xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị

Chức năng chính của Trung tâm là tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành,nghiên cứu phát triển hệ thống tin học ngành Xây dựng; là đầu mối thu thập, quảnlý, lưu trữ, cung cấp, phổ biến thông

Lời cảm ơn

Thời gian trôi qua thật nhanh, bốn năm học tập, nghiên cứu của chúng emtrên giảng đường Đại học đã sắp kết thúc Bốn năm, quãng thời gian không ngắncủa một đời người, không dài trong quá trình học tập nghiên cứu, quãng thời gianvới đầy ắp kỷ niệm bên thầy cô, bạn bè đã sắp trôi qua mãi mãi

Trong những tháng cuối cùng của quãng đời sinh viên tươi đẹp, em có cơhội nghiên cứu thực tế, vận dụng những kiến thức đã được thầy cô truyền dạytrong những năm qua vào việc tìm ra giải pháp công nghệ thông tin thực sự thiếtthực cho cuộc sống và công việc quản lý Qua quá trình thực hiện chuyên đề thựctập tốt nghiệp, em mới thấy được hết tầm quan trọng, sự bổ Ých và thiết thực củanhững kiến thức đã được các thầy truyền đạt trong bốn năm qua Với tất cả tấmlòng mình, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô tại khoa Tin học Kinh

tế trường Đại học Kinh tế quốc dân - những người đã tận tình chỉ dạy, truyền đạtcho em những kiến thức quớ bỏu và thiết thực cho việc học tập, nghiên cứu trêngiảng đường Đại học và trong công việc của em sau này

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới TS Trần Thị Song Minh –người đã tận tình chỉ bảo, góp ý và hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiệnchuyên đề thực tập tốt nghiệp Những lời góp ý, chỉ dạy, hỏi han, động viên chântình của cụ đó giỳp em vượt qua khó khăn, vướng mắc để giải quyết được bài toánthực tế đã đặt ra Em xin cảm ơn cô rất nhiều

Em còng xin gửi lời cảm ơn tới TS Đặng Kim Giao, anh Phan Thanh Bình,anh Huy, anh Phúc đó tạo điều kiện và giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thựctập tại Trung tâm tin học Bộ Xây dựng và quá trình thực hiện đề tài “Xõy dựng hệthống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị”

Lời cuối cùng, xin cảm ơn các bạn sinh viên trong tập thể líp Tin họcKinh tế 43B Cảm ơn các bạn đó luụn ở bên tớ trong bốn năm qua, cảm ơn vỡ đóluụn động viên và giúp đỡ tớ trong quá trình thực hiện chuyên đề thực tập tốtnghiệp này

Lời nói đầu

Công nghệ thông tin ngày càng chứng tỏ được tầm quan trọng trong cuộc sốnghàng ngày của chúng ta, đâu đâu trong cuộc sống cũng bắt gặp những ứng dụng thiếtthực của khoa học công nghệ thông tin, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý

Là mét sinh viên khoa Tin học Kinh tế trường Đại học Kinh tế quốc dân,được học tập và nghiên cứu trong cả hai lĩnh vực Kinh tế và Công nghệ thông tinnên em có lợi thế hơn những sinh viên của các khoa khỏc, cỏc trường khác trongviệc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý Chính vìvậy, trong quá trình thực tập tại Trung tâm tin học Bộ Xây dựng, em đã tìm tòi, nghiêncứu và xây dựng “Hệ thống thông tin quản lý đầu tư xây dựng khu đô thị” Hệ thốngnày ra đời sẽ giúp giảm nhẹ công việc của các chủ đầu tư – những người quan tâm vàchịu trách nhiệm nhiều nhất tới quỏ trỡnh đầu tư xây dựng khu đô thị - thông qua việcchuyển những công việc quản lý bằng tay hoặc bán tin học trong hiện tại thành tin họchoá hoàn toàn Hệ thống hoàn thành sẽ cho phép chủ đầu tư nắm bắt được tiến độ sửdụng vốn đầu tư thông qua các số liệu về giá trị thực hiện tới nay và đưa ra các báo cáo

về quản lý đầu tư khu đô thị một cách nhanh chóng, chính xác và dễ dàng

Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, chuyên đề tốt nghiệp được bố cục thành

Chương II “Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” đề

cập tới khái niệm hệ thống thông tin, quá trình phát triển hệ thống thông tin, cáccông cụ được sử dụng để phân tích, thiết kế và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp

Chương III “Phõn tớch thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị” đưa ra những kết quả phân tích, thiết kế quan trọng nhất của

chuyên đề Đó là thiết kế các tệp dữ liệu, thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các giao diện vào/ ra và các thuật toán chính trong chương trỡnh

MỤC LỤC

CHƯƠNG I - TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI “XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

KHU ĐÔ THỊ ” 6

1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập 6

1.1.1 Giới thiệu chung về Trung tâm tin học Bộ Xây dựng và Phòng Phát triển công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu (CNTT & CSDL ) 6

1.1.2 Các chức năng của Phòng Phát triển CNTT & CSDL 9

1.1.3 Nhiệm vụ của Phòng Phát triển CNTT & CSDL 10

1.1.4 Các thành tựu đã đạt được 11

1.2 Lý do lùa chọn đề tài "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị" 13

1.2.1 Lý do lùa chọn đề tài 153

1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị tại Hà Nội 14

1.2.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 15

1.2.4 Một số khái niệm sử dụng trong quản lý đầu tư xây dựng khu đô thị 16

1.2.5 Công cụ thực hiện 17

CHƯƠNG II - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 18

2.1 Hệ thống thông tin (HTTT) 18

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 158

2.1.2 Phân loại HTTT 19

2.1.3 Các mô hình biểu diễn HTTT 20

2.1.4 Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt 22

2.2 Phương pháp phát triển một HTTT .

24 2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT 24

2.2.2 Phương pháp phát triển HTTT 25

2.2.3 Các nguyên tắc phát triển HTTT 27

2.3 Các giai đoạn phát triển HTTT 27

2.3.1 Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu 28

2.3.2 Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết 28

2.3.3 Giai đoạn 3 - Thiết kế lôgíc 29

2.3.4 Giai đoạn 4 - Đề xuất các phương án của giải pháp 29

2.3.5 Giai đoạn 5 - Thiết kế vật lý ngoài 30

2.3.6 Giai đoạn 6 - Triển khai kỹ thuật hệ thống 30

2.3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 31

2.4 Phân tích HTTT 32

2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin 32

2.4.2 Mã hoá dữ liệu 33

2.4.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT 34

2.5 Phương pháp thiết kế CSDL từ cỏc thụng tin đầu ra .

38 2.5.1 Bước 1 – Xác định các đầu ra của HTTT 38

2.5.2 Bước 2 – Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra 38

2.5.3 Bước 3 – Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra mét CSDL 39

2.5.4 Bước 4 – Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ 39

2.5.5 Bước 5 – Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 39

2.6 Khái quát về công cụ sử dụng trong đề tài 40

2.6.1 Lý thuyết về cơ sở dữ liệu 40

2.6.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro 42

CHƯƠNG III - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ "HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KHU ĐÔ THỊ" 44

3.1 Phân tích tổng thể 44

3.1.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống (Sơ đồ BFD) 44

3.1.2 Sơ đồ DFD ngữ cảnh 45

3.1.3 Sơ đồ DFD mức 0 46

3.1.4 Sơ đồ DFD mức 1 47

3.1.5 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD (Entity Relationship Diagram) 49

3.1.6 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) 49

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu .

52 3.2.1 Liệt kê các đầu ra của hệ thống 52

3.2.2 Chuẩn hoá dữ liệu 54

3.2.3 Tích hợp các tệp 59

3.2.4 Thiết kế các tệp CSDL 60

3.2.5 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị 63

3.3 Các thuật toán chính trong chương trình .

64 3.3.1 Thuật toán đăng nhập chương trình 64

3.3.2 Thuật toán thêm dữ liệu 65

3.3.3 Thuật toán sửa dữ liệu 66

3.3.4 Thuật toán xoá dữ liệu 67

3.3.5 Thuật toán in báo cáo 68

3.4 Một sè giao diện chính của chương trình 69

3.4.1 Form Đăng nhập hệ thống 69

3.4.2 Menu chính của chương trình 70

3.4.3 Form Đổi mật mã 70

3.4.4 Form Đăng ký người dùng mới 71

3.4.5 Form Danh mục dự án đầu tư khu đô thị 71

3.4.6 Cập nhật hợp đồng 72

3.4.7 Form Cập nhật thanh toán hợp đồng 73

3.4.8 Danh mục văn bản 74

3.4.9 Cập nhật Văn bản – Dự án 75

3.5 Một số đầu ra chính của hệ thống 76

3.5.1 Báo cáo công tác đầu tư xây dựng 76

3.5.2 Báo cáo kết quả xây dựng nhà ở 76

3.5.3 Báo cáo tổng hợp cơ sở hạ tầng 77

3.5.4 Báo cáo hợp đồng kinh tế 77

3.5.5 Báo cáo thanh toán hợp đồng 78

3.5.6 Danh mục hồ sơ tài liệu 78

Chương I – Tổng quan về Cơ sở thực tập và đề tài

“Xõy dựng hệ thống thông tin quản lý

dự án đầu tư xây dựng khu đô thị”

1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập

1.1.1 Giới thiệu chung về Trung tâm tin học Bộ Xây dựng và Phũng Phỏt triển công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu (CNTT & CSDL )

Trung tâm tin học Bộ Xây dựng được thành lập trên cơ sở sắp xếp, tổ chức lại Trung tâm thông tin khoa học xây dựng (trực thuộc Bộ Xây dựng) và Trung tâm tin học quản lý hành chính nhà nước ngành Xây dựng (trực thuộc Văn phòng Bộ) theo quyết định số 727/QĐ-BXD ngày 26/05/2003 của Bộ trưởng Bộ Xõy dựng

- Tên giao dịch quốc tế: Construction Information Technology Centre (viết tắt là CITC)

- Trụ sở được đặt tại Sè 37 phố Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội

Trung tâm tin học là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Xây dựng, có tư cách pháp nhân, có con dấu theo mẫu quy định và được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Chức năng chính của Trung tâm là tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành,nghiên cứu phát triển hệ thống tin học ngành Xây dựng; là đầu mối thu thập, quản

lý, lưu trữ, cung cấp, phổ biến thông tin phục vụ yêu cầu chỉ đạo, quản lý nhànước của Bộ, và công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo, ứng dụng khoa học côngnghệ, phát triển sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành Xây Dựng

Các nhiệm vụ chính của Trung tâm bao gồm:

- Xây dựng chiến lược, mục tiêu, kế hoạch phát triển hệ thống tin học hoỏcỏc hoạt động thông tin phục vụ quản lý trong ngành Xây dựng phù hợp với từnggiai đoạn trình Bộ phê duyệt

- Xây dựng, quản lý, vận hành và bảo trì Trung tâm tích hợp dữ liệu và mạngtin học quản lý hành chính của Bộ Xây dựng; xây dựng, tích hợp các cơ sở dữ liệuquốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; tổ chức kết nối, cung cấp và bảo đảm thôngtin thông suốt với các cơ quan Đảng, Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương vàcác đơn vị trong ngành Xây dựng

- Nghiên cứu, ứng dụng những thanh tựu công nghệ thông tin ở trong nước

và nước ngoài; phát triển, cung cấp phần mềm tin học và thống nhất áp dụng cácphần mềm phục vụ quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh trong ngành Xâydựng

- Xây dựng, quản lý và khai thác các dịch vụ thông tin để phát triển trangthông tin điện tử (Website) của Bộ Xây dựng; xây dựng và phát triển hệ thống

“Chớnh phủ điện tử ngành Xây dựng” theo chương trình và hướng dẫn của Banđiều hành đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước của Chính phủ; tin họchoá về hành chính các dịch vụ công của Bộ theo qui định của pháp luật

- Tổ chức thu thập, quản lý, lưu trữ tài liệu, tư liệu, sỏch, bỏo, tạp chí khoahọc công nghệ trong và ngoài nước có liên quan đến ngành Xây dựng; quản lý thưviện khoa học công nghệ của Bộ bằng các giải pháp công nghệ thông tin để phục

vụ tra cứu, cung cấp thông tin kịp thời theo yêu cầu quản lý, nghiên cứu khoa học,đào tạo, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành Xây dựng

- Tổ chức biên tập, xuất bản các Ên phẩm, tập san, thông tin nhanh về cơ chếchính sách, hoạt động khoa học công nghệ quản lý,… phục vụ yêu cầu chỉ đạo củalãnh đạo Bộ và các đơn vị trong ngành Xây dựng

- Đầu mối tổ chức các hoạt động thông tin: triển lãm, hội thảo, họp báo, chiếuphim, dịch vụ tư vấn thông tin khoa học công nghệ, khoa học quản lý, nghiên cứu,đào tạo, sản xuất cho các tổ chức, đơn vị trong và ngoài nước theo quy định củapháp luật

- Thực hiện các nội dung của công tác tư vấn về công nghệ thông tin (lập dự

án, thẩm định, tư vấn đấu thầu, giám sát thi cụng,…); tổ chức đào tạo, huấn luyện,chuyển giao công nghệ cho các đơn vị trong ngành Xây dựng

- Thực hiện hợp tác, trao đổi với các tổ chức, đơn vị, cỏc chuyờn gia trong vàngoài nước để tiếp nhận, nâng cao trình độ công nghệ, kinh nghiệm quản lý vàphát triển công nghệ thông tin phục vụ quản lý, sản xuất kinh doanh của ngànhXây dựng

- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương, các chế

độ chớnh sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhànước được phân bổ, thực hiện quản lý các hoạt động có thu theo quy định củapháp luật và quy chế của Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

Hiện tại Trung tâm tin học Bộ Xây dựng có một Giám đốc chịu trách nhiệmquản lý chung và năm phòng nghiệp vụ trực thuộc, bao gồm: phòng Phát triểncông nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu, phòng Tổng hợp (Tổ chức – Hành chính –

Kế hoạch – Tài vụ), phòng Tích hợp dữ liệu và quản trị mạng, phòng Tư liệu, thưviện và tra cứu, phòng Thông tin và tư vấn dịch vụ thông tin.

Trung tâm tin học Bộ Xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 1 – Sơ đồ tổ chức Trung tâm tin học Bộ Xây dựng

Phòng Phát triển Công nghệ thông tin và Cơ sở dữ liệu (CNTT & CSDL) làmột trong các phòng nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm tin học Bộ Xây dựng đượcthành lập theo quyết định số 727/QĐ-BXD ngày 26/05/2003 của Bộ trưởng BộXây dựng

Hiện tại Phòng Phát triển CNTT & CSDL có 1 Trưởng phòng và 4 chuyênviên tin học có trình độ từ đại học trở lên, trong đó có 2 người đó cú bằng thạc sỹ

và 2 người đang theo học cao học để tiếp tục nâng cao năng lực chuyên môn

1.1.2 Các chức năng của Phòng Phát triển CNTT & CSDL

Theo quyết định của Giám đốc Trung tâm tin học Bộ Xây dựng, Phòng Pháttriển CNTT & CSDL cú cỏc chức năng chính sau đây:

- Nghiên cứu, ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin và các cơ sở dữ liệuphục vụ công tác quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh và công tác thông tin,thư viện

Phßng TÝch hîp d÷ liÖu vµ qu¶n trÞ m¹ng

Phßng Th«ng tin

vµ t vÊn dÞch vô th«ng tin

Phßng

T liÖu, th viÖn

vµ tra cøu

- Xây dựng và phát triển các phần mềm tin học, trang thông tin điện tử của

Bộ Xây dựng

- Tổ chức đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ thông tin

1.1.3 Nhiệm vụ của Phòng Phát triển CNTT & CSDL

Để thực hiện các chức năng đã được quy định, Phòng Phát triển CNTT &CSDL cú cỏc nhiệm vụ sau:

- Tham gia xây dựng chiến lược, mục tiêu, kế hoạch phát triển hệ

thống tin học hoỏ cỏc hoạt động thông tin phục vụ quản lý trong ngành Xây dựng

- Đề xuất kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin

- Nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin qua các

đề tài, đề án, dự án khoa học công nghệ

- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản

lý, điều hành, sản xuất kinh doanh và công tác thông tin, thư viện trong ngànhXây dựng

- Xây dựng và phát triển hệ thống “Chớnh phủ điện tử ngành Xây dựng” theochương trình và hướng dẫn của Ban điều hành đề án Tin học hoá quản lý hànhchính nhà nước của Chính phủ; Tin học hoá về hành chính các dịch vụ công của

Bộ theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu các giải pháp để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin và mạng,phòng chống Virus, tin tặc; Nghiên cứu và thử nghiệm cá chế độ bảo mật thôngtin

- Quản lý kỹ thuật và vận hành trang Web của Trung tâm Tin học; Tổ chứccập nhật thông tin lên trang Web của Trung tâm tin học

- Nghiên cứu, biên soạn các tiêu chuẩn, qui phạm về CNTT ứng dụng trongxây dựng

- Thực hiện các dịch vụ tư vấn về CNTT, tham gia tư vấn thẩm định các dự

án, đề án, đề tài CNTT và giám sát thực hiện dự án CNTT

- Xây dựng mới và phát triển các phần mềm tin học và trang thông tin điệntử

- Xây dựng chương trình đào tạo tin học, viết giáo trình đào tạo tin học và tổchức cỏc lớp đào tạo cho mọi đối tượng

- Tham gia chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật; Chuyển giao và huấnluyện sử dụng các sản phẩm phần mềm tin học

- Giúp giám đốc lùa chọn các trang bị, dây chuyền công nghệ mới

- Tổ chức thực hiện các dịch vụ thông tin trên mạng

- Thực hiện cỏc cụng việc đột xuất của Bộ và Trung tâm

Hiện tại Phũng đó thu thập, xử lý và xây dựng được rất nhiều cơ sở dữ liệu(CSDL) quan trọng phục vụ cho các hoạt động của các đơn vị trong ngành Xâydựng, có thể kể đến:

- CSDL Tiêu chuẩn Xõy dựng : bao gồm các hệ thống Tiêu chuẩn xây dựngcủa Việt Nam, Anh, Hoa Kỳ, ISO…

- CSDL Định mức và đơn giá vật tư, thiết bị xây dựng: bao gồm định mức vàđơn giá các loại vật tư, thiết bị xây dùng trong nước và quốc tế.

- CSDL Tiến bộ Khoa học kỹ thuật xõy dựng : giỳp ghi nhận kịp thời nhữngthành tựu khoa học kỹ thuật mới có hiệu quả cao được áp dụng trong ngànhXây dựng

- CSDL Tài liệu, sách báo Xây dựng: lưu giữ trên đĩa cứng những Ên phẩmbáo chí do Bộ Xây dựng phát hành và những thông tin chuyên đề, tài liệu thamkhảo… cần thiết cho ngành Xây dựng

Bên cạnh đú, Phũng Phát triển CNTT & CSDL còn trực tiếp xây dựng vàphát triển các phần mềm dành riêng cho các đơn vị trong ngành Xõy dựng như:

- Phần mềm Quản lý cán bộ công chức ngành Xây dựng

- Phần mềm Kế toán xây lắp

- Phần mềm Tính dự toán công trình

- Phần mềm Quản lý văn bản Bộ Xây dựng

Trong năm 2004 Phòng Phát triển CNTT & CSDL đã có được những hoạtđộng rất hiệu quả đóng góp vào sự nghiệp phát triển công nghệ thông tin trongngành Xây dựng Các hoạt động đó là:

- Hoàn thành các dự án Đầu tư xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu Bộ Xâydựng và Đầu tư xây dựng Hạ tầng công nghệ thông tin Cơ quan Bộ Xây dựng

- Hoàn thành xây dựng giải pháp khả thi cho 3 phần mềm dùng chung tại BộXây dựng và đã được Ban điều hành đề án 112 Chính phủ thẩm định, bao gồm:

Hệ thống thông tin tổng hợp phục vụ điều hành của Bộ Xây dựng, Hệ thống hỗ trợđiều hành tác nghiệp của Bộ Xây dựng và Hệ thống phần mềm cơ sở của Trungtâm tích hợp dữ liệu

- Đăng ký với Bộ Khoa học và Công nghệ Dự án “Ứng dụng và phát triểnphần mềm nguồn mở tại Bộ Xây dựng giai đoạn 2005 – 2008”.

- Thẩm định một số dự án công nghệ thông tin theo sự phân công của Banđiều hành đề án 112 Chính phủ

Đây là những thành tựu rất đáng tự hào của Phòng Phát triển CNTT &CSDL, làm nền tảng để các chuyên viên tin học trong Phòng tự tin và tiếp tục tiếnlên trên con đường nghiên cứu và phát triển công nghệ thông tin ngành Xây dựng

1.2 Lý do lùa chọn đề tài “Xõy dựng hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị”

1.2.1 Lý do lùa chọn đề tài

Lịch sử phát triển xã hội loài người đã chứng minh sự phát triển đô thị làmột tất yếu khách quan Đô thị ra đời như mét hình thức khẳng định sự phát triểnnhất định về văn hoá của con người Quá trình đô thị hoá là kết quả của văn hoáphát triển và đến lượt mình, đô thị mới lại tạo ra môi trường mới cho văn hóa pháttriển tới một trình độ cao hơn Đô thị bao giê cũng là trung tâm văn hoá, chính trị,kinh tế của một vùng miền hay một quốc gia Chính vì vậy, đầu tư xây dựng cáckhu đô thị mới đang ngày càng được khẳng định là xu hướng phát triển tất yếu củacác đô thị

Là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của cả nước, vì sự phát triển nhanhchóng và ổn định của Thủ đô, khoảng 10 năm trở lại đây, Hà Nội đã thực hiệnviệc phát triển các khu đô thị mới Cùng với tốc độ công nghiệp hoá, hiện đại hoánhanh và mạnh như hiện nay, quá trình đô thị hoá Thủ đô Hà Nội cũng diễn ra rấtnhanh chóng Hàng loạt các chung cư, các khu đô thị mới được xây dựng đã làmcho bộ mặt Thủ đô trở nên văn minh, hiện đại hơn và chất lượng cuộc sống củangười dân ngày càng được nâng cao

Việc xây dựng các khu đô thị mới càng quan trọng đối với sự phát triểncủa thành phố thì việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị càng phảiđược tiến hành một cách cẩn thận, chi tiết và khoa học Chỉ có quản lý tốt các dự

án đầu tư khu đô thị mới có thể giúp cho những cơ quan và cá nhân quản lý nhanhchóng nắm được đầy đủ thông tin về các khu đô thị đã, đang, và sẽ được xây dựngcủa thành phố và qua đó đưa ra được các quyết định chính xác, kịp thời, hiệu quả

Để góp phần tăng hiệu quả quản lý các dự án đầu tư khu đô thị thì việc ứngdụng công nghệ thông tin trong quản lý có ý nghĩa rất quan trọng Chính vì vậy,

đề tài “Xõy dựng hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị “ làmột đề tài mang tính thực tiễn cao và đáp ứng được nhu cầu quản lý trong giaiđoạn hiện nay Sự thành công của đề tài này sẽ mang lại các lợi Ých sau:

- Cho phép kết xuất thông tin báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác

- Nâng cao hiệu quả công tác quản lý

- Cung cấp nhiều cách thức quan sát thông tin báo cáo

1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị tại Hà Nội

Các khu đô thị mới ở nước ta xuất hiện khoảng 10 năm trở lại đây do nhucầu mở rộng các thành phố và giải quyết nơi ở cho người dân trong điều kiện quĩđất có hạn Việc xây dựng các khu đô thị mới được tiến hành theo các dự án đầu

tư đã được nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng để đảm bảo tính cần thiết, các yêu cầu

kỹ thuật còng như tính thẩm mỹ của công trình

Các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị mới ra đời làm phát sinh nhu cầuquản lý các dự án đó một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng Tuy nhiên, công việc quản

lý các dự án này từ trước tới nay chủ yếu vẫn do con người thực hiện và việc ứngdụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án là rất hạn chế Trong quản lý dự ánđầu tư khu đô thị tại một số Ban quản lý dự án tại Hà Nội, các chương trình máytính được sử dụng chỉ gồm hai chương trình là Excel và Word

Phần mềm Excel được sử dụng để tính toán và đưa ra các báo cáo tài chínhcủa dự án Tuy nhiên, dữ liệu cho từng báo cáo phải được nhập bằng tay và việctìm kiếm số liệu là do cán bộ nhập liệu tiến hành Việc tìm kiếm dữ liệu một cáchthủ công và nhập rất nhiều dữ liệu cùng một lúc làm cho việc kết xuất ra các báocáo về dự án không thể tiến hành một cách nhanh chóng và cũng không thể tránhkhỏi những sai sót vô tình trong quá trình nhập liệu Thực tế đó cho thấy, phầnmềm Excel tuy là một phần mềm giúp Ých rất nhiều cho công việc tính toánnhưng lại không hoàn toàn phù hợp với công việc quản lý, đặc biệt là quản lý dự

án vì đây là một công việc phức tạp, tiến hành theo thời gian dài, lượng dữ liệu xử

lý lớn và đòi hỏi nhiều loại báo cáo khác nhau

Các văn bản liên quan tới các dự án ngoài việc được lưu trên giấy tờ cònđược ghi nhận dưới dạng một file Word trờn mỏy để có thể tìm kiếm và tra cứukhi cần thiết mà không cần phải sử dông tới văn bản gốc trờn giấy được cất giữmột cách cẩn thận để đảm bảo tính pháp lý cho các hoạt động của dự án Việc sửdụng file Word để lưu văn bản tuy giúp cho việc tìm kiếm và đọc các văn bản đó

dễ dàng hơn nhưng lại gây ra một khó khăn để xác định các văn bản thuộc cùngmột dự án và những văn bản khác có liên quan đến văn bản đang cú vỡ một vănbản có thể thuộc một dự án nhưng cũng có thể liên quan tới nhiều dự án khácnhau

Những bất cập trờn đó làm cho việc quản lý các dự án xây dựng khu đô thịhiện nay không đạt được kết quả mong muốn, càng có nhiều dự án được thực hiệnthì việc tìm kiếm, ghi nhận, và kết xuất thông tin liên quan tới các dự án đó càngtrở nên khó khăn Chính vì vậy, cần phải tiến hành xây dựng “Hệ thống thông tinquản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị” để giúp cho việc quản lý các dự ánđược hiệu quả và có thể đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác

1.2.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Quản lý các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị là công việc cần phải tiếnhành trong thời gian dài và phải xử lý một lượng thông tin rất lớn Quá trình quản

lý các dự án được chia làm ba giai đoạn bắt đầu từ khi chuẩn bị đầu tư, quá trìnhthực hiện đầu tư và cuối cùng là kết thúc dự án sau khi tất cả các công trình của dự

án đã được hoàn thành

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ, chính xác vềnhững loại văn bản pháp qui liên quan đến dự án, tổng mức đầu tư của dự án,nguồn vốn được sử dụng trong dự án

Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, hệ thống sẽ theo dõi dự án về tổng mứcđầu tư được duyệt, ngày khởi công các công trình, giá trị thực hiện các công trình

và ngày hoàn thành bàn giao

Trong giai đoạn kết thúc dự án đầu tư, hệ thống sẽ tổng hợp các thông tinthu nhận được từ dự án để tính ra toàn bộ chi phí cho cả dự án và đưa ra giỏ trịquyết toán của dự án

Bên cạnh đó, tại bất cứ thời điểm nào, hệ thống cho phép nhà quản lý có thểtiến hành kết xuất các báo cáo để theo dõi tình hình thực hiện dự án đầu tư đangđược tiến hành hoặc báo cáo các thông tin liên quan tới các dự án đã hoàn thành

1.2.4 Một số khái niệm sử dụng trong quản lý đầu tư xây dựng khu đô thị

- Dự án đầu tư xây dựng khu đô thị: là tập hợp các đề xuất có liên quan đếnviệc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo các khu đô thị nhằm mục đíchphát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình trong một thời hạn nhất định

- Chủ đầu tư: là người sở hữu vốn hoặc là người được giao quản lý và sửdụng vốn để đầu tư xây dựng khu đô thị

- Tổng mức đầu tư dự án: là khái toán chi phí của toàn bộ dự án được xácđịnh trong giai đoạn lập dự án, gồm chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phíđền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí khác bao gồm cả vốn lưu động

đối với các dự án sản xuất kinh doanh, lãi vay trong thời gian xây dựng và chi phí

dự phũng

- Tổng đầu tư được duyệt của dự án: là toàn bộ chi phí cần thiết để đầu tư xâydựng công trình, được xác định trong giai đoạn thiết kế kỹ thuật đối với trường hợpthiết kế 3 bước, thiết kế bản vẽ thi công đối với các trường hợp thiết kế 1 bước và 2bước và là căn cứ để quản lý chi phí xây dựng công trình

- Giá trị quyết toán: Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện quyết toán vốn đầu

tư xây dựng công trình ngay sau khi công trình hoàn thành đưa vào khai thác sửdụng theo yêu cầu của người quyết định đầu tư Vốn đầu tư được quyết toán làtoàn bộ chi phí hợp pháp đã được thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự ánvào khai thác, sử dụng Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện đúng với thiết

kế, dự toán được phê duyệt, bảo đảm đúng định mức, đơn giá, chế độ tài chính kếtoán, hợp đồng kinh tế đã ký kết và các quy định khác của Nhà nước có liên quan

- Hợp đồng trong hoạt động xây dựng: được xác lập cho các công việc lậpquy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng,thiết kế công trình, giám sát, thi công xây dựng công trình, quản lý dự án xâydựng công trình và các công việc khác trong xây dựng

- Thanh toán hợp đồng: Chủ đầu tư và đối tác ký kết các hợp đồng liên quantới việc thực hiện dự án đầu tư Các hợp đồng này được thanh toán làm một lầnhoặc nhiều lần tuỳ theo thoả thuận của hai bên Số lần thanh toán có thể theo giaiđoạn, theo phần công việc đã hoàn thành hoặc thanh toán một lần khi hoàn thànhtoàn bộ hợp đồng

1.2.5 Công cụ thực hiện

Để thực hiện được “Hệ thống thông tin quản lý đầu tư xây dựng khu đô thị”cần phải sử dụng đến kiến thức tổng hợp về khảo sát - phân tích - thiết kế hệ thốngthông tin, các giải thuật, quá trình xây dựng một phần mềm và kỹ thuật lập trình

đã được các thầy truyền dạy trong trường Đại học Tuy nhiên, công cụ cụ thể được

sử dụng để xây dựng chương trình này chính là những lý thuyết về xây dựng cơ

sở dữ liệu và được hiện thực hoá thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu VisualFoxPro

Chương II – cơ sở lý luận vềPhân tích và thiết kế hệ thống thông tin

2.1 Hệ thống thông tin (HTTT)

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

HTTT là một tập hợp những con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữliệu… thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tậpcác ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bịtin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từcác nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu

đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến cỏc đớch(Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

§ÝchNguån

Ph©n ph¸t

Kho d÷ liÖu

Hình 2- Mô hình hệ thống thông tinNhư hỡnh trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phậnđưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Hệ thống quản lý đầu tư xây dựng khu đô thị thu thập dữ liệu về những vănbản cần thiết cho dù án, những hợp đồng được ký kết, và những lần thanh toánhợp đồng, xử lý chúng cùng với các dữ liệu được ghi nhận từ trước trong hệ thống

để tạo ra những báo cáo về tình hình thực hiện dự án, báo cáo thanh toán hợpđồng… để chuyển cho chủ đầu tư Vậy đõy chớnh là một hệ thống thông tin

2.1.2 Phân loại HTTT

Phân loại theo chính thức và không chớnh thức:

- Hệ thống thông tin chính thức: bao hàm một tập hợp các qui tắc và phươngpháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc Ýt ra thì cũng được thiết lập theo một cáchtruyền thống

- Hệ thống thông tin phi chính thức: là một hệ thống thông tin không hàmchứa trong nú cỏc qui tắc, phương pháp và các văn bản rõ ràng

Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin ra:

- HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống này

xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, vớinhà cung cấp, người cho vay hoặc nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra cáctài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đú Cỏc hệ thống xử lý giao dịch

có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổchức.

- HTTT quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợgiúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiểntác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thống này tạo racác báo cáo cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Hệ thốngnày phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình màviệc ra quyết định cần đến Thêm vào đó, nú cũn có khả năng mô hình hoá để cóthể phõn lớp và đánh giá các giải pháp

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trítuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng cáccông cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Đặctính riêng của nó là nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủyếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắcđược chuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System forCompetitive Advantage): Hệ thống này được thiết kế cho người sử dụng là ngườingoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một

tổ chức khỏc cựng ngành công nghiệp

Phân loại theo cấp quản lý trong doanh nghiệp:

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cáchphân chia này, có ba loại HTTT là: HTTT ở mức chiến lược, HTTT mức chiếnthuật và HTTT mức tác nghiệp

“Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị” là hệthống thông tin tác nghiệp hỗ trợ quản lý và là hệ thống được sử dụng một cáchchính thức.

2.1.3 Các mô hình biểu diễn HTTT

Cựng mét HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm củangười mô tả Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động củamột ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏiđược hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần được thực hiện Đối vớigiám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó như một thực thểcho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyểntiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng.Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó như mộtthực thể cấu thành từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau, được viết trong ngônngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từvới dung lượng cụ thể nào đó

Mỗi một người trong số họ mô tả HTTT theo một mô hình khác nhau Kháiniệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra mét trong những nền tảng củaphương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT được sử dụng trong chuyên đềthực tập tốt nghiệp này Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT:

mô hình logớc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

Mô hình logớc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu gì mà nó thu thập, xử lý

mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời cho câu hỏi

“ Cái gì ?” và “ Để làm gì ?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng

còng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống

gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hìnhlogớc này.

Mô hình vật lý ngoài chó ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ

thống như: các vật mang dữ liệu, các vật mang kết quả, hình thức của đầu vào vàcủa đầu ra, phương tiện để thao tác vơi hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, conngười và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như cácyếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được xửdụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những

thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi:

Cái gì? Ai? Ở đâu? và Khi nào? Mét khách hàng nhìn HTTT tự động ở quầy giao

dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống,

tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật.Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng đểthực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật

lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện

Mô hình này giải đáp cõu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ

thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một gúc nhỡn khác nhau, mô hình logớc là kếtquả của gúc nhỡn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gúc nhỡn sử dụng, và môhình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trờn cú độ ổn định khác nhau,

mô hình logớc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Mô hình

ổn định nhất Cái gì ? Để làm gì ?

Mô hình logớc ( Gúc nhìn quản lý)

Hình 4 – Ba mô hình của một hệ thống thông tin

2.1.4 Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt

Như chóng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dùa vào

chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Do đó, mộtHTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Mét HTTT hoạt động tốt hay kém được đánh giá thông qua chất lượngthông tin mà nó cung cấp Những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thông tinbao gồm :

Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tin cậy được Độ tin cậy củathông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin Ýt độ tin cậy

sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp được thông tin ở nhiều góc độ khácnhau, bao quát được những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lýxem xét vấn đề và đưa ra quyết định

Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải được gửi tới cho những người sửdụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với người sử dụng,trình bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phảiđược bố trí hợp lý

Tính được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quớ bỏu của tổ chức, vì vậy nóphải được bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những người được quyền mới được

M« h×nh vËt lý ngoµi (Gãc nh×n sö dông)

phép tiếp cận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chứcnhững thiệt hại rất lớn.

Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ

an toàn nhưng vẫn không có Ých nếu nó không được gửi tới người sử dụng khicần thiết Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợpvới công việc

“Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị” thu thập đầy

đủ các thông tin liên quan tới việc quản lý dự án đầu tư xây dựng, sử dụng ngônngữ chuyên môn trong quản lý xây dựng và hạn chế sự tiếp cận với những thôngtin quan trọng của hệ thống thông qua việc phân quyền cho người sử dụng Đây là

hệ thống quản lý đã được ứng dụng tin học hoỏ nờn tại bất kỳ thời điểm nào, hệthống cũng có thể cung cấp cho người sử dụng những thông tin đầy đủ, phù hợpnhất trong thời gian ngắn nhất có thể

2.2 Phương pháp phát triển một HTTT

2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cungcấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một

hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệthống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từviệc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hìnhthực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năngcải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lụgớc và mô hình vật lýngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng

mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tinhọc Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào trong hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắtbuộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có rất nhiều vấn đề

về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quá trình quản lý là nguyên nhânthúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Tuy nhiên cỏc nguyờn nhân chính cóthể đựơc tóm lược như sau : Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thốngthông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thốngthông tin? Có rất nhiều vấn đề về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quátrình quản lý là nguyên nhân thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Tuy nhiêncác nguyên nhân chính có thể đựơc tóm lược như sau :

1 Những vấn đề về quản lý : Quản lý là việc rất cần thiết đối với mọi đơn

vị, tổ chức bởi vì nó là nền tảng quyết định sự thành công của tổ chức, đơn vị đó.Những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống liên quan đến quản

lý có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống Chính vì vậy nó trở thành một trong cácnguyên nhân để phát triển một hệ thống thông tin

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý : Bất kỳ một hệ thống nào cũng hoạtđộng trong một môi trường mở, nghĩa là luôn luôn có sự thay đổi Những sự thayđổi của môi trường bên ngoài có tác động tới hệ thống, làm hệ thống thay đổi và

do đó nảy sinh những yêu cầu mới đối với việc quản lý Những thay đổi nhưnhững luật mới do chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạnghoỏ cỏc hoạt động của doanh nghiệp …đều có thể thúc đẩy việc phát triển một hệthống thông tin mới

3 Sù thay đổi công nghệ : Trong thời đại hiện nay, việc các phát minh, sángchế xuất hiện nhanh chóng đã dẫn tới những công nghệ hết sức mới mẻ và hiệuquả trên tất cả các lĩnh vực Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn đếnviệc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin củamình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những côngnghệ mới hiệu quả hơn Do đó khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều

tổ chức phải rà soát lại hệ thống thông tin để quyết định những gì họ phải cài đặtkhi muốn sử dụng những công nghệ mới này.

4 Thay đổi sách lược chính trị : Bất kỳ hệ thống nào cũng phải nằm trongmột thể chế chính trị nhất định và chịu ràng buộc của thể chế chính trị đó Đó lànguyên nhân những thay đổi sách lược chính trị cũng có thể dẫn đến việc pháttriển một hệ thống thông tin

Trong thực tiễn hiện nay, việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng khu đô thịchủ yếu là do con người đảm nhận, trong khi đó, số lượng tài liệu cần thiết lại quálớn và quá trình tiến hành đầu tư lại diễn ra trong một thời gian dài, gây khó khăn

việc quản lý Vì vậy, “Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xõy dựng khu đô thị” ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý đặt ra là giảm nhẹ công việc của nhà

quản lý và nâng cao chất lượng của hệ thống

2.2.2 Phương pháp phát triển HTTT

Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đượcmột sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dông, mà nó được hoà hợp vàotrong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn

về tài chớnh và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phươngpháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta cónguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Tại sao lại như vậy? Một hệthống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũngrất phức tạp Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiếnhành nghiêm túc, một phương pháp

Mét phương pháp được định nghĩa Một phương pháp được định nghĩa như méttập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thốngchặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn

Có ba phương pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT : Có ba phương pháp cơbản nhất để xây dựng HTTT :

- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cỏi riờng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lụgớc khi phân tích

và từ mô hình lụgớc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Mét HTTT thường được mô tả thông qua ba mô hình: mô hình lụgớc, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng,chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phươngpháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những môhình nàyvà do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cỏi riờng là nguyên tắc tự đơn giản hoá.Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểucác mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng phương pháp này làhiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứngdụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chitiết hơn Nhiệm vụ lúc đó cũng khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc

3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lụgớc khi phân tích và đi từ lụgớc sang vật lý khithiết kế Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và vềkhung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu vàquan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ

thống Ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta: “Robert xem xét bản sao màu

hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán” hơn là nói: “Ngừơi thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định tính đúng đắn của số

tiền trả” Việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên Tuy nhiên, vấn

đề sẽ khác đi khi tiến hành thiết kế hệ thống mới Trong thực tế ta xây dựng trước

hết rằng: “Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi ta xem xét

cụ thể nên để “Khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá

nhân vào máy” hay là để “Khách hàng để ngún tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá”.

“Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị” được xâydựng nhờ kết hợp cả ba nguyên tắc trên nhưng chủ yếu là theo nguyên tắc

“Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lụgớc khi phõn tớch và từ mô hình lụgớcsang mô hình vật lý khi thiết kế”

2.2.3 Các nguyên tắc phát triển HTTT

1 Đi từ cái chung tới cỏi riờng

2 Sử dụng các mô hình

3 Đi từ vật lý tới lụgớc trong phân tích và đi từ lụgớc đến vật lý trong thiết kế

4 Tính toán các chi phí và lợi Ých

5 Sử dụng phương pháp “Tiếp cận hệ thống”

6 Tiến triển dần và lặp lại

7 Làm việc tập thể

2.3 Các giai đoạn phát triển HTTT

Việc phát triển “Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô

thị” được tiến hành theo phương pháp bao gồm 7 giai đoạn Trong phương pháp

này, mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác Cuối mỗigiai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự pháttriển hệ thống Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giaiđoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Trong quá trình phát triển hệ

thống có một số nhiệm vụ được thực hiện trong tất cả các giai đoạn Đó là việc lập

kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự

án và lập tài liệu về hệ thống và về dự ỏn

2.3.1 Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữliệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự ánphát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chiphí lớn

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn sau:

1 - Lập kế hoạch

2 - Làm rõ yêu cầu

3 - Đánh giá khả năng thực thi

4 - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đỏnh gớa yêu cầu

2.3.2 Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đú, xỏc định nhữngđòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thốngthông tin mới phải đạt được Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếptục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới

Để làm được những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạnsau: Để làm được những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau:

1 - Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2 - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

3 - Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 - Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 - Đánh giá lại tính khả thi

6 - Thay đổi đề xuất của dự án

7 - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

2.3.3 Giai đoạn 3 - Thiết kế lụgớc

Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lụgớc của một HTTT, chophép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đãđược thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lụgớc của hệ thống mới sẽ bao hàm cácthông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý vàhợp thức hoá sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ được nhập vào Mô hình lụgớc phảiđược những người sử dụng xem xét và chuẩn y

Giai đoạn này cú cỏc công đoạn sau: Giai đoạn này có các công đoạn sau:

1 - Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 - Thiết kế xử lý

3 - Thiết kế các luồng dữ liệu vào

4 - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lụgớc

5 - Hợp thức hoá mô hình lụgớc

2.3.4 Giai đoạn 4 - Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hìnhlụgớc nhằm chọn lùa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống Mỗi phưong án làmột phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả

chi tiết Để giúp những người sử dụng lùa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơncác mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí

và lợi Ých (hữu hình và vô hình) của mỗi phương pháp và phải có những khuyếnnghị cụ thể

Trong giai đoạn này phải thực hiện các bước sau:Trong giai đoạn này phải thựchiện các bước sau:

1 - Xỏc định cỏc ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

2 - Xõy dựng cỏc phương án của giải pháp

3 - Đỏnh giỏ cỏc phương án của giải pháp

4 - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

2.3.5 Giai đoạn 5 - Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cảcác đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướngdẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với nhữngphần tin học hoá

Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng đoạn sau:Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn sau:

1 - Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài

2 - Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra

3 - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

4 - Thiết kế các thủ tục thủ công

5 - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.3.6 Giai đoạn 6 - Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoỏ của hệ thống thụng tin Sản phẩm cuối cựng của giai đoạn này chớnh là phầnmềm Giai đoạn này phải cung cấp cỏc bản hướng dẫn sử dụng và thao tỏc, cũngnhư cỏc tài liệu mụ tả về hệ thống

Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng đoạn sau:Giai đoạn này bao gồm cỏc cụngđoạn sau:

1 - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

2 - Thiết kế vật lý trong

3 - Lập trỡnh

4 - Thử nghiệm hệ thống

5 - Chuẩn bị tài liệu

2.3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thỏc

Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập

XD ph ơng án

Thực hiện kỹ thuậtThiết kế vật lý

Cài đặt

Hình 4- Các công đoạn phát triển một HTTT

2.4 Phân tích HTTT

2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn : Đây là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhấtdùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu được những

xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu tráchnhiệm trên thực tế mà có thể không được ghi trên văn bản tổ chức và thu đượcnhững nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà khó có thể nắm bắt được khi tàiliệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

- Nghiên cứu tài liệu : Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ vềnhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tìnhtrạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụcủa các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra Thông tin trêngiấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

- Sử dụng phiếu điều tra : Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn cácđối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thỡ dựng tới phiếu điều tra Yêu cầucác câu hỏi ghi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau và phiếu phải ghi theocách thức dễ tổng hợp

- Quan sát : Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tàiliệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo nào, có sắp xếp

hoặc không sắp xếp, lưu trữ cú khoỏ hoặc khụng khoỏ… Quan sát sẽ có khi gặp khókhăn vì đôi khi người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường.

Trong quá trình xây dựng “Hệ thống thông tin quản lý dự án đầu tư khu đôthị”, “Phỏng vấn” và “Nghiờn cứu tài liệu” là hai phương pháp được sử dụng chủ yếu

để thu thập và phân tích thông tin Phương pháp “Phỏng vấn” được sử dụng đẻ tìmhiểu những hoạt động nghiệp vụ thực tế trong quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đôthị còn phương pháp “Nghiờn cứu tài liệu” giúp hiểu rõ những giấy tờ, văn bản, thủtục cần thiết cho quá trình quản lý xây dựng, những mẫu biểu báo cáo cần thiết

2.4.2 Mó hoỏ dữ liệu

Xõy dùng HTTT rất cần thiết phải mó hoỏ dữ liệu Việc mó hoỏ sẽ mang lạicác lợi Ých sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Mã hiệu được xem là sự biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn

về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Mó hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tínhquy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợpnhững đối tượng cần biểu diễn

Các phương pháp mó hoỏ cơ bản bao gồm:

- Phương pháp mó hoỏ phân cấp : Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản.Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ tráiqua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấpsâu hơn

- Phương pháp mó hoỏ liên tiếp : Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạodãy nhất định Chẳng hạn nếu người tuyển dụng vào làm việc trước mang mã số

999 thì người tiếp theo mang mã 1000

- Phương pháp mã hóa tổng hợp : Đây là phương pháp kết hợp của mó hoỏphân cấp và mó hoỏ liên tiếp

- Phương pháp mó hoỏ gợi nhớ : Phương pháp này căn cứ vào đặc tính củađối tượng để xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu trong mó hoỏtiền tệ quốc tế: VND, USD…

- Phương pháp mó hoỏ theo xeri : Phương pháp này chính là sử dụng một tậphợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như mét giấy phép theo mã qui định

- Phương phỏp mó hoỏ ghộp nối : Phương pháp này chia mã thành nhiềutrường, mỗi trường trương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa nhữngtập hợp con khác nhau với đối tượng được mó hoỏ

Để quản lý được cỏc dự án đầu tư xây dựng khu đô thị, tất yếu phải sửdụng tới việc mó hoó cỏc đối tượng quản lý Với một số lượng lớn và phức tạp cácđối tượng của một dự án đầu tư, các phương pháp mó hoỏ được sử dụng trong hệthống cũng rất phong phú và là sự kết hợp của nhiều phương pháp: mó hoỏ liêntiếp, mó hoỏ phõn cấp, mó hoỏ tổng hợp, mó hoỏ gợi nhớ

2.4.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT

 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)

- Khái niệm: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thứcđộng, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

- Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin:

+ Xử lý:

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn

Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn

+ Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá Tin học hoá+ Dòng thông tin+ Điều khiển + Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

- Khái niệm : Sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính HTTT như sơ đồluồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tớinơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tảđơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD

sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Tµi liÖu

Tªn ngêi/bé phËn

ph¸t/nhËn tin

Tờn dũng dữ liệuDũng dữ liệu Dũng dữ liệu

Tiến trỡnh xử lý

Tệp dữ liệuKho dữ liệu Kho dữ liệu

Cụng việc quản lý dự ỏn đầu tư khu đụ thị cú thể được mụ tả qua mụhỡnh sau:

Hồ sơ dự ỏn đầu tư

- Cỏc mức của DFD:

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rất khỏi quỏt nội dung chớnh

của HTTT Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn lànhận ra nội dung chớnh của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sỏng sủa, dễ nhỡn cúthể bỏ qua cỏc kho dữ liệu, bỏ qua cỏc xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh cũn đượcgọi là sơ đồ mức 0

Têntiến trình

xử lý

Quản lý

dự ánkhu đô

thị

+ Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn, ngừơi ta dùng kỹ thuật

phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành

sơ đồ mức 0, sau mức 0 là mức 1 …

- Một sè quy tắc và qui ước liên quan tới DFD:

1 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhauthì có thể tạo ra chỉ một luông duy nhất

3 Xử lý luôn phải được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để cỏc luụng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho các xử lý phải là một động từ

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác vớiluồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

7 Thông thường một xử lý mà lụgớc xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phân rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên cùng một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích củamột DFD mức lớn hơn nào đó Đây gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) củaDFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lụgớc trong từ điển hệ thống

Vật lý

IFD

(Information Flow Diagram)

Sơ đồ luông thông tin

Sơ đồ luồng dữ liệu

SD

(System Dictionary)

Từ điển hệ thống

Cỏc phớch lụgớcHình 5 – Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT

2.5 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL Các bước chi tiết khi thiết

kế CSDL đi từ các thông tin ra bao gồm:

2.5.1 Bước 1 – Xác định các đầu ra của HTTT

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng

2.5.2 Bước 2 – Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

+ Liệt kê thành danh sỏch cỏc phần tử thông tin có trên đầu ra