báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty cổ phẩn dịch vụ bưu chính viễn thông sài gòn – chi nhánh hà nội

MỤC LỤC PHẦN 1 – TỔNG QUAN ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI...1 1.1..

MỤC LỤC PHẦN 1 – TỔNG QUAN ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ SƠ ĐỒ

BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH

HÀ NỘI 1

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CPDV BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI 1

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI 4

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty CPDV BC - VT Sài Gòn – chi nhánh Hà Nội 4

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty CP Dịch Vụ BC - VT Sài Gòn – chi nhánh Hà Nội 5

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BC – VT SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI 14

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BC – VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI 15

1.4.1 Tình hình tài chính công ty CPDV BC – VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội .15

1.4.2 Tóm tắt kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây 15

PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI 17

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI 17

2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI 19

2.2.1 Các chính sách kế toán áp dụng chung 19

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 19

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 23

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 242.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 26

PHẦN 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN CHI NHÁNH

HÀ NỘI 30

3.1 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH

VỤ BC-VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI 303.2 ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CPDỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI 31PHỤ LỤC 33

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

BC – VT : Bưu Chính Viễn Thông

HC-NS : Hành Chính Nhân Sự

DANH MỤC BẢNG BIẾU

Bảng 1.1 Bảng cước dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước (phụ lục 2) 5

Bảng 1.2 Bảng giá quốc tế (phụ lục 3) 5

Bảng 1.3 Bảng cước dịch vụ chuyển phát thường trong nước 7

Bảng 1.4 Bảng cước dịch vụ cộng thêm 8

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình tổ chức kinh doanh dịch vụ BC – VT Sài Gòn- chi nhánh hà nội 10

Sơ đồ 1.2 Bộ máy tổ chức công ty CPDV BC – VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội 14

Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức kế toán công ty CP Dịch Vụ BC-VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội 18

Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty 25

PHẦN 1 – TỔNG QUAN ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT

VÀ SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN

THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CPDV BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI.

Logo SPT là của thương hiệu Saigon Postel - nhà cung cấp dịch vụ bưuchính - viễn thông SPT luôn cam kết mang đến cho khách hàng các dịch vụ đadạng, chất lượng và sự hài lòng với phong cách chuyên nghiệp, năng động và thânthiện

Về tạo hình, vòng tròn của logo tượng trưng cho sự tròn trịa, sự vận hành vàxoay chuyển thông suốt trong hệ thống của thương hiệu; nó cũng thể hiện tính linhhoạt và năng động của thương hiệu Saigon Postel trên thương trường Hai nét sọcgiữa của vòng tròn thể hiện sóng viễn thông, cũng như cách điệu hình thể đất nướcViệt Nam – tôn vinh giá trị của đất nước, con người Việt Nam Những nét tiếp giápgiữa hai chữ S là sự kết nối liên tục, thể hiện sự chính xác và đồng nhất trong mọihoạt động Tổng thể hình tròn được thiết kế cân xứng, thể hiện triết lý Á Đông vềtính hài hòa, diễn đạt sự quan tâm đến cân bằng lợi ích của công ty với tất cả cácbên liên quan Nhóm ký tự SPT là tên viết tắt của Saigon Postel Corp., nét chữnghiêng theo hướng tiến về phía trước, thể hiện sự bền bỉ và ý chí tiến lên trong môitrường kinh doanh

Về màu sắc, logo sử dụng màu xanh dương sậm - được xem là màu của sựthân thiện, chuyên nghiệp và công nghiệp hiện đại

Nhìn tổng thể, logo SPT thể hiện sự hài hòa, pha trộn được các yếu tố vềtruyền thống dân tộc, âm – dương, sự hiện đại, ý chí vượt lên của thương hiệu.Đồng thời, luôn thể hiện việc sẵn sàng cho sự kết nối về một tương lai tốt đẹp hơn,được hình thành từ sự khẳng định của niềm tin ngay hôm nay

Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Bưu Chính Viễn Thông SàiGòn – Chi nhánh Hà Nội.

Địa chỉ: 69, Lê Văn Lương kéo dài, Thanh Xuân, Hà Nội

Số điện thoại: 043.556.9696

Số Fax: 043.556.9571

Website: http://www.sgp.vn

Mã số thuế: 0300849034-007

Tổng Giám đốc: Hoàng Sỹ Hóa

Giám đốc: Ngô Sỹ Sơn

Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Bưu Chính Viễn Thông Sài Gòn – chi nhánh HàNội được thành lập theo quyết định số chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh:

0113004911 và số chứng nhận đăng ký kinh doanh: 06490, cấp ngày 01/10/2003 do

Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp Công ty Cổ Phần Dịch Vụ BưuChính Viễn Thông Sài Gòn là một trong những doanh nghiệp chuyển phát nhanhtrong và ngoài nước của Việt Nam Chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp quản

lý liên quan đến dịch vụ logistics nói chung và các dịch vụ Nhận - Chuyển - Phátcác sản phẩm thư tín, tài liệu, hàng hoá nói riêng đi đến các Tỉnh, Thành phố trong

và ngoài nước Với mong ước cung cấp cho quý khách một dịch vụ NHANHCHÓNG + CHÍNH XÁC + AN TOÀN nhằm chuyển đến các thông tin, sản phẩmhàng hoá đến tay người nhận một cách hiệu quả nhất

Dịch vụ SGP luôn đi cùng 8 phương châm:

- Hỗ trợ, tư vấn rõ ràng khi sử dụng dịch vụ;

- Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp;

- Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình; Phục vụ nhận và phát tại địachỉ;

- Hậu mãi, chu đáo với khách hàng trong suốt thời gian phục vụ;

- Giá cước hợp lý;

- Thanh toán đa dạng: trả ngay, chuyển khoản, thanh toán tập trung, thucước nơi người nhận;

- Chính sách ưu đãi khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ SGP;

: Triển khai kinh doanh dịch vụ thiết bị viễn thông

12/1996 : Chính thức cung cấp dịch vụ chuyển phát bưu phẩm trong nước và quốc tế

2003 : Mang điện thoại di động công nghệ CSMA 2000-1x thuộc thế hệ 3G lần

đầu tiên tại Việt Nam đi vào hoạt động

2005 : Vinh dự đón nhận Huân chương Lao động hạng 3 do Chủ tịch nước trao

tặng07/2006 : Mang điện thoại di động CDMA(S-fone) phủ song toàn quốc

09/2006 : Hợp tác với tập đoàn Singtel(Singapore) cung cấp dịch vụ V-connect + (IP

VPN)12/2006 : Được cấp giấy phép thiết lập mạng viễn thông cố định quốc tế và đường

dài trong nước

Những thành tựu SPT đạt được:

- SPT đang từng bước mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ tại tất cả tỉnhthành trong cả nước và đầu tư ra nước ngoài Hiện SPT đang cung cấp nhiều loạihình dịch vụ cho hàng triệu thuê bao; thị phần ngày càng mở rộng; thương hiệu SPTđược nhận diện rộng rãi Vốn điều lệ Công ty tăng nhiều lần so với 50 tỷ đồng banđầu

- Từ năm 2001 đến năm 2004, SPT được Chính phủ và thành phố tặng nhiềuBằng khen, Cờ Đơn vị xuất sắc; đặc biệt năm 2005 SPT được Chủ tịch Nước tặngHuân chương Lao động Hạng 3 Liên tục trong 3 năm 2006, 2007 và 2008, SPTđoạt giải “Thương hiệu mạnh” trong Chương trình Thương hiệu mạnh Việt Nam doThời báo Kinh tế Việt Nam phối hợp Cục Xúc tiến Thương mại (Bộ Thương mại)

tổ chức; đạt giải Sao vàng Phương Nam và Sao vàng Đất Việt năm 2008

- Sau hơn 15 năm hoạt động và phát triển với sự nỗ lực của lãnh đạo cùng toànthể cán bộ viên chức, Công Ty đã khẳng định thương hiệu và vị thế SPT trên thịtrường bưu chính viễn thông trong nước và quốc tế

Trách nhiệm xã hội:

- Bên cạnh các hoạt động kinh doanh, SPT luôn hoàn thành đầy đủ nghĩa vụthuế đối với Nhà nước, nghĩa vụ với người lao động và xã hội Với tổng doanh thubình quân xấp xỉ 1000 tỷ đồng/năm, SPT đóng góp khá tốt cho ngân sách nhà nước

Ở SPT, khái niệm trách nhiệm xã hội đã trở thành một chuẩn mực, một mục tiêuphấn đấu của tập thể cũng như từng cá nhân Các chương trình “Dân ta biết sử ta”,

“Đồng hành vì người nghèo”, “Ngày hội hiến máu nhân đạo” của SPT thu hút đôngđảo người tham gia, tạo dư luận tốt trong xã hội và trở thành truyền thống quý giá

mà tất cả nhân viên công ty đều tự hào

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty CPDV BC - VT Sài Gòn – chi nhánh Hà Nội.

Theo giấy phép đăng kí kinh doanh 06490 các dịch vụ tại Công ty CP Dịch vụBưu chính Viễn thông Sài Gòn - chi nhánh Hà Nội bao gồm:

- Vận chuyển – kho vận

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty CP Dịch Vụ BC

-VT Sài Gòn – chi nhánh Hà Nội.

1.2.2.1 Dịch vụ chuyển phát nhanh

- Bảng giá tính cước: Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế là loạidịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa theochỉ tiêu thời gian được Công ty CP Chuyển Phát Nhanh Bưu Điện công bố trước

- Phạm vi phục vụ:

Trong nước: Hệ thống Sài Gòn Post phục vụ khắp 64 tỉnh thành trong cả nước;Quốc tế: Hiện tại, dịch vụ chuyển phát nhanh của Sài Gòn Post phục vụ tạinhiều quốc gia trên thế giới

Bảng 1.1 Bảng cước dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước (phụ lục 2) Bảng 1.2 Bảng giá quốc tế (phụ lục 3)

- Trọng lượng và kích thước:

Trong nước:

Khối lượng: Khối lượng bưu gửi thông thường là đến 31,5kg Đối với bưu gửi

là hàng nguyên khối không thể tách rời , vận chuyển bằng đường bộ được nhận gửitối đa đến 50kg, nhưng phải đảm bảo giới hạn về kích thước theo quy định

Kích thước: Kích thước của bưu gửi cũng không được vượt quá 1,5m và tổngchiều dài cộng với chu vi lớn nhất (không đo theo chiều dài đã đo) không vượt quá3m Bưu gửi có kích thước lớn hơn so với kích thước thông thường được gọi là bưugửi cồng kềnh và có quy định riêng phụ thuộc vào từng nơi nhận, nơi phát và điềukiện phương tiện vận chuyển

- Chỉ tiêu thời gian:

Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước có chỉ tiêu thời gian toàn trình từ 24đến 72 giờ

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có chỉ tiêu thời gian toàn trình từ 2 đến 10ngày, phụ thuộc vào thời gian phát của từng nước

1.2.2.2 Chuyển phát thường.

- Định nghĩa: là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn thu gom,chia chọn, vận chuyển và phát bằng các phương tiện vật lý, thông tin dưới dạng vănbản và kiện, gói hàng hóa tuy nhiên không đáp ứng nhanh về chỉ tiêu thời gian

- Chỉ tiêu thời gian: từ 1 đến 7 ngày tùy thuộc vào cự ly Km nơi đi và đến củabưu phẩm hay hàng hóa

GHI CHÚ:

1, Bưu kiện cồng kềnh: là bưu kiện có kích thước, cấu trúc và hình dạngkhông thể xếp chung với các bưu kiện khác hoặc đòi hỏi cách thức bảo vệ riêng khikhai thác, vận chuyển

2, Hàng nhẹ: là hàng có khối lượng dưới 167kg/m3 (tương đương với trên 6000cm3/kg)

3, Phụ phí xăng dầu: có thể thay đổi theo từng thời kỳ công bố

Bảng 1.3 Bảng cước dịch vụ chuyển phát thường trong nước.

BẢNG CƯỚC DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT THƯỜNG TRONG NƯỚC

(THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ: 82/QĐ-SGP-KHKD NGÀY 18/07/2013 CỦA GIÁM

ĐỐC TT BƯU CHÍNH SÀI GÒN- CHI NHÁNH HÀ NỘI)

(Các tỉnh miền núi,hải đảo,thôn

II Phụ phí Dưới 30kg 30kg - 100kg Trên 100kg

Chấp nhận tại địa chỉ 15,000 VND/đc 20,000 VND/đc Thỏa thuận

riêngPhát tại địa chỉ 15,000 VND/đc 20,000 VND/đc

Bưu kiện cồng kềnh hoặc nhẹ Quy đổi khối lượng tính cước theo công thức:Khốilượng = [dài x rộng x cao (m)] x 300

GIÁM ĐỐC (ĐÃ KÝ)

1.2.2.3 Bưu phẩm hẹn giờ (dịch vụ hẹn giờ).

- Dịch vụ chuyển phát nhanh hẹn giờ của Sài Gòn Post đảm bảo giao hàngtheo thời gian xác định với chi phí dịch vụ thấp nhất Khách hàng có thể yên tâm vềgiá cả và chất lượng dịch vụ; không giới hạn về kích thước hay trọng lượng; tiếnhành nhận hàng ngay khi có yêu cầu; đảm bảo giao hàng theo thời gian xác định

- Cam kết:

1, Nhận hàng và giao hàng tận nơi hoặc nhận/giao tại sân bay

2, Giao nhận đúng thời gian thỏa thuận

3, Làm thủ tục thông quan nhanh chóng

4, Lộ trình giao nhận minh bạch với bằng chứng giao hàng

5, Cam kết về bảo đảm an toàn hàng hóa và thời gian chuyển phát

6, Bảo hiểm 100% giá trị hàng hóa nếu xảy ra mất mát hư hỏng

- Chỉ tiêu thời gian:

Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước có chỉ tiêu thời gian toàn trình từ 24đến 72 giờ

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có chỉ tiêu thời gian toàn trình từ 2 đến 10ngày, phụ thuộc vào thời gian phát của từng nước

Bảng 1.4 Bảng cước dịch vụ cộng thêm BẢNG CƯỚC DỊCH VỤ CỘNG THÊM (THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ: 82/ QĐ-SGP-KHKD NGÀY 18/07/2013 CỦA GIÁM ĐỐC TT BƯU CHÍNH SÀI

GÒN-CHI NHÁNH HÀ NỘI) CHƯA BAO GỒM VAT

1 Phát tận tay 4.545 vnđ/bưu gửi

3 Hàng cồng kềnh Cước bằng 1.5 lần mức cước chính và PPXD

4 Hàng nhẹ Quy đổi khối lượng để tính theo công thức :

Khối lượng = Thể tích kiện hàng(cm3)/6000

5 Phụ phí hàng kim khí điên

máy,điẹn tử Cước chính & PPXD X 1.1 lần

6 Phí bảo hiểm Giá trị hàng khai báo x 0.35%.Phí tối thiểu 250.000

7 Phụ phí vùng xa

(ấp huyện xã) Cước chính & PPXD x 1.2 lần

8 Phụ phí phát ngoài tuyến Thỏa thuận theo địa chỉ đến và trọng lượng bưu phẩmgửi.

9 Chuyển hoàn bưu gửi Nội tỉnh miễn phí.Liên tỉnh 100% cước chính khi gửi

10 Phí kiểm đếm(ĐTDĐ) 1.500 VND/sản phẩm/lần kiểm - Tối thiếu 10.000

VNĐ/kiện

11 Phát hàng thu tiền(COD) 1% giá trị bưu gửi Mức tối thiểu 20.000 VNĐ/địa chỉ

12 Bao bì

Thùng Carton SGP nhỏ(55x43x41) = 30.000 VND/Thùng

Thùng Carton SGP lớn(73x66x51) = 60.000 VND/Thùng

Kiện gỗ, khác : Liên hệ trực tiếp đơn vị gửi để đượcbáo giá cụ thể

Dịch vụ hỏa tốc hẹn giờ

Nội tỉnh Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 42kg đầu tiên 50.000 80.000 120.000 150.000 160.000 180.000Mỗi 0.5kg tiếp theo 5.000 8.000 12.000 20.000 25.000 25.000

GIÁM ĐỐC

(ĐÃ KÝ)

1.2.2.4 Điện hoa và quà tặng (dịch vụ điện hoa).

Định nghĩa: Dịch vụ điện hoa & quà tặng là dịch vụ chuyển phát hóa quà

tặng từ người gửi đến người nhận, đáp ứng nhu cầu thăm hỏi, chia sẻ, chúc mừng

Chỉ tiêu thời gian: theo yêu cầu của người gửi, cách tính cước: Cước dịch vụ

+ giá trị vật hoa hoặc vật phẩm (do người gửi ấnh định)

Phạm vi phục vụ:

- Nội thành, nội thị của các tỉnh, thành phố thuộc mạng lưới SGP

- Chỉ tiêu thời gian theo yêu cầu của quý khách

1.2.2.5 Dịch vụ COD.

Định nghĩa: Dịch vụ phát hàng thu tiền COD là một loại hình dịch vụ mới

mà người gửi có thể để ủy thác cho Saigon Post thu hộ một khoản tiền của người

nhận khi phát bưu gửi là hàng hóa và chuyển trả khoản tiền đó cho người gửi.

Tiện ích khi sử dụng dịch vụ phát hàng thu tiền COD:

Hiện nay, việc mở rộng kênh bán hàng và phân phối sản phẩm đến tận tayngười tiêu dùng đang là vấn đề thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là cácdoanh nghiệp bán buôn, có nhiều ngành hàng đa dạng hay bán hàng qua mạng Chiphí đầu tư để mở rộng kênh bán hàng, phục vụ tận nơi tạo thuận lợi cho người tiêudùng sẽ là một áp lực lớn cho các doanh nghiệp có hướng mở rộng kinh doanh Vớimạng lưới hoạt động 63 tỉnh thành của Saigon Post, dịch vụ COD sẽ đảm nhận việcnhận hàng, vận chuyển hàng, phát bưu gửi, thu tiền và trả tiền người gửi

Phạm vi phục vụ: Nội thành, nội thị của các tỉnh, thành phố thuộc mạng lưới SGP Chỉ tiêu toàn trình: theo yêu cầu của người gửi.

1.2.2.6 Vận chuyển – kho vận.

Định nghĩa: Nhận hàng - Lưu giữ - Phân phối cho khách hàng/đại lý của đối

tác Phương thức phục vụ: theo yêu cầu của khách hàng SGP Phí vận chuyển: mứcphí dịch vụ được xác định trên cơ sở cự ly km đi đến và trọng lượng hàng gửi

1.2.3 Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh của Công ty CP Dịch Vụ

BC – VT Sài Gòn – chi nhánh Hà Nội

Quy trình tổ chức kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình tổ chức kinh doanh dịch vụ BC – VT Sài Gòn- chi nhánh hà nội.

1.2.3.1 Phương thức đóng gói bưu phẩm.

a, Hàng thông thường.

Cách đóng gói sử dụng vật liệu độn và nhồi: Đặt một lớp vật liệu đệm sâu ít

nhất 5cm dưới đáy hộp Hàng nhạy cảm và hàng nặng hơn đòi hỏi nhiều lớp đệmdưới đáy, thành bên và trên nóc hộp

Cách đóng gói từng vật đơn lẻ: Lấp thật đầy các khoảng trống bằng vật độn

them và bổ sung một lớp đệm khác trên nóc hộp Vật liệu đệm cung cấp sự bảo vệ

có hạn chế cho các vật kim loại nặng như các thành phần kim loại tự động Hàngdạng này nên được vận chuyển trong hộp gia cố nặng

Nguyên tắc:

- Phải có bề mặt nhẵn, phẳng để dán địa chỉ người nhận;

- Sử dụng băng kéo dán, dây đai thay thế cho dây thừng, vải;

- Dán kín khe nối của thùng Carton, thùng càng nặng cần dán càng nhiều;

- Hóa đơn gửi hàng bỏ vào bên trong thùng hàng và giữ lại một bản copy hóađơn;

- Thùng đóng hàng vừa đủ để chứa hàng hóa bên trong Lắp đầy những chỗtrống để hàng hóa bên trong không di chuyển trong thùng hàng khi vận chuyển

Lưu ý: Kiểm tra lại địa chỉ người nhận trước khi gửi Điều này sẽ tránh mất

mát hàng hóa

b, Hàng đặc biệt.

Cách đóng gói hàng điện tử: Hàng hóa dạng này gồm: Máy tính; laptop; điện

thoại các loại; máy ảnh; máy quay phim; màn hình LCD; Ram/Chip

Cách đóng gói hàng hóa điện tử dưới 03kg:

Vật liệu sử dụng: mút, xốp, bọt mềm Bọt mềm là những tấm lót đặc biệtnhư polyetylen (PE), polyuretan (PU) và polypropylen (PP) có những đặc tính đệm

có nhiều tác động

Cách đóng gói hàng hóa điện tử trên 03kg:

Với các hàng hóa giá trị cao và có khối lượng bao bì > 3kg và kích thước của

1 chiều bất kỳ > 30 cm nhất thiết phải được đóng thùng gỗ kín và nên mua bảo hiểmvận chuyển của nhà cung cấp dịch vụ

c, Chất lỏng.

Sử dụng mùn cưa:

Các bình, lọ chứa chất lỏng phải được bịt kín, bảo quản đặt trong một thùng gỗkín hoặc thùng thiếc, có khoảng trống ở giữa để lèn vật liệu hút chất lỏng (mùn cưa)đảm bảo hút hết chất lỏng trong trường hợp bình, lọ bên trong bị bể vỡ Nếu nhiềuchai lọ để trong một thùng phải được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc dùng các vậtliệu có độ đàn hồi chèn kín giữa các khoản trống để không cho xê dịch sản phẩm

Sử dụng thêm các vật liệu chèn như: tấm bọt khí, mút, xốp, hạt nở …

d, Thủy tinh.

Hàng hóa loại này gồm: thủy tinh, nước hoa, bóng đèn, gốm, sứ, tượng

Sử dụng tấm bọt khí (giấy gói Bubble):

Giấy gói Bubble là vật liệu gói được làm từ các bóng khí cao 1/2 inch (1,27cm) giữa hai tấm nilon khi chúng được gắn vào nhau Quá trình gắn này cho phépnilon xốp tạo đệm để tránh va chạm Mỗi mặt hàng cần được bọc bằng tấm bọt cókích thước ít nhất là hai inch (5,08 cm) và đặt cách vách thùng hai inch (5,08 cm)

Sử dụng hộp kép: Chọn một hộp chứa hàng vận chuyển mới có độ bền được

khuyến nghị lớn hơn ít nhất 6 inch (15,24 cm) so với kích thước của thùng ban đầu

1.2.3.2 Tính cước.

Quy cách tính thể tích trọng lượng mới:

Trung tâm Bưu chính Sài Gòn sẽ chuẩn hóa cách tính trọng lượng thể tíchđối với các loại hàng có tỷ trọng thấp Theo đó, hệ số chuyển đổi thể tích mới là 300

và được áp dụng cho tất cả các sản phẩm của SGP

Cách tính trọng lượng thể tích

Dài x Rộng x Cao (m) x 300

Tại sao tỷ lệ tính toán là 300kg/m3?

Các kiện hàng nhẹ có kích cỡ lớn thường được tính phí dựa trên trọng lượngthể tích đo được, tức khoảng không kiện hàng chiếm chỗ, hơn là trọng lượng cânthực tế Từ nhiều năm nay, trọng lượng thể tích được tính theo số đo 3 chiều củakiện hàng (Dài x Rộng x Cao) bằng ‘mét’ và nhân với hệ số 167

SGP xác định trọng lượng thể tích như thế nào?

Trong quá trình xử lý hàng tại trung tâm tiếp nhận, các kiện hàng sẽ đượcchuyển qua một máy quét thể tích để xác định trọng lượng và kích thước Hệ thống

kế toán sẽ tự động điều chỉnh số ký theo trọng lượng thể tích nếu kết quả cho thấy

trọng lượng thể tích cao hơn trọng lượng thực tế.

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BC – VT SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI.

Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu trực tuyến – chức năng với 2 cấp quản

lý, được thể hiện qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1.2 Bộ máy tổ chức công ty CPDV BC – VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội.

i) Ban giám đốc: gồm 01 Tổng Giám đốc và 01 Giám đốc Ban giám đốc chịu

trách nhiệm quản lý chung toàn công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinh doanh dịch vụcho công ty, quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm, chăm lo đến đời sốngtoàn thể nhân viên trong công ty

ii) Phòng kinh doanh: Bao gồm 01 trưởng phòng kinh doanh và 04 nhân viên

kinh doanh Chức năng nhiệm vụ: tham mưu cho Ban Giám đốc về các nghiệp vụkinh doanh và quản lý chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp

iii) Phòng hành chính nhân sự: bao gồm 03 nhân viên; là phòng chuyên

môn, tham mưu cho giám đốc về các công tác tổ chức quản lý và sử dụng lực lượngnhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, công tác lao

động, tiền lương, công tác lễ tân, tiếp khách…Đảm bảo các công việc về hành chínhquản trị.

iv) Phòng kế toán: bao gồm 01 kế toán trưởng kiêm kế toán thuế; 01 kế toán

tổng hợp, 01 Kế toán tiền lương, TSCĐ và nguồn vốn; 02 kế toán công nợ, 02 kếtoán thu – chi nội ngoại bộ Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các công táchạch toán kinh doanh dịch vụ trong công ty Tổ chức và thực hiện pháp lệnh kế toánthống kê, các chế độ báo cáo công tác tài chính với cấp trên và các cơ quan chứcnăng

v) Phòng DV vận chuyển: bao gồm 02 lái xe và 06 nhân viên giao nhận.

Chức năng, nhiệm vụ: nhận bưu phẩm, hàng hóa cần vận chuyển giao cho ngườinhận và các hóa đơn lien quan…

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPDV BC – VT SÀI GÒN CHI NHÁNH HÀ NỘI.

1.4.1 Tình hình tài chính công ty CPDV BC – VT Sài Gòn chi nhánh

Hà Nội.

Trong những năm qua, doanh thu của công ty không ngừng tăng mạnh

- Doanh thu năm 2011 là 16,4 tỷ đồng, tăng 104 % so với năm 2010 Đến năm

2012 doanh thu là 17,6 tỷ đồng bằng 107% so với năm 2011

- Doanh thu từ dịch vụ chuyển phát nhanh ngày càng tăng mạnh, năm 2010doanh thu đạt 9,6 tỷ đồng, chiếm 60,7% tổng doanh thu của công ty Sang năm

2011 tăng lên 10,5 tỷ đổng, chiếm 64% tổng doanh thu, tăng 3,3% so với năm 2010.Đến năm 2012 doanh thu đạt 13,2 tỷ đồng, chiếm 75% tổng doanh thu của công ty.Qua đây cho thấy nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh ngày một tăng mạnh.Qua đây có thể nhận xét lạc quan là thị trường dịch vụ chuyển phát nhanhtrong những năm tới sẽ phát triển mạnh

1.4.2 Tóm tắt kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây.

Tổng doanh thu của công ty năm 2010 là 15,8 tỷ đồng Đến năm 2011, tổngdoanh thu là 16,4 tỷ đồng, tăng gấp 1,04 lần tương ứng tăng 0,6 tỷ đồng

Sang năm 2012, tổng doanh thu là 17,6 tỷ đồng, gấp 1,07 lần năm 2011 tương

ứng tăng 1,2 tỷ đồng Như vậy, tốc độ tăng doanh thu tăng đều.

Tỷ lệ chi phí năm 2011 tăng gấp hai lần năm 2010 Sang năm 2012, tỷ lệ caogấp1,23 lần so với 2011, do công ty mở rộng về quy mô, tương ứng với việc tăngchi phí thì doanh thu cũng tăng; chi phí quản lý qua các năm đều tăng, do công ty

mở rộng về quy mô và ngày đang hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đầu tư phát triển hệthống kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông rộng rãi hơn

Lợi nhuận công ty không ngừng tăng, lợi nhuận thuần năm 2010 là 6,2 tỷđồng Nhưng sang năm 2011 đã tăng lên 7,4 tỷ đồng, cao gấp 1,19 lần năm 2010;năm 2012 đạt 8,9 tỷ đồng, cao gấp 1,2 lần năm 2011

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu qua các năm tăng cao, năm 2010 là 39,24%,năm 2011 là 45,12% và năm 2012 là 50,57% cho thấy công ty hoạt động ngày càng

có hiệu quả Cụ thể, năm 2010 cứ 100 đồng doanh thu thì có 39,24 đồng lợi nhuận;năm 2011 cứ 100 đồng doanh thu thì có 45,12 đồng lợi nhuận; và năm 2012 cứ 100đồng doanh thu thì có 50,57 đồng lợi nhuận

PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ BC-VT SÀI GÒN – CHI NHÁNH HÀ NỘI

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Dịch Vụ BC-VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội.

Trong mọi doanh nghiệp, việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ kếtoán do bộ máy kế toán đảm nhiệm Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toánhợp lý sẽ tạo điều kiện giải quyết hợp lý hóa các công tác kế toán, đảm bảo chấtlượng hạch toán, đảm bảo hạch toán sát với hoạt động kinh doanh

Bộ máy kế toán tại công ty có chức năng ghi chép, phản ánh và hạch toán cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi, giám sát, việc thực hiện hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thôngtin kế toán và báo cáo kế toán giúp cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tàisản cũng như nguồn vốn của công ty Đồng thời, bộ máy kế toán còn đóng vai tròquan trọng trong việc tham mưu, đề xuất các ý kiến, biện pháp quản lý tài chính vớigiám đốc Vì vậy, bộ máy kế toán là một công cụ quan trọng trong sự tồn tại và pháttriển của công ty

Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức kế toán công ty CP Dịch Vụ BC-VT Sài Gòn chi

nhánh Hà Nội.

- Kế toán trưởng kiêm kế toán thuế: có trách nhiệm điều hành, theo dõi,

quản lý chung công việc của từng nhân viên trong phòng kế toán Kế toán trưởng làngười tổng hợp đầy đủ các chứng từ gốc phục vụ công tác kế toán, thực hiện đầy

đủ, kịp thời, chính xác chế độ báo cáo tài chính với các phòng ban, cơ quan có liênquan Có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ sách chứng từ, tài liệu theo quy định củapháp luật, giữ bí mật về thông tin kinh tế của công ty Đồng thời, kế toán trưởngkiêm nhiệm vụ kê khai thuế như thuế GTGT đầu ra, đầu vào, thuế thu nhập doanhnghiệp…

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời

và quản lý tình hình mọi hoạt động kế toán báo cáo cho kế toán trưởng Tổng hợp,giám sát mọi hoạt động kế toán; Cuối kì kinh doanh, kế toán có nhiệm vụ kếtchuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo sơ bộ vềkết quả kinh doanh của công ty Tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng vàcác công việc liên quan đến thuế theo quy định của pháp luật hiện hành

- Kế toán tiền lương, TSCĐ và nguồn vốn: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ,

chính xác thời gian cũng như kết quả lao động của cán bộ công nhân viên, tínhchính xác tiền lương và các khoản trích theo lương, khấu trừ lương, quản lý chặt chẽviệc sử dụng và chi tiêu quỹ lương, đồng thời theo dõi quản lý nguồn vốn, cáckhoản phải thu phải trả, tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty, đánh giá việc sửdụng các nguồn vốn đã hiệu quả hay chưa

- Kế toán thu – chi nội ngoại bộ: là người chịu trách nhiệm quản lý số tiền

trong quỹ, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm tiền mặt tại quỹ của công ty

Có trách nhiệm phân bổ thu – chi hợp lý các khoản phát sinh trong công ty

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty CP Dịch Vụ BC-VT Sài Gòn chi nhánh Hà Nội.

2.2.1 Các chính sách kế toán áp dụng chung.

 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Công ty đang áp dụng chế độ kế toántheo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởngBTC

 Niên độ kế toán: là 1 năm tài chính, trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

 Kì kế toán: theo tháng

 Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng

 Kế toán hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên,ghi sổ theo phương pháp thẻ song song

 Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Theo phương pháp thực tế đíchdanh

 Phương pháp tính khấu hao: công ty áp dụng tính khấu hao theo phươngpháp đường thằng

 Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh và thực sự hoàn thành Lập chứng từ là khởi điểm của công việc kế

toán và chứng từ là cơ sở để ghi chép vào trong sổ sách kế toán.

Để có căn cứ giám đốc và phân tích xem việc hoàn thành cáo nghiệp vụ kinh

tế tài chính có được chính xác, hợp lý và hợp pháp không, đồng thời để giám đốchoạt động của những người phụ trách nhằm đấu tranh để bảo vệ tài sản xã hội chủnghĩa theo quy định của Nhà nước, mọi hoạt động có liên quan đến tiền, đến tài sảncủa tất cả các bộ phận trong đơn vị kế toán đều phải có chứng từ hợp lệ Chứng từhợp lệ là chứng từ lập đúng với sự thực, đúng với thể lệ và chế độ của Nhà nước, cóđầy đủ yếu tố cần thiết, tính toán đúng

Chứng từ kế toán gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GỐC:

– Mọi khoản ghi trong sổ sách kế toán bắt buộc phải có chứng từ gốc xác minh

chứng từ gốc phản ánh hoạt động tài vụ, kinh tế của đơn vị kế toán, là cơ sở để lậpchứng từ ghi vào sổ và phải đính kèm chứng từ ghi sổ

– Bất cứ chứng từ gốc nào cũng phải có đầy đủ những yếu tố cần thiết sau đây:

1 Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu lĩnh vật liệu, phiếu giao hàng v v…)

2 Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

3 Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

4 Nội dung sự việc phát sinh ra chứng từ;

5 Số lượng giá đơn vị, thành tiền;

6 Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

7 Chữ ký của nhân viên chịu trách nhiệm về tính chất chính xác của nghiệp vụ

đó và thủ tục chứng từ (chữ ký của thủ trưởng xí nghiệp, cơ quan đơn vị hay ngườiđược ủy nhiệm, chữ ký của nhân viên lập chứng từ, chữ ký của nhân viên hoànthành nghiệp vụ đó), dấu của xí nghiệp, đơn vị, cơ quan

Ngoài ra tùy theo tính chất nghiệp vụ, tùy theo loại chứng từ có thể thêm mộtvài yếu tố khác nữa

– Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quy

định (và được kế toán trưởng cấp trên duyệt); mọi chứng từ gốc do đơn vị lập rahoặc ở ngoài gửi đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị (vụ, phòng, ban,

tổ kế toán v.v… ) bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ saukhi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới có thể dùng những chứng từ đó để vào sổ.Khi kiểm tra chứng từ thì phải xem:

- Việc ghi các yếu tố cần thiết có đầy đủ không;

- Việc tính toán trong chứng từ có đúng không, có chính xác không;

- Nội dung của chứng từ có hợp pháp không, có đúng chế độ thể lệ hiện hànhcủa Nhà nước không, có phù hợp với định mức và dự toán đã được phê chuẩnkhông v.v…

– Trong khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vị phạm chính sách,

chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước, phải cự tuyệt việc chi tiền và thanh toán, phảikịp thời báo cáo với thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để giải quyết theođúng như điều lệ, chế độ thể lệ đã quy định

Đối với chứng từ gốc mà thủ tục không đầy đủ, con số không đúng thì phải trảlại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đómới dùng làm căn cứ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ:

– Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại

nghiệp vụ kinh tế tài chính và ghi rõ cách vào sổ của từng nghiệp vụ đó Có thể ghithẳng các số liệu ở các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ, và cũng có thể tập hợpcác số liệu ở các chứng từ gốc vào bảng tổng hợp rồi căn cứ vào bảng tổng hợp màghi vào chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán tổng hợp

– Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đủ các yếu tố sau đây:

1 Số liệu của chứng từ ghi sổ;

5 Số tiền phải ghi vào sổ cái (bên Nợ, bên Có)

6 Tên, chữ ký của cán bộ, nhân viên lập chứng từ ghi sổ, tên, chữ ký của kếtoán trưởng (hay người được kế toán trưởng ủy nhiệm)

Nếu chứng từ ghi sổ phản ánh quan hệ đối ứng của một tài khoản Nợ vớinhiều tài khoản Có hay ngược lại thì mỗi tài khoản đối ứng phải ghi một số tiền,tổng số tiền của bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có của mỗi chứng từ ghi sổ

– Chứng từ ghi sổ có thể dùng mẫu in sẵn hoặc có thể đóng ngay vào chứng từ

gốc một con dấu để ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khoản

Khi dùng mẫu in sẵn để làm chứng từ ghi số phải chú thích trên chứng từ ghi

sổ số bản chứng từ gốc kèm theo và trên mỗi chứng từ gốc kèm theo phải ghi sốhiệu của chứng từ ghi sổ, ngày lập chứng từ ghi sổ để tiện cho việc kiểm tra, đốichiếu

– Chứng từ ghi sổ phải đánh dấu số liên tục từ đầu năm đến cuối năm, cũng có

thể đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, sang tháng sau lại bắt đầu đánh sốlại Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghisổ

– Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy nhiệm) chịu trách nhiệm

ghi rõ cách vào sổ từng sự việc trên chứng từ ghi sổ Phải căn cứ vào tính chấtnghiệp vụ kinh tế và các quy định của chế độ kế toán mà xác định các tài khoản kếtoán phải ghi Nợ, ghi Có Trong một bút toán có thể ghi Nợ vào một tài khoản vàghi Có vào nhiều tài khoản đối ứng, hoặc ngược lại, nhưng tuyệt đối cấm ghi Nợ vànhiều tài khoản đối ứng với bên Có của nhiều tài khoản khác

– Các loại chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng (hoặc nhân viên kế toán

được ủy nhiệm) ký duyệt trước khi ghi sổ Riêng về các chứng từ ghi sổ để điềuchỉnh các bút toán sai, ngoài chữ ký của kế toán trưởng, phải có chữ ký của thủtrưởng đơn vị

THỦ TỤC LẬP, LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ:

– Khi làm chứng từ cần phải ghi tất cả yếu tố trong chứng từ, nội dung và con

số phải chính xác, cụ thể, rõ ràng Để tránh việc lạm dụng, thủ trưởng đơn vị và kế