Một số tồn tại trong công tác bảo quản tài liệu tại UBND xã nói chung Như chúng ta đã biết “Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước. ”. Chính vì vậy bảo quản tài liệu đã được nhận định là vấn đề sống còn của mỗi thư viện nói riêng và của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Tại UBND xã , trong những năm gần đây công tác bảo quản tài liệu nói chung và công tác lưu trữ nói riêng đang càng ngày càng được trú trọng và nâng cao. Trong quá trình làm việc có 1 số loại hình tài liệu được hình thành chủ yếu là các tài liệu hành chính nói chung như: tài liệu kế toán và một số hồ sơ cán bộ công chức, tài liệu một số công trình xây dựng trên địa bàn xã(chủ yếu là các tài liệu bằng giấy). Hiện nay, UBND xã đã triển khai đến cán bộ chuyên môn các văn bản liên quan đến công tác bảo quản tài liệu như: công văn số 111/NVĐP ngày 4/4/1995 về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ, Công văn số 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Luật số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011 về luật lưu trữ. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn một số tồn tại cụ thể: A. THỰC TRẠNG, NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI UBND XÃ I. BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG GIAI ĐOẠN VĂN THƯ Trong giai đoạn văn thư (khi tài liệu vẫn ở lưu trữ hiện hành). Tài liệu được bảo quản tại các phòng ban cán bộ công chức chuyên môn, tài liệu sẽ được sắp xếp theo tên loại văn bản : Quyết định, báo cáo, công văn… (đối với văn bản lưu tại văn phòng). Văn bản được sắp xếp lưu theo hồ sơ công việc (đối với tài liệu lưu tại các phòng ban chuyên môn khác ví dụ hồ sơ rà soát thống kê hộ nghèo, cận nghèo ). Tài liệu được sắp xếp và đưa vào các hộp đựng tài liệu sau đó được đặt trong tủ sắt có khóa, tài liệu của cán bộ công chức nào do cán bộ đó trực tiếp quản lý. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện do các cán bộ công chức chuyên môn 100% là sử dụng máy tính, nên chủ yếu lưu các tài liệu liên quan trên máy tính nhiều vì nó đơn giản mà thuận lợi khi tra tìm. Nên đôi khi không chú trọng đến việc lưu tài liệu giấy nên vẫn xảy ra tình trạng tài liệu bằng giấy bị thất thoát, không lưu đủ văn bản, giấy tờ, công văn theo quy định. II. BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG GIAI ĐOẠN LƯU TRỮ - ĐƯA TÀI LIỆU VÀO KHO. 1. Công tác thu nộp tài liệu vào kho lưu trữ Do đặc thù tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của UBND cấp xã tài liệu không nhiều, bên cạnh đó tại cấp xã nói chung không có cán bộ làm công tác lưu trữ bảo quản tài liệu riêng. Hiện tại cán bộ làm công tác lưu trữ bảo quản tài liệu là 01 cán bộ công chức văn phòng – thống kê kiêm nhiệm nên việc thu nộp tài liệu gần như là chưa thực hiện được, tài liệu của phòng, ban, cán bộ công chức, chuyên trách nào do phòng, ban, cán bộ đó tự quản lý, tự 1 lập danh mục bảo quản. Sau đó định kỳ 3 đến 5 năm thì sẽ chuyển tại liệu về kho lưu trữ chung của UBND xã. 2. Kho bảo quản tài liệu Kho bảo quản tài liệu của UBND xã được bố trí tại tầng 2 trụ sở UBND xã với diện tích khoảng 8 m 2 . Trong kho có 3 tủ sắt để tài liệu, kho đã được bố trí kinh phí diệt mối 01 lần trước khi chuyển tài liệu về kho. Tuy UBND xã đã bố trí 01 phòng làm kho lưu trữ nhưng diện tích kho nhỏ, không đáp ứng được diện tích để tài liệu của UBND xã trong 3 đến 5 năm tới. Thiếu các trang thiết bị bảo quản tài liệu, số tủ đựng tài liệu ít, không có thiết bị phòng cháy chữa cháy và chưa có kinh phí bố trí để thực hiện các tu sửa khác. Trong kho chưa có hệ thống điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, không có chế độ thông gió ánh sáng được sử dụng là bóng tuýp. Nói tóm lại chưa đảm bảo theo hướng dẫn về kho bảo quản tại công văn số 111 ngày 4/4/1995 của cục lưu trữ nhà nước về các yếu tố như quy mô kho, mặt bằng và hướng nhà kho, diện tích các phòng kho, lối đi, tường kho, cửa kho, chiều cao kho, tải trọng sàn kho, hệ thống điện, nước trong kho, chế độ nhiệt độ - độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. 3. Tổ chức tài liệu trong kho a. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho. Trước khi tài liệu được nhập kho, cán bộ chuyên môn giao nộp hồ sơ và cán bộ công chức kiêm nhiệm phụ trách lưu trữ bảo quản hồ sơ tiến hành kiểm tra mối mọt và đối chiếu tài liệu thực tế giao nộp với danh mục hồ sơ nộp lưu. Trong trường hợp phát hiện ra mối mọt thì không tiến hành tiếp nhận tài liệu mà chuyển về chuyên môn xin ý kiến lãnh đạo tiến hành xử lý mối mọt trước khi nhập kho. Tài liệu được nhập kho khi không phát hiện mối mọt hay có dấu hiệu làm ảnh hưởng đến các tài liệu khác (bị ướt, mối mọt) và tài liệu nộp lưu thực tế qua kiểm tra đúng với danh mục tài liệu sẽ được cán bộ chuyên môn nộp lưu. Tài liệu được đưa vào các hộp và ghi đầy đủ thông tin khớp với danh mục để thuận lợi cho quá trình tra tìm, sử dụng tài liệu về sau. b. Xếp tài liệu lên giá, lập danh mục hồ sơ nộp lưu Do là đơn vị quản lý hành chính cấp địa phương nên trên thực tế cơ quan chưa bố trí được kinh phí để tổ chức chỉnh lý tài liệu nói chung, tài liệu của cán bộ chuyên môn nào do cán bộ chuyên môn đó tự sắp xếp chỉnh lý tài liệu. Tài liệu khi đưa vào kho sẽ không tổ chức sắp xếp lại mà chỉ tổ chức sắp xếp các hồ sơ trong kho. Tài liệu sau khi được nhập kho sẽ được bố trí theo hệ thống số thứ tự chung của kho, số thứ tự của các hồ sơ vừa mới được nhập kho sẽ được đánh nối tiếp với hệ thống số các tài liệu đã có sẵn trong kho. Số thứ tự của các hồ sơ được nộp lưu mới này trên danh mục hồ sơ của kho sẽ trùng với số hồ sơ đó trong kho để thuận tiện cho quá trình tra tìm về sau. Trong kho sẽ có 1 bảng hệ thống danh mục hồ sơ bảo quản trung của kho. Khi có việc cần tra tìm tài liệu lưu trữ thì chỉ cần xem bảng danh mục hồ sơ bảo quản đối chiếu và sau đó tìm theo số hồ sơ của danh mục sẽ tìm được số hồ sơ lưu trong kho. Ví dụ cách đánh số trên danh mục hồ sơ của kho và đánh số trên hồ sơ đã được đưa vào kho lưu. Tên hồ sơ Số hồ sơ trong danh mục hồ sơ nộp lưu của kho Số trên hồ sơ đã được nộp lưu vào kho Hồ sơ kỳ họp thứ 8 – HĐND 12 12 2 xã khóa XV c. Đưa tài liệu ra sử dụng: Đối với đơn vị cấp xã, tài liệu ít khi đã nộp lưu sẽ được lấy ra để sử dụng. Tuy nhiên nếu tài liệu được lấy ra sẽ được cán bộ chuyên môn kiểm tra kỹ số lượng tài liệu được lấy ra, loại hình tài liệu lấy ra sau đó sẽ được ghi vào sổ cho mượn tài liệu tra cứu. Có ghi rõ người mượn tài liệu, tên tài liệu mượn, ngày mượn, ngày quy định trả và có ký nhận tên người mượn cụ thể. d. Kiểm tra tình trạng tài liệu trong kho Tổ chức kiểm tra thường niên, nếu phát hiện có mối mọt, sẽ báo cáo lãnh đạo xin ý kiến giải quyết (diệt mối, mọt) 4. Tu bổ, phục chế tài liệu UBND cấp xã không thực hiện các biện pháp phục chế tài liệu. 5. Trang thiết bị bảo quản UBND xã mới chỉ bố trí được phòng và 3 tủ sắt để bảo quản tài liệu chưa có các dụng cụ đo nhiệt độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa không khí, thiết bị phòng chống cháy và dụng cụ làm vệ sinh tài liệu theo quy định. 6. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản. Khi tiến hành bố trí kho lưu trữ, UBND xã đã cân nhắc và bố trí kho lưu trữ trên tầng 2 của trụ sở UBND xã về cơ bản đảm bảo được yếu tố cao, thoáng mát, tránh được ẩm thấp và các yếu tố tiềm tàng gây nên mối, mọt… Hiện tại chưa có một kế hoạch cụ thể nào về các biện pháp kỹ thuật bảo quản cụ thể như: chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột….mà chỉ thực hiện theo phương pháp thực tế nghĩa là khi phát hiện có dấu hiệu mối mọt, chuột côn trùng phá hoại thì UBND xã chủ động xây dựng kế hoạch tiêu diệt cho phù hợp. B. GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ Do đặc thù là đơn vị quản lý hành chính ở cấp địa phương, cơ sở vật chất còn hạn hẹp, chưa có kinh phí để hỗ trợ cho thực hiện các biện pháp bảo quản nói chung nên trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều điểm chưa phù hợp, chưa phát huy được hết chức năng bảo quản tài liệu theo quy định của nhà nước đề nghị các cơ quan cấp trên có kế hoạch hỗ trợ kinh phí cho hoạt động bảo quản tài liệu đối với cấp xã góp phần tăng hiệu quả quản lý tài liệu, hỗ trợ kinh phí để xây lại kho, mua các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản tài liệu nói chung. Hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu theo quy định Đề nghị cơ quan cấp trên có biên chế riêng (hoặc cán bộ không chuyên trách phụ trách riêng)đối với cán bộ làm công tác kho lưu trữ bảo quản tài liệu nhằm tăng trách nhiệm cũng như vai trò, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của công tác bảo quản tài liệu UBND xã chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên tài liệu trong kho, xử lý kịp thời khi có mối mọt xảy ra. Có văn bản yêu cầu các đơn vị và cán bộ chuyên môn thực hiện nộp lưu tài liệu. Hết thời hạn lưu tài liêu liệu ở lưu trữ hiện hành thì chuyển tài liệu về lưu trữ cơ quan để nộp lưu theo quy định. Đồng thời tổ chức chỉnh lý tài liệu theo quy đinh. Tăng thêm diện tích kho (diện tích kho hiện tại nhỏ, hẹp) có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan. 3 . môn thực hiện nộp lưu tài liệu. Hết thời hạn lưu tài liêu liệu ở lưu trữ hiện hành thì chuyển tài liệu về lưu trữ cơ quan để nộp lưu theo quy định. Đồng thời tổ chức chỉnh lý tài liệu theo quy đinh không lưu đủ văn bản, giấy tờ, công văn theo quy định. II. BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG GIAI ĐOẠN LƯU TRỮ - ĐƯA TÀI LIỆU VÀO KHO. 1. Công tác thu nộp tài liệu vào kho lưu trữ Do đặc thù tài liệu được. TẠI TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI UBND XÃ I. BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG GIAI ĐOẠN VĂN THƯ Trong giai đoạn văn thư (khi tài liệu vẫn ở lưu trữ hiện hành). Tài liệu được bảo quản tại các phòng