tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế tại công ty cp xây lắp hưng yên

Trong những năm gần đây do tác động của suy thoái kinh tế, giá nguyên vật liệu tăng cao, khả năng thanh toán chậm, nguồn vốn tín dụng hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình sản xu

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất độc lập, quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân Sản phẩm chính của Công ty là các công trình xây dựng

Trong những năm gần đây do tác động của suy thoái kinh tế, giá nguyên vật liệu tăng cao, khả năng thanh toán chậm, nguồn vốn tín dụng hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị xây lắp Để có thể đứng vững yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải khai thác tối đa hiệu quả các nguồn sẵn có, có chiến lược kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm hợp lý Công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên là một đơn vị thực hiện tốt yêu cầu này

Qua 5 tuần thực tại công ty, được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đão, Phòng Hành chính, phòng Kế toán em trực tiếp được tìm hiểu rõ hơn mô hình hoạt động doanh nghiệp xây lắp, vận dụng kiến thức, tài liệu thu thập được hoàn thiện báo cáo thực tập tổng hợp Báo cáo tổng hợp có kết cấu gồm 3 phần:

Phần 1 : Khái quát chung đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây Lắp Hưng Yên

Phần 2 : Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế tại công ty CP Xây lắp Hưng Yên

Phần 3 : Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.

Xin trân trọng cảm ơn Quý Công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu, vận dụng kiến thức chuyên ngành vào việc quan sát, tổng hợp, đánh giá thực tế hiệu quả bộ máy và công tác kế toán của cơ sở thực tập

Xin trân trọng cảm ơn ThS Nguyễn Thanh Hiếu đã hướng dẫn em thực hiện Báo cáo tổng hợp này

Do còn nhiều hạn chế và khả năng tổng hợp, phân tích và nghiên cứu nên trong Báo cáo tổng hợp không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong được sự đóng góp ý kiến từ cơ sở thực tập và giáo viên hướng dẫn để báo cáo tổng hợp và Chuyên đề thực tập này ngày càng hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn !

Hưng Yên, ngày 20 tháng 3 năm 2012

PHẦN 1 KHÁI QUÁT VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGIỆP

Công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên được thành lập năm 2004

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0503000069 cấp ngày 20/10/2004

do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp,

- Đăng ký thuế số 0900107179 cấp ngày 24/10/2004 do Cục thuế tỉnh Hưng Yên cấp

- Địa chỉ trụ sở chính: số 44 Nguyễn Thiện Thuật, Phường Lê Lợi, thị xã Hưng Yên, tỉnh Hưng Yên

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

- Người đại diện: ông Bùi Đăng Đáng

- Nơi thường trú: Số 2 Tây Thành, Phường Quang Trung, Thị xã Hưng Yên.Tài khoản : 2401211 000 310002 tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hưng Yên - tỉnh Hưng Yên

- Vốn điều lệ đăng ký ban đầu: 4.500.000.000đ

Công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên là công ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tiền Việt Nam theo quy định của pháp luật, được đăng ký kinh doanh theo luật định, được hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty

do các thành viên trong hội đồng quản trị thông qua

Hiện nay công ty đang hoạt động chính trong các lĩnh vực:

- Xây dựng và lắp đặt các công trình công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi;

- Xây dựng và lắp đặt, tư vấn, thiết kế các công trình điện;

- Tư vấn, thiết kế, lập và quản lý các dự án công trình công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng, giao thông thuỷ lợi;

- Đầu tư, kinh doanh phát triển khu đô thị mới, khu công nghiệp, cụm dân cư;

- Trang trí nội thất, ngoại thất công trình;

- Xây dựng nền móng các công trình và kết cấu hạ tầng các công trình công nghiệp, dân dụng, cầu đường, bến cảng, đê điều, đường dây và trạm biến thế điện

- Sản xuất kinh doanh các sản phẩm bê tông đúc sẵn

- Kinh doanh than đá, vật liệu xây dựng

- Cho thuê máy móc, công cụ xây dựng…

Công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên tiền thân là Công trường xây dựng 1 thuộc ty kiến trúc Hưng Yên Đến năm 1968 khi sát nhập tỉnh được đổi tên là Đội công trình xây dựng Hưng Yên, trực thuộc ty kiến trúc Hải Hưng Tháng 5 năm

1975 Đội công trình xây dựng Hưng Yên trở thành doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi Công ty xây lắp II Hải Hưng, trụ sở tại 76 Trưng Trắc thị xã Hưng Yên tỉnh Hải Hưng Công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng và các công trình giao thông thuỷ lợi Lúc này đội ngũ công nhân viên của Công ty có tổng số trên 300 người, máy móc thiết bị còn thô sơ, lạc hậu, quá trình sản xuất còn thủ công, vốn kinh doanh có trên 1 tỷ đồng

Tháng 9 năm 1997, khi tỉnh Hưng Yên được tái lập công ty đổi tên là Công

ty xây lắp Hưng Yên Trụ sở của Công ty lúc này được chuyển về số 44 Nguyễn Thiện Thuật - Thị xã Hưng Yên - tỉnh Hưng Yên

Sau hơn 30 năm hoạt động, Công ty đã thi công nhiều công trình dân dụng, công nghiệp thuỷ lợi, giao thông được Chủ dầu tư đánh giá cao về chất lượng công trình, tiến độ thi công, đáp ứng được nhu cầu việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên không chỉ trong đơn vị mà còn cả lao động thuê ngoài Năm nào Công ty cũng được UBND tỉnh Hưng Yên tặng bằng khen là lá cờ đầu trong nghành xây dựng của tỉnh

Những năm đầu thành lập, công ty phải đối mặt với muôn vàn khó khăn thử thách, do tiền vốn, nguồn lực hạn chế, phải cạnh tranh với một loạt các công ty xây dựng tư nhân khác của nền kinh tế thị trường Nhưng bằng sự lãnh đạo tài tình của

ban giám đốc, thực hiện phương châm “ chất lượng công trình là trên hết” dựa trên nền tảng đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhiệt huyết có trình độ chuyên môn cao, công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên ngày càng lớn mạnh, trường được giữ vững và phát triển mạnh mẽ Đặc biệt trong những năm gần đây, trước bối cảnh khủng hoảng kinh tế, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng cao, nhiều công ty lâm vào tình trạng nợ đọng, không thanh quyết toán được các công trình xây dựng, nợ đọng lương nhân viên, không ký kết được hợp đồng, nhiều công nhân xây dựng phải bỏ việc, nhưng công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên vẫn đạt mức tăng trưởng cao ( Biểu 1)

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Theo quản lý nhà nước và điều lệ công ty đã được thông qua, công ty có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

- Là loại hình công ty cổ phần được hoạt động theo Luật doanh nghiệp, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự quản lý của nhà nước

- Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc các chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước và các quy định, chế độ của ngành liên quan về hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh như các tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành xây dựng; an toàn, bảo hộ lao động - Luật lao động, hồ sơ thanh quyết toán, hạch toán theo Quyết định 1864/1998/QĐ- BTC về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp… Thực hiện chế độ báo cáo với các cơ quan chủ quản của nhà nước đặc biệt là nghĩa

vụ đối với ngân sách nhà nước

- Thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của doanh nghiệp trong lĩnh vực

tư vấn, đầu tư, tổng thầu, thi công xây dựng Đem lại lợi ích tối đa cho các nhà quản trị trong khuôn khổ pháp luật; đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài của Công ty

- Đảm bảo duy trì và phát triển bền vững các nguồn lực của Công ty, đảm bảo lợi ích hài hòa giữa chủ đầu tư, quyền lợi của người lao động và lợi ích xã hội

- Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc trong thời đại mới

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty

Trong giai đoạn hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực chủ yếu sau:

- Thực hiện thi công các dự án xây dựng cơ bản, công trình công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, dân dụng

- Các hoạt động tư vấn đầu tư, lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng

- Sản xuất kinh doanh bê tông đúc sẳn, kinh doanh vật liệu xây dựng

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất độc lập, quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân Sản phẩm chính của Công ty là các công trình xây dựng Cũng như mọi ngành sản xuất vật

chất khác, hoạt động trong ngành Xây dựng cơ bản thực chất là biến đổi đối tượng lao động thành sản phẩm Sản phẩm xây dựng là một loại sản phẩm đặc biệt mang tính đặc thù riêng:

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng để hoàn thành sản phẩm dài

và giá trị sử dụng lâu dài Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt Đặc điểm này đòi hỏi công ty phải tổ chức quản lý, giám sát thi công chặt chẽ sao cho bảo đảm tiêu chuẩn, chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện cần thiết cho sản xuất như các loại máy móc, thiết bị, công nhân phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình Mặt khác việc xây dựng còn chịu nhiều tác động của địa chất công trình và điều kiện thời tiết, khí hậu của địa phương , cho nên công tác quản lý và

sử dụng tài sản, vật tư công trình rất phức tạp

Các sản phẩm xây lắp phải đảm bảo tiêu chuẩn về chất lượng công trình theo quy định của Bộ Xây dựng dành riêng cho từng hạng mục công trình như công trình dân dụng, công trình giao thông, công trình thủy lợi… Công trình xây dựng phải được sử dụng an toàn trong khoảng thời gian mà nhà nước quy định về thời gian sử dụng đối với loại tài sản đó

- Sản phẩm xây lắp được thực hiện theo đơn đặt hàng do đó thường được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá cả thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước, vì vậy mang tính chất là hàng hóa không rõ

Với những đặc điểm trên của sản phẩm xây lắp, công ty thường xuyên phải tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá sản phẩm và được cụ thể như sau:

Cuối năm hay cuối mỗi kỳ (tháng, quý), doanh nghiệp tiến hành tổng hợp và đánh giá sản phẩm Trong số đó có những công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng và có những công trình còn dở dang Những công trình dở dang là những công trình chưa hoàn thành về mặt kỹ thuật sản xuất, còn đang sản xuất dở dang trên dây chuyền công nghệ sản xuất hay ở các phân xưởng sản xuất cần phải được tiếp tục theo dõi, hoàn thiện đến khi hoàn thành

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty

Sản phẩm chính của công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên hiện nay vẫn là công trình xây dựng Do đó thời gian để công ty hoàn thành sản phẩm xây lắp tuỳ thuộc

và quy mô, hạng mục công trình Hợp đồng xây lắp công ty đảm nhận thi công do công ty đấu thầu hoặc được chủ đầu tư trực tiếp chỉ định thầu theo quy định của Luật xây dựng Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp của công ty cổ phần xây lắp Hưng Yên như sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty

Sơ đồ 1.1 được diễn giải cụ thể như sau: Khi dự án được phê duyệt, chủ đầu

tư tiến hành mời các đơn vị xây lắp tham gia đấu thầu để lựa chọn cho mình một đơn vị đủ điều kiện, đủ năng lực thực hiện dự án Sau khi nhận được thông báo mời thầu của chủ đầu tư (CĐT), Công ty nộp hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu của Công ty

Hồ sơ dự thầu

Đơn vị lập hồ

sơ dự thầu

Đấu thầu cạnhtranh

Ký kết hợp đồng

Thông báo trúng thầu

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Quyết toán công trình

Công tác bảo hành công trình

Hồ sơ mời thầu

của Chủ đầu tư

cùng với hồ sơ dự thầu của các doanh nghiệp khác được một đơn vị tư vấn có đủ tư cách pháp nhân, có đủ năng lực và điều kiện thay mặt chủ đầu tư tiến hành lập hồ sơ

dự thầu của các đơn vị tham gia, sau đó tiến hành đấu thầu cạnh tranh một cách rộng rãi và công khai Sau khi tiến hành đấu thầu, đơn vị tư vấn thông báo đơn vị trúng thầu thực hiện dự án dựa trên đánh giá hồ sơ năng lực của công ty dựa trên những điều kiện cơ bản như quy mô công ty, vốn điều lệ, bề giày kinh nghiệm… Đơn vị trúng thầu tiến hành ký kết hợp đồng với CĐT, sau khi kí kết hợp đồng, đơn

vị thi công lập phương án tổ chức thi công trình CĐT phê duyệt Sau khi được CĐT phê duyệt phương án tổ chức thi công, tiến hành thi công công trình theo hồ sơ thiết

kế và theo phương án thi công đã được duyệt Trong quá trình thi công, đơn vị tiến hành nghiệm thu theo giai đoạn thi công, khối lượng nghiệm thu giai đoạn sẽ làm căn cứ đề nghị CĐT thanh toán tiền Công trình hoàn thành, đơn vị tiến hành bàn giao công trình đưa vào sử dụng Đơn vị thi công làm hồ sơ quyết toán công trình trình lên cơ quan chức năng có thẩm quyền phê duyệt quyết toán công trình Đơn vị thi công có trách nhiệm bảo hành công trình trong một thời gian nhất định tùy theo quy mô công trình, loại hình công trình

Để tổ chức thi công đạt hiệu quả cao, Công ty đã tiến hành tổ chức bộ máy sản xuất của mình và được thể hiện qua sơ đồ 1.2 sau đây:

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty Cổ phần xây lắp Hưng Yên

Đội XD

số 10

Sơ đồ 1.2 được diễn giải cụ thể như sau: Ngoài các bộ phận kỹ thuật, bộ phận kế toán, bộ phận tổ chức, Công ty còn có thêm bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất của Công ty là bộ phận trực tiếp thực hiện công việc thi công xây dựng công trình mà Công ty đã ký kết với chủ đầu tư Bộ phận sản xuất được chia thành 03 bộ phận nhỏ là tổ thi công số 01, 02, 03, mỗi tổ thi công thực hiện các hạng mục công trình khác nhau Cụ thể, tổ thi công số 01 thực hiện các công trình dân dụng, tổ thi công số 02 thực hiện các công trình giao thông, tổ thi công số 03 thực hiện các công trình khác không nằm trong các hạng mục công trình thuộc 2 tổ trên Mỗi tổ thi công có 01 tổ trưởng (còn được gọi là chủ nhiệm công trình) là người quản lý, điều hành trực tiếp các công việc sản xuất của tổ mình, là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban lãnh đạo công ty về thời gian, chất lượng, giá thành công trình Tổ trưởng lập các báo cáo thường xuyên, liên tục gửi lên Ban lãnh đạo Công ty về các nội dung như thời gian thi công, tiến độ thi công, khối lượng thực hiện, chất lượng,

kỹ thuật, mỹ thuật của công trình, từ đó Ban lãnh đạo Công ty có các biện pháp chỉ đạo cụ thể để công trình được hoàn thành kịp tiến độ, đảm bảo chất lượng, kỹ thuật,

mỹ thuật

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY

1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Là đơn vị hạch toán độc lập, Công ty tổ chức quản lý theo mô hình chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng thành viên, cao nhất là chủ tịch ĐHQT, đại diện pháp lý điều hành công ty là giám đốc:

Bộ máy quản trị của công ty được khái quát như sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Nguồn: Phòng Tổ chức - hành chính công ty

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ của các phòng ban, bộ phận trong Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây lắp Hưng Yên đứng đầu là Hội đồng quản trị là cơ quan quyết định cao nhất của công ty đã cử ra một giám đốc đại diện pháp nhân, quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty

Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị, Giám đốc là người giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng, từng đội sản xuất

và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, Hội đồng quản trị về các hoạt động sản xuất

và kinh doanh của công ty

Giúp việc cho Giám đốc trực tiếp là 2 phó giám đốc (một phó giám đốc Marketing và một phó giám đốc kỹ thuật) chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt phân công, đồng thời thay mặt giám đốc giải quyết các phần việc cụ thể khác

Tiếp đến là các trưởng phòng ban chức năng và các đội sản xuất, kinh doanh trong công ty

Phòng vật tư : Có nhiệm vụ cung ứng toàn bộ số vật tư mà công ty cần để

đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của các đội sản xuất trong quá trình thi công tại các công trình và một phần dự trữ

Phòng kế hoạch hỗn hợp : Lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế hoạch

cung ứng vật tư, lao động, tài chính, kế hoạch đào tạo, tham mưu ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng ban khác nắm tình hình thực hiện kế hoạch và chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình các kế hoạch theo từng tháng, quý, năm

Phòng Tổ chức – Hành chính : Có chức năng cơ bản là tổ chức quản lý và

thực hiện công tác hành chính quản trị Thực hiện công việc văn thư, lưu trữ hồ sơ, văn bản và con dấu, phục vụ hội nghị, các buổi họp và các ngày lễ, ngày kỷ niệm

Có nhiệm vụ đảm bảo cung ứng đủ lực lượng lao động cả về số lượng và chất lượng cho các công trình, quản lý hồ sơ nhân lực và lên kế hoạch đào tạo Lập các phương

án phân phối tiền lương cho công ty

Phòng Tài chính – Kế toán : Thực hiện toàn bộ công tác về tài chính, thống

kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế toàn công ty Theo dõi kiểm tra và lên các báo cáo tài chính đảm bảo tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh

Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ quản lý công tác kỹ thuật, chất lượng công

trình và sản phẩm vật liệu, nghiên cứu các hồ sơ thiết kế, đề xuất các giải pháp kỹ

thuật, các phương án thi công, tổ chức hướng dẫn các đơn vị thi công, nghiệm thu

kỹ thuật các công trình theo giai đoạn và bàn giao đa vào sử dụng

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH

1.4.1 Kết quả kinh doanh trong những năm gần đây.

tính

Năm 2005

Năm 2006

Năm 2007

Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 532,14 279,83 779,187

(Nguồn: Báo cáo Tài chính các năm từ 2005 – 2007).

1.4.2 Trình độ chuyên môn và kỹ thuật của Công ty

1- Cán bộ chuyên môn và kỹ thuật