TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN
Tổng quan về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Tổng quan về hệ thống
Theo Đại từ điển tiếng Việt, hệ thống 1 được định nghĩa là một thể thống nhất, bao gồm các yếu tố tương đồng về loại và chức năng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Theo Gelinas/Dull thì hệ thống 2 là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để thực hiện các mục tiêu đã định trước
Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau:
Các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).
Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.
Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.
Các hệ thống phân cách nhau bởi đường biên.
1.1.1.2 Đường biên và nơi giao tiếp
Đường biên đóng vai trò quan trọng trong việc phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong một hệ thống con, đường biên giúp nhận diện các thành phần của hệ thống Việc xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.
Nơi giao tiếp là điểm gặp gỡ giữa các đường biên của các hệ thống con, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các thành phần và hệ thống con lại với nhau.
Hệ thống đóng là một hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường bên ngoài, không có sự giao tiếp hay tương tác nào với các yếu tố bên ngoài Điều này có nghĩa là các quá trình xử lý diễn ra trong hệ thống sẽ không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường xung quanh.
Hệ thống đóng có quan hệ là một loại hệ thống tương tác với môi trường xung quanh, cho phép giao tiếp với bên ngoài và kiểm soát tác động của môi trường đến quá trình hoạt động của nó Sự tương tác này được thể hiện thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống.
Hệ thống mở là loại hệ thống không kiểm soát sự tương tác với môi trường, dẫn đến việc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài Mặc dù có khả năng thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và xuất dữ liệu, hệ thống này thường gặp phải sự nhiễu loạn không mong muốn, ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý Một hệ thống được thiết kế tốt sẽ giúp giảm thiểu tác động của những nhiễu loạn này.
Hệ thống kiểm soát phản hồi: Là hệ thống có các nhập liệu có thể là kết xuất của nó.
1.1.2 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.2.1 Khái niệm thông tin, thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán a Khái niệm thông tin
Theo Gelinas/Dull, thông tin là dữ liệu đã được xử lý và trình bày một cách hữu ích để hỗ trợ quyết định Thông tin có giá trị vì nó giúp giảm thiểu sự không chắc chắn và nâng cao hiểu biết về lĩnh vực cần nghiên cứu, đặc biệt là trong kế toán.
Thông tin kế toán phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị thông qua các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã phát sinh và hoàn thành Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng giúp tổ chức, ghi chép và xử lý những thông tin này một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho một đơn vị Hệ thống này còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin đến người sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau một cách hợp lý nhất.
1.1.2.2 Nội dung của hệ thống thông tin kế toán
Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, dù có quy mô khác nhau, đều thực hiện những hoạt động cơ bản lặp đi lặp lại một cách thường xuyên và liên tục theo một trình tự nhất định.
Hình 1.1 Các hoạt động cơ bản trong doanh nghiệp
Chu trình kế toán là hệ thống ghi chép và xử lý các sự kiện kinh tế từ các hoạt động cơ bản dưới dạng nghiệp vụ kế toán Những sự kiện này thường lặp đi lặp lại theo trình tự nhất định và được phân loại theo nguyên nhân và kết quả Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan sẽ được kết hợp và xử lý trong một quy trình kế toán chung Hệ thống thông tin kế toán sẽ được thiết lập nhằm quản lý và xử lý các chu trình nghiệp vụ này, giúp tạo ra một quy trình kế toán hiệu quả và có tổ chức.
Chu trình kế toán có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo góc nhìn, bao gồm chu trình tài chính, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình chuyển đổi và chu trình doanh thu Mỗi chu trình này có thể được chia nhỏ thành các hệ thống ứng dụng khác nhau, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả hơn trong quá trình kế toán.
Trong một chu trình và hệ thống ứng dụng, các quá trình xử lý kế toán bao gồm việc tổ chức chứng từ, ghi chép, lưu trữ dữ liệu và tổng hợp để lập báo cáo.
3 Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Sản xuất Đầu tư vốn
Hệ thống thông tin kế toán có thể được phân loại theo mục tiêu và phương pháp, bao gồm ba loại chính Sơ đồ 1.1 minh họa mối quan hệ giữa các chu trình kế toán, giúp hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của các hệ thống này.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp các thông tin tài chính, bao gồm báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này cần phải tuân thủ các quy định, chế độ cũng như các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Tổng quan kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng này, đảm bảo hiệu quả trong quy trình quản lý.
Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ được nghiên cứu, ban hành và phát triển bởi COSO (the Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Lý thuyết về kiểm soát nội bộ tập trung vào việc thống nhất định nghĩa và các thành phần cấu thành của kiểm soát nội bộ, nhằm đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khác nhau Điều này giúp các đơn vị xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất và tính minh bạch trong quản lý.
Năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo COSO 1992, đánh dấu tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa một cách toàn diện về kiểm soát nội bộ Báo cáo này nổi bật với tầm nhìn quản trị rộng rãi, cho thấy rằng kiểm soát nội bộ không chỉ liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các khía cạnh hoạt động và tuân thủ Kể từ đó, nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã được phát triển trong nhiều lĩnh vực khác nhau COSO tiếp tục phát triển theo hướng quản trị doanh nghiệp nhỏ vào năm 2006, cũng như trong các lĩnh vực công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập và giám sát chuyên sâu vào năm 2008.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội, việc áp dụng IT đã trở thành trung tâm cho các quy trình và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, để tổ chức hiệu quả, cần hiểu rõ lợi ích, rủi ro và khó khăn liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin COBIT (Control Objective for Information and related Technology) ra đời nhằm cung cấp các mục tiêu kiểm soát, hướng dẫn kiểm toán và quản lý trong môi trường công nghệ thông tin, dựa trên các chuẩn mực và quy định của các tổ chức nghề nghiệp và kỹ thuật quốc tế như COSO, ISO và AICPA.
1.2.1 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO
COSO, được thành lập vào năm 1985, nhằm nâng cao chất lượng báo cáo tài chính thông qua việc tập trung vào các vấn đề đạo đức kinh doanh, kiểm soát nội bộ hiệu quả và quản lý doanh nghiệp Tổ chức này bao gồm các thành viên như Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA) và Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA).
The Institute of Internal Auditors (IIA), the Institute of Management Accountants (IMA), and the Financial Executives Institute (FEI) are prominent organizations dedicated to advancing the fields of internal auditing, management accounting, and financial management.
Năm 1992, COSO ban hành khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ
“Internal Control- Integrated Framework” theo đó hệ thống kiểm soát nội bộ gồm
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Khuôn mẫu này không chỉ định nghĩa rõ ràng về kiểm soát nội bộ mà còn cung cấp hướng dẫn cho việc đánh giá và triển khai hệ thống kiểm soát hiệu quả Báo cáo đã nhanh chóng trở thành chuẩn mực được chấp nhận rộng rãi, góp phần vào việc xây dựng các chính sách và nguyên tắc áp dụng cho các hoạt động kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng phản ánh sắc thái chung của tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức của nhân viên và đóng vai trò nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm: tính trung thực và các giá trị đạo đức; cam kết về năng lực, triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự; cùng với sự quan tâm và chỉ đạo của hội đồng quản trị.
Mỗi tổ chức cần đối mặt với nhiều rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài, vì vậy việc thiết lập mục tiêu rõ ràng là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Mục tiêu cần được xác định ở nhiều cấp độ khác nhau và phải nhất quán Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận diện và phân tích các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó giúp quản lý rủi ro hiệu quả Do sự biến động của điều kiện kinh tế, đặc điểm hoạt động kinh doanh và các quy định pháp lý, cơ chế nhận diện và ứng phó với rủi ro cần phải linh hoạt và thích ứng với những thay đổi này.
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý, đồng thời là các biện pháp cần thiết để ứng phó với rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức Kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và cấp độ trong tổ chức, góp phần duy trì hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra.
1.2.1.4Thông tin và truyền thông
Thông tin là yếu tố thiết yếu cho mọi cấp độ trong một đơn vị nhằm thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu hoạt động, bảo đảm tài chính và tuân thủ quy định Các loại thông tin này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, trong đó thông tin tài chính không chỉ phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính cho bên ngoài mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh và lập ngân sách Đồng thời, thông tin phi tài chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán sự gia tăng trên báo cáo tài chính, tạo nên sự liên kết giữa hai loại thông tin này với tất cả các mục tiêu của đơn vị.
Truyền thông là thành phần quan trọng của hệ thống thông tin, đóng vai trò trong việc trao đổi và truyền đạt thông tin cần thiết giữa các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp Hệ thống truyền thông bao gồm hai bộ phận chính: truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được giám sát liên tục để đảm bảo hiệu quả Quá trình giám sát này bao gồm việc đánh giá thường xuyên và định kỳ hệ thống kiểm soát, nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh.
1.2.2 Theo COBIT (Control Objective for Information and related Technology)
COBIT, do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán thông tin (ISACF) và Viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI) thành lập, cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp được chấp thuận, chỉ tiêu đánh giá, quy trình và hoạt động phù hợp Điều này giúp tối đa hóa lợi ích từ việc sử dụng công nghệ thông tin và phát triển quản lý, kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Tổng quan về thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền
1.3.1 Thông tin về chu trình mua nguyên liệu
Quy trình mua nguyên liệu là sự kết hợp giữa con người, máy tính và các thủ tục kiểm soát, nhằm thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động hàng ngày của bộ phận mua và nhận nguyên liệu, như phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Quá trình này giúp cung cấp các báo cáo nội bộ và bên ngoài một cách hiệu quả.
6Việc thu thập, xử lý dữ liệu trong chu trình được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 như sau:
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình mua hàng
1.3.1.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình mua nguyên liệu
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
1.3.1.2Báo cáo của chu trình mua hàng
Trong chu trình mua hàng, thường có các báo cáo hoạt động quan trọng, bao gồm báo cáo thực hiện và bảng kê danh mục các đối tượng và nguồn lực liên quan.
- Danh mục hàng tồn kho
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục nhân viên mua hàng a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
- Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho
- Tổng hợp nhà cung cấp
- Báo cáo tình hình vận chuyển của nhà cung cấp b Báo cáo hoạt động b.1Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê các yêu cầu mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ nhận hàng b.2 Bỏo cỏo phõn tởch hoạt động:
Hoạt động mua hàng bao gồm việc phân tích và báo cáo các hoạt động đặt hàng theo từng mặt hàng, kho hàng, bộ phận yêu cầu, nhà cung cấp và nhân viên mua hàng Các báo cáo này giúp đánh giá hiệu quả mua sắm theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, bộ phận và nhân viên, từ đó tối ưu hóa quy trình mua hàng.
- Hoạt động nhận hàng: Bao gồm cỏc bỏo cỏo phõn tởch nhận hàng theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng…
1.3.2 Thông tin chu trình thanh toán tiền
Quy trình mua hàng là sự phối hợp giữa con người, máy tính và các thủ tục kiểm soát nhằm thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động hàng ngày của bộ phận ghi nhận nợ phải trả và thanh toán Những dữ liệu này bao gồm hóa đơn, giấy báo trả tiền và giấy báo nợ, từ đó cung cấp các báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài một cách hiệu quả.
7Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh toán
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh toán tiền
1.3.2.1Chứng từ sử dụng trong chu trình thanh toán tiền
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình thanh toán tiền bao gồm các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán
1.3.2.2 Báo cáo của chu trình thanh toán tiền:
Trong chu trình thanh toán tiền, các báo cáo hoạt động thường bao gồm báo cáo thực hiện hoạt động và bảng kê/danh mục các đối tượng hoặc nguồn lực liên quan.
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục ngân hàng a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết công nợ
- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ b Báo cáo hoạt động b.1 Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê hóa đơn mua hàng
- Bảng kê các yêu cầu thanh toán
- Bảng kê thanh toán nhà cung cấp b.2 Bỏo cỏo phõn tởch hoạt động:
- Hoạt động chấp thuận hóa đơn và xác định công nợ phải trả: Báo cáo phân tởch nợ theo thời hạn nợ, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thanh toỏn nợ
- Hoạt động thanh toán tiền: Báo cáo yêu cầu tiền thanh toán, Báo cáo thanh toán tiền…
1.3.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu
Chu trình mua nguyên liệu là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc thiết kế mục tiêu kiểm soát cho chu trình này cần phải phù hợp để đáp ứng các yêu cầu quan trọng.
Sự hữu hiệu trong hoạt động mua nguyên liệu giúp đơn vị đạt các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần và tốc độ tăng trưởng, ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị Để đảm bảo hiệu quả, đơn vị cần mua nguyên liệu đúng nhu cầu, đúng thời điểm, với giá hợp lý, và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng đã đặt Đồng thời, mục tiêu hiệu quả được xác định qua việc so sánh kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, vì vậy, việc mua nguyên liệu chất lượng tốt với chi phí hợp lý là điều cần thiết.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy là kết quả của việc trình bày trung thực và hợp lý các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ, hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Để đạt được điều này, cần tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ và báo cáo một cách đầy đủ và hợp lý, theo dõi hàng mua, ghi chép nghiệp vụ mua nguyên liệu một cách chính xác và kịp thời, cũng như tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến chu trình mua nguyên liệu Những yêu cầu này là cốt lõi của công tác kế toán, giúp đơn vị cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Việc mua nguyên liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, bao gồm ký kết hợp đồng, lựa chọn nguyên liệu và thủ tục nhập khẩu Đồng thời, cần tuân thủ các quy định nội bộ liên quan đến việc nhận nguyên liệu, lập phiếu nhập kho, cũng như các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, vệ sinh và an ninh.
1.3.3.2 Những rủi ro của chu trình
8Chu trình mua nguyên liệu có thể tồn tại những rủi ro sau:
1.3.3.3Các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua nguyên liệu a Yêu cầu nguyên liệu
Yêu cầu mua nguyên liệu là hoạt động cơ bản đầu tiên trong chu trình mua sắm, thường do bộ phận quản lý kho thực hiện Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhu cầu về nguyên liệu cũng có thể được gửi từ các bộ phận khác như chu trình doanh thu hoặc chu trình chuyển đổi.
8 Tập thể tỏc giả Bộ mụn Kiểm toỏn, (2011) Kiểm soỏt nội bộ, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chở Minh
Hoạt động Sai phạm có thể xảy ra
Yờu cầu nguyờn liệu khụng cần thiết hoặc khụng phự hợp với mục đởch sử dụng hoặc đặt nguyên liệu trùng lắp
Yờu cầu mua nguyờn liệu nhiều hơn/ởt hơn so với nhu cầu sử dụng
Yêu cầu mua nguyên liệu quá trễ hoặc quá sớm
Mua hàng tại mức giá quá cao
Mua hàng với chất lượng không phù hợp
Nhân viên đặt nguyên liệu xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần 2 đối với nguyên liệu đã nhận được
Nhân viên mua nguyên liệu có thể hợp tác với nhà cung cấp không đáng tin cậy, dẫn đến việc chọn lựa nguyên liệu không phù hợp về chất lượng và giá cả.
Nhân viên bộ phận xử lý báo giá có hành vi thông đồng với nhà cung cấp, dẫn đến việc giấu bớt hồ sơ báo giá của những nhà cung cấp có mức giá hợp lý hơn Điều này cho thấy sự thiếu minh bạch trong quy trình báo giá và có thể ảnh hưởng đến sự công bằng trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
Nhận nguyên liệu không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt
Nhận và biển thủ nguyên liệu và không nhập kho
Nguyên liệu được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúng chức năng
Nguyên liệu tồn kho có thể bị đánh cắp
Nguyên liệu bị hư hỏng, mất phẩm chất
Quyết định chởnh được thực hiện trong xử lý này là xỏc định cỏi gỡ, khi nào và mua với giá bao nhiêu. a.1 Chứng từ sử dụng
Căn cứ lập chứng từ
Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng
Nhu cầu sử dụng của bộ phận
Số chứng từ, ngày, bộ phận, nội dung, mã hàng, số lượng, người lập, người đề nghị, người duyệt…
Bộ phận có nhu cầu
Trưởng bộ phận yêu cầu
Bộ phận kế toán a.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Uỷ quyền và xét duyệt
Uỷ quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu
Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc Phân chia trách nhiệm
Bộ phận yêu cầu và bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng và xét duyệt
Yêu cầu nguyên liệu Bảo vệ an toàn tài sản
Chỉ có người có thẩm quyền mới được phép lập giấy đề nghị mua hàng
Giấy đề nghị mua hàng phải được duyệt bởi người có thẩm quyền đã được chỉ định
Không được phép duyệt giấy đề nghị mua hàng trắng 1.0
Yêu cầu nguyên liệu Chứng từ
Yêu cầu mua nguyên liệu
Phải được đánh số thứ tự liên tục theo từng bộ phận trước khi sử dụng
Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung
Dựa trên kế hoạch sản xuất của đơn vị hoặc kế hoạch hoạt động bộ phận
Được chấp thuận của người có thẩm quyền
Người phụ trách mua hàng chịu trách nhiệm bảo quản phiếu yêu cầu b Đặt nguyên liệu
Hoạt động thứ hai trong chu trình mua nguyên liệu là đặt nguyên liệu, hoạt động này thông thường được thực hiện bởi bộ phận mua hàng
Quyết định chọn nhà cung cấp trong hoạt động mua hàng là rất quan trọng Các yếu tố cần xem xét bao gồm giá cả, chất lượng nguyên liệu và phương thức nhận hàng Việc đánh giá kỹ lưỡng những yếu tố này sẽ giúp đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm.
Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ
Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng
2.0 Đặt hàng Đơn đặt hàng
- Phiếu yêu cầu được duyệt
- Tập tin nhà cung cấp
Số chứng từ, ngày, và tham chiếu yêu cầu mua hàng là những thông tin quan trọng cần ghi nhận Nội dung đơn hàng bao gồm nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, và đơn giá Ngày đặt hàng và ngày nhận hàng cũng cần được xác định rõ ràng, cùng với thông tin về người lập và người duyệt đơn.
-Bộ phận kế toán công nợ b.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Uỷ quyền và xét duyệt
Uỷ quyền: Nhân viên mua hàng
Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc
Người đặt hàng và xét duyệt nhà cung cấp
Bộ phận ghi chép báo giá và bộ phận xử lý báo giá từ nhà cung cấp
Bảo vệ an toàn tài sản
Xác định nhu cầu hàng tồn kho và thời gian hợp lý từ lúc mua đến lúc nhận hàng
Mở sổ chi tiết theo dõi mặt hàng đã đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm
Thường xuyên cập nhật mức tồn kho tối thiểu
Cập nhật thường xuyên báo giá từ các nhà cung cấp
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Hoỏn đổi thường xuyờn vị trở của cỏc nhõn viờn mua hàng
Nghiờm cấp nhõn viờn nhận lợi ởch từ nhà cung cấp
Thiết lập các đường dây thu thập thông tin từ nhà cung cấp ngoài bộ phận mua hàng
Thường xuyên cập nhật thông tin nhà cung cấp
Thông báo nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng
Cần thông báo kịp thời các bộ phận liên quan về tình hình thực hiện đơn đặt hàng
Tính toán chi phí trong quy trình mua nguyên liệu không chỉ bao gồm chi phí mua vào mà còn phải xem xét chi phí trả lại hàng và xử lý các sản phẩm không đảm bảo chất lượng.
Chứng từ Đơn đặt hàng
Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng đã duyệt và kết quả lựa chọn nhà cung cấp
Được đánh số thứ tự liên tục trước
Chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận
Được lập thành nhiều liên, gửi và lưu tại các bộ phận liên quan
Kiểm tra cẩn thận các điều kiện về giá, thanh toán, thời gian và các điều kiện khác của đơn đặt hàng
Được xét duyệt bởi người có thẩm quyền
