tiểu luận quản trị học- tổ chức

? rr^ • ^ X ^ Tiêu Luận Quản trị học Đề Tài: TỔ chức TỎ CHỨ C Mục đích: 1. Trình bày những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức và chúng đã đưa ra sơ đồ tổ chức như thế nào 2. Các loại chuyên môn hoá các bộ phận trong tổ chức 3. Những nguyên tắc cơ bản của phối họp 4. Cơ cấu quyền hành của tổ chức 5. Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân quyền ra quyết định 6. Sự khác nhau giữa quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng 7. Thế nào là thiết kế tổ chức 8. Cơ cấu cơ khí và cơ cấu hữu cơ 9. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế tổ chức 10. Các loại hình cơ cấu tổ chức Phần này sẽ đề cập đến cơ cấu tổ chức hoặc một hệ thống chính thức cho phép các nhà quản trị phân chia công việc, liên kết các nhiệm vụ và phân chia quyền hành và trách nhiệm đế đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. Khởi đầu của việc nghiên cứu tổ chức là xem xét các nhân tố của cơ cấu tổ chức và nhóm gộp các bộ phận chuyên môn hoá, tiếp theo chúng ta sẽ bàn luận về cách thức các nhà quản trị hoặc các nhóm phân chia công việc và phối hợp các nhiệm vụ như thế nào; xem xét mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm. Sau đó, chúng ta khảo sát vấn đề phân quyền và các khía cạnh của việc tập trung và phân tán quyền lực; xem xét vai trò của quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng. Và cuối cùng là thiết kế tổ chức. I. CO CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu to chức là một hệ thong chính thức về các moi quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong to chức, thế hiện những nhiệm vụ rỗ ràng do ai làm, làm cải gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong to chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng đê ứng mục tiêu của to chức. Cơ cấu tố chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, bằng cách: 1. Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động. 2. Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức, và quyền hành trực tuyến. 3. Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc. 4. Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề. 1. Những nhân tố của cơ cấu tổ chức Để đạt được mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức bao gồm bốn nhân tố cơ bản: chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hợp tác, và quyền hành. a. Chuyên môn hoá: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thế và phân chia chủng cho các cả nhân hoặc đội đã được đào tạo đế thực hiện những nhiệm vụ đó. Ví dụ như ở công ty Dệt may 29 tháng 3, những nhà quản trị trung gian chịu trách nhiệm trực tiếp công việc của các đội về sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm. Những nhà quản trị chức năng thường giám sát một bộ phận riêng biệt, như marketing, kế toán, hoặc nguồn nhân lực. Như vậy, một người có thể chuyên về một số các công việc quản trị khác nhau. Phần sau của chương này sẽ trình bày nguyên tắc chuyên môn hoá được ứng dụng như thế nào trong các hình thức khác nhau của các bộ phận chức năng. b. Tiêu chuấn hoả: Liên quan đến các thủ tục on định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ. Việc viết ra các thủ tục, mô tả công việc, những lời chỉ dẫn và các quy tắc sẽ giúp thực hiện tiêu chuẩn hoá các khía cạnh thường ngày của các công việc. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lường sự thực hiện của các nhân viên dựa vào các chỉ tiêu đã được thiết lập. Các bản mô tả công việc và những mẫu đơn xin việc tiêu chuẩn hoá việc lựa chọn nhân viên và phát triển những chương trình huấn luyện. Các tiếp cận này dường như mang tính cơ khí, nhưng nếu các công việc không được chuyên môn hoá, nhiều tổ chức không thể đạt được mục tiêu của mình. Ở các công ty như McDonald, Wendy, hoặc Burger King mỗi nhân viên có một công việc với những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng, chẳng hạn khách hàng có thể đợi thời gian là bao lâu ở bàn ăn để được phục vụ món khoai tây chiên nóng sốt kiểu Pháp. c. Phối hợp: Bao gồm những thủ tục chỉnh thức và không chỉnh thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tô chức. Trong các tô chức hành chính có cấu trúc chặt chẽ thường có các quy tắc được viết sẵn đủ để liên kết các hoạt độnậ giữa các cá nhân và bộ phận. Trong các tổ chức có cấu trúc không chặt chẽ như là những tổ chức phát triển phần mềm và các công ty marketing, sự phối hợp cần một sự nhạy cảm trong quản lý đối với những vấn đề của công ty, sự tự nguyện để chia sẻ trách nhiệm và sự giao tiếp cá nhân hiệu quả. d. Quyền hành: về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động. Những tô chức khác nhau sẽ phân bô quyền hành khác nhau. Trong một tổ chức tập trung, những nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định về mua hàng hoá nào và mua ở đâu, và truyền thông những quyết định này đến những nhà quản trị cấp dưới. Trong những tổ chức phi tập trung, quyền đưa ra các quyết định là của những nhà quản trị cấp thấp và các nhân viên làm việc trong đội. Các công ty thường kết hợp cả hai cách tiếp cận bằng cách tập trung ở một vài chức năng (như kế toán và mua hàng) và phi tập trung ở những chức năng khác (như marketing và nguồn nhân lực). 2. Sơ đồ tổ chức Một cách để hình dung các mối quan hệ bên trong về bốn nhân tố cơ bản này của cơ cấu tố chức là tạo ra một sơ đồ tố chức. Sơ đồ tô chức là một biêu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trỉ cá nhân trong một tô chức. Hình VI-1 là sơ đồ tô chức của công ty FedEx, một lứià lãnh đạo thị trường tronệ ngành công nghiệp dịch vụ giao hàng nhỏ. Sơ đồ tổ chức được trình bày một cách chi tiết về các chức danh của các nhà quản trị bộ phận và xác định những nhóm làm việc trong các bộ phận theo những nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ các nhà quản trị của các bộ phận khác nhau như dịch vụ khách hàng, marketing quan hệ công chúng, quản lý các nhà bán lẻ có mối quan hệ báo cáo với phó giám đốc phụ trách về [...]... về kết quả hoạt động của tổ chức hoặc lợi nhuận chỉ được gánh vác duy nhất bởi giám đốc Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo chức năng có những thuận lợi và khó khăn như sau: a Những thuận lợi của chuyên môn hoá theo chức năng Chuyên môn hoá theo chức năng đảm bảo vấn đề kinh tế cho tổ chức vì tạo ra một cơ cấu tổ chức giản đơn Đây thường là hình thức tốt nhất cho các tổ chức kinh doanh theo sản... khu vực được tập trung hơn nên các nhà quản trị có khả năng sử dụng năng lực quản trị của họ để tổ chức sự nỗ lực của cấp dưới nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng b Những bất lợi của chuyên môn hoá theo địa lỷ Tổ chức theo địa lý rõ ràng làm tăng thêm các vấn đề kiểm soát và phối hợp đối với các nhà quản trị cấp cao Đe đảm bảo sự đồng nhất trong phối họp, các tổ chức sử dụng chuyên môn Những thuận lợi... triển nhũng nhà quản trị ủng hộ được những quyền lợi của họ khách hàng ■ Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng biệt 5 Lựa chọn cơ cấu cho tổ chức Không một loại chuyên hoá bộ phận nào là tốt nhất cho mọi hoàn cảnh Các nhà quản trị phải lựa chọn cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức của mình Sau đây là những đặc điểm có thể tham khảo để giúp cho các nhà quản trị quyết định... ứng, doanh thu 3 Cấp bậc quản trị: Sơ đồ tổ chức chỉ ra hệ thống cấp bậc quản trị từ ban giám đốc đến các nhà quản trị bộ phận cấp dưới, và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp của các nhà quản trị cấp dưới với cấp trên của mình 4 Quyền hành trực tuyến: Mối quan hệ theo chiều dọc liên kết các bộ phận trong sơ đồ chỉ ra những vị trí có quyền hành với các vị trí khác trong tố chức Ớ FedEx, phó giám đốc... nó tổ chức theo từng quốc gia (Pháp, Hoa Kỳ, Canada, úc), tuyến sản phẩm (chăm sóc sức khoẻ, trồng trọt, hóa học), chức năng (nghiên cứu và phát triển, marketing, tài chính), và khách hàng (bệnh viện, và những tổ chức khác) Chúng ta có thể tham khảo cách chuyên môn hoá bộ phận cho tổ chức theo đặc điểm của chúng ở biểu trên (VI-5) III Sự PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC Chuyên môn hoá các bộ phận trong tổ chức. .. vực chức năng riêng biệt như sản xuất, marketing, và tài chính Chuyên môn hoá theo chức năng nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp và các nguồn lực đê họ cùng nô lực đê thực hiện các nhiệm vụ Chuyên môn hoá theo chức năng là hình thức được chấp nhận và được sử dụng rộng rãi nhất trong các tổ chức hiện nay Nhiều chức năng đa dạng trong tổ chức phụ thuộc vào bản chất của tổ chức. .. quyền lực trong công việc của họ Những bất lợi này có thể được khắc phục nếu sơ đồ tổ chức được sử dụng vì mục tiêu mong muốn - mục tiêu được dùng để giải thích một cơ cấu chính thức, cơ bản của toàn bộ tổ chức II CHUYÊ N MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC Chuyên môn hoá trong tổ chức chỉ ra hai trong bốn nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chức: chuyên môn hoá và tiêu chuấn hoá Chuyên môn hoá liên quan đến việc chia nhỏ... cô ta phải đợi nhà quản trị bán hàng xin được nhà quản trị sản xuất để đưa ra một quyết định danh mục hàng hoá Ngoài ra khi có sự xích mích xảy ra giữa các bộ phận chức năng, các nhà quản trị phải tốn nhiều thời gian để giải quyết những vấn đề liên quan Việc xác định mức độ trách nhiệm và thành tích của các nhân viên ở các chức năng khác nhau là rất khó khăn Nói cách khác, nhà quản trị cấp cao không... công việc trong tổ chức và cho phép chuyên môn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động Vì vậy, để đạt được các mục tiêu của tổ chức thì con người, các kế hoạch và các nhiệm vụ phải phối hợp với nhau Nếu không thực hiện tốt điều này, những nỗ lực của tổ chức sẽ bị trở ngại, lãng phí và có thể thất bại Vì thế, sự phối hợp là một trong những nhân tố cơ bản của thiết kế tổ chức Nhiều nhà quản trị cho rằng, những... đốc trung tâm dịch vụ Hình 0-1: Cơ cấu tổ chức của FedEx1 Nhìn chung, sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin về bốn khía cạnh quan trọng của cơ cấu tố chức: 1 Các nhiệm vụ: Sơ Phỏ chủ tịch Phó chủ tịch sản phẩm điện tử hoạt động vận tải đồ tố chức xếp loại những nhiệm vụ khác nhau trong tố chức Ví dụ, những nhiệm vụ ở FedEx xếp loại các nhân viên theo tài năng và tố chức cung ứng các dịch vụ theo các hệ thống . và sự cung ứng, doanh thu. 3. Cấp bậc quản trị: Sơ đồ tổ chức chỉ ra hệ thống cấp bậc quản trị từ ban giám đốc đến các nhà quản trị bộ phận cấp dưới, và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp của các nhà quản trị cấp dưới với cấp trên của mình. 4 ? rr^ • ^ X ^ Tiêu Luận Quản trị học Đề Tài: TỔ chức TỎ CHỨ C Mục đích: 1. Trình bày những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức và chúng đã đưa ra sơ đồ tổ chức như thế nào 2. Các loại. giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề. 1. Những nhân tố của cơ cấu tổ chức Để đạt được mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức bao gồm bốn nhân tố cơ