Hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán căn bản

Mục lục 1 Nhóm 2 – Song bằng 16C Phần 1.Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm các quy định & chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Hệ thống KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành nó. Một Hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt. Hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát. 1.1.Các mục tiêu của KSNB Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị. 2 Nhóm 2 – Song bằng 16C Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh… Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong một doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Qúa trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các đơn vị đạt được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,… mà phải bao gồm cả những con người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên. Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người.Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền cả nhà quản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chí phí. 3 Nhóm 2 – Song bằng 16C Sai sót là những lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tài chính. Các sai sót xảy ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên, áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ các quy định. Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc. Ngoài ra một thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc có thể dẫn đến sai sót. Các sai sót xảy ra trong quá trình công tác không bao giờ có thể hạn chế hoàn toàn và không có một thủ tục kiểm soát nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót. Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến . Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cấp tài sản của tổ chức. Nó có thể được hình thành bưởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém và sự thiếu liêm khiết. Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc. Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệ thống kiểm soát khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu. Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác. Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu ở cấp quản lý cao hơn. Chi phí và lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chi phí có kiểm soát phải nhỏ hơn các lợi ích đạt được. Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách thực hiện các chính sách và thụ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một hệ thồng kiểm soát nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém. Đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện các thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích mà nó mang lại. 4 Nhóm 2 – Song bằng 16C 5 Nhóm 2 – Song bằng 16C 1.2.Các bộ phận cấu thành HTKSNB Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, bất kỳ một HTKSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro (3) Hoạt động kiểm soát (4) Thông tin và truyền thông (5) Giám sát (1) Môi trường kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính: Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý (NQL) cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, NQL chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm 6 Nhóm 2 – Song bằng 16C toán. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo sự độc lập của Kiểm toán nội bộ với các bộ phân quản lý trong doanh nghiệp… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Uỷ ban kiểm toán. Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát. (2) Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. 7 Nhóm 2 – Song bằng 16C Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được. Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. NQL có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ. Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro. (3) Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của NQL được thực hiện Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,… Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. 8 Nhóm 2 – Song bằng 16C Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị… Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp. (4) Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau: - Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. - Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời. - Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính. 9 Nhóm 2 – Song bằng 16C (5) Giám sát Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do KTV độc lập thực hiện). Hạn chế tiềm tàng của KSNB: - Quan hệ lợi ích – chi phí - Sự thông đồng - Gian lận quản lý - Những tình huống ngoài dự kiến: - Vấn đề con người: sai sót, quên, nhầm lẫn… 1.3. Ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.3.1 Ưu điểm: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạtđộng. 1.3.1.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị : 10 Nhóm 2 – Song bằng 16C [...]... pháp kiểm toán căn bản Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ có 1 vài nhược điểm mà các kiểm toán viên cần lưu ý: Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì các kiểm toán viên cần nhận thức rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể nào ngăn ngừa phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ: - Hệ. .. một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói trên 1.3.2 Nhược điểm: Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì các kiểm toán viên cần nhận thức rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể nào ngăn ngừa phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ: - Hệ thống kiểm soát. .. thập từ 1 hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đáng tin cậy hơn từ một hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém Do đó, quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy, góp phần đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán Hiệu quả cuộc kiểm toán có liên quan tới giá phí cuộc kiểm toán và chi phí thu nhập bằng chứng kiểm toán Nếu... đồng thành viên, Ban kiểm soát DN kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Giám đốc phải tiến hành tổ chức rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ - Tạo điều kiện thuận lợi để kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ... thông báo cho bộ phận kiểm toán nội bộ tình hình thực hiện những kiến nghị đã thống nhất với bộ phận kiểm toán nội bộ - Thông báo cho kiểm toán nội bộ dự họp các cuộc họp nội bộ - Thông báo kịp thời cho bộ phận kiểm toán nội bộ về mọi trường hợp bị thua lỗ, thất thoát hay gian lận đáng kể, các trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro, thua lỗ, thất thoát, gian lận - Đảm bảo bộ phận kiểm toán nội bộ được thông... hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ tới công việc của kiểm toán viên Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức Bên cạnh đó, Kiểm soát nội bộ cũng có ảnh hưởng 15 Nhóm 2 – Song bằng 16C rất lớn đến công việc của kiểm toán viên Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ là điều rất quan trọng đối với người kiểm toán, là... bảo chất lượng cuộc kiểm toán Kiểm toán viên cần hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá chính xác mức độ rủi ro kiểm soát, để vạch kế hoạch kiểm toán và xây dựng trình tự phương pháp kiểm toán thích hợp Sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, sự đánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát cùng với sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng, cũng như mọi cân nhắc khác sẽ giúp cho kiểm toán viên: 17 Nhóm... kiểm toán được chấp nhận rộng rãi (GAAS): Kiểm toán viên phải có một sự hiểu biết đầy đủvề hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và để xacsd định bản chất, thời gian và phạm vi các cuộc khảo sát phải thực hiện” Và điều này cũng được quy định trong chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát. .. Kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực Tính dầy đủ của bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán ảnh hưởng bởi quy mô mẫu chọn, quy mô mẫu chọn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu toostrong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hiệu lực của bằng chứng kiểm toán Bằng chứng kiểm toán thu... của hệ thống kiểm soát nội bộ và chỉ ra các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó 13 Nhóm 2 – Song bằng 16C Giám đốc phải lập báo cáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của doanh nghiệp, các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm tra, kiểm soát . phương pháp kiểm toán căn bản. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ có 1 vài nhược điểm mà các kiểm toán viên cần lưu ý: Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì các kiểm toán viên. bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán thu thập từ 1 hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đáng tin cậy hơn từ một hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém. Do đó, quá trình đánh giá hệ thống kiểm. toán nội bộ tình hình thực hiện những kiến nghị đã thống nhất với bộ phận kiểm toán nội bộ. - Thông báo cho kiểm toán nội bộ dự họp các cuộc họp nội bộ. - Thông báo kịp thời cho bộ phận kiểm toán