Nhà quản lý hàng ngày phải làm những công việc gì

Nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, gia tăng lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp bền vững, Nhà quản lý phải làm những công việc gì theo quan điểm của Quản lý chất lượng tổng thể TQM là nội dung chính của nghiên cứu này.

- – Page 0 TÀI LIỆU TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ HÀNG NGÀY - – Page 1 [1] HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC 1. Mục đích Cung cấp cho công nhân những hướng dẫn cụ thể và chính xác để giữ ổn định chất lượng và hạn chế tối thiểu xảy ra những điểm không phù hợp . 2. Định nghĩa Hướng dẫn công việc là sự tiêu chuẩn hoá thông qua tài liệu ghi lại nội dung cụ thể của công việc (Tiêu chuẩn hoá). 3. Nội dung Công nhân cần được chỉ dẫn theo những mục sau một cách rõ ràng bằng cách sử dụng biểu mẫu qui định. 1. Tên sản phẩm và quá trình sản xuất. 2. Các nguyên liệu cơ bản và cấu kiện. 3. Các phương tiện, thiết bị và công cụ. 4. Thủ tục và các nội dung công việc. 5. Những điểm thiết yếu để tiến hành công việc. 6. Các phương pháp kiểm tra điều kiện làm việc (kiểm tra nguyên nhân). 7. Các phương pháp quản lý kết quả công việc (Quản lý kết quả) 8. Các phương pháp để khắc phục điểm không phù hợp. 9. Thời hạn và lý do để sửa đổi. 4. Ví dụ Bảng 1.1- Các hướng dẫn bằng văn bản liên quan đến điều kiện sản xuất. 5. Liên hệ với ISO 9001 : 2008 4.9 Kiểm soát quá trình - – Page 2 [2] KIỂM TRA CÔNG VIỆC 1. Mục đích Những người công nhân, người phụ trách và các bên thứ ba khẳng định kết quả công việc phù hợp với mục đích và chỉ những sản phẩm không có khuyết tật mới đựơc chuyển đến quá trình sản xuất tiếp theo. 2. Định nghĩa Kiểm tra công việc nhằm quyết định: (1) Tiếp tục thực hiện công việc nếu kết quả phù hợp tiêu chuẩn. (2) Khắc phục nếu kết quả sai lệch với tiêu chuẩn. Cũng cần xem xét sự thích hợp của chính những tiêu chuẩn đó. Sai lệch với tiêu chuẩn ở đây có nghĩa là vượt quá những giới hạn đã định ra từ trước cũng như những giới hạn kiểm soát được chỉ ra trong sơ đồ kiểm soát. 3. Nội dung Sau đây là 2 phương pháp chính có thể sử dụng để tiến hành kiểm tra công việc Hạng mục kiểm tra Kiểm tra nguyên nhân Kiểm tra những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc. Các điểm kiểm tra Hạng mục kiểm soát Kiểm tra kết quả Kiểm tra kết quả để nhận biết công việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch và mục tiêu hay không. Trong nhiều trường hợp, phiếu kiểm tra được sử dụng cho quy trình kiểm tra. Ngoài tên sản phẩm, quá trình sản xuất, ngày kiểm tra và các mục cơ bản khác, phiếu kiểm tra có thể còn bao gồm những dữ liệu sau và có chữ ký của những người chịu trách nhiệm của quy trình kiểm tra. (1) Các mục cần kiểm tra. (2) Tiêu chí cho các mục này. (3) Các giá trị quan sát được và sự sai lệch với tiêu chí. (4) Xác định các hạng mục là tốt hay không tốt mà các mục này không thể chuyển đổi thành số liệu cụ thể được thì so sánh với các bản vẽ và mẫu chuẩn. - – Page 3 4. Ví dụ Xem bảng 2.1 - Phiếu kiểm tra quá trình sản xuất. 5. Liên hệ với ISO 9001:2008 4.9 Kiểm soát quá trình - – Page 4 BẢNG 2.1 PHIẾU KIỂM TRA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT Loại máy SW - 265 Phiếu kiểm tra quá trình sản xuất Số hiệu 21623253 Sửa Ngày sản xuất 20/10/2004 Đánh giá Tốt = O Không tốt = Đã sửa = ( ) đổi Quá trình và các bước sản xuất Các mục kiểm tra Tiêu chuẩn lắp ráp Kiểm tra lắp ráp Chữ ký Ngày kiểm tra Nhận xét Mức đặt bệ máy có tốt không Trong khoảng 0,02 0,015 10/5 Mức độ xê dịch đế có đúng không Trong khoảng 0,02 0,01 01 Độ chuyển dịch bàn có đúng không Trong khoảng 0,02 0,01 lớp Cạnh tiếp giáp với các cột có đủ chính xác không? Góc phải 0,01/300 0,008/ 300 Bề mặt trượt tiếp xúc có tốt không? 0 10/8 Dung tích dầu trong bình có chỉ rõ không? 0 ống dao có đặt đúng vị trí không ? 0 Bảng kiểm soát có được đặt nghiêng một cách thích hợp vào thời điểm lắp đặt không 0 Trục vít có song song (trục ngang) Trong khoảng 0,01 mm 0,008 Trục vít có song song không (trục trước) Trong khoảng 0,01 mm 0,009 Thân van có kẹp ống đường ống thích hợp không? Mức thân van chuyển động có trơn tru và chính xác không? Thời gian: 3 năm T-J-0013 Pattern-4 Đánh giá Soát xét Xác nhận quá trình ngày 22/6/2003 ngày2/4/2004 Chữ ký: Tagawa 12/10/2003 - – Page 5 [3] PHẠM VI TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC 1. Mục đích Khi nội dung công việc của mỗi công nhân khác nhau, chất lượng không thể ổn định. Để ổn định chất lượng, cần xác định nội dung công việc cho các quá trình sản xuất tương ứng. 2. Định nghĩa Phải xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và kiểm soát cho những công việc mà một công nhân được phân công thực hiện trong một quá trình sản xuất nhất định. Cần tiến hành kiểm tra và quản lý trước, trong và sau khi thực hiện công việc; mọi kết quả cần được ghi chép lại. Cần chỉ định những người chịu trách nhiệm về vấn đề này để mọi người có thể liên hệ với họ trong trường hợp có sự cố xẩy ra. 3. Nội dung Biểu đồ quá trình kiểm soát chất lượng Tên quá trình (nội dung công việc). Các hạng mục kiểm soát và tiêu chuẩn Các hạng mục kiểm tra Chu kỳ, thời gian và phương pháp lấy mẫu. Những người chịu trách nhiệm là những người sẽ cần phải thông báo trong trường hợp có sự cố xẩy ra. Các tiêu chuẩn liên quan Các vấn đề trên cần được xác định rõ ràng. Sổ tay công việc và các biểu mẫu cần được tiêu chuẩn hoá để ghi chép kết quả trên. 4. Ví dụ: Xem hình 3.1 Biểu đồ quá trình kiểm soát chất lượng. 5. Liên hệ với ISO 9001:2008 4.9 Kiểm soát quá trình. - – Page 6 [4] TÌNH TRẠNG KẾT QUẢ CÔNG VIỆC 1. Mục đích: Dữ liệu về các quá trình sản xuất và các kết quả đạt được của công nhân chưa được tập hợp. Những dữ liệu này cần được sắp xếp theo một trình tự dễ hiểu để tiện cho việc quản lý sau này. 2. Định nghĩa Nói một cách cụ thể, mức độ thực hiện công việc, đặc tính chất lượng, tỷ lệ khuyết tật và các hồ sơ về an toàn cần được so sánh với kế hoạch. Nếu kết quả đạt được sai lệch so với kế hoạch thì cần có biện pháp khắc phục. 3. Nội dung Nói chung, các nhà quản lý chịu trách nhiệm cần theo dõi hàng ngày theo các mục như sau: (1) Mức độ đạt được (P) (2) Chất lượng (Q) (3) Chi phí (C) (4) Thời hạn (D) (5) An toàn (S) (6) Tinh thần của công nhân (M) Liên quan tới những điểm mục này, những người có trách nhiệm cần xác định khoảng cách giữa mục tiêu tự đề ra và kết quả đạt được. Nếu khác nhau nhiều, những người có trách nhiệm cần thực hiện các hành động khắc phục. Những người có trách nhiệm quản lý cần chuyển đổi những dữ liệu này thành những con số và bảng biểu để có thể dễ dàng tiến hành các biện pháp khắc phục phù hợp. Chuẩn bị và xây dựng sơ đồ và biểu đồ kiểm soát để bất kỳ người nào cũng có thể theo dõi mức độ công việc đạt được so với kế hoạch là một ý tưởng rất tốt. 4. Ví dụ: Xem hình 4.1 5. Liên hệ với ISO 9001:2008 - – Page 7 4.9 kiểm soát quá trình Bảng 4.1- Bảng thể hiện sự thay đổi trong các báo cáo về chất lượng Bảng thể hiện sự thay đổi trong các báo cáo về chất lưọng năm tài chính 2004 Đánh giá mục tiêu Số lần lựa chọn và sửa chữa Tỷ lệ khuyết tật trung bình (%) Tỷ lệ khuyết tật trung bình %) Số lần lựa chọn và sửa chữa Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 - – Page 8 [5] TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CHẤT LƯỢNG 1. Mục đích Cần quy định rõ quyền hạn thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng và trách nhiệm với những kết quả thu được. Các hoạt động đảm bảo chất lượng bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng tới khi giao sản phẩm. 2. Định nghĩa Các phòng ban và bộ phận khác nhau đều có trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Cần chỉ rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn về vấn đề này. 3. Nội dung (1) Chất lượng thiết kế. Quyền quyết định chức năng và mức chất lượng của sản phẩm, trách nhiệm đối với kết quả. (2) Quá trình thiết kế. Quyền quyết định nguyên liệu cơ bản, thành phần, phương tiện, thiết bị, quá trình, việc đảm bảo chất lượng thiết kế và trách nhiệm đối với kết quả. (3) Chất lượng sản xuất. Quyền quyết định sản xuất theo các quá trình quy định ra và trách nhiệm đối với kết quả. Quyền duy trì và sắp đặt trật tự phương tiện, thiết bị và công cụ, trách nhiệm đối với kết quả. Quyền kiểm tra nguyên liệu cơ bản, đặc tính chất lượng trong quá trình của bán thành phẩm và chấp nhận chúng, trách nhiệm đối với kết quả. (4) Chất lượng kiểm tra Quyền kiểm tra chất lượng hàng hoá đã sản xuất và chấp nhận chúng, trách nhiệm đối với kết quả. Quyền xử lý, loại bỏ, sửa chữa hoặc chấp nhận các sản phẩm khuyết tật và trách nhiệm đối với kết quả. (5) Đóng gói và vận chuyển hàng hoá Cần chỉ rõ phòng ban và bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm đối với việc đóng gói và vận chuyển sản phẩm cuối cùng tới khách hàng. - – Page 9 4. Ví dụ: Xem bảng 5.1: Nội dung công việc, phòng ban và bộ phận có trách nhiệm. 5.1 Liên hệ với ISO 9001:2008 4.8 Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm. 4.9 Kiểm soát quá trình. 4.10 Kiểm tra và thử nghiệm 4.11 Hành động khắc phục và phòng ngừa. 4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng. 4.20 Kỹ thuật thống kê [...]... bộ quản lý và các cấp dưới của họ thực hiện công việc được giao một cách chính xác và có hiệu quả 3 Nội dung Các hạng mục quản lý (1) Các hạng mục quản lý liên quan đến công việc (quản lý hàng ngày) Những mục nào cần quản lý và quản lý thế nào để bảo đảm việc tiến hành công việc có hiệu quả? (2) Các hạng mục quản lý liên quan đến quá trình sản xuất ( quản lý hàng ngày) Các hạng mục nào cần quản lý. .. MỤC KIỂM SOÁT THEO VỊ TRÍ CÔNG VIỆC 1 Mục đích Cán bộ quản lý cần phải làm rõ những việc gì cần làm để tiến hành những công việc mà họ và các cấp dưới của họ được phân công thực hiện Cán bộ quản lý cần hướng dẫn rõ khi thực hiện những công việc này 2 Định nghĩa Các mục kiểm soát theo vị trí công việc là những "tài liệu" chỉ ra những mục nào cần quản lý và quản lý như thế nào? Những tài liệu này cần... quản lý theo mục nào và quản lý như thế nào? (4) Các mục quản lý liên quan đến điều hành công việc kinh doanh mới và các vấn đề đã được lập thành kế hoạch.(các hạng mục quản lý chính sách) Vị trí của người quản lý càng cao, thì càng phải chú trọng nhiều sự về quản lý các hoạt động kinh doanh mới và các vấn đề được đưa vào kế hoạc hơn là kiểm soát công việc hàng ngày 4 Ví dụ Ví dụ: Các hạng mục quản lý. .. lượng của công nhân, giảm bớt trách nhiệm cho các cá nhân trong việc quản lý, giúp họ tập trung vào những công việc quan trọng hơn và để thành lập nên hệ thống mới Hệ thống này cần tạo điều kiện cho việc phân công công việc, đào tạo và tự quản lý công việc một cách thích hợp 2 Định nghĩa Hoạt động tự kiểm soát có thể có nhiều hình thức Trong một công ty khi mọi người cùng thực hiện một công việc hoặc... LẬP NHÓM TẠI NƠI LÀM VIỆC 1 Mục đích Những người liên quan trực tiếp đến công việc thường quen thuộc với những vấn đề đang tồn tại tại nơi làm việc Những người công nhân có thể nâng cao chất lượng và thực hiện công việc bằng cách lập các nhóm và cố gắng giải quyết các vấn đề thông thường một cách hợp lý 2 Định nghĩa Các nhóm tại nơi làm việc không nhất thiết là “các nhóm chất lượng” Việc thành lập các... 13 [8] HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC 1 Mục đích Sau khi lập ra kế hoạch và tiêu chuẩn, cần đào tạo cho công nhân và đảm bảo rằng họ sẽ làm việc theo những kế hoạch và tiêu chuẩn đã đề ra 2 Định nghĩa Cán bộ quản lý cần hướng dẫn cho công nhân sao cho họ thực hiện công việc không bị mắc lỗi Để hướng dẫn cách làm có hiệu quả và đúng kế hoạch, cán bộ quản lý cần chọn các nhóm trưởng và giao cho họ những quyền hạn... xác định hướng phát triển của công ty 2 Định nghĩa Để quản lý quá trình sản xuất, cần ghi chép lại theo các mục như sau: Tên sản phẩm, ngày làm việc, phương tiện và thiết bị, tên công việc, tên người thực hiện, nội dung công việc, điều kiện làm việc, đặc tính chất lượng của kết quả công việc, có hay không có khuyết tật, nội dung của quá trình không phù hợp và kết quả của nó Những thông tin này cần được... nghĩa Kết quả công việc cần được ghi chép để có thể thực hiện hành động khắc phục kịp thời trong trường hợp có điểm bất thường xảy ra Các hồ sơ cần được dễ dàng truy tìm 3 Nội dung Các dữ liệu cần được ghi chép bao gồm tên sản phẩm, ngày tháng, thời gian làm việc, phương tiện, tên công việc, tên công nhân, nội dung công việc, điều kiện làm việc, các đặc tính chất lượng của kết quả công việc, có hoặc... quản lý như thế nào trong quá trình sản xuất Các công tác văn phòng cũng được xem như một phần của quá trình sản xuất và được đưa vào các mục quản lý (3) Các hạng mục quản lý liên quan đến chức năng (hệ thống) (các hạng mục quản lý theo chức năng) Các hoạt động về quản lý chất lượng giữa các phòng ban như xử lý những khiếu nại và tiêu chuẩn hoá có được thực hiện một các có hiệu quả hay không? Cần quản. .. lý cho cán bộ quản lý Xem bảng 9.1 Danh sách các hạng mục quản lý (cho trưởng nhóm sản xuất) 5 Liên hệ với ISO 9001:2008 4.9 Kiểm soát quá trình – Page 16 [10] TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY 1 Mục đích Tiêu chuẩn đánh giá rất cần thiết để xét xem việc quản lý hàng ngày có được thực hiện không với sự hỗ trợ của các dữ liệu Tiêu chuẩn đánh giá cần được thiết lập một cách hợp lý và được sử dụng . VỊ TRÍ CÔNG VIỆC 1. Mục đích Cán bộ quản lý cần phải làm rõ những việc gì cần làm để tiến hành những công việc mà họ và các cấp dưới của họ được phân công thực hiện. Cán bộ quản lý cần. lý hàng ngày) Những mục nào cần quản lý và quản lý thế nào để bảo đảm việc tiến hành công việc có hiệu quả? (2) Các hạng mục quản lý liên quan đến quá trình sản xuất ( quản lý hàng ngày) . dung công việc. 5. Những điểm thiết yếu để tiến hành công việc. 6. Các phương pháp kiểm tra điều kiện làm việc (kiểm tra nguyên nhân). 7. Các phương pháp quản lý kết quả công việc (Quản lý kết