Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI Electronic Data Interchange ) sự truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó.Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch.EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ TMĐT . Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong TMĐT B2B .
Trang 1I Cơ sở lý luận
1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI
1.1.1: Khái niệm
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange ) sự
truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh
nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó
Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL),
việc trao đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện
tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính
điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được
thỏa thuận để cấu trúc thông tin” EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời
gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi
đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình
giao dịch
EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp,
và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ
TMĐT Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong
TMĐT B2B
Trang 2Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin
được chứa đựng truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu
báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên
chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin trao đổi giữa các đối tác thương mại
ở Mỹ
1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI
Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20
đã dẫn đến sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh
nghiệp chính thức
Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và
xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, nhưng thông tin trao đổi giữa các doanh
nghiệp vẫn tiếp tục được in ra giấy
Đầu những năm 1960, trong khi đang làm việc tại Công ty Du Pont,
ông đã phát triển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin
hàng hoá giữa Công ty Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman
Tank Lines Năm 1965, hãng vận chuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho
hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai chuyển hàng dưới dạng những
thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào máy tính
Trang 3Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã chophép các đối
tác thương mại truyền dữ liệu qua các đường dây điện thoại thay cho việc
vận chuyển phiếu đục lỗ hoặc băng từ
Khó khăn: một chương trình dịch thuật mà một đối tác viếtra có thể
không phù hợp với đối tác kia, mỗi công ty thamgia vào quá trình trao đổi
thông tin này phải đầu tư khá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT Chỉ
những công ty lớn mới có thể đầu tư, và lượng giao dịch phải thật lớn mới
có thể tương xứng với chi phí đầu tư
Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tấtcả các
thành phần dữ liệu được chứa một cách phổ biến trongcác vận đơn, hoá đơn,
tờ khai vận chuyển và các mẫu giấy tờ khác
Thay cho việc in ra mẫu giấy, người vận chuyển có thể chuyển thông
tin về chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính tương thích với các định dạng
chuẩn của TDCC
Người vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một
công ty đại lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn
của TDCC
Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn
của TDCC đó thành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông
Trang 4Các công ty vận tải hưởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra
giấy và xử lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về
lỗi và các thủ tục sửa lỗi
Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng
không, đường bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê
khai điện tử liên ngành do Uỷ ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation
Data Coordinating Committee - TDCC) của Mỹ khởi xướng và vào năm
1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao đổi dữ liệu điện tử
(EDI) đầu tiên của mình
Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao
đổi dữ liệu điện tử vào năm 1977
1.1.3 Sựphát triển của EDI
Trang 5Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn,
một số tổ hợp công nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực
tạo lập một hệ thống chuẩn chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện
tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sản phẩm được sử dụng phổ biến khác
Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard
Institute) là cơ quan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ
Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống
Trang 6Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm
việc ở hơn 800 doanh nghiệp và tổ chức
• Tiêu chuẩn thông thường bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao
dịch (Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi
dữ liệu kinh doanh đặc thù
Một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh
doanh.
Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô
General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI Những nhà
bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co và Kmart Corp cũng bắt đầu sử dụng
EDI
Trang 7Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc
bằng cách loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với
những nhà cung cấp Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt
tiền và những mạng gia tăng giá trị (VAN) Ngoài ra, những nhà cung cấp
thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho các khách hàng lớn
của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI
trong ngành của mình Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều yêu cầu
các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản:
Không có EDI, không có doanh thu
Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên dưới tên
gọi EDI cho quản trị, thương mại và vận tải (EDIFACT, hay
UN/EDIFACT)
Trang 8Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI.
Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn
quốc tế UN/EDIFACT Tuy nhiên, chưa xác định thời điểm cuối cùng cho
việc hoàn thành việc dịch chuyển này
Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn
này dựa trên các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu
EDI vào các hệ thống thông tin định hướng quá trình kinh doanh trở nên khó
thực hiện
Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI hướng tới các quá trình kinh doanh
thay cho các mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn
toàn các mẫu chuẩn, mà các mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ
tầng CNTT của nhiều tổ chức trong 30 năm qua
Trang 9II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam
2.1 Nội dung về EDI
2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI
EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho
đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và
tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch
Quy trình hoạt động của EDI như sau :
Chuẩn bị tài liệu điện tử
Dịch dữ liệu để chuyển đi
Truyền thông
Dịch dữ liệu đến
Xử lý tài liệu điện tử
Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu
những bên tham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI Các bên tham
gia sẽ truyền và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI Và hiện nay
thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là: ANSI ASC X12 và
UN/EDIFACT.
Trang 10 Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử Nghĩa là họ
phải mã hóa dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ
thống phần mềm của mình Như trên sơ đồ chúng ta có thể nhận thấy các
bước thực hiện ở đây:
Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI
Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải modern Để chuẩn bị truyền dữ
liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử
Bước 3 : Truyền thông Truyền EDI trong môi trường mạng Ở đây sẽ có
2 cách để thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và
nhược điểm riêng của nó
- Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng Phương pháp này
có ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao Dữ
liệu có thể dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác của mình
- Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng Nghĩa là sẽ có những công ty
đứng ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau Phương
pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được
thực hiện một cách tuyệt đối Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền
trong một đường dây riêng
Bước 4: Dịch dữ liệu đến dữ liệu modern Phong bì EDI cho thông điệp
truyền tải chuyển định dạng trong Ở đây với hệ thống phần mềm của
Trang 11mình, bên nhận sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua
bộ hệ thông phần mềm của họ dựa trên các chuẩn EDI
Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển
đến hệ thống điện tử Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt
động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó
Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và
truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được
qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác Ở đầu nhận, dữ
liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động
xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận Toàn bộ quá trình này diễn ra
trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên
những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay Lúc này
mạng EDI ( thay cho bưu chính ) kết nối hai công ty
Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định
dạng sử dụng nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao
dịch EDI chuẩn Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của
công ty cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch Hơn nữa việc tạo, gửi và
Trang 12nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với
những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty
2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch
qua giấy tờ và qua EDI)
Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ : Trước khi có EDI, các
giao dịch thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản
Trang 13Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực
tiếp 2 bên chuyển giao cho nhau Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết
định kí kết hợp đồng, tất cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình
hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên,
đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả
doanh nghiệp và cá nhân
Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)
Trang 14(EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này
sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được
thỏa thuận về cấu trúc thông tin EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả
tối đã cho việc trao đổi các chứng từ thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn,
vận đơn, phiếu giao hàng, v.v ), giữa các đối tác cũng như kết nối với các
đối tác trong/ngoài doanh nghiệp
EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự
động mà không cần có sự can thiệp của con người EDI có thể làm thay đổi
quy trình/văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại
kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã có trước đó
Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung
như giao dịch kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán Vấn đề
này đang được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các
nước có quan điểm chính sách, pháp luật thương mại khác nhau, đòi hỏi phải
có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa
thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet Chỉ như vậy mới đảm
bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện
tử
Trang 152.1.3 Các loại kết nối EDI:
Hai quan điểm kết nối cơ bản: Kết nối trực tiếp và Kết nối gián tiếp
Kết nối trực tiếp các đối tác thương mại
• Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI
phải vận hành một máy tính phiên dịch riêng của mình
• Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng
modem và qua các đường dây điện thoại hoặc các đường thuê bao
riêng
• Phương án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối tác nằm
ở các múi thời gian khác nhau với các giao dịch nhạy cảm về thời
gian, và khi khối lượng giao dịch lớn
• Phương án sử dụng đường dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ đối
với doanh nghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết nối với
những đối tác khác nhau Các đối tác thương mại thường dùng các
giao thức truyền thông khác nhau, điều này làm cho cả hai phương án
kết nối trực tiếp đều khó thực hiện
Trang 16 Kết nối gián tiếp các đối tác thương mại sử dụngVAN – Mạng giá
trị gia tăng
• Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác thương mại, công ty có thể
quyết định sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng (VAN)
• VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết
bị viễn thông, các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo
quản và gửi các thông điệp điện tử có chứa các set giao dịch EDI
• Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần
mềm phiên dịch EDI sao cho tương thích với VAN Thông thường,
VAN cung cấp luôn phần mềm này như một bộ phận trong thoả thuận
vận hành của mình
• Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết
nối với VAN bằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc
đường dây điện thoại, sau đó gửi thông điệp đã được định dạng EDI
đến VAN
• VAN sẽ log thông điệp và chuyển thông điệp đến hòmthư nằm trong
máy tính VAN của đối tác Đối tác sẽ kết nối với VAN để nhận
thôngđiệp gửi đến mình từ hòm thư Cách tiếp cận này gọi là kết nối
Trang 17gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệp qua VAN thay vì kết nối
cácmáy tính của họ trực tiếp tới nhau
Ưu điểm của việc sử dụng VAN:
– Người sử dụng chỉ cần duy trì một giao thức truyền thôngthay vì phải sử dụng nhiều giao thức như trong trường hợptrước
–VANghinhận các hoạt động thông điệp trong một audit log
Audit log (nhật ký kiểm tra) VAN này trở thành một bản ghicác giao dịch và điều này rất có ích khi phải giải quyết cáctranh cãi nảy sinh giữa các đối tác
– VANcóthể cung cấp việc phiên dịch giữa các set giao dịchkhác nhau (ví dụ dịch từ set ASC X12 sang set UN/EDIFACT)
– VANcóthể thực hiện kiểm tra tính tự động tương thích đểđảm bảo rằng set giao dịch có định dạng EDI riêng biệt
Nhược điểm của các mạng VAN:
– Chi phí lớn: Phần lớn các mạng VAN đòi hỏi đóng phí vận
Trang 18trên khối lượng giao dịch, độ dài giao dịch hoặc cả hai Nhữngđối tác thương mại có lượng giao dịch ít thường thấy khó khănchi phải chi trả phí vận hành và phí bảo trì cố định hàng tháng.
Ví dụ, chi phí ban đầu cho việc triển khai EDI, bao gồm phầnmềm, phí vận hành và phần cứng có thể vượt quá 50.000$
– Các công ty có thể sử dụng các mạng VAN khác nhau, khôngphải khi nào cũng dễ giao dịch với nhau Mặc dùmột số mạngVAN thực hiện dịch vụ trao đổi thông điệp với các mạng VANkhác, thì chi phí cho dịch vụ này là không thể dự đoán trướcđược
– Lưu chuyển thông tin giữa các VAN không phải luôn luôncho phép việc kiểm tra theo dõi một cách minh bạch các giaodịch làm cơ sở cho việc giải quyết các bất đồng