kỹ thuật tổ chức công sở

CHƯƠNG ICÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG SỞ I-Các khái niệm cơ bản: -Bộ máy: là hệ thống các cơ quan nhà nước có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quan hệ mậ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NỘI DUNG

CHƯƠNG I:

CÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU

CỦA CÔNG SỞCHƯƠNG II:

KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞCHƯƠNG III:

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VÀ THIẾT BỊ

CHƯƠNG IV:

PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

HÀNH CHÍNHCHƯƠNG V:

ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

CHƯƠNG I

CÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU

CỦA CÔNG SỞ

I-Các khái niệm cơ bản:

-Bộ máy: là hệ thống các cơ quan nhà nước có vị

trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất

-Tổ chức: là 1 hệ thống tập hợp 2 hay nhiều

người, có sự phối hợp hoạt động có ý thức nhằm

-Cơ quan: là một tổ chức, được nhấn mạnh đến thiết

chế, điều hành và các cấp bậc trong đó, là đầu

mối giao dịch của tổ chức

-Văn phòng: là bộ máy điều hành tổng hợp của CQ,

tổ chức; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt

động của CQ, tổ chức

CƠ QUAN: THIẾT CHẾ, ĐIỀU HÀNH, CẤP BẬC

CÔNG SỞ: CƠ SỞ VẬT CHẤT, ĐỊA ĐIỂM

II-Khái niệm và đặc điểm cơ bản của công sở:

1-Khái niệm công sở: là một tổ chức đặt dưới sự

quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một

công việc chuyên ngành của Nhà nước

Đếm xem có bao nhiêu chữ “công” trong

2- Nhiệm vụ công sở:

-Quản lý công vụ theo pháp luật

-Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận

-Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa

CQ này với CQ khác

-Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ theo cơ chế

-Tổ chức giao tiếp với dân, v i các CQ, tổ chức XH ới các CQ, tổ chức XH -Quản lý tài sản của cơ quan, ngân sách

-Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng

pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền

3-Phân loại công sở:

-Dựa vào tính chất, nội dung hoạt động:

+ Công sở hành chính;

+ Công sở sự nghiệp

-Dựa trên phạm vi hoạt động:

+ Công sở Trung ương;

+Công sở Trung ương đóng ở địa phương;+Công sở do địa phương quản lý

-Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản

lý của NN, thực hiện quản lý chung hoặc trên

từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch của NN

-Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lý

của NN, thực hiện các hoạt động có tính chất

nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là

4- Đặc điểm công sở

• Được thành lập bằng Luật và đặt dưới

sự quản lý của Nhà nước;

• Nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội;

• Có trụ sở và tên gọi thống nhất;

• Có nhiệm vụ theo luật định

• Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động

Hoạt động công sở

Truyền thông

Thúc đẩy động

Môi tr ờng chính trị

II-Những vấn đề chung về tổ chức hoạt động của các công sở:

1-Mục đích, yêu cầu:

a-Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở:

+Cần có môi trường tốt, tâm lý thoải mái

+Các vị trí làm việc bố trí hợp lý

b- Công sở cần chấp hành đúng pháp luật:

-Công sở hoạt động theo quy chế => Tạo sự ổn định và phát triển công sở, là ĐK để đánh giá cán bộ

c- Công sở phải có khả năng phát triển bền

vững:

- Mở rộng các hoạt động;

- Củng cố mối quan hệ trong và ngoài công sở

d- Công sở phải hiện đại hoá, hoạt động khoa học, góp phần nâng cao trình độ lãnh đạo.

2-Nội dung của tổ chức hoạt động trong công sở:

-Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể

-Tập hợp các nhiêïm vụ có liên hệ với nhau nhằm

điều hành trật tự, thích hợp

-Chọn lựa người thực hiện

-Sử dụng thẩm quyền đúng đắn, hợp lý để điều hành phù hợp với công sở và mục tiêu chung

-Tạo điều kiện cần thiết (vật chất,…)để cán bộ công chức hoàn thành nhiệm vụ

-Đánh giá công việc, xác định mức độ hoàn thành

3-Nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở:

a-Công khai: mọi thành viên đều phải biết rõ công

việc của mình, nhóm mình và toàn bộ công sở

+Biện pháp:

Xây dựng kế hoạch;

Các hoạt động KTr, đánh giá kết quả công việc;

Trách nhiệm của từng bộ phận…

+Tác dụng:

• Tạo ra sự hiểu biết hợp tác trong công việc;

• Tạo ĐK cho công sở phản ứng kịp thời với

những thay đổi trong quá trình thực hiện các

nhiệm vụ chung;

.Làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu trong quá trình điều hành được hạn chế

b-Liên tục: là quá trình thường xuyên, được phối

hợp theo quy chế hoạt động của công sở

Biểu hiện:

+Sự liên tục trong quan hệ điều hành (truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý)

+Sự phát triển liên tục của công việc, công sở và

từng bộ phận trong đó

+Công sở phải được kiểm tra, đánh giá thường

xuyên

c-Phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách

nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận:

+Thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn

+Phát huy năng lực sáng tạo

+Nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong

công sở, chống quan liêu

d-Dân chủ hoá trong quá trình điều hành:

+Cần bàn bạc với các ngành, các cấp, các đơn vị có

+Tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức để mọi thành viên hiểu, tự giác thực hiện quyết định.

e-Tuân thủ pháp luật:

+Các hành vi điều hành phải đúng với quy định của Nhà nước

+Vi phạm các quy chế đều bị xem xét theo pháp

luật

Chương II- KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH

CÔNG SỞ

I-Quan niệm chung:

1-Kỹ thuật điều hành:

+Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động;

+ Là biện pháp có tính công nghệ vận dụng trong

hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết công

việc

2-Nghiệp vụ hành chính: là kỹ năng thực hành, tiến

*Một số nghiệp vụ quan trọng là:

-Lĩnh vực xây dựng và quản lý văn bản gồm:

• +Nghiệp vụ văn thư (đánh máy, lập hồ sơ, đăng

ký và chuyển giao văn bản, )

• +Nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, đánh giá, chỉnh lý

thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và phục vụ khai thác các văn bản, )

• -Lĩnh vực tổ chức điều hành công việc:

• +Nghiệp vụ đo lường công việc hành chính

• +Nghiệp vụ kiểm tra công việc

• +Nghiệp vụ lễ tân

• +Lập chương trình công việc của cơ quan, công sở

• +Tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo

• +Nghiệp vụ thư ký

• +Nghiệp vụ sử dụng các thiết bị văn phòng…

-Các loại nghiệp vụ khác có liên quan gồm:

+Nghiệp vụ kế toán, tài vụ

+Nghiệp vụ quản lý nhân sự

+Nghiệp vụ thống kê

+Quản lý tài sản cơ quan

=>Nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính liên quan chặt chẽ với nhau, với quá trình tổ chức công việc; quan hệ mật thiết với công tác văn phòng, với việc tổ

chức, quản lý các dịch vụ công…

II-Đặc điểm của kỹ thuật điều hành trong giai

đoạn hiện nay

1-Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới và hiện đại hoá nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin

-Muốn nhận thức đúng các thông tin đa dạng và sử dụng chúng thì phải biết cách xử lý

-Phải có những thay đổi trong hoạt động của cơ

quan, thay đổi và hoàn thiện các kỹ thuật và công nghệ để kịp thời xử lý thông tin

Quá trình xử lý thông tin trong cơ

quan

Sự phản hồi thông tin

Thông tin

vào

Thông tin ra

V P

THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN

-THU NHẬN -XỬ LÝ -PHÂN TÍCH

TỔ CHỨC THÔNG TIN ĐỂ

KHAI THÁC

-SẮP XẾP -LƯU TRỮ -TRA TÌM -LOẠI BỎ THÔNG TIN HẾT

GIÁ TRỊ

CHUYỂN GIAO THÔNG TIN

-PHÂN PHỐI -TRUYỀN ĐẠT QUA CÁC

KÊNH -NHẬN THÔNG TIN PHẢN

HỒI

Thu nhận thông tin

(Michael Lavin)

Nghe 12%

Ch¹m 6%

Ngöi 4%

Nh×n 75%

NÕm

3%

2-Kỹ thuật điều hành cung cấp dịch vụ hành chính cho người dân và phục vụ cho quản lý nhà nước

-Các biện pháp phục vụ dân phải thay đổi cho hiệu quả, làm cho họ được tôn trọng

-Tìm những biện pháp kỹ thuật mới để điều hành công việc hữu hiệu

-Kỹ thuật vận động quần chúng, kiểm tra công việc,

… là kỹ thuật hành chính trong giao tiếp nhân sự

3- Kỹ thuật điều hành tăng cường áp dụng các

phương tiện kỹ thuật và phương pháp điều hành

mới

-Tác dụng của các phương tiện kỹ thuật mới:

+Tăng năng suất làm việc;

+Đổi mới nhận thức của nhà quản lý và cán bộ;

+ Xử lý các tình huống;

+ Gắn chặt quan hệ giữa CQ với môi trường;+ Tăng thêm nhịp điệu hoạt động của cơ quan

4- Kỹ thuật điều hành không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt là truyền thống văn hoá.

CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ KỸ THUẬT

ĐÀO TẠO, QUẢN LÝ VÀ PHƯƠNG THỨC SỬ DỤNG CÁN BỘ

CÁC CHÍNH SÁCH, NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA QUẢN LÝ

HÀNH CHÍNH

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH,

PHÂN CÔNG

CÁC QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH

III-Những nội dung cơ bản của kỹ thuật điều

hành công sở:

1-Thiết kế và phân tích công việc trong công sở:

1.1.Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn,

nhỏ hợp lý

•*Yêu cầu:

-Phù hợp với mục tiêu của công sở

-Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế.

-Công việc phải có ý nghĩa đối với nhiệm vụ chung

-Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức

(phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức

giải quyết công việc)

-Tạo được khả năng hợp tác

-Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi

1.1.2.Phương pháp thiết kế công việc:

-Thiết kế công việc theo dây chuyền, theo nhóm,

1.2.Phân tích công việc:

1.2.1 Khái niệm và mục đích:

-KN: là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý

-MĐ: Xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của công sở

•Chú ý:

•+Làm sáng tỏ tính chất của nội dung công việc

•+Xem xét những điều kiện vật chất, môi trường

+Các yêu cầu về cán bộ

Chọn cán bộ qua những câu hỏi sau:

• Những kinh nghiệm cơng việc nào bạn đã cĩ?

• Bạn đã được đào tạo làm gì (hoặc sắp được đào tạo gì)?

• Điều gì thúc đẩy bạn trong công việc?

• Bạn chờ đợi điều gì trong công việc?

• Bạn muốn sống theo cách nào?

• Những sở thích của bạn ?

Những kỹ năng cần có của cán bộ:

• Kỹ năng tự quản lý: trách nhiệm, cĩ thái

độ làm việc tích cực

• Kỹ năng giao tiếp: những kỹ năng xã hội, truyền thơng và giải quyết vấn đề

• Kỹ năng kỹ thuật: là kỹ năng cần cho

những cơng việc thơng thường (sửa chữa máy mĩc tự động đặc biệt)

*Kết quả của việc phân tích công việc:

-Lựa chọn cán bộ, công chức hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết

-Xác định các tiêu chuẩn cụ thể nhằm hoàn thành công việc

-Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đối với công việc

-Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc, loại bỏ các yêu cầu không cần thiết.

-Xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức => Thực hiện tốt nhất công việc

được giao

-Đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn tất

1.2.2.Phương pháp tiến hành phân tích công

việc:

-Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi được phép điều hành của cơ quan

-Phải có đầy đủ thông tin về:

+ Đặc điểm công việc;

+Những người được phân công thực hiện;

+ Các quy định của luật pháp

• 2-Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.

• 2.1.Cơ sở của quá trình phân công công việc

• -Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;

• - Theo khối lượng và tính chất công việc;

• -Theo khối lượng biên chế và cơ câùu tổ chức của

cơ quan

2.2.Các kiểu phân công công việc: Theo nguyên

tắc:

-Ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ (đủ ĐK để làm việc, tránh theo tình cảm)

-“Dụng nhân như dụng mộc”(chú ý kinh nghiệm,

năng lực, cá tính, lòng hăng say của từng người để sắp xếp thích hợp)

-Phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất (công việc chủng loại giao cho cấp dưới thực hiện

và phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ

thể)

• -Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ

(chất và lượng của công việc phải phân phối chính đáng, thích hợp, làm rõ người chịu trách nhiệm)

• -Nguyên tắc tạo sự ổn định, tránh lãng phí

*Một số kiểu phân công công việc:

• 2.2.1.Phân công theo chuyên môn hoá:

• -Là PP để cán bộ đi sâu vào công việc và có thói

*Biện pháp:

+Muốn chuyên môn hoá thì phải hiểu bíêt rộng

+Kiến thức chuyên môn và các kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết và

bản lĩnh cho nhà quản lý

-Trong thời đại KHKT, chuyên môn hoá công việc không chỉ trong sản xuất mà trong nhiều lĩnh vực

khác nhau

2.2.2.Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể:

-Tiêu chuẩn rõ thì sẽ thuận lợi khi phân công

-Khi xây dựng tiêu chuẩn phải chú ý hai mặt: chất và lượng

-Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ, công chức làm việc

2.2.3.Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức:

-Dựa trên nguyên tắc: phù hợp khả năng trước mắt, lâu dài, yêu cầu của công việc và mục tiêu cuối

cùng cần đạt tới

-Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận (pháp lý, tổ chức, kiểm tra,…)

-Tạo điều kiện để cán bộ có thể tiến bộ qua công việc được giao

2.2.4.Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, công sở:

-Tạo ra sự đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho

cơ quan

-Sự hợp tác lệ thuộc vào:

+ Trình độ, nhận thức mỗi người;

+ Nội dung và sự phân công công việc;

3-Tổ chức điều hành công việc:

3.1.Khái niệm: là phải đảm bảo cho cán bộ, công

chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ

chức

3.2.Nguyên tắc điều hành

3.2.1.Mệnh lệnh điều hành phaỉ thống nhất, phù hợp với thực tế và được truyền đạt kịp thời, chính xác

• +Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơ quan

+Có tính khả thi

+Đúng với pháp luật, quy chế cho phép

+Có tính thực tế, nghĩa là có căn cứ, theo đúng kế

hoạch đã được xem xét cẩn thận

+Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành

3.2.2.Phải đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan, công sở

-Các mục tiêu không phải bao giờ cũng thống nhất

=> Lãnh đạo phải có đủ uy quyền, có các thông tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật

-Mọi thành viên có quyền đóng góp sáng kiến để

thực hiện mục tiêu nhưng phải trong khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng mục tiêu của đơn vị khác;

phải có chương trình hành động thống nhất

3.2.3.Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng:

-Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cần thiết

•-Tác dụng:

•+Giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời)

-Yêu cầu:

+Thủ tục phải khoa học

+Phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở

4-Xây dựng cacù quy chế làm việc:

4.1.Khái niệm và yêu cầu:

KN: là văn bản quy định cụ thể về:

+Các quyền và nghĩa vụ của người giữ chức vụ; + Quan hệ làm việc trong cơ quan;

+ Trách nhiệm của mỗi chức vụ, bộ phận;

+Cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả;+ Tiêu chuẩn để đánh giá công việc,…

Yêu cầu:

-Khi xây dựng quy chế chú ý phạm vi các quy định: + Quy phạm chung;

+ Đối với một bộ phận, đối tượng cụ thể

-Trách nhiệm quy định trong quy chế chia làm ba loại:

+Cán bộ lãnh đạo;

+ Cán bộ chuyên môn nghiệp vụ ;

4.2.Phương pháp xây dựng quy chế:

-Xác định phạm vi điều chỉnh của quy chế và thẩm quyền ban hành

-Xây dựng các khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, các điều kiện thực hiện quy chế rõ ràng,

thuận lợi cho việc kiểm tra

-Quy chế cần được thảo luận dân chủ

-Về hình thức: được xây dựng thành các điều

khoản, được phê duyệt và ban hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền

5-Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch:

5.1.Khái niệm và yêu cầu:

*KN: là chương trình công tác, là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở

*YC:

- Cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với:

+Năng lực cán bộ;

+Mục tiêu hoạt động;