Tiền lương nguồn thu nhập chủ yếu người lao động, yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ đơn vi tự tạo Nó cịn coi cơng cụ quan trọng trình sử dụng quản lý nhân cơng ty Trong quy trình tiền lương, tiền lương hiểu khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên hưởng từ công ty Các chức tiền lương: kích thích lao động, giám sát lao động, điều hòa lao động Thông thường, tiền lương bao gồm lương khoản khác tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca,… Hình thức trả lương Có hai hình thức trả lương lương theo thời gian lương theo sản phẩm Lương theo thời gian thường áp dụng cho phận quản lý lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng - lương theo doanh số dạng lương theo sản phẩm Tiền lương theo thời gian: Là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc họ, tính dựa thời gian làm việc cấp bậc thang lương Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng công việc (sản phẩm) mà người lao động hồn thành khoảng thời gian Ưu điểm: đơn giản dễ tính tốn Nhược điểm: khơng gắn với chất lượng lao động đồng thời chưa gắn với kết lao động cuối cùng, dù hoàn thành hết công việc giao lại không làm đủ thời gian lương khơng trả với suất thân Tiền lương theo sản phẩm Là khoản tiền lương tính tốn dựa số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN BỘ MƠN KIỂM SỐT NỘI BỘ Đề tài Hoạt động kiểm sốt nội chu trình triền lương Nhóm: LHP: 21C1ACC50707701 Giảng viên: Nguyễn Đình Hồng Un Thơng tin thành viên Họ tên MSSV % tham gia Lê Xuân Hiếu Trịnh Thị Xuân An Nguyễn Ngọc Hồng Vân Nguyễn Phạm Hương Thảo Đinh Thị Mai Hương Nguyễn Ngọc Lý Anh 31191025375 31191025131 31191024239 31191023962 31191025001 31191025807 100 100 100 100 100 100 Mục Lục PHẦN 1: KHUNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG Đặc điểm tiền lương Là biểu tiền số lượng chất lượng sức lao động mà người lao động bỏ trình sản xuất, kinh doanh… Tiền lương nguồn thu nhập chủ yếu người lao động, yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ đơn vi tự tạo Nó cịn coi cơng cụ quan trọng trình sử dụng quản lý nhân cơng ty Trong quy trình tiền lương, tiền lương hiểu khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên hưởng từ công ty Các chức tiền lương: kích thích lao động, giám sát lao động, điều hòa lao động Thông thường, tiền lương bao gồm lương khoản khác tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca,… Hình thức trả lương Có hai hình thức trả lương lương theo thời gian lương theo sản phẩm Lương theo thời gian thường áp dụng cho phận quản lý lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng - lương theo doanh số dạng lương theo sản phẩm Tiền lương theo thời gian: Là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc họ, tính dựa thời gian làm việc cấp bậc thang lương Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng công việc (sản phẩm) mà người lao động hồn thành khoảng thời gian Ưu điểm: đơn giản dễ tính tốn Nhược điểm: khơng gắn với chất lượng lao động đồng thời chưa gắn với kết lao động cuối cùng, dù hoàn thành hết công việc giao lại không làm đủ thời gian lương khơng trả với suất thân Tiền lương theo sản phẩm Là khoản tiền lương tính tốn dựa số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành Tùy theo yêu cầu khả quản lý đơn vị việc trả lương theo sản phẩm tiến hành theo hình thức sau đây: - - - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp khơng hạn chế: tiền lương tính theo số lượng sản phẩm hồn thành quy định, hình thức thường sử dụng phổ biến cho công nhân trực tiếp sản xuất Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: thường sử dụng để tính lương cho cơng nhân phục vụ sản xuất như: vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương tính theo sản phẩm (trực tiếp gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng sản xuất Tính lương theo sản phẩm lũy tiến: Căn vào mức độ vượt định mức để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hồn thành đến công đoạn cuối Khoản quỹ lương: áp dụng cho phòng ban đơn vị Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao phòng ban Ưu điểm: gắn thu nhập người lao động với kết công việc họ đồng thời khuyến khích họ tăng suất lao động, tạo cạnh tranh lành mạnh nhân viên, tiền lương chi trả rõ ràng, minh bạch Nhược điểm: việc tính tốn phức tạp khơng gắn với chất lượng, người lao động thường có xu hướng chạy theo số lượng (càng tạo nhiều sản phẩm hưởng lương cao) mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm cơng việc hay lợi ích chung toàn đơn vị Chứng từ liên quan đến chu trình tiền lương 3.1 Bảng theo dõi lao động (sổ quản lý lao động): Dùng để theo dõi nguồn nhân lực công ty 3.2 Bảng chấm công: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,… Đánh giá chuyên cần, chăm chỉ, tích cực, hiệu công việc nhân viên Dựa vào liệu chấm cơng làm sở để trả lương 3.3 Bảng lương (bảng tính lương): Văn quy định mức lương cụ thể cho loại công việc, nghề nghiệp, chức vụ khác nhau, tỉ lệ tiền lương giữa lao động ngành nghề theo trình độ, kinh nghiệm làm việc theo công việc thực tế mà người lao động đảm nhiệm Cấu tạo bảng lương gồm ngạch lương, bậc lương và hệ số lương Được đối chiếu với bảng chấm công để xác định sở tính lương Căn vào số giớ làm việc khối lượng cơng việc hồn thành, tính khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN,… trừ thuế TNCN khoản phải thu người lao động bồi thường thiệt hại, … để tính tiền lương phải trả cho người lao động 3.4 Phiếu lương người (Payroll Slip): Phiếu có tên gọi khác phiếu chi lương, phiếu toán tiền lương… Bảng mẫu phiếu lưu lại để đánh giá mức lương năm nhân viên Phản ánh số tiền thực nhận, số tiền thuế thu nhập cá nhân (nếu có), khoản liên quan đến bảo hiểm… Ngoài ra, phiếu có thêm ngày nghỉ phép, khoản trợ cấp – phụ cấp, thưởng… 3.5 Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng: Dùng để chi trả tiền lương cho NLĐ thơng qua hệ thống ngân hàng Chu trình tiền lương Chu trình tiền lương có đặc điểm sau: - - - - - - Là chu trình quan trọng đơn vị Chi phí tiền lương vừa phản ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương), vừa phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp sản xuất Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu xử lý nên dễ bị tính tốn sai lệch, ngồi liên quan đến tài sạn nhạy cảm tiền, séc nên dễ trở thành đối tượng hành vi vi phạm đạo đức tham ô, chiếm dụng Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với nghĩa vụ phải thực như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, tiền thưởng, tiền ăn ca…Chi phí tiền lương sở để tính khoản nêu có sai phạm khoản tiền lương dẫn đến hậu pháp lý nghiêm trọng Chi phí tiền lương coi khoản mục chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí giá thành doanh nghiệp, có sai phạm xảy ra, gây nên ảnh hưởng lớn đến định sản xuất (giá thành), tiêu thụ (giá bán) Việc xác định kết lao động để trả lương tăng lương đòi hỏi xét đoán nhà quản lý cấp Phải đánh giá cống hiến người lao động, để chi trả mức lương phù hợp nhằm giữ lại nguồn nhân lực có chất lượng cao Kiểm sốt tốt chu trình tiền lương giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi như: giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh khơng? Năng suất lao động tốt hay khơng? Đơn vị có tuyển dụng giữ lại nhân chủ chốt hay không? Qua nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Chu trình tiền lương bao gồm bước sau: Lập thu thập chứng từ ban đầu để tính lương Tính lương khoản khấu trừ (Bảng lương; Phiếu tính lương cho người; Phiếu chi/ lệnh chi lương qua ngân hàng) Phát hành séc trả lương trả lương tiền mặt (Bảng toán lương) Nộp thuế TNCN khoản khấu trừ cho Nhà nước Ghi sổ kế toán Sơ đồ chu trình tiền lương Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình tiền lương Kế toán phải xác định mức lương phù hợp cho nhân viên Tiền lương, thưởng nhân viên tính tốn cách đầy đủ, xác kịp thời o Nhân công ty cập nhật hợp lệ, đầy đủ o Thời gian lao động bắt đầu công việc đánh giá dựa theo quy định chấm công công ty o Tiền lương công ty tính xác, minh bạch sở chấm công Tiền lương, thưởng phải đến tận tay nhân viên Kiểm soát chi phí tiền lương Ghi nhận báo cáo tiền lương xác, trung thực, hợp lý, logic, dễ hiểu Rủi ro kiểm sốt nội chu trình tiền lương Rủi ro tính lương: Rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, xác kịp thời Rủi ro tính lương: Tính khơng đủ, khơng đúng, khơng kịp thời Rủi ro cập nhật liệu nhân : Không đầy đủ số nhân viên có kỳ tính lương Khơng xác chức danh, chức vụ, cấp bậc, phận,… Khơng kịp thời so với tình hình nhân kỳ tính lương (nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên tăng lương, bị giảm lương… Tiếp tục trả lương cho nhân viên nghỉ việc/nhân viên khơng có thực Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên Khơng kiểm sốt chi phí tiền lương -Báo cáo tài không trung thực hợp lý Giai đoạn Sai phạm xảy -Sai sót chấm cơng, tính tốn khối lượng sản phẩm, dịch vụ hồn thành ghi chép khơng đầy đủ, khơng xác kịp thời -Sai phạm ghi chép, tính tốn cơng, phụ trội, sản phẩm, dịch vụ hồn thành Thu thập chứng từ -Tính cơng cho nhân viên khơng có thật ban đầu bảng chấm -Sai phạm cập nhật liệu vầ nhân như: công chứng từ khác *Không phản ánh kịp thời biến động nhân liên quan để tính lương *Báo cáo sai số ngày (giờ) nghỉ bệnh, nghỉ không lương hay nghỉ phép, số làm phụ trội, -Thiếu chứng từ cần thiết ( hợp đồng lao động) khiến chi phí tiền lương khơng khấu trừ tính thu nhập chịu thuế Tính lương khoản khấu trừ (Bảng lương; Phiếu tính lương cho người; Phiếu chi/ lệnh chi lương qua ngân hàng) -Tính sai tiền lương phải trả -Tính lương cho nhân viên nghỉ việc chờ nghỉ việc (nhân viên ảo) -Tính lương khơng xác sai chức danh, chức vụ, cấp bật, phận, -Khấu trừ sai không khấu trừ khoản: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN -Không tuân thủ pháp luật mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngồi Phát hành séc trả lương/ Thanh tốn lương (Bảng tốn lương) -Chậm trễ sai sót việc giao séc trả lương chuyển tiền vào tài khoản nhân viên -Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền người lao động khơng có thật Nộp thuế TNCN khoản khấu trừ cho Nhà nước -Chậm nộp không nộp khoản khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước Hoạt động kiểm sốt chu trình tiền lương 7.1 Những thủ tục kiểm soát chung 7.1.1 Phân chia trách nhiệm chức khác chu trình tiền lương Bộ phận nhân Tuyển dụng nhân viên Công việc thường phận nhân phụ trách Có cơng ty thành lập phận tuyển dụng riêng Dựa việc tập hợp tuyển dụng từ phận liên quan, HR lên kế hoạch tuyển dụng Phê duyệt mức lương – lưu trữ hồ sơ nhân viên ( lương thưởng thỏa thuận) Khi người lao động trở thành nhân viên công ty, HR làm hồ sơ người Thường bao gồm tài liệu sau: xác định danh tính người lao động (CMT, hộ khẩu); tình trạng sức khỏe;cam kết bảo mật (nếu cần); hợp đồng lao động với mức lương thỏa thuận Hồ sơ cập nhật suốt trình người lao động làm việc doanh nghiệp Bộ phận sử dụng lao động Chấm công – theo dõi thời gian trình làm việc Mức thu nhập thỏa thuận mức thu nhập tiêu chuẩn, phải dựa vào tình hình làm việc thực tế kỳ người lao động để xác định mức lương VD: nghỉ khơng lương trừ ngày khỏi số ngày tính lương; làm thêm có lương thêm giờ,… Cơng ty sử dụng hệ thống vân tay hay giao cho cho phận theo dõi Bộ phận tính lương Tính lương Dựa vào thơng tin thời gian, mức lương thưởng phụ cấp thỏa thuận hợp đồng quy định công ty Bộ phận HR phận tính lương (nếu có) lập bảng tính lương cho người lao động Bao gồm tiêu như: tổng thu nhập; khoản khấu trừ bảo hiểm, thuế, ; số thực nhận Sau HR/ phận tính lương gửi bảng lương cho phận kế toán để thực toán hạch toán Bộ phận kế toán Ghi chép sổ sách Bộ phận kế toán dựa vào bảng lương, thưởng để thực ghi nhận vào sổ sách kế toán tổng hợp theo dõi cá nhân, lập báo cáo định kỳ tiền lương, thưởng Bộ phận trả lương Thanh toán lương Dựa vào bảng lương, kế toán lập danh sách toán gửi cho ngân hàng để làm lệnh toán, lập phiếu chi/ séc (Phiếu chi hay séc phải ký duyệt người có thẩm quyền) Sử dụng dịch vụ phát lương qua ngân hàng tài khoản chuyên chi lương Thu hồi khoản lương, thưởng chưa có người nhận sau số ngày định 7.1.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Kiểm sốt chung Kiểm sốt đối tượng sử dụng: Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho nhân viên, nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật riêng đủ phép truy cập vào phần hành Đối tượng sử dụng bên ngoài: thiết lập mật để họ tiếp cận hay truy cập vào hệ thống thơng tin vào chu trình Kiểm sốt liệu: Nhập liệu sớm tốt, lưu liệu để dự phòng mát hư hỏng Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát liệu: Bảng Các khoản trích bảo hiểm xã hội doanh nghiệp đóng Bảng Chứng từ đóng BHXH cơng ty 1.5 Ghi sổ kế tốn Sau hồn thành xong tất bước trên, kế toán viên bắt đầu ghi sổ kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương Các tài khoản liên quan bao gồm 3335, 3341, 3382, 3383, 3384, 3386, 6411, 6421 Dưới chứng từ ghi sổ tháng cơng ty C Hệ thống kiểm sốt công ty TNHH Grainland: Bao gồm phận: Mơi trường kiểm sốt Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm sốt Thơng tin truyền thơng Giám sát Mơi trường kiểm sốt: 1.1 Cơng ty cam kết tính trung thực giá trị đạo đức: Công ty cố gắng minh bạch quy cách tính lương, xuất phiếu lương cụ thể cho nhân viên, đảm bảo tính minh bạch 1.2 Cơ cấu tổ chức: Đây công ty trẻ, với quy mô vừa nhỏ, nên máy tổ chức cơng ty cịn hạn chế Ở phịng ban, số lượng nhân viên ít, kiêm nhiệm nhiều vị trí khác o Chức nhiệm vụ phòng ban: Ban giám đốc: điều hành hoạt động chung công ty, chịu trách nhiệm kết kinh doanh Các trưởng phòng phòng ban phải báo cáo với giám đốc hoạt động Ngồi ra, giám đốc người duyệt lương cho nhân viên duyệt nghỉ phép cho trưởng phịng Phịng Kế tốn: Trong cơng ty Grainland có kế tốn kiêm ln phần nhân kế toán trưởng, thực nghiệp vụ kế tốn cơng ty, chịu trách nhiệm tính lương cho nhân viên, phân tích tình hình tài cho giám đốc Phịng Kinh doanh: Có nhiệm vụ bán hàng, liên hệ với khách hàng để kí hợp đồng, có nhiệm vụ giám sát, nghiên cứu thị trường thực tế, hoạch định chiến lược kinh doanh cho cơng ty Phịng Vận hành: Đảm nhận vai trị giao hàng Mặc dù cơng ty thương mại, chun nhập cơng ty đóng vai trị pháp nhân nhập khẩu, cơng ty khơng có kho hàng, trao đổi mua bán nhận hảng diễn cảng *Các vị trí liên quan đến chu trình tiền lương phịng kế tốn, phịng nhân sự, cơng ty trẻ, với quy mô nhỏ nên chức này, kiêm nhiệm với 1.3 Chính sách nhân lực phù hợp với cơng ty: - Chính sách lương thưởng cho nhân viên Các phúc lợi gắn liền với nhân viên Tiền lương bao gồm khoản: tiền ăn uống, di chuyển, Các vấn đề tăng lương 1.4 Chỉ rõ trách nhiệm giải trình cá nhân: Đơn vị cam kết rõ trách nhiệm giải trình cụ thể nguyên tắc, nhiệm vụ cho nhân viên, đối tượng bên ngồi có nhu cầu kiểm soát Đánh giá rủi ro quy trình tiền lương cơng ty TNHH Grainland: 2.1 Thiết lập mục tiêu: 2.1.1 Sự hữu hiệu hiệu hoạt động: Công ty muốn đánh giá lương nhân viên cách thỏa đáng, nhằm tiết kiệm ngân sách cơng ty, bên cạnh cịn giúp cho doanh nghiệp giữ chân nhân viên Nhân viên dù làm phận cơng ty, phải trả lương kì, lực thân Cũng có sách đãi ngộ hợp lí Cơng ty muốn phải cơng bằng, minh bạch, hợp lý bảo mật khâu tính lương nhân viên 2.1.2 Báo cáo đáng tin cậy: Các khoản mục BCTC bị ảnh hưởng chu trình tiền lương phải trình bày cách hợp lý, trung thực 2.1.3 Tuân thủ pháp luật quy định: Các vấn đề như: Ký hợp đồng lao động, mức lương thủ việc, khoản phúc lợi, khoản phạt trừ vào lương nhân viên, phải tuân thủ theo pháp luật hành, quy định đặt công ty 2.2 Nhận dạng phân tích, phản ứng rủi ro: 2.2.1 Xác định rủi ro tiềm tàng phân tích: *Rủi ro tính lương: -Rủi ro chấm cơng : Chấm cơng khơng đầy đủ, xác kịp thời -Rủi ro tính lương: Tính khơng đủ, khơng đúng, khơng kịp thời -Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên -Khơng kiểm sốt chi phí tiền lương *Rủi ro cập nhật liệu nhân : -Không đầy đủ số nhân viên có kỳ tính lương -Khơng xác chức danh, chức vụ, cấp bậc, phận,… -Khơng kịp thời so với tình hình nhân kỳ tính lương (nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên tăng lương, bị giảm lương… -Tiếp tục trả lương cho nhân viên nghỉ việc/nhân viên khơng có thực *Rủi ro báo cáo: Báo cáo tài khơng trung thực hợp lý 2.2.2 Phản ứng với rủi ro trên: Để lựa chọn phương án phản ứng với rủi ro phù hợp, công ty cân nhắc đảm bảo: Thủ tục kiểm sốt phải giảm rủi ro đến mức bé ngưỡng chịu đựng đơn vị Có hợp lý lợi ích chi phí Phân chia trách nhiệm cá nhân thực thi thủ tục có khả quan phù hợp khơng Từ lựa chọn phương án phản ứng với rủi ro phù hợp: Chấp nhận rủi ro Né tránh rủi ro Giảm thiểu rủi ro Chia sẻ rủi ro 2.3 Cân nhắc xảy gian lận rủi ro hay khơng: -Có thể thấy, cơng ty có kiêm nhiệm kế tốn nhân việc xảy gian lận cơng ty xảy ra: Gian lận trình bày BCTC, biển thủ, -Cơ hội có lẽ nhân tố tác động lớn quy trình tiền lương cơng ty, chức năng, nhiệm vụ không tách biệt cách hợp lí 2.4 Nhận dạng đánh giá thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) cơng ty: - - Tái cấu trúc cơng ty: Có lẽ tương lai, công ty mở rộng quy mô kinh doanh, từ công ty vừa nhỏ hướng sang quy mơ phát triển hơn, với việc gia tăng nhiều phịng ban khác cơng ty Thay đổi lĩnh vực: Cơng ty có kế hoạch đa dạng hóa sản phẩm nhập thời gian tới Hoạt động kiểm soát: Dựa nguyên tắc: - Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt mục tiêu đơn vị mức độ chấp nhận Đơn vị lựa chọn phát triển hoạt động kiểm sốt chung cơng nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu Đơn vị phải triển khai hoạt động kiểm sốt dựa sách thiết lập triển khai thành thủ tục 3.1.Các thủ tục kiểm soát chung: 3.1.1 Phân chia trách nhiệm chức khác : Hiện phận liên quan đến quy trình tiền lương: Nhân sự, sử dụng lao động, tính lương, trả lương khơng có tách biệt với Vì cơng ty với quy mơ nhỏ, nên khơng có nhiều phận, chức kiêm nhiệm lẫn 3.1.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: 3.1.2.1 Kiểm soát chung a) Kiểm soát đối tượng sử dụng Đối tượng sử dụng bên trong: Công ty phân quyền sử dụng cho phận khác nhau, truy cập vào phần thông tin mà phần cần, phải có mật truy cập riêng, cụ thể: Bộ phận Trưởng phòng phận Thơng tin truy cập chu trình tiền lương Đối với Grainland trưởng phịng khơng tự ý tiếp cận vào quy trình tiền lương, có sai sót họ khiếu nại lên ban giám đốc Vì kế tốn kiêm nhân sự, nên vai trị kế tốn vai trị thiết Kế tốn yếu, họ chỉnh sửa, điều chỉnh, tính tốn, cuối gửi lên Giám đốc để phê duyệt Chỉ xem, sai sót có Nhân viên thể kiến nghị lên trưởng phịng Đối tượng sử dụng bên ngồi: Cơng ty hạn chê quyền truy cập, không cho đối tượng tiếp cận vào chu trình tiền lương cơng ty b) Kiểm sốt liệu: Ở cơng ty có hai cách để kiểm sốt liệu sử dụng phần mềm máy tính giấy tờ Bằng phần mềm máy tính Cơng ty sử dụng chủ yếu để cung cấp thông tin từ xa cho giám đốc nên cơng cụ hữu hiệu chỉnh sửa liên tục Nhân viên sử dụng máy tính cá nhân Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn nước ngồi Bằng giấy tờ Cơng ty sử dụng giấy tờ hợp đồng, bảng lương, phiếu lương để có chữ kí cá nhân xác nhận Lưu trữ hồ sơ, tài liệu để tiện cho việc tra thuế 3.1.2.2 Kiểm soát ứng dụng: a) Kiểm soát liệu: Kiểm soát hợp lệ, hợp pháp chứng từ Giấy phép kinh doanh: người sở hữu người nước ngồi giấy tờ phủ Việt Nam đóng dấu rõ ràng Hóa đơn mua, bán hàng: phải theo chuẩn có dấu đóng dấu xét duyệt phịng ban đồng ý Hóa đơn gửi tiền vào ngân hàng: có dấu mộc ngân hàng Kiểm tra phê duyệt chứng từ Giám đốc người chịu trách nhiệm duyệt giấy tờ kinh doanh báo cáo chi phí mua hàng hóa phiếu lương nhân viên b) Kiểm soát q trình nhập liệu: Tại cơng ty, có kế toán cố thể thực thay đổi quy trinh tiền lương, sau thơng qua giám đốc phê duyệt, nên phận đảm nhận nhiều vài trị chức nhập liệu: nhập liệu thơng tin cá nhân nhân viên, số liệu tiền lương, khoản trợ cấp, Hiện việc nhập liệu khơng có thủ tục kiểm sốt cụ thể nào, đến xuất bảng lương chi tiết, nhân viên kiểm tra, có sai sót khiếu nại lên phận cấp 3.1.2.3 Đánh số thứ tự cho ấn chi trước sử dụng: Công ty chủ động đánh số phiếu chi tiền mặt, séc, có đánh số tham chiếu để kiểm tra cần thiết 3.1.2.4 Uỷ quyền xét duyệt : - - Do quy mô công ty nhỏ nên việc ủy quyền không diễn Về xét duyệt, giám đốc người xét duyệt lương, duyệt đề xuất tiềm trưởng phịng Để tránh giám đốc q tải cơng việc thời điểm, nên có thêm phận nhân để nâng cao hiệu việc duyệt lương có hiệu Cơng ty cịn có sách xét duyệt tăng lương năm lần khơng áp dụng tăng ca để khuyến khích nhân viên làm việc dài lâu với công ty 3.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Việc kiểm tra diễn tháng lần, giám đốc đánh giá chu trình tiền lương qua báo cáo mà phận kế tốn Việt Nam gửi sang 3.1.4.Phân tích rà sốt chi phí tiền lương: Hàng tháng, giám đốc xem xét, đánh giá, rà sốt chi phí lợi ích từ có phương án điều chỉnh lương phù hợp 3.2 Các thủ tục kiểm soát cụ thể: 3.2.1 Chính sách tính lương: Tiền lương công ty bao gồm tiền lương khoản phụ cấp thiết yếu: tiền phụ cấp cơm trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp gửi xe, Công ty xác định mức lương cho nhân viên chủ yếu dựa yếu tố lực kinh nghiệm tích lũy người Thế nên Grainland, trưởng phòng phận cần phải xem xét, cân nhắc kĩ tính lương cho nhân viên, sách ban giám đốc xét duyệt 3.2.2 Kiểm sốt q trình lập tài liệu liên quan để tính lương: Để tránh sai sót, kế tốn cần: - Thu thập đầy đủ tài liệu: Bảng theo dõi lao động, email xin nghỉ việc Tiến hành đối chiếu chi tiết tài liệu, chứng từ với danh sách người lao động hành - Liên lạc với trưởng phòng ban bị thiếu tài liệu Kiểm tra xem có chữ duyệt trưởng phận hay chưa 3.2.3 Kiểm sốt q trình tính lương: Ban đầu, cơng thức tính lương giám đốc ban hành Khi có thay đổi cách tính lương giám đốc người duyệt, kế tốn trưởng đồng thời kiêm ln nhân chịu trách nhiệm thông báo đến nhân viên sớm Hàng tháng, giám đốc nước để kiểm soát lại lần 3.2.4 Kiểm soát trình trả lương: Kế tốn trưởng kiêm nhân tiến hành toán lương qua ngân hàng, ngân hàng dựa vào bảng lương để toán tiền lương cho nhân viên, sau giám đốc người xét duyệt sau trước tiến hàng trả lương cho nhân viên Để tránh sai sót quy trình tính lương, cơng ty tiến hành tốn qua tài khoản ngân hàng, việc toán dễ dàng xác Trước chi trả lương, người lao động xem xét kí nhận vào phiếu lương cá nhân mình, có sai sót khiếu nại lên Bảng tốn lương kế toán lưu lại cụ thể, lưu vào sổ cơng ty 3.2.5 Kiểm sốt q trình nộp thuế thu nhập cá nhân khoản khấu trừ cho nhà nước: Kế toán trưởng người nộp BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN cho nhân viên toán qua ngân hàng Giám đốc kiểm tra xem kế tốn tính khoản phải nộp cho nhà nước kế tốn có nộp khoản hạn hay không Thông tin truyền thông: Ngay từ đầu công ty thông tin rõ ràng cho nhân viên, phận để tính lương theo công thức chung nhất, khoản khấu trừ, phúc lợi, Công ty tiến hành truyền thông quy định, sách lương cho nhân viên có thay đổi Tiến hành truyền thơng vấn đề cần thiết cho đối tượng bên ngoài: Nhà cung cấp, khách hàng, Giám sát: Hàng tháng, giám đốc Việt Nam kiểm tra quy trình lương lần PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Sau xem xét quy trình kiểm sốt nội chu trình tiền lương cơng ty TNHH Grainland so với chu trình thực tế, sau số đánh giá: Điểm mạnh: - - - Nhân viên kiến nghị lên cấp có sai sót tiền lương Thanh toán lương qua thẻ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu hố việc quản lý quỹ lương quy trình chi lương giảm thiểu rủi ro chi lương tiền mặt Lương trả cho nhân viên kịp thời, khơng trể lương Mặc dù cơng ty nước ngồi, giấy tờ kinh doanh quan Nhà nước Việt Nam chấp thuận Công ty chủ động đánh số phiếu chi lương, giúp việc đối chiếu lương dễ dàng cần thiết Mặc dù hoạt động chủ yếu nước ngoài, hàng tháng giám đốc Việt Nam để kiểm tra, đánh giá công ty Trong bảng lương trình bày rõ ràng: o Trong bảng lương trả cho chức vụ đâu rõ ràng, để tránh sai sót việc nhầm lẫn trả lương o Ngoài ra, bảng lương thể minh bạch việc thể rõ khoản phụ cấp khoản trích theo lương BHYT,BHTN, BHXH thuế TNCN trừ nguồn trước có khoản Lương Net hay gọi Lương thực lãnh Thơng tin cho nhân viên rõ ràng quy trình tiền lương trước họ làm việc Điểm yếu: Phân chia trách nhiệm: Kế toán kiêm nhiệm nhiều chức Bộ phận Nhân Lỗ hổng/ Thực trạng -Ở cơng ty Grainland khơng có phận này, phận kế toán đảm nhận tất chức phận -Do kế toán đảm nhận nê có thể: sửa số đơn email nghỉ phép khai khống công, bỏ bớt đơn email nghỉ phép để tính thêm lương cho mình, hay qn cập nhật tính tốn số ngày nghỉ Giải Cơng ty nên có phận để dễ dàng kiểm sốt nhân viên hơn, khơng nên xem nhẹ nhiều vấn đề quản lý nhân viên cần giải công ty Bộ phận kế toán nên xử lý vấn đề tình hình tài Sử dụng lao động Các trưởng phòng ba phòng ban phân chia công việc cho nhân viên cách rõ ràng để đảm bảo tiến độ công việc Công ty không sử dụng chấm công mà dựa vào email xin nghỉ nhân viên Tính lương -Bộ phận kế tốn đảm nhận hầu hết trách nhiệm này, cơng ty khơng có phận nhân để cung cấp bảng chấm cơng cho q trình mà dựa vào email -Do làm nhiều việc lúc, dẫn đến tính lương sai sót mà khơng check lại -Dễ biển thủ tiền lương Trả lương Kế toán người trực tiếp trả lương vào ngày 25 hàng tháng cho nhân viên chuyển khoản qua ngân hàng Techcombank dựa phiếu lương tháng gửi riêng ghi rõ khoản trừ khoản thực lãnh Các trưởng phịng nên phân chia cơng việc cơng bằng, khơng thiên vị để tránh mâu thuẫn nội nhân viên Những cơng việc giao nên có ngày bắt đầu hạn nộp rõ ràng, không nên gấp rút vội vàng Quan trọng chấm công công ty dựa vào mail nhân viên sau trưởng phịng duyệt, nhân viên lợi dụng điều để làm trễ nhận lương đầy đủ Do cơng ty khơng có phận nhân nên việc chấm công lỏng lẻo Cơng ty ban đầu thêm nhân viên nhân để quản lý việc chấm công Cơng ty nên để phận kế tốn tính lương trích lương theo thuế cịn việc đưa bảng lương cho nhân viên xác nhận báo cáo duyệt lương cho giám đốc nên phụ trách phòng nhân Do vấn đề tiền lương vấn đề nhạy cảm, có kế tốn tính lương nhân biết tránh để lộ thông tin cho nhân viên khác Việc trả lương nên nhân viên nhân làm việc cơng việc kế tốn quản lý số lương để tính vào chi phí doanh nghiệp Cơng ty nên có khoảng thời gian xác nhận nhân viên việc tính lương có xác trước xuất phiếu lương cuối Cơng ty nên xem xét có vấn đề với ngân hàng để khắc phục có thể, chuyển lương theo tài khoản nhân viên, công ty liên hệ để nhận chứng từ từ ngân hàng Điểm yếu Chấm công email Rủi ro Gặp vấn đề bảo mật Giải -Bảo mật email nhiều tầng -Sử dụng thiết bị chấm công hợp lý -Nên xác nhận rõ ràng với nhân viên, nhân viên nghỉ thường xuyên, yếu cầu họ trình chứng chứng minh rõ ràng Đề biện pháp siết chặt quản lý, nề nếp môi trường làm việc → sử dụng hệ thống chấm cơng vân tay Giám đốc người nước ngồi, tháng lần định kỳ kiểm tra khơng có hệ thống chấm cơng Các nhân viên khơng có kiểm sốt cấp trên, thường làm trễ, không chấm công đầy đủ Giám đốc người Việt Nam Dẫn đến không hiểu sâu luật pháp Thuế, hoạt động công ty, chuyển đổi ngoại tệ, dẫn đến công ty vi phạm Nên có thêm người làm chủ chi nhánh để nắm bắt giải rủi ro đáng tiếc xảy tránh hao hụt tài sản công ty Công ty khơng có kho hàng riêng Việc dễ thất lạc hàng hóa cơng ty nhân viên trục lợi đem bán riêng bên ngồi Có kho hàng riêng kế toán dễ dàng kiểm tra hàng ghi nhận kết kinh doanh cho doanh nghiệp Công ty thả lỏng nhân viên làm Nhân viên đến trễ gây trễ tiến độ công việc, đồng thời suy nghĩ sếp nước ngồi nên khơng kiểm tra thường xun, điều làm cho nhân viên trở nên chậm trễ Nên có quy định rõ ràng nghiêm khắc để nhân viên tập trung làm việc tốt trưởng phòng báo cho giám đốc thường xuyên để nắm tình hình nhân viên cơng việc Ngoài ra, số nhân viên lợi dụng ngồi cơng việc để việc cá nhân Nên có sách giảm lương nhân viên xao nhãng công việc ... khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước Hoạt động kiểm sốt chu trình tiền lương 7.1 Những thủ tục kiểm soát chung 7.1.1 Phân chia trách nhiệm chức khác chu trình tiền lương Bộ phận nhân Tuyển... THUYẾT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG Đặc điểm tiền lương Là biểu tiền số lượng chất lượng sức lao động mà người lao động bỏ trình sản xuất, kinh doanh… Tiền lương nguồn thu... tiêu kiểm soán nội chu trình tiền lương Vì vậy, cần phải có hoạt động kiểm sốt: - Ban hành sách tiền lương rõ ràng Bộ phận nhân phải thông báo kịp thời biến động nhân tiền lương, phận tính lương