Thuyết trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –thu tiền

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Nhóm 1 : Trần Lê Anh Nguyễn Thị Phượng Linh Phạm Thị Minh Phương Nguyễn Thị Kiều Trâm LâmThị Mỹ Trinh Nguyễn Thị Cẩm Tú NỘI DUNG : - Mô tả quy trình và chức năng cơ bản trong quy trình bán hàng – thu tiền - Rủi ro của quy trình - Mục tiêu của KSNB - Các yếu tố thủ tục, chính sách KSNB Mô tả quy trình bán hàng – thu tiền : Quy trình bán hàng thu tiền bắt đầu từ khi khách hàng đặt lệnh mua hàng đến khi hàng hóa được phân phối tới khách hàng bao gồm:  Bán hàng  Giao hàng  Ghi nhận doanh thu  Thu hồi công nợ  Báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ  Hoa hồng bán hàng  Thu hồi công nợ quá hạn  Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán. Các thành phần tham gia vào quy trình :  - Khách hàng  - Đội vận chuyển, thủ kho  - Nhân viên bán hàng  - Nhân viên tiếp thị  - Kế toán doanh thu – công nợ  - Kế toán thanh toán  - Thủ quỹ  - Kế toán trưởng  - Phó giám đốc/ Trưởng bộ phận kinh doanh  - Giám đốc Sơ đồ chu trình bán hàng Sơ đồ quy trình thu tiền  Các chức năng cơ bản - Bán hàng : nhận đặt hàng, quyết định bán hàng, chuẩn bị hàng, giao hàng - Ghi nhận doanh thu – công nợ tương ứng với số hàng được bán ra - Thu tiền - Báo cáo: lập báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu – công nợ,  Rủi ro của quy trình - Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời -Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời - Ghi nhận & báo cáo : không đúng, không đủ, không kịp thời.  Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng thanh toán hay có mục đích chiếm dụng vốn) Kiểm soát khách hàng : + Khách hàng cũ : có nợ hay không, nếu có thì bao nhiêu, tình hình thanh toán từ trước tới giờ của khách hàng + Khách hàng mới : đánh giá uy tín của khách hàng, xem xét khả năng thanh toán (hình thức thanh toán : trả tiền liền hay ghi nợ, thời hạn nợ) [...]... a.Gửi hàng ngày toàn a.Gửi ngân hàng bộ tiền nhận vào ngân hàng ngày toàn nhận bộ tiền nhận b Số lượng được đếm độc lập hàng c.Chỉ gửi đến cho khách hàng b.Xác nhận bản gửi được b.Xác nhận bản khi nhận được hóa đơn bán tiền gửi tiền hàng từ bộ phận ghi đặt hàng Bán chịu Thu tiền khách hàng 3.Chi tiết TK phải thu 3.Chi tiết TK phải thu a Ghi sổ hàng ngày a Ghi sổ hàng ngày b.Tổng kiểm soát được b Tổng kiểm. .. được b Tổng kiểm soát được thiết lập hàng ngày thiết lập hàng ngày c.Báo cáo khách hàng c Báo cáo khách hàng gửi hàng tháng gửi hàng tháng d.Bảng chi tiết theo thời gian được lập hàng tháng Bán thu tiền liền 3 Bán hàng Tổng kiểm soát được thiết lập hàng ngày Bán chịu 4 Sổ Cái a Sử dụng chứng từ ghi sổ chu n b Tổng kiểm soát được so sánh hàng tháng c Ghi nhật ký hàng ngày Thu tiền khách hàng 4 Sổ Cái a... với số xuất hàng tồn kho + Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng Mục tiêu của quy trình bán hàng – thu tiền: - Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời - Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu - Thu tiền : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời - Tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan  Mục tiêu của việc bán hàng : - Bán đúng : đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng - Bán đủ : đủ số... gửi bán chịu tiền phải được đánh số d.Giá cả dựa trên bản liệt trước kê giá hiện hành e Được KS trước khi gửi hàng cho khách hàng Bán thu tiền liền 1 Chứng từ ban đầu a Được chu n bị trước khi yêu cầu khách hàng thanh toán b Được đánh số trước c Tổng kiểm soát được thiết lập cho mỗi kíp làm việc Bán chịu Thu tiền khách Bán thu tiền liền hàng 2 Hàng hóa 2 Nhận tiền 2 Nhận tiền a.Hóa đơn bán hàng được chấp... Cái a Sử dụng chứng từ ghi sổ chu n b Tổng kiểm soát được so sánh hàng ngày c Ghi nhật ký hàng ngày Bán thu tiền liền 4 Sổ Cái a Sử dụng chứng từ ghi sổ chu n b Tổng kiểm soát được so sánh hàng ngày c Ghi nhật ký hàng ngày  Tổng kết : - Xác định các chức năng quy trình - Xác định rủi ro có thể có - Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát - Đưa ra cơ chế kiểm soát thích hợp - Quy trình được thể hiện qua chứng... đặt hàng + Khách hàng ký phiếu giao nhận hàng   Phát hành hoá đơn sai + Phê duyệt hoá đơn + Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho   Tiền bán hàng bị lạm dụng : + Định kỳ đối chiếu công nợ + Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng + Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền   Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ + Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép + Đối chiếu số bán hàng. .. thu tiền -> 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền Thực hành kiểm soát Bán chịu Thu tiền khách hàng 1 HĐ bán hàng 1.Chứng từ ban đầu a.Chỉ được lập khi nhận a Liệt kê giấy báo được ĐĐH của khách gửi tiền được lập bởi hàng nhân viên nhận thư tín b.Được đánh số trước ngay khi mở thư tín c.Việc bán chịu phải được nhận tiền chấp thuận bởi bô phận b Liệt kê giấy báo gửi bán chịu... và thủ quỹ 2 Bộ phận kinh doanh và kế toán công nợ 3 Thủ quỹ và kế toán công nợ 4 Thủ quỹ và kế toán tiền Bán thu tiền liền 1 Nhân viên bán hàng và thủ quỹ 2 Thủ quỹ và kế toán tiền  Phê chu n: + Các đơn hàng chưa thực hiện + Các số dư phải thu quá hạn + Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho - Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng - Phân tích... sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý   Bán hàng sai giá, tính toán sai mức chiết khấu + Phê duyệt giá bán : ai phê duyệt giá bán, mức chiết khấu + Cập nhật giá mới  Cam kết về lịch giao hàng bị phá vỡ : (Giao hàng trễ ) + Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn đặt hàng + Theo dõi đơn đặt hàng chưa giao   Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng + Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ... rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp) -> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng) - Số liên : + Mấy lên : 3 liên + Cho ai & để làm gì : -> 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế) -> 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng -> 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo . KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Nhóm 1 : Trần Lê Anh Nguyễn Thị Phượng. bán hàng điều chuyển về KT ghi chép + Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho + Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng Mục tiêu của quy trình bán hàng – thu tiền: - Bán hàng : bán. cơ chế kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng thanh toán hay có mục đích chiếm dụng vốn) Kiểm soát khách hàng :