1.3 Tổng quan về thông tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua
1.3.1 Thông tin về chu trình mua nguyên liệu
Chu trình mua nguyên liệu là sự kết hợp của con người, máy tënh và thủ tục
kiểm soát được thiết lập, để thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động
hàng ngày của bộ phận mua và nhận nguyên liệu (vë dụ: phiếu yêu cầu, đơn đặt
hàng, báo cáo nhận hàng..), từ đó cung cấp báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài. 6Việc thu thập, xử lý dữ liệu trong chu trình được mơ tả qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 như sau:
1.3.1.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình mua nguyên liệu
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đơn đặt hàng - Hợp đồng
- Biên bản bàn giao - Phiếu nhập kho
1.3.1.2Báo cáo của chu trình mua hàng
Thơng thường trong chu trình mua hàng bao gồm các báo cáo hoạt động sau:
a. Báo cáo thực hiện hoạt động
a.1 Bảng kê/ danh mục các đối tượng/nguồn lực bao gồm:
- Danh mục hàng tồn kho
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục nhân viên mua hàng
a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
- Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho
- Tổng hợp nhà cung cấp
- Báo cáo tình hình vận chuyển của nhà cung cấp
b. Báo cáo hoạt động
b.1Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê các yêu cầu mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ nhận hàng
b.2 Báo cáo phân tëch hoạt động:
- Hoạt động mua hàng: Bao gồm các báo cáo phân tëch hoạt đông đặt hàng
viên mua hàng; báo cáo phân tëch mua hàng theo mặt hàng, nhà cung cấp, bộ
phận, nhân viên…
- Hoạt động nhận hàng: Bao gồm các báo cáo phân tëch nhận hàng theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng…