Do công tác tổ chức bộ máy kế toán khi ứng dụng ERP có nhiều thay đổi: phần hành kế toán lúc này phân chia theo cấp độ, sự cho phép các bộ phận khác cùng sử dụng phân hệ kế toán, c[r]
(1)77
MỘT SỐ Ý KIẾN NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU VÀ HIỆU QUẢ CHO CHU KỲ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HĨA CỦA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM
Nguyễn Quốc Trung*
TÓM TẮT
Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế tốn (CKPT HTTTKT) định hướng ứng dụng cơng nghệ thông tin vấn đề đáng quan tâm doanh nghiệp Việt Nam thời gian tới Hiện nay, cơng trình nghiên cứu nội dung CKPT HTTTKT nội dung triển khai ứng dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)đã công bố chủ yếu nghiên cứu tách biệt về hai vấn đề Xuất phát từ thực trạng đó, viết tập trung tìm hiểu tác động ERP đến CKPT HTTTKT phạm vi nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Việt Nam Từ kết phân tích, viết đề xuất nhóm giải pháp để hạn chế, khắc phục khó khăn chuyển đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn, từ góp phần tăng cường tính hữu hiệu hiệu cho CKPT HTTTKT.
Từ khóa: Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn, tổ chức cơng tác kế tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
SOME OPINION OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY IN THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE IN THE ERA OF INFORMATION
TECHNOLOGY OF ENTERPRISES IN VIETNAM ABSTRACT
The accounting information system development life cycle (AISDLC) based on applying information technology is an interesting matter of Vietnamese enterprise in the coming years This has been a controversial topic which has not integrated ERP implementation into AISDLC for many years Therfore, this paper focuses on seek to analize the impact of the enterprise resource planning (ERP) on AISDLC through the implementation of accounting information system’s scope in Vietnamese enterprises Such findings allow author to suggest solutions with the purpose of overcoming obstacles and difficulties in the process of systems conversion of AISDLC into higher level of information technology application as well as enhancing the effectiveness and efficiency of AISDLC.
Keywords: Accounting information system development life cycle, implementation of accounting information system, enterprise resource plannin
(2)78 1 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán (CKPT HTTTKT)
1.1 Chu kỳ phát triển hệ thống
Vào cuối năm 1970 đầu năm 1980, để phát triển thành công ứng dụng vào hệ thống, nhà nghiên cứu tiếp cận khái niệm vòng đời phát triển hệ thống hay chu kỳ phát triển hệ thống (Avison Fitzgerald, 2003) Chu kỳ phát triển hệ thống (CKPTHT) đề cập đến mơ hình sử dụng cấp quản lý chiến lược, mơ tả giai đoạn cấu thành nên dự án phát triển hệ thống thông tin, dự án xuất phát từ nghiên cứu khả thi ban đầu với mục tiêu trì, cải tiến ứng dụng hoàn chỉnh cho toàn hệ thống (J.A.Hoffer, J.F.George, J.S.Valacich, 2005) Mục tiêu CKPTHT đảm bảo hệ thống thông tin vận hành với chất lượng cao, cung cấp cách thức kiểm soát hiệu quản lý dự án tối ưu hóa hiệu suất đội ngũ nhân viên hệ thống thông tin (K.Schwalbe, 2009) Bàn nội dung giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống, nhóm tác giả Marshall B.Romney Paul J.Steinbart đưa giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống gồm: phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống (thiết kế mặt ý niệm, thiết kế vật lý), thực chuyển đổi hệ thống, vận hành bảo trì hệ thống
1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán (CKPT HTTTKT)
Trong doanh nghiệp có nhiều hệ thống cần quan tâm phát triển: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thơng tin tài chính, … có hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) Với kế thừa đầy đủ đặc điểm từ CKPTHT,
chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế tốn (CKPT HTTTKT) vịng lặp mơ tả giai đoạn cấu thành nên dự án phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (phân tích, thiết kế, thực hiện, vận hành) với mục tiêu trì, cải tiến thay đổi ứng dụng hoàn chỉnh cho toàn HTTTKT hệ thống gặp áp lực cần phải thay đổi Có nhóm áp lực tác động đến CKPT HTTTKT:
Sự phát triển doanh nghiệp: Qua thời gian sử dụng, với chiến lược phát triển mình, doanh nghiệp gia tăng quy mô, mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh, số lượng đơn vị trực thuộc, … Điều tạo áp lực khối lượng công việc kế toán gia tăng HTTTKT hành, khơng thích ứng thay đổi theo phát triển doanh nghiệp HTTTKT q tải khơng hồn thành tốt chức đặt
Nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý kiểm soát: Cùng với phát triển doanh nghiệp, yêu cầu thông tin yêu cầu kiểm soát phát sinh theo nhu cầu nhà quản lý từ tạo áp lực lên tất thành phần cấu thành nên HTTTKT cần thiết kế, điều chỉnh thay đổi theo tình hình
(3)79 bắt buộc tuân thủ theo kể từ văn pháp quy thay đổi có hiệu lực
Sự phát triển công nghệ thông tin: Vấn đề đặt thành phần HTTTKT phát triển, điều chỉnh theo thay đổi chiến lược kinh doanh, yêu cầu quản lý văn pháp quy chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn động khác để khởi tạo vòng lặp nó, thay đổi cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn Nhà quản lý cần đưa định việc có thay đổi HTTTKT cách khởi tạo chu kỳ cho chu kỳ phát triển HTTTKT nhằm ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp không
Như vậy, với yếu tố phân tích tạo áp lực lên HTTTKT phải thay đổi, chu kỳ phát triển HTTTKT kích hoạt vịng lặp bao gồm giai đoạn sau:
Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hành đưa yêu cầu, giải pháp phát triển
Thiết kế hệ thống: xây dựng thành phần HTTTKT theo u cầu giai đoạn phân tích mơ hình, hình vẽ văn
Thực hệ thống: triển khai thực kết trình thiết kế hệ thống vào doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống
Vận hành hệ thống: tiến hành sử dụng đánh giá mức độ đáp ứng hệ thống
Tiếp theo, hệ thống sử dụng nhà quản lý doanh nghiệp nhận khơng cịn đáp ứng nhu cầu hành (do yếu tố áp lực phân tích tiếp tục tác
động), dẫn đến tính hữu hiệu hiệu chu kỳ phát triển HTTTKT bị đe dọa lại tiếp tục vòng lặp với giai đoạn nhằm hồn thành mục tiêu hệ thống
2 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn
Khi xét đến yếu tố tác động phát triển công nghệ thơng tin lên CKPT HTTTKT, có ba mức độ ứng dụng công nghệ thông tin HTTTKT:
Mức 1: Xử lý bán thủ công (chẳng hạn doanh nghiệp làm kế tốn thủ cơng có sử dụng công cụ Microsoft Excel để hỗ trợ thiết lập hệ thống báo cáo đầu ra)
Mức 2: Tự động hóa cơng tác kế tốn (chẳng hạn doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn sử dụng phần mềm kế tốn vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp)
Mức 3: Tự động hóa cơng tác quản lý, chẳng hạn doanh nghiệp sử dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) vào tổ chức cơng tác kế tốn nói riêng vào tổ chức quản lý toàn doanh nghiệp nói chung (gồm phân hệ: kế tốn tài chính, hậu cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự đốn lập kế hoạch cơng cụ lập báo cáo, …)
(4)Nguồn: Báo cáo Ứng dụng công nghệ thông tin 2011 Cục Ứng dụng công nghệ thông tin – Bộ Thông tin Truyền thông Như vậy, doanh nghiệp
trình tổ chức cơng tác quản lý (trong có kế tốn) dần có động thái chuyển đổi hệ thống từ ứng dụng phần mềm riêng lẻ sang phần mềm ERP Tuy nhiên, dù ERP xem giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh Việt Nam phải thẳng thắn nhìn nhận ứng dụng mức độ cịn nhiều hạn chế Điều có liên quan đến tính hữu hiệu hiệu CKPT HTTTKT trình chuyển đổi hệ thống doanh nghiệp thay đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn Trong phạm vi viết tác giả tập trung phân tích xu hướng chuyển từ mức lên mức 3, nghĩa doanh nghiệp chuyển từ sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ (khơng có khai thác chia sẻ liệu hệ thống kế toán với hệ thống khác) sang sử dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ảnh hưởng đến doanh nghiệp
3 Tác động mơi trường máy tính đến CKPT HTTTKT
Theo nghiên cứu T.F Gattiker D.L Goodhue (2002), ứng dụng công nghệ thông
tin mà cụ thể đưa hệ thống ERP vào doanh nghiệp có nghĩa doanh nghiệp cần phải hoạt động theo quy trình Tùy theo doanh nghiệp mà lựa chọn quy trình khác nhau, có trường hợp doanh nghiệp cần cân nhắc:
Thứ nhất, không thay đổi quy trình kinh doanh:
yQuy trình tồn áp dụng thành cơng hệ thống ERP
yHệ thống ERP cần phải thay đổi để phù hợp với quy trình tồn
Thứ hai, thay đổi quy trình kinh doanh:
yHệ thống ERP khơng có khả mơ hình hóa theo quy trình tồn Quy trình cần thay đổi theo quy trình có sẵn hệ thống ERP để thực hệ thống mà không cần chỉnh sửa
yQuy trình thay đổi theo quy trình tích hợp hệ thống ERP quy trình tốt quy trình tồn
(5)81 sinh nhu cầu tái cấu trúc quản lý tái tổ chức quy trình kinh doanh, điều tạo nhiều lợi ích khơng thách thức chu kỳ phát triển HTTTKT nói chung phận kế tốn nói riêng doanh nghiệp ứng dụng ERP Cụ thể, phận kế tốn cần thích ứng, điều chỉnh nội dung tổ chức cơng tác kế tốn cho phù hợp với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn mà doanh nghiệp lựa chọn Từ đó, viết này, tác giả tập trung trình bày tác động ERP đến việc phân tích, thiết kế, thực vận hành hệ thống phạm vi nội dung tổ chức cơng tác kế tốn xét khía cạnh:
3.1 Xét khía cạnh tổ chức máy kế toán
Khi ứng dụng ERP, thay đổi quy trình làm việc, thay đổi yêu cầu lực chuyên môn, nhân sự, … điều tất yếu Chính vậy, để chuyển đổi thành cơng, bên cạnh việc đảm bảo tính khả thi mặt công nghệ, thời gian thực hiện, khả thi mặt kinh tế, … tính khả thi mặt tổ chức, vận hành liên quan đến nhà quản lý cấp nhân viên – người trực tiếp tác nghiệp với hệ thống cần ý Sự miễn cưỡng thay đổi người vấn đề tiềm tàng chất lượng liệu ứng dụng ERP (Hongjiang Xu cộng sự, 2003) Như vậy, sợ hãi, chống đối ban đầu phản ứng tránh khỏi, lúc tâm thực dự án ứng dụng ERP vào HTTTKT có hỗ trợ, huấn luyện sách quản lý nguồn nhân lực rõ ràng cho bên tham gia cần xem xét kỹ lưỡng
ERP tác động trực tiếp đến cách thức làm việc văn hóa doanh nghiệp, điều thách thức cho doanh nghiệp cần phải vượt qua, suy cho cùng, dù ứng dụng cơng
nghệ thơng tin mức độ cao yếu tố người yếu tố định
3.2 Xét khía cạnh tổ chức quy trình Tác động ERP đến tổ chức thu thập liệu đầu vào
Trong môi trường ERP, liệu thu thập hoạt động kinh doanh không liên quan thơng tin tài mà cịn thơng tin phi tài (sự hài lịng khách hàng, mức độ trung thành nhân viên, …) Ngoài ra, liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh đưa vào hệ thống ERP trình thực hoạt động kinh doanh, điều làm thay đổi vai trị nhân viên kế tốn, giảm bớt việc ghi chép, nhập liệu lập báo cáo, thay vào chuyển sang việc phân tích liệu, thông tin để hỗ trợ cho người định (Booth cộng sự, 2000)
Tác động ERP đến hoạt động xử lý
Khi áp dụng ERP, doanh nghiệp áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý phân tích liệu như: hệ thống quản lý phi tài chính, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, kiểm sốt tiền, kiểm sốt hàng tồn kho, phân tích lợi nhuận theo khách hàng/hoạt động kinh doanh/mặt hàng,… (Nguyễn Bích Liên, 2012)
Tác động ERP đến tổ chức cung cấp thông tin đầu ra
(6)hết sức phong phú ERP tác động mạnh đến thông tin đầu doanh nghiệp: báo cáo quản trị phân tích nhiều chiều hơn, thơng tin cập nhật liên tục quy luật kinh doanh nhà quản lý phân tích, khám phá dễ dàng, từ hỗ trợ hiệu cho q trình định
Tóm lại, sử dụng ERP trường hợp mà mức độ ứng dụng công nghệ thông tin xem cao vào HTTTKT; bên cạnh đặc điểm tác động trình bày trên, việc ứng dụng ERP đặt nhiều thách thức cho doanh nghiệp cần quan tâm thực ứng dụng công nghệ thông tin nói chung ERP nói riêng vào HTTTKT
4 Nhận diện yếu tố ảnh hưởng đến
CKPT HTTTKT
Trước nhận diện yếu tố ảnh hưởng đến CKPT HTTTKT cần xác định mục tiêu mong muốn đạt Trong phạm vi viết có hai vấn đề cần quan tâm tính hữu hiệu hiệu CKPT HTTTKT
Trước tiên, CKPT HTTTKT đạt tính hữu hiệu đồng nghĩa với dự án phát triển HTTTKT đạt mục tiêu trì, cải tiến thay đổi ứng dụng hoàn chỉnh cho HTTTKT hệ thống gặp áp lực cần phải thay đổi, đảm bảo toàn hệ thống nói chung phận kế tốn nói riêng thích ứng với ứng dụng đáp ứng tốt nhu cầu thông tin yêu cầu quản lý điều kiện nguồn lực có giới hạn doanh nghiệp
Tiếp theo, CKPT HTTTKT cần đạt tính hiệu quả, nghĩa hệ thống đạt lợi ích lớn chi phí bỏ Việc doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin mức độ mang lại lợi ích khác biệt so với mức độ cũ, thời gian triển khai chuyển đổi hệ thống chi phí để thực có nằm
trong mối quan hệ lợi ích lớn chi phí bỏ không Mức độ ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn có phù hợp với mục tiêu khả có doanh nghiệp, đảm bảo tính khả thi kỹ thuật cơng nghệ hay khơng Như tính hiệu cần thường xuyên đánh giá, rà soát giai đoạn phân tích, thiết kế, triển khai sau đưa vào sử dụng
Xuất phát từ tác động mơi trường máy tính mà cụ thể ERP đến CKPT HTTTKT, tác giả nhận thấy việc CKPT HTTTKT có đạt tính hữu hiệu hiệu phân tích hay khơng chịu ảnh hưởng từ yếu tố sau:
4.1. Xét khía cạnh tổ chức máy kế toán
Giải nguồn nhân lực
Quy mô số lượng nhân viên máy kế toán doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP có xu hướng cần nhiều nhân viên doanh nghiệp ứng dụng ERP thường có quy mơ lớn nên khối lượng cơng việc kế toán cần xử lý nhiều, nhu cầu kiểm soát cần chặt chẽ cần tạo nhiều kết xuất đầu Về chất lượng nhân viên kế toán, từ kết tác giả thu thập tiêu chuẩn đặt nhân viên kế toán doanh nghiệp ứng dụng ERP cho thấy tiêu chuẩn quan trọng nhân viên phải có kiến thức kế toán tiêu chuẩn quan trọng thứ hai kỹ kiến thức phần mềm ứng dụng Không giải tốt yếu tố nguồn nhân lực khiến doanh nghiệp gặp khó khăn việc tìm kiếm hay đào tạo nhân viên kế toán thỏa mãn đồng thời tiêu chuẩn
(7)83 nhà quản lý doanh nghiệp cho triển khai ERP liên quan phận cơng nghệ thơng tin phịng kế toán phụ trách dẫn đến kết nội dung phần hành kế toán đưa vào huấn luyện, triển khai không phù hợp, số liệu không tương đồng với quy trình cũ thiếu phối hợp, kế thừa liệu, thông tin phân hệ, phòng ban với Như yếu tố nguồn nhân lực cần bổ sung có mặt từ đầu đại diện có trình độ chun mơn cao đến từ phịng ban, phận khác phối hợp với phịng kế tốn nhà quản lý nhà tư vấn, cung cấp triển khai phần mềm
Thống quy trình
Trong giai đoạn triển khai ERP, không ủng hộ nhân viên kế tốn góp phần làm gia tăng khối lượng áp lực công việc, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp khơng thể ước lượng hết khối lượng cơng việc kế tốn Một yếu tố khác khác biệt quan điểm giải vấn đề xây dựng quy trình mới, thống nội dung phần hành chức dẫn đến nghi ngờ, thiếu đồng lòng hợp tác nhân viên doanh nghiệp đặc biệt phận kế tốn với phận phịng ban khác tiến hành triển khai ERP Đây thách thức không nhỏ cần giải triệt để từ đầu dự án
Phân công công việc
Một yếu tố thực tế khác việc xây dựng phần hành kế toán tổ chức bảng mô tả công việc cho nhân viên kế tốn cho đầy đủ, cơng bằng, kiểm sốt lẫn nhau, khơng để dẫn đến tình trạng nhân viên kế tốn phải thực cơng việc khơng có bảng mơ tả bất mãn phân chia công việc chưa hợp lý Rõ ràng yếu tố phân công công việc không thực
tốt tính hiệu máy kế toán doanh nghiệp giảm đáng kể tính hữu hiệu có nguy khơng đạt
Vận hành
Do công tác tổ chức máy kế tốn ứng dụng ERP có nhiều thay đổi: phần hành kế toán lúc phân chia theo cấp độ, cho phép phận khác sử dụng phân hệ kế toán, cách thức phân quyền chặt so với phần mềm kế toán thơng thường: hạn chế quyền chỉnh sửa xóa kế tốn nhiều, kế tốn gần khơng phép can thiệp vào danh mục, đối tượng mà ERP phân quyền không thực thể mà thuộc tính thực thể, … từ dẫn đến nhân viên kế tốn nhận thấy họ khơng có độc lập cao hoạt động họ Điều này, rõ ràng xuất phát từ đặc điểm ERP nên doanh nghiệp phải chấp nhận tìm giải pháp làm để nhân viên kế toán hiểu rõ, chấp nhận vận hành tốt
4.2 Xét khía cạnh tổ chức quy trình Trong tổ chức thu thập liệu đầu vào