Bài viết đề xuất các nhóm giải pháp để hạn chế, khắc phục các khó khăn khi chuyển đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, từ đó góp phần tăng cường tính hữu hiệu và hiệu quả cho chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo bài viết để nắm thêm chi tiết.
Một số ý kiến MỘT SỐ Ý KIẾN NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU VÀ HIỆU QUẢ CHO CHU KỲ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CỦA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM Nguyễn Quốc Trung* TÓM TẮT Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (CKPT HTTTKT) định hướng ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề đáng quan tâm doanh nghiệp Việt Nam thời gian tới Hiện nay, cơng trình nghiên cứu nội dung CKPT HTTTKT nội dung triển khai ứng dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)đã công bố chủ yếu nghiên cứu tách biệt hai vấn đề Xuất phát từ thực trạng đó, viết tập trung tìm hiểu tác động ERP đến CKPT HTTTKT phạm vi nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Việt Nam Từ kết phân tích, viết đề xuất nhóm giải pháp để hạn chế, khắc phục khó khăn chuyển đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn, từ góp phần tăng cường tính hữu hiệu hiệu cho CKPT HTTTKT Từ khóa: Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn, tổ chức cơng tác kế tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SOME OPINION OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY IN THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE IN THE ERA OF INFORMATION TECHNOLOGY OF ENTERPRISES IN VIETNAM ABSTRACT The accounting information system development life cycle (AISDLC) based on applying information technology is an interesting matter of Vietnamese enterprise in the coming years This has been a controversial topic which has not integrated ERP implementation into AISDLC for many years Therfore, this paper focuses on seek to analize the impact of the enterprise resource planning (ERP) on AISDLC through the implementation of accounting information system’s scope in Vietnamese enterprises Such findings allow author to suggest solutions with the purpose of overcoming obstacles and difficulties in the process of systems conversion of AISDLC into higher level of information technology application as well as enhancing the effectiveness and efficiency of AISDLC Keywords: Accounting information system development life cycle, implementation of accounting information system, enterprise resource plannin * ThS.GV Trường Đại học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh 77 Tạp chí Kinh tế - Kỹ thuật Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế toán (CKPT HTTTKT) chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (CKPT HTTTKT) vòng lặp mô tả giai đoạn cấu thành nên dự án phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (phân tích, thiết kế, thực hiện, vận hành) với mục tiêu trì, cải tiến thay đổi ứng dụng hoàn chỉnh cho toàn HTTTKT hệ thống gặp áp lực cần phải thay đổi Có nhóm áp lực tác động đến CKPT HTTTKT: 1.1 Chu kỳ phát triển hệ thống Vào cuối năm 1970 đầu năm 1980, để phát triển thành công ứng dụng vào hệ thống, nhà nghiên cứu tiếp cận khái niệm vòng đời phát triển hệ thống hay chu kỳ phát triển hệ thống (Avison và Fitzgerald, 2003) Chu kỳ phát triển hệ thống (CKPTHT) đề cập đến mơ hình sử dụng cấp quản lý chiến lược, mơ tả giai đoạn cấu thành nên dự án phát triển hệ thống thông tin, dự án xuất phát từ nghiên cứu khả thi ban đầu với mục tiêu trì, cải tiến ứng dụng hoàn chỉnh cho toàn hệ thống (J.A.Hoffer, J.F.George, và J.S.Valacich, 2005) Mục tiêu CKPTHT đảm bảo hệ thống thông tin vận hành với chất lượng cao, cung cấp cách thức kiểm soát hiệu quản lý dự án tối ưu hóa hiệu suất đội ngũ nhân viên hệ thống thông tin (K.Schwalbe, 2009) Bàn nội dung giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống, nhóm tác giả Marshall B.Romney Paul J.Steinbart đưa giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống gồm: phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống (thiết kế mặt ý niệm, thiết kế vật lý), thực chuyển đổi hệ thống, vận hành bảo trì hệ thống Sự phát triển doanh nghiệp: Qua thời gian sử dụng, với chiến lược phát triển mình, doanh nghiệp gia tăng quy mơ, mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh, số lượng đơn vị trực thuộc, … Điều tạo áp lực khối lượng cơng việc kế tốn gia tăng HTTTKT hành, khơng thích ứng thay đổi theo phát triển doanh nghiệp HTTTKT q tải khơng hồn thành tốt chức đặt Nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý kiểm soát: Cùng với phát triển doanh nghiệp, yêu cầu thông tin yêu cầu kiểm soát phát sinh theo nhu cầu nhà quản lý từ tạo áp lực lên tất thành phần cấu thành nên HTTTKT cần thiết kế, điều chỉnh thay đổi theo tình hình Quy định pháp luật: Các văn pháp lý (như luật kế toán, chuẩn mực kế tốn, thơng tư hướng dẫn, …) cấp độ quản lý nhà nước quy định quản lý, hướng dẫn, kiểm soát điều chỉnh nội dung hoạt động kế toán thuộc tất lĩnh vực kinh tế Điều có nghĩa có thay đổi văn pháp quy chi phối hoạt động chức kế tốn tất HTTTKT doanh nghiệp cần 1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế tốn (CKPT HTTTKT) Trong doanh nghiệp có nhiều hệ thống cần quan tâm phát triển: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thơng tin tài chính, … có hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) Với kế thừa đầy đủ đặc điểm từ CKPTHT, 78 Một số ý kiến bắt buộc tuân thủ theo kể từ văn pháp quy thay đổi có hiệu lực Sự phát triển công nghệ thông tin: Vấn đề đặt thành phần HTTTKT phát triển, điều chỉnh theo thay đổi chiến lược kinh doanh, yêu cầu quản lý văn pháp quy chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn động khác để khởi tạo vòng lặp nó, thay đổi cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn Nhà quản lý cần đưa định việc có thay đổi HTTTKT cách khởi tạo chu kỳ cho chu kỳ phát triển HTTTKT nhằm ứng dụng tiến công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp không Như vậy, với yếu tố phân tích tạo áp lực lên HTTTKT phải thay đổi, chu kỳ phát triển HTTTKT kích hoạt vòng lặp bao gồm giai đoạn sau: Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hành đưa yêu cầu, giải pháp phát triển Thiết kế hệ thống: xây dựng thành phần HTTTKT theo yêu cầu giai đoạn phân tích mơ hình, hình vẽ văn Thực hệ thống: triển khai thực kết trình thiết kế hệ thống vào doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống Vận hành hệ thống: tiến hành sử dụng đánh giá mức độ đáp ứng hệ thống động), dẫn đến tính hữu hiệu hiệu chu kỳ phát triển HTTTKT bị đe dọa lại tiếp tục vòng lặp với giai đoạn nhằm hồn thành mục tiêu hệ thống Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Khi xét đến yếu tố tác động phát triển công nghệ thông tin lên CKPT HTTTKT, có ba mức độ ứng dụng công nghệ thông tin HTTTKT: Mức 1: Xử lý bán thủ công (chẳng hạn doanh nghiệp làm kế tốn thủ cơng có sử dụng cơng cụ Microsoft Excel để hỗ trợ thiết lập hệ thống báo cáo đầu ra) Mức 2: Tự động hóa cơng tác kế toán (chẳng hạn doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn sử dụng phần mềm kế tốn vào tổ chức cơng tác kế toán doanh nghiệp) Mức 3: Tự động hóa cơng tác quản lý, chẳng hạn doanh nghiệp sử dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) vào tổ chức công tác kế tốn nói riêng vào tổ chức quản lý tồn doanh nghiệp nói chung (gồm phân hệ: kế tốn tài chính, hậu cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự đoán lập kế hoạch công cụ lập báo cáo, …) Theo thống kê, “Báo cáo Ứng dụng công nghệ thông tin 2011” Cục Ứng dụng công nghệ thông tin – Bộ Thông tin Truyền thơng – cho thấy tình hình ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam vào năm 2011 (số liệu hiệu chỉnh vào tháng 09/2012) sau: Tiếp theo, hệ thống sử dụng nhà quản lý doanh nghiệp nhận khơng đáp ứng nhu cầu hành (do yếu tố áp lực phân tích tiếp tục tác 79 Tạp chí Kinh tế - Kỹ thuật Nguồn: Báo cáo Ứng dụng công nghệ thông tin 2011 Cục Ứng dụng công nghệ thông tin – Bộ Thông tin Truyền thơng Như vậy, doanh nghiệp q trình tổ chức cơng tác quản lý (trong có kế tốn) dần có động thái chuyển đổi hệ thống từ ứng dụng phần mềm riêng lẻ sang phần mềm ERP Tuy nhiên, dù ERP xem giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh Việt Nam phải thẳng thắn nhìn nhận ứng dụng mức độ nhiều hạn chế Điều có liên quan đến tính hữu hiệu hiệu CKPT HTTTKT trình chuyển đổi hệ thống doanh nghiệp thay đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Trong phạm vi viết tác giả tập trung phân tích xu hướng chuyển từ mức lên mức 3, nghĩa doanh nghiệp chuyển từ sử dụng phần mềm kế tốn riêng lẻ (khơng có khai thác chia sẻ liệu hệ thống kế toán với hệ thống khác) sang sử dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ảnh hưởng đến doanh nghiệp Tác động mơi trường máy tính đến CKPT HTTTKT Theo nghiên cứu T.F Gattiker và D.L Goodhue (2002), ứng dụng công nghệ thông tin mà cụ thể đưa hệ thống ERP vào doanh nghiệp có nghĩa doanh nghiệp cần phải hoạt động theo quy trình Tùy theo doanh nghiệp mà lựa chọn quy trình khác nhau, có trường hợp doanh nghiệp cần cân nhắc: Thứ nhất, không thay đổi quy trình kinh doanh: yy Quy trình tồn áp dụng thành cơng hệ thống ERP yy Hệ thống ERP cần phải thay đổi để phù hợp với quy trình tồn Thứ hai, thay đổi quy trình kinh doanh: yy Hệ thống ERP khơng có khả mơ hình hóa theo quy trình tồn Quy trình cần thay đổi theo quy trình có sẵn hệ thống ERP để thực hệ thống mà không cần chỉnh sửa yy Quy trình thay đổi theo quy trình tích hợp hệ thống ERP quy trình tốt quy trình tồn Nghĩa là, điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn sử dụng ERP kiến tạo thay đổi xử lý kinh doanh làm phát 80 Một số ý kiến sinh nhu cầu tái cấu trúc quản lý tái tổ chức quy trình kinh doanh, điều tạo nhiều lợi ích khơng thách thức chu kỳ phát triển HTTTKT nói chung phận kế tốn nói riêng doanh nghiệp ứng dụng ERP Cụ thể, phận kế tốn cần thích ứng, điều chỉnh nội dung tổ chức cơng tác kế tốn cho phù hợp với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn mà doanh nghiệp lựa chọn Từ đó, viết này, tác giả tập trung trình bày tác động ERP đến việc phân tích, thiết kế, thực vận hành hệ thống phạm vi nội dung tổ chức cơng tác kế tốn xét khía cạnh: 3.1 Xét khía cạnh tổ chức máy kế toán Khi ứng dụng ERP, thay đổi quy trình làm việc, thay đổi yêu cầu lực chuyên môn, nhân sự, … điều tất yếu Chính vậy, để chuyển đổi thành cơng, bên cạnh việc đảm bảo tính khả thi mặt công nghệ, thời gian thực hiện, khả thi mặt kinh tế, … tính khả thi mặt tổ chức, vận hành liên quan đến nhà quản lý cấp nhân viên – người trực tiếp tác nghiệp với hệ thống cần ý Sự miễn cưỡng thay đổi người vấn đề tiềm tàng chất lượng liệu ứng dụng ERP (Hongjiang Xu cộng sự, 2003) Như vậy, sợ hãi, chống đối ban đầu phản ứng tránh khỏi, lúc tâm thực dự án ứng dụng ERP vào HTTTKT có hỗ trợ, huấn luyện sách quản lý nguồn nhân lực rõ ràng cho bên tham gia cần xem xét kỹ lưỡng ERP tác động trực tiếp đến cách thức làm việc văn hóa doanh nghiệp, điều thách thức cho doanh nghiệp cần phải vượt qua, suy cho cùng, dù ứng dụng công nghệ thông tin mức độ cao yếu tố người yếu tố định 3.2 Xét khía cạnh tổ chức quy trình Tác động ERP đến tổ chức thu thập liệu đầu vào Trong môi trường ERP, liệu thu thập hoạt động kinh doanh khơng liên quan thơng tin tài mà thơng tin phi tài (sự hài lòng khách hàng, mức độ trung thành nhân viên, …) Ngoài ra, liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh đưa vào hệ thống ERP trình thực hoạt động kinh doanh, điều làm thay đổi vai trò nhân viên kế tốn, giảm bớt việc ghi chép, nhập liệu lập báo cáo, thay vào chuyển sang việc phân tích liệu, thơng tin để hỗ trợ cho người định (Booth cộng sự, 2000) Tác động ERP đến hoạt động xử lý Khi áp dụng ERP, doanh nghiệp áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý phân tích liệu như: hệ thống quản lý phi tài chính, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, kiểm sốt tiền, kiểm sốt hàng tồn kho, phân tích lợi nhuận theo khách hàng/hoạt động kinh doanh/mặt hàng,… (Nguyễn Bích Liên, 2012) Tác động ERP đến tổ chức cung cấp thơng tin đầu Như phân tích, ERP hệ thống cho phép liệu cơng ty tích hợp tất cấp kết nối với ứng dụng quan trọng, chẳng hạn quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management), quản lý nguồn nhân lực (HRM – Human Resource Management), quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management), khám phá kinh doanh (BI – Business Intelligence) với kho liệu 81 Tạp chí Kinh tế - Kỹ thuaät phong phú ERP tác động mạnh đến thông tin đầu doanh nghiệp: báo cáo quản trị phân tích nhiều chiều hơn, thông tin cập nhật liên tục quy luật kinh doanh nhà quản lý phân tích, khám phá dễ dàng, từ hỗ trợ hiệu cho q trình định Tóm lại, sử dụng ERP trường hợp mà mức độ ứng dụng công nghệ thông tin xem cao vào HTTTKT; bên cạnh đặc điểm tác động trình bày trên, việc ứng dụng ERP đặt nhiều thách thức cho doanh nghiệp cần quan tâm thực ứng dụng công nghệ thông tin nói chung ERP nói riêng vào HTTTKT Nhận diện yếu tố ảnh hưởng đến CKPT HTTTKT Trước nhận diện yếu tố ảnh hưởng đến CKPT HTTTKT cần xác định mục tiêu mong muốn đạt Trong phạm vi viết có hai vấn đề cần quan tâm tính hữu hiệu hiệu CKPT HTTTKT Trước tiên, CKPT HTTTKT đạt tính hữu hiệu đồng nghĩa với dự án phát triển HTTTKT đạt mục tiêu trì, cải tiến thay đổi ứng dụng hoàn chỉnh cho HTTTKT hệ thống gặp áp lực cần phải thay đổi, đảm bảo tồn hệ thống nói chung phận kế tốn nói riêng thích ứng với ứng dụng đáp ứng tốt nhu cầu thông tin yêu cầu quản lý điều kiện nguồn lực có giới hạn doanh nghiệp Tiếp theo, CKPT HTTTKT cần đạt tính hiệu quả, nghĩa hệ thống đạt lợi ích lớn chi phí bỏ Việc doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin mức độ mang lại lợi ích khác biệt so với mức độ cũ, thời gian triển khai chuyển đổi hệ thống chi phí để thực có nằm mối quan hệ lợi ích lớn chi phí bỏ khơng Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn có phù hợp với mục tiêu khả có doanh nghiệp, đảm bảo tính khả thi kỹ thuật cơng nghệ hay khơng Như tính hiệu cần thường xuyên đánh giá, rà soát giai đoạn phân tích, thiết kế, triển khai sau đưa vào sử dụng Xuất phát từ tác động mơi trường máy tính mà cụ thể ERP đến CKPT HTTTKT, tác giả nhận thấy việc CKPT HTTTKT có đạt tính hữu hiệu hiệu phân tích hay khơng chịu ảnh hưởng từ yếu tố sau: 4.1 Xét khía cạnh tổ chức máy kế tốn Giải nguồn nhân lực Quy mô số lượng nhân viên máy kế toán doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP có xu hướng cần nhiều nhân viên doanh nghiệp ứng dụng ERP thường có quy mơ lớn nên khối lượng cơng việc kế tốn cần xử lý nhiều, nhu cầu kiểm soát cần chặt chẽ cần tạo nhiều kết xuất đầu Về chất lượng nhân viên kế toán, từ kết tác giả thu thập tiêu chuẩn đặt nhân viên kế toán doanh nghiệp ứng dụng ERP cho thấy tiêu chuẩn quan trọng nhân viên phải có kiến thức kế toán tiêu chuẩn quan trọng thứ hai kỹ kiến thức phần mềm ứng dụng Không giải tốt yếu tố nguồn nhân lực khiến doanh nghiệp gặp khó khăn việc tìm kiếm hay đào tạo nhân viên kế tốn thỏa mãn đồng thời tiêu chuẩn Bên cạnh đó, ứng dụng ERP đòi hỏi phối hợp nhiều phận, cá nhân khác doanh nghiệp Tuy nhiên, xuất phát từ nhận thức phận không nhỏ 82 Một số ý kiến nhà quản lý doanh nghiệp cho triển khai ERP liên quan phận cơng nghệ thơng tin phòng kế tốn phụ trách dẫn đến kết nội dung phần hành kế toán đưa vào huấn luyện, triển khai không phù hợp, số liệu không tương đồng với quy trình cũ thiếu phối hợp, kế thừa liệu, thơng tin phân hệ, phòng ban với Như yếu tố nguồn nhân lực cần bổ sung có mặt từ đầu đại diện có trình độ chun mơn cao đến từ phòng ban, phận khác phối hợp với phòng kế tốn nhà quản lý nhà tư vấn, cung cấp triển khai phần mềm Thống quy trình Trong giai đoạn triển khai ERP, khơng ủng hộ nhân viên kế tốn góp phần làm gia tăng khối lượng áp lực cơng việc, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp khơng thể ước lượng hết khối lượng công việc kế toán Một yếu tố khác khác biệt quan điểm giải vấn đề xây dựng quy trình mới, thống nội dung phần hành chức dẫn đến nghi ngờ, thiếu đồng lòng hợp tác nhân viên doanh nghiệp đặc biệt phận kế toán với phận phòng ban khác tiến hành triển khai ERP Đây thách thức không nhỏ cần giải triệt để từ đầu dự án Phân công công việc Một yếu tố thực tế khác việc xây dựng phần hành kế toán tổ chức bảng mô tả công việc cho nhân viên kế tốn cho đầy đủ, cơng bằng, kiểm sốt lẫn nhau, khơng để dẫn đến tình trạng nhân viên kế tốn phải thực cơng việc khơng có bảng mơ tả bất mãn phân chia công việc chưa hợp lý Rõ ràng yếu tố phân công công việc khơng thực tốt tính hiệu máy kế toán doanh nghiệp giảm đáng kể tính hữu hiệu có nguy khơng đạt Vận hành Do công tác tổ chức máy kế tốn ứng dụng ERP có nhiều thay đổi: phần hành kế toán lúc phân chia theo cấp độ, cho phép phận khác sử dụng phân hệ kế toán, cách thức phân quyền chặt so với phần mềm kế tốn thơng thường: hạn chế quyền chỉnh sửa xóa kế tốn nhiều, kế tốn gần khơng phép can thiệp vào danh mục, đối tượng mà ERP phân quyền không thực thể mà thuộc tính thực thể, … từ dẫn đến nhân viên kế tốn nhận thấy họ khơng có độc lập cao hoạt động họ Điều này, rõ ràng xuất phát từ đặc điểm ERP nên doanh nghiệp phải chấp nhận tìm giải pháp làm để nhân viên kế toán hiểu rõ, chấp nhận vận hành tốt 4.2 Xét khía cạnh tổ chức quy trình Trong tổ chức thu thập liệu đầu vào Kết khảo sát tác giả cho thấy có quy mơ lớn ứng dụng ERP khơng có khác biệt lớn nhóm doanh nghiệp sử dụng ERP nhóm doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hiệu hoạt động kiểm tra liệu đầu vào trước ghi sổ kế toán hoạt động kiểm soát việc nhập trùng hay bỏ sót nghiệp vụ kế tốn Điều xuất phát từ nguyên nhân khối lượng nghiệp vụ doanh nghiệp lớn gây tải cho nhân viên, doanh nghiệp chưa có quy trình chuẩn, phòng ban có cách thức tác nghiệp riêng, kết nối, đối chiếu, phối hợp với công tác tổ chức xây dựng quy trình lập – luân chuyển chứng từ doanh nghiệp Ngay 83 Tạp chí Kinh tế - Kỹ thuật doanh nghiệp tổ chức thành cơng văn hóa quy trình thu thập liệu, quy trình lập – luân chuyển chứng từ thực tế nhân viên không tuân thủ, không kiểm tra đối chiếu với liệu tham chiếu trước nhập liệu, không tuân thủ theo thủ tục kiểm soát nguồn nhập liệu chủ quan, quen với quy trình cũ quy trình phức tạp, phòng ban khơng phối hợp với nhau, …cũng yếu tố cần lưu ý để đảm bảo tính hữu hiệu hiệu Trong tổ chức trình phân loại, xử lý Bên cạnh đó, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý nhu cầu người sử dụng đa dạng phức tạp đơn vị nhiều thời gian xây dựng hệ thống tài khoản Thông thường, doanh nghiệp ERP phân cấp tài khoản chi tiết, có đến cấp 8, 9, 10 Điều cơng việc dễ dàng, gây khó khăn cho việc ghi nhớ xử lý đòi hỏi doanh nghiệp cần phân tích trọng xây dựng đáp ứng cho nhu cầu đồng thời đảm bảo tính linh hoạt với thay đổi tương lai Tuy nhiên, đặc điểm riêng phần mềm ERP nên hệ thống tài khoản bắt buộc phải theo dõi chi tiết vậy, doanh nghiệp cần nhận thức rõ đặc thù Trong tổ chức cung cấp thông tin đầu Từ kết thu thập tác giả nhận thấy bốn nội dung: thông tin kế toán cần cung cấp theo hướng đảm bảo thơng tin tài phi tài chính, mức độ thỏa mãn nội dung thời điểm cung cấp thông tin đầu đáp ứng yêu cầu người sử dụng, phương thức cung cấp thông tin cần phù hợp với đối tượng sử dụng thông tin mức độ thường xuyên kiểm tra lại kết xuất đầu phần mềm chưa hoàn toàn đạt yêu cầu cần tiếp tục cải thiện Yếu tố lý giải đến từ nhu cầu thơng tin đầu đa dạng, đòi hỏi nhiều phương thức cung cấp khác thơng tin tài lẫn thơng tin phi tài nhà quản lý kỳ vọng, đặt cho hệ thống ERP, nhu cầu thông tin thường xuyên thay đổi ngày đa dạng đối tượng quản lý chi tiết cần theo dõi khiến phận thu thập liệu đầu vào phận xử lý chưa kịp xây dựng quy trình để đáp ứng, cung cấp kết xuất đầu kịp thời phù hợp Định hướng số giải pháp Để góp phần nâng cao tính hữu hiệu hiệu cho CKPT HTTTKT điều kiện tin học hóa cơng tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng, tác giả đề xuất hai tiêu chí định hướng hai nhóm giải pháp giải tương ứng hai nhóm yếu tố ảnh hưởng đến CKPT HTTTKT 5.1 Tiêu chí định hướng Hữu hiệu Để đo lường hữu hiệu, trước tiên doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu HTTTKT hành Cụ thể, mục tiêu giai đoạn phân tích đạt hiểu biết hệ thống tại, nhận dạng vấn đề cần giải quyết, đưa yêu cầu cho hệ thống thiết lập mối quan hệ với người sử dụng; mục tiêu giai đoạn thiết kế phác thảo trình bày hệ thống trước thức thực hiện, nhận diện vấn đề khơng mong đợi, đảm bảo tính khả thi cho dự án thiết lập tài liệu cho hệ thống làm đánh giá, lựa chọn phần mềm làm tảng tiếp tục thực triển khai thức cho HTTTKT theo định hướng ứng dụng ERP; giai đoạn thực có mục tiêu hệ thống thức cần tạo thực tế 84 Một số ý kiến 5.2 Một số giải pháp Giải pháp liên quan đến tổ chức máy kế toán doanh nhiệp Doanh nghiệp phân cơng tổ chun trách có nhiệm vụ xác định rõ số lượng nhân viên cần thiết cho phân hệ (trong có phân hệ kế tốn tài chính) tiêu chuẩn đặt nhân viên (trong có nhân viên kế tốn) Tiếp theo việc xác định mức độ đáp ứng tiêu chuẩn nhân viên để từ lập kế hoạch huấn luyện nhân viên tuyển dụng nhân cần Các tiểu chuẩn đặt nhân viên kế toán doanh nghiệp ứng dụng ERP xếp theo thứ tự quan trọng tiêu chuẩn là: có kiến thức kế tốn, có kỹ năng, có kiến thức phần mềm ứng dụng, có đạo đức kinh nghiệm Trong giai đoạn triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ khối lượng công việc kế toán mà máy kế toán cần xử lý thông qua việc xác định khối lượng liệu đầu vào, trình tự thủ tục xử lý liệu, kết xuất đầu cần cung cấp yêu cầu kiểm soát doanh nghiệp để phân chia cơng việc kế tốn cách đầy đủ hợp lý, cơng thơng qua văn thức Khi thực công việc cần vào khả năng, trình độ đạo đức nhân viên kế toán để lập kế hoạch phân chia công việc phù hợp với cá nhân đặt tiêu chuẩn chi tiết cho chức kế tốn chưa có nhân viên đảm nhiệm Tổ chức đội dự án bao gồm nhóm đối tượng chính: lãnh đạo doanh nghiệp, người sử dụng hệ thống (trực tiếp tác nghiệp, sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn kế tốn viên, nhân viên phòng bán hàng, trung tâm thu mua, …) chuyên gia phân tích, tư vấn hệ thống (kiểm tốn viên nội bộ, kiểm bắt đầu đưa vào vận hành, đó, mục tiêu huấn luyện nhân viên, người dùng hệ thống có liên quan hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ mối quan hệ công tác quy trình mới; mục tiêu việc chuyển đổi tập tin trì tính xác hồn hảo tập tin hữu tạo tập tin cần cho hệ thống môi trường ERP; giai đoạn cuối chu kỳ vận hành với mục tiêu vận hành, khai thác trì HTTTKT mới, đảm bảo hệ thống đạt mục tiêu ban đầu đề ra, quan trọng giải tồn đọng hệ thống hành trước đáp ứng nhu cầu thông tin Hiệu Trong giai đoạn lựa chọn nguồn hình thành hệ thống trang thiết bị phần cứng phần mềm doanh nghiệp cần định hướng tuân thủ kết gợi ý từ giai đoạn thiết kế trước với tiêu chí lựa chọn, đánh giá rõ ràng (tính phù hợp, kiểm sốt, giá phí, …) Tiếp theo, để ước tính chi phí thu thập đầu vào cho hệ thống cần lưu ý vấn đề: yêu cầu tốc độ xử lý, thời điểm cung cấp thông tin, yêu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống, số lượng người dùng truy cập vào hệ thống khối lượng liệu cần xử lý thời điểm định Đối với ước tính lợi ích đạt từ HTTTKT mới, bên cạnh thước đo tài doanh nghiệp cần định hướng xây dựng thước đo phi tài với thang đo chi tiết Từ đó, giai đoạn phân tích, thiết kế, thực triển khai vận hành cho máy kế tốn ln đặt mối quan hệ so sánh đảm bảo lợi ích đạt lớn chi phí bỏ chu kỳ tiếp tục tiến hành, làm nghĩa CKPT HTTTHT đạt tiêu chí tính hiệu 85 Tạp chí Kinh tế - Kỹ thuật tốn viên độc lập, đại diện trưởng phòng ban nhà tư vấn, triển khai ERP) Tiến hành buổi giới thiệu so sánh khác biệt HTTTKT cũ với HTTTKT ứng dụng phần mềm ERP cho tất nhân viên kế tốn để họ có hiểu tổng quát phần mềm ERP, chuẩn bị tinh thần khác biệt xảy thu hút ủng hộ họ Đồng thời, khuyến khích nhân viên kế tốn đóng góp ý kiến cho cơng tác tổ chức hệ thống kế toán với phần mềm ERP nhằm nâng cao hiệu cho dự án giai đoạn chuyển đổi hệ thống, doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược huấn luyện, cấp quản lý huấn luyện trước truyền đạt lại cho cấp đến phạm vi, nội dung Tài liệu cho công tác huấn luyện cần chuẩn bị trao đổi với nhà tư vấn triển khai Trong giai đoạn vận hành, cần tổ chức hoạt động huấn luyện, đào tạo cho nhân kế toán nhân tuyển dụng cách thức vận hành hệ thống ERP để họ hiểu rõ hoạt động xử lý mang tính quy trình hệ thống ERP chấp nhận tính phụ thuộc cơng tác kế tốn vào phân hệ khác để nhân viên kế toán nhận thấy lợi ích từ việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp từ mang lại lợi ích cho thân họ Ngồi ra, nhằm nâng cao tính hiệu máy kế toán, đội ngũ lãnh đạo cần cam kết tham gia đạo, hỗ trợ, chia sẻ khó khăn với nhân viên thường xuyên doanh nghiệp vào triển khai ERP thể rõ tâm thay đổi tồn doanh nghiệp Bên cạnh cơng tác tuyên truyền tâm ban lãnh đạo tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP, doanh nghiệp cần tuyên truyền để tất nhân viên kế toán hiểu rõ tác động của thành viên lên hệ thống có ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác doanh nghiệp Do việc tn thủ quy trình có tinh thần trách nhiệm cao ln cần phải phổ biến rộng rãi hiệu Trong giai đoạn chuyển đổi này, doanh nghiệp ứng dụng ERP nên chọn phương pháp chuyển đổi hệ thống nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro phương thức vận hành song song (vận hành đồng thời hai hệ thống cũ mới, so sánh kết giải khác biệt, lúc hệ thống cũ giữ vai trò hệ thống dự phòng) hay hệ thống thử nghiệm (triển khai cài đặt phần giới hạn doanh nghiệp chi nhánh, đơn vị trực thuộc, sau giải xong khác biệt điều chỉnh nhân rộng cho toàn doanh nghiệp) Tuy nhiên từ khối lượng cơng việc nhân viên kế toán bị gia tăng đáng kể ngồi việc huấn luyện kỹ thuật cơng nghệ, quy trình tác nghiệp quy trình quản lý, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin khả gia tăng khối lượng công việc giai đoạn chuyển đổi nên có sách hỗ trợ mặt tài cho nhân viên kế tốn giai đoạn chuyển đổi hệ thống để họ nhiệt tình cơng việc Thường xuyên có chế giám sát định kỳ đánh giá mức độ phù hợp bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên kế tốn tiếp nhận ý kiến phản hồi nhân viên kế toán hệ thống nhằm điều chỉnh, hồn thiện bảng mơ tả cơng việc vận hành hệ thống Giải pháp liên quan đến tổ chức quy trình doanh nhiệp Để thuận tiện cho doanh nghiệp tổ chức thu thập liệu đầu vào, xử lý cung cấp 86 Một số ý kiến thơng tin đầu hữu ích đến đối tượng điều kiện ứng dụng ERP, trước tiên doanh nghiệp cần tái cấu trúc hệ thống quản lý ERP giải pháp cơng nghệ đòi hỏi quản lý doanh nghiệp quy trình Tái cấu trúc doanh nghiệp bao gồm tái tổ chức cấu máy, tái bố trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, cấp quản lý thay đổi quy trình làm việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh Đặc điểm hệ thống ERP tính tích hợp cao, liên quan đến nhiều lĩnh vực, thời điểm có nhiều dự án cần triển khai doanh nghiệp Lúc này, tác giả kiến nghị nên ưu tiên cho dự án tổ chức công tác kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn hiệu khơng ảnh hưởng tích cực người làm cơng tác kế tốn mà phận khác ban lãnh đạo Ngoài ra, chất lượng thông tin đầu cần đánh giá thường xuyên từ phản hồi người sử dụng Doanh nghiệp cần xây dựng đánh giá tiêu chí lựa chọn giải pháp ERP (khả đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp; khả thay đổi để đáp ứng yêu cầu mới; tính tương thích với hệ thống phần cứng doanh nghiệp với phần mềm thuộc phân hệ, phòng ban khác khơng triển khai ERP; tính kiểm sốt chung kiểm soát ứng dụng hệ thống; khả hỗ trợ người sử dụng; kinh nghiệm triển khai chi phí triển khai, cài đặt, chi phí huấn luyện, bảo trì, … nhà tư vấn, triển khai ERP) nhằm đảm bảo tính khả thi Ngồi ra, phận kế tốn cần xây dựng quy trình dành riêng cho kế toán cần thống với quy trình chung tồn doanh nghiệp Bên cạnh đó, ERP có hệ thống mạng quy trình chuẩn để lại dấu vết kiểm toán rõ ràng so với phần mềm kế tốn thơng thường nên mơi trường thuận lợi để doanh nghiệp vận dụng COBIT (do ISACA – Information Systems Audit and Control Association – phát triển hệ thống kiểm soát mơi trường máy tính gọi COBIT – Control Objectives for Information and Related Technology) phục vụ kiểm sốt HTTTKT, từ hưởng “lợi kép” từ ERP COBIT mang lại Ý kiến đề xuất cho nhà cung cấp phần mềm, trường đại học, tổ chức nghề nghiệp Nhà cung cấp ứng dụng ERP nên quan tâm nhiều đến giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ vừa Ơng Ngơ Đức Chí, Tổng giám đốc công ty Global Cybersoft nhận định: ”Để tiết giảm chi phí đầu tư cơng nghệ lẫn nhân lực, nhà cung cấp phải cạnh tranh nhau, tìm hướng Các dự án ERP triển khai “đám mây” Như vậy, với dịch vụ cung cấp giải pháp ERP điện toán đám mây, đầu tư người dùng thấp, khơng tốn nhiều chi phí để mua trang thiết bị, máy chủ Tuy nhiên, nhà cung cấp cần nghiên cứu bảo mật an ninh liệu liên quan đến điện tốn đám mây để đảm bảo tính hữu hiệu hiệu cho khách hàng Xuất phát từ việc doanh nghiệp có nhu cầu lớn người lao động vừa có kiến thức chun ngành kế tốn vừa có kiến thức hệ thống nên trường đại học nên tổ chức thêm buổi sinh hoạt ngoại khóa cho sinh viên năm cuối liên kết với nhà tư vấn triển khai ERP khóa đào tạo ngắn hạn cho sinh viên Ngoài ra, đơn vị đào tạo cần có đầu tư mạnh mẽ nguồn lực phối hợp chặt chẽ 87 Taïp chí Kinh tế - Kỹ thuật mơn, phòng ban (đặc biệt phòng cơng nghệ thơng tin) Hội kế tốn Việt Nam để xây dựng mơ hình phòng kế tốn ảo với đầy đủ sở liệu doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình kinh doanh khác nhau, số liệu minh họa chi tiết theo nhiều kỳ kế toán nhằm hỗ trợ sinh viên kết hợp kiến thức chuyên ngành kế toán kiểm toán với ứng dụng ERP vào giải quyết, xử lý tình mơn học chun ngành Làm vậy, sinh viên có kiến thức kỹ xử lý, phối hợp phận, phần hành kế toán với để vận hành HTTTKT điều kiện tin học hóa Kết luận CKPT HTTTKT định hướng ứng dụng ERP đã, xu hướng phát triển doanh nghiệp Việt Nam thời gian tới Do việc tăng cường tính hữu hiệu hiệu cho trình chuyển đổi hệ thống chu kỳ triển khai ERP nhu cầu cấp thiết để đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng Để thực điều này, trước mắt doanh nghiệp cần tập trung giải vấn đề tái cấu trúc quy trình tổ chức máy kế tốn theo định hướng nâng cao tiêu chí hữu hiệu hiệu bước hoàn thiện giai đoạn phân tích, thiết kế, thực vận hành hệ thống với tham gia giúp sức đồng thời nhà tư vấn, cung cấp triển khai phần mềm, nhà trường tổ chức nghề nghiệp Làm dài hạn doanh nghiệp tạo giá trị gia tăng lợi cạnh tranh cho xã hội cách bền vững 88 ... HTTTKT doanh nghiệp cần 1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (CKPT HTTTKT) Trong doanh nghiệp có nhiều hệ thống cần quan tâm phát triển: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin. .. đoạn chu kỳ phát triển hệ thống gồm: phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống (thiết kế mặt ý niệm, thiết kế vật lý), thực chuyển đổi hệ thống, vận hành bảo trì hệ thống Sự phát triển doanh nghiệp: ... thuật Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (CKPT HTTTKT) chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (CKPT HTTTKT) vòng lặp mơ tả giai đoạn cấu thành nên dự án phát triển hệ thống thơng tin