2.2.3 Phương pháp khảo sát
Phương pháp khảo sát là quan sát, phỏng vấn. Việc phỏng vấn dựa vào
bảng câu hỏi gồm 78 câu hỏi liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn và kiểm
soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán cho nhà cung cấp như: Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh...
Quan sát thực tế tại doanh nghiệp để kiểm tra việc áp dụng các quy đinh
trong thực tế. Từ đó, tổng hợp, phân tëch dữ liệu, để đánh giá thực trạng, đưa ra kết luận, thiết lập hệ thống thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình
mua ngun liệu và thanh tốn tiền tại doanh nghiệp Chế biến Thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hoà. Các giải pháp sẽ tập trung vào những nội dung mà hơn
50% doanh nghiệp không thực hiện, bởi lẽ điều này chứng tỏ đây là yếu kém chung của ngành, cần thiết lập các biện pháp chấn chỉnh.
2.2.4 Kết quả khảo sát
Dựa vào mục tiêu của đề tài, tác giả đã lập bảng câu hỏi điều tra, khảo sát về hệ thống thông tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tiền tại các doanh nghiệp Chế biến Thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hoà.
Trả lời Khơng Câu hỏi Số lượng cơng ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
II. Chu trình mua nguyên liệu
1. Doanh nghiệp mua hàng dựa trên:
- Kế hoạch sản xuất 21 17 0 4
- Hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng 21 17 1 3
- Khi các nhà cung cấp thơng báo có ngun liệu 21 15 1 5 2. Nguồn cung cấp hàng cho doanh nghiệp từ:
- Ngư dân 21 14 5 2
- Hộ nuôi trồng thủy sản 21 6 5 10
- Đại lý thu mua 21 18 1 2
- Nhập khẩu 21 7 2 12
II.1 Mơi trường kiểm sốt:
3. Doanh nghiệp có ban hành quy tắc đạo đức, trong đó
nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp, hay các lợi ëch vật chất từ nhà cung cấp và xác lập các biện pháp kỷ luật cho hành vi sai phạm này không?
21 9 1 11
4.Các nhân viên mua hàng có hiểu được hành vi nào được chấp nhận và không được chấp nhận trong chu
trình mua hàng khơng?
21 21 0 0
5.Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua các hành động liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp.. hay không?
21 21 0 0
6. Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm sốt có tham gia xây dựng các chënh sách trong chu trình mua hàng, tồn trữ
và trả tiền không?
5 5 0 0
II. 2 Đánh giá rủi ro
7.Đơn vị có xây dựng cơ chế thëch hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi khơng? Thë dụ như:
21 16 1 4
- Nguồn cung cấp hàng
- Sự thay đổi của thị trường (Giá, số lượng…)
- Thay đổi trong chënh sách của nhà nước
Trả lời Không Câu hỏi Số lượng công ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
8.Đơn vị có xây dựng cơ chế thëch hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố nội bộ không? Thë dụ như:
21 6 3 12
- Việc thay đổi về nguồn nhân lực, chẳng hạn sự biến
động nhân sự chủ chốt trong bộ phận mua hàng…?
- Nhân viên sai phạm trong chu trình mua hàng, thanh toán tiền?
- Hệ thống thông tin, chẳng hạn xử lý thông tin khi gặp sự cố?
- Vận chuyển và tồn trữ hàng?
9.Đơn vị có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của các
rủi ro đã được nhận diện đến hoạt động mua hàng, tồn trữ, thanh toán tiền bao gồm cả việc ước lượng xác suất rủi ro phát sinh và ảnh hưởng của chúng, để đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro thëch hợp hay không
và tënh khả thi của các biện pháp này?
21 10 2 9
II. 3 Hoạt động kiểm sốt
10.Đơn vị có nắm thơng tin của nhà cung cấp về: Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá…?
21 19 0 2
11.Đơn vị có thường xuyên so sánh giá bán của các nhà cung
cấp, giá mua của các doanh nghiệp trong cùng ngành?
21 19 0 2
12.Đơn vị có gửi trước cho nhà cung cấp thông tin về
mặt hàng, chất lượng, quy cách của nguyên liệu cần
mua khơng?
21 8 2 11
13.Đơn vị có ứng trước tiền cho nhà cung cấp không? 21 6 6 9 14.Đơn vị có thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật nhận biết
chất lượng nguyên liệu không?
21 7 3 11
15.Khi mua hàng đơn vị có lập báo cáo dự kiến chi phë phát sinh của chu trình mua hàng bao gồm giá, chi phë vận chuyển, bốc dỡ, kiểm định... và so sánh với
thực tế phát sinh?
21 9 1 11
16.Đơn vị có tổ chức bộ phận mua hàng độc lập khơng? 21 18 0 3 17.Đơn vị có thường xun hốn đổi vị trë mua hàng
không?
21 4 4 13
18. Việc mua hàng có thơng qua người có thẩm quyền về số lượng, chất lượng, giá cả?
21 18 0 3
19.Đơn vị có quy định xử phạt đối với các mức độ vi
phạm của nhân viên mua hàng khơng?
21 9 1 11
20.Đơn vị có sử dụng chứng từ ghi nhận thoả thuận mua bán của đơn vị với nhà cung cấp về mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá…. Và các thoả thuận khác đối
Trả lời Không Câu hỏi Số lượng cơng ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
21. Nếu có chứng từ này có được lập thành nhiều liên,
được đánh số thứ tự từ trước và gửi cho các bộ phận liên quan như mua hàng, kế tốn khơng?
21 10 1 10
22.Đơn vị có nhập khẩu nguyên liệu khơng? nếu có, trong quy trình nhập khẩu đơn vị có:
21 7 2 12
-Đơn vị có thuê dịch vụ xuất nhập khẩu làm thủ tục nhập
khẩu khơng?
7 4 1 2
-Đơn vị có th dịch vụ vận tải vận chuyển hàng từ cảng
về đến đơn vị khơng?
7 7 0 0
-Đơn vị có quy định chặt chẽ về điều kiện vận chuyển,
bảo quản, thời gian nguyên liệu về đến kho đơn vị
không?
7 5 0 2
23.Đơn vị có mua hàng tại kho của đại lý thu mua, vùng nuôi trồng hay cảng cá không? Nếu có thì trong quy trình thu mua đơn vị có:
21 15 2 4
-Đơn vị có th gia cơng nguyên liệu tại nơi nhận khơng? 15 6 2 7
-Đơn vị có thuê dịch vụ vận chuyển hàng về kho không? 15 13 1 1
-Đơn vị có xây dựng định mức hao hụt trong q trình
vận chuyển khơng?
15 5 0 10
24.Khi hàng về đến kho đơn vị có tổ chức kiểm tra bởi các bộ phận liên quan như mua hàng, KCS, Kiểm
dịch và đối chiếu lại dữ liệu với các chứng từ mua
hàng liên quan về số lượng, chất lượng…?
21 21 0 0
25.Có vấn đề phát sinh về số lượng, chất lượng đối với hàng nhận thì bộ phận nhận hàng có thơng báo với các đối tượng liên quan như: nhà cung cấp, bộ phận
vận chuyển, bộ phận mua hàng và có chứng từ ghi nhận vấn đề này không?
21 12 0 9
26.Biên bản giao nhận hàng có được đánh số trước và
lập thành nhiều liên, gửi và lưu trữ cho các bộ phận
liên quan như bộ phận mua hàng, nhận hàng, kế toán…?
21 18 0 3
27. Quản lý hàng tồn kho có được thực hiện đồng thời bởi kế toán và thủ kho khơng?
21 20 0 1
28. Phiếu nhập kho có được lập dựa trên cơ sở chứng từ
mua hàng, biên giao nhận hàng, báo cáo bán thành
phẩm hoàn thành… và được ký nhận bởi thủ kho và
người vận chuyển không?
21 20 0 1
29. Hệ thống kho bãi của doanh nghiệp có đáp ứng được
yêu cầu lưu trữ nguyên liệu, thành phẩm?
Trả lời Không Câu hỏi Số lượng công ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
30.Kho có được thiết kế phù hợp cho việc kiểm kê, nhập
xuất nguyên liệu, thành phẩm?
21 18 0 3
31.Đơn vị có các quy định để hạn chế tiếp cận kho hàng không?
21 21 0 0
32.Trong q trình lưu kho, có tình trạng ngun liệu bị hư hỏng, mất phẩm không?
21 18 1 2
33.Đơn vị có biện pháp để phát hiện hàng hoá bị hư
hỏng, mất chất lượng và chuyển chúng vào vị trë
riêng khơng?
21 14 1 6
34.Đơn vị có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và
kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu bất thường khơng? Khi kiểm kê kho có sự tham dự của kế tốn kho, thủ
kho và người giám sát độc lập khơng?
21 21 0 0
35.Đơn vị có sự dụng các thiết bị kỹ thuật để theo dõi,
quản lý kho hàng khơng?
21 11 2 8
36.Đơn vị có đánh số thứ tự trước các chứng từ như báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi …khơng?
21 19 0 2
37.Đơn vị có lập mã kiểm soát trên các chứng từ, chẳng
hạn, báo cáo nhận hàng có mã số phiếu mua hàng
khơng?
21 3 3 15
38.Đơn vị có quy định về trình tự luân chuyển chứng từ không?
21 18 0 3
39.Đơn vị có tổ chức lưu trữ riêng chứng từ không?
Chẳng hạn chứng từ mua nguyên liệu chưa nhận
nguyên liệu và chứng từ mua nguyên liệu đã nhận nguyên liệu không?
21 3 4 14
40.Đơn vị có xác định trách nhiệm của các cá nhân tham
gia hoạt động trên chứng từ không? (kë tên – trách nhiệm)
21 20 0 1
41.Đơn vị có hạn chế sự xâm nhập và truy cập vào tài
sản và dữ liệu, thông tin không?
21 20 0 1
42.Đơn vị có sử dụng hệ thống máy tënh để xử lý cơng
việc kế tốn? (Nếu có vui lịng trả lời các câu hỏi từ 42-50)
21 18 0 3
43. Hệ thống có buộc khai báo User, password trước khi
đăng nhập sử dụng khơng?
18 17 0 1
44. Hệ thống có theo dõi q trình sử dụng của từng User
thơng qua nhật kë tự động không?
18 11 2 5
45.Đơn vị có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng
User theo chức năng quản lý và thực hiện riêng khơng?
Trả lời Khơng Câu hỏi Số lượng cơng ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
46. Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus tự động
không?
18 18 0 0
47. Doanh nghiệp có các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự
phịng dữ liệu khơng?
18 18 0 0
48.Trong quá trình nhập liệu các thủ tục kiểm soát như:
tạo dữ liệu mặc định, dữ liệu tự động, thông báo
hướng dẫn sửa lỗi, kiểm tra dấu, kiểm tra giới hạn,
kiểu dữ liệu, trung dữ liệu…có được thiết lập khơng?
18 17 0 1
49.Trên phần mềm có thủ tục mở và đóng các tập tin mua hàng, tập tin thanh toán để kiểm soát hoạt động mua hàng và trả tiền trên phần mềm không?
18 3 4 11
50. Hệ thống có tự tổng kết và thông báo với người sử dụng về:
-Danh sách các nghiệp vụ sai sót? 18 10 1 7
-Thời gian, nội dung thực hiện Bổ sung, Sửa, Xóa đối với dữ liệu?
18 7 1 10
51.Đơn vị có kiểm tra đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về
nghiệp vụ không? (Số liệu thực tế và ghi chép trên sổ
sách, phần mềm )
18 7 2 9
II. 4 Thông tin và truyền thông
52. Bộ phận kế tốn có cung cấp các thông tin quản lý phục vụ cho việc ra quyêt định của nhà quản trị trong
chu trình mua hàng như:
-Thơng tin về nguồn lực/đối tượng và thông tin về tình
trạng đối tượng/nguồn lực sử dụng trong quy trình vë dụ:
21 11 0 10
+ Danh mục nhà cung cấp, hàng tồn kho, nhân viên
+ Sổ chi tiết hàng tồn kho
+ Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho, nhà cung cấp...
-Thông tin tổng hợp hoạt động, vë dụ: 21 7 0 14
+ Bảng kê các thông báo nguyên liệu của nhà cung cấp, nghiệp vụ mua hàng, vận chuyển, nhận hàng…
-Thông tin phân tëch, đánh giá hoạt động, vë dụ: 21 3 3 15
+ Báo cáo phân tëch hoạt động mua hàng, nhận hàng, nhà cung cấp, nhân viên mua hàng
+ Báo cáo tình hình hàng tồn kho…
53.Đơn vị có quy định thời điểm lập, cách thức cung cấp thông tin, người nhận thông tin.. đối với các báo cáo
quản lý sau khi được lập từ bộ phận kế tốn?
Trả lời Khơng Câu hỏi Số lượng cơng ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
54.Các thơng tin mua, vận chuyển, nhận ngun liệu có được truyền thông kịp thời cho nhà quản trị và bộ phận kế tốn, kho hàng khơng?
21 7 0 14
55.Thơng tin về tình hình hàng tồn kho có được chuyển
tới nhà quản trị khơng?
21 17 0 4
56. Kế tốn có theo dõi chi phë phát sinh từ lúc liên hệ với nhà cung cấp cho đến khi hàng về đến kho của
đơn vị không?
21 8 0 13
57.Đơn vị có kênh thu nhận thơng tin về những gian lận
của nhân viên mua hàng, tồn trữ và trả tiền khơng?
21 8 4 9
58.Nhà quản trị có nắm được chi phë phát sinh của chu
trình mua hàng và so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc mức trung bình chung của ngành
21 17 0 4
II.5 Giám sát
59.Trưởng bộ phận mua hàng có thường xuyên theo dõi
tiến độ thực hiện mua hàng hay không?
21 18 2 1
60. Những lời than phiền từ nhà cung cấp về sự không trung thực của những nhân viên mua hàng có được
điểu tra ràng và xử lý thëch hợp không?
21 21 0 0
61.Định kỳ, đơn vị có lập báo cáo đánh giá về hoạt động
của nhân viên mua hàng không?
21 3 2 16
62. Bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị có kiểm tra việc
tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng, tồn
trữ ?
21 6 1 14
III.Chu trình thanh tốn tiền
III.1 Hoạt động kiểm sốt
63.Đơn vị có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân có liên quan trong chu trình thanh tốn như kế tốn thanh tốn, thủ quỹ…khơng?
21 20 0 1
64. Trong chu trình thanh tốn tiền có sự kiêm nhiệm chức năng quản lý cơng nợ, đề nghị thanh tốn và thủ quỹ không?
21 3 6 12
65.Đơn vị có lập dự toán thanh toán trong ngắn hạn khơng?
21 13 2 6
66. Kế tốn cơng nợ có đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp để xác nhận công nợ phải trả không?
21 19 1 1
67.Đơn vị có lưu riêng chứng từ thanh tốn tốn chưa trả
tiền và đã trả tiền không?
Trả lời Không Câu hỏi Số lượng cơng ty khảo sát Có Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp nhỏ và vừa
68.Đơn vị có quy định rằng tất cả các nghiệp vụ thanh tốn đều phải có giấy đề nghị thanh toán và được xét
duyệt bởi người có thẩm quyền?
21 19 0 2
69. Giấy đề nghị thanh tốn có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng?
21 15 1 5
70. Giấy đề nghị thanh tốn có dựa trên kế hoạch trả tiền
khơng?
21 13 0 8
71. Phiếu chi/Uỷ nhiệm chi có dựa trên giấy đề nghị
thanh toán và bộ chứng từ thanh toán đã được duyệt?
21 20 0 1
72. Phiếu chi/ Uỷ nhiệm chi có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng?
21 20 0 1
73. Phiếu chi/ Uỷ nhiệm chi có được xét duyệt bởi người
có thẩm quyền như giám đốc hoặc người được uỷ
quyền hợp pháp?
21 21 0 0
74.Định kỳ, nhà quản trị có dựa trên các báo cáo (kế
hoạch trả tiền, chứng từ mua bán, giấy ứng tiền, sổ chi tiết công nợ…) để phân tëch, phát hiện các biến
động bất thường trong việc thanh tốn khơng?
21 6 1 14
III. 2 Thông tin và truyền thơng
75. Bộ phận kế tốn có cung cấp các thơng tin quản lý