Cơ sở khoa học, định hướng và giải pháp xây dựng thư viện điện tử trong điều kiện tin học hóa các hoạt động của ktnn

ĐỀ TÀI KHOA HỌC CẤP BỘ CƠ SỞ KHOA HỌC, ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRONG ĐIỀU KIÊN ‘TIN HOC HOA CAC HOAT DONG CUA KTNN Ma sé Số đăng ký : Chủ nhiệm : FS Định Trọng Hanh Phé Chi nhiém Thu ki Thành viên - : ThS Nguyén Hitu Tho CN Đăng Trần Đức : PhŠ Ngô Thu Thuỷ : FhS Lê Hiền Linh : CN Đăng Thị Hoàng Liên Năm 2006 6060 A19 106 MỤC LỤC NỘI DUNG MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TVĐT 1.1 Thông tin tổ chức hệ thống tin QUNN 1.1.1 Khái niệm thông tin thông tin QLNN 1.1.2 Vai trò yêu cầu xây dựng HTTT QUNN 1.1.3 HTTT yêu cầu xây dựng HTTT QLNN 1.2 Thư viện vai trò thư viện QLUNN 1.2.1 Khái niệm thư viện TVĐT 1.2.2 Mối quan hệ TVĐT va HTTTDT QLNN 1.2.3 Chức vai trị TVĐT QLNN 13 Các mơ hình tổ chức TVĐT nhân tố tác động đến xây dựng TVĐT quan QLNN 1.3.1 Các mô hình tổ chức hệ thống TVĐT 23 1.3.2 _ Mơ hình cấu trúc TVĐF 25 1.3.3 26 Những nhân tố tác động đến mơ hình tổ chức, nội dung xây dựng TVĐT quan Nhà nước CHƯƠNG 2: KINH NGHIEM CUA TRONG NUGC VA QUOC TE TRONG 29 2.1 29 XÂY DỰNG TVĐT VA THUC TRANG TO CHUC, HOAT DONG CUA THU VIEN KTNN VIET NAM Kinh nghiệm nước số quan nước việc xây dựng TVĐT : 2.1.1 Kinh nghiệm nước xây dựng TVĐT 29 2.12 Kinh nghiệm số quan nước việc xây 36 dựng TVĐT 2.1.3 Những học kinh nghiệm xây dựng TVĐT 49 2.2 Thực trạng tìn học hóa hoạt động KTNN tổ chức hoạt động thư viện KTNN 32 2.2.1 Thực trạng tin học hóa hoạt động KTNN 52 2.2.2 _ Tổ chức quản lý hoạt động thư viện KTNN 58 2.2.3 63 Thực trạng hoạt động Thư viện 2.2.4 Những ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế việc ứng dụng CNTT hoạt động KTNN tổ chức, hoạt động 65 thư viện KTNN CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG TVĐT TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA KTNN 69 3.1 Phương hướng ứng dụng CNTT hoạt động KTNN 69 3.1.1 Phương hướng ứng dụng CNTT hoạt động KTNN 69 3.1.2 Những quan điểm xây dựng TVĐT KTNN 72 3.2 Mô hình tổ chức TVĐT KTNN 75 32.1 Tổ chức chức tổ chức 75 quan điểm xây dựng TVĐT KTNN 3.2.2 _ Cấu trúc tổ chức hệ thống TVĐT KTNN 75 3.2.3 _ Cấu trúc chức TVĐT Trung tâm KH BDCB Kho lưu trữ tài liệu - Thư viện Văn phòng KTNN : 76 3.3 Các giải pháp xây dung TVDT cua KTNN 77 3.3.1 Quan hệ TVĐT với HTTTĐT dựng TVĐT KTNN 3.3.2 Xây dựng hệ thống TVĐT KTNN 79 3.3.3 Các giải pháp vẻ CNTT 81 3.3.4 Quy hoạch phát triển hệ thống TVĐT KTNN 92 3.3.5 Đổi quy định KTNN quân lý thông tin, tài liệu 93 cia KTNN; muc tiéu xây „ 77 thư viện 3.3.6 Các giải pháp phát triển ứng dụng TVĐT 95 3.4 Lộ trình xây dựng TYĐT 3.4.1 Giai đoạn 1: Xây dựng TVĐT đa phương tiện (2007-2009) 96 97 3.4.2 Giai đoạn 2: Xây dựng TVĐT số hóa (từ năm 2010 năm 101 3.5 Các kiến nghị 103 tiếp theo) KẾT LUẬN PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 106 112 DANH MUC CAC CHU VIET TAT CNTT Công nghệ thong tin CSDL Cơ sở liệu CSDLDT Cơ sở liệu điện tử HCNN Hành Nhà nước HTTT Hệ thống thông tin HTTTĐT Hệ thống thông tinđiện tử HTTVĐT Hệ thống thư viện điện tử KTNN Kiểm toán Nhà nước KTNN CN Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành KTNN KV Kiểm toán Nhà nước khu vực KTV Kiểm toán viên KH va BDCB Khoa học Bồi dưỡng cán MTDT Máy tính điện tử QLNN Quản lý Nhà nước THDL Tích hợp liệu TVDT Thư viện điện tử MO DAU Tính cấp thiết đề tài Thơng tin tư liệu nguồn lực quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, đào tạo hoạt động chuyên môn quan, tổ chức Trong thời đại "bùng nổ thơng tin", vai trị nguồn lực thơng tin đề cao; vậy, thư viện xuất phát từ khái niệm truyền thống nơi lưu trữ, quản lý cung cấp tư liệu đưới dạng vật chất phát triển để hình thành TVĐT để đáp ứng yêu cầu phát triển xã hội KTNN với tính cách quan cơng quyền, vừa có điểm chung với quan công quyền khác, vừa có đặc điểm đặc thù hoạt động Trong hoạt động KTNN, thơng tin giữ vai trị đặc biệt quan trọng; vậy, hoạt động trung tâm kiểm toán thu thập xử lý, quản lý thơng tin đơn vị kiểm tốn đại hod dua sở ứng dụng CNTTT Trong mơi trường đó, thư viện KTNN với tính cách trung tâm lưu trữ cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động KTNN: Nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng công chức, hỗ trợ cho hoạt động quản lý cấp kiểm tốn hoạt động chun mơn đồn kiểm toán, KTV cần đại hoá theo hướng hình thành, phát triển TVĐT TVĐT liên thơng nhằm cung cấp thông tin cho người dùng trực tuyến qua mạng thông tin; đồng thời, kết nối với thư viện, hệ thống CSDL quan, tổ chức có liên quan Điều khẳng định tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài: "Cơ sở khoa học, định hướng giải pháp xây dung thư viện điện tử điều kiện tin học hoá hoạt động KTNN" Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm mục tiêu sau: - Luận giải xác định sở lý thuyết mơ hình TVĐT làm sở định hướng xây dựng TVĐT KTNN - Tổng hợp, đánh giá, phân tích trạng thư viện trạng xây dựng HTTTĐT KTNN; đồng thời, khái quát kinh nghiệm số quan, tổ chức nước việc xây dựng TVĐT - Xác lập mơ hình để xuất giải pháp quản lý công nghệ xây dựng TVĐT điều kiện tin học hoá hoạt động KTNN Đối tượng phạm vỉ nghiên cứu Đối tượng trọng tâm đề tài mơ hình tổ chức TVĐT với nội dung cụ thể gồm: Các yếu tố cấu thành, mối quan hệ yếu tố, chế vận hành, khai thác phương hướng phát triển TVĐT điều kiện tin học hoá hoạt động KTNN Phạm vi nghiên cứu đề tài bao gồm nghiên cứu lý thuyết thực tiến TVĐT; đồng thời, giới hạn nghiên cứu ứng dụng phạm vi TVĐT phục vụ cho hoạt động hệ thống KTNN thoi ky dén nam 2010 nam tiép theo Phương pháp nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài địi hỏi nhiều phương pháp nghiên cứu; đó, đề tài trọng tới phương pháp nghiên cứu lý thuyết thực tiễn chủ yếu: Khái quát hoá, hệ thống hóa, logic hình thức logic biện chứng, khảo sát, mơ hình hố, Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận phần phụ lục; dé tài kết cấu thành chương: - Chương 1: Những vấn đề lý luận TVĐT - Chương 2: Kinh nước quốc tế xảy dựng TVĐT thực trạng tổ chức, hoạt động thư viện KTNN Việt Nam - Chương 3: Phương hướng giải pháp xây dựng TVĐT điều kiện tin học hoá hoạt động KTNN CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Li THONG TIN VA TO CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QLNN ˆ 1.1.1 Khái niệm thông tin thông tin QLNN 1.1.1.1 Khái niệm vé thong tin Trong hoạt động xã hội, thông tin thường hiểu tin tức mà người trao đổi với Những tin tức thường phản ánh kiện, tượng, quan hệ, q trình thu nhận qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, nghiên cứu - Hiểu cách tổng quát, thông tin kết phản ánh đối tượng tương tác vận động chúng để hình thịnh nhận thức người đối tượng Như vậy, khái niệm thông tin hoạt động thực tiễn người bao hàm yếu tố chủ thể thơng tin, đối tượng thơng tin mục đích thông tin Chủ thể tiếp nhận thông tin cá nhân tập thể (một tổ chức) có nhu cầu thông tin đối tượng cụ thể định để giải nhiệm vụ hay để hiểu biết vấn đề dang quan tâm Đối tượng thông tin vật, tượng; mặt, yếu tố vật, tượng q trình vận động mà chủ thể tiếp nhận thông tin quan tâm Chủ thể tiếp nhận thơng tin thực phương pháp, hình thức định để thu thập thông tin đối tượng nhằm thực hoạt động định; vậy, thơng tin kết phản ánh, song cấp độ cao cảm thụ để hình thành nhận thức; mặt khác, thơng tin có tính mục đích; mục đích thơng tin đo chủ thể tiếp nhận sử dụng thông tin định 1.1.1.2 Thông tin QLNN Trong xã hội đại, nhu cầu thông tin người ngày lớn, phức tạp thiết Thông tin cần thiết cho lĩnh vực hoạt động người: nghiên cứu khoa học, hoạt động kinh tế, triển khai công nghệ, quản lý Hoạt động QLNN Quốc hội, Chính phủ, ngành, địa phương loại hoạt động xã hội có phạm vi rộng, tác động đến mặt đời sống kinh tế - xã hội quốc gia địi hỏi phải có thơng tin để làm sở để tổ chức thực định QLNN Về tính chất, thơng tin khơng phải yếu tố vật chất chứa đựng bên hình thức vật chất định như: âm thanh, chữ viết, ký hiệu gọi chung tín hiệu Tập hợp hình thức vật chất thông tin gọi đữ liệu hay thơng báo Trong lĩnh vực quản lý nói chung QLNN nói riêng, việc nghiên cứu thơng tin cần trọng đến số thuộc tính sau: - - Thơng tin tín hiệu (thơng báo, số liệu, tài liệu ) dùng làm nguyên liệu cho việc định quản lý Như vậy, góc độ quản lý, thơng tin có giá trị phục vụ cho quản lý mà thể cụ thể sở dé định quản lý Mặt khác, từ nảy sinh vấn đề chất lượng số lượng thông tin Về chất lượng phân cấp độ thơng tin: + Thơng tin ngun liệu (thơng tin thơ) tín hiệu ban đầu thu thập vật, tượng, q trình , thường thơng tin có cấp độ chất lượng thấp, phản ánh mặt riêng lẻ, đặc trưng, biểu bên vật, tượng; cần tiếp tục xử lý để phục vụ cho quản lý + Thơng tin có chất lượng cao thông tin phản ánh mặt chất, đặc trưng chủ yếu, quy luật tính quy luật vận động phát triển đối tượng nghiên cứu Những thông tin thường hình thành thơng qua q trình xử lý thơng tin nguyên liệu: chọn lọc, phân tích, tổng hợp, khái qt hố làm sở cho q trình quản lý Mặt số lượng thơng tin có ý nghĩa quan trọng Mặt số lượng thông tin thể dung lượng thông tin chứa liệu phản ánh vật, tượng mà người sử dụng tin thu nhận Dung lượng tín hiệu lớn tạo sở đầy đủ cho việc xử lý nhằm làm rõ mặt chất, đặc điểm, tính quy luật đối tượng, tức tạo sở cho hình thành thơng tin có chất lượng cao Hai mặt chất lượng số lượng thông tin liệu không tách rời nhau, không đối lập Quản lý cần có thơng tin vừa có chất lượng cao, vừa có dung lượng lớn để đảm bảo cho chất lượng định quản lý - Q trình thơng tin q trình định hướng; phản ánh mối quan hệ người tạo giá trị người sử dụng thông tin Điều khẳng định quản lý khơng có người sử dụng thơng tin khái niệm thơng tin khơng cịn; hay cụ thể thơng tin khơng phục vụ cho người sử dụng thông tin quản lý tín hiệu khơng có giá trị thơng tin quản lý Do vậy, q trình thơng tin phải đảm bảo tính định lượng; tính mục đích q trình thu thập thơng tin, xử lý thơng tin vậy, ln có mối quan hệ định người sử dụng (chủ thể quản lý) người tạo tin (đối tượng quản lý) Mối quan hệ bị cắt rời khơng thể có tín hiệu hữu ích cho quản lý, khơng có thơng tin quản lý - Theo nghĩa đen, thơng tin việc mang đến cho người có nhu cầu sử dụng tin tin tức hay khái niệm thơng tin ln gắn với tính chất mang lại nhận thức đối tượng thông tin cho người sử dụng Ở đây, vấn đề thông tin mang lại nhận thức cho người sử dụng tin vấn để cần quan tâm cần áp dụng thực tiễn cách thích hợp; lẽ, tín hiệu mang đến cho nhóm người (ví dụ đơn vị, phịng) có thể, người mang lại nhận thức - có thơng tin với người khác lại khơng phải mới, khơng có thơng tin Mặt khác, liệu đưa vào lưu trữ tổ chức, có yêu cầu mới, sử dụng, điều kiện thay đổi mục tiêu thay đổi lại phát đặc tính, tính quy luật (các thơng tin có chất lượng cao), từ liệu khơng cịn tính mẻ mặt thời gian Việc nghiên cứu để đưa đến nhận thức đối tượng gồm thông tin (mới) đữ liệu có trước đối tượng, vậy, việc lưu trữ liệu đối tượng quản lý vấn để trọng Từ quan điểm nêu định nghĩa thông tin QLNN: Thông tin QLNN tín hiệu đối tượng quản lý đối tượng có liên quan, thu nhận, xử lý; có ích cho việc đề tổ chức thực định QLNN 1.1.1.3 Phan loai théng tin QLNN Để quản lý kinh tế - xã hội, Nhà nước phải sử dụng nhiều loại thơng tin khác nhau; vậy, cần có cách thức phân loại thích hợp; cách phân loại chủ yếu sau: 1.1.1.3.1 Theo nguồn gốc thông tin - Thông tin bên (thông tin nội bộ) thông tin xuất bên hệ thống Nó cho phép xác định tình hình hoạt động diễn hệ thống Mọi diễn biến nước kinh tế, trị, xã hội thông tin bên QLNN - Thông tin bên ngồi thơng tin xuất từ mơi trường hệ thống Nó phản ánh tình hình hoạt động diễn môi trường hệ thống Những diễn biến khu vực, giới lĩnh vực hoạt động thông tin bên QUNN Để định đắn, Nhà nước không sử dụng thơng tin bên mà cịn sử dụng thơng tin bên ngồi Vấn để nguồn gốc thơng tin cịn phụ thuộc vào định nghĩa hệ thống cho trước để phân loại thông tin 1.1.1.3.2 Theo cách tiếp nhận - Thơng tin có hệ thống thơng tin đưa đến cho người nhận hay quan nhận tin theo chu kỳ đề trước Thơng tin có hệ thống đóng vai trd quan trọng, tạo ổn định thơng tin cho hệ thống QLNN - Thơng tin khơng có hệ thống thông tin đưa đến cho người nhận tin, hay quan nhận tin cách ngẫu nhiên Những thơng tin thường có liên quan đến kiện bất ngờ xảy không lường trước q trình hoạt động 1.1.1.3.3 Theo tính ổn định thông tin ~ Thông tin thường xuyên thông tin tương đối thay đổi như: định mức, tiêu kế hoạch dài hạn