Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty
Bài tập nhóm HTTTKT 1 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập nhóm HTTTKT 1 GVHD: Nguyễn Quang Ánh BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN T À I : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty” Bài tập nhóm HTTTKT 2 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập nhóm HTTTKT 2 GVHD: Nguyễn Quang Ánh MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, “Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây Dựng 579 ’’có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thủy l ợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh t ế. Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vật liệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp. Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật li ệu. Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong việc quản lý vật liệu là rất cần thiết. Bài tập nhóm HTTTKT 3 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập nhóm HTTTKT 3 GVHD: Nguyễn Quang Ánh CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG I. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CT Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây Dựng 579 . - Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây Dựng 579 có trụ sở chính nằm tại tầng 12 Vinh Trung Plaza 255-257 Hùng Vương TP Đà Nẵng Với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của miền trung (Đà Nẵng , Huế , Quảng Nam) đó là một nền tảng phát triển thuận lợi của công t y - Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5 : 1. Sơ đồ tổ chức của công ty ECC5: GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN BỘ PHẬN P.TỔ CHỨC P.KẾ TÀI CHÍNH Y TẾ HÀNH CHÍNH HOẠCH P.KINH TẾ KỸ THUẬT X.SẢN XUẤT VP.ĐẠI DIỆN ĐỘI SỮA CHỮA ĐỘI XE Đ.CÔNG TRÌNH NHÀ MÁY SX NHÀ MÁY SX NHÀ MÁY BÊ TÔNG TẤM LỢP CTTB Bài tập nhóm HTTTKT 4 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập nhóm HTTTKT 4 GVHD: Nguyễn Quang Ánh 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty: Bộ máy kế tốn của cơng ty tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế tốn có sự phối hợp chun mơn trong mối quan hệ của các phòng ban cũng như kế tốn của đội cơng trình. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế tốn là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty và cung cấp các thơng tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty. Ngồi ra kế tốn C.ty còn thực hiện cơng việc kế tốn quản t rị nhằm lập dự tốn về chi phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương la i của c.ty, lập các báo cáo quản trị các cơng trình trong thời kỳ quyết tốn nhằm đánh giá chính xác kế t quả doanh thu và chi phí bỏ ra của cơng trình. Kiểm sốt hiệu quả các hoạt động kinh tế của C.ty. Tất cả các thơng tin kế tốn quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH KẾ TỐN NH TIỀN MẶT KẾ TỐN TS TIỀN LƯƠNG KẾ TỐN DỤNG CỤ VẬT TƯ KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN CÁC ĐỘI CƠNG TRÌNH Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty: • Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu. Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cái tiến bộ hình thức t ổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạm pháp luật, phản ánh trung thực, ch í nh xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty. Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền và nghĩa vụ của m ì nh. Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ. • Kế toán ngân hàng tiền mặ t Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặ t tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên nhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời. • Kế toán tài sản tiền l ương Nhiệm vụ của kế toán tài sản: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như t ừng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sá t thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty. - Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất- kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định. - Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền l ương: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đố i tượng lao động. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phụ trợ cho người lao động. - Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhà nước và quản lí doanh nghiệp. • Kế toán dụng cụ vật t ư : - Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng chấ t lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thờ i hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra. • Kế toán tổng hợp: - Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà nước. - Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu nhược đ i ểm, và yếu kém còn tồn đọng. - Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước. - Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của công t y. • Thủ quỹ : - Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng qui định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành. - Kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt hằng ngày về lượng tiền trong két. Thực hiện thu tiền ngân dụng từ các chủ đầu t ư. - Báo cáo nhanh về tổng thu tổng chi của ngày hôm trước và số dư đầu ngày báo cáo. • Kế toán đội công trình : - Hạch tốn phụ thuộc vào bộ máy kế tốn của cơng ty, kế tốn phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hồn thành của cơng việc theo phương pháp tính giá đã qui định. - Tính giá trị khối lượng cơng việc có thể được quyết tốn trong một kỳ để tính doanh thu của cơng trình, kết thúc cơng trình cần lập bản quyết tốn cơng trình. I. HỆ THỐNG KẾ TỐN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CƠNG TY 579: 1. Biểu đồ phân cấp chức năng: HỆ CUNG ỨNG VẬT TƯ TỔ ĐẶT HÀNG TỔ NHẬN VÀ PHÁT HÀNG TỔ ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM TRA BP KIỂM KÊ VẬT TƯ BP ĐẶT HÀNG BP NHẬN HÀNG BP PHÁT HÀNG BP ĐỐI CHIẾU BP KIỂM TRA 2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN: Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải mua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng không để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả ti ền. 3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ này có sử dụng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặt hàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng. Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp các việc ghi nhận hàng về và làm t hủ tục phát hàng cho các phân xưởng. Tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau. Vậy các tập tin về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào. 3. QUY TRÌNH XỬ LÝ : Lưu đồ luân chuyển chứng từ: BỘ PHẬN ĐẶT HÀNG BỘ PHẬN NHẬN & PHÁT HÀN G BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM TRA BP KIỂM KÊ L ẬP PHIẾU YÊ U C ẦU PHIẾU YÊU C ẦU BP ĐẶ T HÀNG LẬP PHIẾU ĐẶT HÀNG PHIẾU ĐẶT 2 HÀN G 1 CH ƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ YÊU C ẦU MUA HÀNG ĐẶT MUA TẠI NHÀ CUNG C ẤP HÓA ĐƠN 1 PHIẾU ĐẶ T HÀNG BP NHẬN HÀNG NHẬN VÀ KIỂM TRA HÀNG PHIẾU ĐẶ T HÀNG BP PHÁT HÀNG NHẬP DỮ LI ỆU CH ƯƠNG TRÌNH XỬ L Ý PHÁT HÀNG 2 3 PHIẾU ĐẶT HÓA ĐƠN HÀNG KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHI ẾU PHIẾU ĐẶT HÓA ĐƠN HÀNG KẾ TOÁN [...]... Thêm một máy tính BP phát hàng Giải pháp 3 BP đặt hàng BP nhận phát hàng Lắp đặt hệ thống liên kết các máy tính BP kt và đối chiếu Giải pháp 4 Yêu cầu mua hàng BP đặt hàng Phiếu mua hàng Phiếu giao hàng Từ nhà cc Hóa đơn, đơn hàng Danh sách hàng về BP nhận phát hàng Phát hàng cho phân xưởng Ds hàng xuất Q /lý kho Ds hàng nhập Giải pháp 5 III.ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI: Xây dựng kho hàng: Tốn chi phí, không... nhận hàng NHẬP KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN ĐƠN HÀNG KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU Phiếu nhập kho KHO Hàng hóa, vật tư Phiếu Phát hàng CÁC BP,PHÂN XƯỞNG Hàng hóa, vật tư PHÁT HÀNG Hàng hóa, vật tư KHO HÀNG Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship) Thiết kế Database vật lí (gồm có 11 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description… 1 Table Kho Stt Field name Data type Field size Index... hàng NHÀ CUNG CẤP Giấy chấp thuận vật tư Hóa đơn Vật tư Hóa đơn KẾ TOÁN THANH TOÁN Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình đặt hàng: NHÀ CUNG CẤP CÁC BỘ PHẬN Yêu NHÀ C/CẤP Thông Tin Hàng tồn kho Đơn hàng BỘ PHẬN KHO Chấp thuận Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình nhận phát hàng: Hàng hóa , vật tư NHÀ CUNG CẤP NHẬN HÀNG Hóa đơn Phiếu Nhận hàng Thông báo chấp thuận nhận hàng Hóa đơn Báo Cáo nhận hàng. .. 10 2 0 5 6 KẾT LUẬN Vật tư là một yếu tố không thể thiếu trong quá trính kinh doanh của một dơn vị xây dựng, giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy hệ thống thông tin vật tư là rất cần thiết để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng công trình Hệ thống thông tin kế toán vật tư... Mã Khách Hàng CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG I CÁC KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG: RỦI RO ẢNH HƯỞNG 1 Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết -Không có nơi để bảo quản -Qúa trình sản xuất -Tốn chi phí -Không đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất 2 Hàng nhận được không đúng như đặt hàng mua về:chủng loại hàng, số lượng hoặc chất lượng không 3 Phát hàng đúng phân xưởng 4 Thanh toán nhầm tiền(nhiều hơn mức phải... TƯ PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ KẾ TOÁN HÓA ĐƠN KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU HÓA ĐƠN CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH I PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG: 1.1 Ưu điểm: - Nhờ có bộ phận đối chiếu và kiểm tra nên không xảy ra sai sót trong khâu nhận hàng, phát hàng và trả tiền - Có chương trình xử lý đặt hàng và phát hàng tự động nên việc chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng và phát hàng nhanh chóng 1.2 Nhược điểm: - Thiếu một kho hàng để dự trữ vật tư... tất của đơn hàng) Bộ phận đặt hàng mua hàng tại nhà cung cấp và nhận một hóa đơn do nhà cung cấp lập sau đó chuyển hóa đơn này cho bộ phận đối chiếu và kiểm tra - Sau khi nhận phiếu đặt hàng, bộ phận nhận hàng dựa trên phiếu đặt hàng để nhận và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp, sau đó chuyển phiếu đặt hàng đến bộ phận phát hàng, nhân viên ở bộ phận này nhập dữ liệu vào chương trình xử lý phát hàng, sau... kho hàng rất cần thiết để phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất như thiếu vật liệu, ngoài ra khi nhập hàng mới về cũng cần có nơi để bảo quản trước khi phát cho các phân xưởng - Thiếu bộ phận thanh toán để thực hiện việc trả tiền cho nhà cung cấp - Không có hệ thống liên kết giữa các máy tính nên việc luân chuyển thông tin chậm và tốn nhiều chi phí, ngoài ra việc thiếu liên kết... dữ liệu vào chương trình xử lý phát hàng, sau khi chương trình xử lý xong nhân viên đưa hàng về cho các phân xưởng - Sau khi nhận được phiếu đặt hàng và hóa đơn bộ phận kiểm tra và đối chiếu tiến hành kiểm tra và đối chiếu với hàng đã nhận nếu chính xác thì xác nhận chỉ lên hóa đơn và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xử lý thanh toán tiền cho nhà cung cấp Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) mức ngữ cảnh:... hơn mức phải trả) cho nhà cung cấp 5 Thanh toán không đúng kỳ hạn cho nhà cung cấp Tốn chi phí vận chuyển Mất tiền Uy tín của công ty THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kiểm tra kho hàng và yêu cầu của phân xưởng Theo dõi thông tin thị trường về: Nhà cung cấp, chất lượng mặt hàng cần mua Kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng Kiểm tra hóa đơn Kiểm tra tình trạng tín dụng cuả công ty II THIẾT CÁC FORM, REPORT DM KHO Mã kho . DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN T À I : Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty . trong công ty: • Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong quá trình xử lý các thông tin