1.3 Tổng quan về thông tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua
1.3.4 Kiểm sốt nội bộ trong chu trình thanh tốn tiền
1.3.4.1 Mục tiêu kiểm soát
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây là hoạt động ghi nhận nợ phải trả
và thanh toán tiền cho nhà cung cấp phải thực hiện chënh xác giúp đơn vị đạt
mục tiêu nâng cao uy tën, tạo sự gắn kết với nhà cung cấp nhằm đảm bảo ổn
định các yếu tố đầu vào. Mục tiêu hiệu quả là đơn vị đảm bảo việc thanh toán đối với nhà cung cấp với chi phë phát sinh là thấp nhất.
- Báo cáo tài chënh đáng tin cậy: những khoản mục bị ảnh hưởng bởi quá trình như nợ phải trả, tiền, được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống
sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ thanh toán đầy đủ, chënh xác, kịp thời… là các yêu cầu chủ yếu của
cơng tác kế tốn và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chënh đáng tin cậy - Tuân thủ luật pháp và các quy định: Các hoạt động thanh tốn ln chịu sự
chi phối của pháp luật, như việc ghi nhận nợ, chi trả tiền hàng… Ngoài ra,
còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc ghi nhận nợ, thủ tục thanh tốn, an ninh, an tồn tài sản…
1.3.4.2 Rủi ro của q trình
9Chu trình mua ngun liệu có thể tồn tại những rủi ro sau:
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
1.0 Chấp thuận hóa
đơn, ghi nhận cơng nợ phải
trả
Sai sót trong hóa đơn của nhà cung cấp về tên hàng, số lượng, giá cả,
thuế suất, chiết khấu..
Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn
Khơng theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá
Chuyển sổ chi tiết, tổng hợp sai
2.0 Thanh
toán
Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán
Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận
Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, mã số thuế..
Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt
Trả tiền trễ hạn.
Thanh toán hai lần cho một hóa đơn Ăn cắp séc
1.3.4.3 Các hoạt động kiểm sốt trong chu trình thanh tốn tiền:
a. Hoạt động chấp thuận hóa đơn, ghi nhận cơng nợ phải trả nhà cung cấp
Hoạt động đầu tiên trong chu trình thanh tốn tiền là chấp thuận hóa đơn
nhà cung cấp để thanh toán. Quá trình này được thực hiện bởi bộ phận kế tốn cơng nợ. Bộ phận này ghi nhận nghiệp vụ, xác định nghĩa vụ thanh toán và lập các báo cáo cho người kiểm soát.
Quyết định chënh: xác định thời điểm ghi nhận công nợ phải trả
Thông tin cần sử dụng: Thông tin nội bộ từ bộ phận đặt hàng và bộ phận
a.1 Chứng từ sử dụng: Hoạt động Tên chứng từ Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng 1.0 Chấp thuận hóa đơn, xác định nghĩa vụ thanh tốn Hóa đơn nhà cung cấp Nhà cung cấp lập dựa vào thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán Số chứng từ, ngày, nội dung, đơn vị bán,
đơn vị mua, mã số
thuế,mã hàng, số
lượng, đơn giá, thuế
suất, người lập, người duyệt… Nhà cung cấp Bộ phận kế toán
a.2 Thủ tục kiểm soát Hoạt động Hoạt động kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát cụ thể Uỷ quyền, xét duyệt
Uỷ quyền: Kế tốn cơng nợ.
Xét duyệt: Kế toán trưởng
1.0 Chấp thuận
hóa đơn, ghi
nhận cơng nợ
phải trả Chứng từ
Hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn phải được chuyển ngay tới phịng kế tốn Đối chiếu hóa đơn với các chứng từ liên quan khác như
phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận
hàng..
Nếu có sai sót trên hóa đơn phải báo ngay với nhà cung cấp để có điều chỉnh kịp thời
Lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh tốn cùng với các
b. Hoạt động Thanh toán
Hoạt động cuối cùng trong chu trình là thanh tốn cho những hóa đơn đã
được chấp thuận. Hoạt động này được phân chia cho chức năng thanh toán, thực
hiện là kế tốn cơng nợ, kế tốn thanh tốn và thủ quỹ, các bộ phận này lập báo
cáo cho kế toán trưởng và giám đốc.
Quyết định chënh: Lựa chọn thời điểm thanh tốn nhà cung cấp.
Thơng tin cần sử dụng: thơng tin công nợ phải trả theo thời hạn nợ và dự báo dòng ngân sách trong ngắn hạn
b.1 Chứng từ sử dụng Hoạt động Tên chứng từ Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng Giấy đề nghị thanh toán Báo cáo phân tëch nợ theo thời hạn nợ Dự báo ngân sách Số chứng từ, ngày, nội dung, số
tiền, tên nhà cung cấp, người lập, người duyệt… Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2.0 Thanh toán tiền Phiếu chi/ Uỷ nhiệm chi Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt Số chứng từ, ngày, số giấy đề nghị thanh toán, nội dung, số tiền,
tên nhà cung cấp, người lập, người duyệt…. Kế toán Kế tốn trưởng Giám đốc Kế tốn cơng Thủ quỹ
b.2 Thủ tục kiểm soát Hoạt động Hoạt động kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát cụ thể Uỷ quyền, xét duyệt
Uỷ quyền: Kế toán cơng nợ, kế tốn phải trả, thủ quỹ.
Xét duyệt: Kế toán trưởng, Giám đốc
Phận chia trách nhiệm
Kế tốn cơng nợ, kế tốn phải trả và thủ quỹ hoặc kế
tốn NH
Bảo về an tồn
tài sản
Séc thanh toán
Được lập dựa trên bộ chứng từ thanh toán Đánh số trước
Chỉ ký séc đã được điền đầy đủ các nội dung
Séc nên được ký bởi 2 người nếu giá trị lớn
Séc được gởi đi bởi nhân viên khác với người viết séc Séc phải được gởi đi ngay sau khi ký duyệt
Lưu lại các séc bị huỷ không sử dụng 2.0 Thanh toán
tiền
Chứng từ
Giấy đề nghị thanh toán
Được lập dựa trên bộ chứng từ thanh toán, báo cáo phân tëch nợ theo thời hạn nợ và dự toán ngân sách Được đánh số liên tục trước
Được phê duyệt bởi người có thẩm quyền
Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi
Được lập dựa trên bộ chứng từ thanh toán và giấy đề
nghị thanh toán
Được đánh số liên tục trước
Được phê duyệt bởi người có thẩm quyền Ký xác nhận của người chi, người thụ hưởng
Lập thành nhiều liên lưu tại các bộ phận liên quan để
1.4 Đặc điểm kinh doanh chế biến thủy sản và kiểm sốt chu trình mua
nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản.
Tổ chức hệ thống thơng tin và kiểm sốt nội bộ trong kinh doanh chế biến thủy sản cũng mang các đặc điểm của tổ chức và kiểm sốt nội bộ nói chung như
đã nêu trên. Tuy nhiên, do đây là ngành kinh doanh đặc biệt, sản phẩm mang tënh
chất thời vụ, phụ thuộc khá nhiều vào điều kiện tự nhiên, nên sẽ có một số đặc
điểm riêng biệt với các ngành khác.
Chế biến thủy sản là quá trình chuyển hóa, bảo quản các nguyên liệu
tươi thủy sản thành các loại thực phẩm thủy sản đông lạnh, khô hoặc tẩm gia vị... Quy trình chế biến này có thể mơ tả khái qt như sau:
Hình 1.3 Quy trình chế biến thủy sản
Nguyên liệu tươi sau khi được đưa vào kiểm tra và tiếp nhận, được rửa
sạch, phân loại, sơ chế thành sản phẩm đông dưới dạng khối hoặc miếng phi lê rời hoặc là chế biến thành các sản phẩm khô, sản phẩm tẩm gia vị… tuỳ theo quy trình chế biến của mỗi đơn vị.
Đặc điểm cơ bản của nguyên liệu dùng chế biến thủy sản là các nguyên
liệu tươi được đánh bắt từ tự nhiên hoặc nuôi trồng như tôm, cá, mực, cua, ghẹ…Nguyên liệu này dễ bị hư hỏng, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thành phẩm hồn thành. Ngun liệu thơng thường được thu mua tại cảng, tại
các vùng ni trồng, chënh vì vậy quá trình sơ chế, vận chuyển nguyên liệu tại các
doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật về thời gian, nhiệt độ ánh sáng,
đây cũng là một yếu tố làm gia tăng giá thành sản phẩm.
Đặc điểm kế tiếp là giá trị nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Những năm gần đây do ngư trường bị giới hạn, sản lượng khai thác ngày càng giảm, đánh bắt kém hiệu quả, nhiều tàu cá nằm bờ do càng đánh bắt càng thua lỗ dẫn đến tình trạng khan hiếm nguyên liệu đầu vào nên giá Tiếp nhận nguyên liệu Rửa và phân loại Sơ chế / Chế biến Kiểm tra Bao gói và bảo quản
nguyên liệu ngày càng tăng cao. Đối với việc nuôi trồng thủy sản, do giá cả của
thức ăn, thuốc thú y và chi phë vốn ngày càng tăng cao, khë hậu thất thường, dịch bệnh… nên sản lượng và chất lượng nuôi trồng thủy sản cũng như giá thành của
nguyên liệu ngày cao và biến động bất thường. Việc tổ chức thông tin và kiểm
sốt nội bộ này có ảnh hưởng lớn đến tënh hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động chế biến thủy sản
Một đặc điểm khác nữa là để đảm bảo sự ổn định của nguồn nguyên liệu
đầu vào thì các doanh nghiệp phải thanh tốn tiền ngay sau khi mua hoặc thanh toán trong thời gian ngắn sau khi đã nhập kho nguyên liệu cho ngư dân, người nuôi
trồng thủy sản hoặc các đại lý thu mua, và nhận lại tiền khi đã cung cấp sản phẩm
theo đúng quy định của hợp đồng. Do vậy, để đảm bảo nguồn thanh toán, các
doanh nghiệp cần chuẩn bị một lượng tiền hoặc vay ngắn hạn từ các tổ chức tài
chënh, đây cũng là một yếu tố làm tăng chi phë sản xuất của đơn vị. Nếu khơng
kiểm sốt được giá hoặc chủ động nguồn nguyên liệu, tài chënh, các doanh nghiệp chế biết thủy sản gặp rất nhiều rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, do nguyên liệu là những loại tươi sống, dể hư hỏng nên việc tổ
chức bảo quản cũng như thông tin về số lượng hàng hư hỏng ... giúp nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và đưa ra các biện pháp phù hợp.
Tóm lại, tổ chức quy trình thu mua, bảo quản nguyên liệu, thanh toán nhà
cung cấp hiệu quả, đảm bảo nguyên liệu phục vụ quá trình sản xuất với chi phë
phù hợp là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp chế biến thủy sản. Các
doanh nghiệp cần phải thiết lập hệ thống thơng tin và kiểm sốt nội bộ hiệu quả
để có thể cung cấp thơng tin hữu ëch phục vụ việc ra quyết định như: giá cả nguyên liệu đầu vào; danh mục những người cung cấp đáp ứng được yêu cầu của
doanh nghiệp về số lượng, chất lượng, giá cả; các chi phë phát sinh trong quá
trình vận chuyển, sơ chế, bảo quản; các chi phë liên quan khác như kiểm nghiệm
sản phẩm, thủ tục hành chënh..; nguồn ngân sách và thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp…. Với việc tổ chức quy trình mua hàng và thanh tốn nhà cung cấp phù hợp sẽ góp phần giúp doanh nghiệp đối phó rủi ro, đảm bảo sự ổn định yếu tố
Kết luận chương 1
Hệ thống thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ sẽ được tổ chức khác nhau tuỳ theo quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên để một hệ thống
thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hiệu quả đáp ứng được nhu cầu thông tin hữu ëch phục vụ cho việc ra quyết định của người sử dụng thì cần phải
thiết kế quy trình chuẩn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp dựa trên những
khuôn mẫu lý thuyết đã được thừa nhận rộng rãi như tiêu chuẩn của IASB, COSO, COBIT…
Chương 1 trình bày một số cơ sở lý luận chung về hệ thống thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền.
Dựa vào những cơ sở này để chương 2 đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống
thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua ngun liệu và thanh tốn tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hoà.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM
SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN
THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA