mô tả chi tiết nhất thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại ubnd cấp xã nói chung
Trang 1Thực trạng cụng tỏc văn thư lưu trữ tại UBND xó Đề xuất kiến nghị, giải phỏp
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng luụn giữ vai trò then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và tại UBND nói riêng
Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình CNH - HĐH của đất nước nếu công tác Văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác , mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Chớnh vỡ vậy trong những năm gần đõy UBND xó đó quan tõm
nhiều hơn đến hoạt động của cụng tỏc văn thư tại cơ quan Trờn đõy là thực
trạng cụng tỏc văn thư lưu trữ tại UBND xó
1.1 Thực trạng về nhõn sự làm cụng tỏc văn thư lưu trữ
Theo như “Nghị định 92/2009/NĐ – CP ngày 22/10/2009 quy định về chức danh, số lượng, một số chế độ, chớnh sỏch đối với cỏn bộ, cụng chức ở xó, phường, thị trấn và những người hoạt động khụng chuyờn trỏch ở cấp xó” thỡ cỏn
bộ làm cụng tỏc văn thư – lưu trữ tại UBND xó là cỏn bộ khụng chuyờn trỏch Tuy nhiờn do khối lượng cụng việc nhiều, nờn UBND xó phõn cụng thờm cỏn bộ cụng chức Văn Phũng – Thống kờ phụ trỏch mảng Văn Thư Lưu trữ
1.2 Về soạn thảo và ban hành văn bản
Thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 thỏng 4 về cụng tỏc văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 thỏng 02 năm 2010 của Chớnh Phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP) Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịch UBND xó hoặc Phú chủ tịch phụ trỏch khối giao cho cỏ nhõn soạn thảo Nếu cú bổ sung hoặc sửa chữa bản thảo văn bản đó duyệt phải trỡnh người ký xem xột, quyết định
Trang 2Sau khi được duyệt và thống nhất cá nhân được giao làm văn bản sẽ đánh máy Sau khi văn bản được hoàn thiện Chủ tịch hoặc phó chủ tịch kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người UBND xã, cơ quan cấp trên
và trước pháp luật Cán bộ văn phòng thống kê kiểm tra và chịu trách nhiệm về
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu
UBND xã và trước pháp luật” Sau khi ký văn bản được nhân bản đúng số lượng quy định và gửi đi theo chỉ đạo của người ký văn bản
Chủ tịch UBND xã có thẩm quyền ký tất cả văn bản của UBND xã Ngoài
ra Chủ tịch giao cho Phó chủ tịch phụ trách mảng kinh tế ký các văn bản liên quan đến vấn đề kinh tế, Phó chủ tịch phụ trách mảng văn hóa ký văn bản liên
quan đến vấn đề văn hóa ( giao cho cấp phó ký thay) Cấp phó ký thay chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND xã, trước tập thể UBND xã và trước pháp luật.”
1.3 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
* Đăng ký văn bản : Hàng ngày công văn đến và công văn đi tại cơ quan đều được đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến và đăng ký công văn đi (mẫu sổ theo công văn 425 của cục văn thư và lưu trữ nhà nước) Bên cạnh đó trên địa
bàn tỉnh Bắc Giang có sử dụng mạng để gửi và nhận văn bản…vì vậy ngoài sổ công văn đến và đi truyền thống tại UBND xã còn mở thêm 1 sổ gửi và 1 sổ nhận văn bản điện tử
a Công tác quản lý văn bản đi
- Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết Ghi số, ngày tháng văn bản Với văn bản mật được đánh số theo hệ thống số riêng Sau đó được nhân bản và chuyển theo đúng số lượng và thời gian quy định
b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy
- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi…
c Đăng ký văn bản đi
Trang 3Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
vb
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người
ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào
bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì
- Chuyển phát văn bản đi
+Tuỳ theo số lượng văn bản đến của đơn vị mình các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản +Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ
+ Chuyển phát văn bản mật phải lập phiếu gửi
d Lưu văn bản đi
+ Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền văn bản được lưu làm 02 bản 01 tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Trang 4+ Việc lưu các văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước
1.3 Công tác quản lý văn bản đến
Văn bản đến được vào sổ đăng ký văn bản đến và văn bản được nhận qua hòm thư điện tử và chương trình quản lý văn bản thì được đăng ký vào sổ quản
lý văn bản điện tử Văn bản được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến Sau
đó văn bản được trình cho Chủ tịch xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết 1.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
a Công tác lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ của cơ quan bao gồm 02 giao đoạn cơ bản: Kết thúc và biên mục hồ sơ Trước khi tiến hành lập hồ sơ thì đơn vị và cá nhân có hồ sơ cần thực hiện lần cuối việc thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu vào hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong hồ sơ, dà soát thời hạn bản quản tài liệu trong hồ sơ
* Kết thúc hồ sơ:
Phân chia đơn vị bảo quản: Chia tài liệu thành các đơn vị bảo quản dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian và giá trị của các văn bản
* Sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ có các cách sắp xếp sau: có các
cách sắp xếp sau: sắp xếp theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc , theo tầm quan trọng của tác giả, và theo vần chữ cái A, B, C
* Biên mục hồ sơ
* Đánh số tờ:
- Mỗi một tờ được đánh bằng một số arập vào bên phải phía trên của tờ văn bản
- Không đánh vào giấy trắng Trường hợp giấy cỡ to ( >A4 ) coi đó là một số
- Giấy dán nhiều ảnh coi đó là một số Nếu đánh sót đánh số theo A,B
* Ghi mục lục văn bản
* Viết chứng từ kết thúc
* Viết bìa hồ sơ
Một số mẫu bìa hồ sơ tiêu biêu:
+ Tên loại - Vấn đề - Thời gian - Tác giả
+ Tên loại - Tác giả- Vấn đề - Thời gian
+ Hồ sơ - Vấn đề - Địa điểm - Thời gian
Trang 5+ Hồ sơ nguyên tắc - Vấn đề
1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm
kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức
- Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc
1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép băng văn bản của người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
- Không được đóng dấu khống chỉ
* Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,
tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
2 Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã quý sơn
Trang 62.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã
2.2.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ và kỹ thuât soạn thảo văn bản Thông qua văn bản mà cơ quan ban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và chân thực về
sự hiểu biết nói chung của cán bộ chuyên môn
UBND xã Quý Sơn soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày căn bản
Cán bộ soạn thảo căn bản sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽ tiến hành soạn thảo văn bản và chuyển bản thảo tới bộ phận đánh máy
Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A4 lề trên cách mép trên từ 20-25 mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25 mm; lề trái cách mép trái 30- 35 mm; lề phải cách mép phải từ 15- 20 mm
Văn bản được soạn thảo thống nhất đánh theo bộ mã Unicode : TCVN 6900:2001 Kiểu chữ time new roman cỡ chữ 14, chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng nghiêm túc của văn bản
Trong văn bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bản bắt buộc
và các thành phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư số 55, Nghị định 110
và Nghi định số 09
* Thẩm quyền soạn thảo văn bản:
- Chỉ lãnh đạo UBND được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, các phòng ban không được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật
- Chủ tịch UBND xã soạn thảo các văn bản: Quyết định có liên quan tới điều đoọng luân chuyển hoặc kỷ luật công chức, viên chức tại cơ quan Các văn bản chỉ đạo đối với hoạt động chung của xã Văn bản trình ban chấp hành Đảng
bộ xã, trình HĐND xã, báo cáo tình hình hoạt động chung của UBND xã đối với UBND huyện vv…
- Phó chủ tich soạn thảo các văn bản: Công văn, quyết định, thông báo …
về những vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết các công việc mà mình được giao
Trang 7Trưởng các ban và công chức trong UBND soạn thảo các văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của mình
* Thẩm quyền ký văn bản:
+ Trường hợp văn bản do chủ tịch UBND ký trực tiếp:
TM.UBND XÃ QUÝ SƠN
CHỦ TỊCH
Ân Ngọc Lương + Trường hợp phó chủ tịch ký thay chủ tịch
TM.UBND XÃ QUÝ SƠN
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Văn Bản
Nhận xét:
Ưu điểm: Tại đây văn bản được ký và soạn thảo đúng thẩm quyền, không
xảy ra hiện tượng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ, văn bản bị soạn sai…Các yếu tố như tên đơn vị soạn thảo văn bản, quốc hiệu, ngày tháng văn bản, số ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính của văn bản, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản vv… được trình bày đúng thể thức , đúng cỡ chữ và
vị trí được quy định tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng
05 năm 2005
Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số các sai sót nhỏ
về thể thức cụ thể:
Dưới trích yếu của văn bản có tên loại không có đường kẻ dưới mà chỉ có tên loại và trích yếu nội dung:
Vd: Thông báo số 03/TB- UBND ngày 22 tháng 4 năm 2010 về việc đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư (xem phần phụ lục)
THÔNG BÁO V/v đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư
Trang 8sửa lại
THÔNG BÁO V/v đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư
- Sai về cách đánh số ký hiệu của công văn: Theo thông tư số 55 ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn VD: công văn số 01/CV-UB ngày 21 tháng 1 năm 2007 của UBND về việc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2006
Sửa lại: Công văn số 01/UBND- TP ngày 21 tháng 01 năm 2007 của UBND về việc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2007 ( Công văn do ban tư pháp soạn thảo ra)
Công văn số 37/CV-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND về việc phòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn
Sửa lại: Công văn số 37/UBND-KN ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND
về việc phòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn ( đơn vị soạn: Khuyến nông)
- Ngoài ra một số văn bản còn thiếu sót ở yếu tố nhỏ như: dòng kẻ dưới Độc lập - Tự do - Hạnh phúc còn quá ngắn, phần đưới nơi nhận có dòng kẻ
(Nơi nhận):, sửa lại: (Nơi nhận:) (xem thông báo số 03/TB - UBND phần phụ lục)
2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã
Chủ tịch UBND xã ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết đinh của UBND về các chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các phòng ban Phê duyệt các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách,các công trình xây dựng lớn của
xã các văn bản trình huyện uỷ, UBND huyện Nếu chủ tịch đi công tác thì phó chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay
Phó chủ tịch UBND xã phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định cá biệt, Quyết định của UBND xã để chỉ đạo các vấn đề cụ thể, ký duyệt các luận chứng kinh tế làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND xã thông qua, ký các văn bản có liên quan tới chứng thực, giấy khai sinh…
Trang 9Chánh văn phòng phụ trách văn phòng thống kê Văn phòng HĐND - UBND ký các văn bản liên quan tới thống kê văn bản của phòng thống kê
UBND xã có thẩm quyền ban hành tất cả các văn bản văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt…Các phòng ban chuyên môn không được ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản: kế hoạch, thông báo, công văn…về những vấn đề có liên quan tới hoạt động của phòng ban mình
Nhận xét: UBND xã đã ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy
định của nhà nước Các thành viên trong UBND có tinh thần trách nhiệm cao trong việc chấp hành quy định về thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND nên không xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn về thẩm quyền ban hành văn bản Mặt khác cơ cấu tổ chức của UBND xã Quý Sơn bao gồm nhiều phòng, ban và các đơn vị khác trực thuộc nên việc quản lý văn bản và thực hiện đúng về thẩm quyền ban hành văn bản là rất cần thiết, thận trọng văn bản ban hành ra có giá trị pháp lý cao
2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
(xem phụ lục II)
Tại UBND xã Quý Sơn sau khi vấn đề được đưa ra xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và được cấp trên đồng ý, cán bộ chuyên môn tiến hành soạn thảo văn bán sau đó chuyển tới bộ phận đánh máy Sau khi được đánh máy xong văn bản lại được chuyển về cho lãnh đạo xin ý kiến chỉnh sửa bổ sung Nếu văn bản không có sự thay đổi thì lãnh đạo ký rồi chuyển về văn thư làm thủ tục phát hành Nhận xét chung : Nhìn chung tại UBND xã Quý Sơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện tương đối tốt đầy đủ và chính xác so với quy định tại Nghị định số 110, Nghị định 09 và hướng dẫn tại thông tư số 55
Tuy nhiên, trong qua trình hoạt động của mình do khối lượng văn bản nhiêu, văn bản tại UBND xã Quý Sơn sau khi tiến hành soạn thảo xong không tập chung tại văn thư cơ quan để đánh số ký hiệu cho văn bản mà số ký hiệu do cán bộ chuyên môn trực tiếp đánh số sau đó tiến hành chuyển phát văn bản đi và gửi 01 bản tại văn thư để tiến hành lưu Vì vậy dễ xảy ra tình trạng mất bản lưu, văn bản phát hành ra đánh số không liên tục bị nhảy số hoặc đánh số trùng (do
Trang 10mất bản lưu hoặc cán bộ văn thư chưa đăng ký bản lưu vào sổ) Quá trình quản
lý văn bản đi chưa được chặt chẽ
2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và đi của UBND xã từ 2007 đến 2009
a Số lượng văn bản đến của UBND từ 2007 - 2009
Trong quá trình hoạt động của mình cơ quan đã nhận được một số văn bản đến từ các nguồn như UBND tỉnh Bắc Giang, UBND huyện Lục Ngạn, chi cục thuế Lục Ngạn, Phòng văn hoá thông tin, sở văn hóa, phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn, toà án nhân dân đó là một nguồn thông tin quan trọngẩnTong năn 2007 có khoảng 456 văn bản, năm 2008 có 432 văn bản năm 2009 có 432 văn bản Đây chủ yếu là các văn bản với các thể loại công văn, thông báo…
b Số lượng văn bản ban hành từ 2007 đến 2009
Trong quá trình hoạt động và phát triển, UBND đã sản sinh ra nhiều tài liệu với nhiều thể loại khác nhau Theo thống kê số lượng văn bản ban hành trong năm 2007 có khoảng 300 văn bản, năm 2008 có 270 văn bản, năm 2009 có khoảng 470 văn bản Trong đó chủ yếu là các quyết định, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch…
Tên loại và số lượng văn bản
Năm
Tổng văn bản
2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư Thông qua đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạng thất thoát thông tin
2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi