Bài báo cáo thực tập kế toán mua bán hàng tại công ty thương mại dầu khí đồng tháp

Trang 1

more information and additional documents

connect with me here: http://facebook.com/ngphutien/

SVTH : Đặng Hoàng Minh Trang 01

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin kính mong quý thầy cơ Trường CAO ĐẲNG KINH TẾ

ĐỐI NGOẠI cùng quý thầy cơ các khoa khác nhận nơi tơi lịng tri ân sâu sắc về những kiến thức mà chúng tơi cĩ được ngày hơm nay Đồng thời cũng xin cảm ơn thầy Bùi Xuân Tràng người đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo cho tơi trong quá trình thực tập và hồn thành tốt tiểu luận

Tơi cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các Phịng ban chức năng cùng tồn thể anh chị ở Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp tạo mọi điều kiện thuận lợi và tận tình hướng dẫn tơi trong quá trình thực tập

Xin cảm ơn tất cả bạn bè đã động viên giúp đỡ

Xin chân thành cảm ơn !

Trang 2

NHẬN XéT CủA ĐơN Vị THựC TậP

………

Xác nhận của cơ quan thực tập

Trang 3

NHAN XéT CủA GIáO VIÊN

………

Kết quả chấm điểm của giáo viên 1: Tổng số điểm (bằng số) ………

Tổng số điểm (bằng chữ) ………

Kết quả chấm điểm của giáo viên 2: Tổng số điểm (bằng số) ………

Tổng số điểm (bằng chữ) ………

………., ngày tháng năm 200

Trang 4

LờI Mở ĐầU

1 Lý do chọn đề tài :

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế khác nhau, đã cho thấy việc sản xuất kinh doanh của nước ta đã cĩ những bước phát triển mới Với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế, các loại hàng hĩa ngày càng dồi dào, phong phú và đa dạng dẫn đến sự cạnh tranh cao Vì vậy muốn tồn tại trong nền kinh tế các doanh nghiệp phải tổ chức, quản lý sản xuất kinh doanh một cách khoa học và hợp lý để đạt được hiệu quả kinh tế cao và ổn định

Hàng hĩa là khâu chủ chốt đối với các đơn vị sản xuất, cũng như các đơn

vị thương mại, đặc biệt là trong nền kinh tế mở cửa như hiện nay, thì việc đẩy mạnh tốc độ mua bán hàng hĩa là việc sống cịn của tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh

Đĩ là lý do em chọn đề tài : Kế tốn mua bán hàng hĩa làm đề tài nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu kế tốn mua bán hàng hĩa nhằm tìm hiểu kế tốn tổ chức cơng việc như thế nào để cho quá trình mua bán chứng từ được gọn nhẹ, việc lên sổ sách, báo cáo được nhanh chĩng, nhưng phải đảm bảo tính chính xác để cung cấp thơng tin kịp thời cho các cấp lãnh đạo đề ra các quyết định kinh doanh Từ khâu

tổ chức xuất nhập hàng hĩa, tính giá thành sản phẩm và tính tất cả chi phí liên quan

để xác định kết quả của từng thương vụ phải được thực hiện một cách đồng bộ và đạt hiệu quả cao nhất Chính vì lẽ này địi hỏi người kế tốn phải cĩ trình độ nghiệp vụ vững vàng và cĩ kinh nghiệm thực tế

3 Phương pháp nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Để đi sâu nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết học ở trường và thực tế, cần phải cĩ một khoảng thời gian đi thực tế tiếp cận quy trình mua bán hàng hĩa ở một đơn vị kinh doanh sản xuất hoặc một đơn vị thương mại Với thời gian trường cho đi thực tập thực tế em chọn CơNG TY THươNG MạI DầU KHí ĐồNG THáP là một

doanh nghiệp thương mại kinh doanh xăng dầu để em tiếp cận nghiên cứu quá trình

kế tốn mua bán hàng hĩa ở Cơng ty

Mặc dù thời gian thực tập cĩ hạn, nhưng với sự giúp đỡ nhiêùt tình của

thầy, cơ hướng dẫn và các anh chị tại Cơng ty, cùng với sự nổ lực bản thân và sự ủng

hộ của người thân em đã hồn thành khĩa luận của mình Nhưng với kiến thức cịn hạn hẹp Lần đầu tiên tìm hiểu tình hình thực tế về cơng tác kế tốn chắc chắn khơng thể tránh khỏi những thiếu xĩt Do đĩ, em mong nhận được sự gĩp ý và chỉ bảo thêm cho khĩa luận của em được hồn chỉnh hơn; Xin chân thành cảm ơn

Sinh viên thực tập

Trang 5

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CƠNG TY THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ

ĐỒNG THÁP 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1.1 Lịch sử hình thành

Trong cơ chế tập trung bao cấp, ngành hàng vật tư xăng dầu được thực hiện

theo cơ chế cấp phát, theo kế hoạch, cơ sở vật chất nhà nước lo, lỗ lãi nhà nước chịu,

từ đĩ triệt tiêu tính chủ động sáng tạo trên thương trường của các doanh nghiệp, khi chuyển sang cơ chế thị trường nhà nước đã xĩa tồn bộ bao cấp, các doanh nghiệp

được chủ động trong kinh doanh và tự chịu trách nhiệm trước nhà nước về hiệu quả

kinh doanh của doanh nghiệp mình

Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập khi vào thời điểm chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hố tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa Trong buổi giao thời ấy, từ những

bước đi chập chửng ban đầu, với sự đồn kết nhất trí của đội ngũ cán bộ cơng nhân

viên trong việc khắc phục khĩ khăn, tạo dựng cơ sở vật chất, mở rộng thị trường Đến nay đã khẳng định Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một doanh nghiệp

cĩ vị trí quan trọng trong nền kinh tế của tỉnh Đồng Tháp

Năm 1992 Cơng ty được thành lập với tên gọi là Cơng ty xăng dầu và xuất

nhập khẩu tổng hợp Đồng Tháp Theo tinh thần của NĐ 388/HDBT và NĐ

156/HDBT nay là Thủ tướng Chính phủ Cơng ty được Bộ Thương mại cho phép thành lập tại Thơng báo số : 1827/TB ngày 10/12/1992 và ngày 11/12/1992 được thành lập theo QĐ số 133/QĐ.TL của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp với tên gọi

là Cơng ty Vật tư và XNK Đồng Tháp

Đến ngày 24/08/1998 được đổi tên là Cơng ty Vật tư và XNK Đồng Tháp

thành Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp theo QĐ số : 111/QĐUB của Ủy

ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp

Tên giao dịch quốc tế

Tên viết tắt : PETIMEX

Trụ sở chính : B 177 Quốc lộ 30 – xã Mỹ Trà - thị xã Cao Lãnh - Đồng Tháp

Trang 6

phục vụ cho các tỉnh bạn

Xác định được nhiệm vụ đĩ, Cơng ty đã tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh xăng dầu Do đĩ hàng năm Cơng ty đều được Bộ Thương mại cấp hạng ngạch nhập khẩu xăng dầu (uỷ thác qua các đầu mối) Trong những năm qua, Cơng ty đã

thực hiện việc nhập khẩu xăng dầu và đáp ứng kịp thời cho sản xuất nơng nghiệp và tiêu dùng của nhân dân

Song song với việc phát triển kinh doanh xăng dầu Cơng ty cũng chú trọng

đến việc phát triển cơ sở vật chất phục vụ cho kinh doanh xăng dầu như : kho chứa, bến bãi, phương tiện vận chuyển, các trạm bán lẻ cĩ thể nĩi từ buổi ban đầu mới thành lập Cơng ty hồn tồn chưa cĩ gì để phục vụ cho sản xuất kinh doanh xăng

dầu Đến nay, Cơng ty đã đầu tư, trang bị đảm bảo cho đơn vị kinh doanh xăng dầu theo quy định của Bộ Thương mại 1999, Cơng ty được Bộ Thương mại cho pháp

trực tiếp nhập khẩu xăng dầu và Cơng ty đã thực hiện cơng tác nhập khẩu từ đĩ đến nay

1.1.1.3 Về thị trường và thị phần xăng dầu cùng với sự phát triển của Cơng

ty trong thời gian qua

Về thị trường : Thị trường kinh doanh xăng dầu cĩ những đặc thù riêng và

địi hỏi phải cĩ những điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật theo quy định

Thị trường trong tỉnh, Cơng ty đã phát triển một cách vững chắc trải đều khắp

11 huyện thị, đủ khả năng phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của nơng dân trong tỉnh

Thị trường ngồi tỉnh : Từng bước được mở rộng và đi vào ổn định thơng qua

các kho nhập và tồn trữ, đẩy mạnh bán buơn và các điểm bán lẻ nằm trên địa bàn các tỉnh Hiện nay thị trường ngồi tỉnh của Cơng ty cĩ hầu hết trên các tỉnh đồng bằng sơng Cửu Long và một số tỉnh Miền Đơng Nam Bộ như: Đồng Nai, Bình Phước và

TP.HCM

* Cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh xăng dầu :

Trang 7

- Hệ thống kho tồn trữ : Cĩ 03 kho

+ Kho Trần Quốc Toản : Tại phường 11 - thị xã Cao Lãnh - Đồng Tháp,

với sức chứa : 30 triệu lít xăng dầu

+ Kho Tân Phú Thạnh : tại huyện Châu Thành - Cần Thơ, với sức chứa :

10 triệu lít xăng dầu

+ Kho Nhơn Trạch : Tại Phước Khánh - Đồng Nai, với sức chứa 60 triệu

lít xăng dầu đang hoạt động

- Hệ thống cầu cảng xuất, nhập xăng dầu :

Tại Đồng Nai : Cảng tiếp nhận tàu ngoại cĩ trọng tải đến 25.000 tấn

Tại Đồng Tháp : Cảng tiếp nhận từ 3.000 – 5.000 tấn

- Phương tiện vận chuyển xăng dầu :

Phương tiện vận chuyển đường thủy : Cơng ty cĩ 26 chiếc xà lan vận chuyển, với tổng mức tải là : 10.000 tấn, xà lan cĩ trọng tải từ 100 – 1.400 tấn

Phương tiện vận chuyển đường bộ : Cơng ty hiện cĩ 10 chiếc xe bồn vận chuyển xăng dầu đến các trạm bán lẻ trên đường bộ và phục vụ đến nơi người tiêu dùng

- Hệ thống bán lẻ :

Cơng ty hiện cĩ 30 trạm bán lẻ xăng dầu nằm trên địa bàn các tỉnh : Đồng

Tháp, Vĩnh Long, Cần Thơ, TP.HCM và Đồng Nai cĩ 07 điểm bán xăng dầu đủ điều

kiện giao hàng cho khách hàng bằng xe bồn và xà lan vận chuyển

Phương tiện cứu hoả điều được trang bị đầy đủ và đúng theo quy định của cơ quan Cảnh sát PCCC

Từ buổi ban đầu mới thành lập :

Trang 8

Khơng chỉ phát triển ở ngành xăng dầu mà trong những năm qua Cơng ty cịn

cĩ một hệ thống du lịch, nhà hàng – khách sạn hoạt động tốt, mang lại hiệu quả thiết thực cho Cơng ty Tuy lợi nhuận khơng bằng lợi nhuận của kinh doanh xăng dầu nhưng cĩ thể nĩi hệ thống du lịch, nhà hàng – khách sạn của Cơng ty trong thời gian qua cĩ sự đĩng gĩp đáng kể vào thành tích chung của Cơng ty

Bên cạnh những kết quả nêu trên, Cơng ty đã trải qua khơng ít khĩ khăn nhất

là năm 2000 là năm mà Cơng ty gặp phải cơn sĩng dữ do một bộ phận cán bộ cũ của Cơng ty đã cĩ những việc làm vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng Từ khi

xảy ra sự cố bộ máy tổ chức của Cơng ty gần như phải ngưng hoạt động, cán bộ cơng nhân viên hoang mang tư tưởng, tất cả như đang đứng bên bờ vực thẩm Nhưng nhờ

cĩ sự quan tâm kịp thời, sự lãnh đạo đúng đắn của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh đã kịp thời điều động bổ sung Ban Giám đốc mới cho Cơng ty Trên cơ sở cĩ sự đồn

kết thống nhất của tồn thể cán bộ cơng nhân viên, đã giúp Cơng ty sớm khơi phục

mọi hoạt động được trở lại bình thường, một trang sử mới lại được mở ra và đến giờ

phút này thực sự khẳng định rằng Cơng ty vẫn tồn tại đang trên đà phát triển và vẫn giữ vững là một đầu mối nhập khẩu trực tiếp xăng dầu

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng kinh doanh

Trang 9

1.1.2.1 Chức năng

Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một đơn vị kinh tế trực thuộc Ủy

ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp, hạch tốn độc lập, được cấp vốn, cĩ con dấu riêng để

giao dịch cơng tác, được mở tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các

ngân hàng thương mại

Nhập khẩu vật tư, xăng dầu phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của Cơng ty

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Để đáp ứng và phục vụ chiến lược khơng bị phân tán của Cơng ty Cơng ty

Thương mại Dầu khí Đồng Tháp cĩ những nhiệm vụ sau :

- Cơng ty phải đáp ứng tốt vật tư, nguồn hàng để phục vụ cho kinh doanh xăng dầu, đồng thời phải cung cấp trang thiết bị để nâng cấp, sửa chữa các đơn vị cơ

sở : trạm xăng, nhà hàng – khách sạn đảm bảo chất lượng, mẫu mã, giá cả chủng loại

và tiến độ cơng trình

- Từng bước nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tiếp tục mở rộng diện

tích kinh doanh đối với khách sạn, nhà hàng bên ngồi và mở rộng mạng lưới bán lẻ

xăng dầu

1.2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ

Tổ chức nhân sự đã được sắp xếp lại và hoạt động một cách tương đối hợp lý

Trách nhiệm của các bộ phận chuyên mơn được quy định rõ ràng và giữa các bộ phận cĩ sự phối hợp nhau làm cho hiệu quả cơng việc được nâng cao

Trách nhiệm của các bộ phận được quy định rõ ràng và phối hợp chặt chẽ vì

mục tiêu chung của tồn Cơng ty cụ thể như sau :

1.2.1 Ban Giám đốc Cơng ty

- Giám đốc : Phụ trách chung và trực tiếp quản lý phịng HCQT

- 02 Phĩ Giám đốc :01 Phụ trách về kinh doanh xăng dầu, 01phụ trách tài chính

- Kế tốn trưởng : Phụ trách về kế tốn

1.2.2 Các phịng chức năng

1.2.2.1 Phịng hành chánh, quản trị nhân sự, lao động tiền lương (gọi tắt là

phịng TC – HCQT)

Chức năng :

Trang 10

- Quản trị nhân sự : Bao gồm nghiên cứu, hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, sa thải nhân viên

- Quản lý lao động tiền lương, các dịch vụ phúc lợi và an tồn lao động

- Quản trị hành chánh văn phịng, soạn thảo văn thư đánh máy, nhận phát cơng văn, cung cấp văn phịng phẩm

- Quản lý điều hành đội xe thuộc khối gián tiếp

- Thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh của Cơng

ty và các đơn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại tố cáo

- Thực hiện quy chế dân chủ

- Tổ chức cơng tác bảo vệ và kiểm tra cơng tác bảo vệ ở cơ sở

+ Đặc biệt tại đây cĩ một cán bộ tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chung của Cơng ty, làm thư ký cho Giám đốc và một cán bộ chuyên trách cơng tác tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực pháp luật

+ Phịng cĩ một trưởng phịng phụ trách chung đồng thời phụ trách cơng tác nhân sự tiền lương, các dịch vụ phúc lợi, cơng tác an tồn lao động, một phĩ phịng phụ trách tổng hợp và quản trị văn phịng và một tổ thanh tra bảo vệ

1.2.2.2 Phịng kế hoạch và kinh doanh xăng dầu (gọi tắt là phịng kinh doanh xăng dầu)

Chức năng :

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh xăng dầu gồm : Chỉ tiêu nhập khẩu, kế hoạch mua hàng, điều phối hàng

- Xây dựng chiến lược giá cả

- Trao đổi với phịng kế tốn tài vụ lập hợp đồng kinh tế

- Tổ chức khâu mua hàng (trong và ngồi nước)

- Tổ chức khâu bán buơn, tham gia đấu thầu, chào bán hàng

- Điều động phân phối hàng cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc

- Tổ chức tiếp thị, phát triển thị trường

Phịng cĩ một trưởng phịng và 02 phĩ phịng Trưởng phịng phụ trách chung,

01 phĩ phịng phụ trách nhập khẩu, 01 phụ trách đầu ra (tiêu thụ)

Trang 11

- Bảo trì sửa chữa thường xuyên các cây xăng tài sản khác thuộc Cơng ty Phịng nàycĩ trưởng phịng,01 phĩ phịng ,03 kỷ sư 01văn thư đội thi cơng

1.2.2.4 Phịng kế tốn – tài vụ

Chức năng :

- Tổ chức hạch tốn các hoạt động cĩ liên quan đến tài chính Cơng ty

- Tổ chức, phân cơng, quản lý đội ngũ kế tốn

- Thống nhất với phịng kinh doanh xăng dầu để ký hợp đồng kinh tế (mua bán hàng)

- Thống nhất với phịng HCQT hoặc phịng kỹ thuật, vật tư xây dựng để ký hợp đồng kinh tế khác

- Lập và ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng

- Đánh giá hiệu quả các dự án

- Phân tích hoạt động tài chính

- Lập các báo cáo tài chính

Giải quyết các tồn đọng về tài chính của giai đoạn trước (nhất là các khoản nợ phải thu, phải trả)

1.2.3 Các đơn vị trực thuộc

* Cảng và kho nhơn trạch :

Trang 12

Đang sử dụng, mục đích để tiếp nhận, tồn trữ hàng nhập khẩu

* Các tổng kho Trần Quốc Toản, Tân Phú Thạnh :

Cĩ chức năng tồn trữ để đảm bảo hàng phục vụ khu vực Đồng Tháp và các tỉnh Vĩnh Long, Cần Thơ, Sĩc Trăng

Bộ máy quản lý của các kho được bố trí : 01 Giám đốc kho, 02 Phĩ Giám đốc,

01 kế tốn viết phiếu, 02 thủ kho và một kỹ sư hố nghiệm Số cán bộ cơng nhân viên cịn lại làm cơng việc cấp phát hàng hố và bảo vệ

+ Giám đốc kho chịu trách nhiệm về cơng tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của kho

+ 01 Phĩ Giám đốc - phụ trách kỹ thuật (gọi tắt là PI)

+ 01 Phĩ Giám đốc -phụ trách bảo vệ - AT VSLĐ – PCCC (gọi tắt là PII)

Các kho đều cĩ quy chế tổ chức hoạt động riêng biệt được Giám đốc Cơng ty phê duyệt và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được phân cấp, xác định cụ thể rõ ràng trong quy chế của từng tổng kho

- Ngồi tỉnh : Chi nhánh TP.HCM, Cần Thơ, Vĩnh Long, Sĩc Trăng

- Trong tỉnh :Xí nghiệp xăng dầu Cao Lãnh, Sa Đéc, Tháp Mười

- Mỗi trạm xăng dầu được bố trí 01 trưởng trạm phụ trách chung, 01 kế tốn

và 02 nhân viên bán hàng + bảo vệ

+ Về thời gian làm việc và nghĩ ngơi của Cơng ty :

Cơng ty thực hiện tuần làm việc 40 giờ ; nghĩ ngày thứ 7 đối với khối văn phịng và các đơn vị quản lý thì cử cán bộ trực ngày thứ 7 Riêng các đơn vị trực tiếp kinh doanh (kinh doanh xăng dầu ; kinh doanh khách sạn – du lịch ….) tùy vào điều kiện thực tế của đơn vị mình phân ca, kíp làm việc đảm bảo cho người lao động nghĩ ngơi theo quy định của Cơng ty

Trang 13

Tổ chức điều hành tồn bộ hệ thống kế tốn tại Cơng ty, tổng hợp kết quả kinh

doanh trong kỳ, chịu trách nhiệm thuyết minh và phân tích mọi số liệu ghi trong bảng quyết tốn với cấp trên

Là người cung cấp thơng tin và tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động

kinh doanh, phương hướng phát triển cĩ lợi cho Cơng ty đảm bảo các nguồi thu – chi

tài chính của Cơng ty và được hạch tốn đúng với các quy định hạch tốn kế tốn của nhà nước

Kiểm tra hoạt động kế tốn trong nội bộ Cơng ty, nộp đầy đủ và đúng hạn các

báo cáo tài chính theo quy định

ngân

hàng

Kế tốn

VT,

HH

Kế tốn tài sản

CC

Kế tốn cơng

nợ

Kế tốn xây dựn

g

KT chuyên quản lý các đv

KT chi phí giá thành

Kế tốn trưởng

Kế tốn tổng hợp

Trang 14

1.3.3 Chế độ kế tốn vận dụng

1.3.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty

Vì Cơng ty cĩ các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm và để đáp ứng nhu cầu

về quản lý, kế tốn tài chính Cơng ty đã chọn hình thức kế tốn tập trung

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tập trung

Với hình thức này cơng tác kế tốn được tiến hành tại phịng kế tốn của Cơng

ty và các đơn vị trực thuộc Ở các đơn vị trực thuộc thực hiện việc thanh tốn ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch tốn chi tiết và hạch tốn một số các thành phần kinh tế thuộc phạm vi của mình, lập báo cáo kế tốn cho phịng kế tốn của Cơng ty

Tại phịng kế tốn của Cơng ty thực hiện việc hạch tốn các báo cáo của các cửa hàng gởi lên, hạch tốn nghiệp vụ kế tốn mang tính chất tồn Cơng ty

Lập báo cáo kế tốn theo quy định chung của nhà nước và thực hiện việc kiểm tra đối chiếu với các bộ phận Các nhân viên kế tốn từng bộ phận chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế tốn trưởng của Cơng ty

Chứng từ kế tốn các kho, hàng, trạm, trại

Chứng từ kế tốn các bộ phận kế tốn

Trang 15

Hình thức kế tốn này cĩ ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo cơng tác kế tốn ; giúp Cơng ty cĩ thể kiểm tra và chỉ đạo kịp thời ; gĩp phần chuyên mơn hố cán bộ, giảm nhẹ biên chế và tạo thuận lợi cho việc ứng dụng kỹ thuật hiện đại nhằm mang lại hiệu quả cao cho cơng việc

* Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ

Dưới đây là sơ đồ và trình tự ghi chép theo chứng từ ghi sổ được áp dụng tại

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Thẻ và sổ kế tốn chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

CTGS

Sổ quỹ

Trang 16

- Đối với phiếu thu, phiếu chi được ghi vào sổ quỹ, sau đĩ căn cứ vào sổ quỹ lập chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ gốc ghi sổ, thẻ kế tốn chi tiết

- Đăng ký chứng từ gốc ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sau khi đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì chứng từ ghi sổ được dùng làm căn cứ ghi sổ cái

- Cuối tháng tiến hành lậpcác sổ,bảng kê kế tốn phục vụ cơngtác kế tốn

1.3.3.2 Hệ thống tài khoản

- Loại 1 : 111 (tiền mặt), 112 (tiền gởi ngân hàng), 131 (phải thu của khách

hàng), 133 (thuế GTGT), 138 (phải thu khác), 141 (tạm ứng), 142 (chi phí trả trước),

156 (hàng hố), 157 (hàng gởi đi bán) v.v

- Loại 2 : 211 (tài sản cố định hữu hình), 214 (hao mịn tài sản cố định), 244

(ký quỹ, ký cược) v.v

- Loại 3 : 331 (phải trả cho người bán), 333 (thuế và các khoản phải nộp ngân

sách), 334 (phải trả cho cơng nhân viên), 338 (phải trả phải nộp khác) v.v

- Loại 4 : 411 (vốn kinh doanh), 413 (chênh lệch tỷ giá), 414 (quỹ đầu tư phát

triển), 421 (lãi chưa phân phối), 431 (quỹ khen thưởng phúc lợi)

- Loại 5 : 511 (doanh thu bán hàng), 521 (chiết khấu bán hàng)

- Loại 6 : 631 (giá thành sản xuất), 632 (giá vốn hàng bán), 641 (chi phí bán

hàng), 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) v.v

- Loại 7 : 711 (thu nhập hoạt động tài chính) v.v

- Loại 8 : 811 (chi phí khác) v.v

- Loại 9 : 911 (xác định kết quả kinh doanh) v.v

1.3.3.3 Báo cáo kế tốn

Cơng ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp đang sử dụng báo cáo kế tốn là báo cáo tài chính theo quy định gồm :

- Thuyết minh báo cáo tài chính

- Lưu chuyển tiền tệ

Trang 17

- Bảng cân đối kế tốn

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

1.3.3.4 Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho

Hiện tại Cơng ty áp dụng phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương

pháp “kê khai thường xuyên” Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh liên tục, cĩ

hệ thống tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên sổ kế tốn

Theo phương pháp “kê khai thường xuyên”, các tài khoản kế tốn hàng tồn

kho Được dùng để phản ánh số liệu hiện cĩ, tình hình biến động tăng giảm vật tư, hàng hố Vì vậy hàng tồn kho trên sổ kế tốn cĩ thể xác định được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tốn

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CƠNG TY THƯƠNG MẠI

DẦU KHÍ ĐỒNG THÁP

2.1 QUÁ TRÌNH MUA BÁN HÀNG HỐ

Quá trình mua bán hàng hố ở đơn vị là một vịng kinh doanh khép kín Cĩ thể chia làm 3 giai đoạn :

2.1.1 Giai đoạn 1 : Tiền – Hàng

- Đây là giai đoạn mua hàng, hàng hố được mua thơng qua nhập khẩu hoặc mua trong nước Phịng kinh doanh XNK phụ trách khâu này, các nhân viên phịng kinh doanh tiến hành tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước, tìm kiếm khách hàng

để tiêu thụ hàng hố trước khi ký hợp đồng nhập khẩu

- Từ lúc mua hàng cho đến lúc hàng về nhập khẩu do nhân viên trực tiếp kinh doanh chịu trách nhiệm và theo dõi, chỉ khi nào cĩ phiếu nhập khẩu cùng chứng từ

cĩ liên quan kèm theo như hố đơn bán hàng, tờ khai hải quan thì kế tốn mới tiến hành hạch tốn

2.1.2 Giai đoạn 2 : Kho – Hàng

Đây là giai đoạn hàng hố mua về nhập kho, kế tốn hàng hố theo dõi sự biến động hàng hố trong kho thơng qua các phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho Để quản lý hàng hố chặt chẽ giữa phịng kế tốn và phịng kinh doanh cho nên định kỳ

6 tháng đơn vị tiến hành kiểm kê hàng hố tồn kho 1 lần Nếu hàng hố tồn kho thực

tế chênh lệch với sổ sách thì đơn vị phải tìm biện pháp giải quyết thoả đáng để kế tốn định khoản thích hợp

Trang 18

2.1.3 Giai đoạn 3 : Hàng - Tiền

- Đây là giai đoạn đơn vị bán hàng phịng kinh doanh lập hố đơn kiêm phiếu xuất kho để xuất hàng hố, phịng kế hoạch theo dõi 2 trường hợp sau :

+ Tiêu thụ ngay rồi giao hố đơn kiêm phiếu xuất kho cho khách hàng

+ Hình thức cơng nợ giao hố đơn kiêm phiếu xuất kho cho khách hàng và

phịng kế tốn theo dõi thu nợ

2.2 KẾ TỐN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

2.2.1 Phương thức mua hàng

Cơng ty tập trung huy động nguồn hàng chủ yếu từ đơn vị sản xuất kinh doanh trong và ngồi nước Do đĩ phương thức mua hàng là mua cĩ ký hợp đồng

kinh tế cĩ hố đơn của bên bán khi giao hàng

Khi cĩ nhu cầu về hàng hố Cơng ty sẽ thơng báo với các đối tác trong và

ngồi nước Khi nhận được thơng tin này, các đối tác sẽ đến chào hàng và giá Cơng

ty sẽ lựa chọn một đối tác phù hợp nhất khi đã xem hàng và giá cả

Hai bên tiến hành thoả thuận một số điều kiện khác như :

- Số lượng

- Chất lượng

- Chủng loại

- Phương thức giao nhận

- Phương thức thanh tốn v.v

Nếu hai bên đồng ý về các điều khoản thì tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế và tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng, và khi bán hàng bên bán sẽ giao cho bên mua hố đơn và hàng hố

Căn cứ vào hố đơn của bên bán phịng kế hoạch tiến hành làm phiếu nhập

kho, chuyển kho thủ kho để ghi vào thẻ kho số lượng hàng hố thực nhập Sau đĩ

chuyển cho phịng kế tốn phiếu nhập kho và hố đơn để kế tốn làm căn cứ ghi vào

sổ kế tốn

2.2.2 Tổ chức kế tốn quá trình mua hàng

2.2.2.1 Mua hàng trong nước

Trang 19

- Hợp đồng kinh tế (phụ lục 1)

- Hố đơn giá trị gia tăng bên bán (phụ lục 2)

- Phiếu nhập kho : Được lập khi nhập kho hàng hố (phụ lục 3)

- Biên bản thừa thiếu (phụ lục 4)

- Chứng từ thanh tốn (phụ lục 5)

Trước khi nhập kho hàng hố phải qua giai đoạn kiểm nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hố trực tiếp tiến hành Khi nhận hàng nhân viên phịng kinh doanh kiểm tra xem xét hàng cĩ đúng tiêu chuẩn, chủng loại hay

khơng, đúng các đặc tính kỹ thuật và yêu cầu, đúng với số lượng ghi trên hố đơn

khơng ? Nếu số hàng thực tế nhận đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng như trên hố đơn bán hàng thì nhân viên kiểm tra ký vào biên bản nghiệm thu do bên bán lập sẵn Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 04 bản

- Liên 01 kế tốn giữ để ghi nhập kho và ghi vào thẻ kho

- Liên 02 giao cho thủ kho giữ để kiểm tra hàng hố khi nhập kho và ghi vào

thẻ kho Định kỳ đối chiếu số lượng và chứng từ nhập xuất với phịng kế tốn Tiếp theo chuyển tồn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên nhập liệu định khoản vào máy

Trang 20

- Ngồi ra, tuỳ theo loại hàng nhập mà cĩ thêm giấy chứng nhận khác như:

chứng nhận xuất xứ v.v

- Khi muốn nhập hàng về để bán, trước tiên phịng kinh doanh phải lập

phương án kinh doanh, nếu được duyệt thì tiến hành ký kết hợp đồng với các đối tác

để nhập hàng Sau khi hồn tất việc nhập hàng thì hàng hố được vận chuyển về kho

và ghi vào thẻ kho Sau đĩ bộ chứng từ được chuyển lên phịng kinh doanh, ở đây

bản gốc được lưu lại và chuyển bản sao cho phịng kế tốn Một nhân viên phụ trách

khâu chứng từ hố đơn kiểm tra tính hợp lệ cũng như giá tính tốn lại trên chứng từ,

và căn cứ vào bộ chứng từ này để lập bảng duyệt giá cho lơ hàng này đồng thời lập

phiếu nhập kho, ghi những thơng tin cần thiết vào thẻ kho, sổ theo dõi hàng nhập

trực tiếp và chuyển tồn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên nhập liệu, nhân viên

này sẽ thực hiện việc tính tốn, định khoản nhập vào máy và lưu chứng từ

Về chứng từ cho hàng nhập uỷ thác cũng như chứng từ nhập trực tiếp nhưng

cĩ thêm hợp đồng uỷ thác được ký kết giữa đơn vị và nơi uỷ thác

Về phía Cơng ty hoạt động này được hiểu như là Cơng ty nhập hàng về và

xuất bán cho đơn vị uỷ thác theo đúng giá lơ hàng nhập Kết quả của hoạt động này

là Cơng ty sẽ được hưởng hoa hồng uỷ thác nhập

Khi nhận được bộ chứng từ hàng nhập uỷ thác từ phịng kinh doanh nhân viên

kế tốn hàng hố kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sau đĩ lập phiếu nhập kho theo

giá trị thực nhập và ghi vào sổ theo dõi nhập hàng uỷ thác

Thường khi nhập lơ hàng về đơn vị uỷ thác sẽ nhận hàng tại cảng do đĩ việc

nhập kho và xuất kho chỉ diễn ra trên sổ sách Cho nên sau khi lập phiếu nhập kho thì

kế tốn luơn lập ngay phiếu xuất kho để trả hàng đồng thời xố luơn 02 hố đơn GTGT

- 01 hợp đồng ghi nhận giá trị lơ hàng xuất trả với thuế GTGT theo thơng báo

nộp thuế của hải quan về lơ hàng này

- 01 hợp đồng ghi nhận hoa hồng uỷ thác nhập

Sau đĩ chuyển tồn bộ những chứng từ liên quan đến lơ hàng cho nhân viên

kế tốn phụ trách khâu nhập liệu tính tốn và định khoản vào máy

2.2.3 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 1111 “tiền mặt Việt Nam đồng”

Tài khoản 1121 “tiền gởi ngân hàng Việt Nam đồng”

Tài khoản 1561 “giá mua hàng hố”

Tài khoản 1562 “chi phí thu mua”

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	705,5 KB