tổ chức công tác kế toán tại trường đại học công nghiệp hà nội

Tuy nhiên trong quá trình mô tả thựctrạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị khảo sát một số nội dụng cụ thể có thểvẫn được trình bày dưới dạng các bằng chứng minh họa cho tổ chức c

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN

MỤC LỤC i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan các công trình đã nghiên cứu liên quan đến đề tài 2

1.3 Mục đích nghiên cứu của đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Các câu hỏi được đặt ra trong quá trình nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4

1.7 Kết cấu luận văn 4

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ……… 4

CHƯƠNG 2 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU 5

2.1 Đặc điểm của các đơn vị sự nghiệp công lập có thu ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán 5

2.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập có thu 5

2.1.2 Hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập có thu 6

2.1.3 Nguồn tài chính và nội dung chi của đơn vị sự nghiệp công lập 7

2.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu 9

2.2.1 Vai trò của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu……… 9

2.2.2 Nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu………9

2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu 11

2.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu 11

2.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu

12

2.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu 12

2.3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sư nghiệp công lập có thu

13

2.3.2.3 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin 27

2.3.2.4 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 29

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 30

3.1 Tổng quan về trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 30

3.1.1 Đặc điểm tổ chức quản lý tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 30

3.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội .37

3.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 37

3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 38 3.2.2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu 38

3.2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 41

3.2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 44

3.2.2.4 Thực trạng tổ chức lập báo cáo tài chính 45

3.2.3.Thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức công tác kế toán 46

3.2.4.Thực trạng tổ chức kiểm tra công tác kế toán 47

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 48

CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 49

4.1 Các kết luận về đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 49

4.1.1 Ưu điểm 49

4.1.2 Hạn chế và nguyên nhân 51

4.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 54 4.2.1 Chiến lược phát triển Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đến năm 2020

4.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 55

4.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 56

4.3.1 Giải pháp thứ nhất - Hoàn thiện bộ máy kế toán 56

4.3.2 Giải pháp thứ hai - Hoàn thiện tổ chức vân dụng hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu 57

4.3.3 Giải pháp thứ ba - Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .59

4.3.4 Giải pháp thứ tư – Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 60

4.3.5 Giải pháp thứ năm - Hoàn thiện tổ chức lập báo và phân tích tài chính 60

4.3.6 Giải pháp thứ sáu - Hoàn thiện tổ chức kiểm tra tài chính, kế toán 63

4.3.7 Giải pháp thứ bảy -Hoàn thiện việc ứng dụng CNTT vào tổ chức công tác kế toán .64

4.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 65

4.4.1 Điều kiện về phía Nhà nước 65

4.4.2 Điều kiện về phía trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 68

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 68

KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Đổi mới giáo dục đại học ở Việt Nam là một yêu cầu cấp thiết đảm bảonguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước Kinh nghiệm cải cách giáo dục đại học của các nước có nền giáo dụcphát triển là Chính phủ tăng quyền tự chủ tài chính cho các trường Đại học

Phát triển tài chính Đại học là một trong những vấn đề chủ yếu của bất kỳ hệthống giáo dục Đại học nào trên thế giới Trong các cuộc thảo luận về giáo dục Đạihọc, những vấn đề về tài chính thường nổi bật do những quan điểm khác nhau củanhiều bên liên quan Các nhà hoạch định chính sách đang đặt ra câu hỏi liệu ngânquỹ Nhà nước có thể tiếp tục chi bao nhiêu cho phát triển giáo dục Đại học giữanhững đòi hỏi cấp bách và cạnh tranh của rất nhiều mục tiêu khác (giáo dục phổthông, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng, phát triển giao thông công cộng….) Nhu cầu

về tri thức và đổi mới công nghệ, khoa học kỹ thuật ngày càng tăng buộc các trườngĐại học phải tìm kiếm những nguồn thu ngoài ngân sách Nhà nước để có thể nắmbắt kịp thời các cơ hội và vượt qua những thử thách trong xu hướng hội nhập hiệnnay

Để đáp ứng được yêu cầu đó, tổ chức công tác kế toán là một trong nhữngyếu tố quan trọng góp phần quản lý có hiệu quả các nguồn tài chính trong các đơn

vị Tổ chức công tác kế toán được hoàn thiện sẽ giúp cho việc quản lý các nguồnthu và các nội dung chi của đơn vị hiệu quả hơn Thực tế hiện nay cho thấy tổ chứccông tác kế toán ở nhiều trường đại học còn nhiều yếu kém Các đơn vị thường ápdụng cứng nhắc chế độ kế toán nên bị động, lúng túng trong ghi nhận các nghiệp vụkinh tế mới phát sinh Thông tin do kế toán mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báocáo hành chính, ít có tác dụng thiết thực trong việc phân tích tình hình tài chính củađơn vị, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước Điều này dẫn đếnkhó khăn cho công tác quản lý của bản thân các trường đại học, cho công tác quản

lý tài chính toàn ngành giáo dục cũng như các cơ quan quản lý Nhà nước khác Mặc

dù tổ chức công tác kế toán trong các trường đại học đã và đang từng bước đượchoàn thiện

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các cơ sở giáo dục và đào tạo

ở nước ta đang đứng trước những cơ hội phát triển, tuy nhiên những khó khăn,

thách thức mà các đơn vị này phải đối mặt ngày một gay gắt Nghị định10/2002/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP ra đời đánh dấu một bước ngoặttrong sự đổi mới về cơ chế tài chính cho các đơn vị, theo đó các đơn vị sự nghiệpgiáo dục được tự chủ trong quản lý và sử dụng tài chính để hoạt động theo các cơchế riêng, phù hợp và có hiệu quả, khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi Với yêu cầuvừa phát triển quy mô, vừa đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời phảihuy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực còn hạn chế từ Ngân sáchNhà nước và các nguồn thu sự nghiệp khác nhằm phục vụ cho mục tiêu đào tạo, đòihỏi các đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo cần chú trọng, quan tâm đến tổ chứccông tác kế toán của đơn vị mình

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, đào tạonguồn nhân lực cho cả nước chủ yếu cho cả nước Thực hiện chủ trương đổi mới vànâng cao hướng hoạt động, phấn đấu trở thành Trường trọng điểm quốc gia, Nhàtrường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đóđặc biệt chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Tuy nhiên tổ chứccông tác kế toán của Trường vẫn còn bất cập, phần nào chưa đáp ứng được yêu cầucủa công tác quản lý Do đó vấn đề hoàn thiện, đổi mới tổ chức công tác kế toán có

ý nghĩa thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơnvị

Bởi vậy việc nghiên cứu Tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Côngnghiệp Hà Nội nhằm tăng cường quản lý tài chính trường Đại học Công nghiệp HàNội là vấn đề cấp thiết trong cả lý luận lẫn thực tiễn hoạt động

1.2 Tổng quan các công trình đã nghiên cứu liên quan đến đề tài

Sau khi Bộ trưởng Bộ tài chính ký quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày30/3/2006 ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 thay thế chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 99/QĐ-CĐKT của Bộ tài chính trong cả nước đã có những nghiên cứu hoàn thiện công tác

tổ chức kế toán nhưng rất ít, chủ yếu là các nghiên cứu tập trung giải quyết các vấn

đề tổ chức kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

- Luận văn Thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Minh Thu – Đại học Thươngmại: “ Tổ chức công tác kế toán tại các trường thuộc Đại học quốc gia Hà nội”-Năm 2011

Luận văn trên tác giả đã phân tích vào các nội dung: tổ chức bộ máy, tổ chức hệthống thông tin kế toán… thông qua vận dụng các phương pháp kế toán, vận dụng

chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành… Các nội dung cụ thể liên quan đến cácvấn đề kỹ thuật như: phương pháp, quy trình kế toán đối với từng nghiệp vụ sẽkhông thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài Tuy nhiên trong quá trình mô tả thựctrạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị khảo sát một số nội dụng cụ thể có thểvẫn được trình bày dưới dạng các bằng chứng minh họa cho tổ chức công tác kếtoán tại các trường đại học.

- Luận văn Thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Thanh Mai – Đại học kinh tếquốc dân: “Hoàn thiện tổ chức kế toán thu chi trong các trường Đại học công lậpthực hiện cơ chế tự chủ tài chính” – năm 2008

- Luận văn Thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Thanh Loan – Đại học kinh tếquốc dân: “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộtại trường Đại học Hùng Vương” – năm 2008

Luận văn đã góp phần cụ thể hóa những vấn đề lý luận cơ bản, phân tích đánh giáthực trạng về công tác tổ chức kế toán của đơn vị Chế độ kế toán HCSN nói riêngvới chuẩn mực kế toán công quốc tế, từ đó đề ra một số giải pháp hoàn thiện chế độ

kế toán Việt nam trong thời gian tới Tuy vậy, tổ chức công tác kế toán tại trườngĐại học Hùng Vương có những đặc thù riêng chưa được nghiên cứu

1.3 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Làm rõ cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sựnghiệp công lập có thu

- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Đại học Công nghiệp Hà Nội Đánhgiá những kết quả đạt được, những tồn tại và những nguyên nhân

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Đại họcCông nghiệp Hà Nội

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về lý luận tổ chức công tác kế

toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập và thực tiễn vấn đề này tại Đại học Côngnghiệp Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Đại

học Công nghiệp Hà Nội Thời gian nghiên cứu và khảo sát thực tế từ tháng 8/2011đến tháng 9/2012

1.5 Các câu hỏi được đặt ra trong quá trình nghiên cứu

- Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệpcông lập có thu là gì?

- Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở trường Đại học Công nghiệp Hà Nộinhư thế nào? Có những ưu điểm và hạn chế gì? Nguyên nhân của những hạn chế?

- Cần những giải pháp gì để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trườngĐại học Công nghiệp Hà Nội?

1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp nghiên cứu lý luận, khảo sát tư liệu

- Phương pháp điều tra, thu thập thông tin

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và chứng minh

- Phương pháp tham vấn ý kiến chuyên gia và đưa ra những nội dung cầnhoàn thiện phù hợp và có tính khả thi

1.7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn có 4chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong

đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Chương 3: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công

nghiệp Hà Nội

Chương 4: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này luận văn đã phân tích tính cấp thiết của đề tài; xác địnhmục tiêu của đề tài; đối tượng và phạm vi; phương pháp nghiên cứu của đề tài

CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU

2.1 Đặc điểm của các đơn vị sự nghiệp công lập có thu ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán

2.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) là đơn vị được cơ quan có thẩm quyềncủa Nhà nước ra quyết định thành lập, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước haynhiệm vụ chuyên môn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội doNhà nước giao

Đơn vị SNCL được thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, là đơn

vị dự toán độc lập, có con dấu, có tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quyđịnh của Luật Kế toán

Trong quá trình hoạt động, đơn vị SNCL được Nhà nước cấp kinh phí hoạtđộng từ Ngân sách Nhà nước (NSNN) hoặc được bổ sung từ nguồn thu khác Có thểphân thành 3 loại đơn vị SNCL theo mức độ đảm bảo kinh phí hoạt động như sau:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp từ đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị SNCL không có nguồn thu doNSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động

Đơn vị SNCL thường được thiết lập theo một hệ thống ngành dọc từ trungương đến địa phương Các đơn vị đó hình thành nên các cấp dự toán khác nhau tùytheo trách nhiệm phân cấp quản lý tài chính Theo Luật NSNN, các đơn vị SNCLtrong cùng một ngành được phân thành 3 cấp:

- Đơn vị dự toán cấp 1: Là đơn vị trực tiếp nhận và phân bổ dự toán cho đơn

vị cấp dưới và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý kinh phí của toàn ngành,giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính đồng cấp Thựchiện cấp phát kinh phí, kiểm tra và quyết toán kinh phí trong toàn bộ hệ thống Dựatrên phân cấp quản lý theo Luật NSNN hiện nay, đơn vị dự toán cấp 1 là các Bộ(trung ương), các Sở (cấp tỉnh) hoặc các Phòng (cấp huyện)

- Đơn vị dự toán cấp 2: Là đơn vị trực thuộc của đơn vị dự toán cấp 1, cónhiệm vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp 1

và cấp 3 trong một hệ thống Đơn vị dự toán cấp 2 nhận dự toán ngân sách của

đơn vị dự toán cấp 1 và phân bổ cho đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc, có nhiệm vụ

tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và cấpdưới trực thuộc

- Đơn vị dự toán cấp 3: Là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để thựchiện nhiệm vụ Nhà nước giao Đơn vị này nhận dự toán ngân sách từ đơn vị dự toáncấp 2 hoặc cấp 1 (nếu không có cấp 2) và tổ chức thực hiện công tác quyết toánngân sách của đơn vị mình

2.1.2 Hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn

vị SNCL hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước Ngoài ra, tùy theo từngloại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạtđồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phíNSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

Các đơn vị sự nghiệp có thu được tự chủ tài chính, được chủ động bố trí kinhphí để thực hiện nhiệm vụ, được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên dongân sách Nhà nước cấp đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phítheo định kỳ 3 năm và hàng năm được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng Chínhphủ quyết định

Các đơn vị sự nghiệp có thu được vay tín dụng ngân hàng hoặc Quỹ hỗ trợphát triển để mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức sản xuấtcung ứng dịch vụ và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật.Đơn vị sự nghiệp có thu quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước theo quy định đốivới đơn vị hành chính sự nghiệp.Đối với tài sản cố định sử dụng vào sản xuất, cungứng dịch vụ đơn vị thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo chế độ áp dụng chocác doanh nghiệp nhà nước.Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu dothanh lý tài sản thuộcnguồn ngân sách Nhà nước được để lại đầu tư tăng cường cơ

sở vật chất, đổi mớitrang thiết bị của đơn vị

Đơn vị sự nghiệp có thu đượcmở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc tạiKho bạc Nhà nước để phản ánh cáckhoản thu, chi của hoạt động sản xuất, cung ứngdịch vụ; mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản kinh phí thuộcngân sách Nhà nước

Đơn vị sự nghiệp cóthu được chủ động sử dụng số biên chế được cấp có thẩmquyền giao; sắp xếp và quản lý lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn

vị theo Pháp lệnh Cánbộ, công chức và chủ trương tinh giản biên chế của Nhà nước

2.1.3 Nguồn tài chính và nội dung chi của đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.3.1 Nguồn tài chính của các đơn vị SNCL

Nguồn tài chính của các đơn vị SNCL bao gồm: Nguồn NSNN cấp và nguồnngoài NSNN cấp

Theo quy định của Luật NSNN thì nguồn NSNN bao gồm: Các khoản thu từthuế, phí, lệ phí; Các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; Các khoản đónggóp của các tổ chức và cá nhân; Các khoản viện trợ; Các khoản thu khác theo quyđịnh của pháp luật Hay nói cách khác theo tính chất từng nguồn kinh phí, cơ chếphân bổ, quản lý sử dụng cũng như vai trò, ảnh hưởng của các nguồn tài chính đếnhoạt động của đơn vị thì các nguồn tài chính của đơn vị SNCL có thể phân loạithành: Nguồn vốn từ ngân sách trong nước (từ thuế và các khoản thu của Nhà nướcphân bổ); Nguồn vốn vay nợ, viện trợ nước ngoài; Nguồn thu từ các khoản thu phí,

lệ phí và các khoản thu hợp pháp khác (gọi tắt là nguồn kinh phí khác)

a Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp

Là nguồn tài chính do NSNN thu từ thuế để chi cho các hoạt động của đơn vịSNCL Nguyên tắc phân bổ các khoản ngân sách này cho các đơn vị, đối tượng thụhưởng ngân sách là theo định mức và tiêu chí phân bổ được cơ quan có thẩm quyềnquyết định, bao gồm:

(1) Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm

vụ đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động (sau khi đã cân đối nguồnthu sự nghiệp); Được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toánđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

(2) Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đối với đơn vịkhông phải là tổ chức khoa học và công nghệ);

(3) Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;(4) Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;

(5) Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đặthàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác);

(6) Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;(7) Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế độ do Nhànước quy định (nếu có);

(8) Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữalớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyềnphê duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;

(9) Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp cóthẩm quyền phê duyệt;

(10) Kinh phí khác (nếu có)

b Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, bao gồm:

(1) Phần được để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc Ngân sách Nhà nước theo quyđịnh của pháp luật;

(2) Thu từ hoạt động dịch vụ;

(3) Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có);

(4) Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng

c Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật

Là nguồn kinh phí thuộc chương trình dự án do các nhà tài trợ nước ngoàibảo đảm theo nội dung ghi trong cam kết giữa Chính phủ Việt Nam, Ủy ban Nhândân tỉnh, thành phố với các nhà tài trợ nước ngoài hoặc là nguồn được các tổ chức

cá nhân trong và ngoài nước biếu tặng, tài trợ Đây là nguồn vốn quan trọng trongviệc thúc đẩy, nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học trong các đơn vịSNCL

2.1.3.2 Nội dung chi của các đơn vị SNCL: Bao gồm:

a Chi thường xuyên

- Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao;

- Chi phục vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí;

- Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với Ngân sáchNhà nước, trích khấu hao tài sản cố định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy địnhcủa pháp luật)

b Chi không thường xuyên

- Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;

- Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;

- Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;

- Chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch,khảo sát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc khung giá do nhà nước quy định;

- Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định;

- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định;

- Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cốđịnh thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, các hoạt độngliên doanh, liên kết; Các khoản chi khác theo quy định (nếu có)

2.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu

2.2.1 Vai trò của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu

* Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, tài chính

Nền sản xuất hàng hóa càng phát triển thì kế toán càng có vai trò quan trọng,như C Mác đã viết: "Kế toán như là phương tiện (công cụ) kiểm soát và tổng kếtquá trình sản xuất trên ý niệm, càng trở nên cần thiết chừng nào mà quá trình càng

có quy mô xã hội, càng mất dần tính chất thuần túy cá thể Cho nên kế toán càngcần thiết đối với nền sản xuất tư bản chủ nghĩa hơn là đối với nền sản xuất phân táncủa thợ thủ công và nông dân, lại càng cần thiết đối với nền sản xuất công cộng hơn

là đối với nền sản xuất tư bản chủ nghĩa" Liên hệ với Việt Nam ta thấy, vai trò, vịtrí của kế toán đã được khẳng định rất quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính

cả cấp vĩ mô lẫn vi mô được thể hiện như sau:

- Kế toán là một phân hệ thông tin quan trọng cấu thành nên hệ thống thôngtin kinh tế, tài chính của đơn vị

- Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho quản lý, điều hành, kiểm soátkinh tế, tài chính đáng tin cậy nhất

Thực tiễn đã chứng minh, các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng đềuphải có kế toán, nếu không có kế toán thì không thể quản lý được Đơn vị nào tổchức kế toán tốt, khoa học, hợp lý thì sẽ có một hệ thống thông tin kế toán đáng tincậy Ngược lại, đơn vị nào ít quan tâm đến công tác kế toán thì chắc chắn độ tin cậycủa thông tin kế toán không cao, các nhà quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi rotrong quản lý, điều hành hoạt động Ở góc độ quản lý vĩ mô kinh tế, tài chính, các

Bộ, các ngành, các cơ quan quản lý và kiểm tra tài chính (Tài chính, Thuế, Kho bạc,Ngân hàng, Thanh tra, Kiểm toán ) đều phải sử dụng thông tin kế toán phục vụcông tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát của mình Nếu không có thông tin kế toánđáng tin cậy thì chắc chắn cơ quan trên không thể thực hiện được chức năng, nhiệm

vụ của mình

* Vai trò của kế toán trong việc thực hiện hạch toán tại đơn vị SNCL

Trong điều kiện hoạt động của đơn vị phải hạch toán thì mới tồn tại và pháttriển được Kế toán sẽ là bộ phận chức năng cung cấp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu vềthông tin kinh tế, tài chính đáng tin cậy cho nhà quản lý Kế toán với tư cách làcông cụ phản ánh đo lường tính toán ghi chép về các hoạt động kinh tế, tài chínhphát sinh tại đơn vị, mọi thông tin mà kế toán cung cấp là cơ sở để Thủ trưởng đơn

vị quản lý, đánh giá tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của đơn vị, qua đó nắmbắt được quá trình hoạt động của đơn vị thấy được những mặt tích cực để phát huy,đồng thời cũng tìm ra được những hạn chế, khuyết điểm để khắc phục giúp cho đơn

vị có kế hoạch và định hướng đúng đắn trong hoạt động quản lý kinh tế, tài chínhcủa đơn vị trong những năm tiếp theo

Kế toán có vai trò tư vấn cho nhà quản lý các tình huống quyết định phù hợp,kịp thời Thông qua việc tổ chức thu nhận thông tin (cả thông tin quá khứ và thôngtin liên quan đến tương lai), xử lý và phân tích thông tin, kế toán (kế toán quản trị)

có thể giải thích thông tin, tham mưu, tư vấn cho nhà quản trị trong việc lựa chọncác phương án quyết định phù hợp nhất

Như vậy, kế toán là công cụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý ở cácđơn vị, nó không chỉ dừng lại ở góc độ giúp cho đơn vị nắm bắt được tình hình tàichính của đơn vị mà còn giúp cho nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược pháttriển của đơn vị, từ đó xem xét và điều chỉnh hoạt động của đơn vị cho phù hợp

2.2.2 Nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Xuất phát từ bản chất và vai trò của kế toán là công cụ quản lý sử dụng đểthu thập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ cho mục đích quản lý,kiểm tra, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính, kế toán có những chức năng sau:

- Thu nhận, xử lý, kiểm tra, cung cấp thông tin

- Phân tích, tư vấn cho nhà quản lý trong các tình huống quyết định

Theo quy định của Luật Kế toán, để phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát tìnhhình sử dụng và thanh quyết toán các khoản kinh phí được ngân sách cấp phát cũngnhư các nguồn thu của đơn vị sự nghiệp, kế toán trong các đơn vị HCSN phải làmtốt các nhiệm vụ sau:

- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đượccấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí cũngnhư các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình

hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhànước; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, chấp hành kỷ luậtthanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.

- Kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị

- Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toáncấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấpdưới

- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý và cơ quan tài chínhđúng hạn và đúng quy định

- Cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý để phục vụ cho việc xây dựng dựtoán, xây dựng các định mức chi tiêu Đồng thời tiến hành phân tích và đánh giáhiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn và các quỹ ở đơn vị

2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu

2.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu.

Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cũng phải đảm bảo mangtính thống nhất, phù hợp, hiệu quả và phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức công tác kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, các văn bảnhướng dẫn Luật cho đơn vị kế toán Nhà nước và chế độ kế toán đơn vị HCSN(Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năngnhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của đơn

vị nhằm thực hiện tốt yêu cầu quản lý của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ củacán bộ làm công tác kế toán, trình độ, trang bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán và

xử lý thông tin của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu,thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, cácchứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và

có hiệu quả

- Tổ chức công tác kế toán đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi, chuẩn

thu với chức năng thực hiện thu, thực hiện chi của cán bộ, không được để một cán

bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này Việc tách hai chức năng chuẩn thu (chuẩn chi)với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để Nhà nước tạo lập ra sự kiểm soátlẫn nhau giữa hai cán bộ đó.

2.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

có thu

2.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Tổ chức bộ máy kế toán là tập hợp đội ngũ nhân viên kế toán nhằmđảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của cácđơn vị kế toán Mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán khôngthể tách rời điều kiện về trang bị kỹ thuật cho hệ thống kế toán - máy tính và phầnmềm kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán, cũng giống như bất kỳ một tổ chức bộmáy nào khác, yếu tố con người giữ vai trò quết định đến sự thành công hay thấtbại Những con người trong bộ máy kế toán cần phải có trình độ chuyên mônnghiệp vụ tương xứng với chức trách được giao Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ làyếu tố quyết định qui mô, chất lượng và hiệu của thông tin kế toán

Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung: Theo hình thức này, cả đơn vịchỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bô công việc kế toán của đơn

vị Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ…không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trínhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng

kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán Hình thức này

có ưu điểm là tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đao nghiệp vụ, thuận tiệncho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơgiới hóa công tác ké toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị

Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán phântán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng

kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phânxưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộphận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu,kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cảcác phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quiđịnh của kế toán trưởng.Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu

từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàndoanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc

hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.

Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.: Hình thức tổchức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kếthợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kếtoán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ởcác đơn vị - bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tếliên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thờithực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửiđến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán,kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiệncông tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận

đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộphận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định

kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Bên cạnh phương thức tổ chức bộ máy, việc tổ chức khoa học lao động kếtoán là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng công việc kế toán Nhân viên

kế toán cần được phân công nhiệm vụ một cách hợp lý theo năng lực chuyên môncủa từng cá nhân và nhu cầu xử lý thông tin của tổ chức Mỗi công việc kế toán vàmỗi nhân viên kế toán cần có qui trình công tác cụ thể Chức danh kế toán trưởngcần dành cho chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất và cónăng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm

2.3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sư nghiệp công lập có thu

a Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu

Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trungthực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp Cơ sở pháp lý củamọi số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán,chứng từ kế toán Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vịSNCL để làm căn cứ hạch toán, đều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác,kịp thời, khách quan vào chứng từ kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ nếu không cóchứng từ kế toán thì không thể ghi vào sổ kế toán, tài khoản kế toán

- Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đềubắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp

- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế

độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụkinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị

- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thờicác yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loạichứng từ Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phátsinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tếphát sinh ở đơn vị

Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào hệthống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lý các đốitượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, để từ đó xác địnhnhững chứng từ áp dụng trong đơn vị Theo quy định có hai loại chứng từ kế toán:

+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữacác pháp nhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêuphản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế,nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện

+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn,các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào điềukiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào đặc điểm tìnhhình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội bộ,phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị

- Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL hiện nay được thựchiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tàichính về việc ban hành Chế độ kế toán HCSN, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp quy khác hiện hành

- Nội dung các chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 17 của Luật Kế toánphải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:

(1) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

(2) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

(3) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

(4) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

(5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

(6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số,tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

(7) Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quanđến chứng từ kế toán.

Tại các đơn vị SNCL, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán hayphụ trách kế toán là người chịu trách nhiệm chính trước thủ trưởng đơn vị, cũngnhư trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, do vậy kế toántrưởng cần phải căn cứ vào tình hình cụ thể để tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị,

bố trí phân công theo từng phần hành kế toán, tổ chức vận dụng và lập chứng từ kếtoán theo đúng chế độ quy định, cụ thể:

- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh, đủ số liên theo quy định và các liên phải giống nhau

- Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nộidung quy định trên mẫu

- Nội dung ghi chép chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩyxóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắtquãng, chỗ trống phải được gạch chéo

- Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng, trưởngphòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy định Để đáp ứng yêu cầu quản lý kếtoán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ phải thực hiệnqua các bước công việc cơ bản sau:

Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ: Khi nhận được các chứng từ kế toán, các bộ

phận nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp,hợp lệ của các hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sáchcủa Nhà nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, nhữngchứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báocáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kếtoán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới sử dụng đểghi sổ kế toán

Các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đếntài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị tiền tệ, kế toáncần phải tính chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết sau đóphân loại chứng từ tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán

Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và

hoàn chỉnh được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quanphục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ

phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng về thứ tự, thời gian trên cơ sở nhu cầunhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kếtoán trưởng quy định

Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán chứng minh cho các

hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành, chứng minh cho sốliệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng từ kế toáncần được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tránh gây nên hưhỏng, mất mát chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ

kế toán phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế, trường hợp xảy ra mất mát, hưhỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị vàcác cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời

b Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán làmột phương pháp đặc trưng của hạch toán kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kếtoán Tài khoản kế toán là phương pháp phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh theoyêu cầu phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống sốhiện có và tình hình biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng nhưquá trình hoạt động của các đơn vị SNCL

Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp tài khoản thực chất là sựxác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định Do vậy, tổ chức

hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cungcấp thông tin tổng quát về tình hình hoạt động của đơn vị SNCL Nhu cầu quản lýcủa đơn vị đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xácđịnh trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có tráchnhiệm xây dựng Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán là lựa chọn những TK kếtoán trong hệ thống TK kế toán mà Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện củađơn vị SNCL để sử dụng, loại bỏ những TK không phù hợp với điều kiện của đơn vị

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL (theo quy định tạiQuyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính, Thông tư185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) bao gồm 7 Loại, từ Loại 1đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoảnngoài Bảng Cân đối tài khoản

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản

cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện TK cấp 1,chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009

Hệ thống TK của đơn vị SNCL được xây dựng dựa vào bản chất, nội dung

và nguyên tắc phân loại TK nhằm phản ánh một cách thường xuyên liên tục có hệthống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí, do vậy nó đã đáp ứngđược những yêu cầu cơ bản sau:

- Kiểm tra, kiểm soát được đầy đủ chính xác kịp thời về tình hình thu, chi cácquỹ NSNN, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí cả từng lĩnhvực, từng cơ quan hành chính và đơn vị SNCL

- Phản ánh bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn

vị trong từng ngành, lĩnh vực hoạt động, phù hợp với quy mô và mô hình tổ chứchoạt động của đơn vị

- Đáp ứng được những yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin thông qua cácphương tiện tính toán để cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý chức năng vàNhà nước

* Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán ở các đơn vị SNCL cần phải tôntrọng các nguyên tắc sau:

- Hệ thống TK kế toán áp dụng phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạtđộng về kinh tế, tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quản lý và sử dụng cácnguồn kinh phí đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà nước

- Đơn vị SNCL mở các TK cấp 1, cấp 2 một cách linh hoạt, đúng chế độ đãđược ban hành

- Hệ thống TK phải được vận dụng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, kiểm soát,đáp ứng được yêu cầu đối tượng quản lý của đơn vị trong công tác quản lý và sửdụng các nguồn kinh phí

- Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các TK kếtoán phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnhvực đối với từng đơn vị SNCL, đảm bảo khoa học, thống nhất, với quy định của chế

độ kế toán của Nhà nước đã được ban hành

- Vận dụng tổ chức hệ thống TK kế toán, tổ chức trên máy vi tính phải đápứng được việc cung cấp và sử dụng thông tin một cách chính xác, kịp thời và phùhợp với yêu cầu của chế độ kế toán đã được ban hành

Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ, các đơn vị SNCL phải

tự xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết các cấp để hệ thống hóa thông tin kế toán chitiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp đã phản ánh trong cáctài khoản cấp 1 Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phải xem xét tính hiệu quảcủa việc cung cấp thông tin kế toán để xác định phạm vi, số lượng tài khoản chi tiếtcần mở đồng thời phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xác định các tài khoảncấp 1 cần phải mở chi tiết

c Tổ chức vận dụng hế thống sổ kế toán

Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán thực chất là tổ chức hệ thống sổ kế toánbao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung, trình

tự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế, tàichính, từ các chứng từ gốc và hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát hành theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liênquan đến các đơn vị SNCL

Các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưutrữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CPngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điềucủa Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước

Đối với các đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2 (đơn vị kế toán cấp trên) ngoàiviệc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình cònphải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí,quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp 2 và cấp 3) đểtổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quanquản lý cấp trên và cơ quan quản lý đồng cấp

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu

lưu trữ bảo quản sổ kế toán theo chế độ đã được quy định.

Hiện nay các đơn vị SNCL có thể vận dụng một trong bốn hình thức kếtoán sau:

* Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Đặc trưng:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thờigian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký

để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Các loại sổ kế toán:

Gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật

ký chung và Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế, tàichính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Nội dung và trình tự ghi sổ:

+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào SổNhật ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùngloại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phùhợp Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghivào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chitiết có liên quan

+ Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ chi tiết Từcác Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK Số liệu trên

"Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số

dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảmbảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối

số phát sinh” và báo cáo tài chính

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên BảngCân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có”trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán này có ưu điểm là

rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán và thuận tiện choviệc tin học hóa công tác kế toán Tuy nhiên, khi ghi Nhật ký chung dễ phát sinhtrùng lắp nếu không xác định rõ căn cứ chứng từ gốc để lập định khoản kế toán ghi

vào Nhật ký chung Hình thức này có thể vận dụng trong các đơn vị có quy mô vừa

và nhỏ, có khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh không nhiều và bộ máy

kế toán có ít người

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Hình 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ:

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi

CHÚNG TỪ KẾ TOÁN

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

SỔ CÁI

SỔ NHẬT KÝ

CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại) được ghi một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại(Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho) phát sinh nhiều lần trongmột ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đãđược dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chitiết có liên quan.

+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ phát sinh trong thángvào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng sốliệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần

Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số phát sinh cáctháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuốitháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số

dư cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phảibảo đảm các yêu cầu sau:

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, sốphát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệukhóa sổ của các đối tượng chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng TK Số liệutrên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và

số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.Số liệu trên Sổ Nhật

ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi khóa sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tàikhoản và các báo cáo tài chính khác

Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các TK

=

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Hình 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cáiđơn giản, rõ ràng, dễ vận dụng và đảm bảo được các yêu cầu của việc hệ thống hóathông tin kế toán Tuy nhiên, do sử dụng một kế toán tổng hợp duy nhất, kết cấumẫu sổ kế toán tổng hợp cồng kềnh, nên không thuận lợi cho việc ghi sổ và phâncông phần hành kế toán trong phòng kế toán Hình thức này do vậy chỉ phù hợp vớinhững đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh trong kỳ không nhiều và đơn vị sử dụng ít tài khoản kế toán Hiện nay,thường chỉ có các đơn vị sự nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tập thểhoặc tư nhân sử dụng hình thức kế toán này

* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kếtoán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ "Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng đểphân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

NHẬT KÝ- SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ

QUỸ

tách biệt thành hai quá trình riêng biệt.

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái

- Hệ thống sổ kế toán:

Bao gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, các Sổ, Thẻ

kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ:

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đểlập Chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, cónội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại” Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lậpChứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặcngười phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đóchuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào

Sổ Cái

Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản Trên Sổ Cái, tính tổng

số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng

từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng đểlập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc cácChứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sửdụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuốitháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảngtổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đượcđối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tàikhoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảngtổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiệntrên Hình 1.3

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có ưu điểm là việc lập chứng từ ghi sổ có

tác dụng giảm bớt số lần ghi sổ, cho phép kiểm tra đối chiếu chặt chẽ, dễ ghi chép,không đòi hỏi nghiệp vụ kỹ thuật cao, do sử dụng nhiều tờ rời nên dễ phân côngcông tác kế toán, dễ tổng hợp số liệu Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm làviệc ghi chép và đối chiếu số liệu dồn nhiều vào cuối tháng làm cho việc lập báocáo thường bị chậm, doanh nghiệp càng lớn nhược điểm này càng rõ; Khối lượngghi chép nhiều và trùng lặp làm hiệu suất công tác kế toán thấp, cung cấp số liệuchậm Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đặc biệt ở các đơn vị cóquy mô lớn (hoặc vừa), sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nhân viên kế toán

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Như vậy, việc lựa chọn hình thức kế toán sẽ chi phối đến tổ chức công tác kế

toán của các đơn vị SNCL Tùy vào yêu cầu, phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động,trình độ đội ngũ kế toán, yêu cầu công tác quản lý của đơn vị SNCL mà lựa chọn

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG

TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

SỔ,THẺ KẾ TOÁN

CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

SỔ ĐĂNGKÝ CHỨNG

TỪ GHI SỔ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ QUỸ

BẢNG CÂN ĐỐI

SỐ PHÁT SINH

một hình thức kế toán cụ thể Đơn vị phải tổ chức hệ thống sổ kế toán, trình tự luânchuyển chứng từ, tài liệu kế toán, bố trí đội ngũ kế toán, mức độ trang cấp thiết bịcho phù hợp và hiệu quả

Các đơn vị SNCL lựa chọn hình thức kế toán áp dụng phải tính đến các điềukiện cụ thể về phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động, trình độ quản lý, đội ngũ kếtoán viên, mức độ trang cấp thiết bị, cơ sở vật chất mà áp dụng cho phù hợp Theođiều kiện hiện nay lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung trong điều kiện ápdụng phần mềm kế toán trên máy vi tính là hợp lý, tiết kiệm v hiệu quả

d Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

+ Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình

về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; Tình hình thu,chi và kết quả hoạt động của đơn vị SNCL trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứquan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hànhhoạt động của đơn vị

Các đơn vị SNCL theo chế độ kế toán hiện hành định kỳ kế toán viên phảitiến hành lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, nội dung báo cáo, phương pháptính chỉ tiêu, thời gian lập và gửi báo cáo

Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ trách kế toán củađơn vị phải phân công quy định rõ trách nhiệm cho các bộ phận kế toán, phải cungcấp, báo cáo kịp thời số liệu, tài liệu và thời gian chính xác, kịp thời phục vụ choviệc lập báo cáo tài chính

Qua các báo cáo tài chính các đơn vị SNCL đã cung cấp thông tin về kinh tế,tài chính cơ bản, cần thiết cho công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình quản lý và sửdụng các nguồn kinh phí của đơn vị cho các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủquản và đơn vị tổng hợp phân tích đánh giá các hoạt động tài chính của đơn vị, từ

đó giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước đề ra các kế hoạch phát triển cho tương lai

và có những biện pháp quản lý phù hợp để khai thác các nguồn thu và điều chỉnhcác khoản chi một cách hợp lý

+ Phân tích báo cáo tài chính

Để quản lý tốt được các hoạt động về kinh tế, tài chính của các đơn vị SNCLđòi hỏi thủ trưởng các đơn vị phải nắm bắt được tình hình hoạt động về tài chínhcủa đơn vị Vì vậy, để phục vụ cho công tác chỉ đạo, lãnh đạo đơn vị nói chung và

công tác tài chính nói riêng thì phải tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, từ đónắm bắt được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế của đơn vị, nhằm đề ranhững kế hoạch, biện pháp chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn

vị, khắc phục những nhược điểm, phát huy những kết quả tốt đã được được nhằmđem lại hiệu quả kinh tế tốt hơn cho hoạt động tài chính của đơn vị

- Phương pháp phân tích: Để tiến hành phân tích tài chính, người ta có thể sửdụng nhiều phương pháp khác nhau, như: Phương pháp so sánh, phương pháp sốtuyệt đối, phương pháp số tương đối, phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp

đồ thị

- Nội dung phân tích: Khi tiến hành phân tích hoạt động tài chính của đơn vị,

để đem lại hiệu quả kinh tế cần tập trung vào phân tích một số các chỉ tiêu, nội dungchủ yếu của các đơn vị, bao gồm:

+ Chi cho con người, bao gồm: Chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, họcbổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, y tế, vệ sinh, các khoản đónggóp, thanh toán cá nhân

+ Chi cho quản lý hành chính, bao gồm: Dịch vụ công cộng, cung ứng vănphòng, thông tin liên lạc, hội nghị phí, công tác phí, chi phí thuê mướn;

+ Chi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ;

+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, sửa chữa thường xuyên TSCĐ, sửa chữalớn TSCĐ;

+ Chi tổ chức thu phí;

+ Chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học;

+ Chi thực hiện nhiệm vụ Nhà nước đặt hàng;

+ Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;

+ Chi thực hiện tinh giản biên chế;

+ Chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao;

+ Chi đầu tư phát triển (xây dựng cơ bản);

+ Chi khác

Qua các nội dung chi tiêu, cần tập trung đi sâu vào phân tích đánh giá tìnhhình các khoản chi chủ yếu, như: Chi phí quản lý hành chính, chi người lao động,chi cung ứng dịch vụ, chi nghiệp vụ chuyên môn thông qua các phương pháp phântích có thể sử dụng, như: Phương pháp so sánh, phương pháp thống kê để đưa ra cácbiện pháp đề xuất kịp thời, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn NSNN

Việc tổ chức công tác kế toán về tổ chức báo cáo tài chính, phân tích báo cáo

tài chính đối với các Đại học là rất quan trọng Các nội dung về tổ chức báo cáo tàichính, phân tích báo cáo tài chính của đơn vị SNCL được vận dụng vào đơn vị Đạihọc

+ Công khai tài chính : Công tác công khai tài chính thực hiện theo quy

định tại Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/5/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫnthực hiện quy chế công khai tài chính với hình thức công khai tại hội nghị giao ban,đại hội công nhân viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của đơn vị

2.3.2.3 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán thực chất là việc áp dụng phầnmềm kế toán, tức là áp dụng chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán mộtcách tự động, từ khâu nhập chứng từ, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và kết xuấtbáo cáo Lúc này, công việc của kế toán do máy tính đảm nhiệm, còn công việc củanhững người làm kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trong việcquản lý nghiệp vụ

Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh vàngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đếncác thay đổi trong tổ chức công tác kế toán Trong khi những tiến bộ về phần cứnggiúp tăng khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý,… thì những tiến bộ vềphần mềm đem lại sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử

lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho

dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính

Năng lực, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toánphụ thuộc vào nhiều yếu tố cả khách quan lẫn chủ quan như nhận thức về vai tròcủa công nghệ thông tin hay lợi ích của ứng dụng tin học của lãnh đạo, trình độnhân viên; quy mô của đơn vị, hình thức tổ chức bộ máy kế toán (tập trung hayphân tán)…

Yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả vào công tác kế toán

đó là:

- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu quản lý

- Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

- Cải tiến, chuẩn hóa các quy trình, nghiệp vụ kế toán

- Nâng cao trình độ cán bộ đáp ứng được nhu cầu ứng dụng công nghệ hoặc

có đội ngũ cán bộ trực tiếp phục vụ cho công nghệ thông tin

2.3.2.4 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán

Công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán là công việc có tính chất thườngxuyên nhằm:

- Đảm bảo quá trình cung cấp, thu nhận và xử lý thông tin được đầy đủ, trungthực, chính xác, kịp thời trong quá trình quản lý và sử dụng vật tư tài sản, các nguồnkinh phí của đơn vị SNCL

- Đánh giá tình hình triển khai chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tạiđơn vị theo quy định của pháp luật về NSNN, tình hình chấp hành công tác thựchành tiết kiệm, chống lãng phí của đơn vị

- Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách vàquản lý các khoản thu, chi tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụngquỹ lương, quỹ thưởng, các quỹ của cơ quan và công tác đầu tư xây dựng cơ bảntrong đơn vị

- Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lýcác sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp Đồng thời tổ chức rút kinhnghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biệnpháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị

Để đảm bảo cho quá trình kiểm tra có hiệu quả thì cần phải tập trung vào một

số nội dung chủ yếu sau:

- Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán; Kiểm tra việc mở sổ,ghi sổ, khóa sổ kế toán;

- Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán;

- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính;

- Kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản thường xuyên hoặc đột xuất theoquy định của Nhà nước, việc thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán;

- Đối với các đơn vị phải kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật;

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy, phân công công việc và lề lối làm việc, đánhgiá tính hợp lý của việc bố trí, sử dụng cán bộ, quan hệ công tác và mối quan hệgiữa các cá nhân và bộ phận;

- Kiểm tra việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí kế toán trưởng, cán

bộ, viên chức tài chính, kế toán;

- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách tài chính của Nhà nước đãđược quy định

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Nội dung chương 2 đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về tổ chứccông tác kế toán, về đặc điểm, chức năng, vai trò, nhiệm vụ, nguồn tài chính và cơchế quản lý tài chính, ý nghĩa, nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị kếtoán nói chung và trong các đơn vị SNCL nói riêng Đây là những vấn đề rất quantrọng, là cơ sở của việc vận dụng các lý luận và thực tiễn đánh giá thực trạng tổchức công tác kế toán của Đại học Công nghiệp Hà Nội đang thực hiện cơ chế tựchủ, tự chịu trách nhiệm về quản lý tài chính

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

3.1 Tổng quan về trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

3.1.1 Đặc điểm tổ chức quản lý tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

3.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là trường công lập, nằm trong hệ thốngcác trường đại học, cao đẳng trong cả nước

Tên đầy đủ bằng tiếng Việt : Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Tên quốc tế : Ha Noi University of Industry (HaUI)

Cơ sở chính : Minh Khai – Từ Liêm – Hà Nội

Cơ sở 2 : Tây Tựu – Từ Liêm – Hà Nội

- Ngày 10/8/1898 Trường Chuyên nghiệp Hà Nội được thành lập theo Quyếtđịnh của phòng Thương mại Hà Nội Năm 1931 đổi tên thành Trường Kỹ nghệThực hành Hà Nội

- Ngày 29/8/1913 Trường Chuyên nghiệp Hải phòng được thành lập theoNghị định của Toàn quyền Đông Dương Năm 1921 đổi tên thành Trường Kỹ nghệThực hành Hải Phòng

- Ngày 15/02/1955 khai giảng khoá I Trường Kỹ thuật Trung cấp I tại địađiểm Trường Kỹ nghệ Thực Hành Hà Nội cũ (2F Quang Trung)

- Năm 1956 khai giảng khoá I Trường Công Nhân Kỹ thuật I tại địa điểmtrường Kỹ Nghệ thực Hành Hải Phòng cũ (Phố Máy Tơ Hải phòng) Trong thờigian chiến tranh trường chuyển lên Bắc Giang

- Năm 1962 Trường Kỹ thuật Trung cấp I tuyển sinh đào tạo cao đẳng, đổi

tên thành Trường Trung cao cấp Cơ điện Năm 1966 đổi tên thành Trường Trunghọc Cơ khí I, năm 1993 lấy lại tên cũ là Trường Kỹ nghệ Thực hành Hà Nội Trongthời gian chiến tranh trường chuyển lên Vĩnh Phúc.

- Năm 1986 Trường Công nhân Kỹ thuật I chuyển về xã Minh khai, huyện

Từ Liêm, Hà Nội

- Năm 1991 Trường Kỹ nghệ Thực hành Hà Nội chuyển về xã Tây Tựu,huyện Từ Liêm, Hà Nội

- Ngày 22/4/1997 Bộ Công nghiệp ra quyết định số 580/QĐ - TCCB sát nhập

2 trường: Công nhân Kỹ thuật I và Kỹ nghệ Thực hành Hà nội lấy tên là TrườngTrung học Công nghiệp I

- Ngày 28/5/1999 Quyết định số 126/QĐ- TTg của Thủ tướng Chính phủthành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội trên cơ sở trường Trung học Côngnghiệp I

- Ngày 2/12/2005 Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 315/2005 QĐ/TTgthành lập Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trên cơ sở Trường Cao đẳng Côngnghiệp Hà Nội

* Phần thưởng cao quý

Các phần thưởng cao quý Đảng và Nhà nước trao tặng cho Nhà trường:

- Danh hiệu Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới

- 02 Huân chương Độc lập hạng Nhất

- 01 Huân chương Độc lập hạng Ba

- 01 Huân chương Chiến công hạng Nhất

- 01 Huân chương Chiến công hạng Ba

- 11 Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba

- Nhiều cờ thưởng và bằng khen của Chính phủ, tổng liên đoàn lao độngViệt Nam, Trung Ương Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh, của các Bộ,Ngành Thành phố

- Đảng bộ liên tục đạt danh hiệu Đảng bộ trong sạch, vững mạnh,

- Tổ chức Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên luôn đạt danh hiệu tiên tiến xuấtsắc

* Cơ sở vật chất:

- Hiện nay, Nhà trường có 3 cơ sở đào tạo ở Hà Nội và Hà Nam với tổng

diện tích gần 50 ha

- Hệ thống phòng thực hành, thí nghiệm gồm 180 phòng với nhiều thiết bịhiện đại.Các giảng đường, phòng học lý thuyết là 250 phòng

- Hơn 1500 máy vi tính, hệ thống mạng nội bộ toàn trường kết nối Internet

phục vụ công tác quản lý điều hành, dạy, học và nghiên cứu khoa học

- Gần 500 phòng ở đủ chỗ ở cho khoảng 5000 học sinh, sinh viên nội trú

- Hai trung tâm thư viện với trên 280.000 cuốn sách các loại

- Sân vận động, khu vui chơi thể thao, ký túc xá hiện đại, nhà ăn phục vụ cán

bộ, giáo viên, HS, SV

b Tầm nhìn, sứ mạng

Trong quá trình phát triển, sứ mạng và mục tiêu chất lượng của nhà trườngluôn được xác định rõ ràng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nhà trường vàphù hợp với các nguồn lực của địa phương và của cả nước Mục tiêu giáo dục luônđược định kỳ xem xét, đánh giá về mức độ phù hợp với tình hình thực tiễn, đượckịp thời bổ sung và điều chỉnh

* Tầm nhìn đến năm 2020:

Đại học Công nghiệp Hà Nội sẽ trở thành cơ sở giáo dục - đào tạo, nghiêncứu khoa học của nền kinh tế tri thức, đẳng cấp khu vực, liên thông và công nhậnlẫn nhau với một số trường đại học trên thế giới

* Sứ mạng đến năm 2015:

Đại học Công nghiệp Hà Nội cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo nhiều ngành,nhiều trình độ, chất lượng cao, đáp ứng nguồn nhân lực cho công nghiệp hóa, hiệnđại hóa đất nước và xuất khẩu lao động, tạo cơ hội học tập thuận lợi cho mọi đốitượng

3.1.1.2.Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý

a Đặc điểm hoạt động : Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội hoạt động

theo Điều lệ Trường Đại học được Chính phủ ban hành theo Quyết định số 58/2010/QĐ-Ttg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ Trường Đại họcCông nghiệp Hà Nội có nhiệm vụ sau:

- Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược và kế hoạch tổng thể phát triểnnhà trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mụctiêu, chương trình giáo dục; xác nhận hoặc cấp văn bằng, chứng chỉ theo thẩmquyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độtuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều độngcủa cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên.

- Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức vàngười học của trường

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của nhàtrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quyđịnh của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa;

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địaphương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy địnhcủa pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho nhàtrường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dựbáo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả

hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhântrong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của nhà trường.

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật;

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội được quyền tự chủ và chịu trách nhiệm

xã hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ này về quy hoạch, kế hoạch phát triểntrường, tổ chức các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệquốc tế, tổ chức và nhân sự Cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy, học tập đối vớicác ngành nghề được phép đào tạo; xây dựng hệ thống chuyển đổi tín chỉ với các cơ

- Tham gia tuyển chọn và thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cáccấp; hợp tác với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,nghiên cứu khoa học trong nước và nước ngoài theo quy định của Chính phủ

- Tổ chức bộ máy của nhà trường; tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đãi ngộcông chức, viên chức của nhà trường; bồi dưỡng nâng cao trình độ cho công chức,viên chức và định kỳ thực hiện đánh giá công chức, viên chức

- Báo cáo các hoạt động của trường với cơ quan quản lý nhà nước theo quyđịnh