo giá bán qua email cũng dễ gây nhầm lẫn do số lượng mặt hàng đa dạng và giá cả khác nhau, có thể dẫn đến giảm lợi nhuận hoặc làm giảm khả năng cạnh tranh Để khắc phục rủi ro này, công ty nên sử dụng mẫu Đơn đặt hàng trực tuyến, giúp so sánh dễ dàng và giảm thiểu sai sót nhờ tự động hóa các trường thông tin Sau khi xét duyệt, đơn hàng sẽ được trình lên giám đốc để ký duyệt, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hơn Đơn đặt hàng sẽ được lập thành hai liên, với liên 2 gửi cho khách hàng và liên 1 lưu giữ nội bộ làm căn cứ lập chứng từ khác.
Thứ ba, về căn cứ lập Phiếu xuất kho và Hóa đơn:
Bộ phận kho chỉ lập Phiếu xuất kho dựa vào Lệnh xuất kho và Kế hoạch giao hàng từ bộ phận kinh doanh mà không có căn cứ rõ ràng từ khách hàng, dẫn đến rủi ro sai sót Do đó, cần kiểm tra định kỳ giữa ba bộ phận: kinh doanh, kho và kế toán Việc này bao gồm đối chiếu số lượng Đơn đặt hàng chấp nhận tại bộ phận kinh doanh với số lượng Hóa đơn và số bút toán bán hàng do nhân viên thực hiện Để đơn giản hóa quy trình đối chiếu, công ty nên lập bảng kê Đơn đặt hàng chấp nhận trong kỳ và đối chiếu với bảng kê Hóa đơn bán hàng do bộ phận kế toán lập.
Mẫu 3.2: Mẫu bảng kê Đơn đặt hàng gợi ý cho công ty
CÔNG TY TNHH CAO SU GIẢI PHÓNG
CCN Tân Quang – Văn Lâm – Hƣng Yên
BẢNG KÊ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Công ty nên lập bảng kê Phiếu xuất kho để đối chiếu với bảng kê Đơn đặt hàng và bảng kê Hóa đơn bán hàng Bảng kê Phiếu xuất kho được thiết kế tương tự như bảng kê Đơn đặt hàng Việc đối chiếu giữa bộ phận kho, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán giúp xác định xem mỗi Đơn đặt hàng đã được chấp nhận và lập Hóa đơn có tương ứng với nghiệp vụ xuất kho hay không Nếu thiếu nghiệp vụ xuất kho, có thể xảy ra tình trạng hai bộ phận còn lại thông đồng lập chứng từ giả.
Thứ tư, về Kế hoạch giao hàng:
Kế hoạch giao hàng hiện chỉ được lập thành một liên duy nhất, nhằm giúp bộ phận giao hàng xác nhận đã nhận hàng từ khách hàng Sau đó, thông tin này sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra và lưu trữ.
Kế hoạch giao hàng hiện tại chỉ sử dụng một liên duy nhất và chỉ yêu cầu chữ ký của người nhận để xác nhận Điều này tạo ra nguy cơ cao về sai phạm, vì chữ ký dễ dàng bị giả mạo Hơn nữa, nhân viên giao hàng có thể lợi dụng tình huống này để giả chữ ký và chiếm đoạt hàng hóa của công ty.
Doanh nghiệp nên định kỳ gửi thư xác nhận tới khách hàng để yêu cầu họ xác nhận số lượng hàng đã thực nhận Sau đó, cần đối chiếu số lượng này với số lượng hàng ghi trên sổ kế toán Nếu phát hiện có sự chênh lệch, doanh nghiệp cần tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết kịp thời.
3.2.3 Hoàn thiện tài khoản kế toán sử dụng
Hiện nay, công ty đã mở tài khoản ngân hàng một cách chi tiết, với tài khoản tiền gửi được phân loại theo từng chi nhánh ngân hàng, cụ thể là tài khoản cấp 3.
Tài khoản 11211 ghi nhận tiền VND gửi tại ngân hàng Sacombank, trong khi tài khoản 11212 ghi nhận tiền VND gửi tại ngân hàng ACB Ngoài ra, tài khoản phải thu từ khách hàng cũng cần mở chi tiết cấp 2 cho từng khách hàng Tuy nhiên, hiện tại, các chi tiết của tài khoản chưa đáp ứng được nhiều mục đích quản lý.
Vì vậy, xin đề xuất một vài phương án mở chi tiết các tài khoản như sau:
Tài khoản TK 131 – phải thu khách hàng cho phép mở chi tiết cấp 2 theo phải thu ngắn hạn và dài hạn, giúp doanh nghiệp dự báo luồng tiền tương lai và xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý Tài khoản cấp 3 có thể thiết kế theo từng khách hàng để quản lý nợ phải thu, từ đó kiểm soát tổng số nợ và xét duyệt đơn đặt hàng mới Nếu khoản phải thu vượt hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ không được chấp nhận Doanh nghiệp cũng có thể kịp thời nhắc nợ khách hàng dựa trên tổng nợ phải thu, trong khi tài khoản cấp 4 thể hiện chi tiết từng hợp đồng bán hàng.
Cụ thể chi tiết tài khoản phải thu khách hàng:
TK 1311: Phải thu khách hàng ngắn hạn
TK 13111: Phải thu ngắn hạn khách hàng mã số 1
TK 13111x: Phải thu ngắn hạn khách hàng mã số 1 theo hợp đồng x
Mở chi tiết tương tự cho khoản phải thu dài hạn
Tài khoản TK 511 liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có thể được mở chi tiết cấp 2 theo từng khu vực, giúp doanh nghiệp đánh giá thị trường mục tiêu và tiềm năng, từ đó định hướng phát triển tương lai Ở cấp 3, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu tiêu thụ theo từng khách hàng, giúp xây dựng chính sách bán hàng phù hợp Cấp 4 cho phép mở chi tiết theo từng hợp đồng, tăng cường khả năng quản lý doanh thu hiệu quả.
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa khu vực số 1
TK 51111: Doanh thu bán hàng khu vực 1 khách hàng 01
TK 51111x: Doanh thu bán hàng khu vực 1 khách hàng 01 hợp đồng x
TK 632 – tài khoản giá vốn hàng bán Tài khoản cấp 2 theo giá vốn hàng bán, giá vốn liên quan đến Bất động sản
TK 6321: Giá vốn hàng bán hàng hóa, thành phẩm
TK 6322: Giá vốn và chi phí liên quan tới bất động sản
Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Bộ Tài Chính
Bộ Tài chính cần tiếp tục hoàn thiện các chính sách và cơ chế phát triển nghiệp vụ kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp, hướng tới chuẩn mực kế toán quốc tế IAS Đồng thời, khi ban hành các chuẩn mực mới, Bộ Tài chính cũng phải cung cấp thông tư hướng dẫn cụ thể để đảm bảo việc áp dụng đồng nhất Hiện nay, các chuẩn mực còn mang tính chất chung chung, dẫn đến sự hiểu khác nhau giữa các doanh nghiệp, gây thiếu nhất quán trong việc thực hiện.
Bộ Tài Chính cần thường xuyên kiểm tra và giám sát việc áp dụng các chế độ và chuẩn mực kế toán của doanh nghiệp, nhằm phát hiện sai sót trong hạch toán kế toán và kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục.
3.3.2 Kiến nghị với Nhà Nước Để giúp cho các doanh nghiệp thì Nhà Nước cần tạo ra môi trường vĩ mô ổn định Các doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh thì đều chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường Mỗi sự biến động của các yếu tố trong môi trường kinh tế vĩ mô đều ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp từ đó cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của đất nước Mặt khác, trong nền kinh tế nước ta hiện nay thì Nhà Nước có vai trò điều tiết và quản lý vĩ mô nền kinh tế bằng pháp luật và các chính sách kinh tế tài chính Vì vậy, Nhà Nước cần tạo ra môi trường pháp lý vừa có khuyến khích phát triển vừa có thể giảm các gian lận kinh tế Muốn làm đƣợc vậy thì Nhà Nước cần phải có những hoạch định chính sách và các công cụ điều tiết cụ thể để kiểm soát và có khả năng thích ứng khi nền kinh tế có biến động Hay nói các khác, Nhà Nước cần phải tạo ra môi trường chính trị ổn định, hệ thống pháp luật công bằng, chặt chẽ và thống nhất để tạo điều kiện tạo ra hiệu quả kinh doanh
Nghiên cứu thực trạng chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của quy trình này Dựa trên những hạn chế hiện có, Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu, đặc biệt là tại công ty TNHH cao su Giải Phóng Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả các biện pháp cải thiện, nhà quản lý cần nghiên cứu kỹ lưỡng hoạt động thực tế của doanh nghiệp và cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để đưa ra quyết định hợp lý nhất.