kỹ năng giao tiếp kỹ năng đặt câu hỏi 2

Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thơng tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi.. Đặt câu hỏi là cách

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH



ĐỀ TÀI :

“ KỸ NĂNG ĐẶT

CÂU HỎI ”

GIÁO VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN ĐẶNG DUNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : LƯU MỸ THANH

LỚP : TC 24 T

Ngày 22 tháng 03 năm 2011

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……… Tr 3 NỘI DUNG……… Tr 4

1.MỤC ĐÍCH………Tr 4 2.NÊN BẮT ĐẦU BẰNG MỘT CÂU HỎI DỄ TRẢ LỜI… Tr 7 3.NHỮNG SAI LẦM KHI ĐẶT CÂU HỎI……… Tr 8 4.CÁC LOẠI CÂU HỎI……… Tr 10 5.ĐẶT CÂU HỎI THÔNG MINH NHƯ THẾ NÀO…………Tr 13

6.SƠ ĐỒ ĐẶT CÂU HỎI HIỆU QUẢ……… Tr 14 KINH NGHIỆM CHIA SẼ……….Tr 15

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luơn phải ứng phĩ với biết bao tình huống, cĩ lúc dễ dàng xử lý, cĩ lúc thật phức tạp, khĩ xử Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao Ứng xử một cách thơng minh, khơn khéo, tế nhị, kịp thời, cĩ hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay cịn được coi như bí quyết thành cơng trong cuộc sống, trong cơng việc

“Tại sao?” là câu hỏi tưởng như để tìm hiểu quá khứ nhưng thực ra lại thể hiện mối quan tâm đến tương lai “Tại sao?” mới chính là câu hỏi quan trọng nhất

Nĩ giúp ta hiểu được mình đã làm gì đúng và làm gì sai, từ đĩ rút ra những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân trong tương lai.

Albert Einstein từng nĩi " điều quan trọng là đừng bao giờ ngừng đặt câu hỏi"

Cĩ những câu hỏi rất "thơng minh" nhưng cũng cĩ những câu hỏi rất "ngớ ngẩn" Cĩ những câu hỏi giúp bạn mở được ở khĩa thành cơng, mở được trái tim người khác! Nhưng cũng cĩ những câu hỏi làm bạn mất đi cơ hội thành cơng, mất đi cơ hội được sẻ chia tâm sự cùng bạn bè.

Để mở rộng thêm vấn đề câu hỏi, chúng ta cùng tìm hiểu sâu thêm về nội dung trên.

Đặt câu hỏi đúng là thành công một nữa.

NỘI DUNG

 Xác định vấn đề (WHAT ?)

 Xác định nguyên nhân (WHY ?)

 Thu thập thông tin cần thiết

(WHEN ?, WHERE ?, WHO ?, WHICH ?)

 Tìm kiếm phương pháp giải quyết (How?)

1 MỤC ĐÍCH :

Một cuộc họp / hội thảo khơng cĩ đối thoại là một cuộc họp / hội thảo chết Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thơng tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi Đặt câu hỏi là cách nhanh chĩng để thu hút người tham dự và tạo ra một khơng khí cuộc họp / hội thảo sống động

Mục đích hỏi

Người điều hành đặt ra các câu hỏi để :

- Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới

- Thách thức các ý tưởng hiện tại

- Thăm dị kiến thức người tham dự

- Tin chắc vấn đề đã được hiểu hồn tồn

- Lấy ý kiến của người tham dự

XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH TRƯỚC

KHI HỎI :

Quy trình hỏi

Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi

- Tại sao tơi hỏi & hỏi để làm gì ?

- Liệu người tham dự cĩ đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn cĩ để trả lời khơng ?

Trình tự vấn đáp

Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn

1 Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo

2 Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 )

3 Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự)

4 Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gia suy nghĩ câu trả lời

5 Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu

6 Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ

7 Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng

8 Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra

Thăm dò :

Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả :

- Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn

- Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục….”

- Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm….”

- Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với …”

- Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ ….”

- Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng ….”

- Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…”

- Ví dụ -“Cho tôi một ví dụ thực tế về …”

Hãy nhớ rằng :

Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hằn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành Vì thế, hãy chắc chắn về các câu hỏi của bạn – xây dựng trước các câu hỏi – vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi và rồi đáp ứng thích đáng với câu trả lời Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự!

2.NÊN BẮT ĐẦU BẰNG MỘT CÂU HỎI DỄ TRẢ LỜI

Thường thì ai cũng thích trả lời đúng, vì vậy việc bạn mở đầu bằng một câu hỏi

dễ trà lời sẽ làm người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin muốn trả lời câu hỏi tiếp theo của bạn Vậy câu hỏi thế nào là câu hỏi dễ trả lời ? Câu hỏi dễ trả lời là câu hỏi

mà người được hỏi có sẳn thông tin, có thể lựa chọn nhiều thông tin khác nhau cho câu trả lời của mình

Câu hỏi tốt : Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định

hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả

- Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng Khi đặt câu hỏi,

cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ

về điều gì Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá

Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ?

Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ?

Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe

- Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn Tránh những câu hỏi dài với quá nhiều giải thích

như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc Cần phải

xác định tính khả thi, bền vững của nó Cần phải tính toán xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện không Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến môi

trường không Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?

Chỉ cần hỏi : Phần khĩ khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn

đề là gì ?

- Câu hỏi tốt chỉ cĩ một ý hỏi Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người

tham dự khơng biết bắt đầu trả lời từ đâu

Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp

cĩ bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đĩ là gì , hiệu quả của cơ cấu đĩ ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ?

- Câu hỏi tốt dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người

nghe

3 NHỮNG SAI LẦM KHI ĐẶT CÂU HỎI :

-Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi

-Để hạ phẩm giá người khác

-Hỏi nhằm khai thác , điều khiển đối tác

-Không lắng nghe câu trả lời

-Câu hỏi không phù hợp đối tượng

-Dài dòng không rõ mục đích

-Không nhằm mục đích lấy thông tin

-Hỏi theo suy nghĩ thắng thua

-Thời gian, không gian, không hợp

TA ĐANG

HỎI GÌ ?

TA NÊN HỎI GÌ ?

LÀM SAO CÓ THỂ TÌM CHÌA KHÓA CHO CÁC Ổ KHÓA 

……KHÔNG DỄ CHÚT NÀO……

TA ĐÃ BAO GIỜ CHUẨN BỊ

CÁCH ĐẶT CÂU HỎI CHƯA ?

4 CÁC LOẠI CÂU HỎI :

Câu hỏi tình hình :

– Cơng ty anh/chị cĩ bao nhiêu nhân viên?

– Anh/chị đang sử dụng thiết bị nào?

– Anh/chị đã mua hẳn thiết bị này hay đang thuê?

– Anh/chị đã sử dụng thiết bị này lâu chưa?

– Ai là người chịu trách nhiệm về chất lượng của thiết bị được mua?

Câu hỏi vấn đề:

– Anh/chị cĩ hài lịng với mức lợi nhuận hiện tại của cơng ty khơng?

– Chắc với thiết bị này khĩ lịng đạt được định mức cơng việc cần phải cĩ sự chính xác cao như thế này?

– Sau một thời gian sử dụng thiết bị lâu như thế, anh/chị đã gặp phải trục trặc nào chưa?

– Sự trục trặc nào khĩ giải quyết nhất?

Câu hỏi gợi ý:

– Vì lợi nhuận giảm, anh/chị có buộc phải giảm bớt tiền thưởng hoặc quyết định tăng lương cho nhân viên không?

– Điều này chắc làm các nhân viên không được hài lòng?

– Trong trường hợp như thế, liệu họ có bỏ đi tìm việc khác không?

Câu hỏi định hướng:

– Nếu mua thiết bị này thì có giúp ích được gì cho anh/chị không?

– Tại sao điều này lại có lợi?

– Anh/chị nói gì về việc tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ?

– Có bõ công không, nếu các sự cố ít đi và chi phí cho lĩnh vực này sẽ giảm tới 10%? – Sếp của anh/chị có thể quan tâm đến điều gì ở những thiết bị mới?

Câu hỏi đóng :

Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn

Ví dụ:

- Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi

- Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm

- Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo không ?

Câu hỏi mở:

Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách Các câu hỏi mở

thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”,…

Ví dụ :

- Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ?

- Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ?

- Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ?

Các cấp độ câu hỏi :

Người điều hành cần biết lựa chọn câu hỏi tùy theo việc họ muốn nhận được những thông tin gì trong công trả lời Các câu hỏi có thể được phân thành 3 mức độ như sau :

Câu hỏi nhớ lại/ miêu tả:

Câu hỏi ở cấp độ này giúp người trả lời miêu tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của các sự vật, hiện tượng đã xảy ra

Ví dụ

- Trong quý vừa rồi chúng ta đã làm được những việc gì ?

- Chiêu hôm qua, các anh/ chị được giao nhiệm vụ gì ?

- Câu hỏi đầu buổi họp của chị Giang là gì?

Tuy nhiên, câu hỏi loại này cũng có thể giúp người trả lời hình dung được những điều

sẽ xảy ra trong tương lai

Ví dụ:

- Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ?

- Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ?

Câu hỏi phân tích:

Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề

Ví dụ:

- Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ?

- So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ?

- Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ?

- Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ?

- Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ?

- Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ?

Câu hỏi ứng dụng:

Cấp độ này địi hỏi người trả lời phải tìm ra những thơng tin mới dựa trên những điều

đã được phân tích

Ví dụ:

+ Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hịa thay vì dùng xăng ?

+ Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ cĩ thể ứng dụng kỹ năng này ?

+ Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngối, năm nay chúng ta cĩ thể lãi bao

nhiêu ?

+ Khái quát hĩa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ?

Ba cấp độ câu hỏi yêu cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khĩ tìm câu hỏi và cũng khĩ trả lời nhất

Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nĩi trên ngay trong từng phần thảo luận Để phù hợp với tiến trình tâm lý, và tư duy của người tham dự, người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng

5.Đặt một câu hỏi thơng minh như

thế nào ?

Một câu hỏi rõ ràng, khơng ỷ lại, thực sự cầu thị khiến cho câu trả lời nhận được mau chĩng, xác đáng Khiến người trả lời cảm thấy thú vị, sẵn sàng bỏ thời gian giúp đỡ Và hơn thế nữa người đặt câu hỏi được coi trọng vì trí tuệ phong phú, chính xác, cũng như cách làm việc nghiêm túc, chân thành phản ánh qua câu hỏi.

“ Nếu muốn thông minh bạn phải học cách hỏi hợp lý, cách lắng nghe

chăm chú, cách trả lời thông minh và ngừng nói khi không còn gì nói nữa.”

Danh ngôn

6 S

ơ đồ đặt câu hỏi hiệu quả :

CÂU HỎI THÔNG MINH

CÂU HỎI NGỚ NGẨN

TAI SAO ?

AI ?

CÁI

NẾU ?

CÁCH

NÀO ?

KHI NÀO ?

KINH NGHI ỆM CHIA SẼ :

Việc đặt ra những câu hỏi sẽ giúp cho bạn cĩ được thời gian để suy nghĩ Việc này tốt hơn là việc bạn luơn nơn nĩng vì nghĩ rằng mình đã hiểu vấn đề, tốt hơn là nên đặt vài câu hỏi để tìm ra sự thật Bạn sẽ được trang bị tốt hơn để phản ứng lại một cách hợp lý, bình tĩnh, và chính xác

Bạn cĩ thể nĩi chuyện với những người thực sự nắm luật chơi; họ là những người luơn đặt câu hỏi trong khi những người khác lại đang phản ứng lại, đang hoang mang, hiểu sai vấn đề, kiêu căng, mất tự chủ và nĩi chung đang cư xử một cách tồi tệ

Hãy luơn tự hỏi bản thân, hỏi xem tại sao bạn nghĩ rằng bạn đúng hay sai, tại sao bạn lại làm theo phương pháp đĩ Hãy hỏi bản thân bạn một cách kiên quyết và nghiêm khắc bởi vì cĩ thể sẽ khơng cĩ ai làm điều đĩ cả Và bạn cần điều đĩ Tất nhiên cĩ những khi chúng ta khơng nên đặt câu hỏi, dù đĩ là câu hỏi về ai khác hay về bản thân Chúng ta phải biết khi nào nên im lặng Quả thực, phải mất nhiều thời gian chúng ta mới học được tất cả những điều này và chắc chắn sẽ phạm sai lầm

Nếu thật sự bạn đã nắm vững và vận dụng được một số kiến thức trên thi bạn

đã là người thành cơng

 CUỐI CÙNGCHÚC BẠN THÀNH CÔNG 

THE END