Sự cần thiết của đề tài
Doanh thu là chỉ số quan trọng đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh năng lực quản lý và đóng vai trò quyết định trong sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tổng hợp, hạch toán và phân tích doanh thu là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp Công tác này không chỉ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các bên liên quan, mà còn tạo dựng niềm tin, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp cần thu thập và xử lý một lượng lớn dữ liệu, đặc biệt khi quy mô ngày càng mở rộng Do đó, việc nâng cao năng lực quản lý là cần thiết để đảm bảo thông tin được xử lý, lưu trữ và cung cấp một cách khoa học và hiệu quả.
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ để ghi nhận và xử lý thông tin ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả Tin học hóa công tác kế toán đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán viên.
Với mục tiêu cải thiện công tác kế toán doanh thu, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB.” Bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán doanh thu, xác định những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình này tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích thực trạng chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB, nhằm đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình kế toán doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Trình bày những lý luận chung về HTTTKT, kế toán doanh thu trong doanh nghiệp
Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB
Để cải thiện công tác kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB, cần nhận xét thực trạng hiện tại, chỉ ra các ưu điểm và khuyết điểm còn tồn tại Từ đó, đề xuất các giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công tác kế toán doanh thu, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Khóa luận nhằm trả lời cho các câu hỏi:
Chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB được thực hiện qua các bước rõ ràng, đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành Việc ghi nhận doanh thu được thực hiện đúng quy định, giúp công ty quản lý tài chính một cách minh bạch và chính xác Các quy trình liên quan đến doanh thu không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn hỗ trợ công ty trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất tài chính.
Có giải pháp nào, kiến nghị gì để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại ở chu trình doanh thu tại công ty?
Dữ liệu sử dụng
Các chứng từ, hệ thống sổ sách được sử dụng trong phần minh họa của khóa luận được lấy tại công ty TNHH MTV MLTB.
Phương pháp nghiên cứu
Em có sử dụng các phương pháp sau khi làm khóa luận:
Quan sát là quá trình thu thập số liệu và tư liệu thông qua việc theo dõi và lắng nghe hoạt động làm việc của nhân viên trong phòng kế toán, lái xe và checker của công ty.
Phân tích và tổng hợp là quá trình chia nhỏ đối tượng nghiên cứu thành các bộ phận cụ thể, như chu trình kế toán, bao gồm doanh thu, chi phí, nhân sự và tài chính Sau khi thực hiện phân tích từng phần, bước tiếp theo là tổng hợp lại thông tin để đưa ra đánh giá tổng quát.
- Lập hệ thống sơ đồ, bảng biểu: từ những dữ liệu thu thập được, lập thành một số sơ đồ, bảng biểu
Kết hợp lý luận với thực tiễn là yếu tố then chốt trong việc hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty Việc áp dụng lý thuyết vào thực tế giúp đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận bao gồm ba chương chính, bắt đầu với Chương 1, trong đó trình bày cơ sở lý luận về chu trình doanh thu trong doanh nghiệp.
Chương 2 phân tích thực trạng chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB, nêu rõ những điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại Chương 3 đưa ra các kiến nghị và đề xuất nhằm cải thiện và tối ưu hóa chu trình doanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV MLTB.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
Lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hệ thống thông tin
Hệ thống được định nghĩa là tập hợp từ hai bộ phận trở lên có khả năng tương tác nhằm đạt được một mục tiêu chung Mỗi bộ phận trong hệ thống thực hiện chức năng cụ thể và được hỗ trợ bởi các thành phần cấu thành bộ phận đó.
Một hệ thống bao gồm 3 thành phần cơ bản:
Các yếu tố đầu vào (Inputs), Xử lý, chế biến (Processing) và Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Một hệ thống thông tin bao gồm nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống con đóng vai trò là thành phần của một hệ thống lớn hơn Các hệ thống con này không chỉ thuộc về hệ thống lớn mà còn chứa đựng các hệ thống con khác, thực hiện các chức năng khác nhau trong tổng thể của hệ thống.
Dưới đây là mô tả 1 hệ thống:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin
(Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Tài chính Đầu ra Đầu vào
Hệ thống thông tin là tập hợp các quy trình chuẩn nhằm thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu cho người dùng Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các hệ thống con liên kết, thực hiện các chức năng như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin phục vụ cho lập kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát thông tin.
Sơ đồ các thành phần của hệ thống thông tin:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các thành phần hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Các thành phần của hệ thống thông tin:
Dữ liệu là các yếu tố được thu thập và xử lý bởi hệ thống thông tin, thường bao gồm những quan sát và đo lường về hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ nhu cầu của người sử dụng thông tin Trong các doanh nghiệp, cần thu thập nhiều loại dữ liệu, bao gồm các sự kiện liên quan đến nghiệp vụ đã phát sinh, các nguồn lực bị tác động bởi nghiệp vụ, và các cá nhân tham gia vào hoạt động nghiệp vụ.
Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý, giúp người sử dụng đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn Khi số lượng và chất lượng thông tin được cải thiện, người dùng có thể đưa ra quyết định tốt hơn; tuy nhiên, quá nhiều thông tin có thể gây nhiễu Thông tin doanh nghiệp có thể được chia sẻ nội bộ và bên ngoài, và thông tin với người này có thể là dữ liệu với người khác Hệ thống thông tin được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin từ hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Dữ liệu Xử lý Thông tin
1.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó hai phương pháp phổ biến là phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và theo nghiệp vụ mà hệ thống quản lý phục vụ Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin được chia thành các loại, bao gồm hệ thống xử lý giao dịch.
+ Hệ thống thông tin quản lý
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định
+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh b) Theo nghiệp vụ mà hệ thống thông tin quản lý phục vụ, hệ thống thông tin được chia thành:
1.1.1.4 Các đặc tính của thông tin
Thông tin mang các đặc tính:
Độ tin cậy của thông tin là yếu tố quan trọng, nó cần phải đáng tin cậy và phản ánh trung thực các sự kiện kinh tế Thông tin có độ tin cậy thấp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Tính đầy đủ của thông tin là yếu tố quan trọng, thể hiện sự bao quát các vấn đề cần thiết để đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc Nếu thông tin không đầy đủ, điều này có thể dẫn đến những nhận định và quyết định sai lầm từ phía ban giám đốc.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đến với người nhận tin cần phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu với họ
- Tính an toàn: Chỉ những đối tượng được phép mới có thể tiếp cận thông tin
- Tính kịp thời: Thông tin truyền đạt đến người nhận đúng lúc, kịp thời
1.1.1.5 Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
Thông tin trong doanh nghiệp có các dạng như sau:
+ Thông tin chiến lược: Thông tin có liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp
+ Thông tin chiến thuật: Thông tin được sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn và thường là mối quan tâm của các phòng ban
+ Thông tin điều hành: Thông tin sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó
1.1.1.6 Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Thông tin của doanh nghiệp có thể xuất phát từ cả bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp
Nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp bao gồm dữ liệu từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và các tổ chức chính phủ, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình thị trường Trong khi đó, nguồn thông tin nội bộ được lấy từ hệ thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh định kỳ, cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động và hiệu quả của doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng thông tin sẽ quyết định việc thông tin đến từ nguồn nào là có giá trị hơn
1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên quan
Thông tin kế toán là dữ liệu động liên quan đến tài sản, phản ánh các chu trình nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm chu trình cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình tiêu thụ và chu trình tài chính.
Thông tin kế toán phản ánh hai mặt của các hiện tượng và quá trình như vốn, nguồn, tăng giảm, chi phí và kết quả Đặc trưng chủ yếu của thông tin kế toán là khả năng cung cấp thông tin và kiểm tra Đối tượng sử dụng thông tin này bao gồm các nhà quản lý, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước và các tổ chức cấp trên.
Thông tin kế toán là nền tảng quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch Nó cũng hỗ trợ các nhà đầu tư trong việc quyết định đầu tư hoặc ngừng đầu tư vào doanh nghiệp Hơn nữa, thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho nhà nước và các cơ quan cấp trên trong việc hoạch định chính sách và soạn thảo các quy định pháp luật phù hợp, như chính sách thuế và đầu tư.
1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực, bao gồm con người và thiết bị máy móc, được thiết kế để chuyển đổi dữ liệu tài chính và các thông tin khác thành thông tin hữu ích.
Hệ thống thông tin kế toán hiện đại sử dụng công nghệ thông tin do con người điều khiển để ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong các tổ chức kinh doanh và hành chính sự nghiệp.
Thông tin kế toán Các Báo cáo Chứng từ kế toán
Sơ đồ 1.3: Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Hệ thống thông tin kế toán cũng giữ vai trò quan trọng trong quá trình KSNB của doanh nghiệp
Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin kế toán và quá trình ra quyết định
Cơ sở dữ liệu Các thủ tục
AIS Thông tin Người dùng thông tin Ra quyết định
(Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng có nhu cầu, sử dụng phương pháp xử lý thông tin thủ công hoặc tự động với sự hỗ trợ của máy tính Hệ thống này áp dụng phương pháp kế toán chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin tài chính.
1.1.2.3 Yêu cầu đối với kế toán Để có được những thông tin hữu ích và phù hợp, kế toán của doanh nghiệp cần:
+ Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính
Nội dung về các chu trình kinh doanh
1.2.1 Khái niệm chu trình kinh doanh
Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện liên quan đến quá trình sản xuất và kinh doanh Nó bao gồm các thành phần chính như chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự và chu trình tài chính.
1.2.2 Các chu trình kinh doanh
Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động quan trọng liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền Bốn hoạt động chính trong chu trình này là: (1) Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; và (4) Nhận tiền thanh toán.
Chu trình chi phí bao gồm bốn hoạt động chính: đầu tiên, lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp; tiếp theo, nhận hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp; sau đó, xác nhận nghĩa vụ thanh toán; cuối cùng, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Chu trình sản xuất thông thường bao gồm bốn hoạt động chính: đầu tiên là thiết kế sản phẩm, tiếp theo là lập kế hoạch sản xuất, sau đó là thực hiện quá trình sản xuất, và cuối cùng là tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm.
Hoạt động thu tiền- chi tiền Gắn liền với hoạt động các chu trình khác
Các hoạt động chủ yếu của chu trình nhân sự: (1)- Tuyển dụng; (2)- Đào tạo; (3)- Phân công nhiệm vụ; (4)- Trả lương; (5)- Đánh giá thành quả; (6)- Chấm dứt lao động
1.2.3 Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh
Các chu trình kinh doanh không hoạt động độc lập mà liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ thống ghi sổ và lập báo cáo hiệu quả Sự kết nối này giúp phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp.
Dưới đây là sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các chu trình:
Sơ đồ 1.7: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh
Chu trình sản xuất NVL, NC -> SP hoàn thành
Chu trình doanh thu Bán hàng -> Thu tiền
Hệ thống ghi sổ- lập báo cáo
Mua hàng- trả tiền Chu trình tài chính
Chu trình nhân sự Tuyển dụng- Trả lương
(Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp
1.3.1 Khái quát về chu trình Doanh thu
1.3.1.1 Khái niệm, điều kiện ghi nhận doanh thu a) Doanh thu:
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Các hoạt động này phải là những hoạt động đã được doanh nghiệp đăng ký và chấp thuận trong giấy phép đăng ký kinh doanh.
Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được Các khoản thu hộ bên thứ ba không được xem là nguồn lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, vì vậy sẽ không được tính là doanh thu Ngoài ra, các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu tuy làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng cũng không được coi là doanh thu.
“Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 cũng quy định rõ:
- Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của khoản đã thu được hoặc sẽ thu được
Doanh thu được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản thu đã nhận hoặc sẽ nhận, sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng hóa bị trả lại.
Doanh thu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản thu tương lai về giá trị thực tại thời điểm ghi nhận doanh thu, dựa trên tỷ lệ lãi suất hiện hành Giá trị thực tế này có thể thấp hơn giá trị danh nghĩa dự kiến nhận được trong tương lai.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự được trao đổi với nhau, giao dịch này không tạo ra doanh thu Ngược lại, nếu hàng hóa hoặc dịch vụ khác không tương tự được trao đổi, thì giao dịch đó được xem là tạo ra doanh thu Trong trường hợp này, doanh thu sẽ được xác định dựa trên giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi.
Giá trị hợp lý của hàng hóa và dịch vụ nhận về được xác định sau khi điều chỉnh các khoản tiền trả thêm hoặc thu thêm Nếu không thể xác định giá trị hợp lý của hàng hóa dịch vụ nhận, doanh thu sẽ được tính dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi, cũng sau khi điều chỉnh các khoản tiền tương ứng.
Doanh thu được phân loại dựa trên nguồn hình thành và phát sinh, bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính, cùng với thu nhập khác Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là một trong những loại doanh thu chính.
Doanh thu là tổng số tiền thu được hoặc dự kiến thu được từ các giao dịch bán hàng hóa và sản phẩm cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán (nếu có) Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, có các điều kiện cụ thể để ghi nhận doanh thu.
“Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện dưới đây:
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
(5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu được ghi nhận chỉ khi dảm bảo doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch
Doanh thu từ giao dịch cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận trong kỳ dựa trên kết quả công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập Bảng Cân đối kế toán Kết quả giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện nhất định.
(1) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(2) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
(3) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán
(4) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Khi giao dịch cung cấp dịch vụ diễn ra qua nhiều kỳ kế toán, doanh thu được xác định theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành và ghi nhận dựa trên tỷ lệ phần công việc đã hoàn thành Phần công việc hoàn thành sẽ được xác định theo các phương pháp phù hợp với bản chất của dịch vụ.
- Đánh giá phần công việc đã hoàn thành
- Tỷ lệ phần trăm chi phí đã phát sinh so với tổng chi phí ước tính để hoàn thành toàn bộ giao dịch cung cấp dịch vụ
So sánh tỷ lệ phần trăm giữa khối lượng công việc đã hoàn thành và tổng khối lượng công việc cần thực hiện là rất quan trọng Đồng thời, các khoản giảm trừ doanh thu cần được theo dõi riêng để hiểu rõ bản chất của từng khoản và hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính của công ty Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm nhiều loại khác nhau.
- Chiết khấu thương mại: Khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn
- Giảm giá hàng bán: Khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu với thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán Doanh thu thuần được tính bằng doanh thu tổng cộng sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hoạt động tài chính cũng là một phần quan trọng trong việc xác định tổng doanh thu của doanh nghiệp.
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các khoản thu từ hoạt động tài chính và kinh doanh vốn, như tiền lãi, bản quyền, cổ tức, lợi nhuận chia, lãi từ chênh lệch tỷ giá hối đoái, và thu nhập từ mua bán chứng khoán.
Doanh nghiệp đầu tư vào công ty liên kết, công ty con và thực hiện các hoạt động góp vốn cùng các hình thức đầu tư khác Doanh thu từ hoạt động tài chính chỉ được ghi nhận khi đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định.
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn h) Thu nhập khác
Thu nhập khác là khoản thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế, không thuộc các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã đăng ký của doanh nghiệp Các nguồn thu nhập này bao gồm thu nhập từ thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt thu được từ khách hàng hoặc các đơn vị vi phạm hợp đồng, các khoản nợ khó đòi đã xóa sổ, cũng như thu nhập từ các khoản nợ không xác định được chủ.
Chu trình doanh thu là các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền
Dưới đây là sơ đồ mô tả dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu:
Sơ đồ 1.8: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình doanh thu (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân)
Chu trình doanh thu của doanh nghiệp dịch vụ gồm có các hoạt động sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
- Lập lệnh cung cấp dịch vụ
- Cung cấp dịch vụ và lập hóa đơn
- Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các sổ kế toán có liên quan
Hệ thống ghi sổ, lập báo cáo
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu có liên quan
- Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán
Sơ đồ 1.9: Các hoạt động của chu trình doanh thu
Các bộ phận có liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ nói trên bao gồm:
- Bộ phận tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
- Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
- Bộ phận cung cấp dịch vụ
- Bộ phận lập hóa đơn
- Kế toán phải thu, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp
Các đối tượng kế toán tham gia vào chu trình doanh thu nói trên:
- Nợ phải thu khách hàng
- Doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu
Tóm tắt chương 1
Chương này khám phá tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán, bao gồm mô hình REA và các yếu tố trong chu trình kế toán Đồng thời, nó trình bày cơ sở lý thuyết của kiểm soát nội bộ (KSNB) Ngoài ra, chương cũng nghiên cứu chu trình kinh doanh và cách tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán.
THỰC TRẠNG VỀ CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN MAI LINH THÁI BÌNH
Tổng quan về công ty TNHH một thành viên Mai Linh Thái Bình
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty TNHH MTV MLTB
Tên viết bằng tiếng nước ngoài: Mai Linh Thai Binh Limited Company
Tên viết tắt: MLTB LTD.CO
MST: 1000678125 Địa chỉ trụ sở chính: Số 8 lô 2 khu phố 01, đường Trần Thái Tông, phường Trần Hưng Đạo, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình
Công ty TNHH MTV MLTB là thành viên thứ 17 của Tập đoàn Mai Linh Đông Bắc Bộ và là thành viên thứ 112 của Tập đoàn Mai Linh
Công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là vận tải hành khách, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường Để phục vụ khách hàng tốt nhất, công ty cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau.
- Vận tải hành khách bằng taxi;
- Vận tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh;
- Vận tải hành khách bằng xe buýt;
- Vận tải hành khách bằng ô tô theo tuyên cố định và theo hợp đồng;
- Mua bán ô tô các loại, linh kiện, phụ tùng ô tô, các loại hóa chất (trừ các loại hóa chất Nhà nước cấm);
- Đại lý bán lẻ xăng dầu, khí ga hóa lỏng;
- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác;
- Dich vụ chuyển phát nhanh;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa
- Vận chuyển hành khách đường bộ bằng xe Taxi và xe Bus;
- Sửa chữa, bảo dưỡng ôtô, phương tiện vận tải
Trong đó, doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp đến từ hoạt động vận tải hành khách bằng taxi nội tỉnh và liên tỉnh
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH MTV MLTB hoạt động trong ngành dịch vụ vận chuyển với sự đa dạng trong các hoạt động kinh doanh, chủ yếu tập trung vào việc vận chuyển khách và hàng hóa.
Công ty hợp tác với các đơn vị trong lĩnh vực dịch vụ công cộng và du lịch, điều này không chỉ giúp duy trì nguồn khách hàng ổn định mà còn thúc đẩy doanh thu dịch vụ tăng trưởng nhanh chóng.
Công ty đã thực sự đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu của khách hàng và tạo dựng vị thế của mình trên thị trường
Công ty kinh doanh ngành nghề chính là dịch vụ vận tải taxi, có những đặc điểm về ngành nghề như sau:
Trong ba tháng đầu năm âm lịch, người Việt Nam thường có phong tục du lịch và tổ chức lễ tết, đặc biệt là vào thời điểm khí hậu miền Bắc se lạnh và có mưa phùn Điều này dẫn đến nhu cầu di chuyển bằng taxi tăng cao, biến đây thành mùa cao điểm cho các doanh nghiệp taxi.
Lượng khách hàng sử dụng dịch vụ taxi của doanh nghiệp thay đổi theo chu kỳ ngày và đêm, với nhu cầu di chuyển cao hơn vào giờ hành chính so với ngoài giờ hành chính.
Doanh thu của dịch vụ taxi chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện thời tiết Trong những ngày thời tiết khắc nghiệt như mưa bão hay nắng gắt, doanh thu thường tăng cao Ngược lại, vào những ngày thời tiết dễ chịu, lượng khách hàng sử dụng dịch vụ taxi có xu hướng giảm.
Taxi là một phương tiện công cộng có giá cước dịch vụ cao hơn nhiều so với các phương tiện như xe buýt hay xe khách Do đó, những khách hàng có thu nhập cao thường có xu hướng lựa chọn taxi làm phương tiện di chuyển chính.
Taxi hoạt động liên tục 24/7 để đáp ứng nhu cầu di chuyển của khách hàng, đặc biệt trong các ngày lễ và Tết.
- Phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.1.3.1 Bộ máy quản lý Đối với mỗi doanh nghiệp, bộ máy quản lý là bánh lái để doanh nghiệp đi đúng hướng Bộ máy quản lý giữ vai trò lãnh đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý phù hợp sẽ đạt được hiệu quả cao trong xản xuất kinh doanh Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý công ty TNHH MTV MLTB (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty TNHH MTV MLTB)
Mỗi phòng ban có chức năng riêng như sau:
Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng sự phát triển của công ty và chịu trách nhiệm toàn diện trong việc điều hành và quản lý Họ đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời điều phối các hoạt động kinh doanh của công ty.
Giám đốc theo dõi chung, trực tiếp phụ trách và điều hành Phòng hành chính nhân sự và Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng pháp chế và an toàn giao thông
Phòng kinh doanh tiếp thị
Phòng tài chính kế toán
Phòng quản lý điều hành taxi Ban lãnh đạo
Tổng đài công ty Đội xe
Phòng tổ chức hành chính có vai trò tham mưu và hỗ trợ giám đốc công ty trong việc tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, thực hiện chế độ chính sách và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đồng thời, phòng này cũng chịu trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty, cũng như là đầu mối liên lạc cho mọi thông tin từ giám đốc.
Phòng kinh doanh tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và phát triển khách hàng, đồng thời tiếp nhận thắc mắc, phản ánh và khiếu nại từ khách hàng Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu và duy trì quan hệ với truyền thông Phòng cũng chủ trì phối hợp với Phòng tài chính kế toán để quản lý các tài sản công cụ marketing và quảng cáo của công ty, cũng như phụ trách công tác đối ngoại của công ty.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc về các lĩnh vực tài chính và kế toán Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản lý vốn và tài sản, thực hiện kiểm tra và kiểm soát nội bộ, cũng như quản lý chi phí và phân tích hoạt động kinh tế.
Phòng quản lý điều hành taxi chịu trách nhiệm quản lý tổng đài, tiếp nhận nhu cầu khách hàng và điều động xe Phòng ghi nhận đầy đủ thông tin cuốc khách và phản ánh từ khách hàng, đồng thời giải đáp thắc mắc về dịch vụ Phòng cũng phối hợp với Phòng pháp chế và ATGT để hướng dẫn lái xe xử lý sự cố và sửa chữa phương tiện, đồng thời theo dõi định kỳ việc bảo trì, bảo dưỡng xe.
Phòng pháp chế và an toàn giao thông chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh, bao gồm quản lý lái xe và phương tiện Công tác an ninh nội bộ được thực hiện thông qua việc kiểm tra và giám sát lái xe tuân thủ quy chế, nội quy công ty Đơn vị hỗ trợ lái xe khi xảy ra sự cố trên đường và giải quyết thông tin phản ánh từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và thái độ phục vụ Việc lập biên bản xử lý vi phạm của lái xe được trình lên ban giám đốc để quyết định xử lý kỷ luật Phòng cũng xây dựng và thực hiện kế hoạch đảm bảo an toàn giao thông trong hoạt động vận tải, kiểm tra các điều kiện an toàn kỹ thuật trước khi xe hoạt động và theo dõi các chế độ kiểm định an toàn Thông tin từ thiết bị giám sát hành trình được quản lý và sử dụng để phục vụ công tác quản lý Phòng chủ trì và phối hợp với các phòng ban trong việc đào tạo, tập huấn lái xe, đồng thời tham mưu cho Ban Lãnh đạo thực hiện quản lý an toàn giao thông theo quy định pháp luật.
Thực trạng về chu trình doanh thu tại công ty TNHH một thành viên Mai
2.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty
HTTTKT của công ty bao gồm các nguồn lực thiết yếu như con người và trang thiết bị máy móc, được quản lý và điều khiển thông qua công nghệ thông tin.
HTTTKT của doanh nghiệp thể hiện vốn, nguồn vốn, chi phí và kết quả kinh doanh thông qua việc chuyển đổi dữ liệu kế toán thành báo cáo Những báo cáo này hỗ trợ việc ra quyết định cho các bên liên quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Công ty TNHH MTV MLTB hoạt động trong ngành dịch vụ vận chuyển, do đó mô hình REA của công ty không bao gồm tất cả các thành phần của một mô hình REA chu trình doanh thu thông thường.
Nguồn lực (Resources): chỉ có thành phần “Tài khoản” mà không có sự tham gia của “Hàng hóa”
Sự kiện ( Event): bao gồm sự kiện “Nhận đặt xe”, “Chở khách” và “Thu tiền” Đối tượng liên quan( Agent): gồm “Khách hàng” và “Nhân viên”
Dưới đây là mô hình REA minh họa chu trình doanh thu của công ty TNHH MTV MLTB:
Sơ đồ 2.3: Mô hình REA công ty TNHH MTV MLTB
Mô hình REA của công ty nhỏ và đơn giản, bao gồm các thành phần thiết yếu của một chu trình doanh thu Đặt xe
2.2.2 Mối liên hệ giữa chu trình doanh thu với các chu trình khác
Công ty TNHH MTV MLTB có các chu trình kinh doanh như sau:
Các chu trình này cũng có mối liên quan mật thiết với nhau và cùng phục vụ cho hệ thống ghi sổ- lập báo cáo
Mối liên hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình khác được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Mối liên hệ các chu trình công ty TNHH MTV MLTB
2.2.3 Chu trình kế toán doanh thu công ty TNHH MTV MLTB
2.2.3.1 Đặc điểm chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB
Công ty TNHH MTV MLTB xây dựng chu trình doanh thu với 4 hoạt động chính:
* Tiếp nhận thông tin đặt xe từ khách hàng
* Yêu cầu khách thanh toán
Trong đó, chu trình doanh thu có liên hệ mật thiết với các chu trình khác như chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình tài chính
Chu trình doanh thu Chu trình tài chính
Chu trình nhân sự Chu trình chi phí
Hệ thống ghi sổ- lập báo cáo
2.2.3.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu
Công ty ghi nhận doanh thu khi hoàn thành công việc chở khách, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa Doanh thu được tính dựa trên số liệu từ đồng hồ tính tiền, không bao gồm các khoản phụ thu và phụ phí Các khoản phụ thu, phụ phí như phí cầu đường được lái xe và khách hàng thỏa thuận riêng.
Công ty không ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, mà khi cung cấp khuyến mại cho khách hàng, công ty sẽ trừ trực tiếp vào số tiền khách hàng phải thanh toán mà không xem đó là khoản giảm trừ.
2.2.3.3 Chu trình doanh thu của công ty
Chu trình doanh thu của công ty bắt đầu khi khách hàng gửi yêu cầu đặt xe và kết thúc khi khách hàng hoàn tất thanh toán Sơ đồ dưới đây mô tả dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu tại công ty.
Sơ đồ 2.5: Mối liên hệ các chu trình
Chu trình doanh thu của công ty gồm các hoạt động:
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt xe
- Yêu cầu khách hàng thanh toán
Hệ thống báo cáo Đặt hàng (1.0)
- Ghi chép nghiệp vụ kinh tế
Các hoạt động trên được mô tả cụ thể trong các mục sau đây
2.2.4 Mô tả các hoạt động của chu trình doanh thu
2.2.4.1 Hoạt động nhận đặt hàng a Mô tả hoạt động đặt hàng của khách hàng:
Công ty TNHH một thành viên Mai Linh cung cấp hai phương thức chính để khách hàng đặt xe: thông qua ứng dụng di động và gọi điện trực tiếp đến tổng đài.
Để gọi taxi Mai Linh qua điện thoại, khách hàng cần tải ứng dụng taxi Mai Linh phù hợp với thiết bị Android hoặc iOS của mình.
Sau khi cài đặt thành công ứng dụng, khách hàng cần khởi động và đăng ký tài khoản bằng cách nhập số điện thoại và thông tin yêu cầu Để ứng dụng xác định chính xác vị trí cho chuyến đi, khách hàng cần bật GPS.
Khách hàng chỉ cần nhập điểm đến tại mục Điểm đến dự kiến và chọn phương tiện di chuyển phù hợp như taxi 4 chỗ hoặc taxi 7 chỗ Mai Linh cung cấp đa dạng dịch vụ như taxi đường dài, cứu hộ ô tô và cho thuê xe để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nếu có mã khuyến mãi, khách hàng có thể nhập để nhận giá tạm tính Đối với dịch vụ taxi đường dài, cứu hộ ô tô và cho thuê xe, khách hàng nên liên hệ tổng đài để nhận báo giá tốt nhất.
Cách 2: Đặt xe bằng số điện thoại của tổng đài: Khách hàng gọi điện theo số
1055 để đặt xe Tổng đài nhận yêu cầu đặt xe từ khách hàng, sau đó sử dụng app để đặt xe b Hệ thống xử lý:
Hệ thống gồm 4 thành phần:
Phần mềm điều hành giúp giám sát và quản lý vị trí của các xe, tạo ra các yêu cầu đón khách, đồng thời cho phép xem lịch sử đặt và trạng thái đặt để hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
Trung tâm xử lý yêu cầu đặt xe tiếp nhận thông tin từ khách hàng, tính toán khoảng cách và gửi yêu cầu đến xe gần nhất, đồng thời thông báo trạng thái cho khách Khách hàng có thể gọi qua tổng đài 1055 để đặt xe hoặc sử dụng ứng dụng đặt xe trực tiếp Tài xế nhận yêu cầu đón khách từ hệ thống, bao gồm thông tin vị trí và số điện thoại của khách, và có thể liên lạc ngay với khách nếu cần thiết.
Dưới đây là mô tả quá trình xử lý đặt xe:
Sơ đồ 2.6: Quá trình xử lý đặt xe
(Nguồn:Phòng quản lý điều hành taxi công ty TNHH MTV MLTB) Điều phối viên
Trung tâm xử lý, tính toán thông tin ra lệnh điều phối
Gọi điện Đặt xe Đón khách
Trả lời lệnh Gửi lệnh
Hoạt động tiếp nhận đặt xe được mô tả dưới dạng sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.7: Quá trình xử lý đặt xe (Nguồn:Tự tổng hợp) 2.2.4.2 Hoạt động chở khách
Lái xe vận chuyển hành khách đến địa điểm yêu cầu, có thể chọn tuyến đường tự do hoặc theo đề xuất trên bản đồ Trong suốt quá trình phục vụ, định vị GPS luôn được bật và lái xe giữ liên lạc với trung tâm qua bộ đàm.
2.2.4.3 Hoạt động yêu cầu thanh toán
Sau khi kết thúc chuyến đi, tài xế sẽ đưa biên lai cho khách và yêu cầu thanh toán Nếu khách hàng sử dụng thẻ taxi Mai Linh, tài xế sẽ yêu cầu quẹt thẻ để ghi nhận chuyến đi.
Khách hàng có 2 hình thức thanh toán cho chuyến đi của mình: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán sau bằng cách quẹt thẻ taxi Mai Linh
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt sau khi kết thúc chuyến đi bằng cách đưa tiền trực tiếp cho tài xế Tài xế sẽ nhận tiền từ khách và giữ hộ trước khi nộp tổng số tiền thu được trong ca kinh doanh khi giao ca.
Sơ đồ 2.8: Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán qua thẻ MCC:
Tóm tắt
Chương 2 nghiên cứu về thực trạng chu trình doanh thu, quy trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, quá trình ghi sổ, và KSNB tại công ty TNHH MTV MLTB từ đó nêu ra những ưu điểm và những hạn chế trong bộ máy kế toán
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN MAI LINH THÁI BÌNH
Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cần xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thức rõ vai trò quan trọng của KSNB, từ đó thực hiện hiệu quả hơn Văn bản này cũng sẽ là căn cứ cho các đơn vị trong việc tổ chức thiết kế và vận hành KSNB.
Bộ Tài chính nên có những quy định cụ thể và chặt chẽ hơn về việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu.
Kiến nghị và đề xuất giải pháp với ban giám đốc công ty
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện hơn bộ máy kế toán Để bộ máy kế toán được hoàn thiện hơn, hợp lý hơn và đặc biệt để không còn tình trạng một cá nhân kiêm nhiệm nhiều vị trí quan trọng, tránh nguy cơ rủi ro và thất thoát tài sản của công ty, công ty cần xác định lại khối lượng công việc kế toán cần làm: Công ty TNHH MTV MLTB có quy mô là doanh nghiệp vừa và nhỏ, với khối lượng công việc kế toán không quá nhiều, các nghiệp vụ cũng đơn giản, không quá phức tạp và đa dạng, không có nhiều nghiệp vụ khó Vì thế, công ty có thể tuyển thêm một bạn kế toán thời vụ, thực tập hoặc làm theo chế độ khoán vào vị trí thu ngân Vị trí này không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm cũng như kỹ năng, đồng thời, thời gian vào buổi sáng sớm, khá phù hợp với các bạn sinh viên năm 4 tập sự Công ty trả một khoản tiền ít hơn so với việc thuê một người nhiều năm kinh nghiệm nhưng cũng đạt được mục đích của mình, cũng là một cơ hội để các bạn sớm tiếp xúc với môi trường thực tế công việc và áp dụng kiến thức ở trường học vào thực hành
Công ty cần cải thiện chất lượng đội ngũ nhân viên hiện tại và nhân viên mới trong phòng kế toán cũng như toàn bộ công ty.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên và lái xe, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ và kiến thức mới Mời chuyên gia và diễn giả đến chia sẻ kiến thức sẽ giúp nhân viên cập nhật thông tin hữu ích Sau mỗi buổi học, công ty nên thực hiện các bài kiểm tra nhanh để đánh giá thái độ và trình độ của nhân viên, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban và cá nhân là rất quan trọng Việc quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí bằng văn bản và quy chế công ty giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Để thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng, công ty cần đưa ra mức lương và thưởng hợp lý, kịp thời, cùng với chế độ đãi ngộ và phúc lợi tốt Đồng thời, cần áp dụng các hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với những hành vi gian lận và sai phạm.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện điều kiện ghi nhận doanh thu
Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng về các khoản phụ phí, phụ thu, chiết khấu thanh toán và phiếu giảm giá Đồng thời, công bố công khai các thông tin này đến nhân viên, lái xe và khách hàng để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và thực hiện đúng quy định.
3.2.3 Giải pháp đa dạng hình thức thanh toán
Để nâng cao sự thuận tiện cho khách hàng và cải thiện quản lý thu nhập, công ty nên đa dạng hóa các hình thức thanh toán Thanh toán trực tuyến đang trở thành xu hướng phát triển hiện nay Công ty có thể hợp tác với các ngân hàng và ví điện tử như MOMO, Airpay, cho phép khách hàng thực hiện giao dịch ngay trên ứng dụng đặt xe của mình.
Mặc dù thanh toán trực tuyến mang lại nhiều tiện lợi, nhưng vẫn tồn tại rủi ro về bảo mật thông tin khách hàng Nhiều người, đặc biệt là khách hàng trung tuổi và lớn tuổi, vẫn chưa hoàn toàn tin tưởng vào hình thức này.
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện kế toán máy
Kế toán máy giúp con người rất nhiều trong xử lý công việc Để kế toán máy được hoàn thiện hơn, một số giải pháp đưa ra là:
Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc nâng cấp phần mềm kế toán để hiện đại hóa và nâng cao tính tiện lợi, giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Công ty cần nâng cấp hệ thống máy tính để cải thiện hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên Nhiều máy tính hiện tại đã cũ và thường xuyên bị treo, do đó cần được thay thế Ngoài ra, các máy tính còn mới cũng nên được bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định.
Công ty nên cân nhắc việc lắp thêm hệ thống camera trong xe để có thể theo dõi, quản lý tốt hơn quá trình chở khách của lái xe
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện KSNB
Công ty cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong quy trình doanh thu, để đảm bảo hiệu quả hoạt động Đầu tiên, KSNB cần được các cấp quản lý chú trọng, tạo ra môi trường kiểm soát tốt Ngoài ra, công ty cũng cần xây dựng quy trình đánh giá rủi ro phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả của KSNB.
Công ty tham khảo quy trình đánh giá rủi ro với 7 bước sau:
Bước 1: Liệt kê các hoạt động, các công việc của công ty: Liệt kê theo thứ tự thực hiện của quá trình, quy trình
Bước 2 trong quy trình đánh giá rủi ro là xác định nguồn nguy cơ, bao gồm yếu tố con người, quy trình, máy móc và tác động từ bên ngoài, từ đó nhận diện các rủi ro tiềm ẩn Bước 3 yêu cầu xác định mức độ nghiêm trọng của các rủi ro đã xảy ra, nếu có, hoặc ước lượng thiệt hại nếu chưa từng xảy ra Việc này giúp phân chia các rủi ro thành các cấp độ thiệt hại, sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 để đánh giá mức độ rủi ro tăng dần.
Bước 4: Xác định khả năng xảy ra: Xác định việc đó bao lâu xảy ra 1 lần, từ đó phân chia thành các cấp độ thiệt hại như:
Hình 3.1 Khả năng xảy ra sai phạm Nguồn: Giáo trình Kiểm toán căn bản – HVNH
Bước 5: Để xác định cấp độ rủi ro, cần kết hợp mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra Để làm điều này, hãy nhân số điểm của mức độ nghiêm trọng với khả năng xảy ra để có được kết quả chính xác.
Hình 3.2 Cấp độ rủi ro Nguồn: Giáo trình Kiểm toán căn bản- HVNH
Bước 6: Xây dựng biện pháp kiểm soát
Dựa trên cấp độ rủi ro đánh giá ở bước 5, xây dựng biện pháp kiểm soát hợp lý như ban hành mẫu biểu quy định, hướng dẫn…
Công ty nên cân nhắc giữa chi phí bỏ ra với lợi ích thu được theo bảng dưới đây để KSNB hiệu quả nhất
Hình 3.3 Lợi ích và rủi ro Nguồn: Giáo trình Kiểm toán căn bản- HVNH
Bước 7: Chỉ định người thực hiện và theo dõi
Giám đốc sẽ là người xem xét, phê duyệt và theo dõi hiệu quả của công tác đánh giá rủi ro
Xây dựng nội quy, quy chế của công ty chi tiết, cụ thể
Ban lãnh đạo công ty phải là tấm gương tuân thủ các chuẩn mực, quy định của nhà nước, quy chế của công ty
Thành lập bộ phận KSNB nhằm tăng cường các hoạt động giám sát, kiểm tra để KSNB thực sự có hiệu quả
Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần:
Cập nhật kịp thời các quy định mới về ngành nghề kinh doanh vận tải hành khách
Cập nhật kịp thời văn bản, thông tư, chế độ kế toán mới
Quản lý chặt chẽ hơn về việc ký nháy, ký duyệt khi lập các chứng từ kế toán.
Tóm tắt
Chương 3 trình bày những kiến nghị và đề xuất với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và với ban giám đốc công ty nhằm hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV MLTB