Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm vụ cấp thiết và được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ. Qua thời gian thực tập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với công tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung. Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho bảo quản. Cơ quan dã bố trí kho tổ chức cho kho lưu trữ với diện tích………… Được bố trí kệ sắt cố định để bảo quản tài liệu. Tang bị hệ thống và báo cháy tự động và bình khí Co bố trí trong kho có gắn báo cháy chữa cháy. Đối với kho lưu trữ lịch sử, kho tàng được nhà nước quan tâm. Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài liệu là loại hộp hiện đại phi axit… Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trung tâm thực hiện tốt. Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tài liệu: - Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn. - Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh lý - Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học - Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá - Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc - Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức về công tác phòng chống cháy nổ… - Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ quan còn căn cứ vào Lệnh bảo quản của tài liệu lưu trữ đề ta những quy định, nội quy phù hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ. - Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã thực hiện khá hoàn chỉnh những quy định của Nhà nước giao cho. Đồng thời, mỗi cán bộ trong trung tâm đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung của mỗi người, mỗi nhà mà còn là của cả đất nước Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu - Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật - Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy phục vụ khai thác, nội quy kho. - Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung tâm như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu trữ của cơ quan. - Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên vi tính. - Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung tâm: Tại phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức bên ngoài phải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài liệu của chính quyền địa phương. - Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác, công tác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến. - Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài liệu: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời. - Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộ chuyên viên tại cơ quan. Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều được photocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài. Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao y sao chụp. Công tác thống kê Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng, theo dõi và tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưu trữ: Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm. Cơ quan đã thực hiên công tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công cụ chuyên môn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu. Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch công tác…hình thành trong quá trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng là thống kê theo từng năm của tài liệu loại. Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử dụng các loại sổ sách sau: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu tạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột. + Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống kê từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ có đơn vị bảo quản mục lục hồ sơ là công cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan. + Sổ thống kê tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu trữ có trong kho lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình hình tài liệu hiện có, tránh được những mất mát cho tài liệu. + Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình giao nộp và tiêu hủy tài liệu. Trường hợp này ngoài việc thống kê còn phải làm biên bản kem theo. + Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tài liệu xuất khỏi kho có thời hạn. Qua số xuất ta nắm được số lượng tài liệu xuất, xuất cho cá nhân, đơn vị nào mượn để còn thu hồi lại, nắm được tình hình lưu trữ của độc giả. - Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kịp thời có kế hoạch cho các khâu nghiệp vụ hàng năm, báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, về trang thiết bị, máy điều hòa, nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu. Công tác chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi………… Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý, không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được học. Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫn đem lại hiệu quả nhanh và chính xác. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại là phương án : Thời gian – Cơ cấu tổ chức. Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu đang trong quá trình quản lý. Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán còn trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép… Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê và làm thủ tục tiêu hủy. Công tác xác định giá trị tài liệu TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định,cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu. Hiện tại cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. * Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: . Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công. nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu. Công tác chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án. của tài liệu loại. Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử dụng các loại sổ sách sau: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu